1 SIRA NO'LU BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STANDARTLARI GENEL TEBLİĞ TASLAĞI Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun(1) (VUK) 175 inci maddesi ile Maliye Bakanlığı; muhasebe standartları, tek düzen hesap planı ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır. Yine VUK nun Mükerrer 257 nci maddesinin 1 ve 3 numaralı fıkraları hükmü ile Maliye Bakanlığı; mükellefler ve meslek grupları itibariyle muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, bu Kanuna göre tutulmakta olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulmasını veya düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye, bunlarda değişiklik yapmaya ve tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye ve bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili kılınmıştır. Yukarıda belirtilen yetkilere dayanılarak; 1-Muhasebe kayıtlarını onaylı muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izlemesi gereken mükelelfler ile kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin uyması gereken kurallar ve sorumluluklara, 2-Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar ve sorumluluklara ve 3-Muhasebe bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartların belirlenmesine yönelik usul ve esaslara ilişkin olarak aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür. Bu Tebliğ, mükelleflerin VUK hükümleri uyarınca kağıt ortamında düzenledikleri, aldıkları, muhafaza ve ibraz ettikleri belge, kayıt ve defterler yerine aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik belge, elektronik kayıt ve elektronik defterlerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı uygulamasını konu alan elektronik muhasebe düzenlemelerini kapsamamaktadır. I- MUHASEBE KAYITLARINI ONAYLI BİLGİSAYAR PROGRAMLARI ARACILIĞIYLA İZLEMESİ GEREKEN MÜKELLEFLER Bilanço usulüne göre defter tutan mükelleflerin muhasebelerini Maliye Bakanlığınca onaylanmış bilgisayar parogramları aracılığıyla izlemeleri zorunludur. Muhasebelerini kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin programlarını 01.01.2007 tarihine kadar bu Tebliğde belirtilen asgari husus ve standartlara uygun hale getirmeleri zorunludur. Bilanço usulüne göre defter tutmakla yükümlü olan ve muhasebe kayıtlarını Serbest Muhasebeci veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler aracılığıyla izleyen mükellefler de bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uymak zorundadırlar. II- MUHASEBE KAYITLARINI ONAYLI BİLGİSAYAR PROGRAMLARI ARACILIĞIYLA İZLEYEN MÜKELLEFLERİN UYMASI GEREKEN KURALLAR VE SORUMLULUKLARI Mükelleflerin uyması gereken kurallar aşağıdadır.
1- Muhasebe kayıtlarını piyasadan satın aldıkları bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari hususlar ve standartlara sahip hale getirecek güncelleme programlarına sahip olmaları zorunludur. 2- Satın aldıkları onaylı muhasebe programlarında daha sonra kendileri değişiklik yapan mükellefler bu değişikliklerden dolayı sorumludurlar. Yaptıkları değişiklikler nedeniyle kullandıkları onaylı muhasebe programlarını bu Tebliğ ile getirilen asgari husus ve standartları karşılayamayacak duruma getiren mükelleflere VUK nun 359 uncu maddesinin yanı sıra asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar da uygulanacaktır. 3- Muhasebe kayıtlarını kendi geliştirdikleri bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarını bu Tebliğde belirtilen asgari husus ve standartlara uygun hale getirmek zorundadırlar. Programların asgari husus ve standartlara uygun olup olmadığının tespiti için bu Tebliğin III/2 maddesinde belirtilen gerekli testleri başarıyla geçmeleri zorunludur. Programlarını asgari husus ve standartlara uygun hale getirmeyen mükelleflere, VUK nun 359 uncu maddesinin yanı sıra asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar da uygulanacaktır. 4- Mükellefler, bilgisayar programı aracılığıyla izledikleri muhasebe kayıtlarını 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca yasal kağıt defter ve belgelerinde olduğu gibi saklamak ve vergi inceleme elemanlarınca istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Bu nedenle mükelleflerin, muhasebe işlemlerinde kullandıkları bilgisayar ve/veya programlarda meydana gelebilecek bozulma, çalınma gibi risklere karşı önlem almaları gerekmektedir. Muhasebe kayıtlarının geçici vergi dönemleri itibariyle başka bir elektronik ortama aktarılarak saklanması zorunludur. 5- Müşterilerinin muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen Serbest Muhasebeciler ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler de onaylı muhasebe programları kullanmak ve bu bölümde belirlenen usul ve esaslara uymak zorundadırlar. 6- Satın aldıkları ve kullandıkları onaylı bilgisayar programlarını daha sonra bedelli veya bedelsiz olarak başka bir mükellefe satan, devreden veya kullanımına izin veren mükellefler bu durumu vergi idaresi ve programı satan ve üreten kişilere bildirmekle yükümlüdür. III-MUHASEBE BİLGİSAYAR PROGRAMLARINI ÜRETEN GERÇEK VE TÜZEL KİŞİLERİN UYMASI GEREKEN KURALLAR Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar aşağıdadır. 1- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olduğuna ilişkin Bakanlık onayı almak isteyen gerçek ve tüzel kişiler bir dilekçe ve ekinde muhasebe programlarının bir örneği ile Maliye Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığına başvuracaklardır. 2- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığı Muhasebe Programları Test Komisyonunun görüşü alınarak Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylanır ve muhasebe programı üreticisine bildirilir. Muhasebe programlarının aynı zamanda, bu Tebliğle belirlenen beyanname ve bildirimlerin Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderilmesine ilişkin testleri de geçmesi zorunludur. Test senaryoları ve muhasebe programları onaylanmış üreticilerin listesi Gelir İdaresi Başkanlığının www.gelirler.gov.tr internet sitesinde yayımlanır. 3- Muhasebe Programları Test Komisyonu, Gelir İdaresi Daire Başkanı Başkanlığında, Yüksek Öğretim Kurumunca Üniversitelerden bir, Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumundan bir, Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odaları Birliğinden bir Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve bir Yeminli Mali Müşavir olmak üzere iki, Yazılım Eser Sahipleri Meslek Birliğinden bir ve Yazılım Sanayicileri Derneğinden görevlendirilen bir üyeden kuruludur. Komisyon, muhasebe programlarının asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığını tespit etmek ve Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmekle görevlidir. 4- Onaylı muhasebe programı üreticileri yasal değişiklikler nedeniyle muhasebe programlarında yaptıkları değişiklikler için de onay almak ve uygulama başlamadan en az 10 gün önce müşterilerine sunmak zorundadırlar. Bu zorunluluğu yerine getirmeyen üreticilerin onayı iptal edilir. Program değişikliklerinin komisyon tarafından test edilmeden uygulamaya geçilmesinin zorunlu olduğu durumlarda sorumluluk program üreticisine aittir. Bu gibi zorunlu durumlarda
üreticiler tarafından Gelir İdaresi Başkanlığına önceden bilgi verilmesi ve daha sonra komisyona başvuruda bulunularak onay alınması mümkündür. 5- Bu Tebliğle asgari husus ve standartlar belirlendiğinden muhasebe bilgisayar programı üreticileri programlarında bunlara aykırı olmayan ve güvenilirliğini tehdit etmeyen ilave husus ve standartlar geliştirebilirler. 6- Bakanlık onayını almış programların onaydan sonra program üreticisi tarafından yapılan değişiklikler sebebiyle bu Tebliğe aykırı husus ve standartlar içerdiğinin tespit edilmesi halinde üretici onay listesinden çıkartılır ve ayrıca aykırılık tespit edilen her bir muhasebe programı için özel usulsüzlük cezası ile cezalandırılır. 7- Program üreticileri programlarını satın alan ve kullanan müşterinin listelerini, birden fazla yer veya bilgisayarda kurulması ve kullanılması halinde ayrı ayrı, Gelir İdaresi Başkanlığına aylık listeler halinde elektronik ortamda bildirmek zorundadırlar. 8- Onay alacak muhasebe programı üreticileri; faaliyetlerin yürütüleceği ofis, gerekli donanım, programlarda ortaya çıkabilecek her türlü sorunu çözecek seviyede bilgi düzeyine sahip yeter sayıda personel, muhasebe programlarının kullanımına ilişkin basılı kullanım kılavuzu, program içinde yardım dosyaları ve bu dosyaları ayrıntılı açıklayan on-line yardım sitesine sahip olmalıdır. Program üreticisinin bu şartları taşıyıp taşımadığı Maliye Bakanlığı merkez denetim elemanları ve programcı veya sistem çözümleyicileri ile birlikte hazırlanacak bir raporla tespit edilir. IV- MUHASEBE BİLGİSAYAR PROGRAMLARININ İÇERMESİ GEREKEN ASGARİ HUSUSLAR VE STANDARTLAR Yazılımlar yürürlükteki mevzuata, belirlenen hesap planı ve standartlara aykırı olmamak şartıyla istenilen şekilde hazırlanabilir. Yazılımlar temel muhasebe modülü ve/veya diğer modüllerden oluşabilir. Ancak, temel muhasebe modülü asgari olarak yevmiye defteri, defteri kebir, bilanço ve gelir tablosu ile satışların maliyeti tablosunu içermelidir. Muhasebe programları bir bütündür. Programların farklı modüllerden oluşması ve modüllere kayıt yapılması halinde tek düzen hesap planı çerçevesinde ilgili hesaplarla bağlantı kurulacak şekilde hazırlanmalıdır. 4.1- Yevmiye Kayıtlarında Bulunması Gereken Asgari Bilgiler Muhasebe programlarının içermesi gereken ve her bir yevmiye kaydında bulunması gereken asgari bilgiler aşağıdadır. 1- Yevmiye fişinin tarihi ve yevmiye madde numarası 2- Yevmiye fişinin cinsi (mahsup, tahsil, tediye) ve numarası 3- Tüm hesapların en alt seviyesindeki kodları ve isimleri 4- Dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarası 5- Belge türü ( Fatura, İrsaliyeli Fatura, Gider pusulası v.b.) 6- Müşterinin adı-soyadı, unvanı 7- Mal ve/veya hizmet satın alan veya satın alınan kişinin Vergi Kimlik Numarası ve T.C. Kimlik Numarası (gerekmesi halinde) 8- Mal veya hizmetin cinsi, fiyatı, miktarı, tutarı 9- Katma Değer Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın KDV tutarı ve oranı ) 10- Özel Tüketim Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın ÖTV tutarı ve oranı )
11- Özel İletişim Vergisi 12- Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi 13- Çalışan kişilerin sayısı, adı-soyadı, ücreti, tevkif edilen gelir vergisi ve prim ödemeleri tutarı 14- Bağımlı kişilerle yapılan işlemler 15- Açıklama ve diğer bilgiler. Mükelleflerin, tutarına bakılmaksızın alış faturalarını asgari bilgileri içerecek şekilde kaydetmeleri zorunlu olup 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre Maliye Bakanlığınca tespit belirlenen fatura düzenleme sınırı altındaki satış kayıtlarını asgari bilgilerin hepsini içerecek şekilde kaydetmeleri ihtiyaridir. Yevmiye kayıtları yukarıda belirtilen asgari bilgilere sahip olmalı ve gerektiğinde inceleme elemanlarına ibraz edilmelidir. Ancak, programlar yevmiye kayıtlarının yevmiye defterine asgari bilgileri içerecek şekilde ayrıntılı veya toplam tutarlar olarak kaydedilmesine izin verecek şekilde hazırlanabilir. Muhasebe kayıtları en alt seviye kodlarına göre kaynak belge ilişkisini sağlamalıdır. Yevmiye fişinde defteri kebir hesabı, ara hesaplar ve en alt seviye kodları ve isimlere göre listelenmelidir. 4.2- Hesapların En Alt Seviyede Kodlanması, Hesap İsimlerinin Kullanılması Ve Listelenmesi: Muhasebe programlarında 3 lü ana hesaplar ile birlikte aynı zamanda detay hesaplarının da çalıştırılması ve istenmesi halinde ana hesap bazında veya detay hesap bazında bilgiye ekranda ulaşılmasının ve başka bir ortama aktarımının ve analizinin sağlanması zorunludur. Bu itibarla, aşağıdaki örnekteki gibi veya benzeri detaylı kodlama sisteminin mükellefler tarafından yapılması ve istenildiğinde hem ana hesap hem de detaylarına ilişkin bilgilere ulaşılması gerekmektedir. Örnekte yer alan bilgiler farklı hesaplara ilişkin ayrıntıları göstermektedir. Örnek: Borç Alacak 120 Alıcılar H.S. 32.529,83 23.852,46 120 01 Adana Müşterileri 21.315,45 15.741,95 120 01 001 X A.Ş. 12.826,52 9.000,00 120 01 002 Y Ltd. Şti. 3.524,86 3.524,86 120 01 003 Z Şahsı 4.964,07 3.217,09 120 06 Ankara Müşterileri 11.214,38 8.110,51 120 06 001 A Ltd. Şti. 3.834,76 1.162,15 120 06 002 B A.Ş. 5.948,36 5.948,36 120 06 003 C A.Ş. 1.431,26 1.000,00 600 Yurt İçi Satışlar 56.849,85 600 01 Ticari Mal satışı 42.367,42 600 01 001 Buzdolabı Satışı 18.684,36
600 01 002 Televizyon Satışı 9.564,25 600 01 003 Yemek Odası Tk. Satışı 14.168,81 600 02 Mamul Satışları 14.482,43 600 02 001 Pantolon Satışı 5.694,48 600 02 002 Etek satışı 3.536,96 600 02 003 Takım Elbise Satışı 5.250.99 191 İndirilecek kdv H.S. 4.584,64 191 01 Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin KDV 4.145,55 191 01 001 %1 lik Mal Alımlarına İlişkin KDV 530,58 191 01 002 %8 lik Mal Alımlarına İlişkin KDV 1.260,47 191 01 003 %18 lik Mal Alımlarına İlişkin KDV 2.354,50 191 02 Satışlardan İadelere İlişkin KDV 439,09 191 02 001 %1 lik Satışların İadesine İlişkin KDV 83,25 191 02 002 %8 lik Satışların İadesine İlişkin KDV 152,48 191 02 003 %18 lik Satışların İadesine İlişkin KDV 203,36 391 Hesaplanan KDV 4.149,94 391 01 Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin KDV 3.750,37 39101001 %1 lik Mal Satışlarına İlişkin KDV 487,43 39101002 %8 lik Mal Satışlarına İlişkin KDV 1.110,50 39101003 %18 lik Mal Satışlarına İlişkin KDV 2.152,44 39102 Alışlardan İadelere İlişkin KDV 399,57 39102001 %1 lik Mal Alışlarının İadesine İlişkin KDV 98,83 39102002 %8 lik Mal Alışlarının İadesine İlişkin KDV 160,50 39102003 %18 lik Mal Alışlarının İadesine İlişkin KDV 140,24 Yukarıdaki kayıt bilgilerine göre eğer 600 Yurt İçi Satışlar hesabının tamamının istenmesi halinde ana ve detay hesapları ile birlikte ekranda gözükmelidir. İstenilen bilgi sadece pantolon satışları ise; 600 02 001 Pantolon satışları hesabı veya istenilen bilgi 120 01 003 hesap kodlu Adana müşterilerinden Z şahsına ait cari hesaplar ise sadece bu hesaba ilişkin ayrıntılı bilginin elde edilebilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, muhasebe yazılımları yukarıdaki örnekteki gibi ana hesap ve detaylarına ilişkin bilgilere ulaşımı sağlamalıdır.
4.3- Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası Muhasebe programları, yevmiye kayıtlarından aylık olarak ve aşağıda belirtilen algoritma ile hesaplanacak olan Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası oluşturulacak şekilde hazırlanacaktır. Söz konusu algoritma, muhasebe sisteminin temeli olan yevmiye kayıtlarından bir kontrol kodu oluşturma temeline dayanmaktadır. Yevmiye kayıtlarındaki tutarlar ana hesap kodları ile çarpılacak ve her satır için bir rakam bulunduktan sonra bu rakamlar toplanarak ilgili dönem için muhasebe kontrol numarasını oluşturacaktır. Kayıt kontrol numaraları vergi incelemesinde ve denetim aşamasında kayıtlarda değişiklik olup olmadığının tespitinde kullanılacağı için programlar kontrol numaralarını hesaplayan ve raporlayan bir bölüme sahip olmalı, günlük ve aylık kontrol numaralarını raporlayabilecek ve beyan edilenlerle kontrol edebilecek şekilde olmalıdır. Denetim aşamasında hesaplanan kontrol numaraları ile beyan edilen kontrol numaralarının farklı olması, mükellefin geçmişe yönelik kayıtlarda değişiklik yaptığını veya programın bu asgari standarda uygun olmadığını gösterecektir. Ocak 2006 ayında iki muhasebe kaydı bulunan mükellefin muhasebe kayıt kontrol numarasının hesaplanmasına ilişkin örnek aşağıdadır. Tarih 05/01/2006 Madde No 1 Hesap Kodu Açıklama Borç Alacak Kontrol Numarası Formülü Kontrol No 120.01 Mal Satışı 105.12 = 120 * (105.12 * 100) 1261440 600.01 Mal Satışı 105.12 = 600 * (105.12 * 100) 6307200 Tarih 06/01/2006 Madde No 2 Hesap Kodu Açıklama Borç Alacak Kontrol Numarası Formülü Kontrol No 100.01 Nakden Tahsilat 53.25 = 100 * (53.25 * 100) 532500 120.01 Nakden Tahsilat 53.25 = 120 * (53.25 * 100) 639000 1. Ocak 2006-31. Ocak 2006 Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası 8740140 İki yevmiye maddesi ile oluşturulan Ocak ayı Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası 8740140 dır. Dolayısıyla, mükellefin, beyan tarihinden sonra yevmiye kayıtlarında değişiklik yapması, yeni kayıt eklemesi veya mevcut kayıtlardan bir veya birkaçını iptal etmesi durumunda Muhasebe kayıt kontrol numarası değişecektir. Bu itibarla, muhasebe hatası yapan mükelleflerin bu hatalarını Vergi Usul Kanunu hükümleri ve muhasebe ilkeleri doğrultusunda düzeltmeleri gerekmektedir. Muhasebe kayıt kontrol numarasının beyan edileceği dönemler ve ait olduğu kayıt dönemleri ve tablo aşağıdaki şekilde hazırlanacaktır. Muhasebe Kontrol Numarası Dönemi (aylar) Ocak Şubat Mart Muhasebe Kontrol Numarasının Oluşturulacağı Yevmiye Kayıtları Dönemi 1.Aralık 31.Aralık 1.Ocak - 31.Ocak 1.Şubat - 28(29)Şubat Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası
Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık 1.Mart - 31.Mart 1.Nisan - 30.Nisan 1.Mayıs 31.Mayıs 1.Haziran - 30.Haziran 1.Temmuz - 31.Temmuz 1.Ağustos - 31.Ağustos 1.Eylül - 30.Eylül 1.Ekim 31.Ekim 1.Kasım 30.Kasım 4.4- Günlük İşlemlerin Toplam Olarak Kaydedilememesi Muhasebe programları kasa, banka, çek ve senetler hesaplarını her bir işlem bazında cari hesaplarla (alıcı/satıcı) ve stoklarla kontrolünü sağlayacak ve hesapların günlük toplamlar olarak kayıt edilmesini engelleyecek şekilde hazırlanmalıdır. Ancak, aynı gün içindeki toplamları fatura düzenleme tutarı altında kalan işlemlerin günlük toplam olarak kaydedilmesi ihtiyaridir. 4.5- Tekdüzen Hesap Planında Yer Alan Alacak Ve Borç Karakterli Hesapların Muhasebe Kurallarına Uygun Olarak Kullanılması Muhasebe yazılımları tekdüzen hesap planında belirtilen alacak ve borç bakiyesi vermesi gereken hesapların ters bakiye vermesini engelleyecek şekilde hazırlanmalıdır. Bilindiği üzere, tekdüzen hesap planında yer alan hesaplar alacak veya borç karakterli hesaplardır. Örneğin, 100 Kasa Hesabı aktif karakterli olup kasadaki mevcut parayı gösteren ve her zaman borç bakiyesi vermesi gereken bir hesaptır. Aynı zamanda 320 Satıcılar Hesabı da pasif karakterli olup işletmenin satıcılara olan borcunu gösteren ve her zaman alacak bakiyesi vermesi gereken bir hesaptır. Bu kuralın tek istisnası, tekdüzen hesap planında yer alan 393 Merkez ve Şubeler Cari Hesabı dır. Bu hesap hem alacak hem de borç karakterli ve dönem içinde kullanılan bir hesaptır. 4.6- Muhasebe Programlarının Vergi Kanunları ve Muhasebe Düzenlemelerine Uygunluğu Muhasebe programları vergi kanunlarında yer alan oran ve hesaplamalara uygun olmalıdır. Programların vergi kanunlarına uygunluğuna ilişkin gerekli husus ve programlar Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinden temin edilecektir. Programlar, muhasebe sistemi uygulama genel tebliği ve diğer düzenlemelere uygun olarak hazırlanmalıdır. 4.7- Uyarı Verilmesi Programlar, vergi kanunlarında tespit edilen süre ve usule göre yapılması gereken işlem ve kayıtlarda kullanıcıya uyarıda bulunacak ve buna rağmen yapılmayan kayıt ve işlemleri liste halinde verecek şekilde hazırlanmalıdır. Uyarı vermesi gereken kayıt ve işlemler aşağıdadır. 1-332 Sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği uyarınca 8.000-YTL ve üzerindeki ödeme ve tahsilatların banka, özel finans kurumları veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılması zorunludur. Belirtilen tutarı aşan ödeme ve tahsilatların banka, özel finans kurumları veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılmaması halinde program uyarı vermelidir. 2- Muhasebe kayıtlarının VUK nun 219 uncu maddesi hükümleri uyarınca yasal defterlere kaydedilmesi gerekmektedir. Kanunda belirtilen zamanlarda kayıt yapılmaması halinde program uyarı vermelidir. 4.8- Şube Muhasebesi Uygulayan Mükellefler Muhasebe işlemlerini şube veya şubeler bazında takip eden ve bu işlemleri merkezde birleştiren şirketlerin şubelerinde bu Tebliğle belirlenen standartlara uygun muhasebe programları kullanılması şartıyla şube kayıtlarının
merkez hesaplarında gösterilmesi ile ilgili olarak bu Tebliğdeki standartlar ayrıca aranmaz. Genel merkeze ait hesap ve işlemler ile müstakil muhasebeye sahip olmayan şubelerin hesap ve işlemleri açısından bu Tebliğle belirlenen standartların genel merkezde bulunan muhasebe programlarında bulunması gerektiği tabiidir. 4.9- Denetim Dosyası Muhasebe yazılımları mükelleflerin denetimi sırasında, bu bilgilerin kağıt baskısına ve diğer belgelere bakılmaksızın elektronik ortamda kayıtlı bilgilere kolay ulaşımını, bu bilgilerin gözden geçirilmesini ve analiz edilmesini sağlayacak fonksiyonlara sahip bir denetim dosyasına, modülüne sahip olmalıdır. Denetim dosyası muhasebe programı çalıştığı zaman çalışacak ve kullanıcı iptal edemeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Muhasebe yazılımları, denetim dosyasını istendiği zaman hazırlayabilmelidir. Denetim dosyası üç bölümden oluşur. A-Muhasebe programı ve denetim dosyasını tanıtan bilgileri içeren bölüm: Bu bölüm mükellefin kullandığı muhasebe programını ve mükellefe ilişkin adres, faaliyet konusu gibi bilgileri içermelidir. B-Belli bir dönemdeki işlemleri ve işlem bilgilerini içeren bölüm: 1- Muhasebe yazılımları yapılan her bir muhasebe kaydına bir sıra numarası verecek ve her bir hesabın belli bir tarih aralığındaki yevmiye maddelerini gösterecek şekilde hazırlanmalıdır. 2- Programlar işletmede bulunmayan malların satışına imkan vermeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Ancak, Vergi Usul Kanununda yer alan fatura düzenleme süreleri dikkate alınarak malların irsaliye bilgilerinden kayıt yapılması ve daha sonra fatura bilgilerinin girilmesi şeklkinde kayıt yapılması mümkündür. 3- Bu tebliğe göre verilen uyarılar konu ve tarihler itibariyle listesini hazırlamalıdır. 4- Muhasebe yazılımları, program şifreleri ile yevmiye kayıtlarının yapılmasına imkan verecek, yevmiye kayıtlarının text, excell access ve/veya XML formatında kaydedilebilecek, kayıtlardan alınabilecek, analiz edilebilecek ve kağıt baskıları yapılabilecek şekilde hazırlanmalıdır. Programlar kayıt yapılan hesapların indeksini verecek şekilde olmalıdır. 5- İşlemlerin kimin tarafından kaydedildiğini ve değişiklikleri gösteren log ayrıntılarını içeren bir bölüme sahip olmalıdır. 6- Muhasebe bilgisayar programları bir bütün olduğundan hesaplar ilgili modüllerle bağlantı kurulacak şekilde hazırlanmalıdır. Yevmiye kayıtlarından defteri kebir kayıtlarına ve modüllere veya modüllerden yevmiye ve kebir kayıtlarına ulaşılabilmelidir. 7- Hesapların ve işlemlerin elektronik ortamda analize tabi tutulması, başka bir ortama aktarılması, kağıt baskılarının yapılabilmesi sağlanmalıdır. 8- Programlar kullanılan hesapların her birindeki işlemleri; tutar, miktar, kişi, mal veya hizmet konusu, ithalat ve ihracat yapılan ülke ve belli tarihler arasındaki işlemler gibi listeler halinde hazırlayabilecek şekilde hazırlanmalıdır. Ayrıca, kayıtlar aylık ve yıllık listeler olarak sunulabilmelidir. 9-Denetim modülü, bilanço ve gelir tablosu hesaplarından işletme ile ilgili çeşitli oranları hesaplayabilmelidir. Denetim modülünde aylık ve yıllık olarak hesaplanabilmesi gereken oranlar aşağıdadır. 1-Cari Oran : Toplam Dönen Varlıklar/ Toplam Kısa Vadeli Borçlar 2-Likidite Oranı : (Toplam Dönen Varlıklar Stoklar Diğer Dönen Varlıklar) / Toplam Kısa Vadeli Borçlar
3-Nakit Oranı : Hazır Değerler / Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 4-Alacakların Tahsil Süresi : Ticari Alacaklar X 365 /Yıllık Kredili Satışlar 5-Stok Devir Hızı: Satışların Maliyeti / (Dönem Başı Stok + Dönem Sonu Stok)/ 2 6-Toplam Borçlar / Özsermaye: Toplam borçlar/ Ortalama özsermaye 7-Brüt Kar Marjı : Brüt Satış Karı / Net Satışlar 8-Net Dönem Karı/ Özsermaye: Net dönem karı (vergi ve mali yükümlülükler sonrası kar) / Ortalama Özsermaye C- Katma Değer ve Özel Tüketim Vergisi bilgilerini içeren bölüm Muhasebe program yazılımları Katma Değer Vergisinin ve Özel Tüketim Vergisini doğru hesaplanmasını ve kontrolünü sağlamak amacıyla aşağıda yer alan unsurlara sahip olması gerekmektedir. C.1- Katma Değer Vergisini bilgilerini içeren bölüm 1- KDV verilerinin bütünlüğünü ve doğruluğunu gösteren rapor düzenlenmesi sağlanmalıdır. 2- Alım, satım ve diğer ticari işlemlerinin KDV Beyannamesinin doldurulmasını sağlayacak bir şekilde raporlanması sağlanmalıdır. 3- Yazılımın KDV nin geç vergi çıktısı ile erken vergi girdisi gibi, KDV dönemlerindeki uyumsuzluklarda uyarı vermesi sağlanmalıdır. 4- KDV matrahı ile KDV arasındaki uyumsuzluklarda programın uyarı vermesi sağlanmalıdır. 5- KDV nden istisna edilen işlemlerin, indirim hakkı tanınan ve tanınmayanlara göre mahiyet ve ayrımı ile hesaplanan indirilebilir KDV miktarının gösterilmesi sağlanmalıdır. 6- KDV indirimine konu olmayan işlemlerin niteliği ve bu işlemlere ilgili vergi miktarlarının gösterilmesi sağlanmalıdır. 7- Matrah ve indirim miktarlarındaki değişmelerle, ödenen, terkin edilen ve iade olunan vergilerin muhasebe hesaplarında izlenmesi sağlanmalıdır. 8- Emtia üzerine iş yapanlar, geçici vergi dönemleri itibariyle düzenledikleri dönem sonu stoklarını Katma Değer Vergisine tabi olanlar ve olmayanlar itibariyle ayırt etmesi sağlanmalıdır. C.2- Özel Tüketim Vergisi bilgilerini içeren bölüm 1. ÖTV verilerinin bütünlüğünü ve doğruluğunu gösteren rapor düzenlenmesi sağlanmalıdır. 2. Alım, satım ve diğer ticari işlemlerinin ÖTV beyannamesinin doldurulmasını sağlayacak bir şekilde raporlanması sağlanmalıdır. 3. Yazılımın ÖTV nin geç vergi çıktısı ile erken vergi girdisi gibi, ÖTV dönemlerindeki uyumsuzluklarda uyarı vermesi sağlanmalıdır. 4. ÖTV matrahı ile ÖTV oranları veya tutarlarına göre hesaplanan ÖTV arasındaki uyumsuzluklarda programın uyarı vermesi sağlanmalıdır.
5. ÖTV matrahı ile ÖTV toplamından oluşan tutar ile KDV matrahı arasındaki uyumsuzluklarda programın uyarı vermesi sağlanmalıdır. 6. ÖTV den istisna edilen işlemlerin tutarı ve miktarının gösterilmesi sağlanmalıdır. 7. ÖTV indirimine konu olan işlemlerin niteliği ve bu işlemlerle ilgili vergi tutarlarının gösterilmesi sağlanmalıdır. 8. Matrah, oran, tutar, indirim tutarları ile ödenen, tecil, terkin, iade edilen ÖTV tutarlarının muhasebe hesaplarında izlenmesi sağlanmalıdır. 9. ÖTV mükelleflerinin dönem sonu stoklarındaki ÖTV ye tabi mallarının ayırt edilmesi sağlanmalıdır. 4.10- Fatura Düzenleme Modülü Muhasebe yazılımlarının fatura ve fatura yerine geçen vesikaları düzenleme modülüne sahip olmaları ve bu müdül kullanılarak belirtilen belgelerin düzenlenmeleri halinde belgelerde, VUK da yer alan asgari bilgiler bulunmalı ve düzenleme kaidelerine uyulmalıdır. Programlar, bu belgeler düzenlendiği zaman otomatik olarak yevmiye kayıtlarına alacak şekilde hazırlanmalıdır. 4.11- Bağımlı/İlişkili Kişilerle Yapılan İşlemler Muhasebe yazılımları, bağımlı/ilişkili tüm kişilerle yapılan mal, hizmet, kredi ve kiralama alım satım işlemlerine ilişkin toplam bilgileri aylık ve yıllık olarak hesaplayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bağımlı/ilişkili kişi; kurumların kendi ortakları, ortakların eşleri, ortakların veya eşlerinin altsoy ve üstsoyu ile üçüncü derece dahil kan bağı olanlar ve sıhri hısımları ile %10 ve daha fazla sermayesine, denetimi veya yönetimine katılan tüzel kişilerdir. 4.12- Elektronik Beyannamelerin ve Bilgi Formlarının Kayıtlı Hesaplardan Otomatik Olarak Hazırlanması Muhasebe programları elektronik beyannameleri, mal ve hizmet alım ve satımlarına ilişkin bilgi formları ile aylık bildirim formlarını kayıtlı hesaplardan otomatik olarak hazırlayabilecek ve Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderebilecek şekilde olmalıdır. Elektronik beyanname ve bilgi formlarının gönderilmesine ilişkin usul ve esaslar ile programlar Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinden temin edilecektir. 1- Elektronik Beyannamelerin Hazırlanması Muhasebe yazılımları, Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenen elektronik beyannameleri kayıtlı hesaplardan otomatik olarak hazırlayacak ve elektronik ortamda gönderecek şekilde hazırlanmalıdır. 2-Bilgi Formlarının Hazırlanması Muhasebe programları, mal ve hizmet satın alınan kişiler ile mal ve hizmet satılan kişilere ait fatura bilgilerini (Form Ba ve Bs) kayıtlı hesaplardan otomatik olarak hazırlamalıdır. Programlar, mal ve hizmet alış ve satış faturalarını tarih, isim, miktar, tutar, mal ve hizmet grupları ile tek bir kişiye ilişkin faturaları ayrı ayrı ve/veya toplam belge ve toplam bedellerine göre listeler halinde hazırlayabilecek ve Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderecek şekilde olmalıdır. 3- Aylık Bildirim Formu Muhasebe programları aşağıdaki aylık bildirim formununda yer alan bilgileri kayıtlı hesaplardan otomatik olarak hazırlayacak ve Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderecek şekilde hazırlanmalıdır. Aylık bildirim formları Katma Değer Vergisi beyannamesi verme süresi içinde elektronik ortamda verilir. 4.13- Geçiş Hükümleri Bilanço usulüne göre defter tutan mükelleflerden;
- 4 sıra numaralı Vergi Beyannamelerinin Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerce İmzalanması Hakkında Genel Tebliğ(2) ile belirlenen ve diledikleri takdirde Yeminli Mali Müşavirlere tasdik işlemi yaptıracak mükellefler için 2006 yılına ilişkin olarak belirlenecek hadleri aşanların 01.01.2007 tarihinden, - Diğerlerinin ise 01.01.2008 tarihinden itibaren muhasebelerini Maliye Bakanlığınca onaylanmış bilgisayar programları aracılığıyla izlemeleri gerekmektedir. 2006 yılı için belirlenecek hadlerin altında kalmakla birlikte dileyen mükellefler de 01.01.2007 tarihinden itibaren onaylı programlar kullanabilir. Tebliğ olunur. Mal Dengesi Dönem Başı Mal Stokları Hizmet Alım ve Satımları İthalat ve İhracat Tutarları Nakit Dengesi Giderler Ve Faaliyet Dışı Gelirler Çalışanların Kayıtları Kredi kartı ile Yapılan Satışlar Toplamı Kamu Kurumları ile Yapılan İşlemler... Ayı Bildirim Formu Hizmet Alımları İthalat Tutarları Nakit Tahsilat Faaliyet Giderleri Asgari Ücretli Sayısı Kamu Kurumlarına Yapılan Mal ve Hizmet Satışları Mal Alımları Hizmet Satımları İhracat Tutarları Nakit Ödemeler Faaliyet Dışı Giderler Asgari Ücretin %25 Üzerinde Ücret Ödenenlerin Sayısı Kamu Kurumlarından Yapılan Mal ve Hizmet Alışları Alıştan İadeler (-) Banka Hesapları Yoluyla Tahsilat Finansman Giderleri (yurtiçi ödemeler) Asgari Ücretin %50 Üzerinde Ücret Ödenenlerin Sayısı Satılan Mal Maliyeti(-) Banka Hesapları Yoluyla Ödeme Finansman Giderleri (yurtdışı ödemeler) Toplam Çalışan Sayısı Satıştan İadeler Çek Portföyüne Giriş Faaliyet Dışı Gelirler Ödenen Brüt Ücretler Toplamı Dönem Sonu Stoku Çek Portföyünden Çıkış Diğer Ödemeler Senet Portföyüne Giriş Ücret ve Diğer Ödemelerden tevkif Edilen Gelir Vergisi ve kesenekleri Senet Portföyünden Çıkış Ücret ve Diğer Ödemelerden kesilen Sosyal Sigortalar Prim ve kesintileri Alınan Nakit Krediler Verile Nakit Kred
Bağımlı/İlişkili Kişilerle Yapılan İşlemler Denetim oranları Aylık Oran Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası İlgili dönem ilk ve son kayıt numarası Yazılım Programı ve Versiyon Nuımarası Mal ve Hizmet Alımları Alınan Krediler Ödenen Kredi Faizleri Ödenen Kira ve Royaltiler Cari Oran Likidite Oranı Nakit Oranı Alacakların Tahsil Süresi Mal ve Hizmet Satımları Stok Devir Hızı Verilen Krediler Toplam Borçlar Özsermaye Oranı Tahsil Edilen Kredi Faizleri Brüt Kar Marjı Tahsil Edilen Kira ve Royaltiler Net Dönem Karı Özsermaye Oranı (1) 10/01/1961 tarih ve 10703 sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır. (2) 29/06/1997 tarih ve 23034 sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır.