ETKİLİ ROTARY KULÜPLERİ PLANLAMA REHBERİ Etkin Rotary Kulüpleri için Planlama Rehberi gelecek yıl için hedefler saptanmasında kulüplere yardımcı olacak bir araçtır. Kulüp Liderlik Planı na dayanmaktadır. Her bir bölümde listelenen stratejiler, kulüplerin hedeflerini gerçekleştirebilmek amacıyla seçebilecekleri ortak yöntemlerdir. Kulüpler, uygun olduğunda hedeflerine erişmek için alternatif stratejiler geliştirmeye teşvik edilmelidir. Gelecek dönem kulüp başkanları bu formu kulüpleriyle işbirliği yaparak doldurmalı ve bir kopyasını guvernör yardımcılarına 1 Temmuz dan önce teslim etmelidirler. www.rotary2420-20112012.org adresinden Microsoft Word versiyonunu indirin. Rotary Kulübü: Rotary görev yılı: Başkanın Adı: Posta Adresi: Telefon: Faks: E-posta: ÜYELİK Güncel üye sayısı (30.Haziran.2011) : 30 Haziran 2010 itibariyle üye sayısı: Beş yıl önce 30 Haziran: Erkek üye sayısı: Üyelerin yaş ortalaması: Kadın üye sayısı Rotary den yararlanan üye sayısı: Rotaryenlerin üyelik sürelerine göre sayısı 1-3 yıl: 3-5 yıl: Önceki iki yılda yeni üye teklif eden üyelerin sayısı: 5-10 yıl: Kulüp üyeliğinizin, toplumunuzun aşağıdaki çeşitliliklerinden hangilerini yansıttığını işaretleyin : Meslek Yaş Cinsiyet Etnik Köken Kulübümüzün sınıflandırması 2008 tarihinde güncelleştirilmiştir ve1 adedi boş olmak üzere adet sınıflandırma bulunmaktadır. (tarih) Kulübün mevcut yeni üye oryantasyon programını açıklayın.yeni üye adaptasyon kamplarına gönderilip, kulüp içinde de mentorlar yardımcı olacaktır.konuşmacı konul rotaryenler olacaktır. Kulübün yeni ve eski üyeleri için devam eden eğitim programlarını açıklayın.eski başkanlar yıl içinde eğitim vereceklerdir. Kulübümüz son 24 ayda yeni bir kulübe sponsor olmuştur. Evet Hayır Kulüp üyelerinin katıldıkları Rotary Dostluk ve Rotaryen Eylem Grupları nın sayısı: Bu kulübün yeni üyelere çekici gelen özellikleri nelerdir?dostluk, çeşitlilik. Bu kulübün hangi özellikleri yeni üyelerin kaydedilmesinde engel oluşturabilir? Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 1
Gelecek Rotary yılındaki üyelik hedefi: 30 Haziran 2012 a kadar üye (yıl) Kulübümüz toplum içinde aşağıdaki potansiyel üye kaynaklarını belirledi:mimar, eczacı, inşaat müh, çevre müh, sanatçı, Noter, Bazı tıp branşları yoktur. Kulübün üyelik hedeflerine ulaşma planı nedir? (uygun olanların hepsini işaretleyin ) İlginç programlara, projelere, sürekli eğitim ve tanışıklık aktivitelerine katılım yoluyla yüksek düzeyde istek yaratmak üzerine odaklanan bir koruma planı uygulamak Üyelik komitesinin etkili üye bulma tekniklerini bilmesini sağlamak Kulübün, toplum çeşitliliğini yansıtmasını sağlamak amacıyla bir üyelik planı geliştirmek Potansiyel Rotaryenlere üyelikle ilgili beklentileri anlatmak Yeni üyeler için bir oryantasyon programı gerçekleştirmek Aday üyeler için kulübümüz hakkında özel bilgi ve Rotary hakkında genel bilgi içeren bir broşür oluşturmak Kulübün her bir yeni üyesi için deneyimli bir Rotaryen sponsor atamak Yeni üyelere sponsorluk yapan bu Rotaryenleri takdir etmek Üyeleri bir Rotary Dostluk ya da Rotaryen Eylem Grubu na katılmaya teşvik etmek Uluslararası Rotary nin Üyelik Geliştirme ve Koruma programlarına katılmak Yeni bir kulübe sponsorluk yapmak Diğer (lütfen belirtin): Yıl içinde uygun dönemlerde. HİZMET PROJELERİ Rotary Gençlik Değişim öğrencisi sayısı: Ağırlanan: Sponsor olunan: Sponsor olunan Interact kulübü sayısı: Rotaract Kulüpleri: Rotary Toplum Hizmet Programları: Rotary Genç Liderler Yetiştirme Programı ( RYLA ) sayısı: - Rotary Dostluk Değişim Programı sayısı: - Kayıtlı Rotary Gönüllüleri sayısı: - Dünya Toplum Hizmeti projesi sayısı (DTH): - Diğer mevcut kulüp hizmet projelerinin sayısı: - Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 2
Kulübümüz gelecek Rotary yılı için aşağıdaki hizmet hedefini belirledi: Kendi yerel toplumumuz için: Diğer ülkelerdeki toplumlar için: Kulüp hizmet hedeflerine ulaşmayı nasıl planlıyor? (uygun olanların hepsini işaretleyin ) Hizmet projeleri komitesinin bir hizmet projesinin nasıl planlanıp yürütüleceğini bilmelerini sağlayarak Olası projeleri belirlemek için topluma ilişkin ihtiyaç belirleme çalışması yürüterek Bir ihtiyacı karşıladıklarını ve üyelerin ilgi alanları içinde olduklarını doğrulamak için mevcut hizmet projelerini gözden geçirerek Kulübün hizmet hedefleri aracılığıyla üzerinde durmak istediği toplumdaki sosyal sorunları belirleyere Kulübün fon geliştirici aktivitelerinin projenin fon ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını saptayarak Bütün üyelerin kulübün hizmet projelerine katılmasını sağlayarak Kulüp hizmet projelerine katılan ve liderlik yapan kulüp üyelerini destekleyerek Uluslararası bir hizmet projesini birlikte yürütecek bir partner kulüp belirleyerek Aşağıdakilere katılarak: Interact Rotary Dostluk Değişim Dünya Toplum Hizmeti Rotaract Rotary Gönüllüleri Rotary Gençlik Değişimi Rotary Toplum Rotary Genç Liderler Yetiştirme Programı (RYLA) Hizmet Programı Bir kulüp projesini desteklemek üzere Rotary Vakfı bağışını kullanarak ProjectLINK veritabanı üzerindeki fon, eşya veya gönüllüye ihtiyaç duyan bir projeye kaydolarak Diğer (Lütfen): ROTARY VAKFI Ödüllerin Bağış Sayısı Basitleştirilmiş Bölge Bağışları: Eşli Bağışlar: Eğitim Bursiyeri sayısı: Aday Gösterilen: Seçilen: Ağırlanan: Grup İnceleme Programlama (GIP) Ekibi Üye Sayısı: Aday Gösterilen: Seçilen: Ağırlanan: Rotary Dünya Barışı Bursiyeri sayısı:- Aday Gösterilen: Seçilen: Ağırlanan: Mevcut yılda PolioPlus faaliyetlerine katkılar: Mevcut yılda Yıllık Programlar Fonuna katkılar: Her Rtn. Her yıl Mevcut yılda Daimi Fona katkılar: - Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 3 Aşağıdaki ünvanlara sahip kulüp üyesi sayısı
Paul Harris Dostları: Benefactor Rotary Vakfı na Bağışta Bulunanlar: Büyük Bağışçı: Rotary Vakfı Destekleme Üyeleri: Bequest Society Üyeleri: Kulübünüzce izlenen Vakıf yararlananlarının sayısı: Kulübümüz gelecek Rotary yılında Rotary Vakfı için aşağıdaki hedefleri belirlemiştir ( Fon Geliştirme Kulüp Hedefi Rapor Formunda belirtildiği gibi) : Çocuk felci için fon oluşturma: Büyük Bağışçı: Rotary Vakfı na bağışta bulunanlar: Yıllık Programlar Fonuna katkıları: Benefactor: Bequest Society Üyeleri: Kulübümüz, aşağıdaki Rotary Vakfı programlarına katılacaktır: Kulüp Rotary Vakfı hedeflerine ulaşmayı nasıl planlıyor? (uygun olanların hepsini işaretleyin ) Kulübün Rotary Vakfı Komitesinin, Rotary Vakfı programlarını anlamasını ve Vakfa mali destek verilmesini teşvik etmesini sağlayarak Kulüp üyelerinin, Vakıf bağışları ile Vakıf programları arasındaki ilişkiyi anlamasına yardımcı olarak Rotary Vakfı ayı olan Kasım başta olmak üzere, üç ayda bir Rotary Vakfı hakkında bir kulüp programı planlayarak Her kulüp programına Rotary Vakfı hakkında kısa bir hikaye dahil ederek Kulüp üyelerine Rotary Vakfı hakkında bilgi veren sunumlar planlayarak Kulübün Rotary Vakfı Komitesi Başkanının Bölge Rotary Vakfı Seminerine katılmasını sağlayarak Kulübün uluslararası projelerini desteklemek için Rotary Vakfı nın bağışlarını kullanarak Kulüp üyelerinin Rotary Vakfı na yaptıkları mali katkıları ve Rotary programlarına katılımlarını takdir ederek Kulüp üyelerini her yıl Vakfa bağışta bulunmaya teşvik ederek Aşağıdakilere katılarak: Grup İnceleme PolioPlus Eşli Bağışlar Eğitim Bursları Basitleştirilmiş Bölge Bağışları Rotary Dünya Barış Bursu Vakıf programı katılımcılarını ve yararlanmış olanları, kulüp program ve faaliyetlerine katılmaya davet ederek Diğer (Lütfen açıklayın): LİDER YETİŞTİRME Katılan Kulüp Lideri Sayısı Bölge Asamblesi: Tamamı Bölge Rotary Vakfı Semineri: Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 4
Bölge Üyelik Semineri: Bölge Liderlik Semineri: Bölge Konferansı: Bölge düzeyinde katılan kulüp üyesi sayısı : Bu Rotary yılında Guvernör Yardımcısının ziyaret sayısı: Kulübümüz, gelecek Rotary yılı için, Rotary Liderlerinin yetiştirilmesine ilişkin olarak aşağıdaki hedefleri belirlemiştir: Kulübünüz, geleceğin Rotary Liderleri yetiştirmeyi nasıl planlıyor? (uygun olanların hepsini işaretleyin) Gelecek Dönem Başkanının, Gelecek Dönem Başkanları Eğitim Seminerine (BES) ve Bölge Asamblesine katılmasını sağlayarak Bölge Asamblesine tüm Komite Başkanlarının katılmasını sağlayarak İlgilenen eski Başkanları Bölge Liderlik Seminerine katılmaya teşvik ederek Kulüp üyelerinin bilgi ve becerilerini geliştirmek için bir kulüp eğitimcisi atayarak Liderlik gelişimi programı yürüterek Kulüp Guvernör Yardımcısının deneyimlerinden faydalanarak Yeni üyelerin kulüp komitelerine katılarak liderlik pozisyonu üstlenmelerini destekleyerek Üyelerden diğer kulüplere giderek fikir alışverişinde bulunmalarını ve öğrendiklerini kulüple paylaşmalarını isteyerek Diğer (Lütfen açıklayın): HALKLA İLİŞKİLER Medyada yer alan kulüp faaliyetlerini ve kullanılan yayın aracının türünü (televizyon, radyo, basılı yayın, internet, vb.) listeleyin: Kulübümüz gelecek Rotary yılı için aşağıdaki halkla ilişkiler hedefleri belirlemiştir: Kulüp Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmayı nasıl planlıyor? (uygun olanların hepsini işaretleyin) Halkla İlişkiler Komitesinin multi-medya (çoklu ortam) kampanyalarını yürütme konusunda eğitimli olmasını sağlayarak Tüm hizmet projeleri için halkla ilişkiler çalışmaları planlayarak Rotary nin ne olduğu ve ne yaptığını açıklayan, iş dünyası ve profesyonel toplumu hedef alan bir kamu bilinçlendirme programı uygulayarak Bir kamu hizmet duyurusunun yerel bir televizyon kanalında yayınlanmasını, yerel bir radyo istasyonu yayınında ya da yerel bir gazete veya dergide yer almasını organize ederek Diğer (Lütfen açıklayın): Uygulama Adımla Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 5
KULÜP YÖNETİMİ Kulübünüz, Kulüp Liderlik Planı na uygun hareket ediyor mu? Evet Hayır Kulüp yönetim kurulunuz ne sıklıkta ve ne zaman toplanıyor?15 günde bir Çarşamba Kulüp asambleleri ne zaman yapılıyor? Takvime uygun Kulüp bütçesi nasıl hazırlanıyor? Dönem başında ve bir önceki bütçe göz önüne alınarak Bütçe bağımsız olarak yetkili bir muhasebeci tarafından inceleniyor mu? Evet Hayır Kulübün uygun bir stratejik planı var mı? Evet Hayır Kulüp, yönetim kurulu, komiteler vb. konusunda liderliğin devamını sağlamak için bir sistem geliştirdi mi? Evet Hayır Kulüp, bütün üyelerin katılımını sağlamak için bir sistem geliştirdi mi? Evet Hayır Kulüp, üyelik listesini güncellemek için www.rotary.org da ki Üye Girişini kullanır mı? Evet Hayır Kulüp bülteni hangi sıklıkta basılıyor?her hafta Haftalık kulüp programlarının nasıl düzenlendiğini açıklayın. Kulübün kendi web sitesi var mı? Evet Hayır Eğer evetse, site ne sıklıkta güncellenmektedir?aylık Kulüp Rotary nin takvimindeki özel ayları takip ediyor mu, örneğin, Rotary Vakfı Ayı, Dergi Ayı? Evet Hayır Kulübünüz dostluk faaliyetlerini hangi sıklıkta yapıyor?ayda bir Kulübünüz Rotaryenlerin ailelerinin katılımını nasıl sağlıyor?ocakbaşı ve birlikte hizmet üretme Kulübün idari işlerini yürütmek için ne tür planlar yaptınız? (uygun olanların hepsini işaretleyin) Olağan Yönetim Kurulu toplantıları programlanmıştır. Kulüp, Kulüp Liderlik Planını aşağıdaki tarihlerde gözden geçirecektir: Kulübün stratejik ve iletişime dair planları aşağıdaki tarihlerde güncellenecektir: Kulüp asambleleri aşağıdaki tarihlerde programlanmıştır: Kulüp, ya Önerilen Rotary Kulübü İç Tüzüğü nün son versiyonunu benimsemiş ya da kendi iç tüzüğünü yeniden düzenlemiştir (her Yasama Konseyinden sonra önerilir). Kulüp seçimleri 22 haziran 2011 gerçekleştirilecektir. (tarih) Bölge konferansına en az delege gönderilecektir. Kulüp üyelerini bilgilendirmek amacıyla bir kulüp bülteni çıkartılacaktır. Kulübün web sitesi yılda kez güncelleştirilecektir. Kulüp programların ilgi çekici ve amaca uygun olması için bir plan geliştirilmiştir. Aylık devamlılık rakamları bir sonraki ayın sinde bölge liderliğine bildirilecektir. Yarı yıl raporlarının kesinliğini sağlamak amacıyla, 1 Haziran ve 1 Aralık a kadar kulüp kayıtlarının güncellenmesi için Üye Girişi kullanılacaktır. Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 6
Üyelik değişiklikleri en geç gün içinde bildirilecektir. UR raporları, yarı yıl raporları da dahil olmak üzere, zamanında tamamlanacaktır. Yıl boyunca tüm kulüp üyeleri için aşağıdaki dostluk faaliyetleri planlanmıştır: Diğer (lütfen açıklayın) : Kulübümüz, Guvernörden veya Guvernör Yardımcısından aşağıdaki konularda destek talep etmektedir: Kulübümüz, ziyaretleri sırasında Guvernör veya Guvernör Yardımcısıyla, aşağıdaki konuları görüşmek istemektedir? Kulüp Başkanının İmzası Rotary Yılı Guvernör Yardımcısının İmzası Tarih Tarih Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi 7