GRC 008 Rev 03 (Nisan 2014) Küresel İhbar Politikası ve Prosedürü Yalnızca şirket içerisinde dağıtılabilir Sayfa 1/6
İçerik 1. Amaç... 3 2. Kapsam... 3 3. İlkeler... 3 4. Kaygıları Bildirmek için Mevcut Yollar... 4 5. Koruma Önlemleri...4 6. Prosedür... 5 7. Firmanın Müdahalesi... 5 8. İnceleme... 6
1. Amaç 1.1.Çalışanlar genelde kuruluşla ilgili ciddi yanlışların olabildiğini fark eden ilk kişilerdir ama genelde kaygılarını ifade etmezler. Bunun sebebi eğer konuşurlarsa iş arkadaşları veya kuruluşa karşı hainlik etmiş olabilecekleri duygusuna kapılmaları veya mağdur duruma düşebilme korkularıdır. Durumu bildirmek için kabahat işlendiğine dair sadece şüphe etmenin yeterli olmayacağı hissine kapılabilirler ya da olaya göz yummak daha kolay görünebilmektedir. 1.2.Bu Politika belgeleri, firma dahilindeki ciddi kaygıların tasvip edilmemiş kanallar yerine uygun görülen kanallar aracılığıyla dile getirilmesi için BSI çalışanlarını bilgilendirmektedir. 1.3.İhbar Politikası şunları sağlar: var olan prosedürlerin sağlamlaştırılması; çalışanların mevkilerinin açıklık kazanması ve güvence altına alınması. 2. Kapsam 2.1 Bu politika, BSI Grup Firmalarının tüm çalışanlarına, yani, BSI da çalışan veya BSI için çalışan kişilere uygulanır. 3. İlkeler 3.1 Bu Politika, Firmanın, çalışanlarının, acentalarının ve dış kaynaklarının işleriyle ilgili ve kişisel tutumlarını etiğe uygun yürütmesi ilkesine dayanır ve bu Politika, kısım 5 te tanımlanmış prosedürlerin kapsamının dışında kalan kaygıları kapsamayı amaçlamaktadır. Dolayısıyla, bir çalışanın, BSI nın bir tavrı ya da firma yöneticilerinin, çalışanlarının veya bünyesindeki ve hesabına faaliyet gösteren diğer kişilerin çalışmalarıyla ilgili yasadışı; Firma politikalarına uygun düşmeyen; ve/veya çalışma standartlarını oluşturan, faaliyetlere ilişkin her türlü dikkate değer kaygısı bu Politika adı altında bildirebilir ve bildirmelidir. 3.2 İhbar bir çalışanın bir kaygısını, çeşitli sebeplerden dolayı kuruluş içinde sorunun dile getirilebileceğini hissetmediği için kuruluş dışında ifade ettiği bir yöntemdir. Birleşik Krallık ta Kamu Yararına İfşa Yasası (1998), belirli ciddi sorunlar hakkında yapılmış ifşalar sonucunda kişileri, işverenleri tarafından işten çıkarılmalarına veya cezalandırılmalarına karşı yasal koruma altına alır. 3.3 Çalışanlara, maaş bordrosu sorunları, disiplin konuları, çalışma koşulları vb. gibi çeşitli konularla ilgili genel kaygıları dile getirmelerinde kolaylık sağlayacak prosedürler bulunmaktadır. Ek olarak, iyi muamele görmediklerini düşündükleri takdirde çalışanlara şikayet edebilmelerini sağlayan bir şikayet prosedürü bulunmaktadır (bkz. Şart 5). İhbar politikası daha geniş bir uygulamaya sahiptir ve müşterilerin, meslektaşların, halkın veya BSI ın kendi itibarını zedeleyebilecek her türlü diğer ciddi risk, dolandırıcılık, hırsızlık, yolsuzluk gibi tüm suistimal biçimlerini kapsamaktadır.
3.4 İhbar, Firma Şikayet Prosedürünün yerini tutmaz ve çalışanların çalışma ve kişisel durumların koşullarıyla ilgili şikayetlerini dile getirmek için kullanacakları bir kanal değildir. Bu düzenlemeler açık ve gayet anlaşılırdır. Politika çalışanlara, kaygılarını dile getirmeleri (4.1 de belirtildiği gibi), işlem sonucunda cevap almaları ve olası misilleme ve mağduriyetlerden korunacakları güvence için yollar sağlamayı amaçlar. Politika aynı zamanda kaygıların dile getirilmesi üzerine firmanın yanıtı ile çalışanların memnun olmaması halinde konuyu daha da ileriye götürmelerine izin vermektedir (bkz. Kısım 8). 4. Kaygıları Bildirmek için Mevcut Yollar 4.1 Çalışanlar yerel HR prosedürü doğrultusunda, hizmet şartlarıyla ilgili ya da olmuş ya da olacağı düşünülen her türlü kanun dışı ve uygunsuz faaliyetle ilgili her türlü kaygılarını dile getirebilirler. Bu prosedürlerle ilgili bilgiyi yerel HR ekibinizden temin edebilirsiniz. İstihdam koşullarını ve çalışma koşullarını ve şartlarını etkileyen yakınma ve anlaşmazlıklar Bir çalışanın yetersizliğini veya uygunsuz davranış iddiasını kapsayan şikayetler. Fırsat eşitliği ilkelerinin ihlali ile ilgili şikayetler - Grup Fırsat Eşitlikleri Politikası. Taciz veya zorbalık iddiasını kapsayan şikayetler. 5. Koruma Önlemleri 5.1 Firma, kaygıya konu olan kabahatten suçlu durumda olabilen kişi veya bir bütün olarak kuruluştan gelecek misilleme korkusu yüzünden özellikle, bir kişi için İhbar kararının zor verilebileceği bilincindedir. 5.2 Firma, kaygısını dile getiren ve isminin açıklanmasını istemeyen herhangi bir çalışanın kimliğini mümkün olduğunca koruyacaktır. Ancak bu her zaman mümkün olmayabilir, mesela herhangi bir inceleme süreci bilginin kaynağını kendi içinde açığa çıkarabilir ve bilgiyi uçuran kişi tarafından yapılacak bir beyan kanıtın gerekli bir parçası olabilir. 5.3 Firma, kişileri ve kuruluşu sahte, kötü niyetli ve can sıkıcı kaygıların ifadelerinden koruyacaktır. Sahte ve kasıtlı olarak yapılmış iddiaları ortaya attığı keşfedilen her çalışana karşı cezalandırıcı önlem alınacaktır. Ek olarak, samimiyetle yapılmış olduğu hissedilen ve ifade edilen bir şikayetin de, incelemeler sırasında asılsız olduğu ortaya çıkabilir. Firma, her suçlu kişiye yönelik her türlü düzmece ve kasıtlı iddianın olumsuz etkisini en aza indirmek için elinden geleni yapacaktır ancak tüm ilgili potansiyel geri bildirimleri engellemenin mümkün olmadığı kabul edilir. 5.4 İsimsiz olarak ifade edilen kaygılar Firmanın takdirine göre değerlendirilecektir. Bu takdir yetkisi kullanılırken göz önünde bulundurulacak etkenler aşağıdakileri içerecektir: Firmanın işi olup olmadığı; kaygının güvenilirliği; dile getirilen konuların ciddiyeti, ve gerekli bilgilerin elde edilme olasılığı
6. Prosedür 6.1 Kaygılar normal olarak, öncelikle uygun konumdaki bir bölüm amiriyle (ilk amir ya da üstleri) paylaşılmalıdır. Ancak bir kaygıyı bildirmek üzere irtibata geçilecek en uygun kişi, ilgili konuların hassasiyeti ve ciddiyetine ve kabahati işlediğinden şüphe edilen kişiye bağlı olacaktır. Bu yüzden çalışanlar aşağıdakilerle irtibata geçebilirler: Bir bölüm Amiri Herhangi bir Firma Yöneticisi Grup Risk ve Uyum Müdürü Yerel HR Amiri Hukuki İşler Yöneticisi ve Firma Sekreterliği Genel Başkan Ancak, bunlar uygun değilse, akabinde ihbar prosedürü alternatif bir yol olabilir. 6.2 Firma tarafından, iddiaların ve şikayetlerin alımı için yapılan düzenlemelerin bir parçası olarak, Firma, çalışanların iş arkadaşlarına durumu bildirmeleri halinde çekecekleri zorluğun bilincindedir. Sonuç olarak, harici bir uzman kuruluş olan Expolink le birlikte çalışılarak, çalışanların kaygılarını katı gizlilik içerisinde bağımsız bir üçüncü kişiye yapmalarını izin veren bir düzenleme yapılmıştır. Bildirimler, ücretsiz telefon hattı [0800 374199] aracılığıyla veya bu politika arkasındaki Ek 1 de listelenen ilgili ülke numarasını arayarak günün 24 saati ve haftanın 7 günü yapılabilmektedir. 6.3 Bir çalışanın, kıdemli amirin kaygıya ilişkin meselenin olduğu konularda yer aldığına inanması durumunda Expolink aracılığıyla irtibata geçebilir. 6.4 Çalışanlardan, bulundukları iddianın gerçekliğini ispatlamaları beklenmezken, sözleşmeli kişiye, şikayet için elverişli ortamların olduğunu göstermek gerekecektir. 7. Firmanın Müdahalesi 7.1 Firma tarafından yapılacak eylem kaygının doğasına bağlıdır. Dile getirilen sorunlar, idare ya da iç denetleme tarafından veya disiplin süreci ile incelenebilir. 7.2 Özel oluşmuş prosedürlerin kapsamına giren kaygılar ve iddiaların dile getirilmesi, bu prosedürlerin altında değerlendirmeye yönelik ifade edilecektir. 7.3 Bir kaygının intikali kabul edilecektir ve Firmanın bu soruna ne şekilde çözüm getirdiğine dair 14 gün içerisinde bir bildiri verecektir. Nihai bir yanıtı sağlayan muhtemel zaman cetvelinin bir bildirimi de sağlanacaktır. Ön soruşturmaların 14 gün içinde tamamlanmasının mümkün olmaması durumunda kabul etme mektubu ya da Expolink üzerinden telefonla geri bildirim ile durum izah edilecektir. Araştırmama kararının verilmesi durumunda, karara yönelik sebeplere ilişkin bir açıklama sağlanacaktır. Bazı konular, araştırmaya gerek duyulmadan mutabık eylem ile çözülebilmektedir. 7.4 Konuyu ele alan yöneticiler ve kaygıyı dile getiren çalışan arasındaki irtibat düzeyi, yine dile getirilmiş sorunların doğasına, olası zorluklara ve sağlanan bilginin anlaşılırlığına bağlıdır. Kaygıyı dile getirilen kişiden daha fazla bilgi aranılması gerekebilir. 7.5 Firma, İhbar Politikasını kullanmanın bir sonucu olarak çalışanın karşılaşabileceği her türlü zorlukları en aza indirmek için uygun adımları atacaktır.
7.6 Kaygıyı dile getiren Kişi, araştırma sonuçları, Firmanın gizlilik vazifesinin sınırlamalarına ilişkin husus veya herhangi diğer yasal sınırlamalar hakkında mümkün olduğunca çok bilgi verilecektir. Bu tür müdahalelerin amacı, meşru bir kaygıyı ifade eden kişiye sorunun yerine ulaştığına dair güvence verebilmek amacıyla sağlamak olacaktır. 7.7 İhbar hizmet danışma hattı, eski çalışanlara da işi bırakmalarından sonra 6 aya kadar açıktır. 8. İnceleme 8.1 Firma, politikanın ve yeni oluşan diğer modellerin etkinliğini değerlendirebilmek adına İhbar Politikası aralığıyla dile getirilmiş olan tüm konuların kaydını tutacaktır. 8.2 Firma bu politikayı, faaliyette bulunduğu her ülkedeki her ilgili yasanın ışığında inceleyecektir. Düzeltme Geçmişi Düzeltme No. Tarih Yazar Onaylayan Değişiklikler 01 Ocak 2010 Steve Crookes David Brown Yeni Konu 02 Nisan 2012 Vanessa van Balkom Steve Crookes Grup Kurallarından Aktarmalar Nisan 2014 Steve Crookes Tony Wales Telefon numaraları güncellemesi
Ek 1 Yerel Ülke Numaraları Ülke Ücretsiz telefon aktif mi? Ücretsiz Telefon Numarası Arjantin Evet 0800 6662603 Avustralya Evet 1800 121 889 Avusturya Evet 0800 281700 Bahreyn Evet 80004475 Bangladeş Evet Bagladeş te 157001 tuşlanır, akabinde arayıcı operatöre bağlanır veya 8779167615 i aramaya yönlendiren kayıtlı bir mesaj duyar. Belçika Evet 0800 71025 Brezilya Evet 0800 891 8807 Bulgaristan Evet 00800 110 44 74 Kanada Evet 1888 268 5816 Şili Evet 123 002 004 12 Çin Netcom (Kuzey) Evet 00800 3838 3000 Çin Telekom (Güney) 10800 441 0078 Hırvatistan Evet 0 800 222 845 Kolumbiya Evet 01800-944 4796 Kosta Rika Evet 08000440101 Küba Evet Küba da 2935 tuşlanır, akabinde arayıcı operatöre bağlanır veya 8779167615 i aramaya yönlendiren kayıtlı bir mesaj duyar. Kıbrıs Evet 800 95207 Çek Cumhuriyeti Evet 800 142 428 Danimarka Evet 8088 4368 Mısır Evet 0800 000 00 23
İrlanda Cumhuriyeti Evet 1800 567 014 Estonya Evet 800 00 44 265 Finlandiya Evet 0800 116773 Fransa Evet 0800 900240 Almanya Evet 0800 182 3246 Yunanistan Evet 00800 441 31422 Hawai Evet 1866 293 2604 Hong Kong Evet 800 930770 Macaristan Evet 06800 14863 İzlanda Evet 800 82 79 Hindistan Evet 000 800 440 1286 Endonezya Evet 001 803 0441 1201 İsrail Evet 1809446487 İtalya Evet 800 783776 Japonya Evet 00531 78 0023 Kore (Güney) Evet 00308 442 0074 Letonya Evet 8000 26 70 Litvanya Evet 8800 30 444 Lüksemburg Evet 8002 4450 Malezya Evet 1800 807055 Malta Evet 800 62404 Meksika Evet 01800 123 0193 Hollanda Evet 0800 022 9026 Yeni Zelanda Evet 0800 443 816 Norveç Evet 800 14870 Pakistan Evet 00800 900 44181
Peru Evet 080053611 Politika Belgesi Filipinler Evet 1800 1442 0076 Polonya Evet 00800 441 2392 Portekiz Evet 800 880 374 Porto Riko Evet 1866 293 1804 Romanya Evet 08008 94440 Rusya Evet 810 800 2058 2044 Suudi Arabistan Evet 800 844 0172 Singapur Evet 800 4411 140 Slovakya Evet 0800 004461 Slovenya Evet 0800 80886 Güney Afrika Evet 0800 990520 İspanya Evet 900 944401 Sri Lanka Evet 011 244 5413 (Kolombo dan arama için 011 çıkarılır) İsveç Evet 0200 285415 İsviçre Evet 0800 563823 Tayvan Evet 0080 10 44202 Tayland Evet 001 800 442 078 Türkiye Evet 00800 4463 2066 Birleşik Krallık Evet 0800 374199 UAE (Birleşik Arap Emirlikleri) Evet 8000 44 138 73 ABD Evet 1877 533 5310 Venezuela Evet 0800 100 3199 Vietnam Evet 120 11527