Giriş, hedeflerinizi belirlemekte ve kulüp etkinliğini artırmaya yönelik sorumluluklarınızı anlamakta size yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır. Etkili Rotary Kulüpleri: Üyelik tabanını korur ve geliştirir; Kendi toplumlarının ve başka ülke toplumlarının ihtiyaçlarını ele alan başarılı projeler uygular, Rotary Vakfı'nı hem programlarına katılım ile hem de mali katkılarla destekler; Rotary'e kulüp seviyesinin ötesinde hizmet edebilecek kulüp liderleri yetiştirir. Kulüp Liderlik Planı kapsamında, Rotary kulüpleri için önerilen idari yapıda beş daimi komite bulunur: Kulüp Yönetimi Üyelik Halkla İlişkiler Hizmet Projeleri Rotary Vakfı Sizi ve komite üyelerini desteklemek üzere her komite için, komitenin sorumlulukları, kullanılabilir kaynaklar, özel komite görevleri ve diğer ilgili materyallere ilişkin genel özet sunan bir el kitabı bulunur. Lütfen nın ilgili bölümlerini çoğaltarak komite üyelerine dağıtın. Bu el kitabını ücretsiz olarak İngilizce lisanında www.rotary.org adresinden, Türkçe olarak da Bölge Web Sayfasından indirebilirsiniz. Ayrıca bu el kitabını içeren Kulüp Görevlileri Seti (Club Officers Kit, 225-EN) UR Yayın Kataloğundan da satın alınabilir. Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi Başkanı Görev ve sorumluluklarınızı anlamak için bölge asamblesinden önce bu el kitabını gözden geçirin. El Kitabını, kaynak olarak kullanmak üzere Bölge Asamblesine getirin. Bölge Asamblesinde gelecek dönem kulüp başkanı ile gelecek dönem sekreteri dahil kulüp liderleri, sayman ve komite başkanları görev ve sorumlulukları hakkında görüşür, yıllık hedefler üzerinde çalışır ve gelecek yıl için ilişkilerini geliştirirler. Bölge Asamblesindeki tartışmalara hazırlıklı biçimde katılabilmek için aşağıdaki tartışma sorularına önceden hazırlanın: Halkla İlişkiler Komitesinin görevi nedir? Bu görev kapsamında sizin sorumluluklarınız nelerdir? Komite üyeleri, olumlu halkla ilişkilerin teşvik edilmesinde kulüplerine nasıl yardımcı olabilir? 1
Kulübünüz, medya ile nasıl ilişki kuruyor? Komite üyelerinin daha etkin hizmet vermesine nasıl yardımcı olabilirsiniz? Uzun vadeli ve yıllık hedefleriniz nelerdir? Yorumlar? Bu El Kitabı veya UR nin eğitim kaynaklarından herhangi biri hakkındaki soru veya görüşlerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz: Leadership Education And Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-posta: leadership.training@rotary.org Telefon: 847-866-3000 Faks: 847-866-0974 2
Görev ve Sorumluluklar Halkla ilişkiler, Rotary nin gerçek ihtiyaçlara cevap veren, güvenilir bir kurum olduğunu tüm dünya toplumlarına duyurur. Bir Rotary kulübü olumlu bir kamu imajına sahip olduğunda, mevcut üyeler aktif olmaya, potansiyel üye adayları da Kulübe katılmaya heveslenir. Görev Halkla İlişkiler Komitesi, kamuyu Rotary hakkında bilgilendirecek bir plan hazırlar ve kulübün hizmet projeleri ile faaliyetlerini tanıtır. Rotary Bilinçlendirme Ayı (Ocak) için haftalık toplantılar ve faaliyetler düzenleyin. Sorumluluklar Halkla İlişkiler Komitesinin bu El Kitabında tanımlanan sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir: Kulübün gelecek yıla ait halkla ilişkiler hedeflerini gerçekleştirmek (Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberindeki Halkla İlişkiler Bölümü ne bakınız) UR kaynaklarının tanıyıp öğrenmek ( Halkla İlişkiler Kaynakları na bakınız) Kulüp üyeleri, medya ve kamuda, kulüp faaliyetleri hakkında bir bilinç yaratmak (Temel Rotary Mesajları na bakınız.) Proje ve faaliyetleri, medyaya daha çekici gelecek hale getirmek (Halkla İlişkilerin Unsurları na bakınız) Üye sayısının artmasını sağlayacak bir kamu imajının yaratılmasına yardımcı olmak (Halkla İlişkiler Yoluyla Üye Sayısının Artırılması na bakınız) Kulüp Komiteleri ile Birlikte Çalışmak Halkla İlişkiler Komitesi, halkla ilişkiler hedeflerine ulaşmak için aşağıdaki kulüp komiteleri ile birlikte çalışmalıdır: Hizmet Projeleri Komitesi (yürütülen ve medyanın ilgisini çekebilecek projeleri öğrenmek için) Üyelik Komitesi (girişimlerinizi, toplumunuzdaki potansiyel üyeleri hedefleyecek şekilde düzenlemek için) Rotary Vakfı Komitesi (yürütülmekte olan İnsancıl Bağışlar Projeleri veya ülkenizde bulunan burslular hakkında bilgi edinmek için) Kulüp Yönetim Komitesi (kulübün haftalık programında kimin yer aldığını önceden medyaya duyurmak, kulübün web sitesini medya ve kamunun ilgisini çekecek şekilde tasarlayabilmek için) Mevcut kulüp komitelerinin her birine bir sorumlu atayarak kamuya erişim kabiliyetinizi artırın. Bu şekilde, komitenizin, tüm kulüp faaliyetleri hakkında güncel bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz. 3
Rotaryenlerle Çalışmak Kulüp üyeleri için aşağıda belirtilen hususları sağladığınız takdirde onlar da hakla ilişkilere katkıda bulunmuş olacaktır. Rotary'nin amacı, programları ve faaliyetleri konusunda tam bilgi sahibi olmalarını ve Kişisel, mesleki ve profesyonel bağlantılar ile Rotary'nin hedeflerini ve başarılarını daha ileriye götürebilecek fırsatları araştırmalarını İçindekiler Gerek görüldükçe bu materyalleri çoğaltarak komite üyelerine dağıtın. Halkla İlişkiler Kaynakları 5-6 Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi Başkanı 7-10 Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi nin Halkla İlişkiler Bölümü 11 Temel Rotary Mesajları 12 Halkla İlişkilerin Unsurları 13-14 Halkla İlişkiler Yoluyla Üye Sayısının Artırılması 15 4
Halkla İlişkiler Kaynakları Bilgi Kaynakları Bu yayınları UR Yayın Kataloğundan (019-EN) ısmarlayabilir veya www.rotary.org adresinden indirebilirsiniz. Etkili Halkla İlişkiler: Rotary Kulüpleri İçin Rehber (Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs 257-EN). Toplumun ve potansiyel üyelerin olumlu biçimde dikkatini çekecek kulüp faaliyetlerini tanıtmaya yönelik araçlar ve tavsiyeler. Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi (Planning Guide for Effective Rotary Clubs): Kulüp halkla ilişkiler hedeflerinin belirlenmesinde kullanılan değerlendirme ve hedef belirleme aracı (sayfa 11 e bakınız). Halkla İlişkiler: Kullanmayı Öğrenin (Public Relations: Make It Work for You 269-EN). Bilgi çağında iletişimin önemini gösteren bir video kaset. The Rotarian (veya bölgesel Rotary dergisi): UR nin aylık resmi dergisi, kulüp ve bölge projeleri, UR Yönetim Kurulu kararları ve UR toplantıları hakkında bilgi verir. Ayrıca 23 dilde yayınlanan 30 bölgesel Rotary dergisi, dünyanın dört bir yanındaki Rotaryenlere hizmet etmektedir. İşte Rotary (This Is Rotary, 001-EN): Potansiyel Rotaryenlere ve kamuya Rotary hakkında kısa bir özet sunan, renkli ve resimli broşür. Görsel Kurum Kimliği El Kitabı (Visual Identity Style Manual, 547-EN): Rotary nin tüm seviyelerindeki yayınların tasarımı ve Rotary İşaretlerinin doğru kullanımına yönelik ilkeler. Rotary Nedir? (419-EN) : Rotary hakkında sıkça sorulan sorular ve bunların cevaplarını içeren kart biçiminde yapılmış cep rehberi. www.rotary.org UR Web sitesi, Rotary ile ilgili her türlü konuda güncel bilgiler ve çevrimiçi kaynaklar sunmaktadır. Burada ücretsiz yayınları indirebilir, çevrimiçi katalogtan alışveriş yapabilir, aradığınız Rotary kulübünün yerini bulabilirsiniz. Anahtar sözcük arama: Veri Paketi: UR ve Vakıf a ilişkin veri paketlerini ücretsiz olarak indirebilirsiniz. Halkla İlişkiler: Dünyanın dört bir yanındaki başarılı halkla ilişkiler çalışmaları, örnek basın bültenleri, öneriler ve ipuçları gibi bilgiler içerir. Halkla İlişkiler için İpuçları: Kulüp ve bölgelere, toplumlarında Rotary yi tanıtmaya yönelik fikirler veren e-posta sirküleri. Ayda iki kere yayınlanır. Kamu hizmet duyuruları: Kulüplerin toplumlarında Rotary yi tanıtmak için kullanabileceği UR duyuruları (basılı, radyo ve televizyon). Takdir Programları: UR ve Rotary Vakfı nın, UR Halkla İlişkiler Ödülü dahil, ödül ve takdir programları. Temel Mesajlar: El Kitabının 12inci sayfasında belirtilen temel Rotary mesajlarına ek. 5
İnsan Kaynakları Bölge Halkla İlişkiler Komitesi: Kulüplerin halkla ilişkiler çabalarını desteklemek üzere atanmış Rotaryenler. (Bölgenizden irtibat bilgilerini isteyiniz.) UR Kulüp ve Bölge Destek temsilcisi İdari sorulara cevap verebilen ve diğer soruları da ilgili UR ve Vakıf personeline yönlendiren UR Dünya Merkezindeki veya uluslararası ofislerdeki personel. (İrtibat bilgilerini www.rotary.org adresinde bulabilirsiniz) UR Halkla İlişkiler Personeli: UR Genel Merkezi ndeki, halkla ilişkiler girişimlerinde kulüplere, bölgelere ve UR ye destek verme görevini üstlenmiş personel. (İrtibat bilgilerini www.rotary.org adresinde bulabilirsiniz) 6
Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi Başkanı Komite Başkanı olarak, komitenizin komite ve kulüp hedeflerine ulaşmasından sorumlusunuz. Sorumluluklar Göreve başlamadan önceki sorumluluklarınız aşağıda belirtilmiştir: Komitenizin el kitabını incelemek Bölge Asamblesine katılım Komitenin amaçlarına ilişkin bilgiler içeren kulüp içtüzüğünü incelemek Gelecek Dönem Başkanı ile birlikte, profesyonel beceriler ve kişisel ilgi alanlarına uygun olarak komite üyelerini seçme ve onları gelecek yıla hazırlama çalışması yapmak Gelecek Dönem Başkanı ile birlikte, Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberini kullanarak kulübün uzun vadeli ve yıllık hedeflerini belirlemek ve gözden geçirmek Komitenizin yıllık hedeflerine ulaşması için bir eylem planı hazırlamak Komite Başkanı olarak görev yapacağınız süre içindeki sorumluluklarınız aşağıda belirtilmiştir: Düzenli komite toplantıları ve faaliyetleri planlamak ve gerçekleştirmek Üyeleri, kabul ettikleri görevlerden sorumlu tutmak Komite faaliyetlerini ve gelişimi Kulüp Başkanı, Yönetim Kurulu ve tüm Kulübe resmi olarak bildirmek Çok Kulüplü faaliyetlerde veya girişimlerde ilgili Bölge Komitesi ile işbirliği yapmak Komite üyelerinin çalışmalarını ve çabalarını takdir etmek Komite Üyeleri Komitedeki boş üyelikler için üye seçmek üzere Gelecek Dönem Başkanı ile birlikte çalışın ve yıl başlamadan önce planlama toplantıları düzenleyin. Mümkünse, devamlılığı sağlamak için komite üyeleri üç yıl boyunca aynı komiteye seçilmelidir. Komite üyeleri, Uluslararası Rotary ve kulüp hakkında bilgili ve konuşkan olmalıdır. Dikkate alınması gereken diğer karakteristik özellikler şunlar olabilir Profesyonel medya deneyimi veya ilişkileri Konuşma, yazma veya fotoğrafçılık konusunda üstün beceri Web sitesi hazırlama deneyimi Toplumun önde gelen bireyleri olma Kulüp Başkanı tüm kulüp komitelerinde resen üye olarak bulunur. Komiye üyelerini, Daha yeni üyelere komite ve komite etkinlikleri hakkında gerekli ön bilgiyi aktararak, Daha deneyimli üyeleri daha yeni olanlarla gruplayarak Diğer kulüplerdeki benzer görevliler ile üyelerinizin temas etmesini sağlayarak (bunun için bölge kılavuzunu kullanabilirsiniz), Komiteniz için gerekli olan kaynakları bilerek. Bölge faaliyetlerinin ve toplantılarının listesini vererek göreve hazırlayabilirsiniz. 7
Hedef Belirleme Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi, Gelecek Dönem Kulüp Başkanının, kulübün mevcut durumunu değerlendirmek ve kulübün uzun vadeli hedeflerinin o yıla ilişkin olanlarını belirlemek amacıyla kulüp komiteleri ile birlikte çalışmasına yardımcı olan bir hedef belirleme aracıdır. Planlama rehberinde ayrıca komitelerin hedeflerine ulaşmak için kullanabilecekleri stratejiler de yer almaktadır. Planlama rehberinde önerilen kulüp komitelerinin her biri için bir bölüm vardır. Bölge Asamblesi sırasında Gelecek Dönem Başkanı ve diğer gelecek dönem liderleri ile bu planlama rehberi üzerinde çalışma fırsatı bulabileceksiniz. Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi bütün bir dönem boyunca hedef saptamada ve hedeflere ulaşmada alınan yolu ölçmek için sürekli olarak kullanılır. Bu rehber, dönemsel olarak gözden geçirilerek, gerektikçe güncellenmelidir. Etkili hedefler belirlemek. Belirlenen hedeflerin komite becerilerini ve kulübün ilgi alanlarını doğru şekilde yansıtması için, aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir: Paylaşılan. Bir hedefin saptanmasına ve bu hedefe ulaşılabilmesi için stratejiler geliştirilmesine katılan üyeler bu stratejilerin uygulanmasına da yürekten katılırlar. Bir hedef belirlerken kulüp liderleri, kulüp üyeleri ve bölge liderleri ile görüş alışverişinde bulunun. Ölçülebilir. Hedef olarak kulüp üyelerinin peşinden gidebileceği somut bir değer belirlenmelidir. İddialı. Amaçlar kulübün geçmişteki başarılarının ötesine geçebilecek kadar heves ve heyecan gerektirmelidir. Ulaşılabilir. Rotaryenler bu hedefe eldeki kaynakları kullanarak ulaşabilmelidir. Saptamış olduğunuz hedefinizi daha önce kulüp ve komiteler tarafından gerçekleştirilmiş olan hedefler ile karşılaştırın. Belirlenmiş Süreli. Hedefe ulaşmak için belirlenmiş bir son tarih veya zaman aralığı bulunmalıdır. Eylem planı hazırlama. Her bir hedefe ulaşmak için gerekli aşamaları özetleyen bir eylem planı hazırlamak üzere kulüp liderleri ve komite üyeleri birlikte çalışma yapın. Aşağıdaki adımlar bir eylem planı hazırlamada size yardımcı olur. Her bir aşama için bir zaman planı hazırlayın. Her aşamadan sorumlu olan kişileri belirleyin. Her aşama için kaydedilen ilerleme ve başarıyı ölçmeye yönelik kriterleri belirleyin. Hedefi desteklemek için kulübünüzden, bölgeden ve UR den alabileceğiniz kaynak ve araçları değerlendirin. Eyleme geçmeden önce insan, bilgi ve finans kaynaklarını hazırlayın. Önceki hedeflerin ve mevcut planınızın başarısını değerlendirin; gerekirse değişiklik yapın. Hedefler doğrultusunda, öngörüldüğü gibi düzenli ilerleme olmasını sağlayın. Komite üyelerini, eylem planına uymaya teşvik edin. Rotaryenler gönüllü olduğu için, mesleklerinde onları motive eden şeyler Rotary de etmeyebilir. Her bir komite üyesinin motivasyon ihtiyaçlarını dikkate alın. Başlıca motivasyonlar unsurları aşağıda belirtilmiştir: Bu hedefin toplum, Kulüp, Bölge ve Rotary için yararlı olacağına inanmak Dostluk olanakları vermek İş çevresi yaratma olanakları vermek Hedefin erişilebilir olduğuna ve komitenin başarılı olacağına inanmak İddialı veya deneyimlerini kullanmalarını sağlayan görevler olduğunu göstermek Hedeflere ulaşmak için harcanan emek ve zamanı takdir etmek Bu teşvik faktörlerini kullanmak, üyelerin Rotary ye bağlılıklarının sağlanmasına yardımcı olur ve kulüp faaliyetlerine katılımı arttırır. 8
Bütçe 1 Temmuz dan önce komitenizin hedeflere ulaşmak için ne kadar fona ihtiyaç duyacağını belirlemek üzere komiteniz ve gelecek dönem kulüp saymanı ile birlikte çalışma yapın. Planlanan fon toplama faaliyetlerini de ekleyin. Komitenin finansal ihtiyaçlarının, kulüp bütçesi içinde yer almasını sağlayın. Komite fonları, işlemleri ve raporları gözetim altında tutun ve komite bütçesinin finansal durumu hakkında her zaman bilgili olun. Kulüp saymanı ile düzenli olarak bir araya gelerek, sorun olması halinde geç kalmadan sorunu gidermeye yönelik önlemler alabilirsiniz. İletişim Görev yılı başlamadan önce, diğer kulüp liderleri ile birlikte kiminle, ne zaman ve nasıl iletişim kurulacağını belirten bir iletişim planı hazırlayın. Bu plana, aşağıdaki kişilerle iletişimi de dahil edin: Komite üyeleri. Komiteler, mevcut kaynakları incelemek ve tespit etmek, sürmekte olan projelerle yeni girişimleri görüşmek ve komite ile kulüp hedeflerine ulaşmaya yönelik stratejiler geliştirmek için düzenli olarak bir araya gelmelidir. Kulübünüz. Eylem planları ile hedeflere yönelik gelişim durumu dahil tüm komite etkinliklerini, Kulüp Başkanına, Yönetim Kuruluna ve Kulüp üyelerine bildirin. Diğer Komiteler. Genellikle bir komitenin çalışması, diğer komitenin çalışmasını etkiler. Örneğin, halkla ilişkiler komitesinin Rotary hakkında toplumu bilinçlendirme çalışması, üyelik komitesinin yeni üye bulma çalışmalarını etkileyebilir. Etkili iletişim, komitelerin proje ve girişimleri koordine etmek üzere birlikte çalışmasını sağlar. Bölgeniz. Eğer Komiteniz bilgi veya öneriye ihtiyaç duyarsa, Bölgedeki temsilciniz veya Guvernör Yardımcısı ile irtibat kurabilirsiniz. İlave Kaynaklar Komitenizin kaynaklarına ek olarak, aşağıdaki kaynaklar da sorumluluklarınızı yerine getirmekte ve komite üyelerinin sorularını cevaplamakta size yardımcı olacaktır: Bilgi Kaynakları Yayınları UR Yayın Kataloğundan (019-EN) ısmarlayabilir veya www.rotary.org adresinden indirebilirsiniz. Bölge Kılavuzu: Bölge liderleri ve Komitelerin listesi. Yöntem El Kitabı (Manual of Procedure 035 EN): UR Yönetim Kurulu ve Vakıf Mütevelli Heyeti tarafından hazırlanarak üç yılda bir Tüzük Konseyinin toplantısından sonra yayınlanan UR ve Rotary Vakfı politika ve prosedürleri. Bu el kitabı, UR tüzük belgelerini içerir. Önerilen Rotary Kulüp İç Tüzükleri: Kulüp tüzüğünde yer alan kulüp operasyon ilkelerini ayrıntılı biçimde açıklayan yasal doküman. Rotary Prensip ve Politika Kuralları ve Rotary Vakfı Prensip ve Politika Kuralları (Rotary Code of Policies, The Rotary Foundation Code of Policies): UR Tüzüğünü ve İç Tüzüğünü desteklemek amacıyla UR Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından oluşturulan, her Yönetim Kurulu veya Mütevelli Heyeti toplantısından sonra gözden geçirilen politika ve prosedürler. Standart Rotary Kulüp Ana Tüzüğü: Rotary kulüp operasyonlarının çerçevesini belirleyen tüzük. 9
www.rotary.org UR Web sitesi, Rotary ile ilgili her türlü konuda güncel bilgiler ve çevrimiçi kaynaklar sunmaktadır. Burada ücretsiz yayınları indirebilir, çevrimiçi katalogtan alışveriş yapabilir, aradığınız Rotary kulübünün yerini bulabilirsiniz. Tıklayın: Kulüp-Bölge desteği (www.rotary.org/support): Kulüp ve bölge görevlileri için kaynaklar. Önerilen Rotary Kulüp İç Tüzükleri ile Standart Rotary Kulüp Ana Tüzüğü nün en güncel hallerini burada bulabilirsiniz. Finansal Kaynaklar Kişilerden veya yerel işletmelerden sağlanacak fonlar Diğer vakıflardan gelen bağışlar Kulüp ve Bölgenin insancıl Projeleri için Rotary Vakfı ödenekleri İnsan Kaynakları Aksi belirtilmedikçe, irtibat bilgilerini bölgenizden edinebilirsiniz. Guvernör Yardımcısı: Belirli kulüplerin idaresinde Guvernöre yardım etmek üzere atanmış Rotaryen. Guvernör Yardımcısı kulübünüzü en az üç ayda bir ziyaret eder. Sorularınızı cevaplamaya veya tavsiyelerde bulunmaya hazırdır. Bölgenizdeki diğer kulüp komitesi başkanları: Kulübünüzün projeleri ve girişimlerinin desteklenmesine yardımcı bir kaynak olarak kabul edebileceğiniz kulüp liderleri. Bölge Guvernörü: Kulübünüzü daha etkili hale getirmek için, stratejiler hakkında kulübünüze tavsiyelerde bulunmaktan sorumlu UR görevlisi. (İrtibat bilgilerini U.R. Klavuzundan bulabilirsiniz.) Geçmiş Dönem Kulüp Komitesi Başkanları ve liderleri: Görev yılınızı planlarken size tavsiyelerde bulunabilecek, komite faaliyetlerine liderlik etmek üzere görevlendirilebilecek bilgili Rotaryenler. UR ve UR Vakfı Kaynak Grup Koordinatörleri/Özel Görev Koordinatörleri: UR Başkanı tarafından, başkanlık yetkisinde Rotary kulüp ve bölgelerine destek vermek üzere görevlendirilmiş Rotaryen grupları. (İrtibat bilgilerini UR Kılavuzunda bulabilirsiniz.) 10
ETKİLİ ROTARY KULÜPLERİ PLANLAMA REHBERİ Uluslararası Rotary Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi, kulüplerimizin mevcut durumlarını değerlendirme ve gelecek yılla ilgili hedeflerini tespit etmelerine yardımcı olacak bir araçtır. Kulüp Liderlik Planını temel alır. Bu bölümde listelenen stratejiler kulüplerin Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmak için tercih edebileceği yaygın metotlardır. Kulüplerden Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmaları için mümkünse alternatif stratejiler geliştirmeleri istenir. Mıcrosoft Word dosyası olarak www.rotary.org adresinden indirebilirsiniz. HALKLA İLİŞKİLER Mevcut Durum Medyada yer alan Kulüp etkinliklerini ve ne tip medyada (radyo, TV, gazete vb.) yer aldığını listeleyin: Gelecek İçin Planlar Kulübümüz gelecek Rotary dönemi için aşağıdaki halkla ilişkiler hedeflerini belirlenmiştir: Kulüp Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmayı nasıl planlamaktadır? (uygun olanları işaretleyin) Halkla İlişkiler Komitesinin, medya ile ilişkilerini nasıl yürüteceği konusunda eğitimli olması sağlanarak, Bütün hizmet projeleri için halkla ilişkiler çalışması yaparak, Rotary nin ne olduğu ve ne işlev gördüğü konusunda iş dünyası ve profesyonel toplumu hedef alan bir kamu bilinci arttırma programı uygulayarak, Yerel TV kanalında bir halk hizmeti duyurusu yayınlanmasını sağlayarak, Diğer (Lütfen belirtiniz): Uygulama Adımları: 11 4/06
Temel Rotary Mesajları Proje etkinlikleri ile diğer faaliyetler sırasında medya dahil, Rotaryen olmayan kişilerle konuşun. Rotary yi ve kulübünüzü medyaya anlatmak için kısa ve öz ifadeler hazırlayın. Aşağıdaki soruları en fazla 25 sözcükle cevaplamaya hazır olmalısınız: Rotary Nedir? Rotaryenler kimlerdir? Rotary neler yapar? Bu sorulara verilecek etkili cevaplar olumlu, gerçeklere dayalı, belirli ve kısa olmalıdır. Rotary ile ilgili soruları cevaplarken iletilmesi gereken önemli hususlar aşağıda belirtilmiştir: Rotary, dünyadaki en büyük uluslararası insancıl hizmet kurumlarından biridir. Dünya genelinde, toplumları ileriye taşımak amacıyla birlikte çalışmaya baş koymuş mesleki ve profesyonel liderlerden oluşan 1,2 milyon Rotary Kulüp üyesi bulunmaktadır. Rotary ve Barış Rotary, eğitim programları ve insancıl programlar ile barış ve uluslararası anlayışı teşvik etmektedir. Rotary, dünyadaki en büyük özel finansmanlı uluslararası burs programına sponsorluk etmektedir. Programın başlangıcından beri 100 ülkeden yaklaşık 34,000 öğrenci Rotary nin kültür elçisi olmuştur. Rotary, dünya genelinde altı üniversite ile işbirliği yaparak barış ve anlaşmazlık çözümü konusunda bir yüksek lisans programı sunmaktadır. Dünyanın dört bir yanındaki Rotary kulüpleri her yıl binlerce uluslararası insancıl projeler gerçekleştirmektedir. PolioPlus Rotary nin en önemli insancıl hedefi, dünya üzerinden çocuk felcini silmektir. Sadece 60 sent değerindeki ağızdan alınan bir çocuk felci aşısı ile, çocukları ömür boyu sakat bırakabilen bu hastalığa karşı korunma sağlanabilir. Dünya üzerinden çocuk felcini silme çalışmasında çok büyük ilerleme kaydedilmiştir. 1980lerde, her gün 1000 çocuk, sakat bırakan ve bazen ölümcül olan çocuk felcine yakalanıyordu. Rotary ile Rotary nin küresel ortakları, Çocuk Felcini Yok Etmeye Yönelik Küresel Girişimi başlattığından beri, çocuk felci vakaları %99 azalmıştır. 2005 yılında toplam 1900 e yakın vaka bildirilmiştir ancak hastalık Afrika ve Asya da çocukları hala tehdit etmektedir. Dünyanın dört bir yanındaki Rotary kulüpleri çocuk felcinin yok edilmesi hedefine katkıda bulunmuştur. Rotary üyeleri, 122 ülkede iki milyardan fazla çocuğun aşılanmasına zaman ayırmış ve parasal destekte bulunmuştur. Rotary, 650milyon doları aşan parasal destek ve binlerce gönüllüsü ile, Çocuk Felcini Yok Etmeye Yönelik Küresel Girişimin en büyük özel sektör destekçisidir. 12
Halkla İlişkilerin Unsurları Etkili halkla ilişkiler zaman, çaba ve planlama gerektirir. Kulübünüzdeki halkla ilişkiler komitesi, Rotary yılı başlamadan önce bir eylem planı hazırlarken hedef kitleyi, strateji ve araçları, hangi proje ve faaliyetlerin tanıtılacağını belirlemelidir. Hedef kitle Toplumda Rotary ye yönelik olumlu bir imaj sağlamak için, farklı grupları hedef alan halkla ilişkiler çalışmaları gereklidir. Bu gruplar arasında şunları saymak mümkündür: Medya (gazete, radyo, televizyon) Yerel Kamu görevlileri İş dünyası Toplum liderleri Toplum kuruluşları Rotary hizmet projelerinden doğrudan etkilenen kişiler Öğrenciler ve eğitmenler Sağlık ya da eğitim gibi belirli bir konuyu ele alan uzmanlaşmış medya Kulübünüzün gerçekleştirmek istediği proje ve faaliyetlere bağlı olarak, halkla ilişkiler girişimlerinizi hedeflediğiniz kitleye uygun hale getirin. Medya Medya, televizyon kanalları, gazeteler, uluslararası haber ajansları, internet ile diğer kurum ve kuruluşların yayınlarını kapsayan geniş bir kavramdır. Diğer medya türleri arasında şunlar yer almaktadır: Online yayınlar Ticari yayınlar Yerel erişimli kablolu yayın yapan televizyon istasyonları Radyodaki kamuoyunu ilgilendiren konularda yapılan "talk-show"lar Şirket içi dergiler İlan tahtası gibi alışılmışın dışındaki medya türleri Medya süresi ve alanı konusunda inanılmaz bir rekabet yaşanmaktadır. Bu nedenle kulübünüzün yaratıcı olması ve her türlü medya seçeneğini dikkate aması gereklidir. Basın duyuruları Basın duyurusu, medyaya bilgi göndermekte kullanılan en yaygın yöntemdir. Bir etkinliğe medyanın ilgisini çeker ve hazırlanacak haberin temelini oluşturur. İyi bir basın bülteni, kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl gibi temel soruları cevaplar. Bültenin tarafsız, kısa ve öz (bir sayfayı geçmesin) olmasına dikkat edin. Bilgi Dosyaları Bir veri dosyası, Rotary, Rotary nin tarihi, hedefleri ve projeleri konusunda temel bilgiler içerir. Veri dosyaları Rotaryenler arasında yeni ve potansiyel üyeleri yetiştirmek amacıyla kullanılır. Bu dosyalar Rotary dışında ise medyaya genel bilgi sağlar, kamu bilinci yaratır, Rotary faaliyetleri hakkında genel olarak toplumu bilgilendirir. UR veri dosyalarını www.rotary.org adresinde bulabilirsiniz. 13
Haber Değeri Olan Kulüp Faaliyetleri Ve Etkinlikler Aşağıdaki faaliyet ve etkinlikler medyanın ilgisini çekebilir: Bir kamu ihtiyacına cevap veren veya daha büyük bir haber trendi sergileyen hizmet projeleri Kulübünüz veya bir yerel kulüp gönüllüsü tarafından desteklenen uluslararası hizmet projeleri Bölgenizdeki gençlerin ve seçkin toplum üyelerinin katıldığı projeler Kulüp toplantısına dikkate değer veya önemli bir konuşmacının katılması UR veya Rotary Vakfı programlarına katılmış bir kişinin, bir başka ülkedeki deneyimlerini aktarması Intercat ve Rotaract faaliyetleri Yerel Kulüplerin veya programların yıldönümleri Güçlü ve görsel unsurların bulunduğu hikayeler Toplumun Rotary hakkında daha bilgili olmasını sağlayacak diğer yöntemler arasında şunlar yer almaktadır: Maraton, geri dönüşüm, fon yaratma amaçlı toplumsal faaliyetler gibi özel etkinliklere sponsorluk yapmak Herkesin görebileceği şekilde sergilenen teşhir panoları ve posterler hazırlamak Gazete ve dergilerde, ilan tahtaları veya otobüslerde, hava ve tren yolu merkezlerinde reklam vermek Diğer kuruluşlardaki halkla ilişkiler personeli ile uyumlu ilişkiler kurmak Rotaryenleri, Rotary rozetlerini takmaya teşvik etmek Çevrimiçi forumlarda, etkinlik takvimlerinde veya diğer kuruluşların web sitelerinde Rotary ye ilişkin bilgiler yayınlamak Olumsuz Görüşlerin Ele Alınması Doğru düzenlenen halkla ilişkiler girişimleri ile, kulübünüz ve Rotary hakkındaki olumsuz görüşleri tersine çevirebilirsiniz. Aynı zamanda, kulübünüzün yerel topluma ve başka ülke toplumlarına fayda sağlayan hizmet projeleri gerçekleştirmesini sağlayın. Guvernör, Guvernör Yardımcısı veya Bölge Halkla İlişkiler Komitesi Başkanı, yerel halkla ilişkiler sorunlarının önlenmesi veya çözümlenmesi konusunda kulüplere bilgi ve destek vermeye hazırdır. 14
Halkla İlişkiler Yoluyla Üye Sayısının Artırılması Halkla ilişkiler, Rotary'ye yeni üye kazandırmak ve mevcut üyeleri korumak açısından büyük önem taşır. Halkla ilişkiler girişimlerinin, potansiyel üyeler arasında ilgi yaratacak şekilde uygun kitleyi hedef almasını sağlamaya yönelik olarak, üyelik komitesi ile iletişim halinde olun. Mevcut Kulüp Üyelerinin Korunmasına Yönelik Öneriler Rotaryenlerin toplum ve okul etkinliklerinde konuşabileceği olanakları araştırın. Kulüp üyelerinin, kulüp faaliyet ve projelerinin ne zaman medyada yer alacağını bilmesini sağlayın. Yeni Üye Kazanmaya Yönelik Öneriler Rotary nin gençlere yönelik ve gençlerle olan çalışmalarını tanıtın. Üyeliğin getirdiği hizmet, mesleki gelişim ve burs olanaklarını vurgulayın. Mesleki ve ticari dergilerde kulüp faaliyetlerini duyurun. Kulübün web sitesinde Rotaryen olmayanlara yönelik bir bölüm hazırlayın ve diğer kuruluşları, web sitelerinden bu bölüme bağlantı vermeye teşvik edin. Üye Sayısının Artırılmasına Yardımcı olan Halkla İlişkiler Stratejileri Yakınınızdaki kulüplerle işbirliği yapın. ABD New Yok Rochester kulübü ile Kanada Toronto kulübü, Spirit of Ontario nun ilk seferinin anısına bir seri fon yaratma faaliyetlerine ortak sponsor olmuştur. Bu olay yerel bir gazetede 30 defa yayınlanmıştır. Uluslararası Rotary, Rochester ve Toronto bölgelerinde Üye Aday Formu sayısında inanılmaz bir artış yaşamıştır. Uluslararası Rotary etkinliklerini duyurun. 2004-05 boyunca dünyanın dört bir yanındaki kulüp ve bölgeler, Rotary nin yüzüncü yılını ve UR Konvansiyonunu kutlamak için kendi toplumlarında ve yerel basında çeşitli halkla ilişkiler girişimlerini koordine etmişlerdir. 2005 UR Konvansiyonu sırasında UR ye, 2004 konvansiyonuna oranla %78 daha fazla Üye Aday Formu gelmiştir. Televizyona çıkın. Geçmiş dönem UR Başkanı Luis Giay, CNN En Español daki Tu Carrera programında bir röportaj yapmıştır. Röportajda Rotary nin eğitim programları tanıtılmış, program Ocak ayında üç kere yayınlanmıştır. Rotary yılı boyunca, Bolivya, Meksika, Nikaragua ve Venezuela dan Üye Aday Formu gönderen 73 kişiden 28 i bu röportajı izlediğini belirtmiştir. Rotary nin kültürel çeşitliliğini vurgulayın. Temmuz 2004 te Times dergisinde (Londra) yayınlanan iki makalede, kulübün özellikle genç profesyoneller ile kadınlara yönelik kültürel çeşitliliği, uygun toplantı saatlerini ve yeni hizmet projelerini teşvik ederek klişeleri değiştirme yönündeki çabaları vurgulanmıştır. O ay İngiltere den gelen Üye Aday Formu sayısında artış yaşanmıştır. Kamu imajı kampanyası düzenleyin. Brezilya São Paulo da, UR nin web sitesi adresini belirten 375 tanıtım panosu ülke geneline yerleştirilmiştir. Panoların sergilendiği dönemde, Brezilya da Potansiyel Üye Formu sayısında bir önceki yıla oranla %503 lük bir artış yaşanmıştır. 15