1 SIRA NO'LU BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STANDARTLARI GENEL TEBLİĞ TASLAĞININ UYGULAMASINA İLİŞKİN BAZI ÖNERİLER 5
1 SIRA NO'LU BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STANDARTLARI GENEL TEBLİĞ TASLAĞININ UYGULAMASINA İLİŞKİN BAZI ÖNERİLER 1 I - GİRİŞ Maliye Bakanlığı defter, defter kayıtları ve belgeler ile beyannamelerinin elektronik ortamda tutulması, düzenlenmesi ve verilmesinin sağlanması amacıyla Vergi Usul Kanunu tarafından kendisine verilen yetkiler çerçevesinde düzenlemelerde bulunmaktadır. Maliye Bakanlığı yapılan ve yapılacak diğer düzenlemeler ile belge düzenlenmesinden defter tutmaya ve sonuç olarak beyanname verilmesine kadar mükellef tarafından fiziki ortamda yapılan tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılmasının sağlanması ve böylece mükelleflerin vergiye müteallik işlemlerinin elektronik ortamda denetlenmesinin sağlanması amaçlanmaktadır. Bu çerçevede e- lektronik beyanname uygulamasına ilişkin yasal düzenlemelerden sonra elektronik defter ile ilgili yasal düzenlemeler yapılmıştır. Ancak bilindiği ü- zere mükelleflerin farklı bilgisayarlı muhasebe programları kullanmaları ve defterlerini de bu programlara göre tutuyor olmaları Maliye Bakanlığı nın mükelleflerden standart bilgi almasına engel teşkil etmektedir. Açıkçası işletmelerin üretmiş oldukları vergilendirmeye ilişkin her türlü kayıt, belge, tablo, döküm vs nin Maliye Bakanlığı nın istediği standartlara sahip değildir. Bu da mükelleflerin kullanmış oldukları bilgisayarlı muhasebe programlarının standart bilgi sağlar haline getirilmesini gerektirmektedir. Ancak bu şekilde mükelleflerden alınan bilgilerin analiz edilmesi ve denetim a- macıyla kullanılması mümkün olacaktır. Dolayısıyla bu yönde yapılacak olan yasal bir düzenlemenin herkesi aynı kefeye koyması gerekmektedir. Mükelleflerin kullandıkları/ kullanacakları bilgisayarlı muhasebe programlarının Standart hale getirilmesi amacıyla V.U.K nun 175 inci maddesi ile Mükerrer 257 nci maddesinin 1 ve 3 numaralı fıkraları hükmü uyarınca Maliye Bakanlığı nca hazırlanan 1 Sıra No'lu Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliğ Taslağı Bakanlığın web sitesinde yayımlanmıştır. Söz konusu tebliğ taslağının uygulamasına ilişkin görüş ve öneriler yazımızın konusunu oluşturmaktadır. II - TÜRK VERGİ HUKUKUNDA DEFTER, DEFTER KAYITLARI, BELGE VE BEYANNAMELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI, DÜZEN- LENMESİ VE VERİLMESİNE İLİŞKİN OLARAK BUGÜNE KADAR YAPILAN YASAL ÇALIŞMALAR : Defter, defter kayıtları, belgeler ve beyannamelerin elektronik ortamda tutulması ve verilmesine ilişkin olarak ilk temel düzenlemeler 4108, 4369 sayılı kanunlar yapılmıştır. Defter, defter kayıtları, belge ve beyannamelerin elektronik ortamda tutulması, düzenlenmesi ve verilmesine ilişkin olarak bugüne kadar yapılan düzenlemeler aşağıdaki gibidir. 1 12.04.2006 tarihinden itibaren Kamuoyunun görüşüne sunulmuş bulunan 1 sıra no lu Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliğ Taslağı, G.İ.B nın 27.08.2006 tarih ve 2006/102 sayılı yazıları ileri bir tarihte değerlendirilmek üzere G.İ.B internet sitesinden kaldırılmıştır. 6
i - Bilgisayarlı Muhasebe Programlarının İçermesi Gereken Asgari Standartlara İlişkin Düzenlemeler 02.06.1998 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 4108 sayılı kanunun 4. maddesi ile V.U.K 175/2 maddesinde yapılan değişiklikle Maliye Bakanlığı muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgarî hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır. ii - Defter Kayıt ve Belgelerin Elektronik Ortamda Tutulması, Saklanmasına İlişkin düzenlemeler 29.07.1998 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 4369 sayılı kanunun 5. maddesi ile V.U.K mük. 257/3 maddesinde yapılan değişiklik ile Maliye Bakanlığı, Tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye, yetkili kılınmıştır. 31.07.2004 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 4369 sayılı kanunun 4. maddesi ile de V.U.K 256 maddesinde yapılan değişiklik ile Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257 nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerli. Olacağı belirtilmiştir. Daha sonra 31.12.2001 tarihinde yayımlanan 4731 sayılı kanunun 4/E maddesi ile V.U.K Mük.242/2.maddesinde değişiklik yapılmıştır. Maddeye göre Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Elektronik belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür. Elektronik kayıt, e- lektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesini ifade eder. Bu Kanunda ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtlar için di- 7
ğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır. Ayrıca Maliye Bakanlığınca yayımlanan 360 sıra numaralı V.U.K Genel Tebliği ile defter ve belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. iii - Beyanname, Bildirim Ve Bilgilerin Elektronik Ortamda Düzenlenmesi Ve Verilmesi İle İlgili Olarak Yapılan Düzenlemeler 31.07.2004 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 4369 sayılı kanunun 5. maddesi ile V.U.K Mük. 257/4 maddesi Maliye Bakanlığı, Bu Kanunun 149 uncu maddesine göre devamlı bilgi vermek zorunda olanlardan istenilen bilgiler ile vergi beyannameleri ve bildirimlerin, şifre, elektronik imza veya diğer güvenlik araçları konulmak suretiyle internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında verilmesi, beyanname ve bildirimlerin yetki verilmiş gerçek veya tüzel kişiler aracı kılınarak gönderilmesi hususlarında izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, beyanname, bildirim ve bilgilerin aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu zorunluluğu beyanname, bildirim veya bilgi çeşitleri, mükellef grupları ve faaliyet konuları itibarıyla ayrı ayrı uygulatmaya yetkilidir. 340, 246, 347, 350 ve 351 sıra numaralı V.U.K Genel Tebliğleri ile 15 numaralı V.U.K sirkülerinde Beyanname ve Bildirimlerin elektronik ortamda verilmesine ilişkin düzenlemeler yapılmıştır. III - 1 SIRA NO'LU BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STAN- DARTLARI GENEL TEBLİĞ TASLAĞI HAKKINDAKİ GÖRÜŞ VE ÖNERİLE- RİMİZ V.U.K nun 175 inci maddesi ile Mükerrer 257 nci maddesinin 1 ve 3 numaralı fıkraları hükmü uyarınca düzenlenen 1 Sıra No'lu Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliğ Taslağı Maliye Bakanlığı web sitesinde kamuoyunun görüşüne sunulmuş bulunmaktadır. Taslak çerçevesinde gerek meslek odaları, gerek bilgisayar yazılım şirketleri, gerekse üniversiteler ve diğer ilgili kişi ve kuruluşlar taslak hakkındaki görüş ve eleştirilerini Maliye Bakanlığı na iletmektedirler. Söz konusu sürecin tamamlanması ile de Maliye Bakanlığı nın ilgili taslağa son şeklini verip uygulamaya koyacağı kanısındayız. a - Taslak Tebliğin Kapsamı Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun(1) (VUK) 175 inci maddesi ile Maliye Bakanlığı; muhasebe standartları, tek düzen hesap 8
planı ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır. Maliye Bakanlığı kanuni yetkisini kullanarak Bilgisayarlı muhasebe programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartların kapsamını 1 Sıra No'lu Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliğ Taslağı nda aşağıdaki gibi belirlemiştir. 1 - Muhasebe kayıtlarını onaylı muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izlemesi gereken mükellefler ile kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin uyması gereken kurallar ve sorumluluklar, 2 - Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar ve sorumluluklar, 3 - Muhasebe bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartlar, Bilindiği üzere mükellefler büyüklükleri ve sektörlerine göre farklı farklı bilgisayarlı muhasebe programları kullanmaktadırlar. Taslak tebliğden de görüleceği üzere mükelleflerin kullanmış oldukları, 1 - Kurumsal Kaynak Planlaması programları, (Sap, oracle vs programlar), 2 - Muhasebe programları (Dışarıdan hazır olarak satın alınan muhasebe programları), 3 - Kendi işletmelerinde geliştirilen muhasebe programlarının, tamamını kapsayacak şekilde düzenleme yapılmıştır. Söz konusu taslak ile bilgisayarlı muhasebe programlarının Maliye Bakanlığı nın belirlediği standartlara uygun olması amaçlanmaktadır. b - Taslak Tebliğ İle İlgili Görüş Ve Önerilerimiz i - Muhasebe Programları Test Komisyonu Taslağın III. Bölümünde muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerin uyması gereken kurallar açılanmıştır. Buna göre; 1- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olduğuna ilişkin Bakanlık onayı almak isteyen gerçek ve tüzel kişiler bir dilekçe ve ekinde muhasebe programlarının bir örneği ile Maliye Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığına başvuracaklardır. 2 - Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığı Muhasebe Programları Test Komisyonunun görüşü alınarak Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylanır ve muhasebe programı üreticisine bildirilir. Muhasebe programlarının aynı 9
zamanda, bu Tebliğle belirlenen beyanname ve bildirimlerin Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderilmesine ilişkin testleri de geçmesi zorunludur. Test senaryoları ve muhasebe programları onaylanmış üreticilerin listesi Gelir İdaresi Başkanlığının www.gelirler.gov.tr internet sitesinde yayımlanır. 3- Muhasebe Programları Test Komisyonu, Gelir İdaresi Daire Başkanı Başkanlığında, Yüksek Öğretim Kurumunca Üniversitelerden bir, Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumundan bir, Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odaları Birliğinden bir Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve bir Yeminli Mali Müşavir olmak üzere iki, Yazılım Eser Sahipleri Meslek Birliğinden bir ve Yazılım Sanayicileri Derneğinden görevlendirilen bir üyeden kuruludur. Komisyon, muhasebe programlarının asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığını tespit etmek ve Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmekle görevlidir. Bilindiği üzere bilgisayarlı muhasebe programları binlerce sayfa kod tan oluşmaktadır. Her kod yazılırken de büyük harfin, noktanın virgülün, vs önemi bulunmaktadır. Herhangi bir farklı yazım programın farklı işlemesine neden olmaktadır. Muhasebe programları test komisyonunun söz konusu muhasebe programlarındaki kodları kontrol etmesi hem zaman hem de teknik açıdan mümkün olmadığını düşünmekteyiz. Yine programın Maliye Bakanlığı nca uygun bulunmasından sonra programda yapılacak değişikliklerin ayrıca test komisyonunca yeniden değerlendirilmesi ve onaylanması gerekmektedir. Muhasebe programları test komisyonunun söz kontrolleri yapması hem iş yükü hem de zaman açısından mümkün görünmemektedir. Bu nedenle de muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerin yapmış oldukları muhasebe programlarının Maliye Bakanlığı nın belirlediği standarttaki verileri üretip üretmediğine bakılması ve bu duruma uygun olanlara Maliye Bakanlığınca onay verilmesi görüşündeyiz. ii - Elektronik Ortamda Tutulan Defterler Kayıtlarının Kağıt Ortamına Aktarılması Zorunluluğu : Söz konusu taslağın I-4 bölümünde mükelleflerin, bilgisayar programı aracılığıyla izledikleri muhasebe kayıtlarını 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca yasal kağıt defter ve belgelerinde olduğu gibi saklamak ve vergi inceleme elemanlarınca istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Bu nedenle mükelleflerin, muhasebe işlemlerinde kullandıkları bilgisayar ve/veya programlarda meydana gelebilecek bozulma, çalınma gibi risklere karşı önlem almaları gerekmektedir. Muhasebe kayıtlarının geçici vergi dönemleri itibariyle başka bir elektronik ortama aktarılarak saklanması zorunludur. Bilindiği üzere 11.07.2006 tarih ve 26225 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 361 seri numaralı V.U.K Genel Tebliği ile kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, i- letilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. Söz 10
konusu tebliğin 3. bölümüne göre Maliye Bakanlığı nca elektronik muhasebe sistemleri, donanım ve muhasebe programları ile personel ve sistem güvenlikleri onaylananların defter, defter kayıtları ve belgelerini elektronik ortamda tutmalarına müsaade edilecektir. Maliye Bakanlığı nca söz konusu mükelleflerin uygulamaya uyum sağlayabilmeleri bir hazırlık dönemi öngörülmektedir. Söz konusu hazırlık dönemi en fazla beş yıldır. Hazırlık dönemi içinde mükellefler, sadece elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında tutacaklardır. Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe, elektronik defter ve belge uygulaması için bir izin belgesi verilecek ve Mükelleflerin defter ve belgelerini yalnızca elektronik ortamda tutmalarına izin verilecektir. Düzenlemelerden de görüleceği üzere Hazırlık dönemi içersinde defter ve belgelerin eskisi gibi kağıt ortamında tutulması hem de elektronik ortamda da tutulması gerekmektedir. Günümüzde bazı sektörlerde özellikle telekomünikasyon sektörü gibi çok müşterili sektörlerde işletme ölçekleri oldukça büyümüştür. Defterlerin sadece elektronik ortamda tutulması işletme ölçeklerinin arttığı dikkate alınarak mükellefleri kağıt, basım vs gibi maliyetlerden kurtaracaktır. Bu nedenle bazı sektörlerde hazırlık döneminin kısa tutulmasında fayda görmekteyiz. Yine 361 seri numaralı V.U.K tebliği uyarınca elektronik olarak defter tutmalarına izin verilen mükellefler alış ve gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri içerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, ayrıca bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza edeceklerdir. Mükellefler, anlaşmalı matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek suretiyle Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları belgelerin aslını, kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye verecek, ancak bu belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına uygun şekilde elektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza edeceklerdir. Yazımızın III-b/iii bölümünde belirtildiği üzere elektronik ortamda tutulan defter ve belgenin Maliye Bakanlığında veya başka kurumlarda saklanmasına ilişkin yasal düzenlemelerin bir an önce yapılarak sadece elektronik ortamda belge düzenine geçilmesinin hem Maliye Bakanlığı hem de mükelleflere sayısız yarar sağlayacağı düşüncesindeyiz. Önerimiz: Maliye Bakanlığı nca elektronik ortamda defter tutmaları o- naylanan mükelleflerin bulundukları sektör ve işletme ölçekleri dikkate alınarak Hazırlık dönemlerinin kısa tutulması ve belgelerin sadece elektronik ortamda tutulmasına ilişkin yasal düzenlemelerin bir an önce yapılmasının sağlanması. iii - Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerin Saklanması Hususu: VUK nun Mükerrer 257 nci maddesinin 1 ve 3 numaralı fıkraları hükmü ile Maliye Bakanlığı; tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye ve bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili kılınmıştır. Bu yetki çerçe- 11
vesinde Maliye Bakanlığı elektronik ortamda tutulan defter ve belgenin Maliye Bakanlığında veya başka kurumlarda saklanmasını zorunlu hale getirebilecektir. Yetki maddesinde yer alan kurum özel bir şirket olabileceği gibi bir meslek örgütü de olabilecektir. Yürürlükteki mevzuat ve ilgili tebliğ taslağına göre elektronik ortamda tutulacak olan defter ve belgelerin muhafazası halen bizzat mükellef tarafından sağlanacaktır. Ancak bu konuda yukarıda belirtilen şekilde bir düzenlemeye gidilmesi halinde, kayıt ve belgelerin saklanacağı üçüncü kurum açısından bir çok sorun gündeme geleceği aşikardır. iv - Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerin Kapanması Hususu: Bilindiği üzere K.D.V beyannameleri takip eden ayın 20. günü akşamına kadar verilmektedir. Dönem içersinde 20 günlük süre kayıtların düzeltilmesi için yeterli değildir. Bu nedenle dönem içindeki düzeltme süresinin beyanname verme süresi ile paralel olması mükellefe yardımcı olacaktır. Örneğin geçici vergi beyannamelerinin verildiği tarihe kadar düzelmelerin bitirilmiş olması istenebilir. Yine 31.12. itibarıyla dönem sonuna kadar ki işlemlerin izleyen ayın 20 ne kadar defterlere kayıtlarının yapılması bazı gider belgeleri ve faturalar bu sürenin sonunda mükellefin eline geçmesi nedeniyle mümkün görünmemektedir. Ayrıca dönem sonunda envanter işlemleri ve kayıtları için süre gerekmektedir. Bu durumda mükellefin aralık ayı işlemleri için yevmiye kayıtlarının geçici vergi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar yapılması ancak dönem sonu envanter işlemleri için ise mükellefi de süre bakımından rahatlatacak bir zaman diliminin yapılacak düzenlemede yer alması halinde taslak tebliğin uygulamasının daha uygun olacağı düşüncesindeyiz. Önerimiz: Dönem içinde yapılan işlemlere ilişkin defter kayıtlarının geçici vergi beyannamesi verilme süresi sonuna kadar, dönem sonu envanter işlemlerine ilişkin yevmiye kayıtlarının ise Maliye Bakanlığı nca yapılacak düzenleme ile verilecek makul bir süre. v - Yevmiye Kayıtlarında Bulunması Gereken Asgari Bilgiler Taslağın 4.1 Muhasebe programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartlar bölümde Muhasebe programlarının içermesi gereken ve her bir yevmiye kaydında bulunması gereken asgari bilgiler sayılmaktadır. Bunlar aşağıdaki gibidir. 1 - Yevmiye fişinin tarihi ve yevmiye madde numarası 2 - Yevmiye fişinin cinsi (mahsup, tahsil, tediye) ve numarası 3 - Tüm hesapların en alt seviyesindeki kodları ve isimleri 4 - Dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarası 5 - Belge türü ( Fatura, İrsaliyeli Fatura, Gider pusulası v.b.) 6 - Müşterinin adı-soyadı, unvanı 7 - Mal ve/veya hizmet satın alan veya satın alınan kişinin Vergi Kimlik Numarası ve T.C. Kimlik Numarası (gerekmesi halinde) 12
8 - Mal veya hizmetin cinsi, fiyatı, miktarı, tutarı 9 - Katma Değer Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın KDV tutarı ve oranı) 10 - Özel Tüketim Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın ÖTV tutarı ve oranı ) 11 - Özel İletişim Vergisi 12 - Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi 13 - Çalışan kişilerin sayısı, adı-soyadı, ücreti, tevkif edilen gelir vergisi ve prim ödemeleri tutarı 14 - Bağımlı kişilerle yapılan işlemler 15 - Açıklama ve diğer bilgiler. Mükelleflerin, tutarına bakılmaksızın alış faturalarını asgari bilgileri içerecek şekilde kaydetmeleri zorunlu olup 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre Maliye Bakanlığınca tespit belirlenen fatura düzenleme sınırı altındaki satış kayıtlarını asgari bilgilerin hepsini içerecek şekilde kaydetmeleri ihtiyaridir. Yevmiye kayıtları yukarıda belirtilen asgari bilgilere sahip olmalı ve gerektiğinde inceleme elemanlarına ibraz edilmelidir. Ancak, programlar yevmiye kayıtlarının yevmiye defterine asgari bilgileri içerecek şekilde ayrıntılı veya toplam tutarlar olarak kaydedilmesine izin verecek şekilde hazırlanabilir. Muhasebe kayıtları en alt seviye kodlarına göre kaynak belge ilişkisini sağlamalıdır. Yevmiye fişinde defteri kebir hesabı, ara hesaplar ve en alt seviye kodları ve isimlere göre listelenmelidir. Yevmiye kayıtlarında bulunması gereken asgari bilgilerden Dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarası ile ilgili bilgi sisteme nasıl girilecektir. Halen fatura,sevk irsaliyesi ve benzeri dokümanların seri ve sıra numarasını sisteme kaydetmek için yazıcıya takılan her belgenin seri ve sıra numarasının sisteme yazılması gerekmektedir. Bu ise oldukça zaman almakta ve hatalı girişler mümkün olabilmektedir. Söz konusu işlemin elle girilmesi yerine sistem tarafından otomatik olarak girilmesi daha uygun olacaktır. Bunun içinde her bir belge için sistem tarafından ayrı bir referans numarası üretilmesi ve üretilen bu numaranın belgenin üzerine yazılması ve böylece belgelerin elektronik ortamda kontrol edilmesi mümkün olacaktır. Yevmiye kayıtlarında bulunması gereken asgari bilgilerden biride Katma Değer Vergisinin tutar ve oran olarak yevmiye maddesinde (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın KDV tutarı ve oranı ) gösterilmesidir. Her bir faturada yer alan mal bedellerine ilişkin K.D.V oranları ve tutarlarının ayrıştırılması ve bu K.D.V tutarlarının yevmiye defterinde yer almasının denetim açısından herhangi bir faydası bulunmamaktadır. Çünkü denetim elemanının sayfalarca yevmiye maddesini kontrol etmesi mümkün değildir. Bu nedenle faturalarda sadece toplam K.D.V tutarı görülmesi daha uygun olacaktır. Aylık K.D.V tutarlarının hangi faturalardan kaynaklandığının tespit edilebilmesi halinde detaylı bilgi söz konusu faturalara bakılarak elde edilecektir. Bu nedenle her bir faturada K.D.V 13
oran ve tutarlarının ayrıştırılması yerine toplu olarak yer almasının sistemi olumsuz yönde etkilememektedir. Yevmiye kayıtlarında bulunması gereken asgari bilgilerden biride Müşterinin adı-soyadı, ünvanı nın yevmiye kaydına yazılmasıdır. Özellikle çok fatura düzenleyen firmalarda müşterinin adı ve soyadının yevmiye defterinde yer almasının denetim elemanlarına herhangi bir kolaylık sağlamayacaktır. Tek tek yevmiyeden bu kayıtlara bakmak ve burdan bir sonuca ulaşmak mümkün görünmemektedir. Bu nedenle muhasebe programında müşteri hesaplarını kontrol edilebilecek bir düzenleme yapılması halinde müşterinin ad ve soyadının yevmiye kaydına yazılmasına gerek kalmayacağı düşüncesindeyiz. Görüş ve Önerilerimiz Dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarası ile ilgili olarak program tarafından oluşturulan bir referans numarasının kullanılması amaca hizmet edecektir. Belgelerde yer alan K.D.V nin toplam tutarının görülmesi ancak istenildiği zamanda bu tutarın bileşenlerine program aracılığıyla ulaşılabilmesinin mümkün bulunması gerektiğini düşünmekteyiz. Ayrıca her bir belgede yer alan müşteri ad ve soyadının yevmiye kayıtları yazılmak yerine müşteri listelerine program aracılığıyla ulaşılmasının hem mükellef hem de mükelleflere en az maliyet ancak daha çok fayda getireceğine inanmaktayız. Muhasebe kayıtlarının en az seviyede hesap kodlarının görülmesi, her işlem ile ilgili kayıtların defterler dökülmesi mantığının bir uzantısıdır. Muhasebe kayıtlarının en az seviyede defterlere basılması zorunluluğunun kaldırılarak defter kayıtlarının sadece elektronik ortamda tutulması halinde mükellef açısından herhangi bir ek külfet oluşmayacağı, Maliye Bakanlığı nın da muhasebe kayıtlarındaki en az seviyede hesap kodları ile detaylı inceleme yapması mümkün olacaktır. vi - Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası Muhasebe programları, yevmiye kayıtlarından aylık olarak ve aşağıda belirtilen algoritma ile hesaplanacak olan Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası oluşturulacak şekilde hazırlanacaktır. Söz konusu algoritma, muhasebe sisteminin temeli olan yevmiye kayıtlarından bir kontrol kodu oluşturma temeline dayanmaktadır. Yevmiye kayıtlarındaki tutarlar ana hesap kodları ile çarpılacak ve her satır için bir rakam bulunduktan sonra bu rakamlar toplanarak ilgili dönem için muhasebe kontrol numarasını oluşturacaktır. Kayıt kontrol numaraları vergi incelemesinde ve denetim aşamasında kayıtlarda değişiklik olup olmadığının tespitinde kullanılacağı için programlar kontrol numaralarını hesaplayan ve raporlayan bir bölüme sahip olmalı, günlük ve aylık kontrol numaralarını raporlayabilecek ve beyan edilenlerle kontrol edebilecek şekilde olmalıdır. Denetim aşamasında hesaplanan kontrol numaraları ile beyan edilen kontrol numaralarının farklı olması, mükellefin geçmişe yönelik kayıtlarda değişiklik yaptığını veya programın bu asgari standarda uygun olmadığını gösterecektir. Görüş ve Önerilerimiz Muhasebe kayıt kontrol numarası yevmiye maddelerindeki hesap kodları ve tutarlardan hareketle yeni bir numara üretilmesidir. Her bir işlem için 14
üretilen bu numaralar kodlanacağından bir işlem için iki kayıt yapılması ihtimali çok düşüktür. Ancak milyonda bir ihtimalde olsa aynı numaranın tutturulması mümkün bulunmaktadır. Kayıt kontrol numarası ile Maliye Bakanlığı mükelleflerin yapmış oldukları işlemleri defterlerine bir kez kaydettikten sonra bir daha bu yevmiye maddesini değiştirmemesini amaçlamaktadır. Kayıt kontrol numarası ile kayıtların zamanında yapılmasının sağlanması ve yapılan yevmiye kaydının hatalı olması halinde muhasebe ilkelerine uygun olarak hataların düzeltilmesi ve böylece düzeltilen hatanın da görülebilmesi istenmektedir. Dolayısıyla Kayıt kontrol numarası ile mükelleflerin geriye dönüp muhasebe kayıtları üzerinde oynamalar yapması engellenmek istenmektedir. Ancak her bir işlem için Kayıt kontrol numarasının verilmesi kayıt kontrol numarasının özellikle satışları çok olan firmalarda oldukça yüksek rakamlara ulaşmasına neden olacağını düşünmekteyiz. vii - Taslağın Uygulamaya Başlama Tarihi Taslağa göre Bilanço usulüne göre defter tutan mükelleflerden; - 4 sıra numaralı Vergi Beyannamelerinin Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerce İmzalanması Hakkında Genel Tebliği ile belirlenen ve diledikleri takdirde Yeminli Mali Müşavirlere tasdik işlemi yaptıracak mükellefler için 2006 yılına ilişkin olarak belirlenecek hadleri aşanların 01.01.2007 tarihinden, - Diğerlerinin ise 01.01.2008 tarihinden itibaren muhasebelerini Maliye Bakanlığınca onaylanmış bilgisayar programları aracılığıyla izlemeleri gerekmektedir. 2006 yılı için belirlenecek hadlerin altında kalmakla birlikte dileyen mükellefler de 01.01.2007 tarihinden itibaren onaylı programlar kullanabilir. Görüş ve Önerilerimiz Söz konusu tebliğ taslağının en erken 01.01.2007 tarihinden itibaren bir kısım yürürlüğe girmesi düşünülmektedir. Oysa mükelleflerin kullanmış oldukları muhasebe programlarının tekrar gözden geçirilmesi, Maliye Bakanlığı nın istediği verileri istediği koşullarda yerine getirmesi için bir kısım programın yeniden yazılması, bu programlara bazı eklemelerin yapılması, bu programları kullanacak kişilerin eğitilmesi gerekmektedir. Tüm bu süreçlerinde tamamlanması içinde taslakta belirtilen süreden daha fazla bir sürenin konu ile ilgili taraflara sağlanması gerekmektedir. Bu nedenle taslağın 01.01.2007 tarihinden itibaren uygulanma şansı bulunmamaktadır. Önerimiz: Taslağın uygulama tarihinin yukarıda belirtilen hususların gerçekleşmesini sağlayacak bir süre sonra başlatılmasına ilişkin düzenlemenin yapılması. IV - SONUÇ Maliye Bakanlığı nca hazırlanan 1 Sıra No'lu Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliğ Taslağı nın uygulamasına ilişkin olarak; 1- Taslakta yer alan muhasebe programlarının Maliye Bakanlığı standartlarına uygun olup olmadığının tespitine ilişkin oluşturulması düşünülen Muhasebe Programları Test Komisyonu nun muhasebe programları ile bu programlarda ileride yapılacak değişikliklere ilişkin olarak program 15
kodlarını kontrol etmesi hem zaman hem de teknik açıdan mümkün olmadığı, 2- Taslak ile Maliye Bakanlığı nın belirlediği standartlar çerçevesinde defter, defter kayıtları ile belgelerin elektronik ortamda tutulmasına yönelik düzenlemeler yapılmaktadır. Ayrıca 361 seri numaralı V.U.K tebliği uyarınca Maliye Bakanlığı nca muhasebe sistemleri onaylananların belirlenen hazırlık dönemi içersinde hem elektonik hemde fiziki olarak defter tutmaları gerekliliği belirtilmiştir. Elektronik ortamda defter tutmaları onaylanan mükelleflerin bulundukları sektör ve işletme ölçekleri dikkate alınarak hazırlık dönemlerinin kısa tutulması ve belgelerin sadece elektronik ortamda tutulmasına ilişkin ise ilgili yasal düzenlemelerin bir an önce yapılması, 3- Elektronik ortamda tutulan defter ve belgenin Maliye Bakanlığı nda veya mükellef tarafından veya başka kurumlarda saklanabilir. Ancak defter kayıtları ve belgelerin başka kurumlarda saklanmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskleri ortadan kaldıracak düzenlemelerin yapılması, 4- Elektronik ortamda tutulan defterlere yapılacak kayıtların -Dönem i- çinde yapılan işlemlere ilişkin defter kayıtlarının geçici vergi beyannamesi verilme süresi sonuna kadar, dönem sonu envanter işlemlerine ilişkin yevmiye kayıtlarının ise Maliye Bakanlığı nca yapılacak düzenleme ile verilecek makul bir sürede yapılmasına ilişkin düzenlemelerin yapılması, 5- Yevmiye kayıtlarında bulunması gereken asgari bilgilerden dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarasının sisteme elle yazılarak girilmesi yerine her bir belge için sistem tarafından üretilen ayrı bir referans numarası ile sisteme girişini sağlayacak düzenlemenin yapılması, 6- Yevmiye kayıtlarında bulunması gereken asgari bilgilerden biri olan Katma Değer Vergisinin tutar ve oran olarak yevmiye maddesinde (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın KDV tutarı ve oranı ) gösterilmesi yerine ilgili faturalarda K.D.V oran ve tutarlarının toplu olarak gösterilmesini sağlayacak düzenlemenin yapılması, 7- Yevmiye kayıtlarında bulunması gereken asgari bilgilerden olan müşterinin adı-soyadı, ünvanı nın yevmiye kaydında yer alması yerine yapılacak bir düzenleme ile muhasebe programındaki müşteri hesaplarının kontrol edilebilmesinin sağlanması, 8- Yevmiye maddelerindeki hesap kodları ve tutarlardan hareketle üretilen Muhasebe kayıt kontrol numarası ile kayıtların zamanında yapılması ve yapılan yevmiye kaydının hatalı olması halinde de muhasebe ilkelerine uygun olarak hataların düzeltilmesi ve böylece mükelleflerin geriye dönüp muhasebe kayıtları üzerinde oynamalar yapmasının engellenmesi amaçlanmakta ancak dönem sonu kayıtlara ilişkin uygun bir süre düzenlemesinin yapılması, 9- Mükelleflerin kullanmış oldukları muhasebe programlarının tekrar gözden geçirilmesi, Maliye Bakanlığı nın istediği verileri istediği koşullarda yerine getirmesi için bir kısım programın yeniden yazılması, bu programlara bazı eklemelerin yapılması, bu programları kullanacak kişilerin eğitilmesi belirli bir süreyi gerektirmektedir. Bu nedenle taslağın uygulama tarihinin 01.01.2007 tarihi yerine uygulamanın gerçekleşmesini sağlayacak bir süre sonunda başlatılmasına ilişkin düzenlemenin yapılması halinde taslağın uygulamasının hem Maliye Bakanlığı hem de mükellef açısından daha az külfetle daha çok iş sonucunu doğuracağını düşünmekteyiz. 16