EVRAKA. Elektronik Doküman ve Belge Yönetim Sistemi ÜRÜN AÇIKLAMASI DOKÜMANI

Transkript

1 EVRAKA Elektronik Doküman ve Belge Yönetim Sistemi ÜRÜN AÇIKLAMASI DOKÜMANI TSE ISO/IEC 25051:2015 Standardı 5.1 maddesine göre hazırlanmış Ürün Açıklaması dokümanı HAVELSAN A.Ş. Mustafa Kemal Mah Cd. No:39 ÇANKAYA ANKARA

2 İçindekiler 1. Kullanılabilirlik 2. Tanımlamalar ve Göstergeler 3. Haritalama 4. İşlevsel Uygunluk 5. Performans 6. Uyumluluk 7. Kullanılabilirlik 8. Güvenilirlik 9. Güvenlik 10. Bakımlılık 11. Taşınabilirlik 12. Etkinlik 13. Verimlilik 14. Memnuniyet 15. Riskten Korunma 2

3 1.Kullanılabilirlik Evraka (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Kurumsal yapılarda üretilen tüm belge tabanlı arşivlenebilir malzemeleri üretmek, dağıtımını sağlamak ve arşivlenerek yönetilmesini sağlayan bir yazılımdır. Belgenin üretilmesi, akışlarının yapılması e-paraf ve e-imza işlemlerinin tamamlanarak sayı alınması ve arşivlenmesi işlevlerini yönetir. Bunların yanında formların ve iş akışlarının yönetilmesiyle kompleks akış ve işlevleri yerine getirebilir. Ayrıca kurumunuza / işyerinize ait Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) adresi var ise KEP ile entegre şekilde çalışarak, gelen / giden KEP lerinizi Evraka içerisinde yönetmenizi sağlar. 2.Tanımlamalar ve Göstergeler Ürün Adı: Evraka (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) (Kullanıma hazır paket program) Versiyon: Evraka V Tarih: Üretici: HAVELSAN A.Ş. Adres: Mustafa Kemal Mahallesi 2120 Cad. No:39 P.K.: Çankaya/Ankara Web/e-Posta : info@havelsan.com.tr Telefon/Fax : Sahipliği: Üretimi ve tüm hakları Havelsan A.Ş. ne aittir. a)-bakım/destek: Yazılım kurulumunda tarafımızdan destek sağlanmaktadır. Yazılım kurulduktan ve eğitimleri verildikten sonra 1 (bir) yıl boyunca garanti kapsamında tutulur. b)-teknik Destek: Herhangi teknik bir arıza durumunda çevrimiçi yardım masası üzerinden alınan talepler doğrultusunda ilgili iyileştirmeler yapılır. Güncelleme: Yeni çıkarılan güncellemeler ve iyileştirmeler tarafımızdan yüklenmektedir. c)-resmi Uygunluk: Evraka, 02 Şubat 2015 tarihli Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usuller ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik, Türk Standardları Enstitüsü (TSE) nün TS standardı, Başbakanlık 2005/7 Genelgesinde belirtilen ve Arşivler Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan Standart Dosya Planı (SDP) ile uyumlu çalışmaktadır. Ayrıca Türk Silahlı Kuvvetleri Karargah Hizmetleri Yönergesi 75-1(B) ve 71-1(C) Türk Silahlı Kuvvetleri Arşiv Yönergesi ile uyumluluk göstermektedir. d)-kayıtlı Elektronik Posta (KEP): KEP ile ilgili olarak; PttKep ile hali hazırda aynı anda çalışabilmektedir. İhtiyaca uygun diğer KEP servisleriyle hızlıca entegre olabilmektedir. 3

4 3.Haritalama a) Aynı anda farklı pencereler aktif olarak kullanılabilmektedir. b) Sürükleme ve bırakma fonksiyonlarına sahiptir. c) Yazılım web tabanlıdır. Uygulama sunucusu olarak IBM Websphere, Tomcat uygulama sunucularında ve Linux CentOS, Ubuntu işletim sistemlerinde çalışmaktadır. Yazılımın Çalışması için internet tarayıcısına ihtiyaç vardır. d) Yazılım Java dilinde yazılmıştır. e) Uygulama veri tabanı bağımsız şekilde çalışmaktadır. Şu anda Microsoft SQL Server, IBM DB2 ve Oracle veritabanı sistemlerinde kullanılmaktadır. f) Uygulama yazılımına bağlanan bilgisayarlar minimum 2.2 GHz işlemci ve 4 GB ana bellek Özelliklerine sahip olmalıdır. g) Uygulama ekranları en düşük 1024x768 ekran çözünürlüğünü destekleyebilmelidir. h) EBYS, Web tabanlı, merkezi yapıda, çok katmanlı mimaride ve genişleyebilen bir yapıdadır. i) Yazılımda belge, kullanıcı, sınırlamaları bulunmamaktadır. j) Yazılım TCP/IP üzerinden çalışmaktadır. k) Her belge Elastic Search uygulması üzerinde indekslenmektedir ve belge aramaları yine Elastic Search üzerinden yapılmaktadır. l) 02 Şubat 2015 tarihli Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usuller ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik, Türk Standardları Enstitüsü (TSE) nün TS standardı, Başbakanlık 2005/7 Genelgesinde belirtilen ve Arşivler Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan Standart Dosya Planı (SDP) ile uyumlu çalışmaktadır. m) Yazılıma erişim IP bazlı kısıtlanabilmektedir. 4.İşlevsel Uygunluk a) Çalıştırılabilir dosyalar sisteme eklenememektedir. Örnek olarak ; sh,.exe uzantılı dosyalardır. b)yüklenebilecek dosya boyutu sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmektedir. c) Arama modülünde arama yapıldığında, o aramaya ilişkin maksimum 1000 belge gösterilmektedir. 5.Performans a) Sunucu; - Sunucu tarafında 16 GB bellek 4 çekirdekli işlemci ve 100 gb disk yazılımın çalışması için yeterlidir. Ancak disk boyutunu oluşturulan ve yüklenen belgeler ile veritabanın büyüklüğü belirleyecektir. b) İstemci Bilgisayar; - Yazılımın çalışması için 2.4 Ghz işlemci, 4 gb ram e ihtiyaç duyulmaktadır. - Uygulama ekranları en düşük 1024x768 ekran çözünürlüğünü destekleyebilmelidir. - Yazılım web tabanlı olduğu için tarayıcı yüklü ve uygulama sunucusuna erişim yetkisi olan bir bilgisayara ihtiyaç vardır. 6.Uyumluluk a) Sunucu; - Sunucu tarafında ise CentOS 7 veya Ubuntu işletim sistemi kullanılmaktadır. 4

5 - Kullanılan tüm yazılımlarda açık kaynak kodlu olma prensibinden taviz verilmemiştir. b) İstemci; - Yazılım web tabanlı olarak Windows 7 ve üstü, Linux CentOS 7, Ubuntu ve MacOS 10 ve üstü işletim sistemlerinde çalışmaktadır. - Tarayıcı olarak Firefox38 ve üstü, Chrome 46 ve üstü ve İnternet Explorer 10 çalışmaktadır. 7.Kullanılabilirlik a) Yazılım web tabanlı ve kolay bir arayüze sahiptir. b) Aynı anda birden fazla sekme açılarak multitask olarak çalıştırılabilir. c) Yazılım hiçbir yerinde kod kullanılmasına gerek yoktur. Tamamen görsel arayüzlere sahiptir. d) Her kullanıcı sistem yöneticisi tarafından verilen yetkiler çerçevesinde ekranlar, simgeler ve butonlar görmektedir. e) Kullanıcılar sadece yetkisi bulunan materyallere erişim sağlayabilmektedir. f) Yazılım tamamen Türkçe dir. Aynı zamanda İngilizce dil desteği sağlamaktadır. g) Belge oluşturulmasında zorunlu alanlar işaretlenmiştir ve o alanlar doldurulmadan ilerlemeye izin verilmemektedir. h) Lisanslı bir uygulama kullanılmayıp, kullanılan tüm yazılımlar açık kaynak kodlu olduğundan, son kullanma tarihleri yoktur. i) İmzalanarak gelen belgeler geri gönderilemez. Bu işlemin engellenmesi için geri gönderme butonu imzalanarak gelen belgelerde pasif olmaktadır. j)evraka içerisinde zorunlu alanlara giriş yapılmadığı veya yanlış giriş yapıldığı durumlarda alan kırmızı ile işaretlenir ve kullanıcıdan bu girişi doğru yapması beklenir. k)evraka içerisinde yazı/numerik giriş/e-posta gibi alanlar başka bir çeşit girişe izin vermeyecek şekilde belirlenmiştir, numerik girişlerde yazı karakteri girişi yapılamamaktadır. 8.Güvenilirlik a) Yazılımda her durumda anlaşılabilir hata ve kısıtlama açıklamaları kullanılmıştır. b) Sistemde tüm işlemler kayıt altına alınır. c) Kurum istediği takdirde veri tabanı birden fazla sunucuda yedekli çalışabilmektedir. Bu şekilde performans artmakta, sunucu kaybına binaen veri kaybolmamaktadır. d) Kullanıcıların yaptıkları işlemlere dair kaydetme, silme vs durumlarında işlemin başarılı olduğuna dair bildirimler gösterilmektedir. e)veri kaydetme, saklama ve geri yükleme işlemleri ilgili Kurum tarafından yapılmaktadır. Bu konuda teknik bilgilendirme kuruma verilen ön eğitimler sırasında anlatılmaktadır. 9.Güvenlik a) Yazılımda kullanıcılar sistem yöneticisi tarafından kısıtlanabilir veya engellenebilir. b) Sistemde kritik işlemler kayıt altına alınır. c) Tüm belgeler e-imza ve e-onay ile imzalanır ve zaman damgası ile damgalanır. Bu şekilde belgeler üzerinde hiçbir değişiklik yapılamaz. d) Giriş ekranı haricinde herhangi bir yerden sisteme giriş yapılamamaktadır. e) Her bir kullanıcı için şifre ile giriş seçeneği vardır. 5

6 f) Kurumun kendine ait sertifikasını vermesi halinde sistem https protokolünde çalışabilmektedir. g) Tüm log kayıtlarında kişi, tarih, saat, IP, işlem ayrıntısı bilgisi yer almaktadır. h) Log kayıtlarının incelenmesi yapılabilir, kullanıcıların yaptığı işlemler ile ilgili sorgu yapılabilir. Log ile ilgili raporlar alınabilir. i)sistem üzerinde tutulan loğlar ve IP bazlı kullanıcı giriş kısıtlamaları kullanıcı bilgilerinin çalınması durumunda dahi sisteme giriş yapılabilmesinin önüne geçmektedir. j)kullanıcıların kendi SSL sistemlerini kolaylıkla entegre edebilmeleri sağlanmıştır, bu yöntemle ürünü dışa açık kullanan sistemlerde ağ trafiği dinlenmesi,paketlere erişim engellenebilmektedir. 10.Bakımlılık a) Uygulamada gelişmiş raporlama sayesinde işlemde olan tüm belgeler izlenebilir. b) Kullanıcıların durumları gözlenebilir. c) Önemli tüm işlemlerle ilgili bildirimler ve uygulamalar bulunmaktadır. d) Günlük uyarılar bulunmaktadır. e) Kurum yetkisi bulunan personel tüm belge hareketlerini ve yoğunluğu grafikler aracılığıyla izleyebilir. f) Kullanıcı ara yüzleri yetkiler doğrultusunda farklılık göstermektedir, ancak genel kullanım prensibi bütün ara yüzler için geçerlidir. h) Yazılımda kes, kopyala, yapıştır vs gibi kısayollar bulunmaktadır. i) Yazılımın temel aldığı gün, tarih, saat gibi parametreler ve akışlar yeniden tasarlanabilir. j) Sistem yöneticisi kullanıcılara bazı arşiv ve modülleri görmeye yetkilendirebilir. Bu aşamada modüller üzerinde bulunan (ekle, sil, güncelle, taşı, belge ekle vb.) buton ve sekmeleri görmesini ve kullanmasını engellemeyebilir. Bu işlemleri roller tanımlayarak yapabilirler. k) Kullanıcının sık kullandığı SDP kodları sık kullanılanlar listesine ekleyebilir. l) Kullanıcı, dilediği belgeyi şablon kaydet butonunu tıklayarak, belgeyi daha sonra kullanıma hazır tutmak için şablon olarak kısa yol ataması yapabilir. m) Kullanıcı, dilediği belgeyi taslak kaydet butonunu tıklayarak, belgeyi daha sonra kullanıma hazır tutmak için taslak olarak kaydedebilir. n)sistemde taslak kaydı otomatik olarak da yapılmaktadır. 11. Taşınabilirlik a) Yazılım sanal sucularda çalıştığında imajlar vasıtası ile kolaylıkla taşınabilir. b) Gerekli görüldüğünde disk eklemesi yapılabilir. c) Fiziki bilgisayarlar sunucu olarak kullanıldığında taşı işlemi yetkili mühendisler tarafından yapılmalıdır. d) Disk eklemede sanal disk kullanılabileceği gibi harici diskler ve data storage lar kullanılabilir. e) Yazılımın performansı kullanılan disk, işlemci ve ram lerin performansları ile doğru orantılıdır. f) Yazılımda herhangi bir kısıt bulunmamaktadır. g) Kullanılan tüm yazılımlarda açık kaynak kodlu olma prensibinden taviz verilmemiştir. h) Yazılım web tabanlı olarak Windows 7 ve üstü, Linux CentOS 7, Ubuntu ve MacOS 10 ve üstü işletim sistemlerinde çalışmaktadır. i) Tarayıcı olarak Firefox46 ve üstü, Chrome 38 ve üstü ve İnternet Explorer 10 çalışmaktadır. j) Kod hakkı gizli olduğundan kurulumlar firmamız tarafından yapılmaktadır. 6

7 12. Etkinlik a) Ürün Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usuller ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik, Türk Standartları Enstitüsü (TSE) nün TS 13298/T1 standardı, Başbakanlık 2005/7 Genelgesinde belirtilen ve Arşivler Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan Standart Dosya Planı (SDP) ile uyumludur. Ayrıca Türk Silahlı Kuvvetleri Karargah Hizmetleri Yönergesi 75-1(B) ve 71-1(C) Türk Silahlı Kuvvetleri Arşiv Yönergesi ile uyumluluk göstermektedir. b) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu c) 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu d) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usüller Hakkında Yönetmelik e) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik f) 2005/7 Sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi g) 2008/16 Sayılı Elektronik Belge Standartları Başbakanlık Genelgesi h) 2011/1 Sayılı Devlet Teşkilatı Veritabanı Başbakanlık Genelgesi i) TSE Elektronik Belge Yönetimi 13. Verimlilik a) Ürün kullanıma hazırdır. Hali hazırda 2 müşteride toplam 750 den fazla kullanıcı tarafından kullanılmaktadır. b) Yazılım tek bir sunucuya kurularak, online kullanılmaktadır. İhtiyaç duyulan donanım gereksinimleri karşılanmak kaydı ile kullanıcı sayısı artırılabilir. c) Aynı anda birden fazla kullanıcı kendilerine tanımlanan kullanıcı adı ve parolalar ile yazılımı kullanabilirler. Ancak aynı kullanıcı başka bir bilgisayarda aynı anda hesabına giriş yapamaz. Bu durumda diğer bilgisayarda logout olur. d) 16 Gb Ram, i7 Cpu'lu bir sunucuda 500 kullanıcı çok rahat bir şekilde kullanabilmektedir. Donanım ihtiyacının artırılması ile, artan sayıda kullanıcı eklenebilmektedir. 14. Memnuniyet a) Kullanıcıların rahatlığı için tüm talepleri çevrimiçi yardım masası üzerinden alınarak önceliklerine göre sürekli olarak yazılımda iyileştirmeler yapılmaktadır. b) Ayda bir genel güncelleme, iyileştirilme yapılmakta ve anlık olarak da online ticket sistemi üzerinden ihtiyaç duyulan konularda talepler toplanmaktadır. c) Müdahale sınıflandırmaya göre yapılmaktadır. Acil olan durumlarda hemen müdahale edilmekte,iş akışını etkilemeyen durumlarda 1 saat içinde, isteğe bağlı taleplerde ise aylık versiyon/güncellemeler ile müdahale edilmektedir. 15. Riskten Korunma a) Yazılımın kullanılması için birkaç hafta süren eğitimler verilmektedir. Kullanım için yardım dokümanı bulunmaktadır. b) Yazılımın kullanılması için normal düzeyde bilgisayar kullanıcısı olunması yeterlidir. Herhangi bir bilgisayar dilinin veya kodlama kabiliyetine gerek yoktur. c) Ürün yedeklemesi sayesinde, doğal afet, yangın gibi durumlardan etkilenilmez ve belgeleriniz sağlam kalır. 7

8 d) Dilenirse veritabanı anlık olarak kopyalı bir biçimde çalışabilir. e) Ürün, belgelerinizi elektronik ortamda yöneteceği için, kağıt ihtiyacınızı minimize ederek daha fazla ağaç kesilmesini engeller ve doğaya katkı sağlar. f) Ürün sayesinde personelin izinli olması, raporlu olması gibi durumlardan dolayı belgelerinize ulaşmanız önünde engel teşkil eden durumlar ortadan kalkar. g) Hiç bir işlem yapılmadığında 30 dakika sonra sistem otomatik oturumu kapatmaktadır. h) Şifre ekranda gösterilmediğinden başka bir kullanıcı, açık olan uygulamayı kullansa dahi kullanıcı bilgilerini alamamaktadır. i) Şifre değiştirme ekranında eski şifre de istenmektedir. Şifre güvenliği politikalarımız uygulanmaktadır. 8