YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ GÜNÜMÜZ KÜRESEL İŞLETMELERİNDE BİLGİ SİSTEMLERİ

Transkript

1 YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ GÜNÜMÜZ KÜRESEL İŞLETMELERİNDE BİLGİ SİSTEMLERİ

2 GÜNÜMÜZ İŞLETMELERİNDE BİLGİ SİSTEMLERİNİN ROLÜ Günümüzde tüm dünyada işletmeler, bilgi sistemlerine, yazılımlarına ve iletişim aygıtlarına milyarlarca dolar harcamaktadır. Ayrıca bu işletmeler, yeni teknolojilerden yararlanmak için iş süreçlerini değiştirmek ve danışmanlık hizmetleri için yine büyük miktarlarda paralar harcamaktadırlar.

3 Bilgi Sistemleri İşletmeleri Nasıl Değiştirir? Sabit telefon hatlarından çok daha fazla cep telefonu aboneliği vardır. Bunun yanında Sabit telefon aboneliği azalmakta, e-posta, online konferans, internet üzerinden uluslararası telekonferans işletmelerin temel araçları haline gelmektedir. Gazete ve dergi aboneleri hızla azalmakta, online okurlar ise hızla artmaktadır.

4 Küreselleşme Fırsatları İnternetin iletişim sistemlerinde etkin olması, işlem maliyetlerinin önemli ölçüde düşmesine neden olmuştur. Tüketiciler -istedikleri anda- bir ürüne ait kalite ve fiyat bilgisine sahiptirler. İşletmeler, düşük maliyetli tedarikçiler bularak veya diğer ülkelerde üretim faaliyetlerini yöneterek çok önemi karlar sağlamaktadırlar. Dijital içerik sunan işletmeler, milyonlarca kopya satabilmektedirler.

5 Dijital İşletmelerin Ortaya Çıkışı Bu değişimler, organizasyonların yeniden yapılanması ile eşdeğer bir anlamda dijital işletme koşullarının ortaya çıkması demektir. Dijital işletmeler birçok farklı boyut ile tanımlanabilir. Dijital işletme; çalışanlarıyla, tedarikçileriyle ve müşterileri ile iş ilişkilerini elektronik ortamda yerine getiren ve yöneten bir işletmedir.

6 Dijital İşletmeler. İş Süreçleri; İşletmelerin belirli bir çıktı, ürün veya hizmet üretmek için özgün olarak koordine ettikleri ve yerine getirdikleri birbiri ile ilişkili mantıksal görev veya davranışlardır. İşletmelerin bu iş süreçlerini gerçekleştirme şekilleri, zaman zaman işletmenin rekabetçi gücünü de oluşturabilmektedir.

7 Dijital İşletmeler. Dijital işletmeler, krizlerde hayatta kalabilmek için geleneksel işletmelerden daha esnek, çevrelerine karşı daha duyarlı ve çabuk tepki verebilecek bir durumdadır. Dijital işletmeler zaman ve yer faydası oluşturur. Zaman faydası; çok dar bir zaman olan çalışma gün ve saatlerinin ötesinde 7-24 hizmet sağlamayı, Yer faydası ise; fiziksel sınırların ötesinde küresel bir alanda çalışabilmeyi ifade eder.

8 Bilgi Sistemlerinin Stratejik İşletme Hedefleri Bilgi sistemlerini bu kadar önemli yapan şey nedir? İşletmeler niçin bu kadar bilgi sistemlerine ve teknolojilerine yatırım yapmaktadırlar? Ekonominin bazı sektörleri bilgi sistemlerine önemli yatırımlar yapmadan var olamazlar. E-ticaret işletmelerinden Amazon, e-bay, Google bilgi sistemleri olmadan bir hiçtirler..

9 İşletme Hedefleri Bilgi sistemleri ile işletme hedefleri ve stratejileri arasında giderek büyüyen bir ilişki vardır. İşletmelerin gelecekte ne yapmak istedikleri, genellikle sistemlerinin neler yapabileceğine bağlıdır. Pazar payını arttırmak, yüksek kaliteli/düşük fiyatlı üretim yapmak, yeni ürünler geliştirmek ve çalışanların verimliliklerini arttırmak, işletmedeki bilgi sistemlerinin kalitesine ve türüne çok bağlıdır.

10 İşletmeler ve Bilgi Sistemleri arasındaki ilişki

11 İşletmelerin 6 Stratejik Hedefi 1. Verimlilik Sağlamak 2. Yeni Ürün/Hizmet Ve İş Modelleri Geliştirmek 3. Tüketici Ve Tedarikçi Yakınlaşmasını Sağlamak 4. Karar Vermeyi Geliştirmek 5. Rekabetçi Avantaj Sağlamak 6. Hayatta Kalmak

12 1- Verimlilik Sağlamak İşletmeler sürekli olarak yüksek verimliliği sağlamak için işlemlerinin etkinliklerini arttırmayı isterler. Bilgi sistemleri ve teknolojileri, özellikle işletme uygulamalarının ve yönetim davranışlarının değiştiği zamanlarda, işlemlerin etkinlik düzeyini arttırmak için önemli bir araçtır.

13 2- Yeni Ürün, Hizmet ve İş Modelleri Geliştirmek Bilgi sistemleri ve teknolojileri, işletmelerin tümüyle yeni iş modelleri oluşturması için olduğu kadar, yeni ürün ve hizmetler oluşturması için de önemli bir araçtır. Bir iş modeli; işletmenin getiri elde etmek için nasıl bir ürün veya hizmet üreteceği ve tüketicilere bu ürünü nasıl ulaştıracağını ifade eder.

14 3- Tüketici ve Tedarikçi Yakınlaşması Sağlamak Bir işletme, müşterilerini ve onlara nasıl iyi hizmet edeceklerini bildiği ve gerçekten istedikleri şekilde hizmet verdiği zaman, müşteriler de daha fazla alış veriş yaparak buna cevap verirler. Bu da gelirleri ve kârı arttırır. Aynı şekilde tedarikçilerle yakınlık sağlayan bir işletme, tedarikçilerden düşük maliyetlerle girdi sağlamak gibi bir karşılık bulabilir.

15 4- Karar Vermeyi Geliştirmek Birçok işletmenin yöneticileri bir bilgi denizi içinde işlerini yürütmekte ve karar verme durumunda asla doğru zamanda doğru bilgiye sahip olamamakta, bu durumda kararlar daha çok yöneticilerin, öngörülerine, şanslarına ve tahminlere dayanmaktadır. Sonuç; gereğinden fazla veya az mal ve hizmet üretimi, kaynakların yanlış kullanımı ve hızla değişen çevre şartlarına karşı zayıf bir reaksiyon olur.

16 5- Rekabetçi Avantaj Sağlamak İşletmeler; verimlilik artışı, yeni ürünler hizmetler ve iş modelleri oluşturmak, tüketici ve tedarikçi yakınlaşmasını sağlamak veya karar vermeyi geliştirmek gibi hedeflerden bir veya daha fazlasını elde ettiğinde zaten rekabetçi bir avantaj yakalamış demektir. Bazı şeyleri rakiplerinden daha iyi yapmakla, rakiplerin ulaşamayacağı bir satış ve karlılık düzeyine ulaşılabilir.

17 6- Hayatta Kalmak İşletmeler işlerini devam ettirmek için bilgi sistemlerine ve teknolojilerine yatırım yaparlar. Bazı zorunluluklar da bu yatırımları gerektirir. ABD de ilk ATM leri hizmete sunan Citibank tan sonra rakip bankalar da müşterilerine aynı hizmeti sunmak zorunda kalmışlardır. Bazı sektörlerde bilgilerin uzun süre saklanmasının yasal zorunluluğu işletmelerin bilgi sistemlerine ve teknolojilerine sahip olmalarını zorunlu kılmıştır.

18 BİLGİ SİSTEMLERİNE BAKIŞ AÇISI Bilgi teknolojisi; işletmenin hedeflerini yerine getirebilmesi için kullanmak zorunda olduğu yazılım ve donanımdır. Büyük bir işletmede sadece bilgisayarlar, yazıcılar, kişisel dijital yardımcı aygıtlar (PDA) değil, Windows, Linux gibi işletim sistemleri ve farklı amaçlar için yüzlerce farklı programlar bulunabilir. Bilgi sistemleri hem işletme hem de teknolojik açısından bakılmakla daha iyi anlaşılabilir.

19 Bilgi Sistemi Nedir? Bilgi sistemi; işletmelerde karar vermeyi ve kontrolü desteklemek için bilginin toplanması, işlenmesi, saklanması ve dağıtılması gibi birbiriyle ilişkili bir yapı olarak tanımlanır. Ayrıca, karar vermeyi, koordinasyonu ve kontrolü desteklemekle bilgi sistemleri, yöneticilere ve çalışanlara yeni ürünler oluşturma, karmaşık konuları görselleştirme ve problemleri analiz etme konularında yardım edebilir.

20 Bilgi ve Veri Bilgi; verinin insanlar için anlamlı ve yararlı şekle getirilmiş işlenmiş şeklidir. Veri; işletmelerde veya fiziksel çevrede meydana gelen, insanların etkin bir şekilde anlamaları ve kullanmalarından önceki ham gerçekler dizesidir.

21 Veri ve Bilgi

22 Bilgi Sistemlerinde Temel Faaliyetler Bir bilginin bilgi sistemi tarafından elde edilmesi esnasında 3 temel faaliyet yerine getirilir. Bu faaliyetler; 1- Giriş: işletme içinden veya çevresinden alınan veya toplanan ham verilerdir. 2- İşleme: ham verilerin anlamlı hale dönüştürülmesi işlemidir. 3- Çıkış: İşlenmiş bilgiyi kullanacak kişiye veya kullanılacak faaliyete gönderilmesi işlemidir.

23 Bilgi Sistemlerinde Temel Faaliyetler. Bilgi sistemleri ayrıca giriş aşamasını değerlendirmek veya düzenlemek için işletmedeki uygun ve gerekli yerlere veya kişilere bilgi döndürme aşaması olan geri beslemeye gerek duyarlar.

24 Sistem

25 Bilgi Sistemlerinin Boyutları Bilgi sistemlerini tam olarak anlayabilmek için sistemlerin organizasyon ve yönetim sınırlarını, bilgi teknolojileri boyutunu, işletme içindeki ve çevresindeki sorunlara ve zorluklara çözüm sağlama gücünü anlamak gerekir. Bu anlayış bilgi sistemi okuryazarlığı olarak ifade edilir. Bilgisayar okuryazarlığı ise sadece bilgi teknolojilerini bilmeye odaklanır.

26 Bilgi Sistemlerinin Boyutları

27 1- Organizasyon Organizasyonlar, farklı düzeylerde ve uzmanlıklardan oluşmuş bir yapıya sahiptir. Bir işletmedeki otorite ve sorumluluk piramit yapısında gösterildiğinde üst düzeyler profesyonel ve teknik çalışanlardan oluşurken alt düzeyler işlem düzeyinde çalışanlardan oluşmaktadır.

28 Organizasyonlarda Hiyerarşik Düzeyler

29 Organizasyonlarda Hiyerarşik Düzeyler Üst yönetim; işletmenin finansal performansını sağlamak yanında yeni ürün ve hizmetler ile ilgili uzun dönem stratejik kararlar alır. Orta düzey yöneticiler; üst yönetimin aldığı kararları uygulamaya ve yerine getirmeye çalışırlar. İşlem düzeyindeki yöneticiler ise işletmenin günlük faaliyetlerini gözlemlemekten sorumludurlar.

30 Organizasyonlarda Hiyerarşik Düzeyler Bilgi çalışanı; yeni bir ürün veya hizmet oluşturmak ve tasarlamak için çalışan yüksek düzey eğitimli mühendis, mimar ve bilim insanı gibi kişiler. Veri çalışanı işletmenin tüm düzeylerinde bulunan dokümantasyon işlerinde çalışan sekreter, özel kalem gibi kişiler. Üretim veya Hizmet çalışanı; ürün üreten ve hizmetleri sağlayan kimselerdir. Uzmanlar; farklı işletme fonksiyonları için eğitilmiş ve çalıştırılan kişiler.

31 Hiyerarşi ve Çatışma Her organizasyon kendine özgü bir kültüre, varsayımlara, temel değerlere ve üyelerinin kabul ettiği bir takım iş görme şekillerine sahiptir. Bir organizasyonda farklı düzeylerde ve uzmanlık alanlarında farklı bakış açılarından dolayı kaynakların ve ödüllerinin nasıl dağıtılacağı konusunda bir çatışma vardır. Bu çatışmalar organizasyon politikalarının bir parçasıdır.

32 2- Yönetim Yöneticilerin görevi, organizasyonların karşılaşacağı birçok durumu fark etmek, organizasyonel problemlerin çözümü için faaliyet planları yapmak ve karar vermektir. Yöneticiler çevredeki işletme zorluklarını algılayarak amaçlarına ulaşmak için bu zorluklara karşı tepki geliştirmek ve organizasyonel strateji belirlemek zorundadırlar.

33 Yönetim. Güçlü bir yöneticilik sorumluluğu aslında bilgi ve deneyime dayalı yeni işler yaratmaktır. Bilgi teknolojileri, işletmelerin yeniden tasarlanmalarında, yönlendirilmelerinde, yeni ürün ve hizmetlerin sağlanmasında ve oluşturulmasında, yöneticilere yardımcı olmada büyük bir rol oynar.

34 3- Teknoloji Bilgi teknolojisi, değişim ile başa çıkmak için yönetimin kullandığı birçok araçtan biridir. Bilgisayar donanımı; bir bilgi sisteminde giriş, işleme ve çıkış faaliyetleri için kullanılan fiziksel ekipmanlardır. Farklı boyutlarda ve şekillerde, farklı giriş ve çıkış aygıtlarına sahip olabilir.

35 Teknoloji Bilgisayar yazılımı; bir bilgi sisteminde bilgisayar bileşenlerini kontrol ve koordine etmek için önceden detaylı olarak hazırlanmış komutlardan ibarettir. Veri yönetim teknolojisi; fiziksel saklama ünitelerinde verinin organizasyonu ve yönetilmesini sağlayan yazılımlardır.

36 Teknoloji Ağ ve iletişim teknolojisi; verinin fiziksel olarak bir yerden diğer bir yere iletilmesi, farklı donanımlar ile bağlantı yapılabilmesi için gerekli yazılım ve donanımlardır. Bilgisayarlar ve iletişim aygıtları, ses, resim, görüntü ve veri paylaşmak için bir ağ üzerinde bağlanabilir. Ağ; veri veya yazıcı gibi bilgisayar kaynaklarını paylaşmak için iki veya daha fazla bilgisayarın birbiri ile bir şekilde bağlanmasıdır.

37 Teknoloji İnternet teknolojisine dayanan şirket içi ağlar İntranet olarak adlandırılır. Kurum içi ağların organizasyon dışındaki yetkilendirilmiş kullanıcılara açılması ise Ekstranet olarak adlandırılır. İşletmeler böyle ağları, organizasyonlar arası işbirliği sağlamak, faaliyetleri karşılıklı olarak organize etmek ve alım satımlar için kullanırlar.

38 Teknoloji Bilgi Teknolojisi Altyapısı: İşletmelerdeki insanların ihtiyaç duyduğu ve yönettikleri bütün teknolojilerdir. Bilgi teknolojileri altyapısı bilgi sistemlerinin kurulması için bir temel ve platform sağlar. Her bir organizasyon bilgi sistemlerinden elde etmek istediği başarıyı sağlamak için bu bilgi teknolojileri altyapısını dikkatli bir şekilde tasarlamak ve yönetmek zorundadır.

39 BİLGİ SİSTEMLERİNE İŞLETME BAKIŞ AÇISI Yöneticiler ve işletmeler bilgi teknolojilerine ve sistemlerine işletmelerine gerçek bir ekonomik değer katması için yatırım yaparlar. En önemli geri dönüşler, verimlilik artışı, gelirlerin artması veya belirli bir pazar içindeki uzun dönem stratejik konumun geliştirilmesidir.

40 Bilgi Sistemlerine İşletme Bakış Açısı İşletme bakış açısından bir bilgi sistemi işletmeninin değerini arttıran önemli bir yatırımdır. Bilgi sistemleri, iş süreçlerini geliştirmekle veya yöneticilere daha iyi karar vermelerine yardım etmek için bilgi sağlamakla maliyetleri düşürür veya karlılığın artmasını sağlar.

41 Bilgi Sistemlerine İşletme Bakış Açısı Her bir işletme; veriyi elde eden, sistematik olarak değer arttırıcı, bilgi haline getirici aşamalardan geçiren bir bilgi değer zincirine sahiptir. Bir işletme için bilgi sisteminin değeri, yöneticilerin daha iyi karar vermesine, iş süreçlerinin daha etkin yapılmasına, firmanın yüksek karlılığına bakılarak belirlenebilir. İşletmeye bilgi sisteminin kurulmasının diğer nedenleri ne olursa olsun ilk amacı şirketin değerini arttırmaktır.

42 İşletme Bilgi Değer Zinciri

43 Tamamlayıcı Yatırımlar Bilgi teknolojileri yatırımlarının geri dönüşü ile ilgili çalışmalar, geri dönüş sağlamada büyük farklılıklar olduğunu göstermektedir. Bazı işletmeler büyük geri dönüşler sağlarken diğerleri çok az geri dönüş sağlayabilmişlerdir. Bazı işletmeler ise çok düşük yatırımlarla çok büyük geri dönüşler sağlayabilmişlerdir.

44 Tamamlayıcı Yatırımlar İşletmeler arasındaki bu farklılığın nedeni nedir? Bazı işletmelerin yeni teknolojilere uygun iş modelleri uygulayamamaları veya yeni teknolojilerin yok ettiği eski iş modellerini korumaya çalışmalarıdır. Teknoloji yatırımları yeni iş modelleri, iş süreçleri, yeni yönetim davranışları ve organizasyonel kültür gibi tamamlayıcı yatırımlar ile desteklenmelidir.

45 Tamamlayıcı Yatırımlar Tamamlayıcı yatırımlar; birincil yatırımdan fayda sağlamaya yarayan yatırımlardır. Organizasyon ve yönetimdeki bu yatırımlar Organizasyonel ve Yönetim Sermayesi olarak da bilinir. Tamamlayıcı yatırımlarını yapmada başarısız olan işletmeler hiçbir geri dönüş alamamışlar veya çok az bir geri dönüş sağlamışlardır.

46 Organizasyonel tamamlayıcı yatırımlar Organizasyonel tamamlayıcı yatırımlar; destekleyici organizasyonel kültür, uygun iş modeli, etkin iş süreçleri, dağıtılmış yetki, dağıtılmış karar alma sorumluluğu ve güçlü bir bilgi işlem takımıdır.

47 Yönetimsel ve Sosyal Tamamlayıcı Yatırımlar Yönetimsel tamamlayıcı yatırımlar değişimi ve kişisel gelişimi destekleyen, özendiren ve ödüllendiren, takım çalışması ve işbirliğine vurgu yapan güçlü bir üst yönetim olmasıdır. Sosyal tamamlayıcı yatırımlar ise işletme tarafından değil; toplum, diğer büyük işletmeler, devlet veya pazardaki diğer oyuncular tarafından yapılacak olan yatırımlardır.

48 BİLGİ SİSTEMLERİNE ÇAĞDAŞ YAKLAŞIMLAR Bilgi sistemleri çalışması multi disipliner bir alandır. Bir teori veya yaklaşım ile açıklanamaz. Genel olarak bu alan sosyal ve teknik yaklaşımlar ile açıklanır. Bilgi sistemleri sosyo-teknik sistemler olup, fiziksel makinelerin, güçlü sosyal ve organizasyonel ve zihinsel yatırımların uyumlu bir şekilde birleşmesi ile oluşur.

49 Bilgi Sistemlerine Çağdaş Yaklaşımlar

50 Bilgi Sistemlerine Teknik Yaklaşım Teknik yaklaşım, sistemin biçimsel kapasitesine ve fiziksel teknolojisine olduğu kadar matematiksel modeller ile ilgilenir. Bilgisayar bilimi; hesaplanabilirlik, hesaplama metotları, veri erişim ve saklama yöntemleri ile; Yönetim bilimi yönetim uygulamaları ve karar verme modellerinin gelişimi ile Yöneylem araştırması ise organizasyondaki ulaştırma, stok kontrol, işlem maliyetleri gibi bazı seçilmiş parametrelerin optimizasyonu için matematiksel teknikler ile ilgilenir.

51 Bilgi Sistemlerine Davranışsal Yaklaşım Sosyologlar, grupların ve organizasyonların sistem gelişimini nasıl etkilediklerini ve sistemlerin kişileri ve grupları ve organizasyonu nasıl etkilediklerini anlamaya çalışır. Psikologlar, karar vericilerin biçimsel bir bilgiyi nasıl algıladıkları ve kullandıklarını araştırır. Ekonomistler, dijital malların üretilmesi ve dijital pazar dinamikleri ile bilgi sistemlerinin işletme içindeki kontrolü ve maliyet yapısını nasıl değiştirdiğini anlamaya çalışır.

52 Bilgi Sistemlerine Sosyo-Teknik Yaklaşım Yönetim Bilgi Sistemleri; bilgisayar bilimi çalışmalarını, yönetim bilimi ve yöneylem araştırmasını, gerçek dünya problemleri ve bilgi teknolojisi kaynaklarının yönetimi ile birleştirerek sistem geliştirmeye odaklanır. Sosyo-teknik bakış açısı; en uygun organizasyon performansının hem teknik hem de davranışsal yaklaşımların optimize edilmesiyle başarılacağını belirtir.

53 Bilgi Sistemlerine Sosyo-Teknik Yaklaşım Sosyo-teknik bir bakış açısına sahip olmak, sisteme tamamen teknik yaklaşım ile bakmayı engeller. Örneğin; gerçekte bir bilgi teknolojilerindeki maliyet düşüşünün yanı sıra işlem gücünün artması, kolayca verimliliğin ve karlılığın artması şeklinde görülmez, veya işletmede yeni bir iş süreci veya iş modelinin uygulanmaya başlaması, çalışanların daha verimli çalışacağı ve yeni bilgi sistemlerine ihtiyaç olmadığı anlamına gelmez.

54 Bilgi Sistemlerine Sosyo-Teknik Bakış Açısı

55 Sosyo-Teknik Yaklaşım Sosyo-teknik sistemlerde işletmenin bir bütün olarak optimize edilmesine gerek vardır. Teknik ve davranışsal yaklaşıma aynı anda dikkat edilmelidir. Bunun anlamı, teknoloji organizasyonel amaçlara göre değiştirilmeli ve düzenlenmelidir. Bazen teknoloji, bir sonuca ulaşması için optimize edilmemiş de kalabilir. Organizasyonlar ve kişiler, teknolojiyi kullanması ve geliştirmesi ve organizasyonel değişiklik için eğitilmeli ve öğretilmelidir.

56 KAYNAKÇA Laudon K. C, J. P. Laudon, «Management Information System: Managing The Digital Firm», Pearson International Edition, Çeviri Abdullah NARALAN, Atatürk Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü, Erzurum (Laudon 10. Baskı Türkçe Ders Notu)