BĐRĐNCĐ BÖLÜM Şube Müdürlükleri

Transkript

1 TOPRAK MAHSULLERĐ OFĐSĐ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TAŞRA TEŞKĐLATI YÖNETMELĐĞĐ BĐRĐNCĐ BÖLÜM Şube Müdürlükleri Kuruluş amacı MADDE 1- (1) Kanun, kararname, yönetmelik, yönerge ve diğer yasal düzenlemeler ile iç mevzuat kapsamında, TMO nun faaliyet konusuna giren ürünlerin şube merkezi ve bağlı işyerleri tarafından alımı, depolanması, muhafazası, satışı, sevki, tesellümü, ithalatı, ihracatı ile diğer hizmetlerin yürütülmesini şube hinterlandı düzeyinde planlamak ve organize etmek; talimatlanan paçal oranlarını gerçekleştirmek, gerektiğinde bu ürünlerin imalat ve kalibrasyonunu sağlamak, bunun için ilgili TMO birimleri ve dış kuruluşlarla gerekli koordinasyonu sağlamak ve yürütülen faaliyetleri kontrol etmek amacıyla taşra teşkilatında şube müdürlükleri kurulmuştur. Teşkilat yapısı MADDE 2- (1) Şube müdürlükleri, şube merkezi ve bağlı ajans amirlikleri ile gerektiğinde geçici olarak faaliyet gösteren ekip şefliklerinden oluşur. Şube müdürlüklerinin, iş hacmi, bağlı işyeri sayısı, tesis kapasitesi, personel mevcudu ve benzeri kriterlere göre tespit edilen merkez teşkilat yapıları aşağıda gösterilmiştir: Şube Müdürü Sekreterlik Şube Müdür Yrd. Savunma Bürosu (Sivil Savunma Uzmanı bulunan Şube Müdürlüklerinde ve AAF Đşletme Müdürlüğünde) Hukuk Bürosu (Avukat bulunan Şube Müdürlüklerinde) Kontrolörlük Alım ve Muhafaza Servisi Şefliği Ticaret Servisi Şefliği Muhasebe Servisi Şefliği Bilgi Đşlem Servisi Şefliği Personel Servisi Şefliği Teknik Đşler Servisi Şefliği (2) Şube müdürü, şube sınırları içerisinde verilen yetkiler çerçevesinde, şube merkezi ve bağlı işyerleri ile Ofisi temsil eder. Genel Müdürlüğün gözetim ve denetimi altında, bu Yönetmelikte ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen görevlerin, yapılan plan ve programlar ile ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda yürütülmesini sağlamak; Ofis haklarını korumak; şube merkezi ve bağlı işyerleri personel, para, malzeme, yer ve tesis ihtiyaçlarının tesbiti, temini ve organizasyonu ile iş ilişkilerinde gerekli koordinasyonu ve yürütülen hizmetlerin kontrolünü sağlamak; işyeri amiri olarak, sabotaj, yangın ve iş kazalarına karşı gerekli önlemleri almak, aldırmakla görevlidir. Đlgili kanun, yönetmelik ve diğer yasal düzenlemeler ile TMO iç mevzuatı kapsamında yer alan görevlerinin gerektirdiği yetki ve sorumluluğa sahiptir. 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 1

2 (3) Şube müdür yardımcıları, müdürlüğe ait görevlerin yürütülmesinde ve sonuçlandırılmasında şube müdürüne yardımcı olmak üzere şube müdürü tarafından yapılacak iş bölümüne göre, sorumluluğuna verilen birimlerin işlerinin organizasyonunu sağlarlar. Şube merkezi ve bağlı işyerlerinin her türlü iş ve işlemlerini organize ederler. (4) Sivil savunma uzmanı bulunmayan şube müdürlüklerinin topyekun savunma sivil hizmetleri Savunma Sekreterliğince hazırlanan planlamaya uygun olarak sivil savunma uzmanı bulunan şube müdürlüklerinin sorumluluk alanlarına dahil edilir. Sivil savunma uzmanlarının sorumluluk alanları teşkilat yapısı değişikliklerine göre gerektiğinde yeniden düzenlenerek teşkilata duyurulur. (5) Genel Müdürlük Hukuk Müşavirliği tarafından, Hukuk Bürosuna ait görevlerle ilgili olarak Şubeler arasında koordinasyona ilişkin düzenleme yapılabilecek, Hukuk Bürosu ve avukatı bulunmayan ve gerekli görülen şubelerdeki hizmetler, Hukuk Müşavirliği tarafından ilişkilendirilen şube müdürlükleri ile (Genel Müdürlük ile ilişkilendirilmesi halinde Genel Müdürlük ile) koordineli yürütülecektir. (6) Şube müdürlüklerinde, Başuzman ve Uzman kadrosundaki personel istihdam edilebilir. Başuzmanlar şube müdürü tarafından verilecek, ilgili mevzuatta belirtilen görevler ile bu görevlerle ilgili verilecek diğer işleri yürütürler. Gerektiğinde Genel Müdürlük talimatı ile de görevlendirilebilirler. Uzmanlar, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde ilişkilendirildikleri birim yetkilisince verilecek görevleri yaparlar. Herhangi bir birimde görevlendirilmesi durumunda bu birim yetkilisinin sorumluluğunda çalışırlar. (7) Servisler, servis görevlerinin gerektirdiği nitelik ve sayılarda kadrolardan oluşur. Servis şeflerinin, servis görevlerinin gerektirdiği alanda yüksek öğrenim görmüş olması esastır. Bu durum ilgili mevzuat ile tespit edilir. (8) Servislerin şube müdürü veya şube müdür yardımcısına bağlanması hususu, eğitim ve uzmanlık alanları da göz önünde tutularak şube müdürleri tarafından belirlenir. Görevler MADDE 3- (1) Şube müdürlüklerinin görevleri, teşkilat yapısında yer alan ajans amirlikleri ve geçici olarak faaliyet gösteren ekip şeflikleri ile şube merkezinde yer alan birimlerin görevlerinin toplamından oluşur. (2) Şube müdürlükleri teşkilat yapısındaki birimlerin faaliyetlerini planlamak; personel, para, malzeme, yer ve tesis ihtiyaçlarını tespit, temin ve organize etmek; şube hinterlandındaki atıl kapasitelerin değerlendirilmesinde uygulanacak fiyatları ilgili mevzuat esasları dahilinde belirlemek ve değerlendirmek, kendi içinde ve diğer şubelerle ve Genel Müdürlükle olan ilişkilerinde koordinasyonu sağlamak ve şube merkezi ve bağlı işyerlerinin faaliyetlerini kontrol etmekle görevlidirler. (3) Şube müdürlükleri bu temel görevi yerine getirmek amacıyla, ihtiyaç duyulduğunda veya Genel Müdürlükçe talimatlanan periyotlarda şube yöneticileri, birim yetkilileri ve bağlı işyerlerinin (ajans/ekip) ilgili ve yetkililerinin katılımıyla gündemli olarak toplantı düzenlerler. Bu kapsamda yapılan toplantılar çerçevesinde, biri alım öncesinde, diğeri alım sonrasında olmak üzere iki değerlendirme toplantısı mutlaka yapılır. Toplantılarda, gündeme getirilen konuların yanlış anlamalara ve spekülasyonlara sebebiyet vermeyecek şekilde değerlendirilmesine özen gösterilir. (4) Toplantılarda şube ve bağlı işyerlerinin genel durumu, alım hazırlıkları, açılacak ekip şeflikleri, malzeme ve diğer varlık ihtiyaçları, ekiliş-üretim-verim durumu, iklim değerlendirmesi ve rekolte durumu, ürünler bazında alım tahmini, üretici ve tüccarın elinde bulunan ürünler ve miktarları, stok durumu, kritik stoklar, satış durumu, yörede gerçekleşen ürün hareketlerinin analizi, piyasa fiyat analizi, sanayici-tüccar faaliyetleri, piyasa beklentileri, savunma-güvenlik konuları, teftiş ve kontrolör raporlarında tenkit edilen konular, şube geneli revizyon-onarım programları, atıl gayrimenkul ve tesislerin değerlendirilmesi, personel durumu gibi konular, diğer hususlarla birlikte görüşülerek 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 2

3 tutanağa bağlanır. Tutanakların birer nüshası, kapsadığı konular çerçevesinde ilgili merkez birimlerine gönderilir. (5) Şube müdürlüğü merkezinde bulunan birimlerin görevleri aşağıda belirtilmiştir: a) Hukuk Bürosu Hukuk Bürosu, ihtiyaç durumu ve mevcut imkânlar çerçevesinde gerekli görülen şube müdürlüklerinde kurulur. Bu birimler, bağlı oldukları şube ile görev alanına giren diğer şubelerin hukuki iş ve işlemlerini yürütürler. Taşra şube müdürlüklerinde kurulan Hukuk Bürosunun sorumluluk alanlarının hangi işyerlerini kapsadığı Hukuk Müşavirliğince merkez birimlerine ve taşra teşkilatına duyurulur. Yeni işyerlerinin açılması, mevcut işyerlerinin bağlılık ve statü durumunun değişmesi veya benzer durumların ortaya çıkması halinde yeni görev alanları merkez ve taşra teşkilatına aynı şekilde duyurulur. Hukuk Bürosu aşağıda belirtilen görevleri yürütür: 1) Genel Müdürlükten alacağı talimatlara göre, sorumluluk alanları belirlenen şube ve bu şube ile ilişkilendirilen şubeler ve bağlı işyerlerinde dava açmak, izlemek, sonuçlarından Genel Müdürlük Hukuk Müşavirliğine bilgi vermek; TMO aleyhine açılan davalarda TMO yu savunmak, ceza davalarına müdahil olarak katılmak, 2) TMO aleyhine sonuçlanan davaları temyiz etmek, temyiz incelemesinin duruşmalı yapılması halinde Genel Müdürlükten istenecek talimata göre temyiz duruşmasında bulunmak, 3) TMO aleyhindeki temyiz hükümleri için Genel Müdürlükçe verilen yetkiye göre tashihi karara gitmek, 4) Đhtiyati tedbir veya delil tespiti için doğrudan adli makamlara başvurmak, 5) TMO alacakları için icra takibinde bulunmak; TMO aleyhine açılan icra takiplerinde TMO çıkarını korumak, 6) Sorumluluk alanları belirlenen şube ve bu şube ile ilişkilendirilen şubeler ve bağlı işyerlerince takibi istenilen davalar için Genel Müdürlükten temsil belgesi istemek, temsil belgesi ile takip edilen davaları denetlemek ve talimatlarını vermek, 7) Sorumluluk alanları belirlenen şube ve bu şube ile ilişkilendirilen şubeler ve bağlı işyerlerinin hukuki iş ve işlemleri hakkında şube müdürüne görüş bildirmek, 8) Şube komisyonlarına üye olarak katılmak, 9) Hukuk Bürosu görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak; gerektiğinde büro görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak, 10) TMO Hukuk Müşavirliği Yönetmeliğinde belirlenen iş ve işlemleri yerine getirmek. b) Kontrolörlük Kontrolörlük birimleri, hesap ve teknik kontrolörlerden oluşur. Kontrolörler, işyerlerimizde TMO Taşra Kontrol Đşleri Đzahnamesinin Kontrol Konuları başlıklı 8 inci maddesinde belirtilen konularda kontrol yaparlar. Buna göre, hesap kontrolörleri, muhasebe, bilgi işlem, yazışma, dosyalama, telefon, arşiv, personel işlemleri, özel güvenlik konuları vb. konularda; teknik kontrolörler ise alım ve muhafaza, satış-sevk-tesellüm ve taşıma, tesislerin bakım-onarımları, seyyar ve sabit cihazlar, tartı aletleri, malzeme işlemleri, arsa-arazi, lojman, tabldot, sosyal tesisler vb. konularda kontrol yaparlar. Kontrolörler, görevlerini, TMO Taşra Kontrol Đşleri Đzahnamesinde belirtilen usul ve esaslar ile diğer ilgili mevzuat çerçevesinde yürütürler. Kontrolörlük birimleri aşağıdaki görevleri yürütürler: 1) Şube müdürlüğünce hazırlanacak iş programı çerçevesinde görevlendirildiği şube servisleri, ajans amirlikleri, ekip şeflikleri ve diğer birimlerin alım, muhafaza, muayene, mücadele, temizlik, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 3

4 paçal, imalat, kalibrasyon, satış, sevk, tesellüm, depolar arası aktarma, muhasebe, personel, işyeri stoku veya kullanımdaki varlık ve malzeme ile diğer iş ve işlemlerinin cari mevzuat hükümlerine uygun yürütülüp yürütülmediğini tarama suretiyle kontrol etmek, 2) Görev konularına giren hususların kontrolüne başlamadan önce TMO Taşra Kontrol Đşleri Đzahnamesinde öngörüldüğü şekilde sayımını yaparak tutanağa bağlamak, 3) Kontrol sırasında iş ve işlemlerde miktar ve evsaf yönünden görülen hata, noksanlık, arıza ve düzensizlikleri mevzuata uygun olarak yerinde düzelttirmek, bu konuda işyerine gerekli talimatı vermek, şube müdürlüğü tarafından tedbir alınması gerekenleri, işin önem ve aciliyetine göre derhal şube müdürüne bildirmek veya düzenleyeceği rapora almak, 4) Kontrol sırasında belirlediği soruşturulması gereken konularda şube müdüründen soruşturma yetkisi alınmak suretiyle veya şube müdürü tarafından soruşturulması amacıyla doğrudan kendisinin görevlendirildiği konularda, TMO Taşra Kontrol Đşleri Đzahnamesinin soruşturma ile ilgili maddelerinde yer alan yetkileri çerçevesinde soruşturma yapmak, 5) Normal kontroller dışında verilecek incelemeleri yapmak; incelenmesi gerekli görülen ambar noksanlık-fazlalıkları, kıymet kayıpları, sevk ve tesellümlerde meydana gelen miktar ve kalite uyuşmazlıklarını inceleyerek rapor düzenlemek, 6) Iskatı gereken malzeme ve demirbaşları inceleyerek yetki sınırları içerisinde gerekli ıskat işlemlerini yapmak, yapılmasını sağlamak, 7) TMO Taşra Kontrol Đşleri Đzahnamesinin 13 üncü maddesinde belirtilen görevlerin verilmesi halinde, bu görevleri yerine getirmek, 8) Daimi ve geçici işyeri açılması ile ilgili incelemeleri yaparak görüş bildirmek, 9) Bir önceki kontrol ve teftiş dönemine ait verilmiş talimat gereklerinin yerine getirilip getirilmediğini kontrol etmek, 10) Şubesi dahilinde haşhaş ekimi yapılması halinde ekim izni, kontrol, alım, muhafaza ve sevk işleriyle, haşhaşla ilgili genel çalışma durumunu kontrol etmek ve sonuçlarını bir raporla bildirmek, itiraz heyetlerine başkanlık etmek, 11) Şube hinterlandı dahilinde ajans amirlikleri ve geçici ekiplerin genel çalışma düzenleri, ihtiyaçları ve sorunları hakkında şube müdürüne görüş bildirmek, teklifte bulunmak, 12) 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili yönetmeliği kapsamında, taşra şube/işletme müdürlüklerinde özel güvenlik hizmetlerinin yürütülmesinde ilgili mevzuata ve verilen talimatlara uyulup uyulmadığını kontrol etmek. c) Savunma Bürosu Savunma büroları, ihtiyaç durumu ve mevcut imkanlar çerçevesinde gerekli görülen şube müdürlüklerinde kurulur. Bu birimler görevli oldukları şube ile görev alanına giren diğer şubelerin iş ve işlemlerini yürütürler. Taşra şube müdürlüklerinde kurulan savunma bürolarına ait sorumluluk alanlarının hangi işyerlerini kapsadığı Savunma Sekreterliğince merkez birimlerine ve taşra teşkilatına duyurulur. Yeni işyerlerinin açılması, mevcut işyerlerinin bağlılık ve statü durumunun değişmesi veya benzer durumların ortaya çıkması halinde yeni görev alanları merkez ve taşra teşkilatına aynı şekilde duyurulur. Savunma Sekreterliğince savunma hizmetlerinin planlanmasında ve savunma bürolarınca işlerin yürütülmesinde taşrada bulunan işletme, şube, ajans, geçici ekip ve Ofise ait diğer birim ve hizmet yerlerinin tamamı dikkate alınır. Savunma Bürosu iş ve işlemleri sivil savunma uzmanı ve görevli memur eliyle yürütülür. Savunma Bürosu bulunmayan diğer şube/işletme müdürlüklerinde bu görev şube/işletme müdürünün uygun göreceği (sivil savunma amirliği) müdür yardımcılarından birisi veya şube müdürlüklerindeki Personel Servisi Şefi tarafından; ajans amirliklerinde ise ajans amirleri veya uygun göreceği personel tarafından yürütülür. Savunma Bürosu aşağıdaki görevleri yürütür: 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 4

5 1) Sorumluluk alanlarındaki şube müdürlüklerince yapılması gereken topyekûn savunma ve milli seferberlik hizmet ve yükümlülüklerine ait, plan ve diğer çalışmaların ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, talimat ve sivil olağanüstü hal ve savaş hazırlıkları planlama direktifine göre hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlamak, kontrol ve koordine etmek, 2) Genel Müdürlük Milli Alarm Muhtırasının uygulanmasına ilişkin olarak, sorumluluk alanlarındaki şube müdürlükleri dahilinde gerekli alarm talimatını hazırlamak; gerekli önlemleri almak ve yürütülmesini planlamak, denetlemek ve kontrol etmek, 3) Merkez ve taşra teşkilatımızda alınması icap eden TMO ya ait koruyucu güvenlik tedbirleriyle ilgili olarak şube müdürlükleri ile sorumluluk alanı içerisinde yer alan işyerlerinde bu tedbirlerin gerektirdiği planlamaları yapmak, ilgili birimler arasında işbirliği ve koordinasyon sağlayarak uygulamak, kontrol etmek, bu konuda Savunma Sekreterliğinden aldığı talimatları yerine getirmek, 4) TMO ya ait sivil savunma hizmetlerini; kendi işyerinde ve sorumluluk alanlarındaki işyerlerinde, TMO Savunma Đşleri Đzahnamesi, TMO Yangın Önleme ve Söndürme Talimatı, Sivil Olağanüstü Hal Planlama Direktifi ve diğer ilgili mevzuat ile bu konuda yurt düzeyinde yetkili ve sorumlu kuruluş olan Sivil Savunma Genel Müdürlüğü ile Genel Müdürlüğümüz Savunma Sekreterliğince alınan karar ve yayımlanan talimatlar doğrultusunda planlamak, uygulamak, koordine ve kontrolünü sağlamak, 5) Sorumluluk alanlarındaki şube müdürlüklerinin sivil olağanüstü hal ve savaş hazırlıklarını planlamak ve il sivil savunma müdürlükleri ile koordineli bir şekilde çalışmak, 6) Sorumluluk alanlarındaki şube müdürlüklerinin personel seferberlik hazırlıklarını ilgili servis ve yerlerle işbirliği yaparak planlamak ve uygulanmasını sağlamak, 7) Sorumluluk alanlarındaki şube müdürlüklerine ait milli seferberlik hizmet ve faaliyetlerini Sivil Olağanüstü Hal ve Savaş Hazırlıkları Planlama Direktifi ve diğer mevzuat içinde planlamak ve uygulamasının denetim ve kontrollerini sağlamak, 8) Đlgili mevzuat çerçevesinde lojistik seferberlikle ilgili hizmetlerin sorumluluk alanlarındaki şube müdürlükleri dahilinde uygulanmasını sağlamak, 9) Bulunduğu şube müdürlüğünün nöbet hizmetlerini düzenlemek, giriş-çıkışları, danışma ve nöbetçi memurluğu ve bekçilik hizmetlerinin yürütülmesini planlamak, koordine ve kontrol etmek, 10) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak; gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak, 11) Bulunduğu işyeri ile sorumluluk alanlarındaki işyerlerinde TMO Merkez ve Taşra Teşkilatı Yangın Önleme ve Söndürme Talimatına göre gerekli tedbirleri almak, aldırmak ve bunların kontrolünü sağlamak, 12) Bulunduğu işyeri ile sorumluluk alanlarındaki işyerlerinde gerekli görülen hallerde sivil savunma, yangın ve koruyucu güvenlik tedbirlerine ilişkin eğitimleri planlayarak bunların koordinasyonunu ve gerçekleştirilmesini sağlamak. ç) Alım ve Muhafaza Servisi Şefliği 1) Şube ve ajans amirliklerince düzenlenen ekiliş ve üretim tahmin raporları, zirai durum cetvelleri, meteoroloji bültenleri ve ilgili diğer verileri değerlendirerek, işyerleri itibariyle şube hinterlandının ekiliş üretim ve alım tahminini yapmak; bu konuda istenilen periyotlarda Genel Müdürlüğe bilgi vermek, 2) TMO nun faaliyet konusuna giren ürünlerin çeşitli kuruluş ve kaynaklarca yapılan üretim maliyetlerini değerlendirerek, kampanya öncesi çalışmalarda yararlanılmak üzere şube hinterlandı içindeki üretim maliyeti hakkında Genel Müdürlüğe görüş bildirmek, 3) Şube merkezi ile bağlı işyerleri düzeyinde hazırlanacak depolama programlarına göre şubenin depolama programını yapmak; bu programlar doğrultusunda işyerlerinin doğabilecek arsa 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 5

6 arazi ve araba baskülü, kapalı depo, kurutma, paketleme alet ve cihazları ile büro binası ihtiyaçlarının şube müdürlüğünce kiralanmak suretiyle karşılanmasını sağlamak, 4) Genel Müdürlükçe belirlenen esaslara göre geçici ve daimi işyerleri açmak ve kapama tekliflerini inceleyerek Genel Müdürlüğe görüş bildirmek, hizmetin gereğine göre geçici ve daimi işyeri açılması ve kapatılması konusunda teklifte bulunmak, 5) Şube merkezi ve ajans amirliklerince tespit ve talep edilen alım, depolama, muhafaza, mücadele ile ilgili diğer araç, gereç, ilaç ve malzeme ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını sağlamak; alım öncesi ve süresince yapılan hazırlık ve faaliyetleri izleyerek doğabilecek aksaklıkları giderecek önlemleri almak, 6) Alım genelge ve baremlerinin doğru bir şekilde uygulanmasını sağlamak ve izlemek; gerektiğinde bu konuda şubenin özelliğini de göz önünde tutarak açıklayıcı ek talimatlar hazırlamak, 7) Ürünlerin alım genelge ve baremlerine göre alımını; diğer işyerlerinden gelen ürünlerin tesellümlerini ve hazırlanan programlara göre depolanmasını sağlamak ve izlemek, 8) Şube merkezi ve bağlı işyerlerindeki depoların ve yığın yerlerinin bir program çerçevesinde dezenfekte işlemlerini yürütmek, 9) Muhafaza yerlerinin usulüne uygun olarak açılıp kapatılması ile depo giriş ve çıkışlarının kontrol altında tutulmasını sağlamak, 10) Servis görevleriyle ilgili form, çizelge ve raporları düzenleyerek istenilen periyotlarda ilgili yerlere göndermek, 11) Ajans amirlikleri ve ekip şefliklerince yürütülen muayene ve mücadele uygulamalarını izlemek, düzenlenen stok durum cetvellerini incelemek, görülen aksaklıkların giderilmesi için gerekli talimatları vermek, bağlı işyerleri ve şube merkezi stoklarında şube müdürlüğünce çözümlenemeyecek bir durumun tespiti halinde konuyu ivedilikle Genel Müdürlüğe bildirerek bu konuda talimat alınmasını sağlamak, 12) Şube merkezi ile bağlı işyerlerinde meydana gelen ambar noksanlık, fazlalık ve kıymet kayıplarıyla ilgili olarak düzenlenen fiş ve belgelerden TMO Yetki Devri Yönergesine göre şube müdürlüğü yetkisini aşan konuları kontrolöre incelettirip Genel Müdürlüğe intikalini sağlamak, yetkisinde olanlardan gerek görülenleri inceletmek, şube yetkisinde olanları karara bağlamak, 13) Genel Müdürlükçe tespit edilen esaslar çerçevesinde, gerektiğinde, şube merkezi ve bağlı işyerlerindeki stokları dikkate alarak paçal oranlarını belirleyerek uygulatmak, 14) Đthalat ve ihracatta yükleme tesellüm programlarının hazırlanmasını; bununla ilgili gerekli belgelerin düzenlenmesini ticaret servisi ile koordineli olarak yürütmek, anlaşma hükümlerimde yer alan evsafa göre navlun uygunluğunu sağlamak üzere gerekli önlemleri almak, 15) Genel Müdürlükçe belirlenecek esaslar dahilinde ihraçlık stokların ayrı depolanması ile ihracat ve diğer amaçlarla yapılacak temizleme işlerinin program ve talimatlarını hazırlamak, 16) Şube dışından gelecek tohumlukların tesellüm, muhafaza ve dağıtım işlerini organize etmek, sonuçlarını izlemek, şubeye tohumluk hazırlama görevi verildiğinde gerekli düzenlemeyi yaparak yürütmek, 17) Genel Müdürlükçe görev verilmesi halinde depolama, muhafaza ve mücadele konularında denemeler kurmak, yürütmek, sonuçlarını değerlendirerek Genel Müdürlüğe bildirmek, 18) Đşyerlerinin ağaçlandırma çalışmalarını izlemek, temizlik ve bahçe işlerini yürütmek, mahallen karşılanmayan fidan ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak, 19) Đlgili servislerle koordineli olarak şube hinterlandı dahilinde ürün hareketlerine ilişkin istatistiki kayıtları tutmak, Genel Müdürlükçe istenilen bilgilerin süresi içinde gönderilmesini sağlamak, 20) Atıl kapasitelerin değerlendirilmesini sağlamak, 21) Haşhaş faaliyetleri ile iştigal eden şube müdürlüklerinde, haşhaş ekim izni, ölçüm kontrol, alım, depolama, muhafaza, sevk işlemleri ve haşhaş faaliyetleri ile ilgili verilecek diğer görevleri ilgili mevzuat, talimat ve bir program dahilinde yürütmek, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 6

7 22) Şube hinterlandı dahilinde kontrolör raporlarının alım ve muhafaza ile ilgili bölümlerini inceleyerek gerekli açıklama ve talimatları vermek; gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontroller yapmak, 23) TMO nun faaliyet konusuna giren ürünlerden mamul madde imalatı ile kalibrasyon işlerinin yapılmasını veya yaptırılmasını sağlamak, kalite ve randıman sonuçlarını incelemek, 24) Alımı müteakip şube ve bağlı işyerleri stoklarından numune alarak Genel Müdürlükçe verilen yetki çerçevesinde analizlerini yapmak, 25) Normal analizler ve diğer çalışmalar için şube hinterlandı dahilindeki işyerlerinden Genel Müdürlük için alınan numunelerin merkeze gönderilmesini sağlamak, 26) Şube hinterlandı dahilinde ihtilafları gidermek üzere usulüne uygun numune alarak varsa kendi laboratuvarında gerekli analizleri yapmak, laboratuvarı yoksa şubece belirlenecek laboratuvarı olan başka bir şubeye gönderilmesini sağlamak, sonuçların değerlendirmesini kendi şube müdürlüğünce yapmak, 27) Analiz sonuçlarına göre ürünlerin kalitelerini tespit ederek gruplandırmak ve sınıflandırmak, 28) Stoklanan ürünlerde, depo tipleri ve yöresel özellikleri nedeniyle stoklama süresinde meydana gelen fiziksel ve kimyasal değişiklikleri inceleyerek nedenlerini tespit etmek, değerlendirilmesini yapmak, varılan sonuçları Genel Müdürlüğe bildirmek, 29) Mevcut stoklara göre ekmek ve diğer mamuller için en uygun paçal şeklini belirleyerek Genel Müdürlüğe öneride bulunmak, 30) Gerektiğinde şube ve bağlı işyerlerinde ürün teknolojisi konularında örnek ve öğretici nitelikte çalışmalar yapmak, 31) Genel Müdürlükçe talimat verilmesi halinde, dış kuruluşlarca yapılacak un, çeltik, irmik değirmenleri, fırınlar, makarna fabrikaları ve benzeri konularda teknik yönden yardımcı olmak, 32) TMO dışı değirmenlere yaptırılacak un, pirinç, irmik ve benzeri imalat anlaşmalarına ait teknik esaslar hakkında, istendiğinde ilgili birimlere gerekli bilgiyi vermek, 33) Görev alanına giren konularda mevcut talimatlar çerçevesinde Ofis dışı kamu ve özel kuruluşlara ait istenilen inceleme ve laboratuvar çalışmalarını yapmak, 34) Genel Müdürlük ve şube laboratuvarlarınca yapılan teknolojik ve imalata dönük araştırma sonuçlarından, işyerlerine duyurulmasında yarar görülenleri duyurmak, 35) TMO nun uğraşı alanına giren bölgesel ürünlerin koleksiyon, grafik ve haritalarını yapmak; merkezce istenen bölgesel teknik verileri derleyerek iletmek, 36) Laboratuvar için gerekli malzeme ve cihazlar ile işyerlerinin analizle ilgili ihtiyaçlarını tespit ederek talepte bulunmak, mevcutların sağlıklı ve düzenli bir şekilde çalıştırılmalarını sağlamak, 37) Şube merkezi ve bağlı işyerleri stoklarının miktar ve evsaf yönünden kıymet kaybına uğramadan muhafazası için servis elemanları, kontrolörler ve ilgili işyeri personeli vasıtası ile belli periyotlarda kontrol ve muayenelerini yaptırmak; tespit edilecek duruma göre gerekli mücadele ve ıslah çalışmasını uygulamak, ilaçlama talimatlarını vermek, sonuçlarını izlemek, 38) Laboratuvarı olmayan şubeler için şube merkezi ve bağlı işyerlerine ait alım sonrası oluşan depo temsili numunelerini Genel Müdürlükçe belirlenen laboratuvarı olan şube müdürlüğüne göndermek, sonuçların değerlendirilmesinin kendi şube müdürlüğünce yapılmasını sağlamak, 39) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak; gerektiğinde Servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak. d) Ticaret Servisi Şefliği 1) Kampanya başında, alım bitiminde ya da gerek görülen diğer zamanlarda bağlı işyerlerinin stok ve satış miktar ve programlarını göz önünde tutarak aylar itibariyle şube hinterlandı dahilinde satış planı ve programını hazırlamak, stok fazlası veya ihtiyaç miktarını Genel Müdürlüğe bildirmek, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 7

8 2) Genel Müdürlükçe belirlenecek esaslar, verilecek yetki ve talimatlar doğrultusunda serbest satışları planlamak, bağlı işyerleri eliyle satışların yapılmasını sağlamak, satışların borsa tescilini yaptırmak, 3) TMO nun faaliyet konusuna giren ürün ve yan ürün satışlarının yapılmasını sağlamak ve izlemek, 4) Satış fiyat ve şartlarında meydana gelen değişikliklerin zamanında şube hinterlandı dahilindeki işyerlerine ve ilgililere duyurulmasını sağlamak, 5) Şube hinterlandı dahilindeki işyerlerinin stoklarına göre taleplerin karşılanıp karşılanmayacağını izleyerek, talebin stoku uygun en yakın işyerinden karşılanmasını ya da ilgili işyerine gerekli sevkıyatın yapılmasını sağlamak, 6) Şube hinterlandı dahilindeki işyerleri kontrolör raporlarının satış işlemleri ile ilgili bölümlerini inceleyerek gerekli açıklama ve talimatları vermek; muhafazasında güçlük çekilen ürünlerin satışına öncelik vermek, 7) Muhasebe ve alım ve muhafaza servisleri ile gerekli işbirliğini yaparak ithalat ve ihracatta sözleşme hükümlerine göre yükleme ve boşaltma işlerinin yürütülmesini; akreditif, gümrük, sigorta ve yükleme boşaltma iş ve işlemlerine ilişkin belgelerin düzenlenerek Genel Müdürlük ve ilgili diğer yerlere gönderilmesini sağlamak ve izlemek, 8) Borsa ve piyasa fiyatları ile şube hinterlandı dahilindeki işyerlerinin un ve ekmek fiyat ve gramajlarını izleyerek istenilen periyotlarda Genel Müdürlüğe bilgi vermek, 9) Şube hinterlandı dahilindeki işyerleri kontrolör raporlarının servis görevleri ile ilgili bölümlerini inceleyerek, gerekli açıklama ve talimatları vermek, gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontroller yapmak, 10) Kampanya başında ilgili servislerle temas kurarak, alım ve satış tahminlerine göre şubenin nakliyat programını hazırlamak ve Genel Müdürlüğe göndermek, 11) Genel Müdürlükçe belirlenmiş taşıma programları doğrultusunda gerekli ön hazırlıkları tamamlayarak şube hinterlandı dahilindeki işyerlerinin taşıma, yükleme ve boşaltma ihalelerini yapmak, TMO Yetki Devri Yönergesi ile belirlenen yetki sınırları içerisinde yapılan ihaleleri onaylamak/onaylanmasını sağlamak; onayı takiben uygulanmak üzere ilgili şube hinterlandı dahilindeki işyerlerine gerekli talimatı vermek, 12) Geçmiş yıllara ilişkin taşıma, yükleme ve boşaltma ihalelerine ait firma, fiyat, miktar ve benzeri istatistikî bilgileri tutmak, bu verileri ve yapılacak piyasa araştırma sonuçlarını değerlendirerek ihalelerin en ekonomik ve uygun şekilde sonuçlanmasına çalışmak, 13) Yollama uyuşmazlıklarına ait, şube hinterlandı dahilindeki işyerlerince gerekli incelemeleri yapılarak gönderilen fiş ve belgeleri inceleyerek sonuçlandırmak; ilgili işyerinin şube hinterlandı dışında olması halinde şube görüşünün bildirilmesini sağlamak, 14) Taşıma ve yükleme-boşaltma müteahhitlerinin çalışmalarını izleyerek hakediş ödemeleri ile iş bitiminde ilgili işyerleri kanalıyla hesap kesimi işlerinin yapılmasını ve gerekli belgelerin muhasebe servisine iletilmesini sağlamak, 15) Đthalat ve ihracatta nakliye acenteleri ile gerekli ilişkileri kurmak, işlemlerin tamamlanmasını sağlamak, 16) Denizyoluyla şubeler arası ürün taşımalarında sözleşme yapmak; hesap kesimi ile ilgili belgeleri Genel Müdürlüğe göndermek, (Derince Şube Müdürlüğü) 17) TCDD ye fuzuli ve cezalı ödenen navlunlar ile tahsili gereken hasar bedellerinin ilgili işyerince zaman aşımına uğramadan tahsilini sağlamak ve izlemek, 18) Şube kontrolör raporlarının nakliyat iş ve işlemleri ile ilgili bölümlerini inceleyerek gerekli açıklama ve talimatları vermek, gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde incelemeler yapmak, 19) Gerekli fiş ve belgelerin düzenlenerek satış bedellerinin tahsilini, mevcut stok durumuna göre şube merkezi veya işyerinden teslimatın yapılmasını sağlamak ve izlemek, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 8

9 20) Şube ve bağlı işyerlerinin alım, satış ve stok miktarlarını değerlendirerek, aylar itibariyle şubenin yıllık satış plan ve programını hazırlamak, stok fazlası ve ihtiyaç miktarını Genel Müdürlüğe bildirmek, 21) Şube ve bağlı işyerinden kara, deniz ve demiryolu ile yapılacak sevk ve tesellümlere ait yükleme, boşaltma ve taşıma işlerini yürütmek, taşıma farklarına ait düzenlenen fiş ve belgelerin gerekli inceleme ve kontrolünü takiben taşıma farklarını Genel Müdürlüğe göndermek, 22) Demiryolu ve denizyolu taşıma, yükleme ve boşaltmalarında somaj ve sürstaryaya düşülmemesi için gerekli önlemleri almak, 23) Vadeli satışlarda satış sözleşmesi asıl suretlerinin ve eklerinin kasada muhafazası için muhasebe birimine gönderilmesini sağlamak, vadeli satışlarla ilgili Ofis alacaklarının takibi ile zamanında tahsilini sağlamak üzere gerekli girişimlerde bulunmak, bu konuda muhasebe birimi ile koordineli çalışmak, 24) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak; gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak. e) Muhasebe Servisi Şefliği 1) Muhasebe işlemlerinin yürütülmesine esas teşkil eden kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve benzeri mevzuat ile TMO Muhasebe Yönetmeliği, TMO Genel Hesap Planı ve diğer ilgili Ofis içi mevzuatın düzenli ve noksansız uygulanmasını sağlamak, bunlarda yapılan değişiklik ve ilaveleri izlemek, 2) Đlgili yasalar ve yürürlükteki mevzuata uygun olarak muhasebe işlemlerini yapmak, kanuni defterleri ve yardımcı defterleri tutmak, 3) Kasa ve bankalardaki para ve kıymetli evrak ile diğer tüm belgelerin durumlarını kontrol altında tutmak, bağlı işyerlerinin para ihtiyacını tespit ederek Genel Müdürlükten talep etmek, şube ve bağlı işyerlerinin kasa ve banka hesaplarındaki bakiyelerinin Genel Müdürlük talimatları doğrultusunda Genel Müdürlük banka hesaplarına aktarılmasını ve her ay sonlarında bankalardan gönderilen ekstreler ile kayıtlar arasında eşitliği sağlamak, 4) Şube ve bağlı işyerlerinin nakit hareketlerini programlamak ve gerçekleşmeleri izleyerek paranın optimum kullanımını sağlamak, 5) Şube ve bağlı işyerlerinin bütçe taslağını Genel Müdürlükten bildirilecek esaslara uygun olarak hazırlamak, 6) Şube ve bağlı işyerlerinin bütçe uygulamalarını izlemek, ihtiyaçlarına yönelik olarak Genel Müdürlükten tahsis edilen bütçe ödeneklerini dağıtmak, gerektiğinde Genel Müdürlükten ek ödenek talep etmek, ihtiyaç fazlasını iade etmek, yapılan harcamaları kontrol altında tutmak, şube ve bağlı işyerlerinde ödeneksiz harcama yapılmasını önlemek, 7) Şube kontrolör raporlarının mali ve muhasebe iş ve işlemleri ile ilgili bölümlerini inceleyerek gerekli açıklama ve talimatları vermek, gerektiğinde şube ve bağlı işyerlerinde inceleme ve kontroller yapmak. Kontrolörlerce incelenerek rapora bağlanan kasa noksan ve fazlalıklarının şube yetkisi dahilinde olanlarını karara bağlamak, Genel Müdürlük yetkisinde olanlarını şube görüşü ile birlikte Genel Müdürlüğe iletmek, 8) Kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve ilgili diğer mevzuatla belirlenen yasal yükümlülüklere ilişkin vergi, resim, harç, aidat, prim, katılma payı ve benzeri diğer yasal yükümlülüklere ait düzenlenmesi gereken beyanname ve bildirimlerin (muhtasar, emlak, damga vb.) düzenlenerek yasal süresinde ilgili yerlere verilmesi ile tahakkuk eden tutarların yasal süresinde ödenmesini sağlamak, bu konuda gerekirse işyerlerine yardımcı olacak uygulamaya ilişkin talimatları hazırlamak, 9) Şube ve bağlı işyerlerindeki Ofis alacaklarının izlenerek tahsilatını sağlamak, tahsil edilemeyenleri dayanakları ile birlikte gereği yapılmak üzere ilgili Hukuk Bürosu, hukuk bürosu bulunmayan şubelerde ise Hukuk Bürosunun işlemleri ile ilgili görevli memura iletmek, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 9

10 10) Đcra dairelerinden gelen icra emirlerini ait olduğu işyerlerine zamanında talimatlamak ve gereğinin yapılmasını sağlamak, (Hukuk Bürosu ile Hukuk Bürosu bulunmayan şubelerde ise Hukuk Bürosu işlemleri ile ilgili görevli memur ile koordineli olarak) icra kesintilerinin icra dairesine yatırılmasını sağlamak, neticesini takip etmek, 11) Şubeye verilen limitler dahilinde teknik işler servisince hazırlanan hakediş raporlarına ilişkin tahakkuk, ödeme ve gerekli tahsilatları sağlamak, 12) Şube ve bağlı işyerlerince üç ayda bir düzenlenen müfredat mizanlarını incelemek, hatalı ve tasfiye edilmesi gereken hesaplar hakkında talimat vermek, 13) Şube ve bağlı işyerlerine ilişkin envanter hazırlıklarını yapmak, işyerlerine talimatlamak, gelen sayım tutanaklarını incelemek ve gereğini yapmak, 14) Personel Servisi Şefliği tarafından tahakkuk ettirilerek gönderilen tutarları personele ödemek, kanuni ve özel kesintileri yasal süresi içinde ilgili kurumlara yatırmak, 15) Teşekkül finansman politikasının şube ve bağlı işyerlerindeki uygulamalarını izlemek, 16) Kredili satış şartlarının uygulanmasını izlemek, 17) Şube ve bağlı işyerlerindeki muhasebe uygulamalarını izlemek, hatalı ve eksik uygulamaları ikmal veya iptal ettirmek, 18) Şube ve bağlı işyerlerindeki maddi duran varlıkların amortisman tahakkukları ve muhasebeleştirilmesi ile ilgili dönemlerde enflasyon muhasebesi uygulamalarının yapılmasını sağlamak, ayrılan dahili sigorta fon giderlerini hesaplamak, kontrol etmek ve gider hesapları ile fon hesaplarında meydana gelen artışları eşitlemek, 19) Şube ve bağlı işyerlerinin finansal ve mali analizlerini yapmak ve bu verilere dayalı iyileştirme tekliflerinde bulunmak, 20) Şube ve bağlı işyerlerinin maliyet muhasebe uygulamalarını izlemek hatalı ve eksik uygulamaları ikmal veya iptal ettirmek, bilanço dönemlerinde gider, yansıtma ve sonuç hesapları arasında olması gereken eşitlikleri sağlamak, 21) Şube malzemelerine ilişkin girişi yapılan malzeme hareketlerinin muhasebe kayıtlarını yapmak, 22) Genel Müdürlükten talep edilen bilgi ve belgeleri süresi içinde düzenlemek ve göndermek, 23) Muhasebe bilgi transferlerini Genel Müdürlük ana sistemine günlük olarak yapmak ve transfer sonucu Genel Müdürlük ana sisteminde oluşan işyeri muhasebe kayıtlarının eşitliğini günlük olarak sağlamak, 24) Dış alım ve satımlarda liman depozitosu, borsa, gümrük ve acentelerle ilgili para ödeme ve tahsilat işlemleriyle mal bedeli ve giderlerin tahakkuklarını yapmak, hesaplarını arıtmak, 25) Genel Müdürlük talimatları doğrultusunda harici sigorta işlemlerini yapmak (Derince Şube Müdürlüğü), 26) Şube Müdürlüğü ile ilgili olan ve yukarıda belirtilmeyen işlemlere ilişkin ödeme ve tahsilatları yapmak, 27) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak; gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak. f) Bilgi Đşlem Servisi Şefliği 1) Şube merkezi ve bağlı işyerlerindeki replikasyon programının sürekli çalışır durumda olmasını sağlamak, 2) Replikasyon sonucu Genel Müdürlükte oluşan şube merkezi ve bağlı işyerlerine ait bilgilerin doğruluğunu, uzak masaüstü bağlantısı ile kontrol etmek ve düzeltmek, 3) Merkezle kendisi arasında bilgi işlem bağlantısını kurmak ve bu bağlantının sürekliliğini sağlamak, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 10

11 4) Genel Müdürlük bilgisayarlarında bulunan şubesine ait programları bilmek ve çalıştırmak, 5) Genel Müdürlük Download sayfasını takip ederek güncellenen uygulama programlarının, şubesi ve bağlı işyerlerine ait düzenlemelerin zamanında yüklenmesini ve çalışmasını sağlamak, 6) Şube bilgisayarından şubeye ait raporları almak, 7) Uygulama safhasına getirilmiş olan bilişim uygulamalarının kesintisiz çalışmasını sağlamak, 8) Đşletimde kesinti olduğunda nedenini bulmak, sistemin arızalanması durumunda yedekleme ve hatadan kurtarma prosedürlerini uygulamak ve uygulanmasını sağlamak, 9) Gelen ve giden yazıların kayıt, dosyalama ve arşiv işlerini yürütmek, gönderilecek evrak, koli ve numuneleri süresi içinde ve zarara uğramayacak şekilde yollamak, 10) Yönetmelik, yönerge, izahname, genelge ve benzeri mevzuatın kayıtlarını tutmak, değişiklikleri izlemek ve ilgili mevzuata işlenmesini sağlamak, 11) Şubenin posta, telefon, faks vb. haberleşme işleri ile fotokopi, baskı ve cilt işlerini yürütmek, 12) Đşyerlerine ait haberleşme giderlerinin takibi yapmak, telefon vb. faturaların süresi içerisinde ödenmesini sağlamak, 13) Haberleşme cihazlarının (santral, faks, fotokopi, telsiz vb.) onarım ve bakımlarının yürürlükteki mevzuat kapsamında yapılmasını sağlamak, 14) Haberleşmeye ilişkin gerekli istatistikî kayıtları tutmak, 15) Ağ kullanımı ve verilen hizmeti denetlemek, ağ donanım ve yazılımın tam, doğru ve sürekli çalışmasını sağlamak, 16) Đletişim ve veri güvenliği ile ilgili gerekli tedbirleri almak, 17) Şube merkezi ve bağlı işyerleri bilgisayarlarının ve işletim sistemlerinin hizmete açık olmasını sağlamak, 18) Mevcut sistemlerle ilgili teknik gelişmeleri izlemek, 19) Kesintisiz bir çalışmanın temini için gerekli araç-gereç ve malzemenin bulundurulmasını sağlamak, 20) Donanım ve donanım kullanımı ile ilgili kayıtları tutmak, 21) Sunucu bilgisayarların işletim sistemleri ile ilgili back-up ve restore işlemlerini yerine getirmek ve işletmek, ilgili veri gruplarının yedeklenmesini sağlamak, 22) Bilgi işlem cihazlarına ait sarf malzemelerin takibini yapmak, ihtiyaçların tespit ve temin edilmesini sağlamak, 23) Şube ve işyerlerinde kullanılmakta olan bilgi işlem ekipmanının envanterini tutmak, 24) Iskat ve başka bir nedenle kullanım dışı kalan bilgi işlem cihaz ve ekipmanının yerine ikame edecek ekipmanın sağlanması için gereğini yapmak, 25) Bakım anlaşmaları dahilinde TMO dışı kaynaklara yaptırılan cihazların bakım onarımı için gerekli işlemleri yapmak ve takibini sağlamak, 26) Ekonomik ömrünü doldurmuş ve kullanılmayacak derecede arızalı durumda olan bilgi işlem cihaz ve ekipmanının ıskatını yapmak, 27) Şube ve işyerlerinde kurulu bulunan VPN cihazı vb. iletişim cihazlarının çalışmasını sağlamak, 28) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak; gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak. 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 11

12 g) Personel Servisi Şefliği 1) Şube merkezi ve bağlı işyerlerinin yıllık personel ihtiyacını tespit ve talep ederek, en uygun şekilde karşılanmasını sağlamak, kadro kayıtlarını izlemek, Genel Müdürlükçe tespit edilecek esaslar çerçevesinde şube merkezi ve bağlı işyerleri arasında toplu ve münferit personel nakilleri için teklif hazırlamak, 2) Şube merkezi ve bağlı işyerlerindeki tüm personelin nakil, ücret, yükselme, disiplin, sicil, ayrılma, izin, imza yetkisi, emeklilik, sigorta ve benzeri özlük işlemlerini yürütmek, yürütülmesini sağlamak ve izlemek, 3) Đş ve ihtiyaç durumuna göre şubeden Genel Müdürlüğe, diğer şubelere, ayrıca şube hinterlandı dahilindeki işyerleri arasında personel görevlendirilmesi işlemlerini yürütmek; şube merkezi personelinin avans, yolluk ödeme ve onay işlemlerini yapmak, 4) Şube disiplin kurulunun toplanmasını, tutanak hazırlanmasını, alınan kararların ilgililere duyurulmasını sağlamak, Genel Müdürlükçe alınan disiplin kurulları kararlarının ise ilgililere duyurulmasını sağlayarak gerekli işlemleri yapmak, personele verilen disiplin cezalarının uygulanmasını sağlamak ve kayıtlara geçirilmesini teminen Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığına göndermek, 5) Aile, çocuk ve mal bildirgesi ile personelden istenen yasal belgeleri sürelerinde temin etmek, gerekenleri ilgili yerlere iletmek, 6) Eğitim programları ile ilgili duyuruları yapmak; şube ve bağlı işyerlerinden eğitime katılacakları, hizmet içi eğitim kartlarındaki bilgilerden yararlanarak tespit etmek ve Genel Müdürlüğe bildirmek, katılımı kesinleşen personelin eğitime katılmalarını sağlamak ve katılan personeli hizmet içi eğitim kartlarına işlemek, 7) Yıl sonlarında şube ve bağlı ajans amirliklerinin ihtiyaç duyulan fazla çalışma saat limitine esas programını yapmak, program dahilinde Genel Müdürlükten yıllık limit talep etmek ve tahsis edilen yıllık limitin bağlı işyerlerine dağıtımını yapmak ve izlemek, 8) Đş hukuku, sigorta, sendikalar, grev ve lokavt yasaları ve Toplu Đş Sözleşmesi değişikliklerini ve uygulamalarını izlemek, bağlı işyerleri düzeyinde uygulanmasını sağlamak, 9) Đş Kanunu ve Toplu Đş Sözleşmesi hükümleri gereğince işçilere verilecek giysi, korunma malzemesi vb. ile diğer yasal haklarının karşılanmasını sağlamak, doğabilecek sorun ve uyuşmazlıkları ilgili yerlerle gerekli işbirliğini yaparak çözümlemeye çalışmak, 10) Đş Kanununa tabi personelin kıdem ve ihbar tazminatına yasa hükümleri dahilinde hak kazanacak şekilde görevden ayrılması halinde, kıdem ve ihbar tazminatının tahakkukunu yaparak Genel Müdürlükle mutabakat sağlamak, 11) Seferberlik planı hazırlanmasında savunma uzmanlığınca istenecek bilgileri vermek, nöbetçi memuru kadrosu olmayan veya kadrosu olup da çalışanı olmayan şube müdürlüklerinde; 711 sayılı Kanun gereğince memurlar arasında tutulmakta olan nöbetçi memurluğu nöbet hizmetine ait nöbet çizelgelerinin hazırlanmasında Savunma Bürosu (varsa) ile koordine sağlamak, 12) Şube ve bağlı işyerleri personelinin sağlık hizmetlerini yürütmek; bu amaçla sözleşmeli doktor ve eczane ihtiyacını temin ederek sözleşme yapmak, yaptırmak ve izlemek, Genel Müdürlüğe bilgi vermek, 13) Maliye Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı ve Sosyal Güvenlik Kurumunca yayımlanan tedavi yardımına ilişkin yönetmelik ve tebliğ hükümleri çerçevesinde, Genel Müdürlük talimatları doğrultusunda şube ve bağlı işyerleri personelinin sağlık hizmetlerini yürütmek, 14) Şube personeli ve bakmakla yükümlü oldukları aile bireylerini sağlık kurum ve kuruluşlarına havale ederek tedavilerini sağlamak; hastane, doktor, eczane, fatura ve reçete bedellerinin ödenmesini sağlamak, 15) Şube ve bağlı işyerlerindeki doktor ve sağlık odalarının ihtiyaçlarını tespit ederek gerekli ilaç, araç ve gereçlerin karşılanmasını sağlamak, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 12

13 16) Şube müdürlüğü ve bağlı işyerleri personelinin istirahat raporlarını takip ederek Genel Müdürlüğe bilgi vermek, 17) Şube personeli ile ilgili sosyal güvenlik mevzuatı gereği düzenlenmesi gereken beyanname, bildirge ve benzeri belgeleri düzenlemek, yasal süresi içerisinde ilgili yerlere verilmesini sağlamak ve tahakkuk eden tutarların yasal süresinde ödenmesi için muhasebe servisine bildirmek, 18) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak, gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak. ğ) Teknik Đşler Servisi Şefliği 1) Şube merkezi ve bağlı işyerlerinin büro, silo, ambar, depo ve diğer binalarının boya, badana gibi küçük çaplı bakım onarım ve revizyonu ile ilgili iş programından hareketle şube iş programını hazırlamak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, bu işler için gerekli yıllık ödenek miktarını tespit etmek, 2) Ofisçe satın alınacak arsa ve araziye ait her türlü bilgiyi toplamak, teklif mektupları almak, satın alınması uygun bulunanların tapuya tescil işlemlerini yaptırmak, 3) Ofis arsa ve arazilerinin sınırlarını tespit ettirmek, arsa, arazi ve yapılarla ilgili uyuşmazlıkların, teknik yönden gerekli incelemeyi yaparak veya yaptırarak çözümünü sağlamak, istimlâklerle ilgili işleri kanun ve talimatlara uygun olarak yürütmek, 4) Şube hinterlandı dahilindeki işyerlerinden gelen yıllık yatırım tekliflerinin şube yatırım planlama ve koordinasyon kurulunda görüşülmesini, yatırıma alınması kararlaştırılanların, gerekçeleri, öncelik durumları, keşif özetleri, zemin etüdü ve arazi, inşaat ruhsat, imar durumu ve benzeri diğer detay bilgilerle Genel Müdürlük Araştırma Planlama ve Koordinasyon Dairesi ve Teknik Đşler Dairesi Başkanlıklarına gönderilmesini sağlamak; yatırımların nakdi ve fiziki gerçekleşmelerini izlemek ve aylık izleme cetvellerini Genel Müdürlüğe göndermek, 5) Genel Müdürlükçe, şubelerce yürütülmesi talimatlanan inşaat, tesisat ve tadilat işlerine ait plan ve projeleri hazırlamak; keşif, ihale ve kontrollük hizmetlerini yürütmek, hak edişleri düzenlemek, kabul işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 6) Đhtiyaç duyulmayan gayrimenkullerin satılarak değerlendirilmesi için öneride bulunmak, satışı uygun bulunanların tapu işlemlerini (ferağ) tamamlamak, 7) TCDD ile iltisak ve arazi sözleşmelerinin yapılmasını sağlamak, sözleşme hükümlerini izlemek, 8) Şube ve işyerlerine, kuvvet ve aydınlatmada kullanılacak elektrik enerjisinin genel şebekeden alınması uygun olan yerleri tespit etmek, ilgili kuruluşla temas sağlayarak ön proje ve keşiflerini hazırlayıp öneride bulunmak, verilecek talimatlar çerçevesinde gereğini yerine getirmek, 9) Gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak şube hinterlandı dahilindeki işyerlerinde incelemeler yapmak, tespit edilen sonuçlar hakkında şube müdürüne bilgi vermek, duruma göre ilgili işyerlerine gerekli talimatın verilmesini sağlamak, 10) Đnşaat gereç ve malzemesinin yılsonu sayımları ile bunlar üzerinde yapılacak inceleme komisyonlarına katılmak, 11) Kullanılmayacak, atıl kalmış ve yıkımı uygun görülen tesislerin belirlenerek Genel Müdürlüğe öneride bulunulmasını sağlamak, 12) Şube merkezi ve bağlı işyerlerinin silo, ambar, depo ve diğer yapılarında bulunan makine, seyyar ve sabit cihazlar ve diğer tüm donanımın bakım, onarım ve revizyonu ile ilgili iş programından hareketle şube iş programını hazırlamak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, bu işler için gerekli yıllık ödenek miktarını tespit etmek, 13) Ajans amirliklerince yapılamayan ve/veya yetkilerini aşan silo, depo, makine, cihaz ve diğer tesisata ait bakım, onarım ve revizyon işlemlerini yürütmek, 14) Yapıların ve görev kapsamındaki tesis, cihaz, makine ve diğer tüm donanımın bakım ve onarımı için gerekli malzeme ihtiyacını tespit etmek; ihtiyaç yerlerine ulaştırılmasını sağlamak, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 13

14 15) Tesis ve cihazların çalışma koşullarına uygun hale getirilmesi için gerek görülen ek ve değişiklikler ile servis görevleriyle ilgili artık kapasitenin değerlendirilmesi yönünden öneride bulunmak, 16) Ölçü ve tartı aletleri ile sayaçların yasal muayene ve damgalanmaları ile ilgili bildirgeleri hazırlayarak işlemlerin zamanında yaptırılmasını sağlamak ve izlemek, Genel Müdürlüğe gerekli bilgileri vermek, 17) Yangın ve sabotajlara karşı korunmada (varsa) sivil savunma uzmanı ile işbirliği yaparak konunun teknik yanlarını yürütmek, tüm yangın söndürme ve alarm araç, gereçlerinin çalışır durumda bulunmalarını sağlamak, bu açıdan şubenin elektrik tesisatının fenni şartlara uygunluğunu kontrol etmek, düzenlenen muayene raporlarını izleyerek ıslahı gerekenlerin değişiklik ve onarımlarını yaptırmak, 18) Tesis ve cihazlarda işçi sağlığı ve iş güvenliği yönünden gerekli önlemleri aldırmak ve izlemek, 19) Bakım onarım giderleri hesabından kredi talebinde bulunulması halinde takibini yapmak ve 3 er aylık periyotlarda fiili harcamaları Genel Müdürlüğe bildirmek, 20) Görev alanına giren tesis, cihaz, malzeme ve yedek parçaların yılsonu sayımları ile bunlar üzerinde yapılacak inceleme komisyonlarına katılmak, 21) Şube atölye faaliyetlerinin bir plan çerçevesinde yürütülmesini sağlamak ve izlemek, 22) Gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak bağlı işyerlerinde incelemeler yapmak, tespit edilen sonuçlar hakkında şube müdürlüğüne bilgi vermek, duruma göre ilgili işyerine gerekli talimatın verilmesini sağlamak, 23) Şube müdürlüğüne ait tüm taşıt araçlarının şube merkezi ve bağlı işyerleri itibariyle görev dağılımını yapmak, TMO Taşıt Araçları Bakım Yönetmeliği çerçevesinde bakım-onarım işlerinin yürütülmesini sağlamak, şube ve bağlı işyerlerinin yeni taşıt ihtiyaçlarını belirleyerek Genel Müdürlük Teknik Đşler Dairesi Başkanlığına iletmek, 24) Revizyon ekipleri ile değişik birimlerden gelecek taşıt aracı ve sürücü ihtiyaçlarının ilgili servislerce karşılanmasını sağlamak, 25) Şube merkezi ve bağlı işyerleri bilgisayarlarında elektrik giriş kablosu, elektrik ana giriş sigortası ve bağlantı kabloları arızalarıyla ilgili iş ve onarımları yapmak, 26) Şubenin, bağlı işyerleri düzeyinde yıllık malzeme ihtiyacını tespit etmek, ihtiyaçların Genel Müdürlükçe veya verilmiş yetkiler çerçevesinde mahalli piyasadan satın alınarak karşılanmasını sağlamak, stok seviyesini ihtiyaçlar düzeyinde tutmak, tüm demirbaş eşya ve malzemeyi teslim almak; kayıt, muhafaza, bakım, onarım, ıskat ve münakale işlerini yürütmek, 27) Bağlı işyerlerinden gelen talep fişlerini inceleyerek gerçek ihtiyaçları karşılamak, bunun için gerekli sevk iş ve işlemlerini yürütmek, Genel Müdürlük ve işyerlerinden gönderilen veya piyasadan satın alınan malzemenin tesellümünü yapmak, 28) Stoktaki malzemeyi miktar ve evsaf yönünden değer kaybına uğramadan muhafaza etmek, depo ve işyerlerindeki ihtiyaç fazlası malzemeyi tespit ederek ihtiyaç yerlerine sevk etmek veya satış yoluyla değerlendirilmesini sağlamak, 29) Đşyerlerinde tamir edilemeyen demirbaş eşya niteliğindeki malzemenin şube imkanları veya Genel Müdürlükçe tamir edilmesini sağlamak, tamir kabul etmez durumda olanların tespit edilmiş yetkiler çerçevesinde ıskat işlemlerini yürütmek, 30) Stoktaki veya kullanımdaki her çeşit malzemede meydana gelebilecek noksanlıkları ve fazlalıkları incelettirmek, karara bağlı olarak noksanlık veya fazlalık hesapları ile ilgili varlık hesaplarına kaydedilmelerini sağlamak, 31) Depolara alınan ürünlerin muhafazası için depolarda gerekli tedbirlerin alınması, 32) Depolara ait kapı, kapak gibi yerlerin kilit altında tutulmasını ve mühürlenmesini sağlamak; depo, tesis, sabit ve seyyar cihazlar ile diğer teknik donanımın alım, satış, sevk, tesellüm, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 14

15 aktarma, dezenfeksiyon, ilaçlama, yükleme-boşaltma ve benzeri faaliyetler sırasında, talimatlara uygun şekilde çalıştırılmasını sağlamak ve bu faaliyetlerle ilgili kayıtları tutmak, 33) Depo, tesis, makine ve cihazlara ait teknik donanımın ve ürün sirkülâsyonunu sağlayan mekanizmaların görev ve yetki dışında ve ilgisiz kişiler tarafından çalıştırılmaması yönünde gerekli tedbirleri almak, 34) Şube müdürlüğünce yapılması talimatlanmış her türlü ıskat veya hurdaya ayrılmış malzeme satışına ilişkin şartname hazırlamak, ihale ile ilgili diğer işlemleri yürütmek, 35) Đlgili birimlerle gerekli koordinasyonu sağlayarak binaların ısıtma, aydınlatma, su, asansör ve benzeri tesislerini çalışır durumda bulundurmak, bakım ve onarımlarını yapmak, 36) Kullanım sürelerini izleyerek ilgili mevzuat çerçevesinde personelin giysi, korunma malzemesi ve donanımlarının karşılanmasını sağlamak, 37) Şube merkezi ile bağlı işyerlerindeki lojmanların ilgili mevzuat hükümlerine göre tahsis ve boşaltılma işlemlerinin yürütülmesini sağlamak, değişikliklerin, bilgisayar ortamında işlenmesini sağlamak, 38) Şube müdürlüğünde uygulanacak eğitim programlarına katılacak personelin sosyal ihtiyaçlarının karşılanması işlerini yürütmek; konukevi, kütüphane, lokal, spor tesisleri ve benzeri tesislerin işletilmesini sağlamak, 39) Şube müdürlüğünün tabldot işleri ve büro temizlik hizmetlerini yürütmek, 40) Bayrağın sürekli çekilmesini sağlamak, bayramlarda şube binasının bayraklarla donatılması ve ışıklandırılmasını sağlamak, 41) Şube malzeme hareketlerine ilişkin bilgi girişlerini malzeme modülü içerisinde yapmak, 42) Servis görevleriyle ilgili teftiş ve tahkikat raporlarına gerekli görüş ve cevabı hazırlamak, gerektiğinde servis görevleriyle ilgili olarak işyerlerinde inceleme ve kontrollerde bulunmak. ĐKĐNCĐ BÖLÜM Ajans Amirlikleri Kuruluş amacı MADDE 4- (1) Şube müdürlüğünce verilecek talimatlar ve ilgili TMO mevzuatı doğrultusunda, sınırları içinde (bağlı ekip şeflikleri dahil), TMO nun faaliyet konusuna giren ürünlerin alım, depolama ve muhafaza işlerini yürütmek; verilen yetkiler çerçevesinde satış işlemlerini yapmak; satışı yapılanları alıcısına teslim etmek, yollama emri verilenleri göndermek; gelen ürünleri teslim almak; gerektiğinde talimatlanan paçal oranları ile imalat ve kalibrasyon hizmetlerini gerçekleştirmek amacıyla taşrada, şube müdürlüklerine bağlı olarak faaliyet göstermek üzere ajans amirlikleri kurulmuştur. Teşkilat yapısı MADDE 5- (1) Ajans amirlikleri şube müdürlüklerine bağlı olarak faaliyet gösterir. Sayıları, işyerinin iş hacmine ve kapasitesine bağlı olarak tespit edilmek üzere teşkilat yapısı aşağıda gösterilmiştir; Ajans Amiri, Muhasebeci, Muhasebe Memuru, Eksper, Depo Teknisyeni, Elektrik Teknisyeni, Ambarcı, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 15

16 Tartı Memuru, Tartıcı, Hizmetli, Bekçi kadrolarından tamamı veya bir kısmı ile hizmet satın alma sözleşmesi yapılan özel güvenlik şirketi bünyesinde çalıştırılan özel güvenlik personeli bulunur. Đhtiyaç durumuna göre bu kadrolara ve personele ilave yapılabilir. (2) Đşyerinin iş yükü nedeniyle yukarıdaki kadrolara ait görevlerden birleştirilenler olduğu takdirde görevi üstlenen kadro her iki kadronun işlerini de yürütür. Görevler MADDE 6- (1) Ajans amirlikleri bağlı bulundukları şube müdürlüğünün gözetim ve denetimi altında yapılacak plan ve programlar doğrultusunda görev yaparlar. (2) Ajans amirliklerinin görevleri aşağıda belirtilmiştir: a) Ajans amirliklerinin sınırları içinde TMO nun faaliyet konusu ürünlerin ekiliş, gelişim ve piyasa durumları ile zirai durum cetvelleri ve meteoroloji bültenlerini değerlendirerek üretim ve işyerinin alım tahminini yaparak şube müdürlüğüne bildirmek, b) Şube müdürlüğünün koordinasyonunda yapılacak depolama programına uygun olarak, ürünlerin alım genelge ve baremlerine göre alımını yapmak ve depolamak, c) Alım sırasında analiz ihtilafı olması durumunda, ihtilaf numunelerinin bağlı bulunduğu şube müdürlüğüne, eğer bağlı bulunduğu şube müdürlüğünde laboratuvar yoksa şubesince belirlenecek laboratuvarı olan başka bir şube müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak, ç) Đthalat yoluyla veya diğer işyerlerinden gelen ürünlerin şube talimatı, ilgili mevzuat ve taşıyıcı sözleşmesi hükümlerine göre tesellümü ile gönderileceklerin sevkini yapmak, d) Depolanan ürünlerin miktar ve evsaf yönünden kıymet kaybına uğramadan muhafazasını sağlamak, bu amaçla mevzuatla öngörülen süre ve esaslar çerçevesinde periyodik muayene ve kontrolleri ile gerekli mücadele ve ıslah çalışmalarını yapmak, e) Muhafaza yerlerinin usulüne uygun olarak açılıp kapatılması ile depo giriş çıkışlarının kontrol altında tutulmasını sağlamak, f) Alım sonrası oluşan depo temsili numunelerini bağlı bulunduğu şube müdürlüğüne göndermek, şayet bağlı bulunduğu şube müdürlüğünde laboratuvar yoksa şubesince belirlenecek laboratuvarı olan başka bir şube müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak, g) Talimatlanan paçal oranlarını gerçekleştirmek; satışı yapılan ürünleri teslim etmek; alım ve satışların borsada tescilini yaptırmak, ğ) Görev verildiğinde tohumluk tesellümü ve dağıtımı işlerini yapmak, h) TMO nun faaliyet konusuna giren ürünlerden mamul madde imalatı yapılması veya yaptırılması ile ilgili işlemleri yürütmek, ı) Ajans amirliğine ait silo, depo, işletme binaları ile bunlara ait makine, sabit ve seyyar cihazlar ile donanımın, şube müdürlüğünce hazırlanacak bir program dahilinde periyodik bakım, onarım ve muayenelerini yaptırmak; çalışır durumda bulunmalarını sağlamak; bunlara ilişkin elektrik tüketimini izlemek, i) Ajans amirliğinin demirbaş, malzeme ve yedek parça ihtiyacını tespit ederek karşılanmasını teminen şube müdürlüğüne iletmek; gerektiğinde verilen yetkiler içinde mahalli piyasadan malzeme alımını yapmak; işyerinde mevcut hurda ve ölü malzemeyi, değerlendirilmesini teminen şube müdürlüğüne bildirmek, j) Ajans personeline, şube müdürlüğüne bilgi vermek kaydıyla izin vermek, şube müdürlüğünce verilecek talimatlar dahilinde ajans personelinin özlük işlemlerini yürütmek, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 16

17 k) Ajans amirliği sınırları içinde haşhaş kapsülü ekimi yapılması halinde şube müdürlüğünce verilecek talimatlar ve ilgili mevzuat doğrultusunda ekim izni, kontrol, alım, muhafaza ve sevk iş ve işlemlerini yürütmek, l) Ajans arazisinin bir plan dahilinde ağaçlandırılması çalışmalarını yürütmek, m) Ajans amirliğinin haberleşme, dosyalama ve arşiv hizmetlerini yürütmek, n) Sistemin arızalanma durumunda bilgisayardan çıkan alım fişlerini elle yazım uygulamasına geçerek bağlı bulunduğu şube müdürlüğüne en seri şekilde bildirmek, sistem onarılınca tekrar elle yazılan bilgilerin bilgisayara girişini yapmak, bilgisayardan çıkan sonuçlarla elle yapılan sonuçları kontrol ederek doğrusunu saptamak ve düzeltmek, o) Đşyerince 3298 sayılı Kanuna muhalefet edenleri mülki makama intikal ettirirken, bahsi geçen üreticilerin isim listesini tanzim ederek 2 nüsha halinde şube müdürlüğüne göndermek, ö) Sabotajlara Karşı Korunma Yönetmeliği, Binaların Yangından Korunması Hakkındaki Yönetmelik esaslarına göre hazırlanan TMO Merkez ve Taşra Teşkilatı Yangın Önleme ve Söndürme Talimatı, TMO Savunma Đşleri Đzahnamesi ile savunma ve güvenlik konularındaki diğer ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda sorumluluk alanı belirlenmiş sivil savunma uzmanlarının bulundukları şubeler veya bağlı oldukları şube müdürlüklerinden bu konularda aldıkları talimatları, sivil savunma amiri olarak veya kendileri tarafından atanan o işyerindeki sivil savunma amirleri vasıtasıyla işyerlerinde uygulanmasını sağlamak ve bu talimatlar doğrultusunda işyerinde gereken her türlü tedbiri almak veya aldırmak, p) Muhasebe işlemlerinin yürütülmesine esas teşkil eden kanun, kararname, yönetmelik ve benzeri mevzuat ile TMO Muhasebe Yönetmeliği, TMO Genel Hesap Planı ve Açıklamaları ve diğer ilgili Ofis içi mevzuatın düzenli ve noksansız uygulanmasını sağlamak, bunlarda yapılan değişiklik ve ilaveleri izlemek, r) Đlgili yasalar ve yürürlükteki mevzuata uygun olarak muhasebe işlemlerini yapmak, kanuni defterleri ve yardımcı defterleri tutmak, s) Kasa ve bankalardaki kıymetlerin durumlarını kontrol altında tutmak, para ihtiyacını tespit ederek şube müdürlüğünden talep etmek, kasa ve banka hesaplarındaki bakiyelerinin şube müdürlüğü talimatları doğrultusunda şube müdürlüğü banka hesaplarına aktarılmasını ve her ay sonunda bankalardan gönderilen ekstreler ile kayıtlar arasında eşitliği sağlamak, ş) Bütçe taslağını şube müdürlüğünce bildirilecek esaslara uygun olarak hazırlamak, t) Bütçe uygulamalarını izlemek, ihtiyaçlarına yönelik olarak şube müdürlüğünden tahsis edilen bütçe ödeneklerini takip etmek ve gelişen şartlar doğrultusunda şube müdürlüğünden ek ödenek talep etmek, ihtiyaç fazlasını iade etmek, yapılan harcamaları kontrol altında tutmak, ajans ve bağlı ekiplerde ödeneksiz harcama yapılmasını önlemek, u) Kontrolör raporlarının mali ve muhasebe işlemleri ile ilgili bölümlerini inceleyerek gerekli iptal ve ikmal işlemlerini yapmak, kontrolörlerce incelenerek rapora bağlanan kasa noksan ve fazlalıklarının şube yetkisinde olanlarını ajans görüşü ile birlikte şubeye iletmek, Genel Müdürlük yetkisinde olanları Genel Müdürlüğe iletilmek üzere şube müdürlüğüne bildirmek, ü) Kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve ilgili diğer mevzuatla belirlenen yasal yükümlülüklere ilişkin vergi, resim, harç, aidat, prim, katılma payı ve benzeri yasal yükümlülüklere ait düzenlenmesi gereken beyanname ve bildirimlerin (sosyal güvenlik, muhtasar, emlak, damga vb.) düzenlenerek yasal süresinde ilgili yerlere verilmesi ile tahakkuk eden tutarların yasal süresinde ödenmesini sağlamak, v) Ofis alacaklarının izlenerek tahsilatını sağlamak, tahsil edilemeyenleri dayanakları ile birlikte gereği yapılmak üzere ilgili Hukuk Bürosu, Hukuk Bürosu bulunmayan şubelerde ise Hukuk Bürosunun işlemleri ile ilgili görevli memura iletmek, y) Đcra dairelerinden gelen icra emirlerinin zamanında gereğini yapmak, (Hukuk Bürosu, Hukuk Bürosu bulunmayan şubelerde ise Hukuk Bürosunun işlemleri ile ilgili görevli memur ile koordineli olarak) icra kesintilerinin icra dairesine yatırılmasını sağlamak, neticesini takip etmek, 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 17

18 z) Üç ayda bir düzenlenen müfredat mizanlarını incelemek, hatalı ve tasfiye edilmesi gereken hesapları düzeltmek, aa) Dönem sonu envanter hazırlıklarını yapmak, sayım tutanaklarını düzenleyerek şubeye iletmek, bb) Đşyeri personeline ait istihkaklar ile diğer hizmetlere (taşıma, yükleme, boşaltma vb.) ilişkin ödeme ve tahsilatı yapmak, cc) Đşyerindeki maddi duran varlıkların amortisman tahakkukları ve muhasebeleştirilmesi ile ilgili dönemlerde enflasyon muhasebesi uygulamalarının yapılmasını sağlamak, ayrılan dahili sigorta fon giderlerini hesaplamak, kontrol etmek ve gider hesapları ile fon hesaplarında meydana gelen artışları eşitlemek, çç) Đşyerinin finansal ve mali analizlerini yapmak ve bu verilere dayalı iyileştirme tekliflerinde bulunmak, dd) Đşyerinin maliyet muhasebe uygulamalarını izlemek hatalı ve eksik uygulamaları ikmal veya iptal etmek, bilanço dönemlerinde gider, yansıtma ve sonuç hesapları arasında olması gereken eşitlikleri sağlamak, ee) Đşyeri malzeme hareketlerine ilişkin muhasebe kayıtlarını yapmak, ff) Şube ve Genel Müdürlükten talep edilen bilgi ve belgeleri süresi içinde düzenlemek ve göndermek, gg) Muhasebe bilgi transferlerini Genel Müdürlük ana sistemine günlük olarak yapmak ve transfer sonucu Genel Müdürlük ana sistemde oluşan işyeri muhasebe kayıtlarının eşitliğini günlük olarak sağlamak, ğğ) Dış alım ve satımlarda liman depozitosu, borsa, gümrük ve acentelerle ilgili para ödeme ve tahsilat işlemleriyle mal bedeli ve giderlerin tahakkuklarını yapmak, hesaplarını arıtmak, hh) TMO Yetki Devri Yönergesiyle belirlenecek görevleri yürütmek, ıı) Vadeli satışlarda ürün bedellerinin zamanında tahsil edilmesini sağlamak, ii) TMO faaliyetleri ile ilgili diğer görevleri yapmak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ekip Şeflikleri Geçici ekip kurulması MADDE 7- (1) Đhtiyaç duyulan yerlerde; ürün alımı, satımı, sevki, tesellümü, imalatı ve benzeri faaliyetleri yürütmek üzere ekip şeflikleri oluşturulabilir. Kurumun mülkiyetinde olan yerlerde oluşturulacak tesisli ekipler her hasat döneminde, bağlı olduğu şube müdürlüğünün organizasyonunda açılır. Tesisli ekip olmayan Kurumumuz mülkiyetindeki yerlerde veya Kurumumuz mülkiyetinde olmayan yerlerde ihtiyaç duyulması halinde Genel Müdürlüğün onayı ile geçici ekip şeflikleri açılabilir. (2) Geçici ekip şeflikleri, şube müdürlüklerine veya ajans amirliklerine bağlı olarak faaliyet gösterirler. Ekip şefliği teşkilat yapısında, sayıları ekibin iş yüküne bağlı olarak tespit edilmek üzere aşağıda gösterilen kadrolar bulunur; Ekip Şefi, Eksper, Muhasebeci, Depo Memuru, Depo Teknisyeni, Tekniker, Ambarcı kadrolarından biri, Tartı Memuru veya Tartıcı, Bekçi 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 18

19 kadrolarından tamamı veya bir kısmı ile hizmet satın alma sözleşmesi yapılan özel güvenlik şirketi bünyesinde çalıştırılan özel güvenlik personeli bulunur. (3) Geçici ekip şeflikleri satış, sevk, tesellüm gibi işleri için ayrıca faaliyet onayı alınmaz. Đşler, ilgili mevzuat hükümlerine göre yürütülür. Đlk defa açılacak geçici ekip yerlerinde ön inceleme yapılması MADDE 8- (1) Geçici ekibin açılacağı yerde ön inceleme yapılır. Bu incelemede; a) Arazi ve tesislerin mülkiyet durumu, kira ödenip ödenmeyeceği, bu konudaki sözleşme şartları, b) Kapalı depoların tarımsal ürün depolanmasına uygun olup olmadığı, açık yığın yapımına uygun ve yeterli arazi bulunup bulunmadığı, c) Hizmet binası, yatma yeri, mutfak, banyo, tuvalet ile buralarda kullanılacak malzeme ve benzeri ihtiyaçlar, ç) Araç kantarının mühürlü ve faal olup olmadığı, kapalı depoların fiziki durumu, dezenfeksiyon ve benzeri ihtiyaçlar, d) Güvenlik, ulaşım ve sosyal ihtiyaçların karşılanması ile gerekli görülen diğer konular belirlenir. Bu hususlar dikkate alınarak ekibin açılıp açılmamasına ve açılacak olması halinde ön hazırlık olarak nelerin yapılacağına karar verilir. (2) Geçici ekiplerin faaliyete geçeceği tarih belirlenir. Ekipte görev alacak personel unvan bazında tespit edilerek listeler oluşturulur. Şube kadrolarından karşılanabilecek personel ile şube dışı birimlerden görevlendirilen personele gerekli duyuru yapılır. (3) Her ekibe bir ekip şefi görevlendirilir. Yöredeki ürün deseni, ürün cinsi bazında gerçekleşebilecek tahmini üretim, alım miktarları ve bölgenin sosyal ve ekonomik durumu hakkında ekip personeli bilgilendirilir. (4) Ekipte bulunan ürün stokları, malzemeler ve diğer varlıklar miktar ve mümkün olması halinde tutar bazında tutanağa bağlanarak ekip personeline teslim edilir. Ekibe gelen, ekipten gönderilen veya ekipte sarf edilen malzemeler için gerekli giriş, çıkış veya sarf belgeleri gecikilmeden düzenlenir. Ekip dosyalarının hazırlanması MADDE 9- (1) Alım hazırlıklarına yönelik olarak Genel Müdürlükten gönderilen talimatlar ile şube müdürlüğünün hazırlıklarına yönelik bilgi ve belgelerden oluşan bir dosya hazırlanarak ekip şefine teslim edilir. Bu dosyada, muhasebe, personel, ticaret, alım-muhafaza, teknik işler, bilgi işlem, savunma, özel güvenlik, denetim ve diğer servis konularına göre yapılacak işlerin detaylı şekilde açıklandığı bir bilgilendirme yazısı bulunur. Ekipler için mevzuat temini MADDE 10- (1) Đlgili TMO mevzuatına internet ortamından erişilir. Yapılacak işin mahiyetine göre gerek görülmesi halinde internette bulunmayan mevzuatın ilgili hükümleri veya internet imkanı olmayan ekiplerde kullanılabilecek mevzuatın ilgili hükümleri şubesince bilgisayardan çıktı alınarak veya TMO Mevzuatı kitabından fotokopi çekilerek temin ve teslim edilir. Đnternette ve TMO Mevzuatı kitabında yer almayan ve müstakilen basılmış olan mevzuat ile ilgili hükümler de aynı usulle şubesince temin ve teslim edilir. Şubelerce temin edilemeyen mevzuat Genel Müdürlükten istenir. Ekip faaliyeti MADDE 11- (1) Ekipler, ekip şefinin sevk ve idaresinde faaliyet gösterir. Ekipler, bağlı bulundukları şube müdürlüğü ve ajans amirliğinin kontrol ve denetimine tabidir. Ekiplerde Đşyeri 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 19

20 Kontrol Defteri bulundurulur. Đşyeri Kontrol Defteri, ekibe kontrol, denetim, tamir ve benzeri görevlerle gelen personel tarafından, gerekli görülen hususlar belirtilerek doldurulur. (2) Ekip faaliyeti devam ederken ilgili personel görev yerinde bulunur ve gerekli tedbir ve izin alınmadan görev yeri terk edilmez. (3) Geçici ekiplerde gerçekleştirilen tüm faaliyetler TMO mevzuatına uygun şekilde yürütülür. Ekipteki varlıkların muhafazası MADDE 12- (1) Ekiplerde, çevre güvenliği imkanlar dahilinde sağlanır. Tüm malzemeler kapalı bir yerde muhafaza edilir. Mesai bitiminde kapılar kapatılır. Ofis sahasında üçüncü şahıs aracı bırakılmaz. Tüm depoların kapı ve kapakları usulüne uygun şekilde mühürlenir. Açık yığınların üzeri asgari karalama toprağı ile günübirlik örtülür ve en kısa sürede tam topraklama işlemi ikmal edilir. Yığınlar arası kanallar, TMO Alım ve Muhafaza Đşleri Đzahnamesinde belirtilen esaslar dahilinde açılır. (2) Açık yığınlardan çıkan polietilenler çamur ve topraktan arındırılarak katlanır ve tartılır. Polietilenler, güneşten ve diğer olumsuz şartlardan korunacak şekilde uygun bir yerde toplanır. Elevatör, kablo, motor, kürek ve benzeri malzemeler mesai sonrasında toplanarak muhafaza altına alınır. (3) Ofis faaliyetleri ile doğrudan ilişkisi olmayan şahısların Ofis içerisinde gecelemesine izin verilmez. (4) Güvenlik, görevli bekçi veya özel güvenlik elemanları ile sağlanır. Ekip faaliyetine son verilmesi MADDE 13- (1) Ekip şeflikleri; alım yoğunluğunun azalması halinde, Teknik veya Hesap Kontrolörü nezaretinde şube müdürlüğünün bilgisi dahilinde kapatılır. (2) Kapatılan ekibe ait ürünler ile evrak, malzeme ve diğer varlıklar usulüne uygun şekilde kayıtlandırılır ve gerekli mutabakatlar sağlandıktan sonra tutanakla ekibin bağlı olduğu işyerine devredilir. (3) Ekip personeli, aşağıda belirtilen işler tamamlanmadan görev yerini terk edemez: a) Đşyeri ve depo krokilerinin hazırlanması, b) Açık yığınlara yığın levhalarının yaptırılması, c) Depoların mühürlenmesi, ç) Resmi kurumlara gerekli bildirimlerin yapılması, d) Su ve sel baskınlarına karşı depolarda, açık yığınlarda ve diğer tesislerde gerekli muhafaza önlemlerinin alınması, e) Çevre ihatasının imkanlar dahilinde (duvar, dikenli tel, aydınlatma vb.) sağlanması, f) Ekipte kalacak malzemelerin koruma altına alınması, g) Üçüncü şahıslarla olan iş ilişkilerinden (malzeme alımı, arazi-depo kiralanması, müteahhit nam ve hesabına işçi çalıştırılması, müteahhitlere gördürülen işler ve benzeri) kaynaklanabilecek karşılıklı yükümlerin yerine getirilmesi ve mutabakat sağlanması, ğ) Diğer hususlar. 25-TMO Taşra Teşkilatı Yönetmeliği 20