GEWISS ELEKTRİK TESİSAT MALZEMELERİ TİCARET LTD. ŞİRKETİ ETİK KURALLAR

Transkript

1 GEWISS ELEKTRİK TESİSAT MALZEMELERİ TİCARET LTD. ŞİRKETİ ETİK KURALLAR Temmuz 2014

2 İÇİNDEKİLER GİRİŞ TANIMLAR GENEL BİLGİLER MUHATAPLAR KANUN VE YÖNETMELİKLER ETİK KURALLAR VE DAVRANIŞ İLKELERİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE İLİŞKİLER FİNANS VE MUHASEBE YÖNETİMİ ŞİRKET RAPORLAMASI VE KURUMSAL VARLIKLARIN KORUNMASI ÇALIŞANLARIN KORUNMASI ÇEVRENİN KORUNMASI ŞİRKET VARLIKLARININ KORUNMASI BİLİŞİM TEKNOLOJİSİ DAVRANIŞ KURALLARI BİLGİNİN GİZLİLİĞİ KONTROL VE YAPTIRIMLAR GEWISS ELEKTRIK TESISAT MALZEMELERI TICARET LTD. ŞIRKETI - Etik Kurallar Temmuz

3 GİRİŞ Bu Etik Kurallar önceki versiyonların yerini almıştır. 1. TANIMLAR Bu belgenin amaçlarına göre: ETİK KURALLAR bu belgedir; ŞİRKET GEWİSS ELEKTRİK TESİSAT MALZ. TİC. LTD. Şti dir.; ANA FİRMA GEWİSS S.p.A dır.; ŞİRKETİN İLGİLİ TARAFLARI ifadesinin tam kapsamı: - hissedarlar; - bireysel ve toplu olarak idari kadro; - ŞİRKET çalışanları; - Kamusal veya özel olarak, koordineli, sürekli ya da aralıklı olarak ŞİRKET le işbirliğinde bulunanlar; - acentelerdir. DAVRANIŞ KURALLARININ MUHATAPLARI 3.1 no lu maddede belirtilen kişilerdir. 2. GENEL BİLGİLER 2.1 ETİK KURALLAR ŞİRKET in kurumsal hedeflerini gerçekleştirmek adına sürdürmesi gereken etkinliklerde mutlaka izlenmesi gerektiğine inandığı davranış ilkelerinin özetidir. Bu,bir takım kural ve değerlerden oluşur ve bunlara saygı gösterilip riayet edilmesi şirketin faaliyetlerine yol gösterecek esas ve kaçınılmaz unsurlar arasındadır. 2.2 ETİK KURALLAR, ŞİRKET in sürekli veya aralıklı olarak, kamusal veya özel, İLGİLİ TARAFLAR ve diğer muhataplar (her halükarda üçüncü taraflar) ile olan ilişkilerinde şeffaflık, doğruluk, dürüstlük, sadakat, fazilet ve güvenilirlik telkin etmesini ve şirket süreçlerinde etik bir anlayışın yerleşmesini amaçlar. 2.3 Var olan düzenlemelerde meydana gelen değişiklikler veya şirket içersinde ortaya çıkabilecek yeni ve daha geniş çaplı ihtiyaçlar nedeniyle, ETİK KURALLAR ilk onaylarında uygulanan aynı işlemler vasıtasıyla tamamen veya kısmen değiştirilebilir. 2.4 ETİK KURALLAR da ifade edilen ilkelere riayet edilmesini sağlamak için ŞİRKET teşkilat, yönetim ve kontrol modelleri ile süreç, şartlar ve yaptırımlar oluşturacaktır. 3. MUHATAPLAR 3.1 İstisnasız olarak tüm yöneticiler veya Yönetim Kurlu üyeleri, şirket içi ve dışı denetçiler, hissedarlar, çalışanlar, danışmanlar, tedarikçiler, acenteler, münhasıran veya zaman zaman ŞİRKET le işbirliği içindeki herkes, şirket iştirakleri veya bağlı şirketler ve genel olarak tüm İLGİLİ TARAFLAR ETİK KURALLAR a uyum sağlamaya zorunludur. 3.2 ŞİRKET tüm İLGİLİ TARAFLARI ETİK KURALLAR ın varlığından ve içeriğinden haberdar ederek konu hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlayacaktır. 4. KANUN VE YÖNETMELİKLER 4.1 Faaliyet gösterdiği bütün ülkelerdeki kanun ve yönetmeliklere riayet etmek ŞİRKET için değişmez bir ilkedir. GEWISS ELEKTRIK TESISAT MALZEMELERI TICARET LTD. ŞIRKETI - Etik Kurallar Temmuz

4 4.2 Bu bağlılık ŞİRKET in tüm İLGİLİ TARAFLARI için geçerlidir. ŞİRKET bu ilkeye uymak niyetinde olmayanlar ile iş ilişkisi başlatmayacak veya var olan iş ilişkilerini sona erdirecektir. 5. ETİK KURALLAR VE DAVRANIŞ İLKELERİ 5.1 Her seviyedeki ilişki ve davranışlar dürüstlük, doğruluk, fazilet, şeffaflık ve karşılıklı saygı ilkeleri çerçevesinde şekillenecektir. 5.2 ŞİRKET her bir çalışanıyla güven ve sadakata dayalı bir ilişki devam ettirecektir. 5.3 Sadakat yükümlülüğüne göre, önceden ŞİRKET i bilgilendirmeden, hiçbir çalışan üçüncü taraflarca işe alınamaz ya da üçüncü taraflar namına danışmanlık görevi veya diğer sorumluluklar üstlenemez. Aynı şekilde, ŞİRKET in menfaatlerine aykırı ve işyeri görevleriyle bağdaşmayan faaliyetlerde bulunamaz. 6. ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE İLİŞKİLER 6.1 ŞİRKET, tüm İLGİLİ TARAFLARI nın, hükümet, parlamento-sendika temsilcileri, müdürler, kamu görevlileri, devlet memurları ve/veya yerel yönetim memurları ve genel olarak kamu kurumları, potansiyel veya var olan müşteriler, tedarikçiler, acenteler ve temsilcileri yararına, yasal olmayan ticari, akdi veya ekonomik avantaj sağlamak amacıyla, herhangi meblağda ve herhangi yolla, doğrudan veya dolaylı olarak bağış yapmasını, hediye, ödül, yardım ya da başka türde kazanç sağlamasını yasaklar. Avrupa Birliği nde aynı şekilde görev yapanlar, uluslararası teşkilatlar ve bu kurumlarda aynı vazifelerde bulunan kişiler de bu listeye dahildir no lu paragrafta belirtilen hususa kısmi bir istisna olarak, sadece potansiyel ve var olan müşteri ve tedarikçilere, acentelerine ve temsilcilerine ara sıra sunulacak hediyelere müsaade edilmekte; ancak bu hediyeler kanunlara uygun ve alışılmış, ölçülebilir yardım uygulamalarının azami değerini aşmayacak şekilde seçilecektir. Şirket ve şirket imajı promosyonu amacıyla, şirket logosunu veya görünür şekilde şirket markasını taşıyan makul değerde hediyelerin zaman zaman sunulmasına müsaade edilmektedir. İş ilişkilerinin ortak gelişimi ve özel tanıtım etkinlikleri (örneğin toplantı ve kongreler) amacıyla genel olarak öğle-akşam yemeklerine ve otel-tesis konaklamalarına da izin verilmektedir ancak bu etkinlikler tamamen konukseverlik çerçevesinde kalmalı, meblağ olarak aşırıya kaçmamalı veya alışılagelmişin dışına çıkmamalıdır. Herhangi bir biçimde siyasi partilere veya benzer örgütlere sağlanan katkılar şeffaf ve dolayısıyla yürürlükteki kanunların en katı hükümleriyle uyumlu olmalıdır. 6.3 Benzer şekilde, ŞİRKET, koşulsuz olarak, üçüncü kişiler yararına da olsa, hiçbir İLGİLİ TARAF ın, ŞİRKET ten veya ŞİRKET vasıtasıyla, kanunsuz ticari, akdi veya ekonomik avantaj sağlamak için hiç kimseden normal şartlar altında beklenmeyecek maddi bağış, hediye, yardım veya diğer kazançlar kabul etmesini yasaklar. 6.4 Yukarıda belirtilen maddeye halel gelmeksizin, ŞİRKET İLGİLİ TARAFLARI nca ŞİRKET ile ilgili faaliyetler sırasında alınan her çeşit hediye, ödül veya diğer türde kazançlar yazılı olarak, hediye, ödül veya kazancı alan kişinin çalıştığı departman müdürü tarafından ya da ilgili kişi ŞİRKET çalışanı veya ilişkili taraf değil ise, doğrudan kendisi tarafından ŞİRKET üst yönetimine bildirilmelidir. 6.5 ŞİRKET ve ilgili departman müdürü durumun uygunluğunu değerlendirerek 6.4 maddesinde belirtilen durumların ciddi ölçekte olup olmadığı konusunda üst yöneticilere zaman geçirmeden bilgi verecektir. 7. FİNANS VE MUHASEBE YÖNETİMİ 7.1 ŞİRKET in yürüttüğü her işlem ve operasyon meşru, mantıklı, makul, usulüne uygun biçimde onaylanmış ve kayıt altına alınmış olmalıdır ki ilgili karar, onay ve gelişim süreçleri her zaman doğrulanabilsin. 7.2 ŞİRKET in belirlediği PROSEDÜRlere riayet edilmeden ve uygun evrakla desteklenmeden hiçbir finansal işlem yapılamaz. 7.3 Ticaret Kanunu nun, vergi yasalarının ve diğer ulusal düzenlemelerin hükümlerine halel gelmeksizin, ŞİRKET in muhasebe sistemi her operasyonun her zaman anında doğrulanabilmesine (fatura ve kredi ödeme işlemleri, bu işlemlerin nedeni, ödeme onayını veren kişiler ve ilgili destekleyici evrak) müsait GEWISS ELEKTRIK TESISAT MALZEMELERI TICARET LTD. ŞIRKETI - Etik Kurallar Temmuz

5 olmalıdır. 7.4 Bir vergi mükellefi olarak ŞİRKET, yürürlükteki mali mevzuatın gerektirdiği tüm yükümlülüklerini düzgün ve zamanında yerine getirecektir. 8. ŞİRKET RAPORLAMASI VE KURUMSAL VARLIKLARIN KORUNMASI 8.1 ŞİRKET, muhasebe kayıtlarını, mali tablolarını, geçici bilançolarını, raporlarını, ekstrelerini, genel şirket raporlarını ve faaliyetleri için gerekli diğer belgeleri kanunlardaki hükümlere, ilkelere ve güncel teknik düzenlemelere uygun olarak tutacak ve hazırlayacaktır. 8.2 ŞİRKET, muhasebe kayıtlarını mali tablolarını, geçici bilançolarını, raporlarını, ekstrelerini, genel şirket raporlarını ve faaliyetleri için gerekli diğer belgeleri kanunlardaki hükümlere, ilkelere ve güncel teknik düzenlemelere uygun olarak tutar ve hazırlarken, ilgili tüm birim ve departmanlara doğru ve zamanında bildirimde bulunma konusunda teşvik edici olacaktır. Bunun yanı sıra, yukarıda geçen şirket birimleri ve departmanları arasında gereken işbirliğini sağlayacak ve yetkili birim ve departmanların öngördüğü denetimlerin yapılması için yardımcı olacaktır. 8.3 Alacaklıların teminatlarına ve genel olarak üçüncü taraflara zarar gelmemesi ve kurumsal sermayenin bütünlüğünün ve etkinliğinin korunması için herkes mevzuata uyacaktır. 9. ÇALIŞANLARIN KORUNMASI 9.1 ŞİRKET, ilgili güncel yasalarla uyum içinde, cinsiyete, ırka, dine, siyasi görüşlere ve/veya sendika üyeliğine dayalı her türlü ayrımcılıktan kaçınır; çalışanların ruhsal-fiziksel sağlığını korur; çalışanlara güncel mevzuat ve iş akitleri çerçevesinde emeklilik hakları, katkılar ve sigorta sağlar. 9.2 ŞİRKET, hedeflerine başarıyla ulaşmak için çalışanlarının ve işbirliği yaptığı kişilerin becerilerini, profesyonel yaklaşımlarını ve bağlılıklarını geliştirmeyi taahhüt eder; iş faaliyetleriyle ilişkili olarak, hiçbir rahatsızlığın, şartlanmanın, gerginliğin ve tehdidin bulunmadığı güvenli ve huzurlu bir çalışma ortamı yaratır. 9.3 ETİK KURALLAR ın tüm muhatapları çalışma arkadaşlarına yardımcı olmaya ve desteklemeye kayıtsız şartsız bağlı kalacak; şirket hedeflerine ulaşmak için ortak sorumluluk paylaşacak ve birbirlerini teşvik edeceklerdir. 10. ÇEVRENİN KORUNMASI 10.1 ETİK KURALLAR ın muhatapları faaliyetleri sırasında çevrenin korunması ve muhafaza edilmesine yönelik güncel düzenlemelere uyacak ve görevlerini aşağıdaki ilkelere göre ifa etmeye odaklanacaklardır:- - çevrenin kirletilmemesi; - kaynakların sürekli en verimli şekilde değerlendirilmesi; - çevreyle daha uyumlu ürünler geliştirilmesi. 11. ŞİRKET VARLIKLARININ KORUNMASI 11.1 Her MUHATAP işini yapmak için kendisine emanet edilen gizli bilgiler dahil, somut ve soyut (insani, maddi, manevi) varlıkların ve kaynakların korunma ve muhafazasıyla sorumludur Bahsi geçen varlıkların, kaynakların ve bilgilerin ŞİRKET menfaatlerine aykırı olarak, kişisel amaçlara hizmet edecek şekilde veya şirket göreviyle ilgisiz profesyonel amaçlarla kullanımı yasaktır. 12. BİLİŞİM TEKNOLOJİSİ DAVRANIŞ KURALLARI 12.1 BİLİŞİM TEKNOLOJİSİ DAVRANIŞ KURALLARI halihazırdaki ETİK KURALLAR IN tamamlayıcı ve ayrılmaz bir parçası olarak ETİK KURALLARI düzenleyen tüm normlara tabidir. ETİK KURALLAR IN söz konusu olduğu her alanda BİLİŞİM TEKNOLOJİSİ DAVRANIŞ KURALLARI ndan da bahsedildiği anlaşılmalıdır.. GEWISS ELEKTRIK TESISAT MALZEMELERI TICARET LTD. ŞIRKETI - Etik Kurallar Temmuz

6 13. BİLGİNİN GİZLİLİĞİ 13.1 ETİK KURALLAR IN MUHATAPLARI nın ön onay olmadan ve işle ilgili görevlerin ifasıyla ilgili olmayan amaçlar için ŞİRKET e ait gizli veriler ve bilgilerle çalışmaları, kullanmaları veya erişim sağlamaları yasaktır Buradaki tanımla sınırlı olmayan gizli bilgi örneğin, bilgi, veri, icat (patentli veya patent alınabilir), çizim, teknik ve üretim belgesi, know-how ile teknik, ticari, pazarlama, ekonomik, finansal veya idari haberlerdir. Gizli bilgi aynı zamanda herhangi formatta (yazılı, sözlü, manyetik, elektronik, doğrudan okuyarak edinilen vs.), iş görevleri sırasında edinilen ve müşteriler, tedarikçiler, işbirliği yapılan diğerleri ve ŞİRKET hakkında diğer bilgilerdir ETİK KURALLAR IN MUHATAPLARI nın atanmış birimlerin ön onayı olmadan yukarıda bahsedilen gizli bilgileri ve ŞİRKET hakkında herhangi bir haberi kopyalamaları, iletmeleri ve üçüncü taraflara aktarmaları; GEWISS GRUBU hakkında herhangi bir beyanat yayınlamaları yasaktır. 14. KONTROL VE YAPTIRIMLAR 14.1 ŞİRKETİN Üst Yönetimi ETİK KURALLAR ın koyduğu hükümlere riayet edildiğini doğrulamakla yükümlüdür. Üst yönetim ETİK KURALLAR ın MUHATAPLARI nın katılımcı ve sorumlu bir anlayışla işbirliği yapmalarını sağlamalıdır ETİK KURALLAR ın tüm MUHATAPLARI ETİK KURALLARA uyarak, ihlalleri ve ŞİRKET menfaatleriyle çelişen hareketleri Üst Yönetim e rapor etmelidir Yukarıda bahsedilen ETİK KURALLAR ın ihlali durumunda, ETİK KURALLAR ın her bir MUHATABI, Internet sitesinde ve ŞİRKET duyuru panosunda bulunan Whistleblowing (İhbar) Düzenlemesi uyarınca, ayrıca ia-odv@gewiss.com adresine bildirimde bulunacaktır. (mutlaka ), 14.4 ŞİRKET tüm İLGİLİ TARAFLAR a sorumluluk hissi aşılayarak tüm bildirimlerin gizliliğini korumayı taahhüt eder ŞİRKET işbu belgenin içerdiği davranış standartlarına uyulmasını destekleyecek ve bu düzenlemedeki kuralların herhangi bir ihlalini anında Kurumsal İç Denetim Müdürü ne bildirecektir ETİK KURALLAR ın koyduğu kuralların herhangi şekilde ihlali, disiplin ihlali ve sözleşmenin ifa edilmemesi olarak değerlendirilecektir. GEWISS ELEKTRIK TESISAT MALZEMELERI TICARET LTD. ŞIRKETI - Etik Kurallar Temmuz