GENÇLİK VE SPOR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 GENÇLİK VE SPOR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ YÖNERGESİ Amaç ve kapsam BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü harcama birimleri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yürütülecek ön mali kontrol faaliyetlerine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçleri belirlemektir. Dayanak Madde 2- Bu Yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55,56,57,58,60 ve 61 incı maddelerine, tarih ve sayılı mükerrer Resmi Gazete de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27 nci maddesi ve 2006/9972 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konularak tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmeliğin 28 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu Yönergede geçen, Kanun: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu, İdare: Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünü, Üst Yönetici: Gençlik ve Spor Genel Müdürünü, Mali Hizmetler Birimi: Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını, Daire Başkanı: Strateji Geliştirme Daire Başkanını, Harcama birimi: Merkezi yönetim bütçe kanunu ile ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan Genel Müdürlük birimini, Harcama Yetkisi ve Yetkilisi: Harcama biriminin üst yöneticisi veya harcama yetkilisinin belirlenmesinde güçlük bulunan durumlarda, Maliye Bakanlığının uygun görüşü üzerine üst yönetici tarafından belirlenen kişiyi, Gerçekleştirme Görevlileri: harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütenleri, Muhasebe Yetkilisi: Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürünü, Yönerge: Bu Yönergeyi, Ön mali kontrol: İdarenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin, idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü, Görüş yazısı: Ön mali kontrol sonucunda mali karar ve işlemlerin uygun bulunup bulunmadığı yönünde verilen yazılı görüşü veya dayanak belge üzerine yazılan şerhi, İfade eder. 1

2 İKİNCİ BÖLÜM Ön Mali Kontrol Ön mali kontrolün kapsamı Madde 4- Ön mali kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve harcama birimleri tarafından yerine getirilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılacak ön mali kontrol, bu Yönergede belirtilen kontroller ile harcama birimlerinin talebi veya Daire Başkanlığının risk değerlendirmesi sonucunda ön mali kontrol işlemine tabi tutulmasında yarar görülen mali karar ve işlemlerden Üst Yönetici tarafından uygun görülen kontrollerden meydana gelir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve harcama birimleri tarafından yapılacak ön mali kontrol, idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden yerine getirilir. İdare bütçesi ve bütçe tertibine uygunluk yönünden yapılacak kontrol, ödeneğin bütçeye konulma amacına uygun olarak harcamanın yerinde yapılıp yapılmadığı, ihtiyaçların karşılanmasında idarenin önceliklerine uygun, etkinlik, verimlilik değerlendirmesi ile harcamalarda maliyet-fayda sağlanması hususlarını da kapsar. Ayrıca, mali karar ve işlemler harcama birimleri tarafından kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından da kontrol edilir. Ön mali kontrolün niteliği Madde 5- Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve önleyici niteliği haiz olup, mali karar ve işlemlerin harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir. Mali karar ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması ve ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Ön mali kontrol süreci ve usulü Madde 6- Mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemler, kontrol edilmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Başkanlıkça yapılan kontrol sonucunda mali karar ve işlemin uygun görülmesi halinde durumuna göre görüş yazısı düzenlenir veya dayanak belgenin üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek ilgili birime gönderilir. Ön mali kontrol sonucunda yazılı görüş düzenlenmesi halinde bu görüşler ayrıntılı, açık ve gerekçeli yazılır. Başkanlığın görüş yazısı harcama birimince ilgili işlem dosyasında saklanır ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenir. Başkanlıkça mali karar ve işlemin uygun görülmemesi halinde ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş yazısı yazılarak kontrole tabi karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle ilgili birimine geri gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının görüş yazısı ilgili işlem dosyasında saklanır ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenir. Mevzuatına uygun olarak giderilebilecek nitelikte eksiklikleri bulunan mali karar ve işlemler için, bu eksiklikler ve nasıl düzeltilebileceği hususları belirtilmek ve bunların düzeltilmesi kaydıyla işlemin uygun görüldüğü şeklinde yazılı görüş düzenlenebilir. Harcama birimlerince yerine getirilecek ön mali kontrol işlemi ise süreç kontrolü olarak yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları 2

3 işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla harcama birimlerince mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır. Süreç akış şemaları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının da uygun görüşü alındıktan sonra Üst Yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirirler. Yapılan bu görevlendirmeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına da bir yazı ile bildirilir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususları ile daha önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön mali kontrol yaparlar. Bu görevliler yaptıkları kontrol sonucunda, işlemleri uygun görmeleri halinde, ödeme emri belgesi üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhini düşerek imzalarlar. Kontrol yetkisi Madde 7 Mali hizmetler biriminde ön mali kontrol yetkisi Strateji Geliştirme Daire Başkanına aittir. Kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüş ve kontrol şerhleri Daire Başkanı tarafından imzalanır. Daire Başkanı, bu yetkisini sınırlarını açıkça belirtmek şartıyla yazılı olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürüne devredebilir. Daire Başkanının harcama yetkilisi olması durumunda ön mali kontrol görevi İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürü tarafından yerine getirilir. Görevler ayrılığı ilkesi Madde 8- Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler Mevzuat tasarılarının mali yükünün hesaplanması Madde 9- Gelirlerin azalmasına veya giderlerin artmasına neden olacak ve idareye yükümlülük getirecek mevzuat tasarıları ilgili birim tarafından, mali yüklerinin hesaplanmasını sağlamak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Başkanlıkça mevzuat tasarılarının mali yükleri en az üç yıllık bir dönem için hesaplanır ve orta vadeli program ve orta vadeli mali plan çerçevesinde, idarenin stratejik planı, performans programı ve bütçesi üzerindeki etkileri açısından değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucu, ilgili birime yazılı olarak bildirilir. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları Madde 10- Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Yeni Türk Lirasını, yapım işleri için iki milyon Yeni Türk Lirasını aşanlar kontrole tabidir. Bu tutarlara katma değer vergisi dahil değildir. 3

4 Harcama yetkilisi tarafından verilecek ihale onay belgesi üzerine satın alınacak mal, hizmet ve yapım işi ile ilgili onaylanan ihale kararına istinaden sözleşme yapılmadan ve idare taahhüt altına girmeden önce kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde ve dizi pusulası yapılarak oluşturulacak ihale işlem dosyası; bir asıl dosya ile onaylı suretlerini ihtiva eden bir suret dosya halinde düzenlenip ön mali kontrole tabi tutulmak üzere harcama yetkilisi tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bir yazı ekinde gönderilir.. Suret dosyadaki belgeler harcama birim mührü veya birim kaşesi ile tasdik edildikten sonra, düzenleyen tarafından imzalanır ve her sayfaya bir sıra numarası verilir. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların harcama birimlerince onaylı Türkçe tercümelerinin ayrıca işlem dosyasına eklenmesi gerekmekte olup, belgelerin yabancı dildeki asılları ile taahhütlere ilişkin diğer belgeler harcama birimlerinde muhafaza edilir sayılı Kamu İhale Kanununun 5 inci maddesi gereğince, ödeneği bulunmayan işler için ihaleye çıkılması mümkün olmadığından, harcama yetkileri; bütçe ödeneklerine, ayrıntılı harcama programlarına, serbest bırakma oranlarına veya ödenek gönderme belgelerindeki ödenek miktarlarını aşan harcama talimatı veremezler. Bu kurala uymayan harcama yetkililerinin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun ödenek üstü harcamayı düzenleyen 70 inci maddesini göz önünde bulundurmaları gerekmektedir. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyasının bir nüshası ile birlikte aynı süre içinde ihale işlem dosyasının aslı ile birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Ödenek gönderme belgeleri Madde 11- Bütçe ödeneklerinin dağıtımı ödenek gönderme belgesiyle yapılır. Ödenek gönderme belgeleri harcama yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra kontrol edilmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Yılı merkezi yönetim bütçe kanununa, bütçe tertibine, ayrıntılı harcama programına, bütçe ödeneklerinin dağıtım ve kullanımına ilişkin usul ve esaslara uygunluğu yönünden kontrol edilen ve uygun bulunan ödenek gönderme belgeleri ön mali kontrol işlemi, Daire Başkanlığınca en geç üç işgünü içinde sonuçlandırılır. Uygun görülmeyen ödenek gönderme belgeleri veya ödenek gönderme belgeleri icmali aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla harcama yetkilisine gönderilir. Ödenek gönderme belgelerinin harcama birimlerince e-bütçe sistemi üzerinden düzenlenmesi durumunda, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğünce, e-bütçe sistemi üzerinden ödenek kayıt ve dağıtım işlemlerine onay verilmesi, ödeneklerin ön mali kontrol işleminin yapıldığı ve uygun görüş verildiği anlamına gelir. Tenkis belgelerinin ön mali kontrol işlemleri de ödenek gönderme belgeleri için belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yürütülür. Ödenek aktarma ve ekleme işlemleri Madde 12- Kanun ve yılı merkezi yönetim bütçe kanunu uyarınca Genel Müdürlük bütçesi içinde yer alan ödenekleri aktarma, serbest bırakma ve ekleme işlemleri, harcama birimlerinin talebi üzerine Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğünce hazırlanır. Bu şekilde yapılacak aktarmalar Üst Yöneticinin onayına sunulmadan önce Başkanlık İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce; Kanun, yılı merkezi yönetim bütçe kanunu ve bütçe işlemlerine ilişkin düzenlemeler çerçevesinde en geç iki iş günü içinde kontrol edilir. 4

5 İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce mevzuatına aykırı bulunan aktarma talepleri, aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğüne gönderilir ve ilgili harcama yetkilisine iadesi sağlanır. Kadro dağılım cetvelleri Madde 13- Kadro dağılım cetvelleri, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve Kadro İhdas, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Maliye Bakanlığı ve Devlet Personel Başkanlığı ile uygunluk sağlandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce kontrol edilir. Kadro dağılım cetvelleri Başkanlıkça en geç beş işgünü içinde kontrol edilir. İlgililerine yapılacak ödemeler, bu onaylı kadro dağılım cetvellerine göre yapılır. Bu cetvellerde yapılacak değişiklikler de aynı şekilde kontrole tabidir. Seyahat kartı listeleri Madde sayılı Harcırah Kanununun 48 inci maddesi uyarınca İçişleri, Maliye ve Ulaştırma Bakanlıkları tarafından müştereken belirlenen esaslar çerçevesinde, seyahat kartı verilecek personel listesi, harcama birimlerinin teklifi üzerine Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ilgili mevzuat ile Maliye Bakanlığı tarafından yapılan düzenlemelere uygunluk ve bütçe ödeneğinin yeterliliği yönünden en geç üç işgünü içinde değerlendirilerek kontrol edilir. Uygun görülmeyen talepler, aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir. Geçici işçi pozisyonları Madde 15- Yılı merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen yetki çerçevesinde, geçici işçi pozisyon (adam/ay) sayılarının aylar ve birimler itibarıyla dağılımı kontrole tabidir. Geçici işçi pozisyonları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca en geç beş işgünü içinde kontrol edilir. Kontrol sonucunda uygun görülmeyen cetveller, aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir. Yan ödeme cetvelleri Madde sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Kanunun ek geçici 9 uncu maddesi kapsamına giren idarelerde istihdam edilen Devlet memurlarından, hangi işi yapanlara ve hangi görevde bulunanlara zam ve tazminat ödeneceği, ödenecek zam ve tazminatın miktarları ile ödeme usul ve esaslarına ilişkin olarak anılan Kanunun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilir. Kontrol işlemi sonucunda söz konusu listeler, onaylanmak üzere Üst Yöneticiye sunulur. Üst Yönetici onaylama işlemini, anılan Bakanlar Kurulu kararında belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde yerine getirir. Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri Madde 17- Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Bakanlık vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler kontrole tabidir. Bu sözleşmeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca, Maliye Bakanlığı tarafından vize edilen cetveller ve tip sözleşme ile diğer mevzuata uygunluk 5

6 yönünden en geç beş işgünü içinde incelenir. Uygun görülmeyen sözleşmeler aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Ön Mali Kontrol İçin Gönderilecek Bilgi ve Belgeler ile Ön Mali Kontrole İlişkin Diğer Hususlar Gönderilecek Bilgi ve Belgeler Madde 18- Ön mali kontrol için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yapılacak başvurularda aranılacak bilgi ve belgeler aşağıda belirtilmiştir. 1) Onay belgesi, 2) Yaklaşık maliyet ve dayanağını oluşturan hesap cetvelleri, 3) İhale komisyonlarının kurulmasına ilişkin (asil ve yedek üyelerin belirtildiği) ihale yetkilisi onayı, 4) Kamu İhale Kurumu tarafından ihale kayıt numarası verilen ihale kayıt formu, 5) İlanın yapıldığına ilişkin belgeler, 6) İlan zorunluluğu bulunmayan ihalelerde, isteklilerin davet edildiğine dair davet yazıları, 7) Yıllık yatırım programında yer alan işlerle, bu programdaki ek veya değişikliklere göre yapılacak işlerde, yılı merkezi yönetim bütçe kanununun bu konudaki hükümlerinin ve her yıl Bakanlar Kurulunca yürürlüğe konulan yatırım programının uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine dair kararda öngörülen işlemlerin yapıldığını kanıtlayan belgeler, Ödeneği toplu olarak verilmiş projelerin detay programlarına ait bilgiler ile toplulaştırılmış projelerin alt kalemlerine ilişkin bilgiler, - Gelecek yıllara yaygın ihalelerde 5018 sayılı kanunun 28 inci maddesi uyarınca yetkili makamdan alınmış ihale izni, Yıl içinde projelerin, yer, karakteristik, süre, maliyet ve ödenek değişikliklerine ilişkin belgeler, 8) İlgili mevzuatı gereğince çevresel etki değerlendirmesi (ÇED) raporu gerekli olan işlerde ÇED olumlu belgesi ve işle ilgili olarak alınması gereken özel komisyon izin veya kararları, 9) Yapım işlerinde (4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62 nci maddesinin (c) bendinde istisna sayılanlar hariç), arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına dair belgeler, 10) İhaleye ilişkin tüm şartnameler, 11) 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (a), (b) ve (c) bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form, 12) Sözleşme tasarısı, 13) Yapılan ihalenin usul ve türüne uygun olarak, 4734 sayılı Kanun ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa ilişkin yayımlanan yönetmelikler ve diğer düzenleyici mevzuat hükümleri uyarınca düzenlenmesi gereken standart formlar ve diğer belgeler, 14) Düzenlenmiş ise zeyilnameler, açıklamalar ve bunların isteklilere gönderildiğine dair belgeler, 15) İhalelere Karşı Yapılacak İdari Başvurulara Ait Yönetmelik hükümlerine göre Bakanlığa veya Kamu İhale Kurumuna başvuruda bulunduğu takdirde, buna ilişkin yazışmalar, 16) Üzerine ihale yapılan isteklinin geçici teminatına ait alındı belgesi (banka teminat mektubu ise alındı belgesi ile teminat mektubunun örneği), 17) Üzerine ihale yapılan isteklinin, şartname hükümleri gereğince ihale komisyonuna ibraz ettiği belgelerin tamamı, 6

7 18) İhaleye katılan bütün isteklilere ait teklif mektupları ile ihaleye katılan isteklilere ait tüm bilgi ve belgeler, 19) Ön yeterlik ve/veya ihale komisyonu değerlendirmelerinde elenen isteklilere ait eleme nedeni olan bütün belgeler, 20) İhale üzerinde kalan isteklinin, 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığına dair Kamu İhale Kurumundan alınan teyit belgesi, 21) İhale kararının onaylandığına dair ihale yetkilisi onayı (onay tarihinin belirtilmiş olması gerekmektedir), 22) İhale kararlarına ait damga vergisinin (karar pulu) tahsil edildiğine ilişkin belge, 23) Kesinleşen ihale kararının tüm isteklilere bildirildiğine dair yazı örnekleri, 24) İşlem dosyasında bulunan bütün belgeleri gösteren onaylı dizi pusulası, 25) Başbakanlığın veya Maliye Bakanlığının iznine tabi alımlarda izin yazısı, 26) Kiralama suretiyle temin edilecek makine-teçhizat taşıt kiralama işleri için Maliye Bakanlığının uygun görüş yazısı ve üst yöneticinin onayı, Bir asıl dosya ile onaylı suretlerini ihtiva eden bir suret dosya halinde düzenlenip üst yazı ekinde ön mali kontrole tabi tutulmak üzere harcama yetkilisi tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.. Ayrıca, söz konusu işe ait sözleşmenin imzalanmasından sonra, beş işgünü içinde; 1) Taraflarca imzalanmış sözleşme, 2) Kesin teminata ilişkin alındı örneği, 3) Yapım işlerinde sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın müteahhidine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve yaklaşık maliyet hesap cetveli ile ek kesin teminata ilişkin belge, 4) İhale üzerinde kalan isteklinin 4734 sayılı Kanunun 10 ncu maddesinin a,b,c,d,e,g bentleri kapsamında olmadığına dair kanıtlayıcı belgeler, 5) Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi. Onaylı birer suretleri yazı ekinde harcama yetkilileri tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Taahhüt evrakı veya sözleşme tasarısının limit itibari ile ön mali kontrole tabi olup olmadığının tespitinde, ihale bedelinin katma değer vergisi hariç olarak dikkate alınması gerekmektedir. Ön mali kontrol limitlerinin altında kalmak için, düzenlemelere aykırı olarak işlemlerin kısımlara bölünerek ihale edilmemesi gerekmektedir. Gelecek Yıla Yaygın Yüklenmeler Madde 19- Ertesi yıla geçen yüklenme: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 27 nci maddesinde sayılan niteliğinden dolayı mali yılla sınırlı tutulamayan ve sürekliliği bulunan ve idareyi ilgilendiren yiyecek,yakacak, akaryakıt, temini ve korunması güç olan ilaç, aşı, serum ve tıbbi sarf malzemeleri, süreli yayın alımı, taşıma, koruma ve güvenlik, temizlik ve yemek hizmetleri, taşıtların mali sorumluluk sigortası, makine-teçhizat ve bilgisayar ve haberleşme sistemlerinin bakım işleri, her türlü onarım işleri ve elektronik erişim hizmetleri ile ilgili iş ve hizmetler için; her iş itibari ile harcama birimlerinin bütçelerinde öngörülen ödeneklerin yüzde ellisini, izleyen yılın Haziran ayını geçmemek ve yüklenme süresi on iki ayı aşmamak üzere, önceden üst yöneticinin onayı alınarak ertesi yıla geçen yüklenmelere girişilebilir. 7

8 4734 sayılı kanunun 4964 sayılı kanun ile değişik 62 nci maddesinin (b) bendinde belirtildiği üzere, ertesi mali yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir. Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler Madde 20- Harcama birimlerinin yılı bütçesinde ödeneği bulunması ve Maliye Bakanlığının uygun görüşünün alınması kaydıyla, satın alma suretiyle temini ekonomik olmayan her türlü makine-teçhizat, cihazlar ve taşıtlar ile aşı ve anti serum alımı, işleri için süresi üç yılı geçmemek üzere üst yöneticinin onayı ile gelecek yıllara yaygın yüklenmeye girişilebilir. Sermaye giderleri ile ilgili olarak yatırım projeleri için ise; gelecek yıllara yaygın yüklenmeye ilişkin olarak, tarihli 540 sayılı KHK ve diğer mevzuatla yapılacak düzenlemelere göre 5018 sayılı kanunun 28 inci maddesi kapsamında değerlendirilmesi gerekmektedir. BEŞİNCİ BÖLÜM Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Harcama Birimlerince Doğrudan Gönderilecek Mali Karar ve İşlemler Harcama birimlerince doğrudan gönderilecek mali karar ve işlemler: Madde 21- Aşağıda belirtilen mali karar ve işlemlere ait ödeme evrakları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına doğrudan gönderilecektir; a) Personel giderleri, b) Sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi giderleri, c) Tedavi ve cenaze giderleri, d) Yolluklar, e) Görev giderleri ( mahkeme harç ve giderleri,yasal giderler,vergi,resim,harç ve benzeri giderler) f) Temsil ve tanıtma giderleri, g) Tarifeye bağlı ödemeler ( ilan giderleri,sigorta giderleri vb.) h) Kurs ve toplantılara katılma giderleri, ı) Telif ve tercüme ücretleri, i) Avukatlık hizmet bedelleri, j) Hazine yardımları, k) Hane halkına yapılan transferler (ödüller) l) Cari ve sermaye transfer ödemeleri, m) Ulaştırma ve haberleşme giderleri, (İhale mevzuatına göre temin edilmeyenler) n) Elektrik, su, doğalgaz vb tüketim giderleri, (İhale mevzuatına göre temin edilmeyenler) o) ilama bağlı borçlar, ö) (birmilyon) YTL. dahil aşmayan mal ve hizmet alımları ile (ikimilyon) YTL dahil aşmayan yapım işleri, p) Yukarıda sayılan harcamalara ilişkin avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemeler. Yukarıda sayılan giderlerin bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama ve finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden harcama biriminde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. 8

9 Harcama birimlerinde mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Kontrol için gerekli tedbirler harcama yetkilileri tarafından alınarak, birimi ile ilgili mali karar ve işlemler; kanun, tüzük, yönetmelik ile diğer mevzuatlara uygunluğu, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından da kontrol edilir. Bu harcamalara ilişkin olarak düzenlenecek ödeme emri belgesi üzerine gerçekleştirme görevlileri tarafından kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek imzalandıktan sonra harcama yetkililerince de imzalanılır. Harcama yetkilileri tarafından imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilen ödeme emri belgeleri, İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü bütçe ilke ve esasları, kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatlara uygunluğu yönünden kontrole tabi tutulur. Kontrol sonucu uygun bulunan ödeme emri belgesi ve ekleri, e-bütçe üzerinde onaylanılır. Ödeme emri belgesi ve ekleri; Strateji Geliştirme Daire Başkanının veya yetkisini devrettiği İç ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürünün ödeme emri belgesinin ilgili bölümünü imzalamasından sonra ödenmek üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Yapılan kontroller sonucu uygun bulunmayan ödeme emri belgesi ve ekleri ise harcama yetkililerine gerekçeli bir yazı ile iade edilir. Ödeme emri belgesi ve ekleri; Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğünce 5018 sayılı kanunun 61 nci maddesinde sayılan kontrollere tabi tutulur. Yapılan kontrolden sonra hak sahibine ödeme gerçekleştirilir. Muhasebe yetkilisi, 5018 sayılı Kanununun 34 üncü maddesinin birinci fıkrasındaki ödemeye ilişkin hükümler ile anılan kanunun 61 inci maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen ödemeye ilişkin kontrol yükümlülüklerinden dolayı sorumludur. Muhasebe yetkililerinin 5018 sayılı kanuna göre yapacakları kontrollere ilişkin sorumlulukları, görevleri gereği incelemeleri gereken belgelerle sınırlı bulunmaktadır. Bu nedenle; mali yönden sorumluluk esas itibari ile gerçekleştirme görevlileri ve harcama yetkililerine ait olacağından, giderlerin gerçekleştirilmesinde görevli olanların gereken hassasiyeti göstermeleri önemli görülmektedir. Yapılacak düzenlemeler ALTINCI BÖLÜM Çeşitli Hükümler Madde 22 Yönergede belirlenen mali karar ve işlemlerin dışında kalan mali karar ve işlemlerin de aynı şekilde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilmesine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu konuda yapılacak düzenlemeler, ilgili birimin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına önerisi ve/veya Başkanlığın talebi üzerine Üst Yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ön mali kontrolüne tabi tutulacak mali karar ve işlemler, riskli alanlar dikkate alınmak suretiyle tür, tutar ve konu itibarıyla belirlenir ve bu düzenlemeler her yıl tekrar gözden geçirilir. Uygun görüş verilmeyen mali karar ve işlemler Madde 23- Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler, harcama yetkililerince ve muhasebe birimlerince Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazılı olarak bildirilir. Başkanlıkça bu tür işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibariyle Üst Yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar, iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur. 9

10 Kontrol süresi Madde 24- Başkanlık, kontrol ve uygun görüş işlemlerini Yönergede belirlenen süreler içinde sonuçlandırır. Yönergede belirtilen sürelerin başlangıç tarihinin belirlenmesinde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının evrak giriş kayıt tarihini izleyen işgünü esas alınır. Başkanlığın talebi ve Üst Yöneticinin onayı üzerine bu süreler bir katına kadar artırılabilir. Tereddütlerin giderilmesi Madde 25- Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı yetkilidir. Hüküm bulunmaması: Madde 26- Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılan yönetmelik hükümleri geçerlidir. Yürürlük Madde 27- Bu Yönerge üst yöneticinin onayladığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 28- Bu Yönerge hükümlerini Gençlik ve Spor Genel Müdürü yürütür. 10