HALKLA İLİŞKİLER. 1. TEMEL KAVRAMLAR 1.1. Giriş Türkiye de Halkla İlişkilerin Gelişimi

Transkript

1 1. TEMEL KAVRAMLAR 1.1. Giriş HALKLA İLİŞKİLER Demokratik yöntemlerin uygulandığı toplumlarda kamuoyu ve kamuoyunun oluşumunun ne kadar büyük bir önem taşıdığı tartışmasızdır. Yüzyılımızın toplumsal ve ekonomik yapısının bir sonucu olarak örgütlerin varlıklarını sürdürebilmeleri için, çevreyle ilişki kurmaları, çevreden gelen etkilere açık olmaları ve kendilerini çevresel etkilere göre düzenlemeleri gerekmektedir. Bu anlamda halkla ilişkiler, örgütlerin toplum isteklerine cevap vermelerini kolaylaştıran yöntemlerden biri olarak düşünülmelidir Türkiye de Halkla İlişkilerin Gelişimi Ülkemizde halkla ilişkilerin profesyonelleşme süreci 1960 lı yıllardan itibaren öncelikle kamu kuramlarında başlamaktadır. Kamu kuruluşlarının halkla ilişkiler çalışmaları basın büroları kurulmasıyla ortaya çıkmıştır. Ancak bu yıllardan önce de, halkla ilişkiler benzeri çalışmaların yapıldığı görülmektedir. Yöneticilerin halkla iyi diyalog kurma çabaları, sorunlarına çözüm bulma arayışları, görüşlerini benimsetme çalışmaları eski Türk devletlerinde, Selçuklu ile Osmanlı dönemlerinde ve Cumhuriyet in kuruluş yıllarında hep var olmuştur. Türkiye de halkla ilişkiler eğitimi 1966 yılında Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Basın Yayın Yüksekokulu nda bir halkla ilişkiler bölümü kurulmasıyla başlamış bulunmaktadır. Daha sonra İstanbul Üniversitesi İktisat Fakültesi Gazetecilik Enstitüsü nde, Ankara Başkent Gazetecilik Yüksekokulu nda ve Ege Üniversitesi nde halkla ilişkiler dersi programlara alınmıştır. Bugün birçok üniversitemize bağlı olarak iletişim fakültelerinde halkla ilişkiler bölümleri eğitim ve öğretim yapmaktadır Kavramlar ve Tanımlar Halkla İlişkiler Kavramı Halkla ilişkilerin en önemli amacı, kurumun genel stratejisi ve politikaları içinde kalarak, örgütün ekonomik ve sosyal çıkarlarını en üst düzeye çıkarmak için hedef kitlenin örgüt hakkındaki duygu ve düşüncelerini etkilemek ve güvenilen itibar sahibi bir kuruluş olması için çaba harcamaktır. Tartışmasız olan bir şey varsa, o da bu çalışmaların doğru bilgiye ve dürüstlüğe dayanan bir biçimde yapılacak olmasıdır. Amaç, hedef kitlenin tepkilerini de dikkate alarak örgütün çalışma ve politikalarını toplum yararına paralel hale getirmek ve karşılıklı anlayış ortamını hazırlamaktır. Kısaca halkla ilişkiler, örgüt için olumlu bir imaj oluşturma ve bunu sürdürme aracıdır. Halkla ilişkiler işlevini diğer yönetim işlevlerinden ayıran en temel özellik, örgütün hem iç hem de dış çevresiyle iletişim kurmasıdır. Halkla ilişkiler için hem örgüt-çevre hem de örgüt içi iletişim aynı derecede önem taşımaktadır. Böylece örgüt içi ve dışı iletişim, birbirine son derece bağlı bir bütün oluşturmaktadır. 1

2 Toplumsal gelişmeyle birlikte ortaya çıkan karmaşık işbölümü ilişkileri nedeniyle birçok örgüt çevreyle ilişki kurmakta zorlanmaktadır. İletişim teknolojinin gelişmesiyle birlikte örgütler çok büyük bir bilgi yağmurunun etkisi altında kalmaktadır. Bu bilgilerin amacına uygun biçimde açıklanıp düzenlemesi halkla ilişkiler uzmanlarının görev alanına girmektedir. Halkla ilişkiler uzmanının işi, örgütün iç birimleriyle çevre arasında ilişki ve diyalog kurmaktır. Bu ilişki ve diyalogun kurulması ve sürdürülmesi için yöntemler bulup önermek, çalışanları denetleyip bilgiler vermek yine halkla ilişkiler uzmanının işidir. Bugün artık mal ve hizmet üreten bütün işletmeler, dernekler, merkezi ve yerel kamu yönetimleri, kamu kurumları, bakanlıklar, siyasi partiler, siyasetçiler, sendikalar ve hatta sanatçılar ürettikleri mal ve hizmeti tanıtmak ve halkın güven ve desteğini sağlamak için halkla ilişkiler uzmanına gereksinim duymaktadır. İşletmeler giderek büyürken, çalıştırdıkları işgören sayısı, hizmet götürdükleri tüketici çevresinin genişliği, işletmenin ortak sayısı ve mal, hizmet, yarı mamul, hammadde aldıkları işletmelerin sayısı da giderek artmaktadır. Bu durum, işletmenin ilişkide bulunduğu bütün topluluklarda karşılıklı iyi ilişkiler kurması ve çevresinde iyi izlenimler bırakması gerektiğini ortaya çıkarmıştır. Bir başka söyleyişle, işletme yönetiminde halkla ilişkiler, işletmenin program ve politikalarının düzenlenmesi ve bunların uygulanmasında kamuoyunun onayının alınması gereği, halkla ilişkileri yönetim eyleminin temel işlevlerinden birisi haline getirmiş bulunmaktadır. Halkla ilişkilerin iki yönlü bir süreç olduğu kuşkusuzdur. Bir yanda örgüt (kişi veya kurum) diğer yandaysa örgütün ilişki kurmayı düşündüğü ya da zaten sürmekte olan ilişkilerini geliştirmek istediği kamuoyu. Bu kamuoyu, bir ülkenin bütün bir kamuoyu olabileceği gibi, sadece seçmenler, müşteriler, ortaklar veya daha özel bir topluluktan oluşmuş olabilir. Halkla ilişkiler kavramı üzerine söylenebilecek pek çok şey vardır. Önce bu kavramın bir reklamcılık veya propaganda çalışması olmadığını bilmek gerekir. Geniş bir anlatımla halkla ilişkiler, örgüt ve örgütle kamuoyu arasındaki ilişkilerdir. Örgütün kamuoyu, örgütle çalışanlar olabileceği gibi, örgütle iş yapanlar, onun müşterileri, örgütle ilişkisi olan kamu çalışanları olabilir. Çağımızda ve özellikle demokratik rejim ve yöntemlerin geçerli olduğu ülkelerde kamuoyunun önemi tartışılmayacak kadar açıktır. Bu ülkelerde halkın karşı çıktığı şeyleri yapabilmek hiç kolay değildir. Bütün bu nedenlerle halkla ilişkiler, bir meslek, bir öğretim dalı haline gelmiştir. İngilizcede Public Relation (PR), Fransızcada Relations Publiques diye adlandırılan halkla ilişkiler, özellikle Fransızca adında kullanılan çoğul haliyle ilgi çekicidir Tanımlar Halkla ilişkilerin tanımı, sözlüklerde ve değişik yazarlar tarafından türlü biçimlerde yapılmıştır. Örneğin; Britannica da halkla ilişkiler, kişinin ya da kurumun halkla ilişkisini geliştirme ve anlama yolundaki çabaları şeklinde tanımlanmıştır. Halkla ilişkilerin iki yönlü bir süreç olduğunu çok daha belirgin biçimde anlatan tanım F.Jefkins tarafından yapılmıştır. Halkla ilişkiler: örgütle hedef kitle arasında iyi niyet ve ortak bir ortam yaratmak ve geliştirmek için gösterilen planlı ve örgütlü bir çaba, bir yönetim işlevidir. 2

3 Örgüt: Belirli bir amaç ya da amaç grubuna yönelik, birbiriyle bağlantılı eylemlerin gerçekleştirilmesi için bireylerin önceden belirlenmiş davranış kalıpları, görevler ve sorumluluklar çerçevesinde bir araya gelmesiyle oluşan, tamamlayıcı ve süreklilik gösteren toplumsal yapılanmadır. (teşkilat, organizasyon) Hedef Kitle: Kuruluşun dikkate alması gereken, ortak beklentileri olan, kuruluşla doğrudan ya da dolaylı bağı olan insan topluluklarıdır. Hedef kitle, örgütle çalışanlar olabileceği gibi, örgütle iş yapanlar, onun müşterileri, örgütle ilişkisi olan kamu çalışanları da olabilir. Halkla İlişkilerin Öğeleri: Şu şekilde özetlenebilir. Danışmanlık, araştırma, medya ilişkileri, duyurum, çalışanlarla iletişim, yakın çevre ilişkileri, kamu yararına faaliyetler, hükümet ilişkileri, kamu yönetimi, finansal ilişkiler, sanayi ilişkileri, bağış toplama, çoklu kültürlerle ilişkiler, özel olaylar, pazarlama iletişimi. Halkla İlişkiler Uzmanı: Örgütün genel stratejisi ve politikaları içinde kalarak, örgütün ekonomik ve sosyal çıkarlarını en üst düzeye çıkarmak için hedef kitlenin örgüt hakkındaki duygu ve düşüncelerini etkileyerek, güvenilen, itibar sahibi bir kuruluş olması için çaba harcayan kişidir. Halkla ilişkiler uzmanı, kurum içi iletişim ve kurumun diğer çevreleriyle olan iletişimi sürdüren kişidir. Halkla İlişkiler Uzmanının Nitelikleri Halkla ilişkiler uzmanı, insan ve toplum psikolojisini, sosyoloji, ekonomi, işletmecilik, hukuk ve genel kültür konularında bilgi sahibi olmalıdır. Etkili yazma, etkili konuşma ve etkili dinleme konularında bilgi sahibi olmalıdır. Yaratıcı, araştırıcı ve yenilikçi bir kişiliğe sahip olmalıdır. Zor olmasına rağmen işini sevmeli, karşılaştığı sorunlara karşı soğukkanlı, hoşgörülü ve sabırlı olmalıdır. Karşı tarafa inanç ve ilgi sağlayacak bir dış görünüşe sahip olmalı, temiz ve düzgün giyinmeli, görgü kurallarını, toplum içinde nasıl davranması gerektiğini bilmelidir Halkla İlişkiler Uzmanının Görevleri Tanıtıcı haber bültenleri, broşürler, raporlar hazırlamak, Yapılacak etkinlikleri kitle iletişim araçları ile halka duyurmak, Basın toplantıları, sergiler, konferanslar hazırlamak, Konusuyla ilgili yazıları basında izlemek, cevaplar hazırlamak, Halkla ilişkiler konusunda eğitim verilmesi için program hazırlamak, Yöneticilerin konuşma metinlerini ve yazışmalarını hazırlamak, Toplantı, tören, kutlama ve kokteyllerin düzenini sağlamak, Kamuoyundaki imajın belirlenmesi amacıyla anketler düzenlenmesini sağlamak, Yapılacak faaliyetler için bütçe hazırlamak, malzeme miktarını ve elemanların sayısını ve niteliğini belirlemektir. 3

4 Halkla İlişkiler ve Bazı Benzer Kavramlar Halkla İlişkilerin ne olduğu konusunda doğru bilgilere sahip olmayanlar, halkla ilişkiler uzmanlarını akı kara diye yutturan becerikli kişiler, halkla ilişkileri de yalanı, hileyi, satın almayı, her türlü dürüst olmayan yolu kullanarak, istenen amaca ulaşan bir yöntem olarak değerlendirirler. Bu bölümde halkla ilişkilerin bazı kavramlarla olan farklılıkları açıklanacaktır. a) Halkla İlişkiler ve İnsan İlişkileri İnsan ilişkileri ve halkla ilişkiler arasında çok yakın bir ilişki bulunmaktadır. İnsan ilişkileri konusunda bilgi sahibi olmayan bir halkla ilişkiler uzmanının başarılı olması beklenemez. Çalışma hayatının insan ilişkileri temelinde, sadece örgütteki bireyler, bir çalışma grubundaki iş görenler, ustabaşı, yöneticiler ve işçiler arasında bulunması gereken insancıl bağlantıları ele alınır ve bu bağlantıların istenen düzeyde yürütülmesi için çaba harcanır. İnsan ilişkileri daha çok örgütün iç kamuoyuna dönüktür ve halkla ilişkilerin kullandığı araçlardan birisidir. Halkla ilişkiler, örgütün bütün iç ve dış kamuoyuyla ilgilidir. b) Halkla İlişkiler ve Reklamcılık Reklamcılık bir kimlik kazanmış kişi veya kuruluş tarafından yapılan, fikir, mal ve hizmetlerin kişisel olmayan sunuşu ve tanıtımıdır diye tanımlanır. Bir reklam çalışmasında sonuca en kısa sürede gidilmesi başlıca amaçtır. Gidilmesi istenen sonuç da daha çok satıştır. Halkla ilişkiler, örgütün politikasının hazırlanmasına ışık tutan bir etkendir. Reklamcılık ise satıcının ve mal dağıtıcısının çalışmalarını kolaylaştıran bir araçtır. Halkla ilişkiler, reklamcılıkla oranlanamayacak kadar geniş bir sorumluluk alanı içinde bulunmakta ve türlü araçlar yanında reklamı da gerektiğinde bir alet olarak kullanabilmektedir. Reklamcılık ile halkla ilişkiler arasındaki farklılıkların karşılaştırılması Halkla İlişkiler - Örgütün kamuoyundaki prestijini yükseltme, kamuoyunun destek ve güvenini sağlama ve devam ettirme amacını güder. Doğrudan mal satmaya yönelik değildir. - Hedef kitlesi örgütün bütün kamuoyudur. - Örgüt hakkında bilgiler yayınlar. - Gerektiğinde örgütün adını duyurucu, şöhretini arttırıcı reklam yayınlar. - Örgütle, örgütün kamuoyu arasında bilgi akımı üzerinde durur. - Basın yayın kuruluşlarıyla ilişkilerinde örgütle ilgili haber değeri olan bilgileri duyurarak para karşılığı olmayan yayın yapmaya çalışır. Reklamcılık - Bir mal ya da hizmetin satışını arttırma amacını güder. - Hedef kitlesi sadece müşteriler veya ileride müşteri olabileceklerdir. - Ürünler hakkında bilgiler yayınlar. - Ticari reklam yayınlar. - Pazarlama müdürlüğüyle müşteriler arasındaki bilgi akımı üzerinde durur. - Ticari reklam verip, sütun/santimetre veya saniye hesabı üzerinden para karşılığı yayınlatır. 4

5 c) Halkla İlişkiler ve Propaganda Haberleşme araçlarından yararlanarak kişileri bir düşünce sistemini kabul ve sistemin gereklerini yerine getirmeye zorlama diye tanımlanabilen propagandanın halkla ilişkiler açısından en belirgin farklılığı tek yönlü olmasıdır. Halkla ilişkiler, izlenen politikanın saptanmasında hedef kitlenin istek ve çıkarlarını da göz önünde tutar. Propagandayı halkla ilişkilerden ayıran önemli niteliklerden diğeri ise propagandanın genellikle siyasal amaçlı olmasıdır. Propaganda ile halkla ilişkiler arasındaki farklılıkların karşılaştırılması Halkla İlişkiler - Tartışmaya açık ve demokratiktir. - İki yönlü çalışır. - Temel olan doğru bilgi, iyi niyet, dürüst harekettir. - Gerçekleri açıklama yoluyla inandırmaya çalışır. - Yanıltıcı ve yıkıcı değildir. Propaganda - Dogmatik ve diktacıdır. Kalıplaşmıştır. - Tek yönlüdür. - Abartma üzerine kurulmuştur. İyi niyete, doğru bilgi ve dürüstlüğü her zaman yer vermez. - Çok tekrar yoluyla inandırmaya çalışır. - Yerine göre yanıltıcı ve hatta yıkıcı olabilir. d) Halkla İlişkiler ve İletişim İletişim, bilgi, düşünce, tutum ve duyguların bir kişi veya grup tarafından diğer kişi/kişiler veya grup/gruplara uygun semboller kullanarak aktarılmasıdır. Birçok yazar tarafından incelenip farklı tanımları yapılmış olan iletişime halkla ilişkiler açısından baktığımızda, anlamları insanlar arasında ortak kılma işlemi olarak tanımlayabiliriz. İletişimde yollanan mesajın kaynak tarafından algılanmasıyla süreç sona erer. Halkla ilişkilerde ise hedeften dönecek geri bildirim, sürecin en önemli öğelerinden biridir. Bilinmesi gereken, halkla ilişkilerin sadece bir iletişim aracı olmayıp, kamuoyunu etkileyen ve ondan etkilenen, diğer araçlarla birlikte iletişimi de kullanan geniş bir uygulama olduğudur Bu iletişimin istenen düzeyde olabilmesi içinse karşılıklı olarak anlama, kabul ve işbirliği gerekmektedir. Bu bakımdan söz konusu iletişimin ikna edici bir şekilde tasarlanıp gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla ikna edici iletişim süreci halkla ilişkilerin başarısını belirleyen temel faktör olmaktadır. 5

6 2. HALKLA İLİŞKİLERDE AMAÇLAR VE TEMEL İLKELER 2.1. Halkla İlişkilerde Amaçlar Halka ilişkilerin temel amacı, kurum ve kuruluşların ilgili çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve verimli bir iletişim ortamı yaratmaktır. Halkla ilişkiler, kısa sürede sonuç alınabilen faaliyetler değildir. Halkla ilişkiler, uzun sürede getiri sağlayan bir etkinliktir. Halkla ilişkiler çalışmalarının bir amacı da, kurum ya da kuruluşa uzun vadede olumlu bir kimlik kazandırmak ve bu kimliği devam ettirmektir. Olumlu bir kimlik ise kurum ya da kuruluşa kâr olarak dönecektir. Çevreyle iyi bir ilişki kurmanın iki önemli ölçütü, kesinlik ve tutarlılıktır: 1. İletişim yöntemi ve konusu arasında kesinlik ve tutarlılık olmalıdır. 2. Mesajlar ve mesajı aktarmak için kullanılan araçlar arasında kesinlik ve tutarlılık olmalıdır. 3. Genel iletişim politikası ve ticari politika arasında kesinlik ve tutarlılık olmalıdır. Halkla ilişkilerde amaçlar işletme ve toplum açısından ayrı ayrı ele alınabilir. A - İşletme Açısından İzlenen Amaçlar: Günümüzde artık halka açılmayan ve onunla bütünleşmeyen işletmelerin uzun ömürlü olma şansı yoktur. İşletmelerin kendi bünyelerinde oluşturdukları halkla ilişkiler politika ve uygulamalarından başta ekonomik içerikli olmak üzere birçok beklentileri vardır. Bu beklentiler özet olarak şöyle sıralanabilir. Özel girişimciliği aşılama İşletmeyi koruma Finansal güçlenme Saygınlık sağlama Satış artırma İş gören bulma Endüstri ilişkilerini geliştirme B - Toplumsal Açıdan İzlenen Amaçlar: Halkı aydınlatmak ve onlara çalışmaları benimsetmek Halkta yönetime karşı olan olumlu davranışlar yaratmak Halkın yönetimle olan ilişkilerinde işlerini kolaylaştırmak Kararların isabet derecesini arttırmak için halktan bilgi almak Kanun ve kurallara uyulmasını sağlamak için bunlar hakkında halka aydınlatıcı bilgiler vermek Halkla işbirliği sağlayarak hizmetleri daha çabuk ve kolay görünmesini sağlamak Halkın istek, dilek, tavsiye, telkin ve şikâyetlerinden yola çıkarak aksaklıkları gidermek. 6

7 2.1. Halkla İlişkilerde Temel İlkeler 1 - İki Yönlü İlişki Kurmak Bir yandan bilinçli bir halka ilişkiler kampanyası ile kamuoyuna gerekli ve yeteli bilgiler sunarak onun ilgi ve desteği kazanılırken, öte andan halkın işletmelerden beklentileri, istek ve tepkileri anlaşılmaya çalışılır. 2 - Doğru Bilgi Vermek Halkla ilişkilerde amaç, bir işletmeyi olmak istediği gibi değil olduğu gibi tanıtmaktır. Kamuoyunun inanç ve desteğinin kazanılması halka doğru bilgi vermekle olur. 3 - İnandırıcılık İnandırıcılık ilkesi halka ilişkilerin en zor çalışmasıdır. Başkalarını etkilemek, görüşlerini değiştirmek büyük bir ikna yeteneği gerektirir. 4 - Sabırlı Çalışmak Halkla ilişkiler devamlı olan ve sabır ile çalışmak isteyen bir eylemdir. Halka ilişkiler planlı ve programlı bir çalışmadır. 5 - Yaygın Sorumluluk Halkla ilişkiler çalışması işletmede sadece halkla ilişkiler bölümünün ya da işletmede görev alan bir iki halkla ilişkiler uzmanının yapacağı çalışma değildir. Genel bir tanımla halkla ilişkiler sorumluluğu işletmenin genel müdüründen tabanda çalışan işçisine kadar herkesin omzundadır. Halkla ilişkiler tatlı bir tebessüm ve güler yüzle başlar 6 - Açıklık İşletmeye ilişkin bilgiler hedef kitleye çekinmeden ve gerçekleri gizlemeden iletilmeli, işletmenin amaçları, örgütsel yapısı, finansal ve ekonomik gücü, Pazar alanları, ürünleri, firmanın sosyal içerikli çalışmaları hiçbir şekilde gizlenmeden olduğu gibi halka açıkça tanıtılmalıdır. 7 - Yineleme ve Süreklilik Halkla ilişkilerde etkili ilkelerden biri de önemli mesajların birçok kez yinelenmesidir. Mesajla sık sık karşılaşılan hedefin verileni bir daha unutmayacak biçimde belleğine yerleştirmesi sağlanabilir. 7

8 3. HALKLA İLİŞKİLER BÖLÜMÜNÜN ORGANİZASYONU 3.1. Halkla İlişkiler Bölümünün Organizasyon İçindeki Yeri Bir işletmede halkla ilişkiler sorumluluğu sadece halkla ilişkiler biriminde çalışan personele yüklenemez. O işletmede genel müdürden başlayarak işçilik ve memuriyete kadar tüm kademede çalışanların hakla ilişkiler açısından belli bir sorumluluğu vardır. Ancak bu genel sorumluluğun dışında firmalarda, planlı ve bilinçli olarak halkla ilişkiler faaliyetlerini yürütecek bir birimin olması gerekir. Her firmada halkla ilişkiler örgütlenmesi farklıdır. Bu örgütlenmede firmanın amacı, faaliyet alanı, politikası, personel sayısı ve büyüklüğü etkili olur. Küçük bir işletmenin faaliyet alanı da dar olacağı için, firmanın hedef kitleyle ilişkilerini yürütmek zor olmaz. Bu tip bir işletmede, işletme sahibi halkla ilişkiler sorumluluğunu yüklenebilir. Orta büyüklükteki bir işletmenin halkla ilişkiler faaliyeti daha yoğun olacağı için, firmanın hedef kitleyle ilişkilerini yürütmek daha zordur. Bu tip bir işletmede, az sayıda halkla ilişkiler çalışanı, pazarlama ya da insan kaynakları bölümüne bağlı olarak görev yapar. Bu tip bir işletmede halkla ilişkiler birimi bazen şeflik olarak karşımıza çıkar. Bazı firmalar ise kendi örgüt yapısında halkla ilişkiler birimi kurmak yerine, bağımsız olarak çalışan halkla ilişkiler ajanslarından yardım alırlar. Büyük İşletmeler Büyük işletmelerde ise, halkla ilişkiler, genel organizasyon içinde bağımsız bir birim olarak yer almaktadır. Ancak bu birim, konumunun gerektirdiği özellikten dolayı diğer tüm birimlerle koordineli olarak çalışmalıdır. Bir şirketteki halkla ilişkiler birimi, diğer birimlerle etkileşim hâlinde çalışır, onlara çalışmaları hakkında bilgi verir ve onların da görüş ve önerilerine değer verir. 8

9 Bazı büyük işletmelerde halkla ilişkiler biriminin dışında ayrıca bir halkla ilişkiler kurulu oluşturulur. Bu kurul, genel müdür veya yardımcılarından birinin başkanlığında, bölüm müdürlerinin de bir araya gelmesiyle yılda en az iki kez toplanır. Toplantılarda halkla ilişkiler politikası gözden geçirilir, yıllık halkla ilişkiler plan ve bütçesi onaylanır. Halkla ilişkiler birimi de alınan bu önemli kararlar doğrultusunda çalışmalarına devam eder. Halkla İlişkiler Toplantısı Ayrıca bazı büyük işletmelerde de halkla ilişkiler bölümü kurulmamakta, genel müdüre bağlı bir halkla ilişkiler danışmanı bu görevi yürütmektedir Örgüt içindeki yeri ne olursa olsun, halkla ilişkiler sorumlularının üst yönetime yakın olmaları gerekir. Çünkü yapılacak çalışmalar için gerekli onay ve bütçenin sağlanması gerekir. Bunun için de üst yöneticilerle yakın çalışmak gerekir. Bir halkla ilişkiler sorumlusu, üst yöneticiye ne kadar yakınsa o kadar inandırıcı olur. Halkla ilişkiler sorumluları üst yönetimle yakın çalışmalıdır. 9

10 Aşağıda halkla ilişkiler bölümünün organizasyon içindeki yerine ait örnek bir model çizilmiştir. Halkla ilişkiler bölümünün organizasyon içindeki yeri 3.2. Halkla İlişkiler Bölümünün Örgütsel Yapısı İşletmelerin halkla ilişkiler birimleri, işletmenin yapısı, amaçları, büyüklüğü ve çevreyle ilişkilerinin yoğunluğuna göre farklı şekillerde örgütlenmişlerdir. Bütün işletmeler içindeki halkla ilişkiler birimleri için tek bir örgütlenme biçimi modeli sunmak olanaksızdır. Ancak bir örnek vermek gerekirse, öncelikle halkla ilişkiler birimine bağlı iç ve dış ilişkiler ünitesi oluşturmakla işe başlanabilir. Daha sonra her işletme kendi yapı ve gereksinmelerine göre alt üniteler oluşturur. Aşağıda bir işletmenin içinde yer alan halkla ilişkiler biriminin yapılanmasına ait örnek bir model çizilmiştir. Halkla ilişkiler biriminin yapılanması 10

11 3.3. Halkla İlişkiler Faaliyetlerinin İşletme Dışında Organizasyonu Daha önce bahsettiğimiz gibi, bazı işletmeler kendi içlerinde bir halka ilişkiler birimi oluşturmazlar; bu görevi onlar adına özel halkla ilişkiler kuruluşları yürütür. Özel halkla ilişkiler kuruluşlarından bazıları sadece halkla ilişkiler çalışmaları yaparken bazıları ayrıca reklam ve pazar araştırmaları da yapar. Ancak özel halkla ilişkiler ajansları daha çok danışmanlık görevi yaptıklarından basın ve yayın çalışmalarını bu konuda çalışan kuruluşlarla işbirliği yaparak yürütürler. Bazı kurumlar küçük çapta baskı, film ve radyo televizyon programlarını da kendi bünyelerinde yaparlar. Halkla ilişkiler ajansları, danışmanlık yaptıkları firmayı, firmanın faaliyet konusunu ve alanını, hedef kitlesini iyi tanımak zorundadırlar. Böylece doğru hedef kitleye doğru mesajı iletecek fikirler üretebilirler. Proje süresince danışmanlık yaptıkları firmayla sürekli iletişim hâlinde olmalıdırlar. Ajanslar, proje sonunda yaptıkları çalışmalardan kamuoyunun haberdar olmasını sağlar. Böylece ajanslar, kendini eleştirip geliştirebilir. Başarılı olarak yaptıkları her iş, başka işlere kapı açar Halkla İlişkiler Ajanslarının Yapısı Bağımsız bir halkla ilişkiler ajansı, bir kuruluşun içindeki halkla ilişkiler birimi gibi çalışır. Ancak genel müdür ya da kuruluşun halkla ilişkiler sorumlusundan ziyade, pazarlama, insan kaynakları, reklam, müşteri servisleri, satış sonrası ilişkiler, endüstri ilişkileri, yurt dışı ilişkiler gibi birimlerle iletişim içindedir. 11

12 4. HALKLA İLİŞKİLER ÇALIŞMASINDA SÜREÇLER Halkla ilişkiler süreci dört aşamadan oluşur: Araştırma, planlama, uygulama, değerlendirme. Yoğun bir çalışmayı gerektiren araştırma, öncelikle hedef kitle konusunda bilgi toplamaya dayalıdır. Belirlenmiş hedef kitleye yönelik olarak düzenlenecek halkla ilişkiler etkinliği araştırmada elde edilecek veriler ve sorunun tanımlanması doğrultusunda planlanır. İletilerin nasıl iletileceğinin planlaması gerçekleştirildikten sonra, öngörülen program iletişim araçları ve yöntemleri saptanarak uygulamaya alınır. Uygulanan etkinlik ya da kampanyanın etkinliğinin, başarısının, bir başka deyişle iletinin hedefe ulaşıp ulaşmadığının ölçülmesi için son aşamada değerlendirme işlemine geçilir Araştırma (Bilgi Toplama) Halkla ilişkilerde araştırma, bir kurum ya da kuruluş hakkında halkın ya da kitlenin ne düşündüğünü ortaya koymak var olan tutumu bu doğrultuda yeniden düzenlemek için yapılan bir etkinliktir. Halkla ilişkiler uygulamasında önemli olan hangi kitleye nasıl bir biçimde ne zaman ulaşılacağı ve hedef kitleye ne iletileceğidir. Hedef kitlenin saptanması bize ne yapacağımızı gösterecek, bizi yönlendirecek ve başarıya götürecek ilk koşul olacaktır. Çift yönlü bir iletişim sağlamayı amaçlayan halkla ilişkilerde, diğer bütün sosyal bilimlerde gözlemlendiği gibi, araştırmaya girişilmeden önce çeşitli hazırlık çalışmaları yapılır. Bu çalışma için araştırma yapılacak konunun ya da sorunun belirlenmesi gerekir. Araştırmayı kimlerin yapacağının, kimlere yönelik olacağının, hangi sorularla deneklere gidileceğinin saptanacağı bir ön araştırmanın ışığında, ulaşılmak istenilen kitlenin niteliklerinin de göz önünde bulundurulduğu bir araştırma örneği ortaya çıkarılır. Kimlerin araştırma kapsamında tutulacağına ilişkin bir örneklem belirlenir. Deneklere yüz yüze görüşülebileceği gibi, panel biçiminde toplantılar düzenlenip tümüyle de bir zaman diliminde görüşülebilir. Bilgi toplama için yapılan bu görüşmeler telefon ya da posta anketleri biçiminde de gerçekleştirilebilir. Görüşmeler ya da kullanılan yöntemlerle toplanan bilgiler bilgisayarlar yardımıyla nesnel bir çözümlemeye alınır. Değerlendirme aşamasında eldeki veriler yorumlanır ve bir rapor haline getirilir. Bu rapor artık bir başvuru kaynağı niteliğindedir ve örneklemde yer alan kitle ya da kitlelerin tüm beklentileri burada yansıtılır. Sonunda yapılan bu araştırma doğrultusunda, yerinde ve doğru kararların alınabilmesi için istek ve beklentilerin karşılanabilmesi için öneriler dile getirilir. Halkla ilişkiler etkilerini belirli bir planda yürütmek için yapılan araştırmalar şöyle sıralanabilir: Çevreyi izleme amaçlı araştırmalar Kimlik araştırmaları İletişim araştırmaları Sosyal sorumlulukla ilgili araştırmalar Görüldüğü üzere araştırma, bir halkla ilişkiler sorunu üzerindeki görüşlerin yeniden biçimlenmesine ve yönlendirilmesine katkıda bulunur. 12

13 4.2. Planlama Halkla ilişkiler sürecinde ikinci aşama planlama aşamasıdır. Planlama, gelecekte yapılacak çalışmaların düzenli, sistemli ve verimli bir biçimde yerine getirilmesi için gereken önlemlerin ve kararların alınmasıdır. Her alanda olduğu gibi en kötü plan plansızlıktan iyidir ilkesi, halkla ilişkiler çalışmalarında da geçerlidir. Plansız bir şekilde yerine getirilmeye çalışılan halkla ilişkiler faaliyetlerinde boşuna para harcanmış olacaktır. Bir kuruluşun yönetilmesi sürecinde halkla ilişkiler kampanya ya da programlarının belirli bir planlamaya tabi tutulması ve planlamanın ayrıntılı, yerinde ve uygun bir biçimde hazırlanması kuruluş çalışmalarını başarılı bir duruma getirir; kısacası, başarılı planlamayla yönlendirilen çalışmalar, sonuçta başarılı ve verimli çalışmalardır. Planlama aşamasında, yapacağımız halkla ilişkiler çalışmalarında kısa, orta ve uzun vadede neler yapılacağı önceden belirtilmelidir. Bu belirlemede 5 N kuralı uygulanabilir. Bu kuralda, ne (kim), nerede, ne zaman, nasıl, neden sorularına cevap bulunmaya çalışılır. Böylece ne yapılmak istenmektedir, bu neden yapılmak istenmektedir, yapılacakların nerede, ne zaman ve nasıl yapılacağı önceden belirlenmiş olur. Planlama yapmanın yaraları şöylece sıralanabilir; Zaman ve emek savurganlığı azalır, Yöneticilerin dikkatlerini amaçlara yöneltir, Faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılar, Örgüt kaynaklarının amacına uygun yöneltilip-yöneltilemediğini izleme ve denetleme imkanı sağlar, Planlama, örgütte yetki devrini sağlamak suretiyle daha esnek yapıların oluşmasına zemin hazırlar. Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine imkan tanır, Denetim amacıyla kullanılacak standartların belirlenmesi ve temel alınmasını sağlar, Plansız çalışmaların yönetici ve çalışanlar üzerindeki olumsuz etkileri, planlamayla yok edilebilir. İyi bir planda bulunması gereken özellikler ise şunlardır; Planlar her şeyden önce açık, kesin geçerli bir amaca yönelik olmalıdır, Planlamada ve buna dayalı olarak geliştirilen planlar arasında birlik ve uyumun bulunması gerekir, Planlamada devamlılığın sağlanması zorunludur, Örgütlerin değişen çevre koşullarına kendilerini hemen uydurmalarını sağlamak bakımından planların çok katı ve kesin olmaması, esnek olması gerekliliği, Planların yanlış anlamalara, karışıklıklara ve türlü yorumlara yer verilmeyecek derecede açık bir dille yazılmış olmaları gereklidir, Planların, örgütün benimsediği standart ve politikalara uygun olmaları ve örgütün değişik bölümler arasında bir denge sağlanmalıdır. 13

14 4.3. Uygulama Araştırma ve planlama sonucunda oluşturulan kararların faaliyete geçirilmesi, uygulama aşamasında gerçekleşir. Planlama aşamasında her şey kağıt üzerinde olup bu aşamada düşünceler harekete geçirilir. Uygulama aşamasında halkla ilişkiler çalışmalarının başarıya ulaşmasında, ilgili kurum yöneticilerinin desteği önemlidir. Yönetici ve diğer çalışanların desteği önemlidir. Yöneticiler ve çalışanlardan destek gelmezse çok zorluklarla karşılaşılabilir ve önceden planlanan bu çalışmaların başarıya ulaşması engellenmiş olur. Hedef kitlelere ulaşmak için hazırlanan iletilerin iletilmesinde planlandığı biçimde davetiyelerden panellere, bültenlerden çeşitli yarışma ve organizasyonlara kadar her şeyde gereken özen ve dikkat gösterilmelidir. Öyle ki, bir tebrik kartının karakterinin ya da bir konferansta konuşmacının önünde duran bardağın tipinin seçilmesinde gösterilen ciddiyet, hedef kitlelerin etkilenmesi için küçük gibi görünen önemli ayrıntılardır. Halkla ilişkiler sürecinde uygulama aşamasında istenilen sonuçların elde edilebilmesi için hedef kitlelere yönelik etkili ve ikna edici iletişim çabalarının var olması, diğer bir ifade ile bu çabaların tutum geliştirici veya tutum değiştirici nitelikte olması gerekir Sonuçların Değerlendirmesi Araştırma, planlama ve uygulama aşamalarından sonra yürütülen halkla ilişkiler çalışmalarının hedeflere ne oranda ulaşıp ulaşmadığının ölçülmesi ve elde edilen sonuçların değerlendirildiği aşamadır. Çalışmaların sonucunda elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi, gelecekte yapılması düşünülen diğer başka çalışmalar için de bir ayna olacaktır. Ayrıca değerlendirme, uygulanmış olan halkla ilişkiler çalışmasının başarı derecesinin saptanmasına imkan sağlayacaktır. Maliyet açısından pahalı olmayan değerlendirme, yakın çevreyle yapılacak yüzyüze iletişime bağlı olarak dar bir alanda gerçekleştirilebilir. Hedef kitlenin verilen iletiden ne denli etkilendiğinin araştırılması ancak kamuoyu araştırmalarıyla olanaklıdır. Bunun da mali bir yük getirmesi kaçınılmazdır. Kuruluşa gelen telefonlar ya da mektuplardan doğru bir değerlendirme elde etmek olanaksızdır. Öyleyse değerlendirme için de bir bütçe ayırmak gerekir. Sağlıklı yapılacak bir değerlendirme izleyen halkla ilişkiler etkinliklerinin yöneliminde belirli kolaylıklar sağlayacak ve hata yapılmasını engelleyecektir. Halkla ilişkiler etkinliğinde birbiri ardına gelecek programlar düşünüldüğünde, yürütülmüş bir programın değerlendirilmesi için harcanan bu paraların hiç de boşa gitmeyeceği açıktır. Halkla ilişkiler çalışması sonucunda elde edilen sonuçların değerlendirilmesi, uygulanan programın başarısının değerlendirilmesi ve kuruluşun değerlendirilmesi ve kuruluşun değişimini sağlayacak verilerin elde edilmesi açısından önem arz eder. Değerlendirme aşamasında amaç bir şeyleri kanıtlamak değil, neyin nasıl olduğunu öğrenmektir. Değerlendirme aşamasında şu sorulara cevap aranmalıdır: Program, istenen hedeflere uygun olarak tasarlanmış mı, Düşünülen ve mevcut harcamalar nelerdir ve masrafların etkinlikle ilişkisi nedir, Program belirlenmiş hedef gruba ve bölgeye ulaşıyor mu, Program planlandığı aşamada belirlendiği gibi mi yönlendiriliyor, 14

15 Program istenen hedeflere ulaşmak için etkilimi, Programın sonuçları, programı kapsayan alternatif yöntemlerle açıklanabiliyor mu, Programın istenmeyen bazı etkileri var mı, Program, alternatif kullanımlarıyla kıyaslandığında kaynakların verimli biçimde kullanımı söz konusu mudur. Değerlendirme aşamasında yapılması gerekenler şunlardır: Değerlendirme verilerinin amacı ile kullanım biçimi hakkında görüş birliği içinde olunmalıdır. Değerlendirme ve araştırmanın, programın temel aşamaları olduğu konusunda kurumsal onay alınmalıdır. Kurum içinde, değerlendirme araştırmaları üzerinde uzlaşılmalıdır. Program hedefleri gözlemlenebilir ve ölçülebilir terimlerle belirlenmiş olmalıdır. En uygun değerlendirme ölçütleri belirlenmelidir. Program kayıtları saklanmalıdır. Yönetim değerlendirme sonuçları hakkında bilgilendirilmelidir. Sonuç olarak bir halkla ilişkiler sürecinde, kapsamı ne kadar olursa olsun kurum, kişi vb. kuruluşların amaçlarını gerçekleştirmelerinde, hedeflerine ulaşmalarında bahsedilen bu dört adımlık aşamaları izlemeli ve bilimsel yöntemlerden yaralanılmalıdır. Bu dört aşamanın bir bütünlük içinde ele alınması, her adımda gerekli önlemlerin alınması ve gereken özenin gösterilmesi, sürecin başarılı bir şekilde tamamlanmasına olanak sağlayacaktır. 15

16 5. HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİNDE KULLANILAN YÖNTEM VE ARAÇLAR İletişim fikir ve bilgilerin ilgili herkes tarafından aynı biçimde anlaşılması ve etkileşim sonucu paylaşılmasını sağlamak olduğuna göre Halkla İlişkililerde kitle iletişim araçlarından yararlanılır. Halkla ilişkiler çalışma ve etkinlikleri gerçekleştirilirken kullanılan araçlar, genel olarak yazılı araçlar, sözlü araçlar, görsel-işitsel araçlar olarak sıralanabilir Yazılı Araçlar Halkla ilişkiler etkinliklerinde yazılı ürünlerin önemli bir yeri vardır. Bu alanda kullanılan yazılı araçlar; işletme gazetesi, dergi, broşür, el kitapçığı, bülten, kitap, yıllık raporlar, iş mektubu, afiş, pankart, el ilanı, kartvizit, depliyan, pul vb. Bunlara ek olarak sanal ortamlarda yer alan yazılı ve resimli iletiler de bu kapsama dâhildir. Bu araçlar gerek işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara gönderilerek, bunların firmadaki gelişmelerden haberdar edilmesi sağlanır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır. Ancak bu tanıtımın, abartıdan uzak, reklam kokmayan ve doğru bilgileri içeren yönde olması gerekir. Çünkü yazılı araçlar, sözlü ve görüntüsel araçlardan farklı olarak kalıcı bir niteliğe sahiptir Kitaplar ve El Kitapçığı Kitaplar, halkla ilişkilerin basılı araçları arasında önemli bir yer tutar. Kuruluşun yıl dönümlerinde, kuruluşun tarihçesini, faaliyetlerini, kurucularının hayat hikâyelerini anlatan kitaplar basılabileceği gibi, kuruluşun doğumundan itibaren gelişmesini içeren kitaplar da yayınlanır. Bazen büyük şirketlerin kurucularının hayat hikâyeleri de işletme kitapları arasında yer alır. Halkın şirkete sempatisi, yöneticilere duyduğu sempati ile doğru orantılıdır. Nitekim ülkemizin akıllı iş adamları bu noktayı fark ettiklerinden kuruluş kitaplarını halkla ilişki kurmada daha sık kullanmaktadırlar. Bu tür kitaplar kuruluş tarafından bastırılarak kuruluşun ilgili hedef kitlelerine dağıtılır ya da düşük bir fiyatla satılır. Bu kitaplar: Kuruluş ve çalışmaları hakkında doğru ve güvenilir bilgiler vermelidir. Konu ile ilgili fotoğraf, grafik gibi unsurlarla hareketlendirilmelidir. Okunması kolay olmalıdır El kitapçığı, işletmeye yeni gelen ve giren personele firmayı çok yönlü tanıtan, yeni elemanın hak ve sorumluluklarını gösteren kitapçıktır. Bunlar broşürlerden farklı olarak resimli sayfalar yerine daha uzun yazıları içeren sayfalardan oluşurlar. El kitapçığında kurum tanıtıldıktan sonra personeli ilgilendiren konulara da yer verilir. Şöyle ki; personelin izin, sağlık, sportif faaliyetler, lojman, çalışma saatleri, çalışma koşulları vb. konularda bilgi verir. Eğer kitapçık bir ürüne yönelik hazırlanıyorsa ürünle, kullanımıyla ve ürünün bileşenleriyle ilgili bilgi verilir. 16

17 Bültenler Tüm periyodik kuruluş yayınları içinde en basit ve yayınlanması en kolay olan formattır. Gazetelerden daha küçük boyutlarda ve daha az sayfada olan bültenlerde üslup açık ve anlaşılır olmalıdır. Kurum içi iletişim kanalları arasında en fazla kullanılan araçlardan biri olan bültenler işletmeye ilişkin haberleri çalışanlara ve firma dışındaki ilgili kişilere ulaştıran araçlardır. Örneğin o ay içinde yapılacak toplantı, konferans, seminer, düğün, nişan, anma günü ve açılış vb. gibi konular tarih ve yer gösterilerek ilgili kişilere önceden gönderilir. Bültenleri popüler kılan en önemli özellik, yayınlanma kolaylığı ve maliyetinin düşük olmasıdır. Fotokopiyle çoğaltılarak geniş kitlelere ulaştırılabilir. Haber verme özelliklerinin dışında bültenler, belirli konularda başvurulan kişilerin görüşlerini de yansıtır. Bültenler bazen haber mektubu ve basın bülteni adı altında da anılmaktadır. Düzenli aralıklarla (periyodik) hazırlanabilmesinin yanı sıra yalnızca gerek duyulduğu dönemlerde de hazırlanabilir. Bülten Hazırlamada Uyulması Gerekenler: Bültenler, iş yerlerinin amaçlarına yönelik bir promosyon olduğu için uzun söylevlerden kaçınılmalıdır. Her yeni sayının içeriği ilginç ve yeni özellikler taşımalıdır. Bültenler özellikle çalışanların, üyelerin ve ortakların iş yeri ve birbirleri hakkında bilgi sahibi olması amacıyla hazırlandığı için öncelikle onları ilgilendiren haber, yazı, yorum ve fotoğraflara sahip olması gerekir. Bültenlerin kısa ve öz cümlelerden, paragraflardan oluşması, anlaşılır ve sade bir dil ile yazılması gerekir. Bültenler, tabloid bir gazete ebadında hazırlanabilir. Bültenlerde tıpkı günlük gazetelerde olduğu gibi başlıklar, ara başlıklar ve spotlar kullanılmalıdır. Habercilikteki 5N 1K kuralına uyulmalıdır Gazete ve Dergiler Gazeteler, bültenler gibi, hem kuruluş çalışanlarıyla hem de kuruluşun ilişkili bulunduğu kurum ya da müşterilerle ilişkileri geliştirmek amacıyla kullanılan çok yaygın halkla ilişkiler aracıdır. Haftalık, on beş günlük, aylık ya da iki aylık süreli yayınlar biçiminde yayımlanabilir ve ücretsiz olarak dağıtılır. Bu türden gazetelerde kuruluşa olumlu yönde görüntü kazandıracak içeriği çeşitli müşterilerle röportajlar, kuruluşta çalışanların çalışma koşulları, ölüm, doğum, yeni atamalar, fizik ve teknik yenilikler, törenler, kutlamalar gibihaberler yer almalıdır. Halkla ilişkilerde kullanılan dergiler, diğer basılı araçlar gibi, kuruluşların etkinliklerini hedef kitlelere aktarmada çok sık başvurulan, ancak gazetelere göre daha geniş zaman dilimlerinde hazırlanılan yayın türüdür. Dergilerde çekiciliği arttırmak için, kuruluş haberlerine yer verme oranı çok düşük tutulmalı, reklâmlardan kesinlikle kaçınılmalı ve bol fotoğraflı röportajlara, uzun ve sıkıcı olmayan yazılara yer verilmelidir. 17

18 Broşür, Pankart, Afiş, El İlanı Broşür, hedef kitlelerin kurumu ya da kuruluşu tanıması için basılan 8-16 sayfalı, az yazılı, bol resimli bir iletişim ürünüdür. Broşürün içeriği, tümüyle ilgili kurum ya da kuruluş tarafından belirlenir. Ufak bir dergi boyutunda basılan broşürlerin renkli olması ve sayfalarının sunulan konu bakımından belli bir sıra izlemesi, daha iyi anlaşılması ve dikkati dağıtmaması bakımından yararlıdır. Broşürler daha çok firmayı tanıtan özlü bilgiler içerir. İşletmenin üretim ve sosyal tesislerinden renkli görüntüler verir. Kuruluşundan bu güne kadarki gelişmeler grafik ve tablolar üzerinde gösterilir, ülke ekonomisine katkısı belirtilir. Broşürler işletmeye yeni gelen ve gezen kişilere, ayrıca firmayı tanımak isteyenlere verilir. Broşür Örneği Pankartlar, çok kısa mesajların yer aldığı, 25 x 35 cm boyutlarında, genel ortamlarda kullanılan küçük duyuru kartlarıdır. Halkla ilişkiler konusunda bir kampanya başlatıldığında etkili sloganların yazıldığı, büyük puntoların kullanıldığı pankartlardan yararlanılabilir. Kalıcı, etkileyici, ilgi çekici sloganların seçildiği ve yazıldığı pankartlar çevrede, vitrinlerde, belirli toplumsal merkezlerde kullanılabilir. Pankart Örneği 18

19 Afiş, bir malı, bir hizmeti, bir olayı bildirmek ve özelliklerini belirtmek için genel yerlere asılan yazı ve resimlerdir. Afiş, kısa ve özlü mesaj yazısıyla çarpıcı bir grafik tasarımının uyumundan oluşur. Genel olarak kâğıda basılır. Ancak bez üzerine de yapılabilir. Şehrin ana caddelerindeki bina duvarlarına, meydanlara ve yol kenarındaki büyük panolara asılan afişler, geniş halk kitlelerine hitap eden reklamlardır. Afişin, yeni bir malı veya hizmeti tanıtan tek reklam aracı olarak başarılı olması güçtür. Fakat daha çok diğer reklam araçlarının tamamlayıcısı olarak başarı sağlamaktadır. Her türlü malın reklamında, afişten faydalanmak mümkündür. Fakat daha çok geniş tüketici grubuna hitap eden genel mallar (gıda maddeleri, kozmetik vb.) için iyi bir reklam aracıdır. Özellikle satışların düşmeye başladığı dönemlerde malı hatırlatmak için kullanılabilecek en iyi reklam araçlarından biridir. Afişlerde yalnız yazı, resim veya ikisi bir arada da kullanılabilir. Resimli olanlar daha dikkat çekicidir. Resim, afişi daha kolay görünür ve okunur hâle getirir. Afiş Örneği 19

20 El ilanı, tek sayfadan meydana gelen, dağıtılması kolay, elden dağıtılan, küçük ve ucuz bir reklam aracıdır. Genellikle resimsiz veya az resimle basılan kâğıtlardır. Sunduğu mal veya hizmetin dikkat çekebilecek bir özelliğini tanıtmak isteyen ya da işe yeni başlayacak işletmeler, başlangıç olarak bu reklam aracından faydalanabilirler. Reklam tekniğine uygun, zevkle hazırlanmış bir el ilanı, herkes tarafından istekle kabul edilir ve etkili olur. Bu nedenle el ilanı, iyi cins kâğıtlara, temiz bir baskı ve güzel bir kompozisyonla hazırlanmalıdır. El ilanları, perakendeci işletmeler tarafından mevsim sonu indirimli satışlarını duyurmada başarıyla kullanılabilir. Satış yerlerine yakın yerlerde dağıtılmaları halinde daha etkili olur. Çünkü el ilanından etkilenen kişiler, satış yerlerine yöneltilebilirler. Kişileri hemen satın almaya yöneltme bakımından el ilanlarının etkisi diğer iletişim ürünlerine oranla daha azdır. Ancak derhal satın almaya yöneltmese bile ileride hatırlatması bakımından yardımcı olur. El İlanı Örneği , İş Mektubu, Kartvizit Kurum içerisinde in bir iletişim aracı olarak kullanılması giderek yaygınlaşmaktadır. Hızlı ve bireysel olarak kullanım imkânı, doğrudan doğruya istenilen gruba hitap edebilme olanağını getirmektedir. , ayrıca feedback in de alınabilmesi bakımından, bir halkla ilişkiler aracı olarak kullanmaya oldukça müsaittir. Ayrıca kişisel bilgisayarlar, çalışmaların daha verimli ve çabuk yürütülmesini sağlarken hedef birimlere ilişkin verilerin depolanmasında ve istatistiksel değerlendirmelerin yapılmasında etkili olmaktadır. Özellikle internet ortamında dünya ölçeğinde tanıtım olanakları gelişmiştir. Firmaların oluşturdukları WEB sayfaları ve ler, sanal ortamın halkla ilişkiler alanıyla uğraşan kişilere sunduğu yeni fırsatlardır. 20

21 İş mektubu, özellikle ilgili kişi ya da kuruluşa bir bilgiyi ivedilikle ulaştırabilmek için yararlanılan iletişim ürünüdür. İş mektuplarından genellikle kurum dışı hedef kitleye yönelik olarak yararlanılmaktadır. Bir iş mektubu başlık, hitap, gövde, kapanış, imza ve referans olmak üzere altı bölümden oluşmaktadır. İş Mektubunun Yazımında Dikkat Edilmesi Gerekenler Okunması kolay olmalıdır. Önemli noktalar organize edilerek okurun kolay izlemesi sağlanmalıdır. Mektubu alan kişiden beklenenler ve hatırlanması istenen konular vurgulanmalıdır. Alıcının cevap vermesi isteniyorsa bu durum mutlaka süre verilerek açıkça belirtilmelidir. İş Mektubu Çeşitleri Teyit Mektupları Tasdik Mektupları Bilgi Edinme Mektupları Faturaların Ödenmesini Talep Eden Mektuplar Şikâyet Mektupları Özür Mektupları Takdim, Tavsiye ve Referans Mektupları Kartvizit, kişiyle birlikte bağlı olduğu kuruluşu da tanıtmak, hedef kişi ve birimlerin kuruluşa kolayca ulaşmasını sağlamak için yararlanılan küçük boyutlu iletişim ürünleridir. Kartvizit, iletişimi geliştirmeye yönelik olarak çoğunlukla yüz yüze ilişkilerde kullanılır. 21

22 5.2. Sözlü Araçlar Yüz Yüze Görüşme Sözlü iletişimde en yaygın biçimde kullanılan yöntem yüz yüze görüşme ya da konuşmadır. Halkla ilişkilerde yüz yüze görüşme, kurumu temsil eden kişilerle halk arasında yapılan konuşma ve görüşmelerdir. Örneğin kurumu temsil eden halkla ilişkiler görevlisi, karşı tarafta ise tüketici, başka bir kurum temsilcisi vb. olabilir. Yüz yüze yapılan görüşmeler yazılı iletişimden daha etkilidir. Çünkü yazılı iletişim sadece göze hitap ederken, sözlü iletişim hem göze hem de kulağa hitap etmektedir. Bu durumda verici konumunda bulunan kişi karşı tarafın algılama, davranış ve tepkilerini anında saptayabilmektedir. Kaldı ki yüz yüze yapılan iletişimin sonucunda alıcı ya da hedef kitle olumlu bir izlenim edinmişse bu izlenimlerini başkalarına aktararak farkında olmadan kurum adına büyük bir hizmette bulunmuş olur. olmalıdır. Yüz yüze ilişkilerde kurun temsilcisinin bazı noktalara özen göstermesi gerekir. Bunlardan bazıları şunlardır. Konuşurken sabırlı, nazik, sakin ve güler yüzlü olmalıdır. Karşısındaki insanın eğitimi, görünüşü, statüsü ve diğer görünen özelliklerine göre güven verici bir davranış içine girmelidir. Halkla ilişkiler bir güven olayı olduğundan, karşıdaki kişiye güven verici bir davranış ortaya koymalı ve konuşulan konuya ilişkin yeterli bilgiye sahip Konuşurken abartılı, uzun ve karmaşık bir dil yerine sade, anlaşılır ve net bir dil kullanmalıdır. Kurum adına gizli kalması gereken bilgileri karşı tarafa aktarmamalıdır. Karşı tarafın konuşmasına fırsat vermeli ve iyi bir dinleyici olmalıdır. Çünkü insanlar ilgiyle dinlenilmekten hoşlanırlar. Karşı tarafın düşünce ve önerilerine açık olmalı ve bunlara saygı göstermelidir. Konuşurken kızgın, öfkeli, yüksek tonlu sesten uzak durmalı ve gereksiz tartışmalara girmemelidir. Bu durumun firmayı olumsuz etkileyeceğini bilmelidir. Konuşurken karşı tarafa adıyla hitap etmek yerine sayın, bey veya hanım gibi saygı ifade eden kelimeler kullanmalıdır. Görüşmenin amacı iyi belirlemeli, iyi bir planlama yapmalı, görüşmeyi fazla uzatmamalı ve denetimi elden bırakmamalıdır. Görüşmeye giderken zamana ve ortama uygun kıyafetler giymelidir. Görüşme sırasında karşı tarafı belli bir konuda ikna etmenin yanında, karşıdan gelecek mesajlara da açık olmalıdır. 22

23 Telefonla Görüşme Sözlü görüşme araçlarından biri de telefondur. Yüz yüze gelmemekle birlikte telefonla görüşme, halkla ilişkilerde kullanılan önemli yöntemlerden biridir. Bu yöntem kurum temsilcisi ile karşı taraf arasında olumlu diyalog kurulmasına fırsat vermektedir. Özellikle telefonun çok dikkatli etkili kullanılması gerekir. Çünkü sadece telefondaki görüşmeye göre karşı taraf kurumu değerlendirmektedir. Bunun için telefonla görüşmede kurum temsilcisinin birtakım kurallara dikkat etmesi gerekir. Bunlar; Telefonu açan kişi kendini tanıtmalıdır. Telefonun defalarca çalınmasına izin verilmemelidir. Ses tonu ne çok yüksek ne de karşı tarafın zor duyacağı kadar kısık olmalıdır. Telefonda gereksiz konuşmalara yer vermeden konu ve amaç kısaca anlatılmalıdır. İstenen bilgi başka bölümleri ilgilendiriyorsa ilgili servisle görüşme olanağı sağlanmalıdır. Çok beklenmesi gerekiyorsa karşıdaki kişinin numarası alınarak daha sonra aranmalıdır. Konuşurken el altında mutlaka kâğıt kalem bulunmasına dikkat etmelidir. Bu kuralların dışında ayrıca karşı tarafı dikkatle izlediğimize ilişkin evet efendim, sizi dinliyorum gibi sözlerle desteklemek ve gerektiğinde sorular yönelterek konuyu pekiştirmekte yarar vardır. Kurumu, telefonla arayanlara yukarıda belirtilen kurallara uygun davranarak cevap verilmesi gerekir. Aksi takdirde uzun zaman, emek ve paraya mal olan halkla ilişkiler çabaları zarar görebilir. Bu nedenle telefonun etkili kullanımı, sunulan hizmetin kalitesini yükselterek kurumu, rakipleri arasında daha iyi duruma getirebilmektedir Açık Kapı Günleri Nüfusun artması ve ihtiyaçların çoğalması sonucunda yerel ve mahalli idarelerin vatandaşlarının ihtiyaçlarını karşılamak ve sorunlarına çözüm bulmak amacıyla oluşturdukları birimlerdir. Haftanın bir günü, dilek ve şikâyetleri olan vatandaşlar belediyede veya il ve ilçelerdeki yönetimin belirlediği yerlerde toplanır. Bu günde başkanla görüşmek isteyenler randevu almaksızın, Beyaz Masa'ya isimlerini yazdırırlar. Toplantıda gerekli bütün müdürlükler hazır bulunur. Özellikle bu çalışmalarda halkla ilişkiler birimleri birinci derece görev yapmakta ve çok yoğun bir şekilde çalışmaktadırlar. Sorunlar, ihtiyaçlar birinci ağızdan dile getirilir, çalışmalar değerlendirilir. Kitleselden kişisel sorunlara varıncaya dek her dertle ayrı ayrı ilgilenilir. Belediye yönetimi halkının ilettiği her türlü sıkıntı ve şikâyetlerin giderilmesi için ilgili birim müdürlerini görevlendirir. Sorunların kısa sürede ve etkin bir şekilde çözümü için tüm çalışmalar yapılmakta ve hızlı bir şekilde sorunlar çözümlenmektedir.1990 lı yıllarda da başlatılan halk günleri o günden beri aksatılmadan devam etmektedir. 23

24 Konferans ve Seminerler Konferans Konferans, hedef kitleye belirli bir sürede iletilerin ya da çeşitli düşünce ve görüşlerin aktarılması amacıyla düzenlenir. Bir konuya açıklık kazandırmak ya da bir konuda bilgi vermek amacıyla bilim, sanat, fikir adamları ve ilgili uzmanların yaptıkları hazırlıklı konuşmalara konferans denir. Konferansın en belirgin özelliği, öğretici olmasıdır. Bu bakımdan söylevlerden (nutuk) ayrıdır. Bilimsel bir düşünceyi, akademik bir konuyu, orijinal bir görüşü anlatmak, bir tezi savunmak, hatta bir ürünü tanıtmak konferansın amaçları arasındadır. Konferansta dinleyicilerle konuşmacı arasında doğrudan diyalog kurulamadığı için, iletinin ne denli alındığının ölçülmesi oldukça zordur. Bu bağlamda konferansların tek yönlü bir iletişim aracı olduğu söylenebilir. Konferans boyunca söylenenlerin yeterince ilgi çekebilmesi için konunun yeni ve güncel olmasının yanında, konuşmacının da hedef kitlenin yapısını ve psikolojisini bilerek metnini oluşturması ve görsel malzemelerle desteklemesi gerekmektedir. Konuşma sonunda söylenenlerin kalıcı olması bakımından küçük bir tartışma ya da kısa sorulara verilecek yanıtlar, dinleyicilerin konu hakkında gereksinim duydukları tamamlayıcı bilgileri edinmelerini sağlayacaktır. Seminer Seminer, herhangi bir konuda problemleri tespit etmek, çözüm yolları arama, plan program ve proje geliştirme, araştırma ve değerlendirme amacıyla yapılan grup çalışması şeklinde gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Seminerler genellikle birkaç oturum devam etmektedir ve konuşmacı sayısında sınırlama bulunmamaktadır. 24

25 Kuruluşlar toplumsal sorumluluk anlayışları doğrultusunda bilginin üretilmesi ve paylaşımı amacıyla bu toplantıları ya kendisi düzenlemekte ya da sponsorluk görevi üstlenerek desteklemektedir. Sponsor: Bir kuruluş ya da kişinin kendi uzmanlık alanının dışındaki herhangi bir olay ya da etkinliğe; yarar ve kar amacı güderek destek sağlamasıdır. Kuruluşların sektörleriyle ilgili sorunları ya da bu alandaki gelişmelerin incelenmesi için düzenledikleri bu tür toplantılar, halkla ilişkiler ve organizasyon hizmetleri çalışmaları bağlamında son derece olumlu bir ortam yaratacağı kuşkusuzdur. Genellikle birkaç gün ve birkaç oturum süren seminerler, konferansa nazaran çok daha uzun bir zaman dilimini kapsar. Kurum ya da kuruluş yöneticileri, kişileri isteklendirmek, örgütlerini ve onun amaçlarını toplumdaki gruplara duyurmak düşüncesiyle güncel konuları işlemek, yeni görüş ve gelişmeleri örnekleriyle sunmak ve bilgi alışverişini sağlamak amacıyla bu tür toplantılara duyarlı olmalıdırlar. Toplantı Sözlü iletişim araçlarından biri olan toplantılar; kurum içinden çalışanlar ve yöneticilerin, kurum dışından ise çeşitli kişi ve kuruluş temsilcileriyle kurum yetkilisinin bir araya gelip iletişim kurmalarını sağlayan son derece etkin ortamlardır. Kurumda homojenliği sağlamanın en etkin yolu, periyodik toplantılar düzenlemektir. Kurumlarda, hem sağlıklı bilgi alışverişi, hem de sorunların tartışılması ve rasyonel kararlar alınması ancak toplantı yöntemiyle sağlanır. Ayrıca toplantılar, personeli yönetici etrafında birleştirir ve personeli bütünleştirir. Böylece kurumda ilke birliği sağlanır; dedikodu yapılması, yayılması ve söylentiler çıkması önlenir. Nitekim Japonya daki önemli kurumlardaki bütün yöneticiler her sabah astlarıyla toplantı yaparak mesaiye başlamaktadırlar. 25