ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON ŞEMASI

Transkript

1 ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON ŞEMASI Özel Kalem Müdürü Şef İdari İşleri Servisi Sekretarya

2 T.C. KARS BELEDİYESİ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler Amaç MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Kars Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Kapsam MADDE 2- Bu yönetmelik, Kars Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün; görev ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar. Dayanak MADDE 3- Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 15/b maddesine ve diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen; a) Belediye : Kars Belediyesini b) Başkan : Kars Belediye Başkanını c) Başkanlık : Kars Belediye Başkanlığını d) Başkan Yardımcısı : Kars Belediye Başkan Yardımcısını e) Belediye Meclisi : Kars Belediyesi Meclisini f) Belediye Encümeni : Kars Belediyesi Encümenini g) Müdürlük : Kars Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünü h) Müdür : Kars Belediyesi Özel Kalem Müdürünü i) Şef : Kars Belediye Özel Kalem Müdürlüğü Şefini j) Servis : Kars Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü Servislerini k) Müdürlük Personeli : Kars Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünde görevli çalışanları ifade eder. Temel İlkeler MADDE 5- Kars Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebilirlik, d) Kurum içi yönetimde ve ili ilgilendiren kararlarda katılımcılık, e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, 1

3 g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş, Personel, Teşkilat Kuruluş MADDE 6- Kars Belediye Başkanlığı, Özel Kalem Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak kurulmuştur. Personelin Unvan ve Nitelikleri MADDE 7- Özel Kalem Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir. a) Müdür b) Şef c) Personel: Memur, işçi, sözleşmeli ve çalışan tüm personeli kapsar. Teşkilat yapısı MADDE 8 a) Müdür b) Şef c) İdari İşler Servisi d) Sekretarya ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Görev, yetki ve sorumluluk MADDE 9- Kars Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü; Kars Belediye Başkanlığı nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar ile Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Başkanın çalışma programını düzenlemekten, çeşitli toplantılar düzenlemekten, Belediye'ye ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapmaktan, halk günlerinde gerekli kayıtların tutulmasını ve şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili dairesine gönderilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamaktan, kendisine intikal eden haberleri ve bilgileri süzgeçten geçirerek en seri şekilde ilgililerine ulaştırmaktan, Başkan tarafından yapılacak sunumlarda gerekli hazırlıkları yapmaktan, Başkanın, Başkan Yardımcılarının ve makam şoförlerinin çalışmalarını takip etmekten, servisi bünyesinde etkin bir dosyalama sistemi oluşturmaktan sorumludur. Belediye Başkanı nın gözetimi ve denetimi altında yukarda özetle belirtilen görevlerin ifa ve icrası bağlamında; 2

4 Özel Kalem Müdürlüğü MADDE 10 a) Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli verimli telefon haberleşmesi ile randevu trafiğinin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, b) Belediye'yi ve Belediye Başkanı'nı ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak, c) Başkanlık ve Belediye servisleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak, d) Başkanlık makamının istekleri doğrultusunda dosyalanması işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, e) Halk günleri ve/veya diğer günlerde belediye başkanını görmek için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin belediye başkanına rapor edilmesini sağlamak, f) Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en hızlı şekilde başkana ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını, takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, g) Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. başkanın zamanını çok iyi planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak, h) Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin ilgili servislerle işbirliği halinde yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, ı) Resmi tören ve kutlamalarda belediye'nin üzerine düşen görevleri ilgili servislerle işbirliği halinde organize etme işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, i) Başkanın, Başkan Yardımcılarının çalışmalarının takip edilmesi, izin vb. nedenlerle kurumdan ayrılanların yerlerine bakacak kişilerin belirlenmesini kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, j) Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programları ve etkinliklerde ilgili müdürlüğe verilecek destek için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, k) Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürün ve hak edişlerin düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, l) Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, m) Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, n) Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak, o) Açılış, kutlama, mezuniyet vb. törenleri, toplantı gibi faaliyetlerin organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, ö) Belediye Başkanının onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili servislere dağıtılmasını sağlamak, 3

5 p) Sağlıklı, güvenli ve sürdürülebilir bir kentsel yaşam için projeler üretilmesine katkı sağlamak, r) Valilik, İl Emniyet Müdürlüğü ve İldeki diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilin hizmetleriyle ilgili gerekli koordinasyonun yapılmasını sağlamak, s) Belediye Başkanının Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet servisleri ile ilişkisini sağlamak, Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplamak, ş) Belediye Başkanına sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapmak, t) Belediye Başkanı'nın her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili servislere ulaştırmak, sonuçlarını takip etmek, u) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak, ü) Halk günlerinde gelen vatandaşların düzenli bir şekilde başkanla görüşmesini, gerekli kayıtların tutulmasını, şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili servislere iletilmesini sağlamak ve sorunlarını belediye başkanına iletmek üzere gelen vatandaşları; dinleyerek onları ilgililere yönlendirmek. Özel Kalem Müdürünün Görevleri MADDE 11 a) Belediye Başkanı nın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dahili düzenlemeleri yapar. b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilir, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izler, amaçlara uygunluğunu araştırır, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirir. c) Müdürlüğü için, başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluluğa göre icraat yapar. ç) Başkanlığın amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder. d) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlamasını yapar. e) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapar. f) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlar. g) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda yetkili servise teslim eder. ğ) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapar, h) Başkanlığın kabul ettiği yönetim ve organizasyon prensiplerini astlarına izah eder, organizasyon içindeki konumlarının üst-ast ve yatay organizasyonel konumlarla ilişkileri hakkında gerekli bilgiyi vererek ahenkle çalışmalarını temin eder. ı) Müdürlüğün tüm işlerini en etkin şekilde yapmak üzere, Başkanlığın mevcut organizasyon şeması, iş tarifleri ve pozisyonların ihtiyaç gösterdiği vasıflara uygun kadrosunu organize 4

6 eder. i) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklik ihtiyaçlarını İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirir. j) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirler ve bu görevleri benimsetir. k) Emrindeki elemanlara iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar. l) İş tariflerinde mevcut olmayan görevleri emrindekilere usulünce verir. m) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapar, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik eder, n) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol eder, o) Yokluğunda görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak şahsa vekâlet verir ve görevlerini taksim eder. ö) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtir, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetler. p) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır. r) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mevzuata riayeti sağlar, bunların uygulanmasını sürekli kontrol eder; düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri, bir üst amirinin görüşüne sunar. s) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunur, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmeleri için disiplini temin eder. ş) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırır, gereken kararları süratle alır ve bildirir. t) Danışman durumunda görev yapanlarla teması ve onlardan faydalanmayı temin eder. u) Terfi etmesi veya iş başında olmaması halinde, yerine görevini ifa edebilecek bir yardımcıyı yetiştirir. ü) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlar. v) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları sunar. Raporları vermeden önce gerekli tetkikleri yapar ve tasdik eder, gereksiz bilgileri ayıklayarak raporların kısa ve öz olmasını sağlar. y) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında halledilebilecek meseleleri halleder. z) Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin eder. aa) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlar. bb) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya, daha başarılı olmaya teşvik eder. cc) Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkânları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracaat eder. 5

7 çç) Müdürlük personelinin potansiyelinden en iyi şekilde yararlanabilmek, kendi kararlarını en isabetli şekilde verebilmek ve kendisine bağlı personelin katkılarına paralel olarak Başkanlığı daha fazla benimsemelerini sağlamak amacıyla devamlı surette fikir ve görüş alışverişinde bulunur. dd) Faaliyet planında bulunan işleri görev tariflerine göre çalışanlarına tevzii eder. ee) Emirlerini kademe atlamadan iş ile ilgili kendisine doğrudan bağlı çalışanlara verir. ff) Emrinde çalışan elemanlara örnek olur, bunu sağlayacak şekilde, neticelerini önceden düşünerek daha sonra geri almak zorunda kalmayacağı, kolaylıkla anlaşılabilir, kısa ve kesin emirler verir, ancak kötü neticeler doğuracağı anlaşılan emirlerini geri almaktan imtina etmez. gg) Gerekli gördüğü hususlarda emirlerini yazılı olarak verir. hh) Başkasına emir vermiş olsa dahi işin yapılmaması ve/veya yanlış ve eksik yapılması sorumluluğunu üstlenir. ii) Mevcut faaliyet planına göre Müdürlük faaliyetlerini kısa periyotlarla kontrol eder. jj) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurur. kk) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder. ll) Alt kademelerden gelen evrak ve bilgileri kontrol eder, varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar. mm) Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında bulundurarak personeline örnek olmaya çalışır. nn) Personelin görev tariflerindeki belirtilen işleri yerine getirip getirmediğini üç ayı geçmeyen periyotlarla kontrol eder. oo) Planlardan sapmalar gösteren fiili durumlarda sapmaların sebeplerini araştırır, düzeltici ve ileride tekrarlanmasını önleyici tedbirleri alır. öö) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin eder. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha eder. pp) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunun neticelerini tespit etmek, değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri tanzim eder ve/veya ettirir. Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar. rr) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlar. ss) Başkanın uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve talimatlarına göre yerine getirir. şş) Bu yönetmelikte Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini sağlar. tt) Görev ve hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde uygulanabilmesi için gerekli önlemleri alarak personelini sevk ve idare eder. uu) Personelin performans değerlendirmelerini yapar. üü) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak iş akışını sağlar; personelin çalışmalarını organize eder. vv) Personelin mesai ve çalışmasını denetler, çalışmaların verimli olması hususunda gerekli tedbirleri alır. yy) Müdürlüğün verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular. zz) Harcama yetkilisi olup, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasını sağlar. 6

8 aaa) Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlar, randevu taleplerini değerlendirip programa alır ve telefon görüşmelerini sağlar. bbb) Belediye Başkanı'nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet servisleri ile ilişkisini sağlar. Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplar, değerlendirir ve arz eder. ccc) Belediye Başkanı'na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapar. ççç) Belediye Başkanı'nın her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili servislere iletir, sonuçlarını takip eder. ddd) Belediye Başkanı'na yapılan başvuruları değerlendirir, gerektiğinde Belediye Başkanına iletir ve cevabını ilgililere duyurur. eee) Belediye başkanı'nın resmi ve özel yazışmalarını yürütür, gerektiğinde dosyalayıp arşivini oluşturur. fff) Başkanlık makamına ulaşan talep ve şikâyetleri değerlendirir, belediyeyi ilgilendiren konulara göre ilgili Başkan Yardımcıları veya Servis Müdürlerine iletir ve çözümünü sağlar. ggg) Başkanlığı ziyaret eden yerli ve yabancı misafirler için her türlü karşılama, ağırlama hizmetlerini Başkan adına yerine getirir ve bu konuda gerekli organizasyonlar yapar. ğğğ) Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaların mevzuata uygun yapılmasını sağlar. hhh) Müdürlüğe gelen tüm evrakın ilgililere usulünce iletilmesini sağlar. ııı) Çalışanlarının tabi oldukları mevzuata uygun tezkiye, izin ve hastalık gibi işlemlerini yürütür, devam durumunu takip eder ve denetler, ilgili diğer servislerle koordinasyonu sağlar. iii) Stratejik planlamaya uygun bütçenin hazırlanmasını ve en ekonomik şekilde kullanılmasını sağlar. jjj) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlar. Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 12 a-şefler, Başkanlık, Müdürlük ve diğer amirlerin verdiği görevleri yasalar çerçevesinde yapmakla yükümlüdürler b-şefler İşleri organize eder,personeli denetler,görev bölümü yapar, c-müdürlüğün tüm büro, maaş ve tahakkuk işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar, d-gelen ve giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale, zimmet ve dosyalama işlerini yürütür. Demirbaşta kayıtlı eşyaları korur, e-müdürlüğe gelen yönetmelik, genelge ve kararları defterlere işleyerek, incelemeye hazır bulundurur. Servis Birim Sorumlularının Ortak Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 13 a)müdürlüğünün belirleyeceği konularda çalışma yürütmek. Kendisine bağlanacak servislerin sevk ve idaresini yapmak, b) Faaliyet konuları ile alakalı dış yetkili kurumlarla irtibat kurmak, kanun, yönetmelik ve genelgeler gereği yapılan iş ve işlemlerle ilgili idarelere bilgi ve belge göndermek, c) Servis sorumluları tarafından servisin görevlerini aksatmayacak şekilde planlama yapılmasını kontrol etmek, uygun olanları müdüre yönlendirmek, 7

9 d) Stratejik plan, performans planı, müdürlük faaliyetleri ile ilgili iş ve işlemleri takip ederek müdüre rapor etmek. Müdürlüğün stratejik plan hedeflerini öğrenmek, bu hedeflere uygun çalışmak, e) Bağlı servislerin işlerinin ve personelin görevlerini planlamak, uygulamaları koordine etmek. Hizmet faaliyetlerinin en uygun şekilde yerine getirilmesi için mevcut kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını sağlamak, f) Birim içinde etkin kayıt sistemi kurmak, geliştirmek ve yürütmek, kendisine bağlı personeli sürekli olarak denetlemek, g) Müdürlüğün faaliyet planının stratejik hedeflere uygun olarak yerine getirilmesi ve hazırlanması için çalışmaları yapmak, h) Kalite sisteminin uygulanmasını ve geliştirilmesini sağlamak, ı) Müdür tarafından kendisine verilecek emirler doğrultusunda iş ve işlem yapmak. Sorumluluğundaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermek, i) Kendilerine bağlı servisler ile ilgili haftalık, aylık, yıllık raporlar tanzim etmek, amirine sunmak, faaliyetin durumu ile ilgili bilgileri amirlerinin bilgisine sunmak. j) Yetkilerini doğru ve zamanında kullanmak, yasal mevzuata göre işlem yapmak. Personelin Görevleri MADDE 14- Bu yönetmeliğin 7 nci maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, mevzuat ve Belediye Başkanı nın onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğe Bağlı Servisler ve Görevleri Sekretarya ve İdari İşler Servisinin Görevleri MADDE 15 a) Özel Kalem Müdürlüğüne gelen telefon notlarını tutar, telefon bağlantılarını yapar, gelen konukların ilgililerle görüşmesini sağlar. Başkanın randevu taleplerini alarak, Özel kalem Müdürüne iletir. Ayrıca bilgisayarda hazırlanan davetiyeleri etiketleyip zarfladıktan sonra gönderilmesini sağlar. b) Başkana gelen evrakları okuyarak, kayıtlarını yapar. Okunan mektuplar, Özel Kalem Müdürünün onayından sonra Başkana ulaştırılır. Çeşitli yerlerden gelen davetiyeleri bilgisayara ve deftere kaydederek her gün Özel Kalem Müdürüne sunar. Çiçek ve telgrafları gönderir. Özel Kalem Müdürlüğünün tüm yazışmalarını dosyalayarak arşiv oluşturur. c) Başkan tarafından imzalanacak evrakların kayıtlarını yapar. Başkana arzını temin eder. Resmi törenlerin takibini yapar, çelenklerin gönderilmesini sağlar. d) Belediye Başkanının yurtdışı ve yurtiçi geçici görev yolluklarını hazırlamak, avans çekmek, yolluk işlemlerini yapmak. e) Belediye Başkanlığınca yapılan ağırlama giderlerinin dosyalarını hazırlamak ve ödemelerin yapılması için gerekli yazışmaları yapmak. f) Özel Kalem Müdürlüğü memur personelinin maaş ve gerekli tahakkuk işlemlerini yaptırmak. g) Belediye Başkanını ziyarete gelen misafirlerle yapılan resmi toplantılarda dağıtılmak üzere (çay, kahve v.b gerekli temizlik malzemelerini almak ) gerekli ünitelere dağıtımını yapmak. 8

10 h) Resmi bayramlarda ve törenlerde Belediyece yapılacak ziyaretlerde Belediye Başkanı adına hediyelik malzeme almak. ı) Başkanlık Makamınca ihtiyaç duyulan kırtasiye, hediyelik eşya, demirbaş, tüketim vs. malzemeleri almak ve dağıtımını yapmak. i) Başkanlık Makamınca kullanılan malzemelerin sayımını yapmak, gerekli malzemeleri demirbaşa kaydetmek, eskiyenleri demirbaş kayıtlarından düşmek, depolamak ve bakımlarını yaptırmak. j) Müdürlük adına zimmetli olunan 1 numaralı Başkanlık mührü ile soğuk damganın gerekli yerlerde kullanılması ve korunmasından sorumlu olmak, k) Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yapmak. BEŞİNCİ BÖLÜM Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon Hizmetlerin İcrası MADDE 16- Özel Kalem Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir. a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir. b) Görevin planlanması: Özel Kalem Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür, Şef ve servis personeli tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür. c) Görevin icrası: Özel Kalem Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. İşbirliği ve Koordinasyon MADDE 17- (1) Belediye servisleri arasında servis içi işbirliği ve koordinasyon a) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer servisler arasında ve servis içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır. b) Özel Kalem Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür e verilir. c) Özel Kalem Müdürü dosyadaki evrakları ilgili personele havale eder. d) Servislerde görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır. (2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon Özel Kalem Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür. ALTINCI BÖLÜM Denetim ve Disiplin Müdürlük İçi Denetim MADDE 18 a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur. b)özel Kalem Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir. 9

11 Disiplin MADDE 19- Özel Kalem Müdürlüğü emrinde görev yapan tüm personelle ilgili disiplin işlemleri, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun,4857 Sayılı İş Kanunu ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütülür. YEDİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar MADDE 20- İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir. Yürürlük MADDE 21- Bu Yönetmelik Kars Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı Resmi Gazete'de Yayımlanacak Olan Yönetmelikler Hakkında Kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 22- Bu Yönetmelik hükümlerini Kars Belediye Başkanı yürütür. 10