T.C. HENDEK BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 T.C. HENDEK BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Kuruluş Dayanak Madde 3- Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu, 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği, Evlendirme Yönetmeliği, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte aşağıda belirtilenler maddeler ile açıklananları temsil edecektir. a) Belediye : Hendek Belediyesini b) Büyükşehir : Sakarya Büyükşehir Belediyesini c) Başkanlık : Hendek Belediye Başkanlığını d) Başkan : Hendek Belediye Başkanını e) Başkan Yardımcısı : Hendek Belediyesi Başkan Yardımcısını f) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü g) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü h) Birim : Yazı İşleri Müdürlüğü Birimlerini ı) Çalışanlar : Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli i) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini j) EYBS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini 1/7

2 İKİNCİ BÖLÜM Müdürlüğün İdari Yapısı ve Bağlılık Müdürlüğün İdari Yapısı Madde 5- a) Müdür b) Kararlar Birimi c) Nüfus Hareketleri Birimi d) Kalem Birimi Bağlılık Madde 6- Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Müdürlüğün Görevleri Madde 7- a) Belediyesi Meclisi ve Encümeninin tüm iş ve işlemlerini yürütmek. b) Hendek Belediye Başkanlığı adına gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortamda kayıt altına alımı ve dağıtımı ile dış birimlere gönderilecek evrakların posta aracılığıyla gönderimi ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakların teslim alınması ile ilgili işlemlerini yürütmek. c) Belediye arşiv hizmetlerinin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütmek. d) Evlendirme akitlerinin yapılmasına ilişkin işlemlerini yürütmek. e) İç ve dış yazışmaların takibi ile Belediyenin iş ve işlemlerinde iç koordinasyonu sağlayacak nitelikte genelge veya talimat çıkarılması ile ilgili işlemler yürütmek. f) Belediyemiz adına gelen ve ilgileri nedeniyle birden fazla iç birime havale edilen yazılarda koordinasyon birimi belirlemek. g) GİZLİ nitelikte yazıların özel dosyalarla takibini yapmak. h) Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) uygulanması sürecinde, birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını ve belgelerin dijital olarak saklanmasını koordine etmek. ı) Belediye iç ve dış yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikte belirtilen kurallara göre yapmak, takip etmek ve Standart Dosya Planına göre arşivlemek. i) Kurum Arşivince ilgili yasa ve yönetmelikler çerçevesinde muhafazasına lüzum görülmeyen evrakları, evrakların ait olduğu belediyemiz kapsamındaki birimlerle birlikte Ayıklama ve İmha Komisyonları kurarak imhaya ayırmak. j) Kurum arşivinde saklama süresi dolan ve sürekli saklanacak arşiv niteliğindeki evrakları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devir edilmesiyle ilgili işlemleri yürütmek. k) Belediye birimlerimiz tarafından hazırlanan ve ilgilisine posta yoluyla gitmesi gereken evrakların PTT ye teslimini sağlamak ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakları PTT den teslim almak. l) BİMER kanalı ile gelen yazıların içeriğine göre ilgili Müdürlüğe iletmek ve mevzuatta belirtilen süre içerisinde cevap verilmesini 2/7

3 m) CİMER kanalı ile gelen yazıların içeriğine göre ilgili Müdürlüğe iletmek ve mevzuatta belirtilen süre içerisinde cevap verilmesini n) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde Belediyemizi ilgilendiren taleplere ilgili Müdürlükler tarafından mevzuatta belirtilen süre içerisinde cevap verilmesini o) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak. ö) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak. p) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak. r) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak. s) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini ş) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını t) Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında süreç/çalışan performanslarının artırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını Müdürlüğün Yetkisi Madde 8- Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün Sorumluluğu Madde 9- Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri Belediyenin misyon, vizyon, değerleri ile sahip olduğu kalite yönetim belgesi, stratejik plan ve performans programına uygun şekilde yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün Sorumluluğu Madde 10- a) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek. b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olmak. c) Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını d) Yazı İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiri olmak. e) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu f) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlamak. g) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını h) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren yıllık faaliyet raporunu hazırlamak. ı) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler almak, süreç iyileştirmesi yapmak. i) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Mali Hizmetler Müdürlüğü Strateji Geliştirme Birimi ile koordineli çalışmak. j) Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta 3/7

4 Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini k) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak. Kararlar Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 11- a) Belediye Meclisinin ve Belediye Encümeninin iş ve işlemlerinin yürütülmesine b) Belediye Meclisinin, Mahalli İdareler seçim sonuçlarının ilanını takip eden beşinci günkü ilk toplantısı ve her ayın ikinci haftasındaki toplantıları ile olağanüstü meclis toplantılarına ilişkin işlemlerinin yürütülmesini c) Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak. d) Belediye Meclisine girmesi gereken Müdürlüklerden başkanlık makamından havaleli gelen tekliflerin gündeme alınarak meclise sunulmasını e) Belediye Meclis Gündemlerini hazırlayıp, Belediye Başkanının onayına sunulmasını, onaylanan gündemin yasal süresi içinde meclis üyelerine bildirilmesini ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulmasını f) Belediye Meclisince meclis toplantılarının sesli ve görüntülü cihazlarla kaydının yapılmasını g) Meclis Kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçeleri gösterilerek yazılmasını, kontrol edilmesini, Divan Kâtiplerine ve Meclis Başkanına imzalatılmasını h) Kesinleşen Meclis Kararlarının bir nüshasının Kaymakamlığa teslim edilmesini, gereği için kararların muhatabı olan Müdürlüklere gönderilmesini ve bir nüshasının da dayanakları ile birlikte arşivlenmesini ı) Kesinleşen meclis kararlarının Hendek Belediyesi nin internet adresi ( üzerinden duyurulmasını i) Meclis Toplantılarında alınan kararların özetlerinin Meclis Karar Defteri ne yazılmasını j) Meclis üyelerince verilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip edip, ilgililere zamanında cevap verilmesini k) Meclis görüşmelerini tutanak haline getirmek, divan kâtiplerine ve meclis başkanına imzaya sunmak. l) Belediye Meclis Toplantısı sonucunda çıkan meclis kararlarının, tutanaklarının, komisyon raporlarının ve teklif yazılarının Standart Dosya Planına göre birim arşivinde saklanılmasını m) Başkanlık Makamından Encümene havale edilen tekliflerin ilk incelemesini yaparak, Belediye Encümen gündemini oluşturmak. n) Hazırlanan gündemin ekleri ile birlikte encümen üyelerine dağıtılmasını o) Encümen kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçelerinin gösterilerek yazılmasını, Encümen üyelerine imzalatılmasını ve asıl suretlerin arşivlenmesini ö) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde yapılan ihalelerde; ihale komisyonu olarak toplanan Encümene, satış ve kiralama ihalelerine ilişkin alınacak karar ve tanzim gereken tutanakların, kanun hükümlerine göre düzenlenmesini p) Encümen kararlarının ihtiyaca göre çoğaltılıp, Aslı Gibidir kaşesi basılıp onaylanmış şekilde, gereği için ilgili birimlerine gönderilmesini r) Encümen toplantılarında alınan kararların özetlerinin, karar numarasına göre sıra ile Belediye Encümeni Karar Özetleri Defteri ne yazmak ve Encümen üyelerine imzalatılmasını s) Encümen ve ihale kararlarının ilgili mevzuatlar kapsamında arşivlenmesini ş) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak. 4/7

5 Nüfus Hareketleri Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 12- a) Birbirleri ile evlenmeye karar veren kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek. b) Mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasın hazırlanılmasını c) Nikâh işlemleri için gerekli olan değerli kâğıtların Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü nden alımını d) Evlenme akdinin Evlendirme Memurları aracılı ile yapılmasını e) Aile cüzdanının hazırlanıp verilmesini f) Evlenmenin nüfus kütüğüne tescilini g) Yapılan nikâh akitleri ile ilgili MERNİS evlenme bildirimi hazırlayıp ilgili ilçe nüfus müdürlüğüne bildirilmesini h) Evlenme Kütüğü ve dosyalarını muhafaza, tanzim etmek ve denetim için hazır halde bulunmasını ı) Nikâhlarını il dışında kıydırmak isteyen kişilerin müracaatlarının alınarak, izin belgesinin hazırlanmasını i) Nikâh işlemleri ile ilgili konularda yazışmalar yapmak. j) Vatandaşlardan gelen özel taleplerin Evlendirme Yönetmeliği nin ilgili hükümlerine göre karşılanmasını k) Vefat edenler ile ilgili MERNİS evlenme bildirimi hazırlayıp ilgili ilçe nüfus müdürlüğüne bildirilmesini l) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak. Kalem Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 13- a) Birimlerin hazırlamış olduğu evrak ve dosyaları imzaya sunmak. b) Onaylandıktan sonra ilgilisine ulaştırılmasını c) Müdürlüğün vatandaşlar ve diğer iç ve dış birimlerle iletişimini d) Bilgi ve belgelerin doküman olarak ve sayısal ortamda arşivlenmesini ve muhafazasını e) Birim içi toplantıları planlar ve takip etmek. f) Standart dosya planına göre müdürlükte dosyalama sistemi oluşturmak. g) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yasalara uygun olarak yerine getirmek. h) Müdürlüğün kalite yönetim belgesi, stratejik plan gerçekleşmelerini, performans programı gerçekleşmelerini, yatırım takip sistemi gibi yönetim modüllerini takip etmek. ı) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak. i) Çalışmalarını iş sağlığı ve güvenliği ilkelerine göre yürütmek. j) Belediye birimlerimiz tarafından hazırlanan ve ilgilisine posta yoluyla gitmesi gereken evrakların PTT ye teslimini sağlamak ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakları PTT den teslim almak. k) BİMER kanalı ile gelen yazıların içeriğine göre ilgili Müdürlüğe iletmek ve mevzuatta belirtilen süre içerisinde cevap verilmesini l) CİMER kanalı ile gelen yazıların içeriğine göre ilgili Müdürlüğe iletmek ve mevzuatta belirtilen süre içerisinde cevap verilmesini m) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde Belediyemizi ilgilendiren taleplere ilgili Müdürlükler tarafından mevzuatta belirtilen süre içerisinde cevap verilmesini 5/7

6 n) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İfası ile Koordinasyon Görevin Alınması Madde 14- Kalem birimi çalışanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir. Görevin Planlanması Madde 15- Yazı İşleri Müdürlüğü ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Koordinasyon Madde 16- a) Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. BEŞİNCİ BÖLÜM Denetim ve Performans Ölçme Denetim Madde 17- Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm çalışanlarını her zaman denetleme yetkisine sahiptir. Performans Ölçme Madde 18- Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün memur ve sözleşmeli personelin performanslarını Performans Yönetmeliği ne uygun şekilde ölçer. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli v Son Hükümler Yürürlükten Kaldırılan Hükümler Madde 19- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önceki yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller Madde 20- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. 6/7

7 Yürürlük Madde 21- Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 22- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 7/7