KALĠTE YÖNETĠM TEMSĠLCĠLĠĞĠ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE. BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR

Transkript

1 Amaç KALĠTE YÖNETĠM TEMSĠLCĠLĠĞĠ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi Kalite Yönetim Temsilciliği nin kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; Kalite Yönetim Temsilciliği bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisinin 06/12/2011 gün ve 818 sayılı kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği nde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik in 10 uncu maddesi ile Denizli Belediye Meclisi nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği ne eklenen 30 uncu maddeye istinaden, anılan Yönetmeliğin 43 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Ġlkeler Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek. Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye : Denizli Belediyesi ni, Başkanlık : Denizli Belediye Başkanlığı nı, Başkan : Denizli Belediye Başkanı nı, Meclis : Denizli Belediye Meclisi ni, Encümen : Denizli Belediye Encümeni ni, KYT : Kalite Yönetim Temsilciliği ni ifade eder. -1-

2 ĠKĠNCĠ BÖLÜM TEMSĠLCĠLĠĞĠN KURULUġU VE GÖREVLERĠ KuruluĢu Madde 6- KYT nin çalışma şekil ve şartlarının belirlenmesinde başkan onayı aranır. Kalite Yönetim Temsilciliğinin ÇalıĢma Esasları Madde 7- KYT nin çalışma esasları aşağıda sayılmıştır: 1. Kalite yönetim sistemi, çevre yönetim sistemi, iş sağlığı ve güvenliği yönetim sisteminin kurulması, uygulanması ve devam ettirilmesini sağlamak, 2. Belediyenin Kalite El Kitabı (KEK) hazırlamak, gerektiğinde revize etmek, 3. Kaliteye ilişkin dökümanları (prosedür, görev tanımları, iş akış şemaları, talimat ve formlar) kontrol etmek, revize etmek ve yayınlamak, 4. Belediye içerisinde kalite sisteminin sürdürülmesi için iç tetkiki planlamak, İç Kontrol Şefliği ile birlikte uygulanmasını sağlamak 5. Stratejik plan ve kalite yönetim sisteminde belirlenen performans kriterleri doğrultusunda izleme sistemini oluşturmak ve değerlendirme raporlarını düzenlemek, Strateji Geliştirme Şefliğine performans değerlendirme konusunda destek sağmak, 6. Kalite yönetim sistemleri içerisinde tanımlanan üst yönetim değerlendirme toplantılarının koordinasyonu ve sekretaryasını yürütmek, Kalite Yönetim Temsilcisi Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur. Misyon, vizyon, değerler ve kalite politikasının belirlenmesi ve uygulanmasını sağlar, Kalite Yönetim Temsilciliğinin görevleri Madde 9- KYT nin görevleri aşağıda belirlenmiştir: ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin kurulması, uygulanması ve devam ettirilmesini sağlamak, Belediyemiz Kalite El Kitabı (KEK) hazırlamak ve gerektiğinde revize etmek, Çalışma grupları ve birimler tarafından hazırlanan kaliteye ilişkin dokümanları (prosedür, görev tanımları, süreçler ve iş akış şemaları, talimatlar ve formlar vb) kontrol etmek ve yayımlamak, Sistemin kurulmasında belediye birimleri ile iş birliği yapmak, eksiklerin giderilmesinde gerekli bilgiyi sunmak ve tespit edilen eksikleri gidermek, -2-

3 etmek, Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını yürütmek, gerekli kayıtları tutmak ve muhafaza Kalite dökümanlarında gerekli revizyonları yapmak, revize edilmiş dökümanların kontrollü kopyalarını ilgili birimlere dağıtmak, Kalite Yönetim Sisteminin aksayan yönlerinin düzeltilmesine ilişkin tedbirler almak ve önerilen değişiklikleri karara bağlamak, Kuruluş içerisinde kalite sisteminin sürdürülmesi, geliştirilmesi amacıyla yapılacak iç tetkikin planlanmasını yapmak, İç tetkik programını hazırlamak, programa üst yönetim onayını almak ve üst yazı ile tetkikçilere ve ilgili birimlere bildirmek, sunmak, Tetkik sonuçlarını raporlayarak Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısına İç tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesini takip etmek ve sonuçlarını üst yönetime sunmak, Yönetim Gözden Geçirme (YGG) toplantılarının yapılmasında gerekli hazırlıkları yapmak; üst yazı ile ilgili birimlere toplantının yeri, zamanı ve içeriği hakkında bilgi vermek, Kurum dışı kalite eğitimlerine katılmak, Belediye nin kalite denetimlerini organize etmek ve uluslararası geçerliliği olan (akrediteli) belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan denetimler ile ilgili plan ve programlamayı yapmak, Vatandaş ve çalışan memnuniyeti anketi düzenlemek ve değerlendirmek, Vatandaştan gelen beklenti, öneri ve şikayetleri izleyerek değerlendirme raporlarını düzenlemek; hazırlanan raporlara göre üst yönetime öneri sunmak, Kalitenin artırılması ve korunması yönünde Kalite Sistemi içerisinde belirlenen görevleri yapmak, Çalışmalarla ilgili eksiklikleri Yönetim Temsilcisine bildirmek, Kalite Yönetim sistemi ile ilgili olarak ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşları çalışmalarını takip etmek, gerektiğinde iş birliği yapmak, Kurumun süreçlerini tanımlamak, süreç sorumlularını tespit etmek ve bu süreçlerin iyileştirilmesinde rol alacak ekiplerin oluşmasını sağlamak, Kurumdaki mevcut sorunları tespit etmek, öncelik sırasına koymak ve bu doğrultuda süreç iyileştirme çalışmaları yapmak ve yapılmasını sağlamak, Kalite ekiplerinde görevli personelin ihtiyacı olan eğitimleri planlamak ve bu eğitimleri almalarını sağlamak, Kalite yönetimi çalışmaları konusunda koordinatörlük, diğer belediyeler ve kamu kuruluşlarıyla iletişim ve işbirliği yapmak, Düzenleyici, önleyici faaliyetleri başlatmak belirlenen sürede bunları kapatmak, -3-

4 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER Temsilcilik bütçesi Madde 10- Kalite Yönetim Temsilciliği, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını Mali Hizmetler Müdürlüğü bütçesi altında hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek zorundadır. Temsilciliğin taģınır mal iģlemleri ve ihtiyaçların temini Madde 11- Kalite Yönetim Temsilciliği ni ilgilendiren mal ve hizmet alımları tabi olunan mevzuat gereğince Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları da Mali Hizmetler Müdürlüğü nce gerçekleştirilir. Mali Hizmetler Müdürlüğü, temsilciliğe ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür. Ġnceleme ve araģtırma Madde 12- Kalite Yönetim Temsilcisi, kendi temsilciğinin faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. YazıĢmalar Madde 13- Temsilcilik; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak Mali Hizmetler Müdürlüğü yazışma kodu altında yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır. Ortak görevler Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir. Prosedürler Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay içerisinde Kalite Yönetim Temsilciliği tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur. -4-

5 DeğiĢiklik Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Yürürlük Madde 17- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 18- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. (Bu Yönerge, Başkanlık Makamı nın 20/03/2012 gün ve 1236 sayılı Onay ı ile 20/03/2012 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.) -5-