ANONİM ŞİRKETLER DE GENEL KURUL ÇAĞRI ŞEKLİ VE DİĞER ŞARTLAR

Transkript

1 ANONİM ŞİRKETLER DE GENEL KURUL ÇAĞRI ŞEKLİ VE DİĞER ŞARTLAR Anonim Şirketlerde genel kurul toplantıları iki şekilde gerçekleşir. Çağırı üzerine Genel Kurulun toplanması ve TTK nun 416 maddesine göre çağrısız olarak yapılan Genel Kurul toplantılarıdır. Bunları değerlendirecek olursak; 1.Çağrılı Genel Kurul Toplantısına İlişkin İşlemler a)çağrının Şekli ve Usulü Genel kurul toplantılarına kural olarak bütün pay sahiplerinin katılmasını sağlamak, onlara gerekli konuşmaları yapmak ve oyları ile şirketin gidişini ve faaliyetini yönlendirmek imkanı vermelidir. Bu nedenle toplantıdan ve gündemindeki hususlardan pay sahiplerinin düzenli bir şekilde haberdar edilmesi gerekir. Genel kurul toplantıya nasıl çağrılacağının esas sözleşmede gösterilmesi gerekir.(ttk m.339/2.h) Ayrıca, TTK m.414/1 hükmünde, teknolojik gelişmeler dikkate alınarak, md. 1. fıkrasına uygun olarak, çağrı ilanının şirketin internet sitesinde yapılması şartına da yer verilmiştir. Buna göre, Genel kurulu toplantıya çağrı, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla yapılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle, önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. (m.414/1) Buna göre genel kurula çağrının;

2 Şirketin internet sitesinde, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla ve İadeli taahhütlü mektupla yapılması gerekir. Belirtmek gerekir ki, eski kanunda pay sahiplerine ve diğer ilgililere gönderilecek mektubun taahhütlü olması yeterli iken, yeni düzenlemede, yerinde olarak iadeli taahhütlü olması öngörülmektedir. Bu çağrı toplantıdan en az iki hafta önce yapılmalıdır. Bu usule uyulmaması ve pay sahiplerinden bazılarının fiilen genel kurul toplantısına katılmaması halinde, genel kurul toplantısı ve alınan kararların iptali, çağrının usule uygun yapılmadığı gerekçesiyle mahkemeden talep edilebilir.(ttk m.446/1,b) Halka açık ortaklıklar anonim şirketlerde ise, genel kurulların toplantıya esas sözleşmede gösterilen şekilde, ortaklığın internet sitesi ve Kamuoyu Aydınlatma Platformu ile kurulca belirlenen diğer yerlerde yayımlanan ilanla çağrılması zorunludur. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az üç hafta önce yapılır. Bu fıkraya ilişkin usul ve esaslar kurulca belirlenir.(6362 sayılı SPK m.29/1) Ancak TTK m. 414/1 e göre, iadeli taahhütlü mektupla toplantı gününün bildirilmesine ilişkin hükmü, borsalarda veya teşkilatlanmış piyasalarda devamlı işlem gören hisse senetleri hakkında uygulanmaz. (TTK m.414/2; 6362 sayılı SPK m.29/2 TTK m. 414/1 hükmünde internet sitesi ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yapılacak çağrının, ilan ve toplantı günü hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılması öngörülmektedir. Aynı süre, pay sahiplerine gönderilecek davet mektupları için de geçerlidir. b)ilanın İçeriği Yasada ilan ve çağrı mektuplarına, toplantı gündeminin eklenmesi ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazetenin yazılması gerektiği belirtilmekte, ancak içeriği hakkında bilgi

3 verilmemektedir. GTB nin tarihli kısaca, AŞ Genel Kurullarına ve Bakanlık Temsilciler Hakkında Yönetmelik in 11. maddesinde ayrıntılı olarak belirlenmiştir. Anılan maddeye göre yapılacak ilanın içeriği şöyledir: Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda (m. 11/1); Toplantı günü ve saati, Toplantı yeri, Gündem, Gündemde esas sözleşme değişikliği varsa değişen maddenin eski ve yeni şekilleri, Çağrının kimin tarafından yapıldığı, İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı, Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kar dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu, Kanunun 428. maddesinde tanımlanan temsilcilerin kimlikleri ve bunlara ulaşılabilecek iletişim bilgileri belirtilir. Yapılacak ilanda, genel kurul toplantısında kendisine vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekaletname örneklerine de yer verilir.(m.11/2) Genel kurul kararları toplantıya katılanların yanı sıra katılmayanları da bağlayacağı için (TTK m. 423), gündemde nelerin bulundurulduğunun önceden bilinmesi ve gündemin değiştirilmemesi gerekir. Buna gündeme bağlılık ilkesi denilmektedir.(ttk m.413/2). Bu ilke gereği, kural olarak gündemde bulunmayan hususların sonradan gündeme eklenmesi ve

4 karara bağlanması mümkün değildir, aksi halde bu genel kurul kararının iptali söz konusu olabilir. c)paysahiplerinin İncelemesine Sunulacak Belgeler Pay sahiplerinin genel kurulda oyları bilinçli ve etkili bir biçimde kullanabilmeleri için, şirket işleri hakkında geniş bir bilgiye sahip olmaları gerekir. Yoksa, sadece gündemi bilmek ve genel kurula katılmak yeterli değildir. Bu nedenle, TTK m.437/1 hükmü bu hususu açıkça düzenlemiştir. Buna göre; Finansal tablolar, konsolide finansal tablolar, yıllık rapor, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kar dağıtım önerisi, genel kurulun toplantısından en az on beş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur. Bunlardan finansal tablolar ve konsolide tablolar bir yıl süre ile merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulur. Her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebilir. Ayrıca, bilgi alma ve inceleme hakkı, esas sözleşmeyle ve şirket organlarından birinin kararıyla kaldırılamaz ve sınırlandırılamaz.(ttk m. 437/6). Bu hükme uyulmaması, TTK m. 436 hükmüne göre ilgili genel kurulun kararının iptali sonucunu doğurur. 2. Çağrısız Genel Kurul Toplantısı a)koşul TTK m. 416/1 ve GTB nin tarihli AŞ Genel Kurullarına ve Bakanlık Temsilciler Hakkında Yönetmelik in 12/1 hükmünde genel kurul toplantısının çağrısız da yapılabileceği öngörülmektedir. Buna göre, bütün paysahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde ve toplantının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantının nisabı var olduğu

5 sürece karar alabilir. Ancak, buradaki itirazın toplantı gündemine ilişkin olması halinde, bu genel kurulun olumlu karar yeter sayısıyla ilgili olduğundan, genel kurul toplantısının yapılmasına engel teşkil etmez. Çağrının sonradan yasaya aykırı olduğu veya çağrının hiç yapılmadığı itirazı ileri sürülemez. Fakat bir pay sahibinin toplantıdan ayrılması veya itirazda bulunması, bu genel kurul toplantısını sona erdirir. Bu husus TTK m. 416/1 de toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler denilmek suretiyle açıklanmıştır. Bu nedenler, toplantıya devam edilip kararlar alınırsa, bu kararlar batıldır, yani hukuken hiçbir hüküm ifade etmez, yok hükmündedir. Buna göre, her pay sahibinin bu türdeki genel kurul toplantısının yapılmasını önlemek amacına yönelik bir veto hakkı vardır. Tek bir pay sahibi dahi çağrısız genel kurul toplantısında hazır bulunmazsa, alınan kararlar yok hükmündedir. O halde (eski) TTK nın 370. (yeni TTK m. 416) maddesinde öngörülen iki şart gerçekleşmeden yapılan genel kurul hukuken yoktur ve alınan karar da yoklukla maluldür., denilmek suretiyle yerinde belirtilmiştir. b)gündeme Madde Eklenmesi TTK m. 416/1 uyarınca yapılan çağrılı genel kurul gündemine nazaran özellik arzetmektedir. Şöyle ki; çağrısız genel kurulda da ilke olarak gündeme bağlılık ilkesi geçerlidir. Ancak, genel kurulda tüm pay sahiplerinin oy birliği ile alacakları kararla gündeme bazı konular sonradan eklenebilir ve aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir. (TTK m. 416/2). Çünkü bu halde tüm pay sahipleri gündem ve konu hakkında bilgi sahibi oldukları için, herhangi bir oldu bitti veya sürprizle karşılaşmaları mümkün değildir. Önemli belirtelim ki, bir konunun gündeme alınması oy birliği gerektirdiği halde karar alınırken, alınan karara konu olan hususlar ilgili genel kurul karar nisabı geçerlidir. Örneğin başlangıçta çağrısız genel kurul gündeminde bulunmayan, ancak sonradan oybirliği ile eklenen şirketin işletme konusunun

6 tamamen değiştirilmesi (TTK m. 421/3.c) veya nama yazılı payların devrinin sınırlandırılması (TTK m. 421/3.c) konularının toplantıdaki mevcut payların çoğunluğu veya %70 nin çoğunluğuyla karara bağlanması mümkün değildir. Çünkü söz konusu esas sözleşme değişikliklerinin geçerli olarak karara bağlanabilmesi için, sermayenin en az %75 ini oluşturan payların sahiplerinin olumlu oy vermeleri gerekmektedir (TTK m. 421/3). Dolayısıyla, çağrısız genel kurul toplantı gündemine oybirliği ile yeni bir madde eklenmesi halinde, karara bağlanan konuya ilişkin yasada öngörülen karar nisabına uygun olarak genel kurulun karar alması gerekir. Aksi halde alınan karar batıl olur. Bu bakımdan, gündeme yeni bir maddenin eklenmesinde oybirliği ile karar alınması ayrı bir şey, gündemde yer alan esas sözleşmedeki bir hükmün kanunda öngörülen karar nisabına uygun olarak karara bağlanması ayrı bir şeydir. Çünkü, çağrısız genel kurul toplantısının, tüm payların temsili ve itirazsız olarak toplanmasına rağmen, gündemdeki tüm konuların oybirliği ile alınması gerekmemektedir. c)toplantıyı Terk Halinde Durum Toplantı açılışında hiç itiraz bulunmamasına rağmen, sonradan toplantının terk edilmesi ve bunun toplantı tutanağına yazdırılması halinde, toplantıya devam edilebilir mi? Diğer bir ifade ile, toplantıya devam edilip karar alınırsa, terkten önce ve sonra alınan kararlar geçerli midir? 6762 sayılı TTK m. 370 hükmünde bu konuda açık bir hüküm olmadığı için, konu tartışmalı idi. Ancak TTK daki yeni düzenlemedeki, toplantı nisabı varolduğu sürece karar alabilir (m. 416/1) açık hükmü karşısında söz konusu tartışmalar önemini kaybetmiştir. d)karar Nisapları Önemle belirtelim ki, çağrısız genel kurul toplantısının yapılabilmesi için tüm pay sahiplerinin hazır bulunması şart iken, alınacak kararlarda GK kararlarının geçerliliği

7 açısından, yasada oybirliği aranmamıştır. Genel kurul ister olağan isterse olağanüstü toplansın, kararların geçerli olabilmesi için, yasada öngörülen nisaplara uyulması gerekir. Aynı husus, çağrısız genel kurulda alınacak kararlar için de geçerlidir. Oy birliği sadece şirketin merkezinin yurt dışına nakli ve dolayısıyla uyruğunun değiştirilmesi veya bilanço zararlarının kapatılması için pay sahiplerine yüküm ve ikincil yüküm koyan kararlar içindir (TTK m.421/2.a ve b). Esas sözleşmede, TTK m. 421 hükmünde öngörülen nisaplardan daha ağır hükümler öngörülmemişse, bu iki konu dışındaki genel kurul kararları TTK m. 421/3 hükmünde öngörülen nisaplara uyularak alınır. Yoksa çağrısız genel kurul kararlarının da her konuda oy birliği ile alınacağı söz konusu değildir. Aksi halde, TTK da öngörülen GK toplantı yeter sayılarının dışında yeni ve yasal olmayan bir kural eklenmiş olur ki buna yasa izin vermez. Sonuç olarak; Şirketlerde genel kurul toplantılarına çağrı iki şekilde olup; Bunlar birincisi çağrı üzerine toplantı ikincisi ise carı merasimine gerek kalmaksızın yapılan genel kurul toplantılarıdır. Çağrı üzerine yapılan genel kurul toplantılarında gündeme bağlılık ilkesi gereği gündem dışına çıkılmazken çağrısız olarak yapılan genel kurul toplantılarında oybirliği kuralı ile toplandığı için gündeme yine oybirliği ile yeni maddelerin eklenmesi sözkonusu olabilmektedir. Genel kurul toplantılarına çağrı merasimine kanunda ve yönetmeliklerde belirtildiği gibi tam uyulmaması halinde etkilerinin genel kurul toplantılarının butlanlığına kadar gittiğini görmekteyiz.