Veri Sorumlusu: Ortadoğu Otomotiv Ticaret A.Ş. Burhaniye Mah. Kısıklı Cad. No:65 Üsküdar, İstanbul

Transkript

1 Veri Sorumlusu: Burhaniye Mah. Kısıklı Cad. No:65 Üsküdar, İstanbul ( Ortadoğu Otomotiv veya Şirket ) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( KVKK ) ve ilgili mevzuat uyarınca Şirket amaçlarına yönelik gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerimiz kapsamında işlediğimiz kişisel verilere dair siz çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı, ziyaretçilerimizi, iş bağlantılarımızı, müşterilerimizi ve sair üçüncü kişileri bilgilendirmek amacıyla işbu aydınlatma metnini hazırladık. Hangi Verileriniz Toplanmaktadır ve Verileri Toplama Amacımız Nedir? Şirket faaliyetlerimiz kapsamında aşağıda yer alan verilerinizi toplamaktayız: 1. Kimlik Bilgileri 2. İletişim Bilgileri 3. Aile Bireylerine Ait Bilgiler 4. Mali Veriler 5. Özlük Verileri 6. Diğer Veriler Veri Kategorisi Açıklama Kimlik Bilgileri Kişinin kimliğinin belirlenmesine ilişkin verilerdir. Kimden toplanır? Kimlik bilgilerini; ziyaretçilerimizden, müşterilerimizden, çalışanlarımızdan, çalışan adaylarımızdan ve iş bağlantılarımızdan İçerik İsim, soy isim, cinsiyet, nüfus cüzdanı sureti, pasaport sureti, fotoğraf ve araç plaka bilgisi gibi verilerdir. toplanma Ziyaretçilerimizin kimlik bilgilerini güvenliğin sağlanması

2 amacı amacıyla Müşterilerimizin kimlik bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve yürüttüğümüz faaliyetin ifasını sağlamak amacıyla Çalışan adaylarımızın kimlik bilgilerini başvurulan pozisyona yönelik insan kaynakları faaliyetlerini yürütmek amacıyla Çalışanlarımızın kimlik bilgilerini çalışma ve sosyal güvenlik, vergi vb. mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz kapsamında İş bağlantılarımızın kimlik bilgilerini ticari gereklilik ve mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülükler ve İlgili Kişiler ile aramızdaki sözleşme ilişkisidir. Veri yöntemi toplama Bazı durumlarda meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Şirket ilkelerimiz gereğince kimlik bilgilerini Verileri basılı formlar aracılığıyla veya doğrudan elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla

3 Veri Kategorisi İletişim Bilgileri Açıklama Kişi ile iletişim kurulmasını sağlayan kişisel verilerdir. Kimden toplanır? İletişim bilgilerini; müşterilerimizden, çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan ve iş bağlantılarımızdan İçerik Elektronik posta adresi, ikametgâh adresi, posta adresi, ev telefonu numarası, ev faksı numarası, cep telefonu numarası gibi verilerdir. amacı toplanma Müşterilerimizin iletişim bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği, destek hizmeti sağlamak, ticari ilişkileri sağlamak amacıyla Çalışan adaylarımızın iletişim bilgilerini başvurulan pozisyona yönelik insan kaynakları faaliyetlerini yürütmek amacıyla Çalışanlarımızın iletişim bilgilerini çalışma ve sosyal güvenlik, vergi vb. mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz kapsamında İş bağlantılarımızın iletişim bilgilerini ticari gereklilik ve mevzuattan doğan yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla

4 toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülükler ve ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ilişkisidir. Bazı durumlarda meşru menfaatlerimiz ve Şirket ilkelerimiz gereğince iletişim bilgilerini Veri yöntemi toplama Verileri basılı formlar aracılığıyla veya doğrudan elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla Veri Kategorisi Aile Bireylerine Ait Bilgiler Açıklama İlgili kişinin aile bireylerine ait kişisel verilerdir. Kimden toplanır? Aile bireylerine ait verileri çalışanlarımızdan İçerik Aile bireylerinin ismi, soy ismi, T.C. kimlik numarası, medeni durum bilgisi, iş durumu, ev ve iş adresi, cep telefonu numarası, ev telefonu numarası, posta ve elektronik posta adresi gibi verilerdir. amacı toplanma Çalışanlarımızın aile bireylerine ait bilgileri çalışma ve sosyal güvenlik, vergi vb. mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla

5 toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülükler ve İlgili Kişiler ile aramızdaki sözleşme ilişkisidir. Örneğin, bazı durumlarda meşru menfaatlerimiz ve Şirket ilkelerimiz gereğince, örneğin, acil durumlarda iletişime geçmek gibi amaçlarla bu verileri Veri yöntemi toplama Verileri basılı formlar aracılığıyla veya doğrudan elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla Veri Kategorisi Açıklama Kimden toplanır? İçerik Mali Veriler Banka hesap bilgileri, kredi kartı bilgileri, fatura bilgileri gibi verilerdir. Mali bilgileri, çalışanlarımızdan, iş bağlantılarımızdan ve müşterilerimizden Ücret, maaş, banka hesap, kredi kartı, sipariş geçmişi, fatura bilgileri ve vergi numarası gibi verilerdir. amacı toplanma Çalışanlarımızın mali bilgilerini çalışma ve sosyal güvenlik mevzuatı gereği yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla İş bağlantılarımızın ve müşterilerimizin mali bilgilerini ise ticari gereklilik ve yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla

6 toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülükler ve İlgili Kişiler ile aramızdaki sözleşme ilişkisidir. Örneğin, bazı durumlarda meşru menfaatlerimiz ve Şirket ilkelerimiz gereğince, iş birliği yaptığımız banka veya diğer finansal kurumların sağladığı kampanyalara veya promosyonlara çalışanlarımızı dahil etmek gibi amaçlarla mali bilgileri Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla veya doğrudan elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla Veri Kategorisi Açıklama Kimden toplanır? İçerik Özlük Verileri İş ilişkisinin sorunsuz bir şekilde sürdürülebilmesi için gerekli bilgilerdir. Özlük verilerini, çalışanlarımızdan ve çalışan adaylarımızdan Pozisyon/unvan bilgisi, diploma ve sertifikalar, çalışma geçmişi ve detayları, önceki iş yerinden alınan çalışma belgesi, öz geçmiş, eğitim durumu, çalışan hakkında yapılan resmi yazışmalar, SGK işe giriş bildirgesi, SGK işten ayrılış bildirgesi, fotoğrafı, kan grubu, sağlık raporu, adli sicil kaydı, engelli raporu, periyodik muayene raporu, eski hükümlü raporu, askerlik durum bilgisi gibi verilerdir. toplanma Çalışanların verilerini kendileri ile yaptığımız hizmet sözleşmesi,

7 amacı tabi olduğumuz mevzuat ve meşru menfaatlerimiz gereği Çalışan adaylarımızın verilerini başvurulan pozisyon kapsamında değerlendirme yapmak amacıyla toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülükler ve İlgili Kişiler ile aramızdaki sözleşme ilişkisidir. Örneğin, bazı durumlarda meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Şirket ilkelerimiz gereğince, çalışan adaylarını uygun pozisyonlara yerleştirme gibi amaçlarla bu verileri Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla veya doğrudan elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla Veri Kategorisi Açıklama Kimden toplanır? İçerik Diğer Veriler Şirket faaliyetlerimiz kapsamında toplanan diğer verilerdir. Bu verileri; ziyaretçilerimizden, müşterilerimizden, çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan ve iş bağlantılarımızdan İmza, CCTV (kapalı devre kamera kayıt görüntüleri) kayıtları, mobil, medya, iletişim araçları kullanımı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, cihaz bilgileri ve erişim kayıtları ve Şirket in iletişim süreçlerinde toplanan verilerdir.

8 amacı toplanma Ziyaretçilerimize ait verileri güvenliği sağlamak amacıyla Müşterilerimize ait verileri ticari gereklilik ve mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve güvenliği sağlamak amacıyla Çalışan adaylarımıza ait verileri insan kaynakları faaliyetlerimizi yerine getirmek ve güvenliği sağlamak amacıyla Çalışanlara ait verileri istihdam ve hizmet sözleşmesi kapsamındaki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve güvenliği sağlamak amacıyla Müşterileri, tedarikçi, alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kişilerin ve iş bağlantılarımızın verilerini ticari gereklilik ve mevzuattan doğan yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülükler ve İlgili Kişiler ile aramızdaki sözleşme ilişkisidir. Örneğin, bazı durumlarda meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Şirket ilkelerimiz gereğince, verilen hizmetin ifası ve hizmetin kalitesini arttırmak gibi amaçlarla bu verileri

9 Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla veya doğrudan elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla Kişisel Verilerinizi Üçüncü Bir Kişiye Aktarıyor Muyuz? Kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve yukarıda sayılan diğer birçok kişisel veri, yasal düzenlemeler kapsamında, dönemsel olarak veya talep üzerine mevzuatta açıkça yetkili kılınmış mercilerle paylaşılır. Ayrıca, kişisel verileriniz, bir mahkeme kararı ve kanunla açıkça yetkili kılınmış idari bir mercinin talebi üzerine, yetkili kişi veya kurumlarla paylaşılır. Bunun dışında, kişisel verileriniz, grup şirketleri ve iş bağlantıları (yükleniciler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcıları vs.) ile hizmetin ifası amacıyla sınırlı olarak paylaşılır. Kişisel Verilerinizi Yurt Dışına Aktarıyor Muyuz? Kişisel verileriniz yalnızca; Açık rızanızın bulunduğu, KVKK da öngörülen hallerin mevcut olduğu ve veri aktarılacak ülkede yeterli korumanın bulunduğu ve KVKK da öngörülen hallerin mevcut olduğu ve aktarılacak ülkede yeterli korumanın bulunmamasına rağmen yeterli korumanın ilgili ülke tarafından taahhüt edilmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu nun ( Kurul ) da izninin bulunduğu hallerden birinin varlığında yurt dışına aktarılabilir. Örneğin, kişisel verilerinizi, etkinliklerin veya hizmetin yurt dışındaki bir firma aracılığıyla sağlanması durumunda sözleşmenin ifa edilebilmesi için, ilgili ülkede yeterli korumanın bulunması halinde Kurul un iznine tabi olmaksızın, söz konusu korumanın bulunmaması

10 durumunda ise Kurul un izniyle ve ilgili ilişkinin gerektirdiği amaçlarla sınırlı olarak, rızanızı almaksızın yurt dışına aktarabiliriz. Kişisel Verileriniz Ne Kadar Süre ile Saklanır? Kişisel verilerinizin saklama süresi aşağıdaki şekildedir: Kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse, söz konusu veri en az bu süre kadar saklanmak zorundadır. Olası bir mahkeme talebinin veya kanunla yetkili kılınmış bir idari mercinin ilgili veriye ilişkin talebinin tarafımıza geç ulaşması veya tarafı olabileceğimiz bir ihtilafın meydana gelmesi gibi ihtimaller gözetilerek, verilerinizin saklanması için mevzuatta öngörülen sürelere 6 ay ila 1 yıl arası bir süre eklenerek verilerin saklama süresi belirlenmekte ve belirlenen sürenin sonunda söz konusu veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir. Mevzuatta, işlediğimiz verinin saklanma süresine yönelik bir süre öngörülmemiş ise aramızdaki ilişkinin gereği olarak ve tarafınızla yapılan sözleşmede belirlenen süre boyunca verileriniz saklanır. Bahsi geçen ilişkinin bitiminden sonra veya sözleşmede belirlenen süre geçtikten sonra verileriniz herhangi bir talebinize gerek olmadan silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Saklama süresi mevzuatta belirlenmiş verilerinizin öngörülen sürelerden önce silinmesini veya imha edilmesini talep etmeniz halinde söz konusu talebiniz gerçekleştirilemeyecektir. Kişisel verilerin saklanma süresine ilişkin mevzuatta belirli bir sürenin öngörülmediği durumlarda, kişisel verilerinizin silinmesine veya yok edilmesine dair talepte bulunmanız halinde verileriniz ilk periyodik imha tarihinde ve en geç 6 ay içerisinde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Kişisel Verileriniz İle İlgili Olarak Kullanabileceğiniz Haklarınız Nelerdir? KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde kalmak kaydıyla, Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

11 Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz? İlgili Kişi, kişisel verileri ile ilgili talebini; Islak imzalı ve yazılı bir dilekçeyi kimlik fotokopisi ile [ ] adresine göndererek, Geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte Şirket e bizzat başvurarak, ıslak imzalı yazılı bir dilekçe veya İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla, Güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanmak suretiyle ] kayıtlı elektronik posta adresimize göndererek, İlgili Kişi tarafından Şirket e daha önce bildirilen ve Şirket in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinden ] adresimize göndererek Şirket e iletebilecektir. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi nin, başvurusunda isim, soy isim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan

12 kişinin yabancı olması halinde pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur. İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir. Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (özel vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır. Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Talepleriniz Ne Kadar Sürede Cevaplanır? Kişisel verilerinize ilişkin hak talepleriniz değerlendirilerek, bize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içerisinde cevaplanır. Başvurunuzun olumsuz değerlendirilmesi halinde gerekçeli ret sebepleri başvuruda belirttiğiniz adrese elektronik posta veya posta yolu başta olmak üzere İlgili Kişi Başvuru Formu nda seçilen usullerinden biri ile gönderilir. Kişisel Verilerinizin İşlenmesi ile İlgili Daha Detaylı Bilgiyi Nasıl Alabilirsiniz? Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili daha detaylı bilgi için Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikamızı inceleyebilirsiniz.