ODTÜ KUZEY KIBRIS KAMPUSU MALİ İŞLEMLERDE HARCAMA BELGELERİNİN KULLANIMINA YÖNELİK USUL VE ESASLAR

Transkript

1 ODTÜ KUZEY KIBRIS KAMPUSU MALİ İŞLEMLERDE HARCAMA BELGELERİNİN KULLANIMINA YÖNELİK USUL VE ESASLAR BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Usul ve Esaslar Dokümanın amacı, ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu (İdare) malî işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan bu Usul ve Esaslar Dokümanı ile düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemektir. Kapsam Madde 2 -Bu Usul ve Esaslar Dokümanı, İdarenin ilgili mevzuatları çerçevesinde yapacakları harcamalarında ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan şekil ve türleri bu Usul ve Esaslar Dokümanı ile düzenlenmesi gerekenleri kapsar. Tanımlar Madde 3 - Bu Usul ve Esaslar Dokümanında adı geçen; Usul ve Esaslar Dokümanı: Bu Usul ve Esaslar Dokümanı, Kampus: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Yerleşkesini, Kampus Yönetim Kurulu: Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu Yönetim Kurulu nu, İdare: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Tüzel Kişiliğini, İta Amiri: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini, Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları, Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikrî ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri, Yapım: Her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, büyük onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işlerini, Danışman: Danışmanlık yapan, bilgi ve deneyimini İdarenin yararı için kullanan, danışmanlığını yaptığı işin yüklenicileri ile hiçbir organik bağ içinde bulunmayan, İdareden danışmanlık 1

2 hizmeti karşılığı dışında hiçbir kazanç sağlamayan ve danışmanlık hizmetlerini veren hizmet sunucularını, Kampus Bilgi Sistemi: Kampus bilişim altyapısı üzerinde kurulmuş, satınalma, muhasebe, insan kaynakları ve planlı bakım onarım, bütçe vb. kurumsal kaynak yönetimi modülleri aracılığı ile işlemlerin yapıldığı ve evrak akışı ile onay süreçlerinin yürütüldüğü elektronik bilgi işlem sistemini, İta Amiri Ön Onay Belgesi: İlgili mevzuatın gerektirdiği hallerde işlemlere başlanılmadan hazırlanan ve giderin konusu işin nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir bütçe ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını vb. gösteren, İta Amirinin imzasını taşıyan veya İta Amiri tarafından Kampus Bilgi Sistemi üzerinden onaylanmış belgeyi, (İhale Onay Belgesi, Seyahat Desteği Onay Formları, Görev Ziyareti Onay Formları, Görevlendirme Onay Formları, Bakım- Onarım-Yeni imalat Onay Formları, Hizmet Talep Formu vb.) İta Amiri Harcama Onay Belgesi: Bir giderin tahakkuk edebilmesi/ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş, hizmet ve mal alımının dayanaklarını, tutarını, kullanılabilir bütçe ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve İta Amirinin imzasını taşıyan veya İta Amiri tarafından Kampus Bilgi Sistemi üzerinden onaylanmış belgeyi, (Satınalma Onay Belgesi, Komisyon Kararları, Doğrudan Alım Formu, Avans Kapama Formu, Seyahat/Görevlendirme Kapama Formu, Yarı Zamanlı Öğretim Üyesi Ödeme Çizelgesi, Öğrenci Asistanı Puantaj Çizelgesi, Lisansüstü Asistan Burs Çizelgesi, Dış Hizmet Alım Formu, Masraf Beyan Formu, Öğrenci Ödeme İadesi Onay Formu, Yayın Ödülü Onay Formu, Depozito İade Onay Formu, Ek Mesai Onay Formları, Mal Hizmet Alımı Onayı vb.) Ödeme belgesi: Mali İşler Birimi tarafından ödemenin kesin olarak yapılabilmesi için hazırlanan ve ekinde muhasebe işlem fişi ve diğer harcama belgelerinin bulunduğu banka talimatı, çek ödemeye esas vb. belgeleri, Fatura: İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yerdeki yasal mevzuata göre düzenlenmesi gereken belgelerden; a) Faturayı, b) Fatura yerine geçen belgelerden serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletlerini, bağış makbuzlarını, c) Yasal olarak yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlardan alınan Harcama (Gider) Pusulasını, d) Kamu kurum ve kuruluşlarınca asgari bilgileri taşıyan alındıyı, e) Yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ekli fatura veya benzeri belgeleri, ifade eder. Faturalar, arkası gerekli bilgiler doldurulmak ve ilgililerce imzalanmak sureti ile kabul tutanağı olarak da kullanılabilir. Teklif Tespit ve Değerlendirme Tutanağı: Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı ifade eder. 2

3 İKİNCİ BÖLÜM Kullanılacak Belgeler Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler Madde 4 - Ödeme belgesi en az bir nüsha düzenlenir ve muhasebe biriminde saklanır. Kanıtlayıcı belgeler, harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgelerdir. Kesin veya ön ödeme şeklinde yapılacak harcamalarda ödeme belgesi olarak bağlanacak kanıtlayıcı belgeler aşağıda belirtilmiştir. a) Kesin ödemelerde; Bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde harcamanın çeşidine göre bu Usul ve Esaslar Dokümanının ilgili maddelerinde belirtilen belgeler kanıtlayıcı belge olarak bağlanır. b) Avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde; i. Satınlama ve İhale mevzuatına göre yapılacak alımlarda; o İta Amiri ön onay belgesi, o Üzerinde banka transfer bilgilerinin olduğu proforma fatura veya muadili bir belge, o Avans teminatına ilişkin alındı örneği, o Gereken hallerde kredi izin yazısı; ii. Personele yapılacak avans ödemeleri için avans onay belgesi, ödeme belgesine kanıtlayıcı belge olarak bağlanır. İş avansları için ayrıca harcamaların çeşidine göre bu Usul ve Esaslar Dokümanında belirtilen harcama belgeleri avans kapama onay belgesine eklenir. Ödeme belgesine, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişinin asıllarının bağlanması esastır. Ancak, kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde, fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabilir. Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir. Kampus Bilgi Sisteminde oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, bu veri işlemlerine ait belgeler kanıtlayıcı belge olarak ödeme belgesine bağlanmaz. Bu Usul ve Esaslar Dokümanında usule bağlanmayan giderlerin harcanabilmesi için gerekli belgeler Mali İşler Biriminin önerisi ve İta Amiri onayı ile belirlenir. Taahhüt dosyası Madde 5 -İhale veya doğrudan alım usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde; İta Amiri ön onay belgesi, ihale komisyonu kararı, doğrudan alım usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda Mal Hizmet Alım Onayı Belgesi, Teklif Tespit ve Değerlendirme Tutanak suretlerini kapsayan özet taahhüt dosyaları ilk ödeme belgesi ile birlikte Mali İşler Birimine iletilir. Özet taahhüt dosyasında yer alan belgelerin asılları, mevzuata göre taahhüt dosyasında bulunması gereken diğer belgelerin asıllarını kapsayan Orijinal Taahhüt Dosyası Mali İşler Biriminde veya İta Amirinin 3

4 belirleyeceği Satınalma Organizasyonu olarak kabul edilen birimlerde saklanır. İlk ödeme sonrasında özet taahhüt dosyalarının harcama belgesine eklenmesine gerek yoktur. Hakediş raporu Madde 6 İhale veya doğrudan alım usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen hakediş raporları düzenlenir. a) Yapım İşleri Hakediş Raporu: Bu rapor, yapım işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Yapım türüne göre ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve yapı denetim elemanlarınca imzalanır, İta Amiri tarafından onaylanır. b) Hizmet İşleri Hakediş Raporu: Bu rapor, hizmet işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Hizmet türüne ve işin özelliğine göre yalnızca ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve kontrol elemanlarınca imzalanır, İta Amiri tarafından onaylanır. Hakediş raporlarının formatı ve içereceği belgeler ilgili birimin önerisi ve İta Amirinin onayı ile belirlenir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ödemelerin Yapılması Ödemelerin yapılması Madde 7 Ödeme; gerçek kişilerde alacaklıya veya duruma göre vekiline, velisine, vasisine veya mutemedine; alacaklının ölümü halinde varislere; tüzel kişilerde ise kanuni temsilcilerine veya bunların tayin ettikleri vekillere; kayyım tayinini gerektiren durumlarda kayyıma yapılır. Ödemenin yapılacağı kişi aşağıda belirtilen belgelere göre tespit edilir: a) Öğrenci vekillerine yapılacak ödemeler dışında kalan ödemelerde, vekilin alacaklı adına tahsile yetkili olduğuna ilişkin noterce/tasdik memurunca düzenlenmiş vekaletname aslı veya bunun noterce/tasdik memurunca onaylanmış örneği, b) Öğrenci vekil ve velilerine yapılacak ödemelerde; ödemenin hangi hesaba yapılacağını ve ödeme yapılacak kişinin açık kimlik bilgilerinin bulunduğu öğrencinin ıslak imzasına haiz dilekçe, c) Vasilere yapılacak ödemelerde, vasi tayinine ilişkin mahkeme ilamı, d) Varislere yapılacak ödemelerde, veraset/tereke ilamı, e) Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce/tasdik memurunca onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge; bunların tayin ettikleri vekillere yapılacak ödemelerde ise, sadece noterce/tasdik memurunca düzenlenmiş vekaletname, f) Kayyımlara yapılacak ödemelerde, kayyım tayinine ilişkin mahkeme ilamı, g) Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde, dairesince verilmiş, ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi, h) Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce/tasdik memurunca onaylanmış alacak temliknamesi, Yukarıda sayılan belgelerden, (a), (b), (c), (d), (e) ve (f) bentlerinde belirtilenler Vekaletname İlam Kayıt Defterine kaydedilerek muhasebe biriminde açılacak dosyada saklanır. İlgilinin durumu, her ödemeden önce kontrol edildikten sonra ödeme yapılır. 4

5 İdarenin aleyhine sonuçlanan davalarla ilgili olarak karşı taraf lehine hükme bağlanan mahkeme masrafları ve avukatlık ücretinin ibraz olunan ilamda adı yazılı taraf vekillerine ödenmesinde vekaletname aranmaz. Vekaletten veya temsilden azledilenler, azledenler tarafından Mali İşler Birimine yazılı olarak bildirilir. Vekalet veya temsilden azletme yazıları geldiğinde, Vekaletname/İlam Kayıt defterinin açıklama sütununa bu husus kaydedilerek, vekaletnamenin üzerine vekaletten azil yazısının tarih ve numarası yazılır. Ödemeler tüzel kişilerde tüzel kişiliğin banka hesabına veya tüzel kişilik adına düzenlenmiş çek ile yapılır. Gider pusulası ile yapılacak ödemeler gider pusulasındaki ismin banka hesabına yapılır. Yurtdışında ikamet eden kişilere gider pusulası ile yapılacak ödemeler nakdi olarak kasadan yapılabilir. İKİNCİ KISIM Harcamanın Çeşidine Göre Aranacak Belgeler Ücretler, Ek çalışma karşılıkları Madde 8 - Ücret ve ücret ile birlikte ödenen diğer haklar ile yabancı dil sınavı sonuç belgesi, diploma, mülakat tutanağı, işe başlama yazısı, komite, komisyon ve kurul kararları, gerekli hallerde harcama talimatları, ikinci görev onayı, ödeneksiz izin talepleri, ödeneksiz hastalık izin talepleri, disiplin cezası ödenek kesintisi, personel bildirimi, sözleşme vb. belgeler İnsan Kaynakları Birimi sorumluluğunda Özlük Dosyasında bulunur ve saklanır. Aşağıda belirtilen harcama belgeleri ilgili ayın, dönemin veya yılın ilk ödeme belgesine bağlanır ve İnsan Kaynakları Biriminde saklanır. a) Personele yapılacak ücret ödemleri için İta Amiri Harcama Onay Belgesi veya ilgili sözleşme, b) Öğretim elemanları dönemlik ek-mesai ödemeleri için, İta Amiri Harcama Onay Belgesi ve onaylı ders programları, c) İdari personel ek-mesai ödemeleri için, İta Amiri ön onay ve harcama onay belgeleri, d) Döner sermaye ödemeleri için İta Amiri Harcama Onay Belgesi, e) Sözleşmesinde belirtilmemiş ise elektrik, su, telefon, kurs, otobüs vb. kesintiler için kişi onaylı muvafakatname, f) Yarı Zamanlı öğretim elemanları için harcama onay belgeleri veya ilgili sözleşme g) Komisyon ve kurul üyelerinin huzur hakkı ve toplantı ücretlerinin ödenmesi için, ödeme miktarının tespit olunduğu Üniversite Yönetim Kurulu Kararları ve atama yazıları, h) İlişiği kesilmiş bile olsa ödül, yayın ödülü ve ikramiyelerin ödenmesi için; ilgili mevzuat uyarınca harcama onay belgeleri, i) Diğer ödemeler ve taksit uygulamalarında İta Amiri ön onay belgesi veya İta Amiri Harcama Onay Belgesi yeterlidir. Öğrencilere Yapılacak Ödemeler Madde 9 Öğrencilere yapılacak çeşitli ödemelerde aranacak belgeler aşağıda belirtilmiştir. a) Başarı bursu, yolluk, harçlık, harç vb. ve sosyal yardımların ödenmesi için; ödenecek miktarın belirlendiği kurul kararları (ilgili mevzuat çerçevesinde yapıldığı takdirde kurul kararına gerek bulunmamaktadır), İta Amiri ön onay belgesi, b) Öğrencilere hizmet karşılığı burs kapsamında ve bordro ile yapılan ödemeler dışında kalan ödemeler için İta Amiri Harcama Onay Belgesi, 5

6 c) Gereksinim bursu ödenmesi için, ödenecek miktarın belirlendiği kurul kararları (ilgili mevzuat çerçevesinde yapıldığı takdirde kurul kararına gerek bulunmamaktadır), ödenecek öğrencilerin listesinin olduğu komite kararı, d) Öğrenciler tarafından yapılan kitap, kırtasiye ve benzeri giderler ile harç tutarlarının kendilerine ödenmesi için ekinde kitap ve kırtasiye giderlerine ilişkin fatura muhteviyatının öğrenim için zorunlu olduğunun tespit edildiği İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, e) Öğrencilere; ödemiş oldukları öğrenim, yurt vb. ücretlerin iadesi için, öğrenci iade dilekçesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, f) Sosyal yardım ve diğer ödemelerin yapılabilmesi için, İta Amiri ön onay belgesi ve İta Amiri Harcama Onay Belgesi yeterlidir. Belgelendirilmesi gereken diğer ödemelerde, İta Amiri Harcama Onay Belgesi ile birlikte harcamaya ilişkin fatura veya diğer belgelerin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Öğrencilere burs, harçlık veya aylık gibi belirli dönemlerde yapılan ödemelerde buna ilişkin ön onayların, ilgili ayın, dönemin ve mali yılın ilk ödemesine ait ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yurtiçi ve yurt dışı geçici ve sürekli görev yolluğu Madde 10 - Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarının (seyahat harcırahı, konaklama, uçak bileti, taksi ücreti, iaşe, vize, aşı, fazla bagaj vb.) ödenmesinde duruma göre aşağıdaki belgeler aranır. Harcamaların gerçekleştirilmesi için yapılacak avans ödemeleri için İta Amiri ön onay belgesi yeterlidir. a) İlgili mevzuat çerçevesinde yapılan seyahat harcırahı ödemeleri için; İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, b) Konaklama ödemeleri için; İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi ve fatura, özel şahıslardan ev veya pansiyon kiralama halinde, ilk ödemede kira sözleşmesinin aslı, sonraki ödemelerde ise onaylı örneği; kira ödemesinin banka hesabına yatırılmak suretiyle yapılmış olması halinde ayrıca banka makbuzu, c) Uçakla yapılan seyahatler için; İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi ve fatura, toplu yapılan alımlarda özet taahhüt dosyası, bilet değişikliği veya iptali halinde ilave fatura veya iade faturası ve ekinde gerçekleştirme görevlisi tarafından hazırlanmış ve İta Amiri tarafından onaylanmış açıklama belgesi, d) Taksi ile yapılan seyahatlerde fatura veya perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi veya kabul edilebilir kanıtlayıcı bir belge, e) Sürekli görev yolluklarının ödemesinde geçici görev yolluklarında belirtilen belgelere ilaveten atama onay yazısı, f) Diğer harcamalarda İta Amiri ön onay belgesi, fatura veya harcama fişi Görevi gereği Kampus dışında gezici olacak görev yapan (mutemet, takip görevlisi vb.) personele veya iş için Kampusa gelen özel kişilere ita amiri ön onay belgesi ve İta Amiri Harcama Onay Belgesi ile yolluk ödenebilir. Mahkeme harç ve giderleri Madde 11 Mahkeme harç ve giderlerinin ödenmesinde; davanın görüldüğü ülkenin mevzuatına göre ilgili mahkeme, kurum ve kuruluşlarca verilmiş ödeme belgeleri, alındılar, resmi nitelikteki kanıtlayıcı belgeler, kaybedilen davalarda karşı tarafından avukatı tarafından 6

7 verilmiş fatura, vekalet ücreti faturası vb. ve İta Amiri Harcama Onay Belgesi ödeme belgesine bağlanır. Vergi, resim, harç ve benzeri giderlere ilişkin ödemeler Madde 12 Her türlü vergi, resim ve harçlar; taşıt vergileri, emisyon ölçüm giderleri, belediye resim ve harçları, noter harcı, muayene, yasal izin, seyrüsefer harcı, kurumsal üyelik aidatları ve ruhsat harçları ve benzeri giderler ile diğer vergi, resim ve harç ödemelerinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, alındı Beyannameye bağlı olarak yapılan bu çeşit harcamalar için ödemeye esas teşkil edecek beyanname sureti ödeme belgesine eklenir. Tarifeye bağlı ödemeler Madde 13- Tarifeye bağlı komisyon ücretleri ve kovuşturma giderleri, fuar ücretleri, avukatlık, müşavirlik, vize vb. ücretler ile ilan, sigorta ile gazete, dergi, radyo, televizyon ve benzeri araçların abone giderlerinin ödenmesinde aşağıdaki belgeler aranır. a) Komisyon ücretlerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura (banka komisyon ücretlerinde dekont), b) İlan giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, ilanın hangi tarihte ve hangi yayın aracıyla (gazete, radyo, televizyon ve benzeri araçlar) yapıldığına ilişkin gazetenin ilgili sayfası ve tarihinin göründüğü kopyası, diğer araçlar için yazı veya tutanak, c) Sigorta giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, sigorta poliçesi veya zeyilname, d) Fuar ücretleri, avukatlık, müşavirlik, vize vb. ücretler ve gazete, dergi, radyo, televizyon ve benzeri araçların abone giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, Eğitim, Kurs ve toplantılara katılma giderleri Madde 14- Kamu kurum ve kuruluşları ile meslek teşekkülleri, dernek, vakıflar, özel kurum ve kuruluşlar tarafından düzenlenen eğitim, kurs ve toplantılara katılanların katılma giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, fatura düzenlenemeyen hallerde katılma ücretini gösteren belge, eğitim, kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belge Katılımın sağlanması için gerekli yollukların ödenmesinde, iş bu Usul ve Esaslar Dokümanının ilgili maddelerinde belirtilen belgeler aranır. Proje yarışma ödülleri ile proje teşvik ve destekleme giderleri Madde 15- Proje yarışma ödülleri ile proje teşvik ve destekleme giderlerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen belgeler aranır. a) Yarışma konusu olan proje ödüllerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, ödül kazananları belirleyen jüri tutanağı, ödüller önceden belirlenmemiş ise verilecek ödüllerin (derece ve mansiyonlar) tutarını gösterir İta Amiri ön onay belgesi, fatura, b) İlgili mevzuatı gereğince yapılacak proje teşvik ve destekleme giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, varsa sözleşme, varsa yetkili komisyonun kabul onayı, fatura, Proje teşvik ve destekleme giderlerinden satınalma ve ihale mevzuatına göre yapılacak mal ve hizmet alımları ile seyahat giderlerinin ödenmesinde, iş bu Usul ve Esaslar Dokümanının ilgili maddelerinde belirtilen belgeler aranır. 7

8 Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım ve onarım giderleri Madde 16- Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım giderleri ile bunların her türlü onarımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, gerekli hallerde teknik servis raporu ve özet taahhüt dosyası Ulaştırma ve haberleşme giderleri Madde 17- Ulaştırma ve haberleşme giderlerinin ödenmesinde aşağıdaki belgeler aranır. a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve gözetimi altında bir imtiyaz hakkı dahilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki posta, Internet, telefon, telefaks ile ilgili her türlü hat ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının kullanım ve abone giderleriyle, posta pulu bedellerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi ve fatura ödeme belgesine bağlanır. b) Tekel niteliğinde olmayan veya ihale mevzuatına göre temin edilen posta, Internet, televizyon, telefon, teleks, telefaks ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının her türlü hat kullanım ve abone giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri ön onay belgesi veya İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura ve özet taahhüt dosyası ödeme belgesine bağlanır. Taşıma giderleri Madde 18 -Taşıma giderlerinin ödenmesinde, taşımanın çeşidine göre aşağıdaki belgeler aranır. a) Satınalma ve İhale mevzuatı çerçevesinde yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura ve özet taahhüt dosyası b) Yurtdışından yaptırılacak taşıma işlerine ait gümrük giderlerin ödenmesinde, yukarıdaki (a) bendinde belirtilen belgelere ilaveten işlemlerin yapıldığı ülkenin mevzuatına göre verilmiş resmi kanıtlayıcı belgelerin (taşıma senedi - konşimento), teslim kağıdı (ordino) vb. bir suretinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. c) Tarifesi belli araçlarla yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi ve fatura Kiralar Madde 19 - Kira bedellerinin ödenmesinde, kiralamanın çeşidine göre aşağıdaki belgeler aranır. a) Taşınmaza ilişkin kira bedellerinin ödenmesinde; özet taahhüt dosyası ve fatura b) Makine, alet, araç ve taşıt kira bedelleri ile bilgisayar sistemleri, ses görüntü sistemleri ve yazılımları kira bedellerinin ödenmesinde; özet taahhüt dosyası, fatura, hizmet işleri hakediş raporu ve ekleri Temsil, ağırlama, ikram, tören, fuar ve tanıtma giderleri Madde 20- Temsil, ağırlama, ikram, tören, fuar, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak yapılacak her türlü mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin giderlerin ödenmesinde, bu Usul ve Esaslar Dokümanının ilgili maddelerinde belirtilen belgeler aranır. Konuk ve heyetlerin ağırlanması amacıyla görevlendirilecek personel ve mihmandarlar tarafından yapılan temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi 8

9 Çeşitli hizmet alımları Madde 21- Satınalma ve ihale mevzuatı çerçevesinde yapılan bakım, onarım, servis, tamir danışmanlık, araştırma ve geliştirme, haşere ile mücadele, muhasebe, anket, temizlik, tarımsal mücadele, ağaçlandırma ve ağaç bakımı, erozyon kontrolü, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, kurs, koruma ve güvenlik, etüt ve proje, harita ve kadastro, plân, imar uygulama, basım ve yayım, fotoğraf, film alımları, bilgisayar hizmet alımları (gayrimaddi hak olarak alınan yazılım ve donanımlar hariç), kopyalama ve benzeri hizmet alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde; satınalma ve ihale mevzuatına göre gerekli ise özet taahhüt dosyası, fatura (sigorta giderlerinin ödenmesinde sigorta poliçesi veya zeyilname), İta Amiri Harcama Onay Belgesi, hizmet işleri hakediş raporu veya fatura arkası açıklama yapılarak ödeme belgesine bağlanır. Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderleri Madde 22 - Her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde; satınalma ve ihale mevzuatına göre gerekli hallerde özet taahhüt dosyası ve/veya faturanın içeriğinin ve harcama yerlerinin belirtildiği özet hakediş dosyası, fatura (gerekli hallerde kayıt, kabul vb. işlemlerin yapıldığına dair fatura arkasına açıklama yapılır) ve ihale usulü ile yapılan alımlarda muayene ve kabul komisyonu tutanağı Yurtdışından yapılacak alımların taşıma işlerinin giderlerinde iş bu Usul ve Esaslar Dokümanının ilgili maddelerinde belirtilen belgeler ayrıca aranır. Alımı bir merkezden yapılan ancak alım yapılan merkez dışındaki birimlere teslim edilen mal ve malzemeler için, birimlerin teslim aldıklarına ilişkin belgelere dayanılarak alımı yapan merkezce düzenlenen Teslim Tutanağı Yakıt, Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderleri Madde 23- Yakıt, elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde; a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve gözetimi altında bir imtiyaz hakkı dahilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki yakıt, elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde; fatura, b) Tekel niteliğinde olmayan ve ihale mevzuatına göre temin edilen yakıt, elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde; özet taahhüt dosyası ve fatura Sanat eseri alımları ve Sanatçılardan Yapılan Hizmet Alımları, Madde 24- Sanat eseri alımları ve sanatçılardan yapılan hizmet alım giderlerinin ödenmesinde; İta Amiri ön onay belgesi, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura (gerekli kayıt işlemlerinin yapıldığına dair fatura arkası açıklama yapılır), değerlendirme komisyonu kararı ödeme belgesine bağlanır. Taşınmaz mal alım bedelleri Madde 25- Taşınmaz mal alım bedellerinin ödenmesinde; orijinal taahhüt dosyası, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, tapu senedi veya çaplı tasarruf vesikasının onaylı örneği ödeme belgesine bağlanır. 9

10 Yapı, tesis ve onarım giderleri Madde 26- Yapı, tesis ve onarım giderlerinin ödenmesinde; özet taahhüt dosyası, İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura, Yapım İşleri Hakkediş Raporu Dış temsilciliklerce yapılan harcamalar Madde 27- Dış temsilciliklere gönderilen kaynaktan bütçenin her bir tertibinden yapılan harcamalarda dönemler itibarıyla bir Mahsup Bildirimi düzenlenir. Bu bildirime; bütçenin her bir tertibi için düzenlenen İta Amiri Harcama Onay Belgesi, fatura ve diğer belgeler ödeme belgesine bağlanır. Diğer Giderler Madde 28 - Bu Usul ve Esaslar Dokümanında yer almayan veya satınlama ve ihale mevzuatına göre istisna olarak kabul edilen alımların ödemelerinde; istisnai mal ve hizmet alımları alımın niteliği de göz önünde bulundurularak; alımın yapılacağı dönemde geçerli olan ilgili mevzuat dikkate alınarak veya İta Amirinin uygun göreceği belgeler ve İta Amiri Harcama Onay Belgesi ÜÇÜNCÜ KISIM Çeşitli Hükümler Madde 29 - Doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; İta Amiri Harcama Onay Belgesi, kapsamında Teklif Tespit ve Değerlendirme Tutanağı, düzenlenmesi gerekli görülmüş ise içinde sözleşme bulunan özet taahhüt dosyası, fatura, muayene ve kabul komisyonu tutanağı ödeme belgesine bağlanır; kabul işleminin İdarece yapılması halinde ise fatura arkasına gerekli açıklamalar yapılır. Madde 30- Satınalma ve İhale mevzuatına göre yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işleri bedellerinin ödenmesinde, bu Usul ve Esaslar Dokümanının ilgili maddelerinde sayılan belgelerden başka, duruma göre aşağıda belirtilen belgeler de Söz konusu belgelerin onaylı birer nüshaları muhasebe biriminde veya satınalma organizasyonu olarak kabul edilen birimlerde saklanan taahhüt dosyalarına eklenmek üzere ayrıca alınır. a) Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, b) Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, c) Kesin kabul farklarının ödenmesinde kesin hesap belgeleri, d) Sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge. Madde 31- İlgili mevzuata göre vize veya uygun görüş alınmasının gerektiği hallerde, duruma göre vize yazısı veya cetveller ile uygun görüş yazıları ilk ödemeye ait ödeme belgesine bağlanır. Yürürlük Madde 32- İş bu Usul ve Esaslar Dokümanı Kampus Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 33 - Bu usul ve esaslar dokümanda yer alan hükümler Mali İşlerden Sorumlu ita amiri tarafından yürütür. 10