BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1. AMAÇ: MYK Ulusal Yeterliliklerinde mesleki yeterlilik belgesi almak üzere ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. ye başvuran adaylara başvuru aşamasından belgelendirme aşamasına ve belge yenilenmesine kadar uygulanacak esasları belirlemektir. 2. KAPSAM: Personel belgelendirme faaliyetlerini kapsar. 3. SORUMLULAR: 3.1-Belgelendirme Müdürü, 3.2-Yönetim Temsilcisi, 3.3- Karar Verici, 3.4-Sekreter, 4. UYGULAMA: 4.1. Belgelendirme Başvurusu Belgelendirilmek üzere ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. ye başvuran adaylar programla ilgili başvuru şartlarını ve başvuru formunu adresinden temin edebilirler ihtiyaç halinde ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. sekretaryasından Sınava Katılım Şartları Formları (FR.66) nı ve Aday Başvuru Formu (FR.02) nu alabilirler. Sınav tarihinden en az 5 (beş) iş günü öncesinde adaylardan doldurularak gelen form; ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. akreditasyonları ve belgelendirme programına göre kontrol edilerek incelenir. Formun üzerindeki bilgilerde anlaşılmayan bilgiler varsa bir kez daha başvuru sahibiyle sözlü sonrasında yazılı olarak teyit edilir, eksik kısımlar görüşülerek giderilir. Aday dan istenecek dokümanlar Sınava Katılım Şartları Formları (FR.66) ve Aday Başvuru Formu (FR.02) nda belirtilmiştir. Başvuruyu ve ilgili dokümanları Sekreter alır. Başvuru formunu gözden geçirme aşamasında, adayların genel eğitim, özel eğitim, genel mesleki deneyim, belgelendirme konusunda özel mesleki deneyim ve diğer ilgili referans kriterleri ve becerileri müracaat sırasında sunduğu evrak üzerinden ve gerekirse referans kaynaklardan doğrulanmaktadır. Adayın belgelendirme yapılması için yeterli olup olmadığı, ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. nin belgelendirme faaliyetini yapabilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması, kapsam ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar dikkate alınarak başvuru koşullarını sağlaması gerekmektedir. Bu kontrolü sekretarya yapar. ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. nin yapmış olduğu kontroller sonucunda adayların sınava katılmaları mümkün olmayabilir. Program şartlarını karşılayan adaylar Sekreterya tarafından Kayıtlar Listesi (FR.03) ne yazılır. Karar Verici onaylar.

2 4.2. Yeterlilik İçin Gerekli Olan Eğitim ve Deneyim Şartları Belgelendirme başvurusunda bulunan adayın, yeterlilik için gerekli eğitim şartları, yeterlilik için gerekli olan deneyim şartları ve sahip olunması gereken öğrenme çıktıları ilgili MYK Ulusal Yeterliliklerinde belirtilmiştir Sınav Değerlendiricisi Ataması Sınav değerlendiricisi olmak isteyen adayların başvurusu, Karar Vericinin mülakatı ve Belgelendirme Müdürünün atamasıyla onaylanır. İlgili ulusal yeterliliklerde değerlendirici ölçütleri Ulusal Yeterlilik Sınav Talimatlarında (TL.09) bulunan kriterlere göre belirlenir. İlgili personelin dosyası Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır. Sınav gözetmenlerinin yeterlilikleride Personel Performans Değerlendirme Prosedürü(PR.08) ne göre Karar Verici tarafından yapılır. İlgili sınava personel ataması, Karar Verici tarafından Sınava Sınav Gözetmeni Atama Formu (FR.10) kullanılarak sınav değerlendiricisine bildirilir Sınav ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. sınavı kendi salonunda veya Karar Vericinin onayladığı salonda yapar. Bu salon sınav yeri uygunluk formundaki şartları sağlayan bir salon olmalıdır. Sınav yeri Sekreter tarafından adaylara duyurulur. Sınav yerinde bir değişiklik olması durumunda her adaya Sekreter tarafından ile bilgilendirme yapılır. Ayrıca web sayfasında duyuru yapılır. Sınavın yapılabilmesi için en az 2 aday olması gerekmektedir. Sınavlar, Sınav Talimatı (TL.09) na göre yapılır. Sınav soru ve cevapları ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. tarafından hazırlanır. Sınavlar, ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. Karar Verici tarafından bilgisayar ortamında bulunan soru bankasından seçilen sorulardan ya da adresindeki soru havuzundan oluşmaktadır. Sınav öncesinde Karar Verici sınava girecek aday kadar bilgisayardan soruları çıkartır. Bir soru kitapçığı/cevap kâğıdı oluşturulur ve kapalı bir zarfa konulur. Zarf açma yerinden kaşelenir ve imzalanır. Bu kilit anlamındadır. Kaşeli ve imzalı olan kapalı zarf sınav başlamadan en geç 30 dakika önce sınav yerine Karar Verici tarafından götürülür ve Sınav Gözetmenine teslim edilir. Sınav Gözetmeni sınav başlamadan en geç 15 dakika öncesinde tüm adaylar hazır bulunduğunda, kaşeli ve imzalı olan kapalı zarfı açar. Hazır bulunan adaylara soru kitapçıklarını ve cevap kâğıtlarını dağıtır. Adaylar soru kitapçıklarını hızlı bir şekilde gözden geçirirler herhangi bir hata yoksa sınav zamanında başlatılır. Sınav sonrasında sınavı yapan Sınav Gözetmeninin performansı, Personel Performans Değerlendirme Prosedürü (PR.08) ne göre Karar Verici tarafından değerlendirilir.

3 4.5. Takip sınavı ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. Tarafından belgelendirmesi yapılan Ulusal Yeterliliklerle ilgili teorik ve performansa dayalı sınavların yeterlilik birimlerinden başarılı olma şartı vardır. Sınavın teorik veya performansa dayalı olan yeterlilik birimlerinin birinden başarılı olan, fakat diğer bölümünden başarısız olanlar 6(altı) ay içinde tekrar sınav başvurusunda bulunduğu takdirde başarılı olduğu bölümden muaf tutulur. Bu sınav için ücret talep edilmez Belge Yenileme Yeterlilik belgelerinin süresi dolan tüm belge sahiplerine belge süresini uzatmak için belge süresinin bitim tarihinden 1 (bir) ay önce belgeli personele Sekreter tarafından ile duyuru yapılır. Belge sahiplerinin belgesinin iptalini gerektirecek bir durum oluşması durumunda madde 4.1. deki şartlar karşılanmalı ve tekrar sınava tabi tutulmalıdır. Program Komisyonu tarafından belirlenen sınav programı içindeki eğitim içeriğinde değişiklik olursa ve bu değişiklikle ilgili tüm belgeli personelin yeniden eğitim alması kararı alınırsa, tekrar eğitim alması gerekir. Belgelerin yenilenmesinde ya da geçerlilik süresi dolması durumunda ilgili MYK Ulusal Yeterliliklerinde madde 15 te belirtilen şartların doğrultusunda yenilenir. Belgelendirilmiş kişiler, Belge Kullanım Sözleşmesi (TL.10) nde belirtildiği gibi, ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. in duyurularını takip etmek ve gerekliliklerini yerine getirmekle yükümlüdür. Ancak belgeli personel yeterlilik belgesini yenilemek istemiyorsa geçerlilik süresinin dolmasından hemen sonra belge iptal edilir ve web sayfasında belgenin iptali ilan edilir ve belgeli personel yeterlilik belgesinin kullanımından doğan haklardan yararlanamaz. Sekreterya tarafından belgeli personelden belgesini 15 (on beş) iş günü içerisinde ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. e iade etmesi istenir Belgelendirme Kararı Sınav gözetmeni sınavı yaptıktan sonra en fazla 3 gün içerisinde adayın sınav kayıtlarını ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. nin verdiği cevap formuna göre okur ve puanlamayı yaparak sınav yöneticisine verir. Sınav yöneticisi adayın dosyasını inceler. Sınav değerlendirmesi 100 tam puan üzerinden yapılır, yanlış cevaplar dikkate alınmadan puanlanır. Adayın başarılı sayılması için ilgili MYK Ulusal Yeterliliklerinde teorik ve performans sınavı başarı puanları belirtilmiştir. Dosyada eksiklik yoksa karar verici belgelendirme yapılması/yapılmaması yönünde karar alır. Bu kontrol sınav son kontrol formu kullanılarak yapılır Belge Düzenlenmesi ve Belge Değiştirilmesi Belgenin hazırlanması ve iletilmesi süreci merkez ofiste gerçekleştirilir. Sekretarya tarafından, personel yeterlilik belgesi düzenlenir. Belgenin düzenlenme süresi, normal şartlarda, en geç sınav tarihi itibari ile 2 (iki) aydır.

4 Yeterlilik Belgesi Formu (FR.07) uyarınca hazırlanan belge, Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanır ve bir nüshası alınır. İmzalı orijinal belge katılımcıya verilir, nüshası ise ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. de kalır. Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır: Belgelendirilen kişinin kimlik bilgileri (Ad-Soyad, T.C. Kimlik No, Doğum Yeri/Tarihi), Adayın çehresini tam olarak gösterir resim, Belge(Aday) numarası, ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. logosu, TÜRKAK logosu ve MYK logosu, MYK nın ilgili programı adı ve kodu, Sınav Detayları (Sınav Tarihi ve Yeterlilik Alanı), Belgenin geçerlilik süresi (Başlangıç ve Bitiş Tarihleri), ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. nin kuruluş unvanı ve tam adresi, ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. Belgelendirme Müdürü onayı bulunur. Belgelerin numaralandırılması, Doküman Kontrol Prosedürü (PR.00) doğrultusunda yapılır. Belgelendirilen personel Belgelendirilmiş Aday Listesi Formu (FR.06) na Sekretarya tarafından dâhil edilir. Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri, belirten gerekli belgelerle başvurması durumunda, belge ücreti alınarak ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. tarafından belge yeniden düzenlenir Belgenin Kullanılması Belgenin kullanımına ilişkin kurallar belgelenen personel ile ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. arasında imzalanan Belge Kullanım Sözleşmesi Formu (TL.10) na göre tanımlanmaktadır. Belge kullanımı bu dokümanlar çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Belgeli personel, kişisel bilgilerindeki değişiklikleri ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ. ye en geç 15 (on beş) iş günü içinde iletmelidir. ÇELİK AKADEMİ BELGELENDİRME EĞİTİM LTD. ŞTİ., belgenin düzenlenmesinden sonra, belgenin kullanımı konusunda personeli yakın takibe alır. Bu kapsamda basın, yayın ve medya dikkatlice izlenir. Bu amaçla akreditasyon kurumu, Mesleki Yeterlilik Kurumu, müşteri ve son kullanıcı şikâyetleri veya ihbarları dikkate alınır.uygun Olmayan Hizmetin Kullanımı Prosedürü (PR.03) ve Şikâyet ve İtiraz Yönetimi Prosedürü (PR.07) ne göre hareket edilir. Yapılan inceleme sonucunda, ihbar veya belgeli personelin kurallara aykırı tutumu sergilediği tespit edilirse, belgeli personelden konuyla ilgili düzeltici faaliyet gerçekleştirmesi yazılan, Düzeltici/Önleyici Faaliyet Formu (FR.34)ile istenir. Belirlenen süre zarfında düzeltici faaliyetin gerçekleşmemesi, şikâyet veya ihbara konu olan kural ihlalinin giderilmediği görülürse aşağıdaki işlem sırası takip edilir;

5 Belge iptal edilir ve belgeli personelin belge ve logo kullanımına derhal son vermesi için ile bilgilendirilir ve yazılı bir bildirim gönderilir, Mesleki Yeterlilik Kurumu bilgilendirilir, Akreditasyon kuruluşu durumdan haberdar edilir, Şikâyet ya da ihbarı yapan taraf bilgilendirilir, Belgenin iptal edildiği web sayfası yoluyla kamuoyuna duyurulur, Gerekiyorsa sözleşme kapsamında kanuni takibat başlatılır Şartlardaki Değişikliklerin Bildirimi Ana Doküman Listesi - Dış Kaynaklı (FR.01) da tarif edilen yöntemle Sekreter ya da Yönetim Temsilcisi takip ederek ilgili değişikliği Karar Vericiye bildirir. Karar Verici incelemesi neticesinde Belgelendirme prosesinde değişiklik gerekiyorsa Program Komisyonu görüşüne sunulur. Program Komisyonu kararı sonucunda uygulama yöntemi faaliyete geçirilir. Belgelendirilmiş personeli etkileyen durumlarda Sekretarya tarafından yoluyla veya web sitesi aday sayfasından bilgilendirme yapılır. Belgelendirilmiş personelin sıradaki gözetimine kadar değişikliklerin gereklerine uyması durumunda belgenin geçerliliği devam ettirilir. Uymadığı durumlarda belgenin askıya alınması ve/veya iptali durumunda Belge Gözetim, Askıya Alma ve İptal Prosedürü (PR.19) da belirtilen işlemler gerçekleştirilir Belge Durumunun Bildirimi Belgelendirme süreci ile ilgili, Sınava Katılacak Aday Listesi Formu (FR.03), Sınav Programı Formu (FR.11), Sınav Sonuç Listesi Formları (FR.22) ve Belgenin askıya alınması, iptali Bildirim Yazılar Formu (FR.46) ile MYK Sektör Sorumlusuna iletilecektir. Bu bildirimlerin yapılması Karar Vericinin sorumluluğundadır. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR PR.01 - Doküman Kontrol Prosedürü PR.02 - Kayıtların Kontrolü ve Arşivleme Prosedürü PR.03 - Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü PR.07 - Şikâyet ve İtiraz Prosedürü PR.08 - Personel Performans Değerlendirme Prosedürü TL.05 - Çıkar Çelişkisi Analiz Talimatı TL.09 - Sınav Talimatı TL.07 - Sınav Yapıcı Talimatı FR.01 - Ana Doküman Listesi - Dış Kaynaklı TL.10 - Belge Kullanım Sözleşmesi FR.07 - Yeterlilik Belgesi Formu FR.10 - Sınav Gözetmeni Atama Formu FR.46 - Bildirim Yazılar Formu FR.43 - İç Duyuru Formu

6 FR.34 - DÖF Formu FR.02 - Aday Başvuru Formu FR.03 - Kayıtlar Listesi Formu FR.11 - Sınav Programı Formu FR.06 - Belgelendirilmiş Aday Listesi Formu FR.67 - Gözetim Faaliyet Formu FR.66 - Sınava Katılım Şartları Formu