BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI
İÇİNDEKİLER SUNUŞ... 1 I. GENEL BİLGİLER... 2 A. Misyon ve Vizyon... 2 1. Misyon (Özgörev)... 2 2. Vizyon (Özgörüş)... 2 B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 2 C. Birime İlişkin Bilgiler... 3 1. Fiziksel Yapı... 3 2. Teşkilat Şeması... 4 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 5 4. İnsan Kaynakları... 7 5. Sunulan Hizmetler... 9 6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi... 10 D. Diğer Hususlar... 10 II. AMAÇ VE HEDEFLER... 11 A. Birimin Amaç ve Hedefleri... 11 1. Stratejik Amaç ve Hedefler... 11 B. Temel Politika ve Öncelikler... 12 C. Diğer Hususlar... 12 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 13 A. Mali Bilgiler... 13 1. Bütçe Uygulama Sonuçları... 13 2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar... 14 3. Mali Denetim Sonuçları... 16 4. Diğer Hususlar... 16 B. Performans Bilgileri... 16 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri... 17 2. Performans Sonuçları Tablosu... 18 3. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi... 18 4. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi... 18 5. Diğer Hususlar... 18 IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 19 A. Üstünlükler... 19 B. Zayıflıklar... 19 C. Değerlendirme... 20 V. ÖNERİ VE TEDBİRLER... 20 VI. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI... 21 VII. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI EK TABLOSU... 22
SUNUŞ Ülkelerin bilim politikalarını üreten ve belirleyen üniversiteler, tüm bilimsel çalışmaların içinde bulunmasından dolayı bilişim teknolojilerinin en çok kullanıldığı ve üretildiği merkezlerdir. Bilişim teknolojileri üniversitelerde tüm tarafların kullanımına sunulmuş, onların işlevselliklerini ve verimliliklerini arttıracak araçlardır. Günümüzde, Bilgi İşlem Daireleri; yürütülen hizmetlerin elektronik ortama taşınarak yaygınlaştırılması, sunumu ve e-devlet uygulamalarına entegrasyonunda, kurulu alt yapının teknolojik yenilikleri takip eden yatırımlarla desteklenmesi oldukça kritik öneme sahip hale gelmişlerdir. Bununla birlikte bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımının çeşitli siber tehditleri de beraberinde getirdiği ve bunun toplumda güvenlik kaygılarına yol açtığı da bir gerçektir. Bu kapsamda Bilgi İşlem Daire Başkanlıklarının hem bütçe, hem de uzman personeller açısından desteklenmeleri kaçınılmaz olmaktadır. Üniversitemiz bilişim altyapısının modernizasyonu, revizyonu, yatırım planlanması ve bilişim politikalarının belirlenmesi konusunda çalışmalar yapmak, üniversitemizin, sistem yatırımları için acil ihtiyaçları belirlemek, felaket senaryosu, yedekli, yedeksiz veya acil ihtiyaçlar ile sistemin yeniden yapılandırılması konuları dikkate alarak 2017 yılı için bir yol haritası çizilmiştir. Bu yol haritası kapsamında yapılan hazırlıklar ve hedeflenen projeler üst yönetime sunularak, üniversitemiz bilişim stratejileri için hayati önem taşıyan sistemlerin kurulumu için, Rektörlük Makamı nın desteği beklenmektedir. Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı olarak, teknolojik açıdan ihtiyaçları karşılayamayan sistem alt yapısı ile uzman personel ihtiyacının karşılanması için gelecek yıllarda projelendirilen sistem çalışmaları için üst yönetim desteğinin sağlanması kaçınılmazdır. Bu rapor 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesine dayanılarak, Maliye Bakanlığı tarafından düzenlenen kamu idarelerince hazırlanacak faaliyet raporları hakkında yönetmelik gereğince ve yukarıda belirttiğim hususları desteklemek amacıyla hazırlanmıştır. Mustafa ÇETİN Daire Başkanı İmza 1
I. GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon 1. Misyon (Özgörev) Ondokuz Mayıs Üniversitesi nin Esas faaliyetleri olan eğitim / öğretim ve araştırma / geliştirme yanında İdari işlemleri ve yönetim faaliyetlerini sağlıklı yürütmek; Bilişim politika ve stratejilerinin yapılandırılması yönünde etkin roller üstlenmek Üniversitemiz Stratejik Plan Misyonu; Araştıran, öğrenen, çözümleyen, öncü, girişimci ve değerlere bağlı bireyler yetiştirmek; bilimsel araştırmaların niteliğini ve yenilikçi özelliğini artırmak; paydaşlara üst düzeyde hizmet sunmaktır. 2. Vizyon (Özgörüş) Günümüz bilişim ihtiyaçlarını belirlemek ve geleceğe yönelik öngörüler doğrultusunda Eğitim/öğretim ve araştırma/geliştirme ile idari ve yönetim faaliyetlerini sağlıklı ve sürekli yürüten, Üniversitemizi gelişen bilişim teknolojilerinden en üst düzeyde yararlandıran, Bu teknolojiler ışığında üniversitedeki bilgi kaynaklarının bütünleşik bir yapıda oluşturan, Üniversitemiz Stratejik Plan Vizyonu; Bilim ve teknolojide yeniliğin, eğitim ve öğretimde niteliğin, hizmette paydaş memnuniyetinin üst düzeyde olduğu, özenilen bir üniversite olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Ondokuz Mayıs Üniversitesi bünyesinde bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımını sağlamak, düzenlemek ve yaygınlaştırmak görevlerini yerine getirmektedir. 2
C. Birime İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı 1.1. Taşınmazlar 1.1.1. Mekânların Hizmet Alanlarına Göre Dağılımı Kapalı Alan (m²) I.C.1-1.1.2 Eğitim (m²) Sağlık (m²) Barınma (m²) Beslenme (m²) Kültür (m²) Spor (m²) Akademik Personel Çalışma Ofisi (m²) İdari Personel Çalışma Ofisi (m²) Depo, Arşiv, Tesis vb. (m²) Diğer Toplam Kapalı Alan (m²) Açık Alan (m²) 290,00 58,00 348,00 1.2. Sosyal Alanlar 1.2.1. Toplantı ve Konferans Salonları Toplantı Salonu Konferans Salonu Toplam Toplam Adet m² Adet m² (Adet) (m²) 0 50 1,00 18,00 1,00 18,00 51 75 0,00 0,00 76 100 0,00 0,00 101 150 0,00 0,00 151 250 0,00 0,00 251 Üzeri 0,00 0,00 2016 Yılında İyileştirme Yapılan Toplantı/ Konferans Salonu Sayısı 2016 Yılında İlave Yapılan Toplantı/ Konferans Salonu Sayısı TOPLAM 1,00 18,00 0,00 0,00 1,00 18,00 0 0 I.C.1-1.3.3 2016 Yılında Yapılan İyileştirme ve İlave Alanlarla İlgili Açıklama 3
1.3. Hizmet Alanları I.C.1-1.4.1 Hizmet Alanları Ofis Sayısı Alan (m²) Kullanan Kişi Sayısı 2016 Yılında İyileştirme Yapılan Hizmet Alanı Sayısı 2016 Yılında İlave Yapılan Hizmet Alanı Sayısı 2016 Yılında Yapılan İyileştirme ve İlave Alanlarla İlgili Açıklama Akademik Personel Hizmet Alanları İdari Personel Hizmet Alanları 12 330 16 TOPLAM 12 330 16 0 0 1.4. Ambar ve Arşiv Alanları I.C.1-1.6.1 Adet Alan (m²) 2016 Yılında Yapılan İyileştirme ve İlave Alanlarla İlgili Açıklama Ambar Alanları 1 15,00 Arşiv Alanları 1 28,00 Depo, Hangar ve Çeşitli Tamirat Atölyeleri 1 13,00 TOPLAM 3 56,00 2. Teşkilat Şeması Daire Başkanlığı Yazı İşleri ve Sekreterlik Sistem Yönetim Birimi Ağ Yönetim Birimi Yazılım Destek Birimi Teknik Destek Birimi İnternet Merkezi Web Tabanlı Yazılım Birimi 4
3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1. Teknolojik Kaynaklar 3.1.1. Bilişim Sistemleri Aktif Kaynaklarına İlişkin Bilgiler I.C.1-3.1.1 Sanallaştırma ana Sunucuları Disk Depolama Ünitesi Yedekleme Ünitesi Diğer Sunucular Güvenlik Sistemi(IDS/IPS) Anahtar (Switch) Kablosuz Erişim Noktası 8 1 2 14 1 320 405 3.1.2. İnternet Kaynakları Tablosu I.C.1-3.1.2 Yer Hızı(Mbps) Kurupelit Yerleşkesi Ana İnternet Ucu 900 Güzel Sanatlar Yerleşkesi 70 Ballıca Yerleşkesi 40 Mustafa Kemal Güneşdoğdu Yerleşkesi 30 Çarşamba Ticaret Borsası Meslek Yüksekokulu 20 Alaçam Meslek Yüksekokulu 20 Bafra Meslek Yüksekokulu 20 Havza Meslek Yüksekokulu 20 Kavak Meslek Yüksekokulu 20 Terme Meslek Yüksekokulu 20 Vezirköprü Meslek Yüksekokulu 20 Yeşilyurt Demir Çelik Meslek Yüksekokulu 20 Hemodiyaliz ve Onkoloji Merkezi 10 Bafra Şevket Aşçı Turizm Fak. 20 5
3.1.3. Teknolojik Kaynaklar ve Diğer Kaynaklar I.C.1-3.1.3 Teknolojik Kaynaklar 2015 Yıl Sonu İtibariyle Teknolojik Kaynak Sayısı (Adet) 2016 Yılında Dahil Edilen Teknolojik Kaynak Sayısı (Adet) 2016 Yıl Sonu İtibariyle Teknolojik Kaynak Sayısı (Adet) Masaüstü Bilgisayar 40 1 37 Dizüstü Bilgisayar 16 1 16 Tablet Bilgisayar 1 1 Cep Bilgisayarı Projeksiyon 3 3 Slayt Makinesi Akıllı Tahta Mikroskoplar *Çok Fonksiyonlu Yazıcı 2 2 Yazıcı 5 4 Fotokopi Makinesi Tarayıcılar 4 4 Faks Sunucular 26 3 29 Yazılımlar 8 5 5 Tepegöz Episkop Barkot Okuyucu Baskı Makinesi Fotoğraf Makinesi Kameralar Televizyonlar Müzik Setleri Diğer TOPLAM 104 11 101 Açıklama: * Yazıcı özelliğine ek olarak Tarayıcı / Fotokopi / Faks Makinası özelliklerinden en az birine daha sahip cihazlar bu kapsamda değerlendirilmiştir. 6
4. İnsan Kaynakları 4.1. İdari Personel 4.1.1. İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı I.C.1-4.2.1 Hizmet Sınıfı Kadrosu Biriminizde Olan Personel Sayısı Fiilen Çalışan Kadrolu Personel Sayısı K E Toplam K E Toplam Genel İdari Hizmetler 5 5 2 2 Teknik Hizmetler Sınıfı 3 3 3 3 Sağlık Hizmetleri Sınıfı 0 0 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı 0 0 Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 0 0 Din Hizmetleri Sınıfı 0 0 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 0 0 TOPLAM 0 8 8 0 5 5 4.1.2. İdari Personelin Ünvana Göre Dağılımı Unvan Dağılımı Mevcut Kadrolar I.C.1-4.2.1.1 Fiilen Görev Dolu Kadrolar Yapanlar Daire Başkanı 1 1 1 Tekniker 1 1 Mühendis 2 2 2 Bilgisayar İşletmeni 3 3 1 Uzman 2 Öğretim Görevlisi 1 Daimi İşçi 2 Firma Personeli 2 2 5 TOPLAM 8 9 15 7
4.1.3. İdari Personelin Eğitim Durumu I.C.1-4.2.3 İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı 1 3 1 6 4 Yüzde 6,67% 20,00% 6,67% 40,00% 26,67% 4.1.4. İdari Personelin Hizmet Süresi I.C.1-4.2.4 1 Yıldan Az 1 5 Yıl 6 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 25 Yıl 26-30 Yıl 31 Yıl ve Üzeri Kişi Sayısı 3 3 5 3 1 Yüzde 0,00% 20,00% 20,00% 33,33% 20,00% 0,00% 6,67% 0,00% 4.1.5. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı I.C.1-4.2.5 20 Yaş altı 21-30 Yaş 31-40 Yaş 41-50 Yaş 51-60 Yaş 60- Üzeri Kişi Sayısı 2 8 4 1 Yüzde 0,00% 13,33% 53,33% 26,67% 6,67% 0,00% 8
Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı 908- BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM FAALİYET RAPORU 2016 4.1.6. Diğer Pozisyonlarda Çalışan Personel Sayıları Pozisyon Kişi Sayısı Sürekli İşçi 2 4/B li Sözleşmeli 4/C li Sözleşmeli Hizmet Alımı 5 TOPLAM 7 I.C.1-4.2.6 5. Sunulan Hizmetler 4.2. İdari Hizmetler Bilgi İşlem Dairesi görev ve yetkileri kapsamında, sunucu, yazılım, destek, ağ ve bilişim danışmanlığı alanlarında paydaşlarına hizmet vermektedir 4.3.1. Yapılan İhaleler İhale Türü (Bütçe Kodu) Mal Alımı (03.2-03.7-06.1) Hizmet Alımı (03.5) Yapım İşi (03.8-06.5-06.7) Açık İhale 4734/19 Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Belli İstekliler Arasında İhale 4734/20 Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) İhale Usulleri Pazarlık Usulü 4734/21 Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Genel Toplam I.C.1-5.3.1 Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) 0,00 0,00 0,00 TL 0,00 0,00 0,00 TL 0,00 0,00 0,00 TL TOPLAM 0,00 0,00 0,00 TL 0,00 0,00 0,00 TL 0,00 0,00 0,00 TL 0,00 0,00 0,00 TL 9
4.3.2. Diğer Alım Türlerine İlişkin Veriler I.C.1-5.3.2 Alım Türü (Ekonomik Kod) Doğrudan Temin 4734/22-d Pazarlık Usulü 4734/21-f Alım Sayısı Alım Tutarı (TL) Alım Sayısı Alım Tutarı (TL) Mal Alımı (03.2-03.7-06.1) Hizmet Alımı (03.5) 4,00 6.675,51 TL Yapım İşi (03.8-06.5-06.7) TOPLAM 4,00 6.675,51 TL 0,00 0,00 TL 6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 5.1. İç Denetim Faaliyetleri DENETİM TÜRÜ I.C.1-6.2 DENETİM ALANLARI 5.2. Dış Denetim Verileri I.C.1-6.3 DENETİM TÜRÜ DENETİM ALANLARI SORGU MADDESİ SAYIŞTAY İLAMLI MADDE SAYISI Otomasyon İşleri Süreci Otomasyon İşleri İç Kontrol Tasarımı Süreci İç Tasarımı Kontrol D. Diğer Hususlar (Bu başlık altında, yukarıdaki başlıklarda yer almayan ancak birimin açıklanmasını gerekli gördüğü diğer konular özet olarak belirtilir.) 10
II. AMAÇ VE HEDEFLER A. Birimin Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaç ve Hedefler Stratejik Amaçlar, Hedefler, Projeler aşağıda başlıklar halinde verilmiştir. Stratejik Amaç 1: Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sunduğu hizmetlerinin kalitesinin artırılması ve geliştirilmesi. Hedef 1.a: Sürekli gelişen bilişim teknolojilerini takip edip ihtiyaçların tespit edilmesi. Hedef 1.b: Tespit edilen hizmetin gerçekleşmesi için ihtiyaçların belirlenmesi. Hedef 1.c : Gerekli tespitler sonucu proje ve ihtiyaçların tespiti, maliyetlendirme ve temini için Rektörlük makamına sunmak. Stratejik Amaç 2: Başkanlık personelinin mesleki yeterlilik seminer ve eğitimlerine katılımını sağlamak. Hedef 2.a: Sürekli gelişen teknolojik, mesleki, sosyal ve çevre koşulları nedeniyle zaman içerisinde hizmet açısından yetersiz duruma düşmemek amacıyla personelimizi amaca yönelik seminer ve kurslara göndermek öncelikli hedefimizdir. Stratejik Amaç 3: Bilişim teknolojisinde meydana gelen gelişmelere bağlı olarak ihtiyaç duyulacak donanım ve teçhizatın Başkanlığımız kontrolünde alımının sağlanması ve mevcut yönetilemeyen ağ sistemini yönetilebilir hale getirmek amaçlanmaktadır. Hedef 3.a: Sürekli gelişen teknolojik gelişmeler doğrultusunda alınması gerekecek donanım ve cihazların uygun teknik şartnameler ile alımının sağlanması. Hedef 3.b: Cihaz ya da donanım gerekli olduğunda doğru ve gerekli malzemenin seçimini ve teminini sağlamak. Stratejik Amaç 4: Ağ altyapısının güvenliğini ve yönetimini sağlamak amacıyla kurumun tamamında Yönetilebilir Anahtarlama Cihazları ile mevcut ağ yapımızın yönetilebilirliği ve kalitesinin artırılması amaçlanmıştır. 11
Stratejik Amaç 5: Kişisel bilgisayarların virüs ve saldırılardan korunabilmesi amacıyla Antivirus kullanılmasının yaygınlaştırılarak zorunlu hale getirtilmesi amaçlanmıştır. Stratejik Amaç 6: Bilgi İşlem Daire Başkanlığının hizmetlerinin kesintisiz sürdürülmesi ve bilgi kayıplarını en aza indirmek için Felaket Kurtarma Merkezi oluşturmak. Bu kapsamda ULAKBİM den alınan hizmetin aksamaması için gerekli altyapı yedeğinin sağlanması için gerekli girişimlerde bulunmak. Stratejik Amaç 7: Üniversitemiz ULAKBİM bağlantı hızının teknolojik gelişmeler doğrultusunda sürekli artacak şekilde güncellemek. Stratejik Amaç 8: Bilişim teknolojisinde meydana gelen gelişmelere bağlı olarak Başkanlığımızda verilen hizmeti teknolojinin gerektiği seviye ve kaliteye ulaştırarak ISO 27001 Kalite Belgesini almak. Stratejik Amaç 9: Bilişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmeleri de dikkate alarak Yönetim Bilgi Sisteminin geliştirilmesini sağlamak. B. Temel Politika ve Öncelikler Amaç ve hedeflere ulaşmaktaki temel politikamız vizyonumuzdur. Önceliğimiz, Teknik olarak güçlü (bilgili ve donanımlı) ve yeterli bir kadroya sahip olmaktır. C. Diğer Hususlar (Bu başlık altında, yukarıdaki başlıklarda yer almayan ancak birimin açıklanmasını gerekli gördüğü diğer konular özet olarak belirtilecek.) 12
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler Kullanılan kaynaklara, Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, Varlık ve yükümlülükler ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgilere, Temel mali tablolara ve bu tablolara ilişkin açıklamalara yer verilir. 1. Bütçe Uygulama Sonuçları III.A.1-1 Tertip Başlangıç Ödeneği KBÖ Eklenen Düşülen Yıl Sonu Toplam Ödeneği Yıl Sonu Harcaması Yılsonu Kalan Toplam Ödeneğin Harcama Yüzdesi 38.22.09.08-01.3.9.00-2-01.1 439.000,00 12.500,00 451.500,00 451.497,96 2,04 100% 38.22.09.08-01.3.9.00-2-02.1 86.000,00 2.300,00 88.300,00 88.210,95 89,05 100% 38.22.09.08-01.3.9.00-2-03.2 1.800,00 0,00 1.800,00 672,60 1.127,40 37% 38.22.09.08-01.3.9.00-2-03.3 5.300,00 0,00 5.300,00 3.255,13 2.044,87 61% 38.22.09.08-01.3.9.00-2-03.5 35.400,00 56.700,00 92.100,00 92.044,58 55,42 100% 38.22.09.08-01.3.9.00-2-03.7 13.800,00 0,00 677,09 13.122,91 13.122,91 0,00 100% 38.22.09.08-09.4.1.00-2-06.3 95.500,00 43.000,00 138.500,00 92.038,78 46.461,22 66% 38.22.09.08-09.4.1.07-2-01.1 0,00 13.052,70 13.052,70 13.052,70 0,00 100% 0,00 0,00 #SAYI/0! TOPLAM 676.800,00 127.552,70 677,09 803.675,61 753.895,61 49.780,00 94% 13
2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar (Bu bölümde; kullanılan kaynaklar (personel giderleri, mal ve hizmet alımları, varsa cari transferler ve sermaye giderleri) toplam olarak gösterilerek, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine yer verilir.) 2.1. Mal ve Hizmet Alımına İlişkin Veriler 2.1.1. Yurtiçi Yolluk Giderlerine İlişkin Veriler Sıra No Açıklama 2016 Yılı III.A.2-1.1.1 1 Yurtiçi Geçici Görevlendirme Sayısı 8 2 Yurtiçi Geçici Görev Süresi (Gün) 29 14
3 Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu Alan Personel Sayısı 1 2.1.2. Yurtdışı Yolluk Giderlerine İlişkin Veriler III.A.2-1.1.2 Sıra No Açıklama 2016 Yılı 1 Yurtdışı Geçici Görevlendirme Sayısı 2 Yurtdışı Geçici Görev Süresi (Gün) 2.1.3. Haberleşme Giderlerine İlişkin Veriler III.A.2-1.2.1 HABERLEŞME GİDERLERİNE İLİŞKİN BİLGİLER Abone Olunan Hat Sayısı 2 15
Telefon Abonelik ve Kullanım Gideri 723,50 TL 2016 Yılı Toplam Haberleşme Gideri 723,50 TL 3. Mali Denetim Sonuçları (Raporun 1.C.6 Bölümde yer alan İç ve/veya Dış Denetim (yapıldı ise) raporlarında yer alan tespit ve değerlendirmeler ile bunlara karşı alınan veya alınacak önlemler ve yapılacak işlemlere bu başlık altında yer verilir. ) 4. Diğer Hususlar verilir.) (Bu başlık altında, yukarıdaki başlıklarda yer almayan ancak birimin mali durumu hakkında gerekli görülen diğer konulara yer B. Performans Bilgileri Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 18 (c)-2 maddesi gereğince performans bilgileri başlığı altında, Birimin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, Performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, Diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir. 16
1. Faaliyet ve Proje Bilgileri (Bu başlık altında faaliyet raporunun ilişkin olduğu yıl içinde yürütülen faaliyet ve projeler ile bunların sonuçlarına ilişkin detaylı açıklamalara yer verilecektir.) 1.1. Faaliyet Bilgileri 1.2. Kültür, Sanat ve Spor Hizmetleri Birim Adı: 2016 Yılı İçerisinde Düzenlenen Etkinlikler III.B.1-1.18 Sıra No Etkinlik Türü Sayısı 1 Eğitim 2 Festival-Gösteri-Şölen 3 Gezi 4 Konferans 5 Konser 6 Panel 7 Seminer 8 Sergi 9 Söyleşi 10 Turnuva 11 Yarışma 12 Spor 13 Bilgilendirme Seminerleri 14 Kurs 15 Diğer TOPLAM 0 17
2. Performans Sonuçları Tablosu (Biriminizin 2016 Yılı Performans Programında sorumlu tutulduğunuz Performans Gösterge Gerçekleşmeleri bu kısımda yer alacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının; Performans Programı İzleme ve Değerlendirme Sistemine giriş yapmış olduğunuz Performans Göstergeleri gerçekleşme verileri burada da yer alacaktır.) 3. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi (Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi başlığı altında, birimin stratejik plan ve performans programı uyarınca sorumlu tutulduğu, performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir.) 4. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi (Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi başlığı altında, Üniversitemiz harcama birimleri tarafından kullanılan Performans İzleme ve Değerlendirme Sistemi ne ilişkin değerlendirmelere yer verilir.) 5. Diğer Hususlar 18
IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler Yazılım Yönetim, Ağ/Sistem Yönetim birimlerimizin olması Kurum içi ve dışı diğer birimlerle iyi ilişkiler Genel politika olarak mümkün olduğunca sunucularımızda açık kaynak kullanım ve yönetimine geçilerek sistem birimi yazılımlarına harcanan maddi yük en alt düzeye indirilmeye çalışılmaktadır. Akıllı ağ cihazlarına (yönetilebilir omurga ve kenar anahtarlarına) yapılan yatırımlar sayesinde, sistemlerin yüksek kapasite ile çalışmaları ve sistemin güvenliği artırılmıştır. Bilgi İşlem personelin özverili olması B. Zayıflıklar Fiziksel Koşullardaki Yetersizlikler Çok sayıda ve birbirinden uzak ve dağınık yapıda kampüsümüzün bulunması İnsan Kaynakları Açısından Yetersizlikler Teknik ve kalifiye personel sayısının yetersizliği, Birimimizin sistem, mail ve web sunucuları ile yazılımlarının 365 gün/24 saat hizmet prensibi ile çalıştırılması zorunluluğuna karşın yeter sayıda personelin olmaması Her Fakülte ve birimde yerel bilgi işlem sorunlarını çözebilecek teknik personelin olmaması Yetişmiş teknik personelin ayrılması durumunda yerine benzer bir personel temininin zorluğu Kamuda memur kadrosundaki teknik personelin maaşlarının yetersizliği Uygulamadaki Güçlükler Dokümantasyon, raporlama ve envanter alışkanlığının yeterince yerleşmemiş olması Üniversitemiz birbirinden uzak ve dağınık kampüslerden oluştuğundan dış kampüslere anında teknik destek verilememekte, bu da hizmet aksamalarına sebep olmaktadır. 19
C. Değerlendirme Personel alt yapımızı, güçlü ağ ve sistem alt yapımızdaki çalışma tecrübelerini artırıcı eğitim vb yöntemlerle destekleyerek zayıf yönlerimizin önüne geçmeye çalışılmaktadır. Birim hafızasının oluşması için iş emir ve takip sistemlerle doküman oluşturulmaya çalışılmaktadır. V. ÖNERİ VE TEDBİRLER Bilişim sistemlerindeki uygulamaların risk analizlerini çıkararak tedbirlerin alınmasını sağlamak. HAZIRLAYAN Adı ve Soyadı Unvanı : Mustafa ÇETİN : Daire Başkanı Telefonu : 7250 İmza : 20
VI. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Benden önceki harcama yetkilisinden almış olduğum bilgiler ile harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır.1 Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.2 (OMÜ-BİDB 12.01.2017) Harcama Yetkilisi Mustafa ÇETİN Daire Başkanı Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkilerinden almış olduğum bilgiler ibaresi eklenir. 1 Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. 2 21
VII. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI EK TABLOSU Harcama Yetkilisi Göreve Başlama Tarihi (Gün/Ay/Yıl) Görevden Ayrılma Tarihi (Gün/Ay/Yıl) İsmail CAN 01.10.2014 29.08.2016 Mustafa ÇETİN 29.08.2016 - İmza ( Yılı içinde harcama yetkilisi değişen birimlerde (Yeni Atama, İzin süresinde Vekalet); İç Kontrol Güvence Beyanı ile faaliyet yılı içinde asil ve vekil olarak görev yapan ilgili yöneticilerin adı ve soyadı, göreve başlama ve görevden ayrılma tarihleri gün, ay ve yıl olarak gösterilmek suretiyle ilgililerce imzalanarak, birim faaliyet raporlarına eklenecektir.) Birim Faaliyet Raporu tamamlandıktan sonra Rapor; Hem Fiziksel ortamda Hem de EBYS üzerinden Rektörlük Makamına sunulacaktır. 1. Nihai Rapor, fiziksel ortamda Rektörlük Makamına sunulurken; Ebys de Oluşturulan Üst Yazı ekinde, İç Kontrol Güvence Beyanı ve Ek Tablosu Islak İmzalı olarak sunulacaktır. 2.Rapor Ebys Üzerinden Rektörlük Makamına Sunulurken; Nihai Rapor ile birlikte Islak İmzalı Olan İç Kontrol Güvence Beyanı ve Ek Tablosu Taratılarak Raporun Sonuna eklenerek sunulacaktır. 22