* 21 Eylül 2016 tarihli ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği çerçevesinde hazırlanmıştır. Farklı yorumlamalar veya mevzuat değişikliği durumlarında güncel yönetmelikler/mevzuatlar geçerlidir. ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ ODTÜ Mayıs 2018
SUNUM ÖZETİ İYİLEŞTİRİLECEK ALAN MEVCUT SORUNLARIMIZ ANABİLİM DALLARI, PROGRAMLAR VE MEVCUT ÖĞRENCİ BİLGİLERİ İLGİLİ MEVZUATLAR ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU DEĞERLENDİRME SÜRECİ ANABİLİM DALLARINDAN GELEN TALEPLER VE EKLERİ İYİLEŞTİRME SONUCU
İYİLEŞTİRİLECEK ALAN Lisansüstü öğrencilerin tüm iş/işlemlerinde güncel mevzuatların takip edilmemesi ve bu nedenle ortaya çıkan sorunlar.
MEVCUT SORUNLARIMIZ Enstitüye gönderilen tüm evraklar veya formlarda; öğrencilerin kayıt durumları, imza eksikliği, danışman görüşü, yazışma veya formların ekindeki eksik belgelerin vs. kontrol edilmemesi, Yönetmelik hükümlerine bakılmaksızın uygun olmayan taleplerin gönderilmesi (Örneğin izin isteme gerekçeleri yönetmelikte süreleriyle birlikte tanımlı olmasına rağmen başka gerekçelerle talepte bulunulması gibi), Öğrencilerin neredeyse tamamının her türlü bilgi/belge için Enstitüye yönlendirilmesi ve yoğun telefon trafiği, Mevcut iş yükü ile birlikte kayıt zamanında ortaya çıkan aşırı yoğunluğa cevap verecek sayıda Enstitümüz Öğrenci İşleri personelinin bulunmaması,
MEVCUT SORUNLARIMIZ Öğrencilerin Yönetmelikte tanımlı ve süreli olan işlemlerinde (Doktora Yeterlik Sınavı Jüri Ataması, Doktora Yeterlik Komitesi Üye Ataması, Tez Jüri Ataması, Tez İzleme Komitesi Ataması, Doktora Tez Önerisi Savunması yapılması v.s) gecikme yaşanması ve ne zaman yapılması gerektiği, nasıl düzenlenmesi gerektiğinin Enstitümüze sorulması, Çoğu Anabilim Dallarının arşivleme sisteminin bulunmaması nedeniyle yapılan yazışma veya form kopyalarının Enstitümüzden istenmesi, Enstitümüz tarafından verilen sözlü bilgilerde yanlış anlaşılmalar olmakta ve iddialarda bulunulmaktadır. Tüm Anabilim Dalı Başkanları, Öğrenciler, Sekreterlik personeli, Akademik/Tez danışmanları, Enstitü personeli, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı personeli gibi öğrenci işleri sürecine katılan herkesin mutlaka yönetmelik hükümlerini okuması ve sorumluluğun paylaşılması gerekmektedir.
SBE LİSANSÜSTÜ PROGRAM BİLGİLERİ 27 Anabilim Dalı Başkanlığı 52 Yüksek Lisans Programı (29 Tezli, 23 Tezsiz ) 21 Doktora Programı Toplam 73 Lisansüstü Program
MEVCUT ÖĞRENCİ SAYILARI 3000 2500 2469 2428 2549 2497 2604 2444 2000 1500 1476 1320 1455 1454 1550 1416 1000 993 1108 1094 1043 1054 1028 500 0 2015-1 2015-2 2016-1 2016-2 2017-1 2017-2 Yüksek Lisans Doktora Toplam
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 2017 YILINA AİT KAYITLI EVRAKLARIN BİRİMLER BAZINDA DAĞILIMI VE ANABİLİM DALLARINA İADESİ YAPILAN EVRAK SAYISI 4500 4370 4000 3500 3000 2843 2500 2000 1500 1000 500 914 327 286 600 0 Kayıtlı Evrak Sayısı Öğrenci İşleri (3 kişi) Sekreterlik (3 kişi) ÖYP Ofisi (1 kişi) Tez Ofisi (2 kişi)** İadesi Yapılan Evrak Sayısı * * Eksik belge/eksik bilgi/düzeltme/imza eksikliği/önemli tarih hataları/mevzuatlara aykırılık vb. gerekçelerle Anabilim Dallarına iadesi yapılan evraklardır. 2017 yılında Anabilim Dallarına iadesi yapılan evrakların 553 ü Öğrenci İşleri Birimimiz tarafından iade edilmiştir. ** Tez Ofisinde görev yapan 2 personel Araştırma Görevlisi kadrosundadır.
İLGİLİ MEVZUATLAR YÖK Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği Değişim Programları Yönergesi İkinci Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programları Yönergesi Öğrenci Sağlık İşleri ve Sağlık Raporları Yönergesi SBE Uygulama Esasları
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 8-Lisansüstü Program İlgili Fıkralar 1) Lisansüstü eğitim, tezli ve tezsiz yüksek lisans, doktora ve lisans sonrası doktora programlarını kapsar. 2) Tezsiz yüksek lisans programı ikinci öğretimde de yürütülebilir. 3) Bir lisansüstü program; ABD tarafından hazırlanır, Enstitü Kurulu nun önerisi, Senatonun kararı ve Yükseköğretim Kurulu nun onayı ile açılır. 4) Bir lisansüstü programın müfredatı; ders, laboratuvar, uygulama, atölye, stüdyo, staj, seminer, proje, tez ve benzeri çalışmalardan ve bu çalışmaların yarıyıllara göre dağılımından oluşur. 5) Bir lisansüstü programın adına ilişkin değişiklik; ABD tarafından hazırlanır, Enstitü Kurulu nun önerisi, Senatonun kararı ve Yükseköğretim Kurulu nun onayı ile yapılır. 6) Bir lisansüstü programın müfredatındaki değişiklikler ve programa kayıtlı öğrencilerin bu değişikliklere intibak ilkeleri; ABD tarafından hazırlanır, Enstitü Kurulu tarafından karara bağlanır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 14 Lisansüstü programlar arası geçiş 1) Üniversitenin aynı EABD deki lisansüstü programları arasında geçişler, ilgili enstitü yönetim kurulu tarafından belirlenen ilkeler çerçevesinde yapılır. 2) Üniversitenin farklı EABD deki lisansüstü programlardan veya bir başka yükseköğretim kurumunun lisansüstü programından yatay geçiş yapılamaz. 3) İkinci öğretim tezsiz yüksek lisans programlarından birinci öğretim yüksek lisans programlarına geçiş yapılamaz. Madde 14/1. Fıkrasında verilen yetkiye dayanarak Enstitü Yönetim Kurulu; Aynı EABD deki Tezsiz/Tezli programlar arasında geçiş taleplerini değerlendirir. Tezsiz Yüksek Lisans Programından Tezli Yüksek Lisans Programına geçiş talep eden öğrenciler için, genel not ortalamasının en az 3.00 olması şartı aranır (SBE Uygulama Esasları Madde 12-a). Aynı EABD deki Tezli/Bütünleşik programlar arasında geçiş taleplerini değerlendirir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 15-Bilimsel Hazırlık Programı Bilimsel Hazırlık nedir? 1)Bilimsel hazırlık öğrencilerine, akademik eksikliklerini gidermek ve başvurdukları programa uyumlarını sağlamak amacıyla uygulanan bir programdır. 3) Bilimsel hazırlık programına kabul edilen öğrencilere, ilgili EABD iki yarıyıllık bilimsel hazırlık programı önerilebilir. Bu önerinin öğrencinin kabulü sırasında yapılması ve Bilimsel Hazırlık Formunda öğrencinin alacağı tüm bilimsel hazırlık derslerinin belirtilmesi zorunludur. Bilimsel hazırlık süresi içerisinde Bilimsel hazırlık formundaki bilimsel hazırlık derslerinde değişiklik yapılamaz.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 15-Bilimsel Hazırlık Programı 4) Bilimsel hazırlık programında geçirilecek süre en çok iki yarıyıldır. Yaz okulu bu süreye dâhil değildir. Bilimsel hazırlık programında geçirilen süre, ilgili programın program süresine ve azami eğitimöğretim süresine dâhil değildir. 5) Bilimsel hazırlık programının dersleri toplamda on sekiz krediyi geçemez. 6) Bilimsel hazırlık derslerine ilişkin esaslar aşağıda belirtilmiştir: a) Yüksek lisans bilimsel hazırlık programı lisans ve/veya lisansüstü derslerden oluşur ve ilgili yüksek lisans programının ders yüküne sayılmaz. b) Doktora bilimsel hazırlık programı lisans ve/veya lisansüstü derslerden oluşur ve ilgili doktora programının ders yüküne sayılmaz. c) Bilimsel hazırlık programında, bilimsel hazırlık derslerinin yanı sıra ilgili EABD nin önerisi ve ilgili yönetim kurulu kararı ile NI statüsünde lisansüstü dersler alınabilir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 15-Bilimsel Hazırlık Programı 7) Bilimsel hazırlık öğrencilerinin lisansüstü bilimsel hazırlık programında başarılı sayılabilmeleri ve lisansüstü programa başlayabilmeleri için bilimsel hazırlık programının lisans derslerinden en az CC notu, lisansüstü derslerinden en az CB notu almaları ve programı 2,50 genel not ortalaması ile tamamlamaları gerekir. 8) Yarıyıl izinleri dışında bilimsel hazırlık süresi uzatılamaz ve süre sonunda başarısız olan öğrencinin programla ilişiği kesilir.
BİLİMSEL HAZIRLIK PROGRAMI KAYIT FORMU ÖRNEK MODEL Bilimsel Hazırlık Programı Zorunlu Dersleri I. Dönem II. Dönem Kodu Adı Kredisi Yıl/Dönem Kodu Adı Kredisi Yıl/Dönem XXX A/B/C 3/3/3 2018-1 XXX F 3 2018-2 XXX D 3 2018-1 XXX G/H/I 4/4/4 2018-2 XXX E 4 2018-1 NI (Not Included) Statüsünde Alınacak Yüksek Lisans / Doktora Dersleri I. Dönem II. Dönem Kodu Adı Yıl/Dönem Kodu Adı Yıl/Dönem SBE Uygulama Esasları Madde 5-a Öğrencinin alması gereken dersler belirlenirken eşdeğer nitelikteki dersler arasında tereddüt yaşanması durumunda veya dersin ilgili dönemde açılmama ihtimali gözetilerek, Bilimsel Hazırlık Programı Kayıt Formlarında öğrencinin alacağı dersler belirtilirken aynı satıra birbirinin muadili olabilecek ve eşit krediye sahip en fazla üç ders yazılabilir. Bu durumda öğrencinin Bilimsel Hazırlık Programı Kayıt Formu nda aynı satırda belirtilen en fazla üç dersten birini alması zorunludur.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 47 Akademik Danışman 1) EABDB ler, lisansüstü programa kaydolan her öğrenciye ilk yarıyılından itibaren üniversite öğretim üyeleri veya görevlileri arasından bir akademik danışman atar. Tez danışmanı atandıktan sonra, tez danışmanı aynı zamanda akademik danışman görevini üstlenir. 2) Akademik danışmanın işlevleri aşağıda belirtilmiştir: a) Öğrenciyi her yarıyılda alacağı derslerin seçiminde bilgilendirir ve yönlendirir. b) Kayıt olunacak dersleri öğrencinin akademik başarı durumuna göre birlikte değerlendirdikten sonra yarıyıl kayıt onayı verir. c) Öğrenciyi Üniversite yaşamına uyum, mesleki gelişim ve kariyer konularında bilgilendirir ve yönlendirir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Lisansüstü Programların Azami Süreleri Tezli Yüksek Lisans: 6 dönem + 3 ay uzatma * İlk 4 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. * Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CC», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. * Başarısız olunan derslerin ilk dört dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir. Doktora: 12 dönem + 6 ay uzatma * İlk 4 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. * Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CB», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. * Başarısız olunan derslerin ilk dört dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir. * En geç 5. dönem DYS ilk hakkına, başarısız olursa takip eden dönem DYS ikinci hakkına girer. * DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren 1 ay içerisinde TİK ataması yapılır. * DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren en geç 6 ay içerisinde Tez Önerisi Savunması yapar. * Daha sonra Ocak-Haziran arası 1, Temmuz-Aralık arası 1 olmak üzere yılda en az 2 kez TİK toplantısı yapılır. Tezsiz Yüksek Lisans: 3 dönem * 3 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. * Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CC», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. * Başarısız olunan derslerin üç dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir. Lisans Sonrası Doktora: 14 dönem + 6 ay uzatma * İlk 6 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. * Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CB», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. * Başarısız olunan derslerin ilk altı dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir. * En geç 7. dönem DYS ilk hakkına, başarısız olursa takip eden dönem DYS ikinci hakkına girer. * DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren 1 ay içerisinde TİK ataması yapılır. * DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren en geç 6 ay içerisinde Tez Önerisi Savunması yapar. * Daha sonra Ocak-Haziran arası 1, Temmuz-Aralık arası 1 olmak üzere yılda en az 2 kez TİK toplantısı yapılır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Lisansüstü Programların Azami Süreleri Tezli Yüksek Lisans: 6 dönem + 3 ay uzatma İlk 4 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CC», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. Başarısız olunan derslerin ilk dört dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Lisansüstü Programların Azami Süreleri Tezsiz Yüksek Lisans: 3 dönem 3 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CC», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. Başarısız olunan derslerin üç dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Lisansüstü Programların Azami Süreleri Doktora: 12 dönem + 6 ay uzatma İlk 4 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CB», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. Başarısız olunan derslerin ilk dört dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir. En geç 5. dönem DYS ilk hakkına, başarısız olursa takip eden dönem DYS ikinci hakkına girer. DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren 1 ay içerisinde TİK ataması yapılır. DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren en geç 6 ay içerisinde Tez Önerisi Savunması yapar. Daha sonra Ocak-Haziran arası 1, Temmuz-Aralık arası 1 olmak üzere yılda en az 2 kez TİK toplantısı yapılır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Lisansüstü Programların Azami Süreleri Lisans Sonrası Doktora: 14 dönem + 6 ay uzatma İlk 6 dönemde zorunlu/seçmeli, kredili/kredisiz tüm dersler başarı ile tamamlanmalı ve genel not ortalamasının 3.00 olması gerekir. Kredili bir dersten başarılı olmak için en az «CB», kredisiz bir dersten ise «S» notu alınmış olması gerekir. Başarısız olunan derslerin ilk altı dönem içerisinde tekrarlanması/replacement işlemi yapılması gerekir. En geç 7. dönem DYS ilk hakkına, başarısız olursa takip eden dönem DYS ikinci hakkına girer. DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren 1 ay içerisinde TİK ataması yapılır. DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren en geç 6 ay içerisinde Tez Önerisi Savunması yapar. Daha sonra Ocak-Haziran arası 1, Temmuz-Aralık arası 1 olmak üzere yılda en az 2 kez TİK toplantısı yapılır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Tez Danışman Ataması ve Tez Derslerine Kayıt Tez Danışmanı Üniversitenin öğretim üyeleri (Dr. Öğr. Üyesi/Doç. Dr./Prof. Dr.) arasından seçilir. Doktora tezi yönetebilmek için en az bir yüksek lisans tezinin yönetilmiş ve başarıyla tamamlanmış olması gerekir. Tezli Yüksek Lisans Öğrencileri: En geç 1. yarıyılın sonuna kadar 71 No lu programdan tez danışman ataması yapmak zorundadır. Öğrenci tez danışman atamasını izleyen dönem başından itibaren her yarıyıl tez derslerine (Master s Thesis ve Special Studies) kayıt yaptırmak zorundadır. Doktora Öğrencileri: En geç 2. yarıyılın sonuna kadar 71 No lu programdan tez danışman ataması yapmak zorundadır. Öğrenci tez danışman atamasını izleyen dönem başından itibaren her yarıyıl tez derslerine (Ph.D. Dissertation ve Special Topics) kayıt yaptırmak zorundadır. (21 Eylül 2016/ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği)
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ DİKKAT! Dönem kayıtları sırasında tez danışman derslerinin eklenmesi zorunlu olduğundan, tez danışmanı atama ve değiştirme işlemleri kayıt sürecinden önce yapılmalıdır. Kayıt süreci bittikten sonra, dönem ortası veya dönemin bitimine yakın tez danışmanı değişikliği yapılmaz. (8 Şubat 2018/SBE-Uygulama Esasları Madde 7-a)
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Enstitü Yönetim Kurulu onayı ile başka üniversitelerden protokol çerçevesinde alınabilecek ders sayısı: Tezli/Tezsiz Yüksek Lisans Programı öğrencileri en fazla 2 ders, Doktora Programı öğrencileri en fazla 2 ders, Lisans Sonrası Doktora Programı öğrencileri en fazla 4 ders alabilirler. (21 Eylül 2016/ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği)
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ 3XX ve 4XX kodlu lisans derslerinden en çok; Tezli Yüksek Lisans Programı öğrencileri 2 ders, Tezsiz Yüksek Lisans Programı öğrencileri 3 ders alabilirler. Bu dersler ders yükü ve kredilerine sayılır. Doktora ve Lisans Sonrası Doktora Programı öğrencileri ders yüküne ve kredisine sayılmak üzere lisans dersleri alamazlar. (21 Eylül 2016/ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği)
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 17 Dersler ve Kredi Değerleri İlgili Fıkralar 1) Lisansüstü programlardaki dersler zorunlu ve seçmeli olmak üzere iki gruba ayrılır. Zorunlu dersler müfredatta tanımlanmış ve alınması gereken derslerdir. Seçmeli dersler ise sayısı, türü ve ders grupları müfredatta tanımlanan ve seçimi öğrenciler tarafından yapılan derslerdir. 2) Derslerin adı, kodu, içeriği, kredi değeri, kategorisi, ön koşulları, eş koşulları, ara sınav ve yarıyıl sonu sınavları ve benzeri özellikleri ile bu özelliklerde yapılacak değişiklikler ilgili EABD nin önerisi üzerine ilgili Enstitü Kurulu tarafından kararlaştırılır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 17 Dersler ve Kredi Değerleri İlgili Fıkralar 6) Bir dersin kredi değeri, o dersin haftalık teorik ders saatlerinin tamamı ile laboratuvar, uygulama, atölye, stüdyo, staj ve benzeri çalışmaların haftalık saatlerinin yarısının toplamından oluşur. 8) Bilimsel araştırma teknikleri ile araştırma ve yayın etiği konularını içeren en az bir dersin lisansüstü eğitimi sırasında alınması zorunludur.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 18 Lisansüstü Programlarda Ders Sayımı İlgili Fıkralar 3) Ders sayımı ile muafiyet verilen dersler ilgili lisansüstü programının ders yükünün %50 sini geçemez. 5) Ders sayımı işlemlerine ilişkin esaslar ve ilkeler ilgili Enstitü Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 18/5. Fıkrasında verilen yetkiye dayanarak Enstitü Yönetim Kurulu; aşağıda belirtilen statüde alınan dersler, öğrencinin kayıtlı olduğu programına saydırılabilir(bakınız SBE Uygulama Esasları): Lisans/Yüksek Lisans eğitimi sırasında Not Included statüsünde alınan dersler, Bilimsel Hazırlık Programında Not Included statüsünde alınan dersler, Daha önce ODTÜ de bir yüksek lisans/doktora programını tamamlamadan ilişiğini kestirenlerin eski programından aldığı dersler, Yurt içi (ODTÜ hariç) veya yurt dışında bir yüksek lisans/doktora programını tamamlamadan ilişiğini kestirenlerin eski programından aldığı dersler, Özel öğrenci statüsünde alınan dersler (Programa kayıtlı iken özel öğrenci statüsünde alınacak dersler için yurt içi/yurt dışı yükseköğretim kurumlarından ; ders alınmadan önce Enstitü Yönetim Kurulu nun onayı ile alınması şartı aranır).
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 18/5. Fıkrasında verilen yetkiye dayanarak (Bakınız SBE Uygulama Esasları); Saydırılan dersler programın ders yükünün yarısının bir eksiği olan ders sayısına denk geldiği koşulda, öğrencinin eğitim süresinden bir dönem eksiltilir. ODTÜ den alınan ders/derslerin sayımı işlemi, ODTÜ Lisansüstü Eğitim- Öğretim Yönetmeliği nin 18. Maddesinin 3. Fıkrasında belirtilen %50 sınırına dâhil değildir. Bilimsel Hazırlık Programına kayıtlı iken, ders saydırma işlemi yapılmaz. Üniversitelerarası Protokol kapsamında alınan ve sayımı yapılan dersler için dönem eksiltmesi işlemi yapılmaz. Derece alınan bir programdan, kayıtlı olunan programa hiçbir şekilde ders sayımı yapılmaz. İkinci Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programlarında ders saydırma işlemleri, İkinci Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programları Yönergesinde belirtildiği şekilde uygulanır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 19-Program Dışı Dersler 1) Program dışı dersler, öğrencinin kayıtlı olduğu lisansüstü programında yer almayan ancak öğrenci tarafından fazladan alınan kredili derslerdir. Program dışı derslere ilişkin esaslar aşağıda belirtilmiştir: a) Bu dersler NI statüsünde alınır. b) NI statüsünde alınan derslerin statüsü, ilgili yarıyıla ait kayıt süreci bittikten sonra değiştirilmez. c) NI statüsünde alınan dersler, alındığı yarıyılda öğrencinin kayıtlı olduğu program ya da programlara saydırılmaz. ç) Bilimsel hazırlık programında NI statüsünde alınması gereken dersler hariç olmak üzere NI statüsünde alınmayan derslerin statüsü, ilgili yarıyıla ait kayıt süreci bittikten sonra NI olarak değiştirilmez. d) NI statüsünde alınan ders ancak aynı statüde tekrarlanabilir. e) NI statüsünde alınan dersler, not ortalaması hesaplamalarında kullanılmaz. f) NI statüsünde alınan dersler, alınan harf notu ile birlikte not belgesinde gösterilir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 20-Yarıyıl Kayıtları 1) Öğrenciler her yarıyıl, akademik takvimde ilan edilen etkileşimli kayıt tarihlerinde kayıtlarını yenilemekle yükümlüdür. Ancak, lisansüstü programına ilk kez kayıt yaptıran öğrenciler akademik takvimde belirtilen ders ekleme bırakma haftasında da kayıt yaptırabilir. Belirtilen tarihlerde kayıt yaptırmayan öğrenciler kayıtsız duruma düşer ve kayıtlı öğrencilerin yararlandığı haklardan yararlanamaz. 2) Yarıyıl kayıt işlemleri aşağıdaki aşamalardan oluşur: a) Öğrencinin varsa katkı payı veya öğrenim ücretini ödemesi ve geçmiş yarıyıllara ait diğer mali yükümlülüklerini yerine getirmesi. b) Öğrencinin yarıyıl kaydını yapması. c) Öğrencinin akademik danışmanı ile görüşerek danışmanından etkileşimli yarıyıl kayıt onayını alması.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 20-Yarıyıl Kayıtları 3) Yarıyıl kaydını etkileşimli kayıt tarihlerinde tamamlamış olan öğrenciler akademik takvimde belirtilen ders ekleme bırakma tarihlerinde ders ekleme, bırakma ve grup değişikliği yapabilir. Yapılan değişikliklerin geçerli olması için yeniden danışman onayı alınması zorunludur. 4) Lisansüstü programın herhangi bir aşamasında ek süre alan öğrenciler, ek sürelerde kayıtlarını yenilemek zorundadır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 20-Yarıyıl Kayıtları 5) Program süresi veya azami süresi içinde kayıtsız duruma düşen öğrencilerden yarıyıl kaydını yaptırmak isteyenler, gerekçelerini belirterek ve belgeleyerek ilgili EABDB ye en geç o yarıyılın ders ekleme bırakma süresi bitimine kadar başvurur. Mazereti ilgili Yönetim Kurulunca uygun görülen ve gerekli kayıt koşullarını sağlamış olan öğrencinin yarıyıl kaydı ÖİDB tarafından yenilenir. 6) Kayıtsız duruma düşen öğrenciler daha sonraki yarıyıllarda akademik takvimde ilan edilen etkileşimli kayıt tarihlerinde kayıt yaptırabilir. Ancak, bu öğrencilerin en geç etkileşimli kayıtların sonuna kadar bir dilekçe ile ÖİDB ye başvurmaları gerekir. 7) Kayıtsız geçirilen yarıyıllar program süresi ve azami eğitim öğretim süresine dâhildir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 21-Dersten Çekilme 1) Lisansüstü öğrenciler dersten çekilme işlemi yapamaz. Madde 24-Notların Verilmesi, Açıklanması ve Maddi Hata Düzeltmeleri 1) Yarıyıl sonu ders notları ilgili öğretim elemanları tarafından akademik takvimde belirtilen tarihlerde verilir. 2) Notlar, akademik takvimde belirtilen tarihte öğrencilerin erişimine açılan ilgili internet adresinde açıklanır. 3) Notlarla ilgili herhangi bir maddi hata düzeltmesi, dersi veren öğretim elemanının başvurusu ile yarıyıl veya yaz okulu sonu notlarının son veriliş tarihinden itibaren bir hafta içinde EABD nin onayı ile yapılır. Bu süreyi aşan durumlarda maddi hata düzeltme işlemlerinin dersin verildiği EABD nin önerisi ve EABD nin bağlı bulunduğu Enstitü Yönetim Kurulu kararı ile yapılması gerekir. Maddi hata düzeltme işlemleri ile ilgili tarihler akademik takvimde belirtilir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 25-Derste Başarı ve Ders Tekrarı 1) Derste başarı ve ders tekrarı ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmiştir: a) Yüksek lisans programlarında kredili bir derste başarılı olmak için en az CC, doktora programlarında ise en az CB notu alınmış olması gerekir. b) Lisansüstü programlarda kredisiz bir derste başarılı olmak için S notu alınmış olması gerekir. c) Başarısız olunan derslerin tekrarlanması gerekir. ç) Bir dersten başarısız notu alan veya bir dersi müfredatta belirtilen yarıyılda almayan/ alamayan öğrenciler, bu dersi açıldığı ilk yarıyılda almak zorundadır. Tekrarlanacak seçmeli derslerin yerine müfredat çerçevesinde akademik danışman tarafından uygun bulunan dersler alınabilir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 25-Derste Başarı ve Ders Tekrarı d) Öğrenciler, genel not ortalamalarını yükseltmek amacıyla başarılı oldukları dersleri dersi veren öğretim elemanının onayı ile tekrarlayabilir. Tekrarlanan derste önceki not ne olursa olsun, alınan son not geçerlidir. Başarısız olunan veya notu yükseltilmek için alınan derslerin, bir başka dersin yerine saydırılması (replacement) işlemi öğrenciler tarafından, kayıtlar sırasında bilgisayar ortamında yapılmalıdır. Eğer söz konusu işlem kayıtlar sırasında bilgisayar ortamında yapılmamışsa, öğrenci ilgili Anabilim Dalı Başkanlığı na dilekçe ile en geç ilgili yarıyılın ders ekleme bırakma süresi bitimine kadar başvurur ve söz konusu işlem Enstitü Yönetim Kurulu kararı ile yapılır. Bu süre sonunda gelen talepler gerekçesine göre değerlendirilir. Ancak, notu belli olan hiçbir ders başka bir dersin yerine (replacement) saydırılamaz. (8 Şubat 2018/SBE Uygulama Esasları Madde 4-b)
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 42 Doktora Yeterlik Sınavı 2) DYS ye girebilmek için öğrencinin derslerini ve seminer dersini başarıyla tamamlaması ve genel not ortalamasının ez az 3,00 olması gerekir. 3) Bir öğrenci en fazla iki kez yeterlik sınavına girebilir. 4) DYS, Mayıs ve Kasım aylarında olmak üzere yılda iki kez yapılır. DYS ye girmek için başvuran öğrencilerin adları sınavdan bir ay önce EABDB tarafından ilgili enstitüye bildirilir. 5) Doktora programı öğrencileri en geç beşinci yarıyılın, lisans sonrası doktora programı öğrencileri ise en geç yedinci yarıyılın sonuna kadar yeterlik sınavına girmek zorundadır. 6) DYS, EABDB tarafından önerilen ve ilgili enstitü yönetim kurulu tarafından onaylanan ve üç yıl süreyle atanan beş kişilik doktora yeterlik komitesi tarafından düzenlenir ve yürütülür. Komite, farklı alanlardaki sınavları hazırlamak, uygulamak ve değerlendirmek amacıyla sınav jürileri kurar. Sınav jürisi en az ikisi kendi yükseköğretim kurumu dışından olmak üzere, danışman dâhil beş öğretim üyesinden oluşur.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 42 Doktora Yeterlik Sınavı 7) DYS, öğrencinin ilgili bilim dalındaki yeteneğini ve araştırmaya olan eğilimini belirleyecek yazılı ve sözlü sınavlardan oluşur. 8) Yazılı sınavda başarılı olan öğrenci sözlü sınava alınır. 9) DYS jürisi, DYS yi başaran bir öğrencinin, ders yükünü tamamlamış olsa bile en fazla iki ders almasını isteyebilir. Öğrenci, belirlenen derslerden en az BB notu almak zorundadır. Bu dersler NI statüsünde alınır ve genel not ortalamasına katılmaz. Bu dersleri azami sürenin sonunda başarı ile tamamlayamayan öğrenci, tezini jüri önünde savunamaz ve programla ilişiği kesilir. 10) DYS de başarısız olan öğrenci başarısız olduğu bölüm/bölümlerden bir sonraki yarıyılda tekrar sınava alınır. Bu sınavda da başarısız olan öğrencinin programla ilişiği kesilir. 11) DYS nin herhangi bir aşamasında sınava girmeyen öğrenciler bu hakkını kullanmış ve o aşamada başarısız olmuş sayılır.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ Madde 27-İlişik Kesilmesi 1) Bilimsel hazırlık programı süresi sonunda başarısız olan öğrencilerin, 2) EABD tarafından belirlenen ders yükünü, tezli yüksek lisans ve doktora programında dört yarıyılda, tezsiz yüksek lisans programlarda üç yarıyılda, lisans sonrası doktora programında altı yarıyılda tamamlayamayan ve/veya programların ders alma süresi sonunda genel not ortalaması 3,00 ın altında olan öğrencilerin, 3) Yüksek lisans veya doktora tez çalışması ile ilgili derslerden üst üste iki kez veya aralıklı olarak üç kez U notu alan öğrencilerin, 4) Doktora yeterlik sınavında ikinci kez başarısız olan doktora öğrencilerinin, 5) Doktora yeterlik sınavı jürisi tarafından belirlenen ve NI statüsünde alınan dersleri en az BB notu ile azami süre sonuna kadar başarı ile tamamlayamayan öğrencilerin, 6) Tez önerisi ikinci kez reddedilen doktora öğrencilerinin, 7) Jüri tarafından tezi reddedilen öğrencilerin, 8) Düzeltilmiş tezi jüri tarafından reddedilen öğrencilerin, 9) Tez savunmasında başarılı olan ve tezinin ciltlenmiş kopyalarını tez sınavına giriş tarihinden itibaren bir ay içinde veya ilgili yönetim kurulu tarafından verilen ek süre sonunda (azami bir ay) ilgili enstitüye teslim etmeyen öğrencilerden azami süresi dolan öğrencilerin, 10) Programı azami süresi içerisinde tamamlayamayan öğrencilerin, kayıtlı oldukları programla ilişiği kesilir.
ODTÜ LİSANSÜSTÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ MADDE 52 İzin 1) Öğrenciler, sağlık, askerlik, yurt içi veya yurt dışı yükseköğretim kurumlarında eğitim, maddi ve ailevi nedenlerle, ilgili Yönetim Kurulu kararıyla en fazla iki yarıyıllık bir süre için Üniversiteden izinli sayılabilirler. Zorunlu hallerde bu süre, izni veren ilgili Yönetim Kurulu tarafından uzatılabilir. (EYK İzin kriterleri için bakınız SBE Uygulama Esasları) 2) İzinli sayılmak isteyen öğrenci, mazeretini belirten dilekçesi ve belgeleri ile birlikte ilgili EABDB ye en geç ilgili yarıyılın ders ekleme-bırakma süresi bitimine kadar başvurur. EABDB izin talebini öğrencinin akademik/tez danışmanının ve EABDB nin görüşleriyle birlikte ilgili Enstitü Yönetim Kuruluna iletir. Beklenmedik durumlar dışında ders eklemebırakma süresi bittikten sonra yapılacak başvurular işleme konulmaz. 3) İlgili Enstitü Yönetim Kurulu kararı ÖİDB ye iletilir ve ÖİDB tarafından işleme alınarak öğrenciye ve ilgili akademik ve idari birimlere bilgi verilir. 4) İzin süresi biten öğrenciler akademik takvimde ilan edilen tarihlerde yarıyıl kaydını yaptırabilir. 5) İzin süresinin bitiminden önce öğrenimine dönmek isteyen öğrencilerin bir dilekçe ile etkileşimli kayıtlar başlamadan önce ilgili EABDB ye başvurmaları gerekir. Başvuru, öğrencinin akademik/tez danışmanı, EABDB ve ilgili Enstitü Müdürlüğü tarafından değerlendirilerek ÖİDB ye iletilir. Öğrenci akademik takvimde ilan edilen tarihlerde kaydını yaptırabilir.
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Lisansüstü Programlarda Dönem İzinleri (SBE-Uygulama Esasları MADDE 6); 1- Yeni Kabul Edilen Öğrencilerin Dönem İzinleri a) Doğrudan lisansüstü programa kabul alan ilk dönem öğrencilerine izin verilmez. Ancak, kamu görevine atananlar için; öğrencinin programa kabul tarihinden sonra ataması yapıldı ise bu talepler, gerekçelerin belgeleriyle sunulması şartıyla Enstitü Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir. b) Bilimsel Hazırlık Programı öğrencilerine sağlık gerekçesi hariç izin verilmez. c) Sağlık nedeni ile istenen izin taleplerinde, izin istenen dönemi kapsayan en az 35 günlük sağlık raporu sunulması gerekir (ODTÜ Öğrenci Sağlık İşleri ve Sağlık Raporları Yönergesi Madde 12-3).
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Lisansüstü Programlarda Dönem İzinleri (SBE-Uygulama Esasları MADDE 6); 2- Yeni Kabul Edilmeyen Öğrencilerin Dönem İzinleri a) ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği nin 52. Maddesinin 1. Fıkrasında belirtilen en fazla dönem izni alabileceği süreyi kullanan öğrencilere sağlık haricinde izin verilmez. b) Bilimsel Hazırlık Programı öğrencilerine sağlık gerekçesi hariç izin verilmez. c) Tez savunma jürisine girip uzatma alan lisansüstü öğrencilere izin verilmez. d) Sağlık nedeni ile istenen izin taleplerinde, izin istenen dönemi kapsayan en az 35 günlük sağlık raporu sunulması gerekir (ODTÜ Öğrenci Sağlık İşleri ve Sağlık Raporları Yönergesi Madde 12-3). e) Doktora programlarının aşağıda belirtilen aşamalarında değişim programı gerekçesiyle izin verilmez (ODTÜ Değişim Programları Yönergesi): Doktora Yeterlik Sınavına girmemiş veya ilk hakkına girip başarısız olan doktora öğrencileri için; Doktora Yeterlik Sınavı na girilmesi gereken son yarıyılda, Doktora Tez Önerisi Savunmasına girilmesi gereken son yarıyılda, f) Yüksek Lisans ve Doktora Programlarının azami sürelerinin son yarıyılında değişim programı gerekçesiyle izin verilmez. (ODTÜ Değişim Programları Yönergesi)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Danışman öğretim üyelerinin uzun süreli yurt dışında görevlendirilmesi durumunda danışman öğretim üyelerine 3 aydan sonra ders ücreti ödenmez ve 6 aydan sonra ise öğretim üyesinin danışmanlığı sona erer. (7 Mayıs 2014/YÖK Yürütme Kurulu Kararı) Emekliye ayrılan öğretim üyelerinin başlamış olan danışmanlıkları süreç tamamlanıncaya kadar devam eder. (15 Ocak 2015/YÖK Lisansüstü Eğitim Öğretim İlkeleri/YÖK Genel Kurul Kararı)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu nun kadrosunda bulunan öğretim üyeleri; ODTÜ içinden öğretim üyesi olarak kabul edildiği için EABD tarafından uygun görülürse tez danışmanlığı yapabilirler. ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu nun kadrosunda bulunan öğretim üyeleri Tez İzleme Komitesi üyeliklerinde; ODTÜ içinden ancak, Anabilim Dalı dışından kabul edildi. (28 Şubat 2017/Enstitü Müdürleri Toplantısı)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Anabilim Dalı Ders Yükü Kriteri Programın toplam kredi miktarının yarısını geçmemek kaydıyla zorunlu dersleri kapsayan müfredat programı belirlenir. (15 Ocak 2015/YÖK Lisansüstü Eğitim Öğretim İlkeleri/ YÖK Genel Kurul Kararı) Güz ve Bahar dönemlerinde lisansüstü ders açılabilmesi için, o derse en az 3 öğrencinin kayıtlı olması gerekir (Lisans Öğrencileri, Özel Öğrenciler, NI olarak alanlar hariç). (15 Haziran 1994 tarih ve 1994/7-1 nolu Üniversite Senatosu Kararı)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Lisansüstü eğitime özel öğrenci olarak kaydolan öğrenciler, lisansüstü eğitimde alacağı derslerin toplam kredi sayısının en çok %50 sini özel öğrenci olarak alabilirler. (24 Ekim 2007/ YÖK Genel Kurul Kararı)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Doktora Yeterlikten başarılı olan öğrencilerin; DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren 1 ay içerisinde Tez İzleme Komitesi Atama Formu nun Enstitüye gönderilmesi gerekiyor. Tez İzleme Komitesi Atama Formu 1 ay içinde gönderilmeyenlere +1 ay daha süre verilir. Bu süreyi de aşan formların ekine tez danışmanın gerekçe yazısı eklenmelidir. DYS den başarılı olduğu tarihten itibaren 6 ay içerisinde Doktora Tez Önerisi Savunması Tutanak Formu nun Enstitüye gönderilmesi gerekiyor. Bu süreyi aşan başarısız kabul edilir. Aynı tez danışmanı ve konu ile devam edenlere +3 ay, danışman ve tez konusu değiştirenlere +6 ay süre verilir. Bu süreleri de aşanların program ile ilişiği kesilir. Yönetmelikte belirtilen süreler içerisinde gönderilmeyen Doktora Tez Önerisi Savunması Tutanak Formu nun ekine, tez danışmanın gerekçe yazısı eklenip Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması gerekiyor. (21 Eylül 2016/ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Doktora Yeterlik Sınavı ndan ders alması koşuluyla Başarılı bulunan öğrencilerin, koşul derslerinin değiştirilmek istenmesi halinde; koşul dersi yerine önerilen ders alınmadan önce Enstitüye gönderilmesi gereken evraklar: Doktora Yeterlik Jüri Raporu Doktora Komitesi Raporu Anabilim Dalı Başkanlığı nın görüş yazısı. (18 Ağustos 2017/ Enstitü Yönetiminin Kararı)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Sadece aşağıda belirtilen gerekçeler ile geç kayıt hakkı talep edilebilir: Belgelendirmek şartıyla daha önce hiç geç kayıt hakkı verilmemiş olmak, Belgelenen kayıt süresini kapsayan sağlık raporuna istinaden yarıyıl kaydını yapmamış olmak, Belgelenen kayıt süresini kapsayan resmi görevlendirme nedeniyle yarıyıl kaydını yapmamış olmak. (8 Şubat 2018/SBE-Uygulama Esasları Madde 10-b)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Öğrencilerin sağlık raporlarına istinaden tez savunma jürisi tarihlerinin ertelenmesini talep etmeleri halinde; İlgili Anabilim Dalı Başkanlığı bu raporu ODTÜ SRM nin onayını almak üzere gönderir. ODTÜ SRM nin onayı alındıktan sonra öğrencinin tez savunma jürisi erteme talebi Enstitü Yönetim Kurulu na değerlendirilmek üzere gönderilir. Sağlık raporuna istinaden öğrencinin azami eğitim süresi ve/veya tez jürisinde düzeltme kararı sonucu verilen uzatma süresi içinde kalan erteleme talepleri kabul edilir. Ancak, talep edilen jüri ertelemeleri azami eğitim süresini ve/veya tez jürisinde düzeltme kararı sonucu verilen uzatma süresini hiçbir şekilde aşamaz. (8 Şubat 2018/SBE-Uygulama Esasları Madde 9/c-d)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Mezuniyet tarihi tezin sınav jüri komisyonu tarafından imzalı nüshasının teslim edildiği tarihtir. (1 Mart 2017/ YÖK Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik)
MEVZUATLAR VE ALINAN ÖNEMLİ KARARLAR Uzatma alınan jürilerde, jüri üye değişikliği yapılmaz. (ODTÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği Madde 34-6/Madde 45-5) Jüri üyesi değişiklik talebi ancak, zorunlu hallerde (belgelenen sağlık veya uzun süreli yurt dışı görevlendirme durumlarında) tez danışmanının gerekçeli talebi ve Anabilim Dalı Başkanlığı nın görüşü ile Enstitü Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir. (8 Şubat 2018/SBE-Uygulama Esasları Madde 7-b)
MEVZUATLARDA BELİRLENMİŞ SÜRELERE GÖRE LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİLERİN ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU TARAFINDAN SADECE; DÖNEM SONU NOTLARIN İLAN EDİLDİĞİ TARİHTEN BAŞLAYARAK, ETKİLEŞİMLİ KAYITLAR VE DERS EKLEME- BIRAKMA HAFTASININ SON TARİHİNE KADAR DEĞERLENDİRMEYE ALACAĞI İŞ/İŞLEMLER İzin Talepleri (Sağlık, Askerlik ve Erasmus izinleri dönem ortasında da talep edilebilir.) Muafiyet talepleri Ders Saydırma talepleri (Erasmus ders saydırma talebi hariç) Bir defaya mahsus mazeretli geç hakkı talepleri (Kayıt/Ders eklemebırakma süresi içerisindeysek) Kayıt ile ilgili hatalı işlemlerin düzeltilmesi talepleri (Kayıt/Ders eklemebırakma süresi içerisindeysek) Ders ekleme-bırakma talepleri (Kayıt/Ders ekleme-bırakma süresi içerisindeysek) Dikkat! Bu talepler kayıt dönemine denk geldiği takdirde öğrencinin o döneme kayıtlı olması şartı aranır.
MEVZUATLARDA BELİRLENMİŞ SÜRELERE GÖRE LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİLERİN ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU TARAFINDAN SADECE; DÖNEM SONU NOTLARIN İLAN EDİLDİĞİ TARİHTEN BAŞLAYARAK, ETKİLEŞİMLİ KAYITLAR VE DERS EKLEME- BIRAKMA HAFTASININ SON TARİHİNE KADAR DEĞERLENDİRMEYE ALACAĞI İŞ/İŞLEMLER Notu belli olmayan derslerin «replacement (yerine saydırma)» talepleri (Kayıt/Ders ekleme-bırakma süresi içerisindeysek) Başka üniversiteden ders alma talepleri Tezli/Tezsiz arası intibak/lisans Sonrası Doktora Programına intibak/opsiyon değişiklikleri talepleri Bilimsel Hazırlık Kayıt Formlarının işleme alınması talepleri (Programa yeni kabul edilen öğrenciler için) Programa kabul statüsü yanlış yapılanların, statü değişikliği talepleri (Programa yeni kabul edilen öğrenciler için) Yeni seçmeli ders önerisi talepleri Dikkat! Bu talepler kayıt dönemine denk geldiği takdirde öğrencinin o döneme kayıtlı olması şartı aranır.
ABD DEN GELEN TALEPLER VE EKLERİNDE BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR ÖĞRENCİ İZİN TALEPLERİ Öğrenci İzin Formu (www.sbe.metu.edu.tr) Öğrencinin dilekçesi (www.sbe.metu.edu.tr) İzin gerekçesini belgeleyen evrak Sağlık gerekçesiyle yapılan izin başvurularında ODTÜ Sağlık ve Rehberlik Merkezi nin görüş yazısı mutlaka eklenmelidir. ERASMUS İZİN TALEPLERİ Öğrenci İzin Formu (www.sbe.metu.edu.tr) Öğrencinin dilekçesi (www.sbe.metu.edu.tr) İzin gerekçesini belgeleyen evrak (Kabul Mektubu) Akademik Onay Formu (Gidiş)
ABD DEN GELEN TALEPLER VE EKLERİNDE BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR DERS SAYDIRMA TALEPLERİ Ders Saydırma İşlem Formu (www.sbe.metu.edu.tr) Öğrencinin dilekçesi (www.sbe.metu.edu.tr) Öğrencinin transkripti (Saydırmak istediği dersin transkripti) İlişik kesme belgesi (İlişik kestirilen programdan ders saydırmak isteniyorsa) ERASMUS DERS SAYDIRMA TALEPLERİ Erasmus Ders Saydırma İşlem Formu (www.sbe.metu.edu.tr) Öğrencinin dilekçesi (www.sbe.metu.edu.tr) Öğrencinin transkripti (Karşı üniversiteden aldığı dersleri gösterir transkript) Akademik Onay Formu (Dönüş)
ABD DEN GELEN TALEPLER VE EKLERİNDE BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR MUAFİYET TALEPLERİ Anabilim Dalı Başkanlığı nın kapak yazısı Öğrencinin dilekçesi Öğrencinin transkripti (hangi derse istinaden muafiyet talep ediyorsa o dersi gösterir transkript) Dil Kursu Sertifikası (Dil derslerinden muafiyet isteniyorsa) GEÇ KAYIT VE DERS EKLEME-BIRAKMA TALEBİ Anabilim Dalı Başkanlığı kapak yazısı Öğrenci dilekçesi (tez dersleri hariç, eklenecek/çıkarılacak dersler için öğrenci dilekçesinin üzerinde ders/derslerin öğretim üyesinin imzalı onayı gerekmektedir.) Gerekçe Belgesi
ABD DEN GELEN TALEPLER VE EKLERİNDE BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR DİĞER TÜM TALEPLER Anabilim Dalı Başkanlığı kapak yazısı Öğrenci dilekçesi Varsa Gerekçe Belgesi
DİKKAT! Tüm Taleplerde Anabilim Dalları Tarafından Yapılması Gereken Kontrol ve İşlemler 1- Öğrenci Bilgi Sisteminden (https://sis.metu.edu.tr/) öğrencinin ilgili döneme kayıtlı olup olmadığı/kayıt detayı/transkripti kontrol edilir, çıktısı alınıp evraklara eklenir. 2- Kayıtsız öğrenci/eksik evrak/hatalı bilgi-belge/mevzuata aykırılık durumlarında; gerekçesi açıklanarak öğrenciye geri bildirimde bulunur. 3- Öğrenciye ait formların üzerinde olması gereken imzalar/bilgiler doğru ve tamam mı?, formun ekleri tamam mı? ve içerik kontrolü yapılır. 4- Geç kayıt taleplerinde öğrencinin; Enstitü Yönetim Kurulu ndan daha önce geç kayıt hakkı alıp almadığına ve «bir defaya mahsus geç kayıt hakkı» uyarı yazısı yazılıp yazılmadığına bakılır, söz konusu uyarı yazısı yazıldıysa bir daha geç kayıt hakkı (sağlık raporu vb. hariç) verilmez. 5- Mevzuat kontrolü yapılır. (Mutlaka bakınız; ODTÜ Lisansüstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği vb, SBE Uygulama Esasları) 6- Tüm kontroller sonucunda uygunluğuna karar verildiyse; Enstitü Yönetim Kurulu'na sunulmak üzere tüm evraklar Enstitüye gönderilir.
ERASMUS Erasmus kapsamında gitmek üzere olan bir öğrenci, Akademik Onay Formu nu imzaya getirdiğinde dikkat edilmesi gerekenler; Başka üniversitelerden alınan derslerin sayım taleplerinde; ilgili lisansüstü programın ders yükünün % 50 si saydırılabileceğinden, fazla ders yazılamaz. Ders yükünü tamamladıysa; Erasmus kapsamında gideceği üniversiteden alacağı derslerin, ODTÜ karşılığına sadece tez derslerinin yazılması gerekiyor. Erasmus kapsamında gideceği üniversiteden alacağı derslerin, ODTÜ karşılığına NI statüsünde ders yazılamaz. Erasmus kapsamında gideceği üniversiteden alacağı derslerin AKTS toplamı en az 30, ODTÜ karşılığına yazacağı derslerin AKTS toplamı en az 30 olması gerekiyor.
ERASMUS Aşağıda belirtilen durumlarda olan öğrenciler Erasmus Programından faydalanamaz (Değişim Programları Yönergesi): Ders yükünü tamamlaması gereken son yarıyılda (4. Dönem) olup, önceden başarısız dersi olanlar (tekrarlaması gereken dersi bulunanlar), Doktora yeterlik sınavına girmemiş olan doktora öğrencileri için doktora yeterlik sınavına girilmesi gereken son yarıyılda olanlar, Doktora yeterlik sınavının ilk hakkında başarısız olup takip eden dönemde 2. hakkına girmesi gerekenler, Tez önerisi savunmasına girilmesi gereken son yarıyılda bulunanlar, Programın azami süresinin son yarıyılında olanlar. Öğrencilere Değişim Programları Yönergesi nin mutlaka okunması gerektiği bilgisi verilmelidir. Enstitü Yönetim Kurulunca; yukarıda bahsi geçen durumlar dikkate alınarak, Erasmus izni veya Erasmus ders saydırma işlemi değerlendirmeye alınır.
İYİLEŞTİRMENİN SONUCUNDA; Personelin mevzuat bilgisinin arttırılarak, yayılmasını sağlamayı, Öğrencilerin mevzuat çerçevesinde yönlendirilmesini sağlayarak ileride karşılaşılabilecek olumsuzlukların önüne geçmeyi, Paydaşlarımız ile işbirliği içerisinde çalışarak yoğunluğun azaltılmasını, Zaman kaybının önlenmesini, Verimliliğin ve hizmet kalitesinin artmasını, Kırtasiyeciliğin mümkün olduğunca azaltılmasını, Teknolojiyi etkin kullanmayı, Lisansüstü öğrencilerin iş/işlem süreçlerini kolaylaştırmayı, Lisansüstü programları sürekli iyileştirme çalışmaları için daha çok vakit ayırmayı, İlgili personelin karşılaştığı sorunları en aza indirerek motive olabilmesini ve Kurumuna olan aidiyet duygusunun artmasını hedeflemekteyiz.
Vakit ayırdığınız için teşekkür ederim