Türk Radyasyon Onkolojisi Derneği Çalışma Grupları Yönergesi Taslağı Türk Radyasyon Onkolojisi Derneği (TROD) Tüzüğü nde belirtilen amaçları gerçekleştirmek amacıyla, Yönetim Kurulu kararıyla Radyasyon Onkolojisi dalında değişik konularında çalışma grupları oluşturulmuştur. Çalışma Grupları, Yönetim Kuruluna bağlı olarak çalışır. Çalışma grupları Radyasyon Onkolojisinin belirli alanlarına ilgi duyan üyeleri bir araya getiren, bu üyeler arasındaki iletişimi geliştiren, alanları ile ilgili bilimsel bilgiyi toplama, yorumlama ve yaymayı sağlayan, eğitim, araştırma, uygun hasta bakımı ve ulusal politikalar oluşturmada bilimsel danışman işlevi gören gruplardır. Bu yönerge, Türk Radyasyon Onkolojisi Derneği (TROD) Yönetim Kurulu'nun (YK) 09.04.2010 tarihinde yaptığı toplantıda kabul edilmiş ve 22.03.2018 tarihli toplantıda revize edilmiştir. TROD'un uzman olan tüm üyeleri ilgi duydukları konularda oluşturulmuş Çalışma Gruplarına üye olabilirler. TROD üyeleri, iki yılda bir üyeliklerini yenilemek amacıyla doldurdukları üye kayıt formunda ilgi duydukları 3 (Üç) çalışma grubunu önem sırasına göre belirtirler. Üyeler en çok 3 (üç) çalışma grubuna üye olabilirler, üye olduğu çalışma gruplarının hepsinde oy hakkına sahiptirler ancak sadece bir çalışma grubunun yürütme kuruluna seçilebilirler. Yürütme kurulu, başkan, sekreter, bir önceki başkan ve seçilen 2 asil üyeden oluşur. Çalışma Grubu Üyeliği: Çalışma grubu üyeliği tüm TROD üyelerine açıktır. a. Asil üyeler: TROD üyesi olup Radyasyon Onkolojisi uzmanı ve radyasyon fizikçisi olması gerekir. Seçme ve seçilme hakkına sahiptir. Çalışma grubu toplantısında bir oy hakkı vardır. b. Yardımcı üyeler: TROD üyesi olup Radyasyon Onkolojisi alanında uzmanlık öğrencisi olarak görev yapan üyelerdir. Grup toplantılarına katılabilirler, ancak oy verme ve aday olma hakları yoktur. Yardımcı üyeler, uzman olduklarında otomatik olarak asil üye olur. c. Danışman veya Davetli üyeler: Çalışmalara katkıda bulunacağı düşünülen, TROD üyesi olan veya olmayan üyelerdir. Başka branş ya da meslek grubundan olabilirler. Çalışma grubuna destek verebilecek Türk vatandaşı olmayan yabancı uzmanlar da bu statüye tabidirler. Danışman üyeler çalışma grubu başkanının davetiyle genel kurula ve yürütme kurulu toplantılarına katılabilirler. Oy verme ve aday olma hakları yoktur. Çalışma Gruplarının Yönetimi: Çalışma grubu başkanlığı için adayların TROD YK na aşağıdaki şartlara uygun dosyaları ile başvurması gerekmektedir. a) Aday, sadece başkan adayı olduğu çalışma grubu ile ilgili bilimsel faaliyetlerini (kitap, kitap bölümü, makale, olgu sunumu, sözel bildiri, poster vb.) içeren dosyayı ve puanlamayı ek- 1 deki tablo doğrultusunda hazırlayarak ilan edilen tarihe kadar TROD YK iletmesi gerekmektedir. İlgili faaliyetin çalışma grubu ile ait olmadığına dair itirazlar da nihai karar TROD YK üyelerinin salt çoğunluğu ile karara bağlanır. Minimum çalışmak koşullarını sağlayan adaylar başkan adayı olarak belirlenir. b) Başkan adayı 2547 Sayılı YÖK Kanunu/29. maddede belirlenen profesör unvanı taşıma yetkinliğine sahip en az 2 yıl üniversite kadrosunda çalışmış veya eğitim araştırma hastanesinde eğitim görevlisi kadrosunda en az 2 yıl çalışmış olanlar aday olabilir. c) TROD YK nun belirlemiş olduğu puanlama sistemine göre (EK-1) ilgili konudaki yayınlarına göre minimum koşulları sağlayan ve en yüksek oyu alan aday başkan olarak TROD YK tarafından ataması yapılır.
d) Medikal Fizik Çalışma Grubu hariç Çalışma Grubu Yürütme Kurulu Başkanı ve Sekreteri geçerli TROD Yeterlik Belgesi veya re-sertifikasyon sahibi olmalıdır. e) Çalışma Grubu Yürütme Kurulu üyelerinin seçimi iki yılda bir tekrarlanır. f) Yürütme kurulu seçimi başvuran adaylar arasından yapılacaktır. En yüksek oyu alan 2 kişi asil üye olarak seçilecektir. g) Yürütme kurulu sekreterini çalışma grubu kendisi seçecektir. h) Başvuru dosyası olmayan çalışma grupları için TROD yönetim kurulu gerekli atamaları yapar. i) Çalışma grubu başkanları üst üste 2 (iki) dönemden fazla görev yapamazlar. Çalışma grubu başkanları bir dönem aradan sonra tekrar seçilebilirler. Ancak görevleri süresince grubunda hiçbir bilimsel faaliyette (yayınlanmış bildiri, makale vb. etkinlikler) bulunulmamış yürütme kurulu üyeleri (başkan, sekreter) en az iki dönem geçmeden o çalışma grubunda yeniden aday olamazlar. j) Çalışma grubu yönetmeliğine uymayan gruplar için her türlü karar TROD yetkisindedir. k) Başkan adayı eş zamanlı en fazla 3 çalışma grubuna adaylık başvurusu yapabilir. Ancak aynı aday birden fazla çalışma grubunda başkan olamaz. l) Çalışma gruplarında adaylık başvurusu olmayan veya yeterli şartları sağlayacak aday bulunmayan gruplar için TROD YK oyçokluğu ile seçtiği üyeleri ilgili çalışma grubunun yürütme kurulu başkan ve sekreteri olarak atayabilir. m) Çalışma grubu. aşkanları TROD yönetim kurulu üyeleri arasından seçilemez. Grup çalışmaları, Yürütme Kurulu aracılığıyla sürdürülür ve kararlar oy çokluğu ile alınır. Çalışma Grubunu, Grup Başkanı veya yetki verdiği bir diğer yürütme kurulu üyesi temsil edebilir. Çalışma grubu toplantılarında alınan kararlar, en geç 10 gün içerisinde TROD Sekreterliğe bildirilir. Alınan kararlar, Çalışma Grubunun kayıtlarında belirtilir ve toplantıya katılan yürütme kurulu üyelerince imzalanır. Çalışma grupları Ulusal Radyasyon Onkolojisi veya Ulusal Kanser Kongresi nde olmak üzere görev süresi boyunca en az 2 grup toplantısı yapar. İlgili yıl içerisinde yapılan bu toplantılara geçerli mazereti olmadan katılmayan Yürütme Kurulu Üyelerinin üyelikleri düşer. Bu durumda TROD YK'a bilgi verilir. Çalışma Gruplarının görevleri şunlardır: a. Çalışma alanlarına giren konularda araştırma yapmak b. TROD tarafından düzenlenen kongre ve panel/sempozyum/konferans gibi etkinliklerin düzenlenmesi için önerilerde bulunmak, c. Çalışma alanlarına giren konularda araştırma protokolleri, uygulama protokolleri ve teknik dokümanları hazırlamak, Çalışma Grupları, a., b. ve c. maddelerinde de belirtilen etkinlikleri gerçekleştirmek için TROD Yönetim Kuruluna teklifte bulunmak ve bu kurulun onayını almak durumundadır. Bunun için etkinlikler ile ilgili önerilerini, Çalışma Grubu Başkanı imzalı bir ön yazı, Çalışma Grubu Yürütme Kurulu Kararlarının bir örneği ve kapsamlı bir öneri yazısı (amaç, yöntem, sorumlular, organizasyon, bütçe, destekleyen kuruluşlar vb.) ile TROD Sekreterliğe iletmek ve TROD Yönetim Kurulunun önerileri doğrultusunda da ilgili etkinliği biçimlendirmek durumundadırlar. Çalışma Grupları, başka dernek veya kuruluşlarla ilişkilerini TROD Yönetim Kurulunun onayı ve aracılığıyla sağlar. TROD Yönetim Kurulu, gerekli gördüğü durumlarda bu ilişkileri kurmak, geliştirmek ve organize etmek için Çalışma Grubu Yürütme Kurulu üyelerine TROD adına yetki verir.
Çalışma Grupları tarafından hazırlanan her türlü doküman, TROD Yönetim Kurulunun onayı alındıktan sonra TROD'un resmi yayını niteliği kazanır ve basılabilir. TROD Yönetim Kurulu, dernek tüzüğünde belirtilen amaçlar doğrultusunda Çalışma Grupları tarafından önerilen ve Yönetim Kurulunca uygun bulunan tüm etkinlikleri destekler, bu etkinliklerin organizasyonuna katkıda bulunur ve maddi katkı sağlar. TROD Yönetim Kurulu, yeni çalışma grupları oluşturabilir, grup çalışmalarının yönetmelik hükümlerine uygunluğunu izler ve çalışma grupları hakkında karar verir. TÜRK RADYASYON ONKOLOJİSİ DERNEĞİ ÇALIŞMA GRUPLARI BİLDİRİ VE YAYIN KURALLARI Prospektif çalışmalarda planlayan veya düzenleyen bildiri ve yayınlarda ilk isim olur. Çalışmayı düzenleyen yazar ve en fazla hastayı veren merkez kendisi ile birlikte bir senior veya junior yazar daha ekleyebilir. Diğer isimler ise çalışmaya dâhil edilen hasta sayısına göre en çok hasta sayısından en az hasta sayısına göre düzenlenir. Toplam hasta sayısının her %10'u için o merkezden yayınlanacak çalışmaya fiilen katkıda bulunmak şartı ile ilave isimler yayında yer alır. Katkıda bulunan diğer üyelerin isimleri yayında uygun biçimde belirtilir. Retrospektif çalışmalarda olgu sayısı en fazla olan kurumun ana yazarı birinci isim ve Corresponding author olur. Projeyi öneren kişinin çalışmadaki hasta sayısı en fazla değil ise ikinci isim olur. Diğer isimler ise çalışmaya dâhil edilen hasta sayısına göre en çok hasta sayısından en az hasta sayısına göre düzenlenir. Verileri toplama görevi projeyi önerene aittir. Veri toplama sonrası, veritabanı proje sahibi tarafınca tüm çalışma katılımcılarına iletilir. Kurumlar veritabanında gerekli kontrolleri yaptıktan sonra, hasta sayısı en fazla olan kuruma veritabanı iletilir. Bundan sonraki aşamalarda tüm analizler, bildiriyi ve makaleyi hazırlama görevi corresponding author aittir. Çalışmayı düzenleyen yazar ve en fazla hastayı veren merkez kendisi ile birlikte bir senior veya junior yazar daha ekleyebilir. Toplam hasta sayısının her %10'u için o merkezden yayınlanacak çalışmaya fiilen katkıda bulunmak şartı ile ilave isimler yayında yer alır. Katkıda bulunan diğer üyelerin isimleri yayında uygun biçimde belirtilir. ÖRNEK: Kriterleri sağladığı doğrulanmış 500 hastalık bir retrospektif çalışma. 5 merkez (A,B,C,D, E) retrospektif çalışmaya hasta vermiş. Öneren merkez A: 50 hasta, B merkezi: 200 hasta, C merkezi: 110 hasta, D merkezi: 50 hasta, E merkezi: 100 hasta verisi iletmiş. 500 hastada %10 luk dilim 50 hastaya denk geldiği için, merkezlere her 50 hasta için ilave 1 isim hakkı verilir. Ancak projeyi öneren merkeze bu dilime bakılmaksızın bir senior/junior yazar ekleyebilir. Bu durumda; A merkezi (2 isim hakkı; öneren 2. isim ve yanına 1 junior veya senior yazar), B merkezi (4 isim hakkı; 1 corresponding/ilk isim, 3 senior/junior), C merkezi (2 isim), D merkezi (1 isim), E merkezi (2 isim) İsim Sıralaması: B1 (Corresponding), A1 (Projeyi öneren), C1, E1, D1, B2 (Junior), C2(Junior), E2 (Junior), B3 (Junior), A2 (Senior/Junior), B4 (Senior). Çalışma kriterlerine uygun olmayan hastalar, çalışmayı düzenleyen yazar tarafından çıkarılır. Kriterlere uygun olan hasta sayılarına göre analiz yapılır ve çalışmadaki isim sıralaması da uygun hasta sayılarına göre yapılır. Hiçbir hastası çalışmaya uygun olmayan araştırmacılar çalışmaya dâhil edilmez. İsim listesi uzun olan çalışmalarda, yazılmayan tüm yazarlardan çalışmanın sonunda bahsedilmelidir. Tüm çalışmaların başlığına, Tükçe yazılarda Türk Radyasyon Onkolojisi Derneği Çalışması (TROD), İngilizce yazılarda da başlığın sonuna Turkish Society for Radiation Oncology Group Study (TROD) ibaresi eklenmelidir. Yayın ismi uzun olan çalışmalarda ise Acknowledgements kısmına This study was conducted on behalf of the Turkish Society for Radiation Oncology ibaresi eklenmelidir.
Yayın aşamasında olan çalışmalar, dergiye başvuru öncesinde gerekli tüm etik kurulu onaylarını almalı, tüm yazarlara danışılmalı ve onayları alındıktan sonra dergiye başvurulmalıdır. Çalışma grupları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir: TROD Baş-Boyun Kanserleri Çalışma Grubu TROD Gastrointestinal Onkoloji Çalışma Grubu TROD Hematolojik Onkoloji, Pediatrik Onkoloji ve Total Vücut Işınlaması Çalışma Grubu TROD Jinekolojik Onkoloji Çalışma Grubu TROD Kemik-Yumuşak Doku Sarkomları, Cilt Maligniteleri, Benign Tümörler, Palyatif Tedaviler Çalışma Grubu TROD Meme Kanseri Çalışma Grubu TROD Nöro-Onkoloji Çalışma Grubu TROD Torasik Onkoloji Çalışma Grubu TROD Üro-Onkoloji Çalışma Grubu TROD Radyoterapi Fiziği Çalışma Grubu TROD Stereotaktik Radyoterapi Çalışma Grubu TROD İntegratif Onkoloji Çalışma Grubu Yürürlük Bu yönerge hükümleri 01.01.2019 tarihinde yürürlüğe girer.
EK-1 Puanlama sistemi BİLİMSEL FAALİYET PUAN 1. SCI/SCIexp Orijinal Makale 60 2. SCI/SCI-exp Derleme 40 3. Diğer Uluslararası/ulusal endekslerde Orijinal Makale 4. SCI/SCIexp teknik rapor, editöre mektup, olgu sunumu 5. Uluslararası/ulusal diğer endekslerde teknik rapor, editöre mektup, olgu sunumu 30 20 10 6. Ulusal endekslerde derleme 20 7. Uluslararası kitap editörü 50 8. Uluslararası kitap bölümü 40 9. Ulusal Kitap Editörü 30 10. Ulusal Kitap Bölümü 20 11. Çeviri Kitap Editörü 20 12. Çeviri Kitap Bölümü 15 13. Ulusal Poster 1 14. Ulusal Sözel bildiri 2 15. Uluslararası Sözel veya Sözel poster 10 16. Uluslararası poster 5 17. Uluslararası kongrelerde ödül 20 18. Ulusal kongrelerde ödül 10 19. Atıflar 5 Tüm bilimsel faaliyetler (preklinik çalışmalar dahil) adayın başvurduğu çalışma grubu alanı ile ilgili olmalıdır. Puanlama sistemi 1-6. Sıralamadaki faaliyetler için şöyledir: o o PUAN x Yazar Sıralaması Katsayısı x Dergi SCI Impact faktörü Impact faktörü olmayan yayınlar için IF=0.1 olarak alınacaktır.
Puanlama sistemi 7-16. Sıralamadaki faaliyetler için şöyledir: o PUAN*Yazar Sıralaması Katsayısı Çok yazarlı bilimsel faaliyetlerin puanlamasında kullanılacak yazar sırlaması katsayısı: o 1. veya Corresponding yazar 1 o Son yazar (senior author) 0,9 o 2. Isim 0.8 o 3. Isim 0.7 o 4. Isim ve sonrası 0.6 Katsayıları Ile çarpılır. Ödüllerde katsayı uygulanmaz. Her yazara tabloda gösterilmiş ilgili puan verilir. Puan eşitliği halinde sırası ile SCI kapsamında sırasıyla randomize çalışma sayısı, atıfları, uluslar arası kitap, kitap bölümü sayısı yüksek olan aday üst sıraya yerleşir.