1. AMAÇ BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Bu prosedürün amacı; personel belgelendirmesi için başvuruların alınması, değerlendirilmesi, belgelendirme kararının alınması ve belge düzenlenmesi için uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirlemektir. 2. TANIMLAR Kurum: Mesleki Yeterlilik Kurumu 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR ve REFERANSLAR ----- 4. UYGULAMA 4.1. Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Sözleşme Yapılması Personel belgelendirme başvuruları, Belgelendirme Müdürlüğü tarafından, FR.29 Personel Belgelendirme Başvuru Formu ile elden, faks veya e-mail yoluyla veya ONAY BELGE web sitesi üzerinden on-line olarak alınır. Belgelendirme Müdürlüğü, FR.29 Personel Belgelendirme Başvuru Formunun, başvuru sahibinin hak ve yükümlülüklerini gösterecek şekilde, doğru ve eksiksiz şekilde doldurulup, imzalandıktan sonra, ONAY BELGE ye iletilmesini sağlar. Başvuru sırasında; a) Başvuru sahibinin kişisel bilgileri (Adı, adresi ve kişinin tanınması için gerekli olabilecek diğer bilgiler) b) İstenen belgelendirmenin kapsamı, c) Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğine ve değerlendirme için gerekecek her türlü bilgiyi sağlayacağına ilişkin beyan, d) Belgelendirme programının ön şartlarına uygunluğu objektif olarak kanıtlayacak her türlü destekleyici bilgi, e) Başvuru sahibine, makul olmak kaydıyla özel ihtiyaçlarının yerine getirilmesi talebini beyan etme imkânı olduğuna dair bir bildirim, f) Kimlik Kartı kopyası (Nüfus Cüzdanı fotokopisi), g) 2 adet vesikalık fotoğraf, h) Sınav ücretinin ödendiğine dair dekont alınır. Başvuru sahibi, ayrıca belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğini ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi sağlayacağını beyan eden ve personel belgelendirme ile ilgili genel şartları kabul ettiğini taahhüt etmek üzere başvuru formunu ve FR.130 Aday Belgelendirme Sözleşmesini imzalar. Personel belgelendirme ücretleri, LS.03 Personel Belgelendirme Ücret Listesinde belirtildiği şekilde uygulanır. 4.2. Başvuruların Gözden Geçirilmesi Başvuru sırasında istenen belgeler ve FR.29 Personel Belgelendirme Başvuru Formu, Belgelendirme Müdürü tarafından, aşağıdaki şartların sağlanıp sağlanamadığının tespiti amacıyla gözden geçirilir: a) Talep edilen belgelendirmenin ONAY BELGE kapsamında olup olmadığı, b) Başvuru sahiplerinin özel ihtiyaçlarının karşılana bilirliği (Dil, fiziksel engel vb. yetersizlikler), c) İlgili Ulusal Yeterlilikte istenilen şart olması durumunda bu şartları karşılayıp karşılamadığı,
Başvurunun gözden geçirilmesi aşamasında, belgelendirmeye aday personel ile irtibata geçilerek, kişinin talebi ve durumu hakkında varsa tüm eksik bilgiler giderilir. Varsa tüm eksik bilgiler giderildikten sonra, başvuru sahibi, FR.29 Personel Belgelendirme Başvuru Formunu, belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğini ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi sağlayacağını beyan eden ve personel belgelendirme ile ilgili genel şartları kabul ettiğini taahhüt etmek üzere formu tekrar imzalar. 4.3. Aday Personel İçin Yeterlilik Şartları Belgelendirmeye aday personel için yeterlilik şartları, ilgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programında ve TL.01-TL.08 Belgelendirme Programı Talimatı nda tanımlamıştır. 4.4. Sınav Programı İle İlgili Bilgilendirme Sınav, ONAY BELGE tarafından hazırlanan ve Kuruma bildirilen Sınav Programına uygun olarak gerçekleştirilir. Sınav tarihi, ONAY BELGE tarafından, Sınav Programı veya başvuru sahibinin talepleri doğrultusunda belirlenir. Sınav Programları, Belgelendirme Müdürü tarafından, sınavın başlayacağı tarihten 2 gün öncesine kadar; Sınav Programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri ise sınav öncesine kadar elektronik ortamda Kuruma bildirilir. ONAY BELGE den kaynaklanmayan sebeplerle sınava ilişkin, meydana gelen her türlü değişiklik, Belgelendirme Müdürü tarafından, aynı gün içerisinde Kuruma bildirilir. Belgelendirme Müdürü tarafından, değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçe ise 2 iş günü içerisinde Kuruma iletilir. 4.5. Sınav Programı İçin Hazırlık Sınavlar, ONAY BELGE nin kendisine ait sabit sınav yeri veya sözleşme yaptığı sınav yerlerini kullanmak suretiyle yapılabilir. Sınav, ONAY BELGE nin kendisine ait sabit sınav yeri dışında, gezici sınav birimi tarafından yapılacaksa, sınav yerini kullandıracak taraf ile bir sözleşme yapılarak, sınav yeri ve sınav gereçlerinin hazır olması sağlanır. Sınav Programı doğrultusunda sınav yeri, tarihi ve diğer şartlar, Planlama ve Operasyon Müdürlüğü tarafından belirlenir ve başvuru sahibine ile (e-mail / faks /telefon/sms yoluyla) bildirilir. 4.6. Değerlendirici ve Sınav Gözetmenlerinin Görevlendirilmesi Belgelendirme Müdürlüğü, ilgili sınavı yapacak uzmanlık alanında, PR.01 Personel Atama ve Performans Değerlendirme Prosedürü doğrultusunda atanmış Değerlendirici(ler) ve gereken durumlarda Sınav Gözetmen(ler)ini görevlendirir. Gerçekleştirilecek teorik sınavlarda, görevlendirilecek Değerlendirici(ler) ve Sınav Gözetmen(ler)inin sayısı ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmedikçe aşağıdaki tabloya göre belirlenir: Katılımcı Değerlendirici Ek Değerlendirici Sınav Gözetmeni 1-24 1 - - 25-72 1 +1 veya 1 >72 Yukarıdaki ilerlemeye benzer şekilde orantılı olarak hesaplanacaktır. Gerçekleştirilecek performansa dayalı sınavlarda, görevlendirilecek Değerlendirici(ler) ve Sınav Gözetmen(ler)inin sayısı ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmedikçe aşağıdaki tabloya göre belirlenir:
Ek Değerlendirici Sınav Gözetmeni Katılımcı Değerlendirici 1-12 1 - - 13-30 1 +1 veya 1 >30 Yukarıdaki ilerlemeye benzer şekilde orantılı olarak hesaplanacaktır. Seçilen Değerlendirici(ler) ve Sınav Gözetmen(ler)i, Belgelendirme Müdürü tarafından FR.133 Sınav ve Belgelendirme Personeli Görevlendirme Formu ile bilgilendirilir. Değerlendirici(ler) ile sınava tabi tutulan aday personel arasında muhtemel bir çıkar ilişkisi olup olmadığını beyan etmek üzere, FR.134 Sınav ve Belgelendirme Personeli Beyan Formu nu doldurur ve Belgelendirme Müdürüne teslim eder.belgelendirme Müdürü tarafından verilecek karara göre, Değerlendirici(ler) değiştirilebilir veya sınav ileri bir tarihe ertelenebilir. 4.7. Sınavın Yapılması Sınavlar, her bir belgelendirme programı için MYK programına uygun olarak hazırlanan TL.01-TL.08 Belgelendirme Programı Talimatları kapsamında ve PR.06 Sınav ve Değerlendirme Prosedürü doğrultusunda yapılır. 4.8. Belgelendirme Kararı Sınav sonuçlarının değerlendirilmesi ve belgelendirme kararı, ONAY BELGE nin yetki ve sorumluluğundadır. Belgelendirme Müdürlüğü, Değerlendirici(ler) tarafından bildirilen değerlendirme sonuçlarını ve sınav dokümantasyonunu, başvuru dokümanlarıyla birlikte ilgili Karar Vericiye iletir. Belgelendirme kararı için, ilgili sınavda Değerlendirici olarak görev almayan bir Karar Verici görevlendirilir. Değerlendirici(ler), ONAY BELGE bünyesinde aynı zamanda Karar Verici olarak görev yapıyorsa kendi gerçekleştirdiği sınavın kararını veremez. Karar verici adaylarla arasında herhangi bir çıkar ilişkisi, husumet v.b. bir ilişki olmadığına dair beyan alınır. Bu beyan FR.134 Sınav ve Belgelendirme Personeli Beyan Formu ile ilgili Karar Vericinin sınav evraklarını teslim almasına istinaden 1 iş günü içinde Belgelendirme Müdürüne teslim edilir. Karar Verici, personel belgelendirme ile ilgili şartları, sonuçların değerlendirmesini ve belgelendirme kararını, sadece talep edilen belgelendirme kapsamı ile doğrudan ilgili hususlarla sınırlı tutar. Sınav sonuçları, ONAY BELGE tarafından görevlendirilen Karar Verici tarafından, ilgili Ulusal Yeterlilikte/Belgelendirme Programında belirtilen usullere göre değerlendirilir. İlgili Karar Verici, sınav sonuçlarını, Değerlendirici(ler)in oluşturduğu sınav dokümantasyonu, başvuru dokümanlarını ve FR.35 Görüntü Kayıt İzleme Formu ile görüntü kayıtlarını inceleyerek "Belge" düzenlemesine veya düzenlenmemesine karar verir ve bunu ilgili FR.30 Belgelendirme Karar Formunda belirtir. İlgili Karar Verici tarafından yapılan değerlendirmeler sonrasında, "Belge" düzenlemesi yönünde karar verilen adaylar için, FR.31 Belge Almaya Hak Kazananlar Listesi oluşturulur ve Belgelendirme Müdürlüğüne bildirilir. Belgelerin düzenlenmesi amacıyla; sınavın yeri, tarihi, türü, katılımcıları, değerlendiricileri gibi bilgileri içeren FR.31 Belge Almaya Hak Kazananlar Listesi, Belgelendirme Müdürü tarafından Kuruma bildirilir. İlgili Karar Verici tarafından, belge düzenlenmemesine karar verilmesi durumunda, bu durum Belgelendirme Müdürlüğü tarafından adaya bildirilir.
Aday, sınav sonuçlarına veya belgelendirme prosedürüne itiraz ettiği takdirde durum, PR.09 İtiraz ve Şikâyet Prosedürüne göre değerlendirilir ve prosedüre uygun bir karara varılır. Belgelendirilmiş personelin takibi, Belgelendirme Müdürlüğü tarafından, LS.04 Personel Belgelendirme Takip Listesi ile yapılır. 4.9. Belgelerin Düzenlenmesi Mesleki Yeterlilik Belgelerinde, Kurumun belirlediği format doğrultusunda, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır: a) Belgelendirilen kişinin adı, soyadı, TC kimlik numarası b) Benzersiz bir belge numarası, c) ONAY BELGE nin adı ve logosu, MYK logosu ve TÜRKAK logosu, d) Yayın tarihi (uygun olduğu takdirde) dâhil belgelendirme programı, ulusal yeterlilik, standart ve diğer ilgili dokümanlara yapılan bir atıf, e) Uygulanabilir olduğunda geçerlilik koşulları ve sınırlamalar dâhil belgelendirme kapsamı, f) Belgelendirmenin yürürlük tarihi ve sona erme tarihi. Belgelerin numaralandırılması, Mesleki Yeterlilik Kurumu kuralları doğrultusunda yapılır. ONAY BELGE tarafından belgelendirme kararı verilen adaylar için Mesleki Yeterlilik Belgesi, Kurum tarafından düzenlenir. Mesleki Yeterlilik Belgelerinde tek imza yer alır. Belge almaya hak kazananlara, Mesleki Yeterlilik Belgelerine bağlı olarak, Kurum tarafından, kimlik kartı şeklinde belgeler de düzenlenir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin ve kimlik kartının şekli, içeriği ve güvenlik unsurları Kurum tarafından belirlenir. Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamaya, ONAY BELGE yi temsil ve ilzama yetkili olan veya bu konuda usulüne uygun yetki devri yapılan yetkilendirilmiş kişiler yetkilidir. Kurum tarafından düzenlenen belgeler, bu konuda yetkilendirilen Genel Müdür tarafından imzalanır, ONAY BELGE de kalmak üzere bir kopyası alınır ve dosyalanır. ONAY BELGE tarafından yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, bireyin talebi hâlinde, başarı durumunu gösteren birim başarı belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesinin şekli, içeriği ve geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliğe uygun olmak kaydıyla ONAY BELGE tarafından belirlenir ve ilan edilir. Adayın sahip olduğu birim başarı belgelerinin, bir Ulusal Yeterliliği oluşturması hâlinde, adayın talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Böyle bir durumda, şayet en son tarihli sınavı ONAY BELGE yapmış ise belgelendirme kararı, ONAY BELGE tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesine sahip kişiler, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı Ulusal Yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur. 4.10. Belgelerin Geçerlilik Süresi Belgelerin geçerlilik süresi, ilgili Ulusal Yeterlilikler, Belgelendirme Programları veya Belgelendirme Standardı doğrultusunda belirlenmiştir. 4.11. Belgelendirmenin Sürdürülmesi (Gözetim) Belgelendirmenin sürdürülmesi, -ilgili Ulusal Yeterlilik/ilgili Belgelendirme Programına göre bir gereklilik ise- gözetim faaliyetleri ile takip edilir.
Gözetim faaliyetlerinin takibi, Belgelendirme Müdürlüğü tarafından, Personel Belgelendirme Takip Listesi çerçevesinde ve ilgili Ulusal Yeterlilik/ilgili Belgelendirme Programı doğrultusunda yürütülür. Belgelendirilmiş personelin yeterliliğinin devam ettiğini tespit etmek amacıyla, belgenin geçerlilik süresi içerisinde ilgili ulusal yeterlilik gözetim sıklığı bölümünde belirtildiği şartlarda yapılır ve FR.33 Belgelendirilmiş Personel Performans İzleme Formu hazırlanır. Bu amaçla, Planlama ve Operasyon Müdürlüğü tarafından, gözetim tarihinden 1 ay önce belge sahibine telefon/ faks/mail/sms yoluyla ulaşılarak, belge kapsamında yer alan konu ile ilgili çalışıyor olduğunu/çalıştığını gösterir yazı,evrak yada mesleki yetkinlik başarım raporunu, ONAY BELGE ye göndermesi talep edilir. Talep edilen evrakın gönderilmesinden sonra, Planlama ve Operasyon Müdürlüğü tarafından, ilgili belge sahibi için, FR.33 Belgelendirilmiş Personel Performans İzleme Formu oluşturulur ve belgelendirmesinin sürdürülmesi yönünde karar verilmesi amacıyla, ilgili Karar Vericiye iletilir. Karar verici FR.128 Belgelendirmenin Sürdürülmesi (Gözetim) Karar formu ile karar verir. Belge sahibinin istenen evrakları göndermemesi durumunda, 2 hafta içerisinde belgelendirmesi PR.07 Belgelendirmenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi Veya Kapsamının Daraltılması Prosedürü kapsamında askıya alınır. Belge sahibinden tekrar, çalışmaya devam etmekte olduğunu gösterir evrakı göndermesi talep edilir, yine göndermemesi durumunda belgelendirmenin PR.07 Belgelendirmenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi Veya Kapsamının Daraltılması Prosedürü kapsamında geri çekilmesi için işlemler başlatılır. 4.12. Belgelerin Değiştirilmesi Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması veya belgenin kaybedilmesi halinde, belge sahibinin söz konusu gerekçeleri belirten gerekli evraklarla başvurması durumunda, ücreti karşılığında yeni belge düzenlenir. Geçerlilik süresi içerisinde Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler ONAY BELGE tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, ONAY BELGE tarafından, belge masraf karşılığı tutarını aşmayacak şekilde ücret talep edilebilir. 4.13. Yeniden Belgelendirme Geçerlilik süresi dolan Mesleki Yeterlilik Belgelerinin yenileme faaliyetleri, ONAY BELGE tarafından, belge sahibinin belge geçerlilik süresi dolmadan yapacağı başvuru üzerine yapılır. Daha önce, ilgili Ulusal Yeterlilikte yetkili olan farklı bir kuruluştan alınmış belgelerin yenilemesi de yapılabilir. Belgelendirmenin geri çekilmesini gerektirecek bir durumun oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca belge sahibi ile ilgili ONAY BELGE ye performansa ilişkin şikâyet gelmemiş olması durumunda, belge kapsamında yer alan konu ile ilgili olarak, ilgili ulusal yeterliliklerde yer alan belge yenileme kısmında ki şartlar dikkate alınarak, belgenin süresi uzatılır. Fiilen çalıştığını ispat edemeyen kişiler, ilgili ulusal yeterliliklerde yer alan belge yenilmede uygulanacak ölçme ve değerlendirme yöntemine göre değerlendirilerek ilgili ulusal yeterlilikteki şartın sağlanamaması durumunda uygulanması gereken sınav türlerinden sınava alınır ve başarılı olan adayların belgesi 5 yıl daha uzatılır. Uzatma süresi bittikten sonra (ilk sınavın yapıldığı tarihten 10 yıl sonra) teorik ve uygulamalı sınav yapılır. Yeniden belgelendirme için yöntem, eğer ilgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programında veya belgelendirme standardında özel bir uygulama belirtilmemiş ise ilk belgelendirme için belirtildiği şekilde uygulanacaktır.
Bu amaçla, Planlama ve Operasyon Müdürlüğü tarafından, belge geçerlilik tarihinden 1 ay önce belge sahibine telefon/faks/mail/sms yoluyla ulaşılarak, belge kapsamında yer alan konu ile ilgili olarak toplam çalıştığı süreyi gösterir evrakı (sigorta dökümü ve firma onay yazısı), ONAY BELGE ye göndermesi talep edilir. Talep edilen evrakın gönderilmesinden sonra, Planlama ve Operasyon Müdürlüğü tarafından, ilgili belge sahibi için, FR.33 Belgelendirilmiş Personel Performans İzleme Formu oluşturulur ve belgelendirmesinin yenilenmesi yönünde karar verilmesi amacıyla, ilgili Karar Vericiye iletilir. Karar verici FR.129 Yeniden Belgelendirme Karar Formu ile karar verir. Yeniden belgelendirme süresinin gerekçesi için, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır: a) Düzenleyici şartlar, b) Zorunlu dokümanlardaki değişiklikler, c) İlgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programı şartlarındaki değişiklikler, d) Belgelendirilmiş kişinin çalıştığı endüstri veya alanın yapısı ve olgunluğu, e) Yeterliliği olmayan bir kişiden kaynaklanan riskler, f) Teknolojideki süregelen değişiklikler ve belgelendirilmiş kişilere ilişkin şartlar, g) İlgili tarafların şartları, h) İlgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programı gözetimi şart koştuğunda, gözetim faaliyetlerinin sıklığı ve içeriği. İlgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programına uygun olarak, ONAY BELGE tarafından yapılacak yeniden belgelendirmelerde, asgari olarak aşağıdakiler göz önünde tutulabilir: a) Saha değerlendirmesi, b) Profesyonel gelişim, c) Belirli formattaki mülakatları, d) İşin tatminkâr bir şekilde sürdürüldüğünün ve iş tecrübesine ilişkin kayıtlarının doğrulanması, e) Sınav, f) Söz konusu yeterliliğe ilişkin fiziksel kabiliyetin kontrol edilmesi. Not: Fiziksel kabiliyet için, el beceresi, kuvvet ve dayanıklılık gibi fiziksel becerilerin yanı sıra, belgelendirme kapsamındaki teknik performans becerilerini değerlendirmek amacıyla, bir sağlık görevlisinin ya da gerekli mesleki yeterliliğe sahip bir kişinin değerlendirme yapması gerekli olabilir. 4.14. Kapsam Genişletme (Birim Birleştirme) 4.14.1.Adaylar, 1 (bir) yıl içerisinde farklı belgelendirme kuruluşlarında katıldıkları belgelendirme sınavları sonrasında başarılı oldukları yeterlilik birimlerini birleştirerek Mesleki Yeterlilik Belgesi alma hakkına sahiptirler. Farklı belgelendirme kuruluşlarının sınavlarından alınan sonuçların birleştirilmesi yalnız yeterlilik bazında mümkündür ve gerçekleştirilir.aynı yeterliliğe ait farklı sınav türlerinin ( Teorik ve Performans ) birleştirilmesi mümkün değildir. Farklı sınav merkezlerinin sınavlarında başarılı oldukları yeterlilik birimlerini birleştirerek Mesleki Yeterlilik Belgesi almak isteyen adaylar; sınava girilen belgelendirme kuruluşundan yeterlilik biriminden geçtiğine dair belge ile ONAY BELGE ye başvurarak Mesleki Yeterlilik Belgesini almak için talepte bulunurlar. 4.14.2 ONAY BELGE kapsam genişletme (Birim Birleştirme)için adayların diğer kuruluşlardan daha önceden aldıkları belgelerin sorgulamasını yaparak, belgelendirme programları tarafından ortaya konan şartların doğruluğu sağlandıktan sonra aday başvurusunu dikkate alır. Gerekirse adaylardan konu ile ilgili kayıtları talep edilir.
4.14.3 Adaylar, Ulusal Yeterliliklerde tanımlanmış birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde mesleki yeterlilik belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutularak birim birleştirme sınavına girebilirler. 4.14.4 Birim birleştirme sınavına giren adayların Mesleki Yeterlilik belgesi en son tarihli sınav dikkate alınarak düzenlenir. 4.14.5 Birim birleştirme sınavına girenlerden, belge masrafı ve girmiş oldukları birimlere ait sınav ücreti alınır. Daha önce tamamlamış oldukları birimlerden ücret talep edilmez. 4.14.6 Kapsam genişletme başvuruşu (Birim birleştirme başvurusu) yeni başvuru olarak değerlendirilir. Bu prosedürde ilgili maddeler üzerinden başvuru yapan adaylara uygulanan tüm işlemler yeniden yapılır. Kapsam genişletme talebinde bulunan kişiler, başvurdukları kapsam dâhilindeki ulusal yeterlilikte belirtilen sınavlara (teorik, performans) tabi tutulurlar. 4.15. Belgelerin Yeniden Basılması Geçerlilik süresi içerisinde, Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler, Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, ONAY BELGE tarafından, belge masraf karşılığı dışında ilave ücret talep edilebilir. İlave ücret, belge masraf karşılığı tutarını aşamaz.