ARTVİN ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ SABİT OSMAN AVCI HÜRRİYET CAD.NO:26 TEL:2123276 FAX:2128458 ARTVİN www.artvinesob.org.tr iletisim@artvinesob.org.tr SAYI : 111 10.07.2017 KONU: Denetleme Kurulu Dönem Raporları Hk. ARTVİN ODALARA 25 SAYILI TAMİM 2017/10 Sayılı Tamimle Odalarımızda aylık Denetleme Kurulu Tutanaklarının nasıl düzenleneceği ile ilgili açıklama yapılarak Odalarımız bilgilendirilmiş idi; 5362 Sayılı Kanunun 55.maddesi gereği ve Bakanlıkça Resmi Gazetede yayınlanan Yönetmeliğin amir hükmü gereği; Odalarımızın Denetleme Kurulları her ay toplanarak Denetleme yaptıktan sonra düzenleyecekleri Denetleme Kurulu Tutanaklarını 2017/10 Sayılı Tamimdeki açıklamaya göre işlem yapılacak ve ayrıca Tamim Ekinde gönderilen Denetleme Kurulu Raporlarını (1.Dönem OCAK-ŞUBAT-MART Ayları, 2.Dönem NİSAN-MAYIS-HAZİRAN Ayları, 3. Dönem TEMMUZ-AĞUSTOS-EYLÜL Ayları, 4.Dönem EKİM-KASIM-ARALIK Ayları ) Yılın Her 3 ayında bir 2 Adet düzenleyeceklerdir. Dönemle ilgili Düzenlenen Denetleme Kurulu Raporlarının 1 Sureti Denetleme Kurulu Dosyasına konması için, diğer Suretinin ise Yönetim Kurulunun yapacağı ilk Yönetim Kurulu Toplantı Gündemine alınıp Yönetim Kurulunca Müzakere edilmesinin sağlanması için, Oda Genel Sekreterlerine teslim edilecek ve Genel Sekreterlerce Yönetim Kurulunda müzakere edildiği Yönetim Kurulu Toplantısından sonra ayrı bir dosyada muhafaza edilecektir.. Aylık Denetleme Kurulu Tutanaklarının Denetleme Kurulu ve Yönetim Kurulu Karar Defterine usulüne uygun olarak yapıştırılması ve 3 Ayda bir düzenlenecek olan, Denetleme Kurulu Raporlarının 1 Suretinin Denetleme Kurulu Dosyasına, diğer Suretinin ise Yönetim Kurulunun yapacağı ilk Yönetim Kurulu Toplantı Gündemine alınıp, Yönetim Kurulunca Müzakere edilmesi sağlandıktan sonra, ayrı bir dosyada muhafaza edilmesi ve saklanmasından, Oda Genel Sekreterlerimiz görevli ve sorumludurlar. Tamim gereği işlem yapılmasını,anlaşılmayan hususların Birliğimizden öğrenilmesini önemle rica ederiz. NESRİN ÖZTÜRK GENEL SEKRETER DEMİRHAN ELÇİN BAŞKAN
.. ODASI YÖNETİM KURULUNA SUNULAN DENETİM RAPORU ÖRNEK UYGULAMA TABLOSU Denetlenen Dönem : 2017 Yılı 1.DÖNEM (2017 OCAK-MART) Dönemi Başkan : ALİ YILMAZ Denetim Kurulu Üyeleri Üye Üye : BAHATTİN OKUMUŞ : FAHRETTİN CİVELEK Raporun Düzenleme Tarihi : 04 MAYIS 2017 Yönetim Kuruluna Teslim Tarihi : 04 MAYIS 2017 DENETLEME KURULU BAŞKAN VE ÜYELERİ İMZALAYACAK Sayfa 1 / 6
BİRİNCİ BÖLÜM MALİ DURUM 1- Kasa ve Menkul Kıymet Sayımı Sayımın yapıldığı tarih DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİHİ YAZ Kasadaki Nakit Tutarı TL Muhasebe Kayıtlarına Göre Olması Gereken Tutar (TL) Müspet veya Menfi Fark (TL) Fark Varsa Sebebi Bankalardaki Toplam Nakit Tutar (TL) Çek, Senet, Bono, Emtia Senetleri vb. Kıymetli Evrak Karşılığı TL Dönen Varlıklar Toplamı Duran Varlıklar Toplamı Yabancı Kaynaklar Toplamı Denetlenen Döneme İlişkin Gelirler Toplamı TL Denetlenen Döneme İlişkin Giderler Toplamı TL Yapılan Sosyal ve Mali Yardımların Toplam Tutarı (TL) 2) Kayıtlara göre esnaf ve sanatkârlar odasında olması gereken basılı (matbu) evrak mevcut mudur? DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE KASA SAYIMI YAP KASADAKİ MEVCUT PARA MİKTARINI YAZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE O ANKİ MİZANI AL MİZANDA KASA HESABINDAKİ BAKİYEYİ YAZ MİZANLA SAYIM ARASINDA FARK VAR İSE FARKI YAZ FARK YOK İSE TİRE ÇİZ FARK VAR İSE SEBEBİNİ YAZ YOK İSE TİRE ÇİZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE O ANKİ MİZANI AL MİZANDA BANKALAR TOPLAM BAKİYESİNİ YAZ VE BANKA EXTRESİ İLE KARŞILAŞTIR DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE O ANKİ MİZANI AL MİZANDAKİ HESAP BAKİYESİNİ YAZ VE MEVCUTLARLA KONTROL ET YOK İSE TİRE ÇİZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE O ANKİ MİZANI AL Lİ HESAPLARIN TOPLAMINI YAZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE O ANKİ MİZANI AL Lİ HESAPLARIN TOPLAMINI YAZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI TARİH TE O ANKİ MİZANI AL VE 4 LÜ HESAPLARIN TOPLAMINDAN 371 HESAP BAKİYESİNİ ÇIK VE YAZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI DÖNEMİN MİZANINI AL YANİ 31.03.2017 TARİHLİ MİZANDAKİ LÜ TÜM GELİR HESAPLARININ TOPLAMINI YAZ 9 HESAP HARİÇ DENETLEMENİN YAPILDIĞI DÖNEMİN MİZANINI AL YANİ 31.03.2017 TARİHLİ MİZANDAKİ Lİ TÜM GELİR HESAPLARININ TOPLAMINI YAZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI DÖNEMİN MİZANINI AL YANİ 31.03.2017 TARİHLİ MİZANDAKİ. GİDER HESABININ BAKİYESİNİ YAZ X 3) Para ve kıymetli evrak kasada saklanmakta 4) Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muhasebe Yönetmeliğinin inci maddesi uyarınca kasada yönetim kurulu kararı gereği olması gereken tutardan fazla para bulundurulmakta 5) sayılı Kanunun inci maddesi gereğince oda tarafından tahsil edilen her türlü gelir, odanın banka hesabına yatırılmakta 6) Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muhasebe Yönetmeliğinin üncü maddesine göre; vezneye girecek ve çıkacak paralara ait tahsil ve tediye fişleri ile mahsup fişlerinin ve makbuzların genel sekreterin tek başına yetkili olduğu hâller hariç yönetim kurulu kararlarına dayanılarak başkan veya başkan vekillerinden herhangi birisi ile genel sekreterin müşterek imzasıyla tahsil ve tediyesi yapılmakta X X X X DENETLEME KURULU BAŞKAN VE ÜYELERİ İMZALAYACAK Sayfa 2 / 6
İKİNCİ BÖLÜM ÜYELİK İŞLEMLERİ Denetlenen Tarih Aralığında Odaya Kayıt Yaptıran Üye Sayısı Kaydını Kendi İsteğiyle Sildiren Üye Sayısı Kaydı Oda Tarafından Re sen Silinen Üye Sayısı Toplam Üye Sayısı 5) 5362 sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre, sicile kayıt olan ve sicil tarafından elektronik ortamda odaya kayıt için gönderilen esnaf ve sanatkârlar hakkında yönetim kurulu tarafından ilk toplantıda üyelik kararı alınmış Oda üyeleri arasında, vergi mükellefi olmak ya da vergiden muaf olmak şartını sağlamayan üye var Oda üyeleri arasında, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bünyesindeki odalara kayıtlı olmamak şartını sağlamayan üye Yeni kayıt olan üyeler, odanın ihtisası alanı ve çalışma bölgesi içinde 9) Mevcut üyeler açısından sayılı Kanunun inci maddesindeki üyeliğin son bulmasını gerektiren durumlar var Üyelik için gerekli nitelikleri kaybedenlerin oda kayıtlarının silinmesine yönetim kurulunca karar verilmiş 10) Odalarda üye kayıtları, Bakanlık Esnaf ve Sanatkârlar Bilgi Sistemi ESBİS veri tabanında eksiksiz, doğru ve yeterli bilgileri haiz şekilde tutulmakta Söz konusu bilgilerde gerekli güncelleme zamanında yapılmakta 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE KAYIT OLAN ÜYE SAYISI YAZILACAK 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE MART AYI DİLEKÇE VERİP KAYIT SİLDİREN ÜYE SAYISI YAZILACAK 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE AYDAN FAZLA SÜREDİR MALİYESİ SİLİNEN ÜYELERDEN YÖNETİM KURULU KARARIYLE KAYDI SİLİNİP SİCİLDE PASİFE DÜŞEN ÜYELERİN SAYISI YAZILACAK 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE AKTİF ÜYE SAYISI KAÇ İSE YAZILACAK X X X X X X DENETLEME KURULU BAŞKAN VE ÜYELERİ İMZALAYACAK Sayfa 3 / 6
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÜYE AİDATLARI VE KATILMA PAYLARI Tahsil edilen Aidat İlk kayıt ücretleri dâhil) Ödenen Katılma Payları Ödenecek Katılma Payları Ödenen Eğitim Katkı Payları Ödenecek Eğitim Katkı Payları Esnaf ve Sanatkâr Sayısı DENETLEMENİN YAPILDIĞI DÖNEMİN SONUNDA YANİ 31.03.2017 TARİHİ İTİBARIYLE ÜYE AİDATI TAHSİL EDİLEN VE YENİ KAYIT OLAN ÜYELERİN TOPLAM SAYISINI YAZ 31 MART 2017 TARİHLİ MİZANDAKİ... BAKİYESİNİ YAZ MART TARİHİ İTİBARIYLE ARTVİN ESOB A OLAN K.PAYI BORÇ MİKTARINI YAZ 31 MART 2017 TARİHLİ MİZANDAKİ... BAKİYESİNİ YAZ MART TARİHİ İTİBARIYLE ARTVİN ESOB A OLAN EĞİTİM FONU PAYI BORÇ MİKTARINI YAZ Kayıt ücreti ve yıllık aidatlar zamanında tahsil edilmekte ve kayıt ücreti ile yıllık aidata ilişkin sayılı Kanunda öngörülen usul ve esaslara riayet edilmekte DÖRDÜNCÜ BÖLÜM EVRAK VE ARŞİV HİZMETLERİ Toplam Tutar (TL) MART TARİHLİ MİZANDAKİ. VE. HESAPLARIN BAKİYE TOPLAMINI YAZ 31 MART 2017 TARİHLİ MİZANDAKİ... BAKİYESİNİ YAZ MART TARİHİ İTİBARIYLE VARSA KAYITLI OLUNAN FEDERASYONA OLAN K.PAYI BORÇ MİKTARINI YAZ 31 MART 2017 TARİHLİ MİZANDAKİ... BAKİYESİNİ YAZ MART TARİHİ İTİBARIYLE VARSA KAYITLI OLUNAN FEDERASYONA OLAN EĞİTİM FONU PAYI BORÇ MİKTARINI YAZ X KAYIT ÜCRETLERİ TAHSİL EDİLMEKTE AİDATLAR İSE AĞIRLIKLA TAHSİL EDİLMEYE ÇALIŞILMAKTADIR Esnaf ve Sanatkârlar Odasına Gelen Evrak Sayısı Esnaf ve Sanatkârlar Odasından Giden Evrak Sayısı Esnaf ve sanatkârlar odasının evrak ve arşiv hizmetleri; arşive hazırlama, imha, saklama, saklama süresi, koruma gibi hususlara ilişkin olmak üzere Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muamelat Yönetmeliğinin ila inci maddeleri arasında düzenlenen usul ve esaslara uygun olarak yürütülmekte DENETLEMENİN YAPILDIĞI DÖNEMİN SONUNDA YANİ 31.03.2017 TARİHİ İTİBARIYLE GELEN EVRAK DEFTERİNDEKİ EN SON NUMARAYI YAZ DENETLEMENİN YAPILDIĞI DÖNEMİN SONUNDA YANİ 31.03.2017 TARİHİ İTİBARIYLE GİDEN EVRAK DEFTERİNDEKİ EN SON NUMARAYI YAZ X DENETLEME KURULU BAŞKAN VE ÜYELERİ İMZALAYACAK Sayfa 4 / 6
BEŞİNCİ BÖLÜM PERSONEL İŞLEMLERİ İşe Alınan Personel Sayısı Denetimi yapılan dönemin son günü itibariyle) İşten Çıkartılan Personel Sayısı Toplam Personel Sayısı 1) Esnaf ve Sanatkârlar Odası personeline ait bilgiler, Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanında güncel olarak tutulmakta İstihdam edilen personelin işe giriş bildirgeleri, Sosyal Güvenlik Kurumuna zamanında bildirilmiş Özlük dosyalarında personele ilişkin görev istek formu, sabıka belgesi, atama, yükselme, izin, disiplin cezası ve fazla mesai gibi hususlara ilişkin belgeler bulunmakta Mevcut genel sekreter ve genel sekreter yardımcıları veya bu kadrolara yeni atananlar, sayılı Kanunun 57 nci maddesinde belirtilen nitelikleri haiz 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE İŞE ALINAN PERSONEL VARSA SAYISINI YAZ 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE İŞTEN ÇIKAN VEYA ÇIKARILAN PERSONEL VARSA SAYISINI YAZ 31 MART 2017 TARİHİ İTİBARIYLE TOPLAM PERSONEL SAYISINI YAZ X X X X ALTINCI BÖLÜM ORGANLAR MART TARİHİ İTİBARIYLE GERÇEKLEŞEN YÖNETİM KURULU TOPLANTI TARİHLERİNİ YAZ Yönetim Kurulunun Toplantı Tarihleri Denetim Kurulunun Toplantı Tarihleri MART TARİHİ İTİBARIYLE GERÇEKLEŞEN DENETLEME KURULU TOPLANTI TARİHLERİNİ YAZ Yönetim Kurulu Üyeleri İçin: X Toplantılar en az ayda bir yapılmış Toplantı çağrısı üyelere yazılı olarak yapılmış Yönetim Kurulu toplantılarında toplantı ve karar nisaplarına uyulmuş mudur? Mazeretsiz olarak üst üste üç toplantıya iştirak etmeyen üyeler hakkında gerekli işlemler yapılmış YAZILI ÇAĞRI YAPILIYORSA YAPILMIYORSA İŞARETLENECEK YAZILI ÇAĞRI YAPILMIYORSA SEBEBİ AÇIKLANACAK X X DENETLEME KURULU BAŞKAN VE ÜYELERİ İMZALAYACAK Sayfa 5 / 6
YEDİNCİ BÖLÜM İŞLEYİŞ Giderler, başkan veya vekili ile genel sekreterin ortak imzasıyla yapılmakta 2) Esnaf ve sanatkârlar odası adına gönderilen yazılar başkan veya vekili ile genel sekreterin ortak imzasıyla yapılmakta Çalışılmakta olan banka şubeleriyle aylık ekstreler alınmak suretiyle hesap mutabakatı her ay sonunda düzenli olarak yapılmakta Tahsil ve tediye fişleri günlük düzenlenerek, bu fişler muntazam bir şekilde kasa defterine işlenmekte Tanzim edilen ilgili evrak kayıtlarının süresi içinde ilgili deftere intikali sağlanmakta İhtiyaca göre alınan demirbaş malzemeler, demirbaş defterine gününde ve düzenli bir şekilde işlenmekte Mevcut demirbaşlar, demirbaş defterindeki sıra numarasına göre numaralandırılmakta X X X X X X X Tarih: 04/04/2017 İşbu rapor 2017 yılı 1. Dönemi ( OCAK-ŞUBAT-MART ) kapsamakta olup, gereğini takdirlerinize arz ederiz. İş bu Denetleme Kurulu Raporu 2 Nüsha düzenlenmiş olup, Artvin ESOB un 2017/25 Sayılı Tamim gereği işlem yapılması için Genel Sekreter Ayşe Kurtulmuş a teslim edilmiştir. İmza ALİ YILMAZ İmza BAHATTİN OKUMUŞ İmza FAHRETTİN CİVELEK Denetim Kurulu Başkanı Denetim Kurulu Üyesi Denetim Kurulu Üyesi NOT 1: Rapora varsa diğer görüş ve öneriler eklenebilir. NOT 2: Rapora, denetlenen döneme ilişkin muhasebe birimince hazırlanan mizan ve diğer belgeler eklenir. NOT 3: Üçer aylık dönemlere ilişkin denetimler, denetim kurulu üyeleri tarafından birlikte veya konu itibariyle ve işbölümü içerisinde tek olarak yapılabilir. Ancak, denetim sonucunda düzenlenen raporlar, kurul olarak karara bağlanır ve raporun tüm sayfaları denetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır. Kararlara muhalif kalarak, muhalefet şerhi yazmak isteyen üyelerin şerhleri karara yazılır veya yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri karara eklenir. NOT 4: Raporda yer alan soruların karşılığı olarak Evet ya da Hayır kutucuklarından biri X şeklinde işaretlenir. Bir sorunun karşılığı olarak aynı anda hem Evet hem de Hayır kutucuğu işaretlenmez. Rapordaki tüm sorular cevaplanır. Soruyla ilgili açıklama yapmak gerektiğinde ilgili sorunun karşısında yer alan Görüş ve Değerlendirme bölümüne gerekli not düşülebilir. Notun uzun olması halinde gerekli değerlendirme, hangi bölüm ve soruya ilişkin olduğu belirtilmek suretiyle rapora ek de yapılabilir. NOT 5:Rapor üzerine gerekli işaretleme ve açıklamalar, mürekkepli veya tükenmez/silinmez kalem ile yapılır. İmzalar, ıslak imzalı olarak atılır. 6 sahife düzenlenen Denetleme Kurulu Raporu Artvin ESOB un 2017/25 Sayılı Tamim gereği işlem yapılması için Teslim alınmıştır. imza Ayşe KURTULMUŞ Genel SEKRETER Sayfa 6 / 6
.. ODASI YÖNETİM KURULUNA SUNULAN DENETİM RAPORU Denetlenen Dönem :.. Yılı.DÖNEM ( ) Dönemi Başkan : Denetim Kurulu Üyeleri Üye : Üye : Raporun Düzenleme Tarihi : Yönetim Kuruluna Teslim Tarihi : Sayfa 1 / 6
BİRİNCİ BÖLÜM MALİ DURUM 1- Kasa ve Menkul Kıymet Sayımı Sayımın yapıldığı tarih Kasadaki Nakit Tutarı TL Muhasebe Kayıtlarına Göre Olması Gereken Tutar TL Müspet veya Menfi Fark (TL) Fark Varsa Sebebi Bankalardaki Toplam Nakit Tutar (TL) Çek, Senet, Bono, Emtia Senetleri vb. Kıymetli Evrak Karşılığı TL Dönen Varlıklar Toplamı Duran Varlıklar Toplamı Yabancı Kaynaklar Toplamı Denetlenen Döneme İlişkin Gelirler Toplamı TL Denetlenen Döneme İlişkin Giderler Toplamı TL Yapılan Sosyal ve Mali Yardımların Toplam Tutarı TL 2) Kayıtlara göre esnaf ve sanatkârlar odasında olması gereken basılı (matbu) evrak mevcut mudur? 3) Para ve kıymetli evrak kasada saklanmakta 4) Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muhasebe Yönetmeliğinin inci maddesi uyarınca kasada yönetim kurulu kararı gereği olması gereken tutardan fazla para bulundurulmakta 5) sayılı Kanunun inci maddesi gereğince oda tarafından tahsil edilen her türlü gelir, odanın banka hesabına yatırılmakta 6) Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muhasebe Yönetmeliğinin üncü maddesine göre; vezneye girecek ve çıkacak paralara ait tahsil ve tediye fişleri ile mahsup fişlerinin ve makbuzların genel sekreterin tek başına yetkili olduğu hâller hariç yönetim kurulu kararlarına dayanılarak başkan veya başkan vekillerinden herhangi birisi ile genel sekreterin müşterek imzasıyla tahsil ve tediyesi yapılmakta Sayfa 2 / 6
İKİNCİ BÖLÜM ÜYELİK İŞLEMLERİ (Denetlenen Tarih Aralığında Odaya Kayıt Yaptıran Üye Sayısı Kaydını Kendi İsteğiyle Sildiren Üye Sayısı Kaydı Oda Tarafından Re sen Silinen Üye Sayısı Toplam Üye Sayısı 5) 5362 sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre, sicile kayıt olan ve sicil tarafından elektronik ortamda odaya kayıt için gönderilen esnaf ve sanatkârlar hakkında yönetim kurulu tarafından ilk toplantıda üyelik kararı alınmış Oda üyeleri arasında, vergi mükellefi olmak ya da vergiden muaf olmak şartını sağlamayan üye var Oda üyeleri arasında, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bünyesindeki odalara kayıtlı olmamak şartını sağlamayan üye Yeni kayıt olan üyeler, odanın ihtisası alanı ve çalışma bölgesi içinde 9) Mevcut üyeler açısından sayılı Kanunun inci maddesindeki üyeliğin son bulmasını gerektiren durumlar var Üyelik için gerekli nitelikleri kaybedenlerin oda kayıtlarının silinmesine yönetim kurulunca karar verilmiş 10) Odalarda üye kayıtları, Bakanlık Esnaf ve Sanatkârlar Bilgi Sistemi ESBİS veri tabanında eksiksiz, doğru ve yeterli bilgileri haiz şekilde tutulmakta Söz konusu bilgilerde gerekli güncelleme zamanında yapılmakta Sayfa 3 / 6
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÜYE AİDATLARI VE KATILMA PAYLARI Tahsil edilen Aidat İlk kayıt ücretleri dâhil) Esnaf ve Sanatkâr Sayısı Toplam Tutar (TL) Ödenen Katılma Payları Ödenecek Katılma Payları Ödenen Eğitim Katkı Payları Ödenecek Eğitim Katkı Payları Kayıt ücreti ve yıllık aidatlar zamanında tahsil edilmekte ve kayıt ücreti ile yıllık aidata ilişkin sayılı Kanunda öngörülen usul ve esaslara riayet edilmekte DÖRDÜNCÜ BÖLÜM EVRAK VE ARŞİV HİZMETLERİ Esnaf ve Sanatkârlar Odasına Gelen Evrak Sayısı Esnaf ve Sanatkârlar Odasından Giden Evrak Sayısı Esnaf ve sanatkârlar odasının evrak ve arşiv hizmetleri; arşive hazırlama, imha, saklama, saklama süresi, koruma gibi hususlara ilişkin olmak üzere Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muamelat Yönetmeliğinin ila inci maddeleri arasında düzenlenen usul ve esaslara uygun olarak yürütülmekte Sayfa 4 / 6
BEŞİNCİ BÖLÜM PERSONEL İŞLEMLERİ İşe Alınan Personel Sayısı İşten Çıkartılan Personel Sayısı Toplam Personel Sayısı 1) Esnaf ve Sanatkârlar Odası personeline ait bilgiler, Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanında güncel olarak tutulmakta İstihdam edilen personelin işe giriş bildirgeleri, Sosyal Güvenlik Kurumuna zamanında bildirilmiş Özlük dosyalarında personele ilişkin görev istek formu, sabıka belgesi, atama, yükselme, izin, disiplin cezası ve fazla mesai gibi hususlara ilişkin belgeler bulunmakta Mevcut genel sekreter ve genel sekreter yardımcıları veya bu kadrolara yeni atananlar, sayılı Kanunun 57 nci maddesinde belirtilen nitelikleri haiz ALTINCI BÖLÜM ORGANLAR Yönetim Kurulunun Toplantı Tarihleri Denetim Kurulunun Toplantı Tarihleri Yönetim Kurulu Üyeleri İçin: Toplantılar en az ayda bir yapılmış Toplantı çağrısı üyelere yazılı olarak yapılmış Yönetim Kurulu toplantılarında toplantı ve karar nisaplarına uyulmuş mudur? Mazeretsiz olarak üst üste üç toplantıya iştirak etmeyen üyeler hakkında gerekli işlemler yapılmış Sayfa 5 / 6
YEDİNCİ BÖLÜM İŞLEYİŞ Giderler, başkan veya vekili ile genel sekreterin ortak imzasıyla yapılmakta Esnaf ve sanatkârlar odası adına gönderilen yazılar başkan veya vekili ile genel sekreterin ortak imzasıyla yapılmakta Çalışılmakta olan banka şubeleriyle aylık ekstreler alınmak suretiyle hesap mutabakatı her ay sonunda düzenli olarak yapılmakta Tahsil ve tediye fişleri günlük düzenlenerek, bu fişler muntazam bir şekilde kasa defterine işlenmekte Tanzim edilen ilgili evrak kayıtlarının süresi içinde ilgili deftere intikali sağlanmakta İhtiyaca göre alınan demirbaş malzemeler, demirbaş defterine gününde ve düzenli bir şekilde işlenmekte Mevcut demirbaşlar, demirbaş defterindeki sıra numarasına göre numaralandırılmakta Tarih: İşbu rapor. yılı Dönemi ( ) Kapsamakta olup, gereğini takdirlerinize arz ederiz. İş bu Denetleme Kurulu Raporu 2 Nüsha düzenlenmiş olup, Artvin ESOB un 2017/25 Sayılı Tamim gereği işlem yapılması için Genel Sekreter a teslim edilmiştir. İmza İmza İmza Denetim Kurulu Başkanı Denetim Kurulu Üyesi Denetim Kurulu Üyesi NOT 1: Rapora varsa diğer görüş ve öneriler eklenebilir. NOT 2: Rapora, denetlenen döneme ilişkin muhasebe birimince hazırlanan mizan ve diğer belgeler eklenir. NOT 3: Üçer aylık dönemlere ilişkin denetimler, denetim kurulu üyeleri tarafından birlikte veya konu itibariyle ve işbölümü içerisinde tek olarak yapılabilir. Ancak, denetim sonucunda düzenlenen raporlar, kurul olarak karara bağlanır ve raporun tüm sayfaları denetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır. Kararlara muhalif kalarak, muhalefet şerhi yazmak isteyen üyelerin şerhleri karara yazılır veya yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri karara eklenir. NOT 4: Raporda yer alan soruların karşılığı olarak Evet ya da Hayır kutucuklarından biri X şeklinde işaretlenir. Bir sorunun karşılığı olarak aynı anda hem Evet hem de Hayır kutucuğu işaretlenmez. Rapordaki tüm sorular cevaplanır. Soruyla ilgili açıklama yapmak gerektiğinde ilgili sorunun karşısında yer alan Görüş ve Değerlendirme bölümüne gerekli not düşülebilir. Notun uzun olması halinde gerekli değerlendirme, hangi bölüm ve soruya ilişkin olduğu belirtilmek suretiyle rapora ek de yapılabilir. NOT 5:Rapor üzerine gerekli işaretleme ve açıklamalar, mürekkepli veya tükenmez/silinmez kalem ile yapılır. İmzalar, ıslak imzalı olarak atılır. 6 sahife düzenlenen Denetleme Kurulu Raporu Artvin ESOB un 2017/25 Sayılı Tamim gereği işlem yapılması için Teslim alınmıştır. Sayfa 6 / 6