22-28 HAZİRAN 2013 TARİHLERİ ARASINDA DÜZENLENECEK OLAN DİCLE KALKINMA AJANSI BİRLEŞİK KRALLIK (İNGİLTERE) İRLANDA CUMHURİYETİ ÇALIŞMA ZİYARETİ HİZMET ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ Madde 1: İşin Tanımı ve Kapsamı Bu şartname T.C. DİCLE KALKINMA AJANSI (Bundan sonra DİKA olarak anılacaktır) tarafından 22-28 Haziran 2013 tarihleri arasında düzenlenecek olan BİRLEŞİK KRALLIK (İNGİLTERE) İRLANDA CUMHURİYETİ ÇALIŞMA ZİYARETİ organizasyonu hizmet alımını içerir. Madde 2: Çalışma Ziyareti Katılımcı Profili DİKA olarak sorumlu olunan Mardin, Batman, Siirt ve Şırnak illerinin; Valileri, Belediye Başkanları, Ticaret ve Sanayi Odaları Başkanları ve İl Genel Meclisi Başkanlarından oluşan Yönetim Kurulu Üyeleri nden ve Ajans Genel Sekreteri ile Ajans personelden teşkil edilmiş olan 16* kişilik Ajans heyeti ile Çalışma Ziyareti gerçekleştirilecektir. Heyetimiz resmi niteliktedir. Heyetimizde 3 kişi VIP dir. Madde 3: Çalışma Ziyareti nde Ziyaretlerin Şekli Çalışma Ziyareti nde Londra, Dublin ve Belfast ta Ajansımız tarafından ziyaret edilecek tüm kurum ve kuruluşlar şehir merkezinde veya merkeze yakın mesafede olacaktır. Resmi Kurumlar planlanacak gün ve saatlerde ziyaret edilecek ve görüşmeler gerçekleştirilecektir. Madde 4: Çalışma Ziyareti nde Uçuşlar Çalışma Ziyareti 22.06.2013 Cumartesi günü heyet üyelerinin İstanbul Atatürk Havalimanı na ulaşması ile başlar, 28.06.2013 Cuma günü İstanbul Atatürk Havalimanı na dönüşü ile tamamlanır. ( 22.06.2013 Cumartesi ) DİKA TEMİN EDECEK İSTANBUL LONDRA ( 25.06.2013 Salı ) Yüklenici Temin Edecek Kalkış: 11.35 LONDRA - BELFAST ( 28.06.2013 Cuma ) DİKA TEMİN EDECEK DUBLİN - İSTANBUL İdare yurt içi ve İstanbul - Londra / Dublin İstanbul biletlerini kendisi temin edecektir. Yüklenici 25.06.2013 Salı tarihli Londra Belfast uçuş biletini temin edecektir. Tüm havalimanı vergileri, yurt dışı çıkış ücreti, seyahat sigortası vs. Yüklenici firma tarafından karşılanacaktır. Madde 5: Konaklamalar ve Oteller (Teklif edilen 4 yıldızlı ve 5 yıldızlı otellerin web sitesini, şehir merkezine uzaklığını, oda tiplerinin standartlarını belirtmeyi unutmayınız.) 1
Çalışma ziyaretinde 14* adet single, 1 adet double oda şeklinde 3 gece Londra da, 3 Gece Dublin de olmak üzere toplam 6 gece Yüklenici tarafından sağlanacak konaklama hizmeti alınacaktır. Çalışma Gezisine il valilerinin de katılacağı dikkate alınarak 4 (dört) veya 5 (beş) yıldızlı otellerde oda- kahvaltı dâhil 6 gece konaklama yapılması planlanmaktadır. İl Valileri nin single odaları ücretsiz olarak de-lux odaya upgrade yapılmalıdır. Oteller şehir merkezinde veya şehir merkezine yakın olmalıdır. Şehir merkezi yakınında bulunmayan otel teklifleri kabul edilmeyecektir. İstekliler 4 (dört) ve 5 (beş) yıldızlı otel konaklamaları için alternatifli teklif sunacaklardır. Bununla birlikte teklif edilen otelin konum ve konaklamaya ilişkin katalog bilgileri sunulmalıdır. Otellerde 3 kişi için internet ücreti fiyatlara dâhil edilecektir. Teklif edilen otellerin Giriş ve Çıkış saatleri bildirilmelidir. Açıklama [a1]: Sınrılı sayıda kullanıcı için bunu ekleyelim. Madde 6: Rehber, Tercüman, Hizmet Görevlisi Nitelikleri (Teklif edilen rehber ve tercümanın özgeçmiş bilgilerini teklifinizle birlikte göndermeyi unutmayınız. Rehber ve Tercüman ın profesyonel olarak mesleklerini icra ettikleri belgelenmelidir. Rehber ve Tercüman) Rehber ve Tercüman nın ulaşım, konaklama, yemek vs. tüm giderleri yükleniciye ait olacaktır. Açıklama [a2]: Rehber ve tercümanın tüm giderlerinin firmaya ait olduğu belirtilebilir, personele ödenecek ücret dışında bu kişilerin masrafları için ödeme yapılmayacağı eklenebilir. PROFESYONEL REHBER Rehber, 22 Haziran 2013 Cumartesi günü Londra Havaalanında olacak olan heyetimizi karşılaması ve heyetimize katılması ile birlikte görevine başlamış olacak ve 28 Kasım 2013 Cuma günü Dublin Havaalanında heyetimizin uçağa bindirilmesi sonrasında görevini tamamlamış olacaktır. Rehber in deneyimli ve profesyonel olması esastır. Londra ve Dublin de daha önce Rehberlik hizmeti sunmuş, resmi kurum ve resmi heyetimiz genel kuralları hakkında bilgili ve bu kurallara saygılı olmalıdır. Ana dili Türkçe olmalı ve iyi derecede İngilizce bilmelidir. İstekliler teklifle birlikte Rehber in Özgeçmişi ve diğer destekleyici dokümanları sunacaklardır. Rehber, heyetimizin İngilizce bilmeyen üyelerinin ihtiyaç duyulduğunda İngilizce iletişim kurmalarına yardımcı olacaktır. Rehber çalışma ziyareti kapsamında gidilecek yerlere heyetin zamanında ve güvenle götürülmesinden sorumlu olacaktır. Rehber gidilecek adreslere hâkim olmalıdır. Rehber, heyetimiz üyeleri veya programın koordinasyonunu sağlayan Ajans Personeli tarafından sürekli ulaşılabilir olmalıdır. PROFESYONEL TERCÜMAN Açıklama [a3]: Tercümana ihtiyaç var mı? 2
Bir günü Londra da diğer günü Dublin de olmak üzere iki farklı günde gerçekleşecek ziyaretlerde görev yapacaktır. Tercümanın da özgeçmişini vermelilerdir. ( Tercümanlık üzerine lisans veya önlisans mezunu olması şarttır. Diploma fotokopisi teklifte yer almalıdır.) Tercüman; Türkçeden İngilizceye, İngilizceden Türkçeye spontane çeviri yapacaktır. İstekliler teklifle birlikte Tercüman ın Özgeçmişi ve diğer destekleyici dokümanları sunacaklardır. Tercüman ın profesyonel ve aktif olarak tercümanlık yapıyor olması belgelenmelidir. (ÖNEMLİ) Heyetimizin ziyaret edeceği kurumlarda yapacağı görüşmeleri tercüme edebilecek teknik ve diplomatik literatüre hâkim olmalıdır. Madde 7: Şehirler Arası ve Havaalanı Transferleri ve Şehir İçi Ulaşımlar (Teklif edilen araçların marka, model, kapasite bilgileri ve fotoğraflarını teklif dosyanızla birlikte göndermeyi unutmayınız. Heyet için uygun görülmeyen araç teklifleri kabul edilmeyecektir.) Heyetin profiline uygun, konforlu ulaşım araçları tercih edilecektir. Araçlarda içme suyu bulunmalıdır. Araçların akaryakıt, şoför, park, otoban ücreti, vs. giderleri yükleniciye aittir. Araçlar mikrofon ve ses sistemi bulunmalıdır. Havaalanı Transferleri: Heyetin (16* kişi) transferi için yeterli kapasitede ve konforda 1 adet araç, heyetin uçuş programına göre zamanından önce yerini alarak heyeti beklemelidir. Şehiriçi Ulaşım Transferleri: Heyetin (16* kişi) transferi için yeterli kapasitede ve konforda 1 adet araç. Şehirlerarası Transfer: Heyetin (16* kişi) 25.06.2013 tarihinde Belfast havaalanında alacak ve Belfast ta resmi ziyaretlerin tamamlanması ardından karayolu ile Dublin e götürecek olan şehirlerarası ulaşıma uygun ve yeterli kapasitedeki 1 adet otobüstür. Madde 8: Kahvaltı, Öğle, Akşam Yemekleri, Paket Yiyecekler ve İçecekler (Teklif edilen restoranların varsa web siteleri, yemek menülerini teklifinizle birlikte göndermeyi unutmayınız.) Açıklama [a4]: Paket yiyeceğe ihtiyaç olmayacak mı? Kahvaltıların konaklanan otellerde yapılması sağlanmalıdır. Yüklenici tarafından görevlendirilecek personel ( Rehber, Şoför, Tercüman vs.) kişilerin yiyecek, içecek, ulaşım gibi her türlü masraflarının alınacak hizmete dâhil olduğunu ve bu tür masraflar için maliyet belirtilmemesi gerekmektedir. İstekliler katılımcı profilini göz önünde bulundurarak restoran ve menü seçimlerini yapmalıdır. Ajans Yükleniciden restoran ve menü seçimini değiştirmesini talep edebilecektir. Yüklenici, Ajans ın talepleri doğrultusunda yapacağı bu tür değişikliklerden ek maliyet belirtmeyecektir. AKŞAM YEMEKLERİ Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz katılımcıları akşam yemeği hizmeti verilecektir. Akşam yemekleri için heyetimize uygun yerlerin seçilmesine dikkat edilmelidir. 3
Akşam yemeklerinin 4 tür ( Başlangıç Ara Sıcak Ana Yemek Tatlı ) olması ve heyet için kişi başı 1 adet sıkma meyve suyu ve 1 adet meşrubat olmalıdır. Sınırsız olarak çay, kahve ve su olmalıdır. Çay ve kahve servisi gidilecek restoranda mutlaka sağlanmalıdır. Yenilecek yemeklerin ve mekânların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde Helal Yiyecek standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi gerekmektedir. Türk Restoranları ve/veya benzer kültürlerini restoranlar tercih edilmelidir. Madde 9: Resmi Ziyaretler ve Kültürel Gezileri Resmi Ziyaretler: Yükleniciye önceden bildirilecek ziyaret adresleri, tarih ve saatlerine göre heyetlerin güvenle ulaşımı sağlanacaktır. Gecikmeler olmaması için Yüklenici gerekli tedbirleri alacaktır. Ulaşım sağlanan aracın arızası, kazası gibi durumlarda Yüklenici önceden aldığı tedbirlerle ziyaret yerine güvenle ve zamanında ulaşımı sağlayacaktır. Kültürel Geziler: Yüklenici Londra ve Dublin için 1 er günlük kültürel gezi planı önermelidir. London Eye gezi planı içerisinde yer almalıdır. Yüklenici tarafından önerilen kültürel ve turistik gezilerde varsa giriş ücretleri veya diğer giderler Yüklenici tarafından ödenecektir. İdare kültürel gezi planında değişiklik yapabilecektir. Madde 10: Ödeme Şartları Ödemelerde fatura tarihi itibari ile geçerli olan Merkez Bankası Döviz alış kuru kullanılacaktır. Ziyaret edilecek ülkelerde vergi oranlarında oluşabilecek artışlar belgelenmesi koşuluyla Ajans tarafından karşılanacaktır. Teklif fiyatları Euro cinsinden hazırlanacaktır. Ödemelerin tamamı ziyaretin tamamlanmasını müteakip fatura ve varsa ekstra gider belgelerinin Ajansa ibrazını müteakip 5 iş günü içerisinde ödenecektir. Madde 11: Teklifte sunulması gereken belgeler ve tekliflerin değerlendirilmesi Sırası ile; Yetkili/Yetkililer tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş; 1- Birim Fiyat Cetveli 2- Götürü Bedel Teklif Mektubu 3- Teknik Şartname 4- Sözleşme Taslağı 5- Teklif edilen otellere ait bilgiler 6- Kullanılacak olan araçlara ait görseller ve bilgiler 7- Rehber in profesyonel olarak rehberlik yaptığına dair belge, diploma 8- Rehber in özgeçmişi 9- Tercüman ın ilgili alandaki önlisans veya lisans diploması 10- Tercüman ın özgeçmişi 11- Şirket yetkilisinin/yetkililerinin imza sirküleri fotokopileri 12- Şirket in vergi levhası fotokopisi 4
13- Şirket in vergi, ssk borcu olmadığına dair belge 14- Restoranlar ve menüler detayları Tekliflerin değerlendirilmesi; Teknik şartnameye uygun şartları taşıyan teklifler arasından en düşük teklifi veren İstekli ile sözleşme imzalanacaktır. Kadir ÖZ Elçin DEMİREL Murat ERÇİN TİB Başkanı TİB Uzman ASGP Uzman 5