İSTANBUL AYVANSARAY ÜNİVERSİTESİ AKADEMİK ETKİNLİKLERE KATILIMI DESTEKLEME YÖNERGESİ Amaç MADDE 1 (1) Bu yönergenin amacı İstanbul Ayvansaray Üniversitesi akademik personelinin ve öğrencilerinin akademik etkinliklere katılımının desteklenmesine dair usul ve esasların belirlenmesidir. Kapsam MADDE 2 (1) Bu yönerge İstanbul Ayvansaray Üniversitesi akademik personelinin ve öğrencilerinin akademik etkinliklere katılımının desteklenmesine dair usul ve esasları kapsar. Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 3 (1) Bu yönergede geçen; Akademik personel: İstanbul Ayvansaray Üniversitesinin kadrolu öğretim elemanlarını, Akademik etkinlik: Bu maddede tanımlanan bilimsel / sanatsal / sportif etkinlikleri, Bilimsel etkinlik: Aşağıdaki tanımlara uygun olarak düzenlenen akademik etkinlikleri: Ulusal bilimsel toplantı: Ulusal düzeyde en az beş farklı kurumda çalışan araştırmacı veya bilim insanlarının özgün görüş veya bulgularını paylaştıkları, bildiri metinlerinin veya özetlerinin bilimsel hakem incelemesinden geçirilerek kabul edildiği, en az beş farklı üniversiteden öğretim üyelerinin yer aldığı bilim / danışma kuruluna sahip olan, internet sitesi / sayfası bulunan ve daha önce en az üç defa düzenlenmiş olan akademik toplantıyı, Uluslararası bilimsel toplantı: Konuşmacıların en az üçte birinin toplantının düzenlendiği ülke dışındaki bilim insanlarından oluşan, tebliğ metinleri veya özetleri bilimsel hakem incelemesinden geçirilerek kabul edilen, üyelerinin en az dörtte biri YÖK ün denkliğini tanıdığı yabancı üniversitelere mensup öğretim üyelerinden oluşan bilim / danışma kuruluna sahip olan, internet sitesi / sayfası bulunan ve daha önce en az üç defa düzenlenmiş olan akademik toplantıyı, Bilim ve teknolojiyi geliştirmek üzere düzenlenen ve akademik ilkelere uygun hakem veya seçici kurula sahip olan yarışma ile bilimsel amaçlı çalıştay, panel, bilim, teknoloji ve tanıtım fuarını, Birim: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi bünyesindeki fakülte, enstitü, yüksekokul veya meslek yüksekokulunu, Birim yönetim kurulu: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi bünyesindeki fakülte, enstitü, yüksekokul veya meslek yüksekokulunun yönetim kurulunu, Daire başkanlığı: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Mali İşler Daire Başkanlığını, Başvuru sahibi: Bu yönergede tanımlanan akademik etkinliklere katılımının üniversite tarafından desteklenmesi için başvuruda bulunan akademik personeli veya öğrenciyi, 1
Katılımcı: Bu yönergede tanımlanan akademik etkinliklere katılımının üniversite tarafından desteklenmesine karar verilen akademik personeli veya öğrenciyi, Mütevelli Heyet Başkanı: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını, Öğrenci: İstanbul Ayvansaray Üniversitesinin kayıtlı öğrencilerini, Poster sunumu: Ulusal veya uluslararası düzeyde organize edilen bilimsel bir toplantıda bildiri metninin, bilimsel etkinliğin gerçekleştirildiği mekândaki duvar, pano, ekran vb. yerlerde poster olarak sunulması veya katılımcılara dağıtılmasını, Rektör: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Rektörünü, Rektörlük: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Rektörlüğünü, Sanatsal etkinlik: Sanatsal ilkelere uygun olarak düzenlenen bienal, trienal, quadrienal, sergi, gösterim, fuar, yarışma, atölye vb. sanat veya tasarım etkinlikleri ile aşağıdaki tanımlara uygun olarak düzenlenen diğer akademik etkinlikleri: Ulusal sanat / tasarım toplantısı: Ulusal düzeyde seçici bir kurul tarafından davet edilen sanatçıların / tasarımcıların veya kurumlar tarafından organize edilen ve katılımcıların belirlenen konsept çerçevesinde üretimlerini gerçekleştirdiği ve üretimlerini etkinlik sonunda sergilediği veya belirlenen konsept bağlamında katılımcıların hazırladıkları metinleri-bildirileri sundukları, internet sitesi / sayfası bulunan ve daha önce en az üç defa düzenlenmiş olan sanat / tasarım etkinliğini, Uluslararası sanat / tasarım toplantısı: Uluslararası düzeyde seçici bir kurul tarafından davet edilen sanatçıların / tasarımcıların veya kurumlar tarafından organize edilen ve katılımcıların belirlenen konsept çerçevesinde üretimlerini gerçekleştirdiği ve üretimlerini etkinlik sonunda sergilediği veya belirlenen konsept bağlamında katılımcıların hazırladıkları metinleri-bildirileri sundukları, internet sitesi / sayfası bulunan ve daha önce en az üç defa düzenlenmiş olan sanat / tasarım etkinliğini, Senato: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Senatosunu, Sportif etkinlik: Ulusal veya uluslararası düzeyde organize edilen, hakem veya seçici kurula sahip olan, internet sitesi / sayfası bulunan ve daha önce en az üç defa düzenlenmiş olan yarışma veya müsabakayı ya da spor bilimleri alanında olmak kaydıyla ulusal / uluslararası bilimsel etkinlik tanımına uygun olarak organize edilen akademik faaliyeti, Tam veya özet metinli sunum: Ulusal veya uluslararası düzeyde organize edilen bilimsel bir toplantıda bildiri metninin tamamının veya özetinin dinleyicilere sunulmasını, Üniversite: İstanbul Ayvansaray Üniversitesini, Üniversite Yönetim Kurulu: İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Yönetim Kurulunu, ifade eder. Genel Malî Hükümler MADDE 4 (1) Birimler akademik personelin ve öğrencilerin akademik etkinliklere katılımı için ihtiyaç duydukları ödeneğe ilişkin taleplerini, bütçe hazırlama sürecinde rektörlüğe yazılı 2
olarak bildirirler. Birimlere bu amaçla tahsis edilen ödeneklerin tükenmesi halinde, rektörlük tarafından bütçe imkânları ölçüsünde harcama yapılabilir. (2) Akademik etkinliklere katılacak kişilere sağlanacak malî desteğe ilişkin EK 3 teki tabloda gösterilen üst limitler, her yıl Üniversite Yönetim Kurulunun teklifi ve Mütevelli Heyet Başkanının onayı ile yeniden belirlenir. (3) Akademik etkinliklere katılacak kişilere malî destek tutarlarının tahsis edilmesinde birimlerin akademik personel sayısı ve öğrenci sayısı dikkate alınır. (4) Katılımcıya yapılacak malî desteğin miktarının hesaplanmasında katılım ücreti, konaklama ve yol masrafı dikkate alınır. (5) Etkinliğe katılacak akademik eserin künyesinde birden fazla akademik personelin veya öğrencinin adının bulunması halinde, künyede adı geçen kişilerden sadece bir tanesine, diğer kişilerin EK 1 deki form üzerinde muvafakat vermeleri kaydıyla, malî destek sağlanır. (6) Başvuru sahibi, ilgili etkinliğe katılımına dair başvuru belgesinde, davet mektubunda ve görsel materyallerde (afiş, broşür, katalog, web sitesi vb.), etkinlik kapsamında yayımlanmış kitap, dergi vb. yayınlarda İstanbul Ayvansaray Üniversitesinin akademik personeli veya öğrencisi olduğunu göstermiş olmalı ve bu durumu belgelendirmelidir. Bu şartı yerine getirmeyenlere herhangi bir malî destek verilemez. (7) Aynı akademik etkinliğe birden fazla eserle veya yarışmaya / müsabakaya birden fazla branşta başvurulması halinde, bunlardan sadece bir tanesi için malî destek talebinde bulunulabilir. Katılımcısı Desteklenecek Akademik Etkinliklerin Taşıması Gereken Özellikler MADDE 5 (1) Malî destek talep edilen akademik etkinlikler, etkinliğin türüne göre bu yönergenin üçüncü maddesindeki bilimsel etkinlik, sanatsal etkinlik ve sportif etkinlik tanımlarına uygun olmalıdır. (2) Etkinlik programının akademik kısmı en az iki gün sürmelidir. Ancak, plastik sanatlarla ilgili atölye etkinlikleri en az beş gün sürmelidir. (3) Etkinliğe İstanbul Ayvansaray Üniversitesi adına katılım sağlandığı veya başvuru sahibinin sunumu / sergiyi / gösteriyi İstanbul Ayvansaray Üniversitesi adına gerçekleştirdiği hususu, etkinliğe ait resmî belgelerde veya web sayfasında ya da bildiriler kitabında belirtilmelidir. Başvuru ve Değerlendirme Süreci MADDE 6 (1) Başvuru sahibi, akademik etkinliğin gerçekleştirildiği tarihte üniversitenin kadrolu akademik personeli veya kayıtlı öğrencisi olmalıdır. (2) Başvuru sahibi öğrenci en az ikinci yarıyıl öğrencisi olmalı ve not ortalaması en az 3.00 olmalıdır. (3) Üniversitenin akademik personeli aynı zamanda üniversitede kayıtlı öğrenci ise, bu iki sıfattan hangisi ile etkinliğe katılacaksa, sadece o sıfatla başvuruda bulunabilir. 3
(4) Diğer üniversitelerin akademik personeli olup üniversitede kayıtlı öğrenci olan kişi, sadece öğrenci sıfatıyla başvuruda bulunabilir. (5) Üniversitenin akademik personeli olup diğer üniversitelerin kayıtlı öğrencisi olan kişi, sadece akademik personel sıfatıyla başvuruda bulunabilir. (6) Başvurular, akademik etkinliğin başlayacağı tarihten en az iki ay önce olmak kaydıyla, akademik personelin kadrosunun bulunduğu veya öğrencinin kayıtlı olduğu akademik birimin sekreterliğine yapılır. Mücbir sebep halleri dışında daha geç yapılan başvurular işleme konulmaz. (7) Başvuru dosyasında yer alması gereken belgeler şunlardır: a) Başvuru formu (bkz. EK 1), b) Davet mektubu, c) Etkinliğe kabul belgesi (kabul belgesinde etkinliğin türü, dili ve etkinliğe İstanbul Ayvansaray Üniversitesinden katıldığına dair bilgi yer almalıdır. Kabul belgesi yabancı dilde hazırlanmış ise ayrıca Türkçe tercümesi başvuru dosyasına eklenmelidir), d) Etkinliği tanıtıcı bilgiler (düzenleme komitesi tarafından kaleme alınmış veya web sayfasından çıktı alınmış olmak kaydıyla; etkinliğin amacını, konusunu, içeriğini, düzenleneceği yeri ve tarihleri gösteren bilgi metni, bilim / sanat kurulu üye listesi, düzenleme kurulu üye listesi, taslak veya kesinleşmiş program akışı vb. ve varsa bunlara ilişkin görsel materyaller.) e) Etkinliğin hakemli veya seçici kurullu olduğunu gösteren belge veya internet çıktısı, f) Bildiri özeti veya poster sunum metni ya da sanatsal esere / etkinliğe dair metnin, manifestonun veya katalog yazısının özeti, g) Yabancı dilde düzenlenen etkinlikler için etkinliğin düzenlendiği dilde yabancı dil belgesi (YDS, KPDS veya YÖK-DİL den etkinliğin yapıldığı dilde en az 70 puan veya YÖK / ÖSYM tarafından kabul edilen uluslararası bir sınavda eşdeğer bir puan almış olunmalıdır.) h) Öğrenciler için transkript ve öğrenci belgesi. (8) Birim sekreterliği başvuruyu belgelerin yeterliliği yönünden inceler ve eksik belge yok ise başvuruyu işleme koyar. Eksik belge var ise, bunların neler olduğunu başvuru sahibine bildirir. (9) İşleme alınan başvurular, başvuru tarihinden itibaren en geç iki hafta içinde birim yönetim kurulunda görüşülerek karara bağlanır. Yönetim kurulu başvuruyu, ilgili etkinliğin bu yönergenin üçüncü maddesinde bilimsel, sanatsal veya sportif etkinlikler için tanımlanan kriterleri, beşinci maddesinde belirtilen özellikleri ve altıncı maddesinin koşulan şartları karşılaması açısından değerlendirir, ayrıca söz konusu akademik personelin akademik ve idarî yükümlülüklerinin olumsuz etkilenmemesini ve bölümde / programda akademik ve idarî işleyişin aksamamasını da dikkate alır. Birim yönetim kurulunda olumlu karar alınması halinde, dosya Üniversite Yönetim Kurulunun gündemine alınması talebiyle rektörlüğe iletilir. (10) Başvuru dosyası, başvuru tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülerek karara bağlanır ve karar olumlu ise bütçe onayı için Mütevelli Heyet Başkanının olumlu kararını müteakiben gereği için daire başkanlığına havale edilir. 4
Malî Desteğin Katılımcıya Aktarılması ve Gerekli Belgeler MADDE 7 (1) Akademik etkinlik sonrasında katılımcıya malî desteğin aktarılması için hazırlanması gereken belgeler şunlardır: a) Akademik Etkinlik Değerlendirme Formu (bkz. EK 2) b) Akademik etkinlik düzenleme komitesi tarafından onaylanmış katılım belgesi (katılım belgesinde İstanbul Ayvansaray Üniversitesi adına katılım sağlandığı belirtilmelidir.), c) Katılımcının ismine düzenlenmiş yolcu biletinin ilgili parçası, d) Pasaportun, pasaport bankosu tarafından damgalanmış sayfalarının fotokopisi veya pasaport yerine geçen belgenin fotokopisi, e) Fatura veya fatura yerine geçen belgeler, f) Bildiri metninin tamamı veya sanatsal esere / etkinliğe dair metnin, manifestonun ya da katalog yazısının tamamı (bu şartın, etkinliğin sona erdiği tarihten itibaren bir ay içinde yerine getirilmemesi halinde katılımcıya malî destek sağlanamaz.) Geçici Hükümler MADDE 8 İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Destekleme Yönergesine istinaden katılımı desteklenen akademik etkinlere için söz konusu yönerge hükümleri uygulanmaya devam eder. Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat MADDE 9 İstanbul Ayvansaray Üniversitesi Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Destekleme Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük MADDE 10 (1) Bu yönerge senatoda kabulü sonrasında Mütevelli Heyet Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 11 (1) Yönerge hükümlerini Rektör yürütür. 5
EK 1: AKADEMİK ETKİNLİK BAŞVURU FORMU Başvuru Sahibi (Öğretim elemanı / öğrenci) Ad soyad Unvan Birim (fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulu) Prof. Dr. Doç. Dr. Dr. Öğr. Ü. Öğr. Gör. Arş. Gör. Öğrenci Bölümü / anabilim / anasanat dalı / programı Kurum sicil no. / öğrenci no. Sınıfı Not Ortalaması T.C. kimlik numarası E-posta adresi GSM numarası Etkinliğin adı Kongre, sempozyum Panel Çalıştay, atölye Fuar, sergi Etkinliğin türü Yarışma, müsabaka Diğer:..... Etkinliği düzenleyen kurum ve ülke Kurum: Ülke: Etkinliğin dili ve tarih aralığı Etkinliğe katılım amacı Dili: Tarih aralığı:... Tam metin bildiri sunmak Sportif etkinliğe katılmak Bildiri özeti sunmak Poster bildiri sunmak Sanatsal etkinliğe katılmak Diğer:...... Başvuru tarihi, imza. /. / 20... İmza: Muvafakat verenler Unvan, ad soyad Birim İmza Fakültelerde ve yüksekokullarda bölüm başkanının, enstitülerde anabilim / anasanat dalı başkanının, meslek yüksekokullarında bölüm / program başkanının görüşü Olumlu; Gerekçesi: Olumsuz; Gerekçesi: Tarih:. /. / 20... İmza: 6
EK 2: AKADEMİK ETKİNLİK DEĞERLENDİRME FORMU Ad soyad Başvuru Sahibi (Öğretim elemanı / öğrenci) Unvan GSM numarası Prof. Dr. Doç. Dr. Dr. Öğr. Ü. Öğr. Gör. Arş. Gör. Öğrenci E-posta adresi Etkinliğin adı Sunulan bildirinin veya gösterimi yapılan / sergilenen sanatsal çalışmanın başlığı (adı) Sunulan bildirinin veya gösterimi yapılan / sergilenen sanatsal çalışmanın ya da katılım sağlanan spor dalının türü Gidiş ve dönüş tarihiniz Etkinlikte katılımcı olma dışında bir göreviniz var mıydı? Etkinlikle ilgili kitap, dergi, CD vb. basılmışsa künye bilgileri (Lütfen, değerlendirme formunun ekinde sununuz.) Etkinlik için kayıt ücreti ödediniz mi? Etkinliğe katılım hususunda başka bir kurumdan malî destek aldınız mı? Etkinliğin başarı düzeyi nedir? (1: Çok kötü, 5: Çok iyi) Bu etkinliğe meslektaşlarınızın katılımını tavsiye eder misiniz? Tam metin bildiri Bildiri özeti Poster bildiri Sanat eseri:. Spor dalı:.. Gidiş:. /. / 20, Dönüş:. /. / 20 Evet (Göreviniz:.... ) Hayır Adı: Editör: Yayınlayan kurum: Basım tarihi: ISBN / ISSN no: Evet (Miktarı:....... ) Hayır Evet (Miktarı:....... ) Hayır Katılımcıların genel kalitesi : 1 2 3 4 5 Katılımcı çeşitliliği : 1 2 3 4 5 Akademik eserlerin genel kalitesi : 1 2 3 4 5 Organizasyon kalitesi : 1 2 3 4 5 Etkinlik tarihinin uygunluğu : 1 2 3 4 5 Süre yeterliliği : 1 2 3 4 5 Evet Hayır (Neden:....... ) Tarih, imza. /. / 20... 7
EK 3: MALÎ DESTEK ÜST LİMİTLERİ (2018-2019) Yurt Dışı; Birinci Grup Yurt Dışı; İkinci Grup Statü Yurt İçi (Başkenti İstanbul a 4 bin km den yakın olan ülkeler: Avrupa kıtasındaki ülkeler, Orta Asya Cumhuriyetleri, Pakistan, Afganistan, Orta Doğu ve Kafkaslardaki ülkeler, Kuzey Afrika Ülkeleri, Çad, Nijer, Mali, Sudan, Eritre, Cibuti, Etiyopya.) (Başkenti İstanbul a 4 bin km den uzak olan ülkeler: Afrika kıtasındaki diğer ülkeler, Asya kıtasındaki diğer ülkeler, Okyanusya kıtasındaki ülkeler, Amerika kıtasındaki ülkeler.) Ön lisans, lisans 500 1.500 2.500 Yüksek lisans 600 1.800 3.000 Doktora 700 2.100 3.500 Öğretim elemanı 800 2.400 4.000 AÇIKLAMALAR 1. Bu tabloda gösterilen üst limitler, her yıl Üniversite Yönetim Kurulunun teklifi ve Mütevelli Heyet Başkanının onayı ile yeniden belirlenir. 2. Bildiri özeti sunumunda malî destek üst limitinin en fazla dörtte üçü (3/4), poster sunumlarında ise en fazla yarısı (1/2) ödenir. 3. Tabloda belirtilen tutarlar aşılamayacağından, uçak bileti ve otel rezervasyonlarının mümkün olan en erken tarihte yapılması tavsiye olunur. 8