TANITIM GÖREVLENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa 1 / 6 1. Amaç Bu prosedürün amacı, Üniversitemiz Tanıtım Dönemi faaliyetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi ve görevlendirme usul ve esaslarının açıklanmasıdır. 2. Kapsam Bu prosedür, KTO Karatay Üniversitesi Tanıtım Dönemi süresi içerisinde yapılan tüm tanıtım faaliyetlerini ve tanıtımda görev alacak idari ve akademik personeli kapsar. 3. Tanımlar Tanıtım Dönemi: Üniversite tercih dönemi öncesinde yapılan tüm tanıtım, reklam ve bilinirliğin arttırılması çalışmalarının yapıldığı dönem EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi Harcırah: Üniversite ile ilgili işler için yapılacak seyahatlerde çalışanlara ödenecek gider karşılıklarını ifade eder. 4. Sorumluluklar Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden İletişim Koordinatörlüğü ve Mali İşler Koordinatörlüğü sorumludur. 5. Uygulama 5.1. Tanıtım Zamanı Tercih dönemleri öncesinde üniversitenin etkin ve verimli bir şekilde tanıtımının yapılması, ziyaret, fuar katılımı, organizasyon katılımlarının sağlanması için Genel Sekreterlik tarafından önceden ilan edilen tarihlerde yapılacak faaliyetleri kapsar Tanıtım Ekibi Tanıtım Ekibinin Belirlenmesi

2 Sayfa 2 / 6 Üniversitede çalışan tüm akademik ve idari personel, tanıtım görevlendirmelerine katılım sağlar. Bu konuda İletişim Koordinatörlüğü tarafından yapılan ön çalışma; tanıtım yapılacak iller ve katılım sağlanacak organizasyonlar tanıtım döneminden 4 hafta, personel görevlendirmeleri ise 3 hafta öncesinden belirlenerek Genel Sekreterliğe sunulur. Genel Sekreterlik tarafından uygun bulunması halinde, tanıtım ekipleri kesinleşir. Kesinleşen tanıtım ekiplerinde görev alacak akademik ve idari personele Rektörlük tarafından görevlendirilen tanıtım dönemi sorumlusu kontrolünün ardından tebliğ edilir. Görevli personel değişikliği ancak mücbir sebeplerden dolayı yapılabilir Tanıtım görevlendirmeleri tebliğ edilen akademik ya da idari personellerde görev değişiklikleri olması halinde ilgili personel tarafından yerine tanıtım görevine gidecek uygun bir personeli belirleyerek tebliğ edilen tanıtım dönemi başlangıcından en az 1 hafta önce üst yönetime EBYS üzerinden bildirim yapılır Görevlendirme Süreleri ve Gidilecek Şehirler Görevlendirme süresi, şehir dışında yapılan çalışmanın detayına ve gidilen ilin potansiyeline göre değişiklik gösterir. Tanıtıma gidilecek şehirler, İletişim Koordinatörlüğü ve Genel Sekreterlik tarafından istişare edilerek belirlenir. İletişim Koordinatörlüğü tarafından her yıl hazırlanan Stratejik Tanıtım Planı, gidilecek şehirlerin belirlenmesinde esas alınır Tanıtım Eğitimi Tanıtım görevi bulunan personel için düzenlenen eğitim içeriği; seyahat edilecek il ve ilçeler, seyahat esnasında yapılacak olan ziyaretler, genel üniversite tanıtımı, fakülte tanıtımları, burslarla ilgili bilgilendirmeler, tanıtım görevlendirmelerinin içeriği, mali ve idari bilgilendirmelerden oluşur. İletişim Koordinatörlüğü tanıtıma gidecek olan ekiplere, bir bilgilendirme toplantısı düzenler. Bu toplantıya Mali İşler Koordinatörlüğü, İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ve Öğrenci İşleri Koordinatörlüğünden bir temsilci iştirak eder.

3 Sayfa 3 / Konaklama ve Ulaşım Tanıtım için görevlendirilen personel tercihen Üniversitenin anlaşması bulunan otel ve misafirhanelerde ya da kendi inisiyatifi dâhilinde belirlediği başka bir yerde konaklayabilir. Tanıtım görevlendirmesi bulunan personelin ulaşım işlemleri Mali İşler Koordinatörlüğü Satın Alma Ofisi tarafından gerçekleştirilir. Satın Alma Ofisi, İletişim Koordinatörlüğü tarafından düzenlenerek gönderilecek FR-0124-Görevlendirme Konaklama ve Ulaşım Bilgi Formuna göre gerekli alım işlemlerini tamamlar. Ulaşım tren, uçak, otobüs ve kiralık araç olmak üzere 4 şekilde yapılabilir. Tren ve uçak ile yapılacak olan yolculuklarda, yolculuk yapacak olan kişinin T.C. kimlik numarası, mail adresi, cep telefonu numarası, gidiş dönüş tarih ve saatleri detaylı olarak belirtilmelidir. Otobüs ile yapılacak olan seyahatlerde görevli olan personel otobüs bilet alım işlemlerini şahsen tamamlayacak olup, alınan biletin ödemesi biletin ibraz edilmesinin ardından Mali İşler Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Otobüs, uçak ya da tren ile seyahat edecek görevli personelin beraberinde yük taşıması ya da gece geç saatlerde hareket etmek durumunda kalması halinde taksi tercih edilebilir. Taksi kullanılması halinde, kaşeli/imzalı makbuz ile Mali İşler Koordinatörlüğüne başvuru yapılması zorunludur. Kaşeli/imzalı makbuz ibraz edilemeyen durumlarda Üniversite tarafından herhangi bir ödeme yapılmaz. Kiralık araç ile seyahat edeceklerden aracı kullanacak personel, ehliyet ve kimlik fotokopisi ile Satın Alma Ofisinin yönlendirdiği acenteye başvurur. Kiralık araç ile göreve giden personelin yakıt giderlerinin ödenebilmesi için FR Araç Görev Formunu eksiksiz bir şekilde doldurarak, görev dönüşü Mali İşler Koordinatörlüğüne iletir. Yakıt harcamaları ile ilgili ödeme yapılabilmesi için görevlendirme süresi ile uyumlu tarihi içeren yakıt fişleri ile FR Araç Görev Formunun ibraz edilmesi zorunludur. Yakıt fişi temin edilmeyen harcamalar, görevlendirme süreleri dışında kalan belgeler ve seyahat esnasında trafik kurallarına aykırılık sonucu kesilen trafik cezaları için Üniversite tarafından ödeme yapılmaz. Görevli personelin şehir dışında araç kiralaması durumunda ise Mali İşler Koordinatörlüğü Satın Alma Ofisince ön rezervasyonu yapılan kurumsal firmalardan kiralama işlemi yapılır. Araç kiralama faturası üniversite adına düzenlenecek olup, seyahat dönüşü Mali İşler Koordinatörlüğüne ibraz edilmesi ile ödeme işlemi yapılır.

4 Sayfa 4 / Harcırah İletişim Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan Tanıtım Görevlendirme Listesi tanıtım döneminden 3 hafta önce EBYS ile üst yönetim onayına sunulur. Onayı alınan kesinleşmiş görevlendirme listeleri en geç 2 hafta önce ilgili birimlere (İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü, Yazı İşleri Koordinatörlüğü, Mali İşler Koordinatörlüğü, Satın Alma Ofisi, İletişim Koordinatörlüğü) gönderilir. Onaylanmayan listeler için gerekli revize çalışmaları yapılır. Tanıtım dönemi harcırah ödemeleri unvan farkı gözetmeksizin YR-012-KTO Karatay Üniversitesi Seyahat Yönergesi 5. Maddenin 6.fıkrası uyarınca yapılır. (İlgi Madde: Tanıtım için görevlendirilen personele unvan farkına bakılmaksızın günlük 4. Grup 1. Bölge tutarı harcırah verilir. İletişim Koordinatörlüğü tarafından EBYS üzerinden gönderilen kesinleşmiş görevlendirme listesi baz alınarak, tanıtıma gidecek olan personele belirlenen harcırah tutarı, görev süresi başlangıcından 1 (bir) iş günü önce maaş banka hesaplarına yatırılır. Şehir içi ve şehir dışı tanıtım görevi bulunan akademik ve idari personele, harcırah haricinde herhangi bir mesai ödemesi yapılmaz. Akademik ve idari personelden gelecek olan fazla çalışma karşılığı mesai ücreti talebi kabul edilmez. Şehir içi görevlendirmelerde harcırah ödenmez. Ancak 4 saat ve üzeri şehir içi görevlendirmelerde güncel Asgari Ücretin Net Tutarının %1.5'una kadar yemek giderleri Genel Sekreter yetkisinde ödenir Görevlendirme Evrakları Mali İşler Koordinatörlüğüne gelen imza yetkilileri tarafından onaylanmış, kesin liste üzerinden Mali İşler Koordinatörlüğünce harcama tutarları belirlenerek EBYS üzerinden Yazı İşleri Koordinatörlüğüne gönderilir. Yazı İşleri Koordinatörlüğü tarafından görev emri hazırlanarak üst yönetime imzaya sunulur.

5 Sayfa 5 / Kargo Gönderimleri Tanıtım faaliyetleri kapsamında uçak ve tren ile seyahat edecek personel için, gerekli tanıtım materyalleri tanıtım bölgesinde belirlenen adrese kargo ile gönderilir. Görevli personele yeterli sayıda tanıtım materyali temin etmek esastır. İlave Tanıtım materyali, İletişim Koordinatörlüğü ile irtibata geçilerek kargo gönderim yolu ile temin edilir Görevlendirme Bitiş İşlemleri Tanıtım görevlendirmesi ile şehir dışı görevi bulunan personel adresinden günlük olarak görev raporunu ve görev esnasında görüşme sağladıkları yetkili bilgilerinin FR-0122-İletişim Kayıt Formunu doldurulması zorunlu olup, görev bitiminden itibaren 3 iş günü içerisinde İletişim Koordinatörlüğüne teslim edilir. Yıl içerisinde gerçekleştirilecek Üniversite tanıtım fuarlarında görev yapacak personel ise FR Fuar Sonuç Raporunu ve FR-0122-İletişim Kayıt Formunu doldurarak görevini tamamlar. İlgili formların doğru ve net bilgiler ile doldurulması, geri dönüşler açısından önem arz etmektedir. Tanıtıma giden ekiplere İletişim Koordinatörlüğü tarafından verilen Tanıtım Yol Haritası Dosyası görev sürelerinin bitiminin ardından en geç 1 hafta içerisinde İletişim Koordinatörlüğü ne teslim edilmelidir. Tanıtım görevinden dönen idari ya da akademik personel görev bitimini takip eden 7 gün içerisinde harcırah beyannamesini imzalamak ve ilgili harcama belgelerini (Yakıt fişi, Taksi makbuzu) Mali İşler Koordinatörlüğüne ibraz etmek zorundadır. Harcama belgeleri Üniversite adına düzenlettirilecek, KDV tutarı ayrıca gösterilecektir. Geçersiz sayılacak ve ödeme yapılmayacak belgeler: Kredi kartı slipleri Kişi adına kesilen faturalar KDV dahil yazılı, KDV tutarı hatalı ve tahrif edilmiş faturalar 6. İlgili Dokümanlar FR-0124-Görevlendirme Konaklama ve Ulaşım Bilgi Formu FR-0125-Araç Görev Formu FR-0122-İletişim Kayıt Formu

6 Sayfa 6 / 6 FR Fuar Sonuç Raporu YR-012-KTO Karatay Üniversitesi Seyahat Yönergesi