TÜRKİYE BİLİMSEL VE TEKNOLOJİK ARAŞTIRMA KURUMU BİLİM İNSANI DESTEKLEME DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1- (1) Bu Usul ve Esasların amacı, Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığı nın (BİDEB) çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. (2) Bu Usul ve Esaslar, Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığının kuruluş, çalışma usul ve esaslarına ilişkin genel ilkeleri kapsar. Dayanak MADDE 2 - (1) Bu Usul ve Esaslar, 17/07/1963 tarihli ve 278 sayılı Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Kurulması Hakkında Kanunun 2 nci ve 4 üncü maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve kısaltmalar MADDE 3 - (1) Bu Usul ve Esaslarda geçen; a) Başkan: TÜBİTAK Başkanını, b) Başkanlık: TÜBİTAK Başkanlığını, c) BİDEB: Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığını, ç) Bilimsel Programlar Uzmanı: AG Hizmet Grubu Personelini, d) Bilim Kurulu: TÜBİTAK Bilim Kurulu nu, e) BİDEB Yürütme Komitesi (BYK): TÜBİTAK Başkanı tarafından atanan Grup Yürütme Komitesi Üyeleriyle aynı haklara sahip 5 akademisyen ve Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanından oluşan ve başkanı BİDEB Daire Başkanı olan Yürütme Komitesi ni, f) Daire Başkanı: Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanını, g) Daire Başkanlığı: Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığı (BİDEB) nı, ğ) Danışma Kurulu: Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığında oluşturulan komitelere, yürütülen programların geliştirilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi, panel ve jürilerin oluşturulması, başvuruların değerlendirilmesi gibi konularda yardımcı olmak ve görüş oluşturmak üzere TÜBİTAK Başkanı tarafından atanan konularında uzman kişilerden oluşan kurulu, h) Danışman/İzleyici: BİDEB tarafından yürütülen burs/destek/etkinlik başvurularını değerlendirmek, izlemek ve görüş bildirmek veya Komitelere yardımcı olmak üzere görevlendirilen alanında uzman kişileri; öğrencilerin proje danışmanlarını ve TÜBİTAK bursiyerlerinin akademik danışmanlarını, ı) Destek Personeli: B Hizmet Grubu Personelini, 1
i) Jüri: BİDEB tarafından yürütülen yarışma programlarında başvuruları değerlendiren, sınav, seçme ve değerlendirme işlemlerini BİDEB ile koordineli olarak yürütmek üzere görevlendirilen alanında yetkin kişileri, j) Koordinasyon Komitesi: BİDEB Daire Başkanı ve BİDEB Müdürlerinden oluşan komiteyi, k) Koordinatör/Bölge Koordinatörü: Uluslararası, ulusal ve bölgesel olarak düzenlenen her türlü yarışma programlarının faaliyetlerini BİDEB ile koordineli olarak yürütmek üzere TÜBİTAK tarafından görevlendirilen bilim insanını, l) Müdürlük: Etkinlik Destekleri ve Eğitim Bursları (EDEB) Müdürlüğü, Araştırma Burs ve Destekleri (ABD) Müdürlüğü, Yarışma Programları (YP) Müdürlüğü, Mali Denetleme ve Sözleşmeler (MADES) Müdürlüğü ve Eğitim, Tanıtım ve Program Değerlendirme (ETAP) Müdürlüğü nü, m) Olimpiyat/Yarışma Komiteleri: BİDEB tarafından yürütülen ulusal ve uluslararası bilim olimpiyatları kapsamındaki akademik faaliyetler ile farklı eğitim ve gelişim düzeylerindeki öğrenciler/bilim insanları/araştırmacılar/girişimciler arasında yapılacak olan yarışmaların yürütülmesi faaliyetlerini BİDEB ile koordineli olarak yürütmek amacıyla TÜBİTAK Başkanı tarafından görevlendirilen araştırmacılar/bilim insanları/öğretmenler/girişimcilerden oluşan komiteleri, n) Panel: Burs ve destek başvurularının değerlendirilmesinde görev alan alanında uzman kişilerden oluşan bilim insanları grubunu, o) Panelist: BİDEB tarafından yürütülen burs ve destek başvurularının değerlendirilmesi toplantısında görüş bildirmek üzere görevlendirilen alanında uzman kişileri; ö) Program: 278 sayılı Kanun un 2 nci maddesinin h ve j bentlerinde belirtilen görevleri yerine getirmek amacıyla usulüne uygun olarak düzenlenip BİDEB tarafından yürütülen burs, destek ve/veya yarışma programlarını, p) PYS: Panel Yönetim Sistemini, r) TÜBİTAK: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumunu, s) Uzman: AG ve A Hizmet Gruplarında çalışan personeli, ş) Yarışma: Farklı eğitim ve gelişim düzeylerindeki öğrenciler ile bilim insanları/araştırmacılar arasında bilgi, beceri, proje veya ürün bazında düzenlenen bilimsel ve teknolojik etkinlikleri, t) Yaz/Kış okulları, kurslar ve takım seçme kampları: Ulusal ve Uluslararası Bilim Olimpiyatlarında yer alacak öğrencileri belirlemek ve yetiştirmek amacıyla yaz tatili ile yarıyıl tatilinde veya gerekli görülen diğer zamanlarda BİDEB tarafından düzenlenen özel ders ve uygulama çalışmalarını, ifade eder. 2
İKİNCİ BÖLÜM Daire Başkanlığının Yapılanması, Görevleri ve Faaliyetleri Daire Başkanlığının organizasyon yapısı MADDE 4 - (1) Daire Başkanlığı, Daire Başkanı, BİDEB Yürütme Komitesi ve Müdürlüklerden oluşur. (2) Daire Başkanlığı bünyesinde aşağıda belirtilen kurul, komite veya koordinatörlükler oluşturulabilir: a) Yürütülen programların geliştirilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi, panel ve jürilerin oluşturulması, başvuruların değerlendirilmesi gibi konularda görüşlerinden faydalanmak üzere Başkan ın yazılı onayı ile kurulan Danışma Kurulları. b) Yürütülen ulusal ve uluslararası bilim olimpiyatları kapsamındaki akademik faaliyetler ile farklı eğitim ve gelişim düzeylerindeki öğrenciler/bilim insanları/araştırmacılar/girişimciler arasında yapılacak olan yarışmaların yürütülmesi faaliyetlerini BİDEB ile koordineli olarak yürütmek amacıyla Başkan ın yazılı onayı ile kurulan Olimpiyat/Yarışma Komiteleri. c) Uluslararası, ulusal ve bölgesel olarak düzenlenen her türlü yarışma programlarının faaliyetlerini BİDEB ile koordineli olarak yürütmek üzere Başkan ın yazılı onayı ile görevlendirilen Koordinatörler/Bölge koordinatörleri. (3) Daire Başkanlığının görev ve yetki alanına giren tüm faaliyetler aşağıdaki birimler tarafından yürütülür: a) Etkinlik Destekleri ve Eğitim Bursları (EDEB) Müdürlüğü, b) Araştırma Burs ve Destekleri (ABD) Müdürlüğü, c) Yarışma Programları (YP) Müdürlüğü, ç) Mali Denetleme ve Sözleşmeler (MADES) Müdürlüğü, d) Eğitim, Tanıtım ve Program Değerlendirme (ETAP) Müdürlüğü. Daire Başkanlığının görevleri MADDE 5- (1) Daire Başkanlığının görevleri şunlardır: a) İlk ve ortaöğretim öğrencilerine yönelik, ulusal, uluslararası bilim olimpiyatları ile proje yarışmaları düzenlemek ve yürütmek, b) Üniversite öğrencilerinin yetişme ve gelişmelerine yardım etmek amacıyla proje destekleri vermek, yarışma ve etkinlikler düzenlemek, c) Yurt içi lisans, lisansüstü bursları ile yurt dışı lisansüstü bursları vermek, ç)yurt içi veya yurt dışında gerçekleştirilen lisansüstü ve doktora sonrası araştırmalar için destek sağlamak, 3
d) Yurt dışında çalışmakta olan bilim insanlarının Türkiye'de araştırma yapması, bilimsel etkinliklere katılması veya yurda dönmesini teşvik etmek, e) Yetenekli ve üstün başarılı yabancı ülke vatandaşı öğrencilere ve araştırmacılara mali destek sağlayarak bilimsel etkileşimin gelişmesini desteklemek ve ülkemizin bilim ve teknoloji alanında uluslararası işbirliğini geliştirmek, f) Lisansüstü öğrencilerin ve araştırmacıların yurt içi ve yurt dışı bilimsel toplantı ve etkinliklere katılımı için destek sağlamak, g) Yurt içinde düzenlenen ulusal ve uluslararası kongre, seminer, kolokyum, çalıştay gibi bilimsel toplantıları ve etkinlikleri desteklemek, düzenlemek ve bunlara katılmak, ğ) Bireysel/kurumsal destekler, yarışmalar, etkinlikler, burslar ve eğitim programları aracılığı ile Türkiye nin ihtiyacı olan alanlarda insan kaynağı yetiştirmek, bilim insanlarını teşvik etmek ve Türkiye nin bilim insanları için bir cazibe merkezi haline gelmesine katkıda bulunmak amacıyla yeni programlar geliştirmek. Daire Başkanı nın görevleri MADDE 6- (1) Daire Başkanı görev alanına giren faaliyetleri ilgili birimleri aracılığı ile gerçekleştirir. (2) Daire Başkanı nın görevleri şunlardır: a) Daire Başkanları için belirlenmiş olan ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek, b) Bünyesindeki Müdürlüklerin tüm faaliyetlerinin stratejik plan ve mevzuat çerçevesinde gerçekleştirilmesinin yönetim ve koordinasyonunu sağlamak, c) Yürürlükteki programların belirlenen sürece uygun şekilde gerçekleşmesini sağlamak, ç) Mevcut programların geliştirilmesi veya yeni burs, destek, etkinlik ve yarışma programlarının oluşturulmasını sağlamak, d) Daire Başkanlığının stratejik faaliyetlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımını yapmak, faaliyetlerin geliştirilmesi için gerekli temaslarda bulunmak, e) BİDEB in ulusal ve uluslararası toplantılarda temsil edilmesini sağlamak, f) Başkanlık tarafından gerekli görülen kurum içi ve kurum dışı kurul, komisyon vb. organizasyonlarda görev almak, g) Başkanlığa, Daire Başkanlığı birimlerine ilişkin önerilerde bulunmak, ğ) Başkanlık tarafından kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek. 4
BİDEB Yürütme Komitesinin oluşumu, yetkileri ve çalışma şekli MADDE 7- (1) BİDEB Yürütme Komitesi, Başkan tarafından atanan 5 akademisyen ve Daire Başkanı olmak üzere 6 kişiden oluşur. Komite ilke olarak ayda bir kez Daire Başkanının çağrısı ile toplanır. Toplantıya Daire Başkanı başkanlık eder. Toplantı davet yazıları Daire Başkanı tarafından toplantı tarihinden en geç 7 gün önce üyelere gönderilir. (2) Komite üyeleri, Başkan tarafından bir yıl için seçilir. Bir üye üst üste en çok üç yıl görev yapabilir. Üyeler, aynı tarihlerde TÜBİTAK ın başka komite veya kurullarında üye olarak görev alamaz. Gerek görüldüğünde, görev süreleri bitmeden görevlendirilmelerinde izlenen usul ile üyelikleri sona erdirilebilir. (3) Komite toplantılarını Daire Başkanı yönetir. Toplantı ve karar yeter sayısı dörttür. Karara katılmayanlar, katılmama nedenlerini yazılı olarak karar tutanağında belirtebilir. Komitenin görevlerini yürütmelerine yardımcı olmak amacıyla gerektiğinde danışmanlar görevlendirilebilir. (4) Komite, Başkanlık tarafından belirlenen çerçevede Daire Başkanına yetki devrinde bulunabilir. (5) Komite üyeleri ve toplantıya katılanlar tarafsız ve belirlenen etik kurallara uygun olarak hareket eder. (6) Üyelerin Komite toplantılarına katılmaları zorunludur. Komite toplantılarına üst üste üç kez veya bir yıl içinde dört kez katılmayan üyelerin üyeliklerinin düşürülmesi hususu, Daire Başkanı teklifi ile Başkan tarafından karara bağlanır. BİDEB Yürütme Komitesi nin görevleri MADDE 8- (1) BİDEB Yürütme Komitesi aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir: a) Kurumun olanakları ile Kurumun görev ve sorumluluklarını dikkate alarak burs ve destek başvurularının varsa panel veya danışman görüşleri ile birlikte değerlendirerek Başkanlığa görüş bildirmek, b) Bursiyerlerin burssuz süre uzatım taleplerini değerlendirmek, c) Bursiyerlerin/desteklenenlerin burslu süre uzatımı veya ek destek talepleri konusunda Başkanlığa öneride bulunmak, ç) Bursların başlatılma süresinin uzatılması, bursların devamı, durdurulması, kesilmesi veya iptali hakkında Başkanlığa görüş bildirmek veya karar almak, d) Desteklerin durdurulması, kesilmesi veya iptali hakkında Başkanlığa görüş bildirmek veya karar almak, e) Burs ve destek tutarlarını Bilim Kurulu tarafından belirlenen üst limitleri aşmayacak şekilde ülkelere veya programlara göre belirlemek, f) Burs/destek geri ödemelerinin taksitlendirilmesinin talep edilmesi halinde ödeme planını belirlemek, g) Programların yürütülmesine ilişkin mevzuatta açıkça düzenlenmemiş durumlarda Başkanlığa görüş bildirmek veya karar almak. 5
BİDEB Yürütme Komitesi üyelerinin görevleri MADDE 9- (1) Üyelerin görevleri şunlardır: a) Komite toplantılarına katılmak, toplantı gündem maddeleri ile ilgili karar almak, b) Uzmanlık alanlarına giren konularda rapor hazırlamak ve görüş bildirmek, c) Daire Başkanlığı ve Başkanlık tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Danışma Kurulu nun oluşumu, çalışma şekli ve görevleri MADDE 10: (1) Danışma Kurulu, Başkan tarafından atanan alanında uzman kişilerden oluşur. Kurul, Komiteye karşı sorumludur. Kurul gerekli hallerde Daire Başkanı başkanlığında toplanır. Toplantı çağrısı, toplantı konularına göre ilgili alanlardaki kurul üyelerine Daire Başkanı tarafından yapılır. BYK ya iletilecek görüş olması halinde kurul tavsiye kararları, toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile alınır. (2) Üyeler, Başkan tarafından bir yıl için seçilir. Bir üye üst üste en çok üç yıl görev yapabilir. Gerek görüldüğünde, görev süreleri bitmeden görevlendirilmelerinde izlenen usul ile üyelikleri sona erdirilebilir. (3) Daire Başkanının toplantıya davet ettiği üyelerden bir yıl içinde üst üste üç kez mazeretsiz olarak toplantıya katılmayanların üyeliklerinin düşürülmesi hususu, Daire Başkanının önerisi üzerine Başkan tarafından karara bağlanır. (4) Kurul üyeleri ve toplantıya katılanlar tarafsız ve belirlenen etik kurallara uygun olarak hareket eder. Karara katılmayanlar, katılmama nedenlerini yazılı olarak karar tutanağında belirtir. (5) Kurul üyelerinin görevleri şunlardır: a) Değerlendirmesi PYS ile yapılacak programlarda değerlendirme yapacak panelist/danışmanların belirlenmesinde ve panellerin oluşturulmasında görüş bildirir, panellerde moderatörlük yapar, b) Gerekli hallerde yarışma programlarının jürilerinin oluşturulmasında görüş bildirir, c) Araştırmacılardan veya izleyicilerden gelen gelişme ve sonuç raporlarını değerlendirir, ç) Programa başvuran adaylardan başvuru alanı tespit edilemeyen ya da alanlarda tereddüte düşülen durumlarda görüş bildirir, d) Gerekli hallerde başvuruların değerlendirilmesinde görev alır, e) Gerekli hallerde başvuruların ön değerlendirmesinde görev alır, f) BİDEB faaliyetlerinde ihtiyaç duyulan diğer konularda görüş bildirir. Etkinlik Destekleri ve Eğitim Bursları Müdürlüğünün kuruluşu ve görevleri MADDE 11- (1) Müdürlük, Müdür, Bilimsel Program Uzmanları, Uzmanlar ve gerek görüldüğü durumlarda destek personelinden oluşur. 6
(2) Müdürlüğün görevleri şunlardır: a) Programların mevzuata uygun olarak ilanlarını hazırlamak, ilanların web sayfasında yayınlanmasını sağlamak, b) Programların bilgi sistemlerinin tasarlanması, güncellenmesi ve geliştirilmesi ile ilgili işlerde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordineli olarak çalışmak, c) Başvuruların değerlendirilmesi için panel oluşturulması gerektiği durumlarda ihtiyaç olması halinde Danışma Kurulu önerisi de dikkate alınarak PYS de panelist adayları listesi oluşturmak, oluşturulan listeyi Daire Başkanı onayına hazır hale getirmek, ç) Programlara yapılan başvuruların değerlendirilmesi için başvuruları düzenlemek ve Komite/Kurul veya jüri/panel/danışman değerlendirmesine sunmak, d) Değerlendirme sonucunda desteklenenlerin Başkanlık Oluru nun alınmasını, duyurulmasını, destek bilgilerinin TÜBİTAK bilgi sistemlerine girilmesini sağlamak, destek onay veya ret yazılarının hazırlanarak bildirilmesi ile ilgili işlemleri yürütmek, e) Desteklenenler/bursiyerlerden program mevzuatında istenilen bilgi/belgeleri toplamak ve oluşturulan işlem dosyasında muhafaza etmek, f) Destek programlarında desteğin kullanımının programın mevzuatında belirlenen koşullara uygun olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini tespit etmek, uygun bulunanları ödeme için MADES e bildirmek, g) Başvurular ile ilgili işlem dosyalarını, desteklenme veya bursiyerlik süresince saklamak, işlemden kalkan dosyaları arşive göndermek, ğ) Program mevzuatında belirtilen yükümlülüklerin takibi, bursiyerlerin/desteklenenlerin izlenmesi, bursiyerler/desteklenenler hakkında BİDEB Yürütme Komitesi kararı gereken durumlarda konunun Yürütme Komitesi nde görüşülmesi ve kararların bildirimi ile ilgili işlemleri yapmak, h) Program ile ilgili bilgi ve belgeleri güncel tutmak, istenildiğinde programa ilişkin raporları hazırlamak, ı) Program süreçlerini hazırlamak, i) Programlarla ilgili resmi yazışmaları hazırlamak ve sonuçlandırmak, bursiyerlerden/desteklenenlerden gelecek sorulara cevap vermek, yönlendirmek, j) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Yarışma Programları Müdürlüğünün kuruluşu ve görevleri MADDE 12- (1) Müdürlük, Müdür, Bilimsel Program Uzmanları, Uzmanlar ve gerek görüldüğü durumlarda destek personelinden oluşur. (2) Müdürlüğün görevleri şunlardır: a) Programların mevzuata uygun olarak ilanlarını hazırlamak, ilanların web sayfasında yayınlanmasını sağlamak, b) Programların bilgi sistemlerinin tasarlanması, güncellenmesi ve geliştirilmesi ile ilgili işlerde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordineli olarak çalışmak, 7
c) Başvuruların değerlendirilmesi için panel oluşturulması gerektiği durumlarda ihtiyaç olması halinde Danışma Kurulu önerisi de dikkate alınarak PYS de panelist adayları listesi oluşturmak, oluşturulan listeyi Daire Başkanı onayına hazır hale getirmek, ç) Olimpiyat programlarında sınavların yaptırılmasını, yaz/kış okulları, kurslar, takım kampları vb etkinliklerin organizasyonunu olimpiyat komiteleriyle koordineli olarak yürütmek, d) Proje yarışmalarında bölge sergilerinin düzenlenmesi, jürilerin oluşturulması süreçlerinde koordinatörlere destek sağlamak, final organizasyonları sürecinde organizasyonla ilgili her türlü iş ve işlemleri yürütmek, final jürilerine çalışmalarında yardımcı olmak. e) Programlara yapılan başvuruların değerlendirilmesi için başvuruları düzenlemek ve Komite/Kurul veya jüri/panel/danışman değerlendirmesine sunmak, f) Değerlendirme sonucunda desteklenenlerin Başkanlık Oluru nun alınmasını, duyurulmasını, destek bilgilerinin TÜBİTAK bilgi sistemlerine girilmesini sağlamak, destek onay veya ret yazılarının hazırlanarak bildirilmesi ile ilgili işlemleri yürütmek, g) Programlara başvuranlardan program mevzuatında istenilen bilgi/belgeleri toplamak ve oluşturulan işlem dosyasında muhafaza etmek, ğ) Başvurular ile ilgili işlem dosyalarını, desteklenme süresince saklamak, işlemden kalkan dosyaları arşive göndermek, h) Program mevzuatında belirtilen yükümlülüklerin takibi, desteklenenlerin izlenmesi, desteklenenler hakkında BİDEB Yürütme Komitesi veya Olimpiyat/Yarışma Komitesi kararı gereken durumlarda konunun ilgili Komitelerde görüşülmesi ve kararların bildirimi ile ilgili işlemleri yapmak, ı) Program ile ilgili bilgi ve belgeleri güncel tutmak, istenildiğinde programa ilişkin raporları hazırlamak, i) Program süreçlerini hazırlamak, j) Ulusal veya uluslararası olimpiyat ve yarışma programları kapsamında yurt içinde veya yurtdışında öğrencilere refakat edilmesini sağlamak, k) Programlarla ilgili resmi yazışmaları hazırlamak ve sonuçlandırmak, bursiyerlerden/desteklenenlerden gelecek sorulara cevap vermek, yönlendirmek, l) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Araştırma Burs ve Destekleri Müdürlüğünün kuruluşu ve görevleri MADDE 13- (1) Müdürlük, Müdür, Bilimsel Program Uzmanları, Uzmanlar ve gerek görüldüğü durumlarda destek personelinden oluşur. (2) Müdürlüğün görevleri şunlardır: a) Programların mevzuata uygun olarak ilanlarını hazırlamak, ilanların web sayfasında yayınlanmasını sağlamak, b) Programların bilgi sistemlerinin tasarlanması, güncellenmesi ve geliştirilmesi ile ilgili işlerde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordineli olarak çalışmak, 8
c) Başvuruların değerlendirilmesi için panel oluşturulması gerektiği durumlarda ihtiyaç olması halinde Danışma Kurulu önerisi de dikkate alınarak PYS de panelist adayları listesi oluşturmak, oluşturulan listeyi Daire Başkanı onayına hazır hale getirmek, ç) Programlara yapılan başvuruların değerlendirilmesi için başvuruları düzenlemek ve Komite/Kurul veya jüri/panel/danışman değerlendirmesine sunmak, d) Değerlendirme sonucunda desteklenenlerin Başkanlık Olur unun alınmasını, duyurulmasını, destek bilgilerinin TÜBİTAK bilgi sistemlerine girilmesini sağlamak, destek onay veya ret yazılarının hazırlanarak bildirilmesi ile ilgili işlemleri yürütmek, e) Desteklenenler/bursiyerlerden program mevzuatında istenilen bilgi/belgeleri toplamak ve oluşturulan işlem dosyasında muhafaza etmek, f) Başvurular ile ilgili işlem dosyalarını, desteklenme veya bursiyerlik süresince saklamak, işlemden kalkan dosyaları arşive göndermek, g) Program mevzuatında belirtilen yükümlülüklerin takibi, bursiyerlerin/desteklenenlerin izlenmesi, bursiyerler/desteklenenler hakkında BİDEB Yürütme Komitesi kararı gereken durumlarda konunun Yürütme Komitesinde görüşülmesi ve kararların bildirimi ile ilgili işlemleri yapmak, ğ) Program ile ilgili bilgi ve belgeleri güncel tutmak, istenildiğinde programa ilişkin raporları hazırlamak, h) Program süreçlerini hazırlamak, ı) Programlarla ilgili resmi yazışmaları hazırlamak ve sonuçlandırmak, bursiyerlerden/desteklenenlerden gelecek sorulara cevap vermek, yönlendirmek, i) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Eğitim, Tanıtım ve Program Değerlendirme Müdürlüğünün kuruluşu ve görevleri MADDE 14- (1) Müdürlük; Müdür, Uzman ve Destek personelinden oluşur. (2) Müdürlüğün görevleri şunlardır: a) Programlar ile ilgili eğitim ve tanıtım sunumları hazırlamak ve görevlendirildiğinde sunum yapmak, b) Program ile ilgili etki analizleri hazırlamak, yeni program model alternatifleri oluşturmak, c) Programlar ile ilgili tanıtım kitapçıkları, afişler, broşürler hazırlamak ve ilgili yerlere göndermek, ç) Programlar ile ilgili eğitim toplantıları düzenlemek, d) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Mali Denetleme ve Sözleşmeler Müdürlüğünün kuruluşu ve görevleri MADDE 15- (1) Müdürlük; Müdür, Uzman ve Destek personelinden oluşur. 9
(2) Müdürlüğün görevleri şunlardır: a) BİDEB in görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek, b) BİDEB in stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, c) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Daire Başkanlığı bütçesini, stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, ç) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, BİDEB in ayrıntılı harcama programını hazırlamak ve hizmet gereksinimlerini dikkate alarak ödeneklere ilişkin işlemleri yürütmek, d) BİDEB in bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri değerlendirmek ve mali istatistiklerini hazırlamak, e) İlgili mevzuatı çerçevesinde burs/destek/ödül ödemelerinin geri alınması gerektiği durumlarda alacakların takibine ilişkin işlemleri yürütmek, f) Daire Başkanlığına ait birim faaliyet raporunun hazırlanmasına katkıda bulunmak, g) Birimin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, ğ) BİDEB in diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerinin yürütülmesi çalışmalarına katkıda bulunmak. h) Mali konularla ilgili mevzuatın uygulanması konusunda birim yöneticisine ve harcama yetkilisine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, ı) Gerçekleştirme görevlisi olarak mali hizmetlerin yürütülmesini sağlamak, i) Gerçekleştirme görevlisi olarak ön mali kontrol faaliyetini yürütmek, j) Daire Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Koordinasyon Komitesi MADDE 16- (1) Daire Başkanlığı bünyesinde, Daire Başkanı ve Müdürlerden oluşan bir Koordinasyon Komitesi oluşturulur. (2) Koordinasyon Komitesi, Daire Başkanlığının faaliyetlerinin yürütülmesinde ve uygulamalarda; yaklaşım ve anlayış birliğinin sağlanmasına, uygulama sırasında ortaya çıkan ihtilafların giderilmesine ve sorunların çözümüne yönelik öneriler oluşturur. (3) Koordinasyon Komite Başkanı Daire Başkanıdır. Toplantı çağrısı Daire Başkanı tarafından yapılır. İhtiyaç duyulması halinde, toplantılara, farklı birim yöneticileri ve konu uzmanları da davet edilebilir. (4) Toplantılarda ortaya çıkan öneriler BİDEB Yürütme Komitesinin görüşü alınarak Başkan ın yazılı onayına sunulur. Başkan tarafından onaylandıkları takdirde, Daire Başkanlığı tarafından gereği için ilgililere duyurulur. 10
Sorumluluklar MADDE 17- (1) Daire Başkanı, Müdürler, Üyeler, Koordinatörler, AG, A ve B Hizmet Grubu personeli, bu Usul ve Esaslar çerçevesindeki görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yerine getirmekten, iş, işlem ve kararlarında mevzuata uygun hareket etmekten, tarafsız ve belirlenen etik kurallara uymaktan ve uyulmasını sağlamaktan sorumludur. İş ve görev tanımları yönergesi MADDE 18- (1) Daire Başkanlığının organizasyon yapısı, görev ve yetkileri ile tüm çalışanların iş ve görev tanımları Yönetim ve Organizasyon El Kitapçığı şeklinde hazırlanarak Başkanın yazılı onayına sunulur. (2) Bu kitapçıkta tanımlanan iş ve görev tanımları, iş süreçleri gözden geçirilerek Usul ve Esaslara aykırı olmamak kaydıyla değişiklik yapılabilir. Değişiklik sonrası iyileştirilen iş ve işlemler için gerekli düzenlemeler yapılır. Hüküm bulunmayan haller MADDE 19- (1) Bu Usul ve Esaslarda hüküm bulunmayan hallerde TÜBİTAK Destek Programları Başkanlıkları Kuruluş, Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri kıyasen uygulanır. (2) Bu Usul ve Esasların yürürlüğe girmesiyle, BİDEB Değerlendirme ve Destekleme Kuruluna yapılan atıflar, BİDEB Yürütme Komitesi ne yapılmış sayılır. Kaldırılan Danışma Kurulu ve görev süreleri GEÇİCİ MADDE 1- (1) Bu Usul ve Esasların 10 uncu maddesinde düzenlenen Danışma Kurulunun oluşturulması ile 07 Nisan 2007 tarihli ve 152 sayılı Bilim Kurulu kararı ile kurulan 2224-Yurt İçi/Dışı Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği Programı kapsamında başvuruların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması amacıyla kurulan beş kişilik Danışma Kurulu nun görevi sona erer. GEÇİCİ MADDE 2- (1) Bu Usul ve Esasların yürürlüğe girmesi ile BİDEB Değerlendirme ve Destekleme Kurulunda görev yapmakta olan üyeler BİDEB Yürütme Komitesi üyesi addedilirler. Danışma Kurulu ve BİDEB Değerlendirme ve Destekleme Kurulunda halen görev yapanlardan üç yıllık görev süresini doldurmuş olanlar, mevcut görevlendirme süresi sonuna kadar görevlerine devam eder. Yürürlük girer. MADDE 20- (1) Bu Usul ve Esaslar Bilim Kurulunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe Yürütme MADDE 21- (1) Bu Usul ve Esaslar hükümlerini TÜBİTAK Başkanı yürütür. 11