BÖLÜM II GENEL ŞARTLAR BÖLÜM A HUKUKİ VE İDARİ HÜKÜMLER MADDE II.1 YARARLANICININ GENEL YÜKÜMLÜLÜKLERİ Yararlanıcı: (a) Projenin Sözleşmenin şartlarına uygun olarak ifa edilmesinden sorumludur; (b) Üzerine yüklenen tüm hukuki yükümlülüklere uygun davranmaktan sorumludur; (c) Varlığından haberdar olduğu ve Projenin uygulanmasını etkileyebileceğini veya geciktirebileceğini bildiği tüm değişiklikleri derhal Merkeze bildirir; (d) Hukuki, mali, teknik, kurumsal veya mülkiyet durumunda değişiklik olması ve adının, adresinin veya yasal temsilcisinin değişmesi halinde Merkezi derhal bilgilendirir; MADDE II.2 TARAFLAR ARASINDAKİ İLETİŞİM II.2.1 İletişim biçimi ve yolları Sözleşmeyle veya onun uygulanmasıyla ilgili tüm iletişim (kağıt veya elektronik ortamda olmak üzere) yazılı olarak yapılır, Sözleşmenin numarasını taşır ve Madde I.6'da belirtilen iletişim bilgileri kullanılarak yapılır. Taraflardan herhangi birinin istemesi halinde, bu isteğin gerekçesiz gecikme olmadan gönderilmesi şartıyla, elektronik yolla yapılan tüm bildirimler, söz konusu bildirimin orijinal ıslak imzalı nüshasıyla doğrulanır. Gönderici, ıslak imzalı orijinal nüshayı gerekçesiz gecikme olmaksızın gönderir. Resmi bildirimler iadeli taahhütlü posta veya dengi kullanılarak veya buna denk gelen elektronik yollarla yapılır. II.2.2 Bildirimlerin tarihi Sözleşmede iletinin gönderileceği bir tarihe atıfta bulunulmadığı müddetçe, iletiler, alıcı tarafından alındıkları tarih itibariyle gönderilmiş sayılır. Elektronik iletiler, Madde I.6'da sıralanan adreslerden birine gönderilmiş olması şartıyla, söz konusu iletinin başarılı şekilde gönderildiği tarihte alıcı tarafından alınmış kabul edilir. Gönderen tarafın iletilemedi mesajı alması halinde, gönderme işlemi başarısız olmuş sayılır. Bu durumda, gönderen taraf söz konusu iletiyi Madde I.6'da yer alan diğer adreslerden herhangi birine derhal yeniden gönderir. Gönderinin başarısız olması durumunda, gönderen 1
taraf söz konusu iletiyi belirli bir süre içerisinde gönderme yükümlülüğünü ihlal etmiş sayılmaz. Posta servisi üzerinden Merkeze gönderilen iletiler, Madde I.6.2'de belirtilen birim tarafından kaydedildiği tarihte Merkez tarafından alınmış sayılır. İadeli taahhütlü posta veya dengi elektronik yollarla gönderilen resmi bildirimler, iade makbuzunda veya denginde yazan tarih itibariyle alıcı tarafından alınmış kabul edilir. MADDE II.3 - ZARAR YÜKÜMLÜLÜĞÜ II.3.1 Merkez ve Komisyon, Projenin uygulanması sonucunda veya sırasında üçüncü tarafların uğradığı zararlar dâhil olmak üzere, yararlanıcının sebep olduğu veya uğradığı zararlardan ötürü sorumlu tutulamaz. II.3.2 Mücbir sebep halleri istisna olmak üzere, yararlanıcı, Projenin uygulanmasının sonucu olarak veya Projenin uygulanmaması, yetersiz, kısmi veya geç uygulanması sebebiyle Merkezin uğradığı zararları tazmin eder. MADDE II.4 - ÇIKAR ÇATIŞMASI II.4.1 Yararlanıcı, ekonomik çıkarlar, siyasi veya ulusal yakınlık, aile bağları veya duygusal bağlar veya başka herhangi bir ortak çıkar (bundan böyle çıkar çatışması olarak anılacaktır) yüzünden Sözleşmenin tarafsız ve objektif bir şekilde uygulanmasına engel teşkil edebilecek tüm durumları önlemek için gerekli tüm tedbirleri alır. II.4.2 Sözleşmenin uygulanması sırasında çıkar çatışması oluşturan veya oluşturabilecek tüm durumlar, gecikme olmadan yazılı olarak Merkeze bildirilir. Yararlanıcı bu durumu düzeltmek için gerekli tüm adımları derhal atar. Merkezin alınan tedbirlerin uygun olduğunu doğrulama hakkı saklı olup, Merkez belirli bir tarihe kadar ilave tedbirler alınmasını isteyebilir. MADDE II.5 - GİZLİLİK II.5.1 Merkez ve yararlanıcı, biçimi ne olursa olsun, Sözleşmenin uygulanmasıyla ilgili olarak yazılı veya sözlü olarak kendilerine açıklanan ve üzerinde açık şekilde yazılmış gizlilik uyarısı bulunan bilgi ve belgelerin gizliliğini korurlar. II.5.2 Yararlanıcı, Merkez ile başka türlü bir yazılı mutabakata varılmadığı müddetçe, gizli bilgi ve belgeleri Sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmek haricinde başka herhangi bir amaçla kullanamaz. II.5.3 Madde II.5.1 ve II.5.2'te atıfta bulunulan yükümlülükler, aşağıdaki durumlar haricinde, Sözleşmenin uygulanması sırasında ve bakiyenin ödenmesiyle başlayan beş yıllık dönem boyunca Merkez ve yararlanıcı için bağlayıcıdır: 2
(a) İlgili tarafın diğer tarafı gizlilik yükümlülüklerinden daha erken ibra etmeyi kabul etmesi; (b) Gizli bilgilerin, gizlilik yükümlülüğüyle bağlı bir tarafça açıklanması haricinde ihlal teşkil etmeyen başka bir yolla kamuoyuna açıklanması; (c) Gizli bilgilerin açıklanmasının kanunlarca zorunlu kılınması. MADDE II.6 KİŞİSEL VERİLERİN KULLANIMI II.6.1 Kişisel verilerin Merkez ve Komisyon tarafından kullanımı Sözleşmeye dâhil olan tüm kişisel veriler Merkez tarafından ulusal mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak kullanılır. Avrupa Komisyonu tarafından sağlanan Bilgi İşlem Araçlarında yer alan her türlü kişisel bilgi Ulusal Ajanslar tarafından Avrupa Parlamentosu ve Konseyinin 18 Aralık 2000 tarih ve 45/2001 sayılı, bireylerin kişisel verilerinin Topluluk kurum ve kuruluşlarınca işlenmesi ve bu verilerin serbest dolaşımına karşı korunmasına dair Tüzüğüne göre işlenir. Bu türden veriler, Madde I.6.1'de belirtilen veri denetçisi tarafından yalnızca Sözleşmenin uygulanması, yönetilmesi ve izlenmesi amacıyla kullanılacak olup, veriler, Sözleşmeye uygulanan ulusal mevzuat çerçevesinde izleme ve denetimden sorumlu kurumlara aktarılabilir. Yararlanıcı, kendi kişisel verilerine erişme ve bu verileri düzeltme hakkına sahiptir. Kendi kişisel verilerinin kullanımıyla ilgili soruları olan yararlanıcı, bu sorularını kim olduğu Madde I.6.1'de belirtilen veri denetçisine gönderir. Sözleşme içerisinde yer alan tüm kişisel veriler, Avrupa Parlamentosunun ve Konseyin 18 Aralık 2000 tarihli kişisel verilerin Avrupa Topluluğu kurum ve kuruluşlarınca kullanılması hususunda bireylerin korunmasıyla ve bu türden verilerin serbest dolaşımıyla ilgili (EC) 45/2001 sayılı Tüzüğüne uygun olarak kullanılır. Yararlanıcı, istediği zaman Avrupa Veri Koruma Denetçisine başvurma hakkına sahiptir. II.6.2 Kişisel verilerin yararlanıcı tarafından kullanımı Sözleşmenin kişisel verilerin yararlanıcı tarafından kullanılmasını gerektirdiği hallerde, yararlanıcı, özellikle kullanım amacı, işlenebilecek veri kategorileri, verileri kimin alacağı ve veriye konu olan kişinin haklarını ne suretle kullanabileceğiyle ilgili olarak, yalnızca, Madde I.6.1'de belirtilen veri denetçisinin gözetimi altında hareket edebilir. Yararlanıcının veri erişimi için kendi çalışanlarına verdiği yetki, ancak Sözleşmenin uygulanması, yönetimi ve izlenmesi için gerekli olan düzeyle sınırlıdır. 3
Yararlanıcı, aşağıdaki amaçlarla, söz konusu kişisel verilerin kullanımından ve mahiyetinden doğan riskleri göz önünde bulundurarak uygun teknik ve kurumsal güvenlik tedbirlerini almayı taahhüt eder: (a) Yetkisiz kişilerin kişisel verilerin işlendiği bilgisayarlara erişmesini ve özellikle aşağıdaki eylemleri önlemek: (i) (ii) Saklanan ortam dosyalarını izinsiz olarak okumak, kopyalamak, değiştirmek veya kaldırmak; İzinsiz veri girişi yapmak ve ayrıca saklanan kişisel verileri izinsiz olarak açıklamak, değiştirmek veya silmek; (iii) Yetkisiz kişilerin veri işleme sistemlerini veri iletim altyapısı üzerinden kullanması; (b) (c) (d) (e) (f) Veri işleme sistemi içerisindeki yetkili kullanıcılarının yalnızca erişim haklarının izin verdiği kişisel verilere ulaşabildiğinden emin olmak; Hangi kişisel verilerin ne zaman ve kime gönderildiğini kaydetmek; Üçüncü şahıslar adına kullanılan kişisel verilerin yalnızca Merkez tarafından belirlenen şekilde kullanılabildiğinden emin olmak; Kişisel verilerin iletilmesi ve veri depolama ortamlarının bir yerden başka bir yere taşınması sırasında, verilerin izinsiz okunamadığından, kopyalanamadığından ve silinemediğinden emin olmak; Kurumsal yapısını veri koruma gerekliliklerini karşılayacak şekilde tasarlamak. MADDE II.7 AVRUPA BİRLİĞİ FONLARININ GÖRÜNÜRLÜĞÜ II.7.1 Avrupa Birliği fonları ve Avrupa Birliği ambleminin kullanımı hakkında bilgi Projeyle ilgili olarak, yararlanıcı tarafından, konferanslarda, seminerlerde veya (broşür, kitapçık, poster, sunum vb. gibi) bilgilendirici veya tanıtıcı materyallerde yapılan tüm iletişimlerde veya yayınlarda, Projenin Avrupa Birliğinden fon aldığı hususu vurgulanır ve http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm ile http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf adreslerindeki görsel kimlikle ilgili kılavuzlara uygun olarak Avrupa Birliği logosuna, Erasmus+ Programının resmi logosuna ve grafik kimliğine yer verilir. Bu logolara ilave olarak, yararlanıcıların, konferanslarda, seminerlerde veya (broşür, kitapçık, poster, sunum vb. gibi) bilgilendirici veya tanıtıcı materyallerde yapılan tüm iletişimlerde veya yayınlarda Türkiye Ulusal Ajansı nın logolarını http://www.ua.gov.tr/kurumsal/logolar sayfasında açıkladığı logo kullanım kurallarına uygun olarak kullanması önemle tavsiye edilmektedir. 4
Başka bir logoyla yan yana sergilendiğinde, Avrupa Birliği amblemi uygun orantıya sahip olmalıdır. Türkiye Ulusal Ajansına lişkin logolarla birlikte kullanım oranları http://www.ua.gov.tr/kurumsal/logolar sayfasında ilan edilmektedir. Avrupa Birliği logosunu kullanma yükümlülüğü, yararlanıcıya münhasır kulanım hakkı vermez. Yararlanıcı, Avrupa Birliği amblemini veya benzer herhangi bir marka veya logoyu kendi adına kaydettirmek yoluyla veya başka herhangi bir yolla sahiplenemez. II.7.2 Merkez ve Komisyonun sorumlu olmadığını beyan eden uyarılar Projeyle ilgili olarak yararlanıcı tarafından herhangi bir biçimde ve herhangi bir yolla yapılan tüm iletişimlerde veya yayınlarda, yazılanların yalnızca yazanın görüşlerini yansıttığı ve içerdiği bilgilerin kullanımından Merkez ve Komisyonun sorumlu olmadığı hususu vurgulanır. MADDE II.8 ÖNCEDEN MEVCUT BULUNAN HAKLAR İLE MÜLKİYET VE (FİKRİ VE SINAİ MÜLKİYET HAKLARI DAHİL) SONUÇLARIN KULLANIMI II.8.1 Sonuçların mülkiyet hakkının yararlanıcıya ait olması Sözleşme içerisinde aksi belirtilmediği müddetçe, sınai ve fikri mülkiyet hakları ile raporlar ve ilgili belgeler de dâhil olmak üzere Proje sonuçlarının mülkiyeti, yararlanıcıya aittir. II.8.2 Önceden mevcut bulunan sınai ve fikri mülkiyet hakları Sözleşmenin imzalanması öncesinde, üçüncü tarafların hakları da dâhil olmak üzere, sınai ve fikri mülkiyet haklarının mevcut bulunduğu hallerde, yararlanıcı, tüm mülkiyet haklarını ve önceden mevcut olan sınai ve fikri mülkiyet haklarının kullanımını içeren bir liste oluşturarak bu listeyi en geç uygulamanın başlamasından önce Merkez ile paylaşır. Yararlanıcı, Sözleşmenin uygulanması sırasında, önceden mevcut olan sınai ve fikri mülkiyet haklarını kullanmak için gerekli haklara sahip olduğundan emin olur. II.8.3 Sonuçları kullanma hakkının ve önceden mevcut olan hakların Merkez ve Avrupa Birliği tarafından kullanılması Madde II.1, II.3 ve II.8.1 in hükümleri saklı kalmak üzere, yararlanıcı, Proje sonuçlarını aşağıdaki amaçlarla kullanma hakkını Avrupa Birliğine verir: (a) (b) Avrupa Birliğinin kendi amaçları için kullanmak üzere ve özelde, Merkez için çalışan kişilerin, Avrupa Birliği kurumlarının, ajanslarının ve kuruluşlarının ve Üye Devletlerin kurumlarının kullanımına sunmak ve ayrıca sınırsız sayıda nüsha halinde tamamını veya bir kısmını kopyalamak ve çoğaltmak amacıyla; Halka dağıtmak, ve özelde, basılı halde, elektronik veya dijital formatta yayınlamak, Europa web sitesi dâhil olmak üzere internette indirilebilir veya indirilemez dosya olarak yayınlamak, herhangi bir iletim tekniği kullanarak, halka açık alanda izletme veya sunum yoluyla yayınlamak, basın bilgi servisleri aracılığıyla iletmek, geniş kitlelerin erişebildiği veri tabanlarına veya endekslere dâhil etmek amacıyla; 5
(c) (d) (e) (f) (g) Çeviri amacıyla; Avrupa Parlamentosu, Konsey ve Komisyon belgelerine genel erişimle ilgili Avrupa Parlamentosunun ve Konseyin 30 Mayıs 2001 tarihli (EC) 1049/2001 sayılı tüzüğü kapsamında, münferit istek olması halinde, çoğaltma ve kullanma izni olmaksızın erişim sağlamak amacıyla; Kağıt, elektronik veya başka herhangi bir formatta saklama amacıyla; Merkez ve Komisyon için geçerli olan belge yönetimi kurallarına uygun arşivleme amacıyla; Madde II.8.3 (b) ve II.8.3 (c)'de açıklanan kullanma biçimlerini yetkilendirme veya alt lisans yoluyla üçüncü taraflara kullandırma hakları. Özel Şartlar bölümünde, Merkez ve/veya Avrupa Birliği için ilave kullanım hakları öngörülebilir. Yararlanıcı, Merkezin ve/veya Avrupa Birliğinin proje sonuçlarına dâhil edilmiş olan önceden mevcut tüm sınai ve fikri mülkiyet haklarını kullanma hakkına sahip olduğunu garanti eder. Özel Şartlarda aksi belirtilmedikçe, önceden mevcut olan bu haklar, Proje sonuçlarının kullanım haklarıyla aynı amaçlarla ve aynı şartlar altında kullanılır. Sonuç Merkez ve/veya Avrupa Birliği tarafından açıklanırken, telif hak sahibiyle ilgili bilgiler ilave edilir. Telif hakkı bilgileri şu şekilde yazılır: " yıl telif hak sahibinin adı. Tüm hakları saklıdır. Şartlı olarak Ulusal Ajansın adına lisanslanmıştır" veya " yıl telif hak sahibinin adı. Tüm hakları saklıdır. Şartlı olarak Avrupa Birliğine lisanslanmıştır." MADDE II.9 PROJENİN UYGULANMASI İÇİN GEREKLİ İHALELERİN VERİLMESİ II.9.1 Projenin uygulanmasının mal, iş veya hizmet satın alınmasını gerektirdiği hallerde, yararlanıcı ihaleyi ödenen para karşılığında en iyi değeri sunan teklife veya, uygunsa, en düşük fiyatlı teklife verir. Bunu yaparken, tüm çıkar çatışmalarından kaçınır. 2004/18/EC sayılı Direktifi ilga eden Avrupa Parlamentosunun ve Konseyin kamudaki satın alımlarına dair 26 Şubat 2014 tarihli 2014/24/EU sayılı yönergesindeki anlamda ihale makamı veya 2004/17/EC sayılı Direktifi ilga eden Avrupa Parlamentosunun ve Konseyin su, enerji, ulaşım ve posta sektörlerinde faaliyet gösteren işletmelerin satın alımlarına dair 26 Şubat 2014 tarihli 2014/25/EU sayılı Direktifindeki anlamda sözleşme yapan kurum sıfatıyla hareket eden yararlanıcı, ilgili ulusal kamu satın alma kurallarına uygun hareket eder. II.9.2 Yararlanıcı, Projenin gerçekleştirilmesine ve Sözleşme hükümlerine uygun davranılmasına ilişkin tüm sorumluluğu tek başlarına üstlenir. Yararlanıcı, tüm satın alma sözleşmelerinin yüklenicinin Sözleşme kapsamında Merkez nezdinde hiçbir hakkı olmadığına dair hükümler içerdiğinden emin olur. 6
II.9.3. Yararlanıcı, Madde II.3, II.4, II.5, II.8 ve II.20 uyarınca kendileri için geçerli olan şartların yüklenici için de geçerli olmasını sağlar. MADDE II.10 PROJE KISIMLARINI OLUŞTURAN GÖREVLERİN TAŞERONA YAPTIRILMASI II.10.1 "Taşeronluk Sözleşmesi", Madde II.9'daki anlamda bir satın alma sözleşmesi olup, Ek I'deki Projenin bir kısmını oluşturan görevlerin üçüncü bir tarafça yapılmasını kapsar. II.10.2 Yararlanıcı, Madde II.9 ve Özel Şartlarda belirtilen şartlara ek olarak aşağıdaki şartlara da uyulması kaydıyla, Projenin bir kısmını oluşturan görevleri taşerona yaptırabilir : (a) Taşeronluk yalnızca Projenin sınırlı bir bölümünün uygulanmasını kapsar; (b) Taşeron kullanımına başvurulması, Projenin mahiyetine ve uygulanması için gereken şeylere dayalı olarak gerekçelendirilir; (c) Taşeron kullanmanın tahmini maliyeti, Ek II'de yer alan tahmini bütçede açık şekilde belirtilmektedir; (d) Ek I'de öngörülmeyen tüm taşeron kullanma niyetleri, Madde II.11.2 nin hükümleri saklı kalmak üzere, yararlanıcı tarafından bildirilir ve Merkez tarafından onaylanır; (e) Yararlanıcı, Madde II.7 uyarınca kendileri için geçerli olan şartların taşeron için de geçerli olmasını sağlar. MADDE II.11 SÖZLEŞMEDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER II.11.1 Sözleşme üzerindeki tüm değişiklikler yazılı olarak yapılır. II.11.2 Sözleşmede, hibeyi verme kararının uygunluğunun sorgulanmasına yol açacak veya başvuru sahiplerine eşit muamele edilmesine aykırı olabilecek değişiklikler amaçlanamaz ve yapılamaz. II.11.3 Tüm değişiklik istekleri usulünce gerekçelendirilmek zorunda olup, değişikliği isteyen tarafın usulünce gerekçelendirdiği ve diğer tarafın kabul ettiği haller haricinde, yürürlüğe gireceği tarihten önce vakitli bir şekilde ve her halükarda Madde I.2.2'de belirtilen dönemin sona ermesinden bir ay önce diğer tarafa gönderilir. II.11.4 Değişiklikler, ilgili değişikliği imzalaması gereken taraflardan sonuncusunun imzaladığı tarihte veya değişiklik talebinin onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. 7
Değişiklikler, tarafların üzerinde mutabakata varacağı bir tarihte veya, böyle bir tarih belirlenmemişse, değişikliğin yürürlüğe girdiği tarihte geçerlilik kazanır. MADDE II.12 ALACAKLARIN ÜÇÜNCÜ TARAFLARA DEVREDİLMESİ II.12.1 Yararlanıcının Merkezden alacakları, uygun şekilde gerekçelendirilmiş haller dışında üçüncü taraflara devredilemez. Devir işleminin Merkez nezdinde uygulanabilir olabilmesi için, yararlanıcı tarafından yapılan yazılı ve gerekçeli talep Merkez tarafından kabul edilmiş olmalıdır. Bu tür bir kabulün olmaması veya kabulün şartlarının yerine getirilmemesi halinde, devir işleminin Merkez için hiçbir bağlayıcılığı yoktur. II.12.2 Söz konusu devir işlemi, hiçbir şart altında, yararlanıcıyı Merkeze karşı yükümlülüklerinden kurtarmaz. MADDE II.13 MÜCBİR SEBEP II.13.1 "Mücbir sebep", taraflardan herhangi birinin Sözleşmeden doğan herhangi bir yükümlülüğünü yerine getirmesine engel olan, tarafların, taşeronlarının, bağlı kuruluşlarının veya uygulamada görev alan üçüncü tarafların hata veya ihmalinden kaynaklanmayan ve gösterilen tüm özen ve dikkate rağmen kaçınılmaz olan ve önceden tahmin edilemeyen, tarafların kontrolünün dışındaki istisnai herhangi bir durum veya olay anlamına gelir. Bir hizmetin sunulmaması, ekipman veya malzemelerdeki kusurlar veya bunların zamanında hazır edilmemesi, doğrudan bir mücbir sebepten ve ayrıca işgücü anlaşmazlığı, grev veya mali sıkıntılardan kaynaklanmadığı müddetçe, mücbir sebep olarak öne sürülemez. II.13.2 Mücbir sebeple karşılaşan taraf, derhal diğer tarafa resmi bildirimde bulunmak suretiyle mücbir sebebin mahiyeti, olası süresi ve öngörülebilir etkileri hakkında bilgi verir. II.13.3 Taraflar, mücbir sebeplerden kaynaklanan hasarı asgari düzeye indirmek için gerekli tedbirleri alırlar. Taraflar Projenin uygulanmasını mümkün olduğunca çabuk tekrar başlatmak için ellerinden çabayı gösterirler. II.13.4 Mücbir sebeple karşılaşan taraf, Sözleşmeden doğan yükümlülüklerini mücbir sebep yüzünden yerine getirmemiş ise Sözleşmeyi ihlal etmiş sayılmaz. MADDE II.14 PROJENİN UYGULANMASININ ASKIYA ALINMASI II.14.1 Uygulamanın yararlanıcı tarafından askıya alınması Yararlanıcı, istisnai durumların uygulamayı imkansız veya aşırı zor bir hale getirmesi durumunda ve özellikle mücbir sebep halinde, Projenin tamamının veya bir kısmının 8
uygulanmasını askıya alabilir. Yararlanıcı derhal Merkezi durumdan haberdar eder ve gerekli tüm sebepleri, detayları ve öngörülebilen yeniden başlama tarihini bildirir. Sözleşme Madde II.15.1 veya Madde II.15.2.1 in (b) veya (c) bentleri uyarınca feshedilmediği müddetçe, yararlanıcı, şartlar Projenin uygulanmasına yeniden başlamaya izin verir vermez, derhal Merkezi durumdan haberdar ederek, Sözleşmenin Madde II.14.3 uyarınca değiştirilmesi için talepte bulunur. II.14.2 Uygulamanın Merkez tarafından askıya alınması II.14.2.1 Merkez, Projenin tamamının veya bir kısmının uygulanmasını aşağıdaki hallerde askıya alabilir: (a) Merkezin elinde yararlanıcının hibe kararı verilmesi aşamasında veya Sözleşmenin uygulanması aşamasında somut hata, usulsüzlük veya dolandırıcılık suçu işlediğine dair delil olması veya bir yararlanıcının Sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde; (b) Merkezin, yararlanıcının hibe kararı verilmesi aşamasında veya Sözleşmenin uygulanması aşamasında somut hata, usulsüzlük veya dolandırıcılık suçu işlediğinden şüphelenmesi ve bu şüphelerini doğrulamaya ihtiyaç duyması halinde. II.14.2.2 Uygulamayı askıya almadan önce, Merkez, askıya alma niyetiyle ilgili olarak yararlanıcıya resmi bildirimde bulunur ve askıya almanın sebeplerini, Madde II.14.2.1 in (a) bendinde atıfta bulunulan hallerde, uygulamanın yeniden başlatılması için gerekli şartları bildirir. Yararlanıcı, bu bildirimi almasını izleyen 30 takvim günü içerisinde mütalaasını sunmaya davet edilir. Merkez, yararlanıcı tarafından sunulan mütalaası incelendikten sonra askıya alma prosedürünü durdurmaya karar vermesi halinde, yararlanıcıya bu konuda resmi bildirimde bulunur. Hiçbir mütalaa sunulmamışsa veya yararlanıcı tarafından sunulan mütalaaya rağmen Merkez askıya alma prosedürüne devam etmeye karar verirse, Merkez yararlanıcıya bu konuda resmi bildirimde bulunmak, askıya almanın sebeplerini belirtmek ve Madde II.14.2.1'in (a) bendinde atıfta bulunulan hallerde uygulamanın yeniden başlatılması için sağlanması gereken kati şartları veya Madde II.14.2.1'in (b) bendinde atıfta bulunulan hallerde, gerekli doğrulamanın tamamlanması gereken tarihi bildirmek suretiyle uygulamayı askıya alabilir. Askıya alma, yararlanıcının bildirimi aldığı gün veya bildirimde belirtilen daha sonraki bir tarihte yürürlüğe girer. Uygulamayı yeniden başlatmak için, yararlanıcı, kendisine bildirim yoluyla bildirilen şartları mümkün olduğunca çabuk gerçekleştirmek için çaba gösterir ve Merkezi kaydedilen tüm ilerlemelerden haberdar eder. 9
Sözleşme Madde II.15.1 veya Madde II.15.2.1 in (b) veya (h) bentleri kapsamında feshedilmediği müddetçe, Merkez, şartlar Projenin uygulanmasına yeniden başlamaya izin verir vermez veya yerinde kontroller dâhil olmak üzere gerekli doğrulama yapılmışsa, yararlanıcıya bu konuda resmi bildirimde bulunmak suretiyle yararlanıcıyı Sözleşmenin II.14.3. Maddesi kapsamında değiştirilmesi yönünde talepte bulunmaya davet eder. II.14.3 Askıya almanın etkileri Projenin uygulanmasına yeniden başlanabilmişse ve Sözleşme feshedilmemişse, Projenin yeniden başlayacağı tarihi belirlemek, Projenin süresini uzatmak ve Projeyi yeni uygulama şartlarına uydurmak için gerekli olabilecek diğer değişiklikleri yapmak amacıyla Madde II.11 uyarınca Sözleşme değiştirilir. Askıya alma birinci alt paragraf uyarınca tarafların üzerinde mutabık kaldığı Proje yeniden başlama tarihi itibariyle kaldırılmış sayılır. Bu tarih, değişikliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce olabilir. Yararlanıcının askıya alma döneminde, askıya alınan Projenin veya askıya alınan kısmın uygulanması için yaptığı masrafların hiçbiri geri ödenmez ve hibe kapsamına girmez. Merkezin uygulamayı askıya alma hakkının yanı sıra, Madde II.15.2 kapsamında Sözleşmeyi feshetme ve hibe miktarını azaltma veya tahakkuk edenden fazla ödenen miktarları Madde II.18.4 ve II.19 kapsamında geri alma hakları saklıdır. Taraflardan hiçbiri, diğer tarafın askıya alması sebebiyle tazminat talebinde bulunma hakkına sahip değildir. MADDE II.15 SÖZLEŞMENİN FESHEDİLMESİ II.15.1 Sözleşmenin yararlanıcı tarafından feshedilmesi Makul bir gerekçe olması halinde, yararlanıcı, Merkeze ilgili konuda resmi bildirim göndererek sebeplerini ve yürürlüğe girme tarihini belirtmek suretiyle Sözleşmeyi resmi olarak feshedebilir. Bildirim, feshin yürürlüğe gireceği tarihten önce gönderilir. Sebep gösterilmemesi veya Merkezin gösterilen sebepleri fesih için yeterli bulmaması halinde, Merkez, yararlanıcıya resmi bildirimde bulunarak bu kararının gerekçelerini bildirir ve Madde II.15.3'ün üçüncü alt paragrafında açıklanan sonuçlarıyla birlikte Sözleşme uygunsuz şekilde feshedilmiş kabul edilir. II.15.2 Sözleşmenin Merkez tarafından feshedilmesi II.15.2.1 Merkez aşağıdaki durumlarda Sözleşmeyi feshetmeye karar verebilir: (a) Yararlanıcının hukuki, mali, teknik, kurumsal veya mülkiyet durumundaki bir değişikliğin Sözleşmenin uygulanmasını önemli ölçüde etkileme olasılığı varsa veya hibe verme kararını sorgulamaya yol açıyorsa; 10
(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) Yararlanıcının Projeyi Ek I'de açıklanan şekilde uygulamaması veya Sözleşme uyarınca üzerine düşen önemli bir yükümlülüğü yerine getirmemesi halinde; Madde II.13'e uygun olarak bildirilmiş olan mücbir sebep olması halinde, veya Madde II.14'e uygun olarak bildirilmiş olan istisnai durumlar sebebiyle yararlanıcı tarafından askıya alınması halinde, uygulamanın yeniden başlatılmasının imkansız olduğu veya Sözleşmede gerekli değişikliklerin yapılmasının hibe verme kararını sorgulamaya yol açacağı veya başvuru sahiplerine eşit muamele edilmemesiyle sonuçlanacağı hallerde; Yararlanıcının iflasını ilan etmesi, tasfiye edilmekte olması, işlerinin yönetimine mahkeme tarafından el koyulmuş olması, alacaklılarıyla borç yapılandırma anlaşması yapmış olması, ticari faaliyetlerini askıya almış olması, bu konularla ilgili olarak başka benzer süreçlere konu olması veya ulusal mevzuatta öngörülen benzer bir prosedürden kaynaklanan benzer bir durumda olması halinde; Yararlanıcının veya ilgili herhangi bir kişinin, ikinci alt paragrafta tanımlanan şekilde, herhangi bir yolla ispatlanan görevi kötüye kullanma suçundan suçlu bulunması halinde; Yararlanıcının yerleşik bulunduğu veya projenin uygulandığı ülkenin yasal hükümleri uyarınca sigorta primlerinin veya vergilerin ödenmesiyle ilgili yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde; Merkezin elinde, yararlanıcının veya ilgili herhangi bir kişinin, ikinci alt paragrafta tanımlanan şekilde, dolandırıcılık, yolsuzluk suçu işlediğine veya bir suç örgütüne üye olduğuna, kara para aklama veya Avrupa Birliğinin mali çıkarlarına zarar veren başka herhangi bir yasadışı faaliyetle iştigal ettiğine dair delil bulunması halinde; Merkezin elinde, yararlanıcının veya ilgili herhangi bir kişinin, ikinci alt paragrafta tanımlanan şekilde, Sözleşmede öngörülen hibeyi almak maksadıyla yanlış bilgiler sunmak ve gerekli bilgileri sunmamak da dâhil olmak üzere, hibe kararı verilmesi aşamasında veya Sözleşmenin uygulanması aşamasında somut hatalar, usulsüzlükler veya dolandırıcılık suçları işlediğine dair deliller varsa; veya (e), (g) ve (h) bentleri için, "ilgili herhangi bir kişi" ibaresi, yararlanıcıyı temsil etme veya onun adına karar alma yetkisine sahip herhangi bir gerçek kişi anlamına gelir. II. 15.2.2 Sözleşmeyi feshetmeden önce, Merkez, feshetme niyeti hakkında yararlanıcıya resmi bildirimde bulunarak, bunun sebeplerini belirtir ve yararlanıcıyı, bildirimin alınmasını izleyen 45 takvim günü içerisinde mütalaasını sunmaya ve Madde II.15.2.1 in (b) bendi ile ilgili durumlarda, Sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirdiğinden emin olmak için alınan tedbirler hakkında Merkezi bilgilendirmeye davet eder. Merkez, yararlanıcı tarafından sunulan mütalaayı incelendikten sonra fesih işlemini durdurmaya karar vermesi halinde, yararlanıcıya bu konuda resmi bildirimde bulunur. 11
Hiçbir mütalaa sunulmamışsa veya yararlanıcı tarafından sunulan mütalaaya rağmen Merkez fesih işlemlerine devam etmeye karar verirse, Merkez, yararlanıcıya, feshin sebeplerini belirten resmi bir bildirimde bulunmak suretiyle Sözleşmeyi feshedebilir. Madde II.15.2.1'in (a), (b), (d) ve (f) bentlerinde atıfta bulunulan hallerde, resmi bildirimde feshin geçerlilik kazanacağı tarih belirtilir. Madde II.15.2.1'in (c), (e), (g) ve (h) bentlerinde atıfta bulunulan hallerde, fesih resmi bildirimin yararlanıcı tarafından alındığı tarihi izleyen gün geçerlilik kazanır. II.15.3 Fesih işleminin etkileri Sözleşmenin feshedildiği hallerde, Merkez tarafından yapılacak ödemeler, yararlanıcının yaptığı uygun masraflara ve feshin geçerlilik kazandığı tarih itibariyle Projenin uygulanma düzeyine dayalı olarak Madde II.18 uyarınca belirlenen miktarla sınırlanır. Fesih sonrasına kadar tahakkuk etmeyen, mevcut taahhütlerle ilgili masraflar, dikkate alınmaz. Madde II.15.1 ve II.15.2.2'de öngörüldüğü üzere, yararlanıcı, Madde I.4.3 uyarınca bakiye ödeme isteğinde bulunmak için, Sözleşmenin feshinin geçerlilik kazandığı tarihten itibaren 60 takvim günü süreye sahiptir. Bu süre içerisinde bakiye ödeme talebi alınmaması halinde, Merkez, onaylamış olduğu ara veya nihai raporlarda yer almayan veya gerekçelendirilmeyen masrafları geri ödemez ve karşılamaz. Madde II.19 uyarınca, Merkez, ara veya nihai raporlarla desteklenmiyorsa, halihazırda ödenmiş tüm miktarları geri alır. Merkezin Madde II.15.2.1 in (b) bendi uyarınca, yararlanıcının ödeme isteğinde bulunmaması ve hatırlatma yazısı sonrasında da Madde I.4.5'te belirtilen süre içerisinde bu yükümlülüğü hâlâ yerine getirmemesi gerekçesiyle Sözleşmeyi feshettiği hallerde, aşağıdaki hükümlere tabi olmak üzere, birinci alt paragraf geçerlidir: (a) (b) Yararlanıcının Madde I.4.3 uyarınca bakiye ödemesi isteğinde bulunması için, Sözleşmenin feshinin geçerlilik kazandığı tarihin üzerine ilave süre verilmez; ve Merkez, yararlanıcı tarafından (hangisi daha erkense) fesih tarihine veya Madde I.2.2'de belirtilen dönemin sonuna kadar yapılan masraflardan ara veya nihai raporda yer almayan veya gerekçelendirilmeyen masrafları geri ödemez ve karşılamaz. Birinci ve ikinci alt paragraflara ek olarak, Sözleşmenin yararlanıcı tarafından Madde II.15.1'deki anlamda uygunsuz şekilde feshedildiği, veya Sözleşmenin Merkez tarafından Madde II.15.2.1'in (b), (e), (g) ve (h) bentlerine istinaden feshedildiği hallerde, yararlanıcının mütalaasını sunmasına izin verdikten sonra, söz konusu kusurların büyüklüğüyle orantılı olarak, Madde II.18.4 ve II.19 uyarınca Merkez hibe miktarını azaltabilir veya tahakkuk edenden fazla ödenen miktarları geri alabilir. Taraflardan hiçbiri, diğer tarafın feshetmesi sebebiyle tazminat talebinde bulunma hakkına sahip değildir. BÖLÜM B MALİ HÜKÜMLER MADDE II.16 - UYGUN MASRAFLAR 12
II.16.1 Birim katkılarla ilgili şartlar Hibenin birim katkı biçimini aldığı hallerde, birim sayıları aşağıdaki şartlara uymak zorundadır: (a) Birimler, fiilen Madde I.2.2'de belirtilen dönem içerisinde kullanılmış veya üretilmiş olmalıdır; (b) Birimler Projenin uygulanması için gerekli veya Proje tarafından üretilmiş olmalıdır; (c) Birim sayıları tanımlanabilir ve doğrulanabilir, özellikle Madde II.16.2'de belirtilen kayıt ve belgelerle desteklenmiş olmalıdır II.16.2 Birim katkıların hesaplanması II.16.2.1 Ana Eylem 1 Okul Eğitimi/Yetişkin Eğitimi A. Seyahat (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, mesafe aralığı başına, refakatçiler dâhil olmak üzere, katılımcı sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili mesafe aralığı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Mesafe aralığı başına birim maliyet, seyahat başlangıç yeri ve varış yeri arasındaki gidiş-dönüş seyahat için ödenen hibe miktarını temsil eder. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının rapor edilen seyahati fiilen yapmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Gönderen kuruluş ve ev sahibi kuruluş arasında gerçekleşen seyahat için: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihini gösteren katılım belgesi; - Mesafe bandında değişikliğe yol açacak biçimde, katılımcının ikamet yerinden farklı bir yerden ve/veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçekleşen seyahat programı seyahat biletleriyle veya seyahat başlangıç ve varış yerlerini gösteren diğer faturalarla desteklenir. B. Bireysel destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, refakatçiler dâhil olmak üzere, katılımcı başına gün/ay sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili ev sahibi ülke için gün/ay başına geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. 13
(c) Destekleyici belgeler: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihlerini içeren katılım belgesi. C. Kurumsal destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, hareketlilik faaliyetlerindeki toplam katılımcı sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Katılımcıların yurt dışı faaliyetlerine refakatçi olarak katılan kişiler kurumsal destek hesaplaması için dikkate alınan kişilerin toplam sayısının dışında tutulur. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihlerini içeren katılım belgesi. D. Kurs ücretleri (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, kurs başına toplam gün sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç Olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının yurtdışında kurs ücreti ödenmesini gerektiren yapılandırılmış bir kursa katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Kursa kayıt olunduğuna dair belge ve kurs ücretinin ödendiğine dair fatura suretinde belge veya kurs düzenleyici tarafından hazırlanıp imzalanmış, katılımcının adını, kursun adını ve katılımcının kursa katılımının başladığı ve bittiği tarihi içeren başka bir beyan. II.16.2.2 Ana Eylem 1 Mesleki Eğitim A. Seyahat (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, mesafe aralığı başına, refakatçiler dâhil olmak üzere, katılımcı sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili mesafe aralığı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Mesafe aralığı başına birim maliyet, seyahat başlangıç yeri ve varış yeri arasındaki gidiş-dönüş seyahat için ödenen hibe miktarını temsil eder. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının rapor edilen seyahati fiilen yapmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Katılımcının ikamet yeri ve ev sahibi kuruluş arasında gerçekleşen seyahat için: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, katılımcı ve ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, faaliyetin yeri ile başlama ve bitiş tarihini gösteren katılım belgesi; 14
- Mesafe bandında değişikliğe yol açacak biçimde, katılımcının ikamet yerinden farklı bir yerden ve/veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçekleşen seyahat programı seyahat biletleriyle veya seyahat başlangıç ve varış yerlerini gösteren diğer faturalarla desteklenir. B. Bireysel destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı,refakatçiler dâhil olmak üzere Mesleki Eğitim katılımcısı başına gün/ay sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili ev sahibi ülke için gün/ay başına geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Uzun süreli hareketliliklerde tamamlanmayan aylar olması halinde, hibe miktarı, tamamlanmayan ay içerisindeki günler aylık birim katkının 1/30'uyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihlerini içeren katılım belgesi. C. Kurumsal destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, hareketlilik faaliyetlerindeki toplam katılımcı sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Kurumsal destek için dikkate alınan toplam kişi sayısına, öğrenicilere yurtdışındaki faaliyetleri sırasında refakat eden kişiler dâhil değildir. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihlerini içeren katılım belgesi. D. Dil desteği (yalnızca ÇDD kapsamında yer almayan diller için geçerlidir) (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, dil desteği alan toplam öğrenici sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının yurtdışındaki eğitim veya çalışma için kullanacağı dilde hazırlık faaliyetine fiilen katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Kurslara katıldığına dair, kurs düzenleyicisi tarafından imzalanmış, katılımcının adını, öğretilen dili ve sağlanan dil desteğinin formatını ve süresini içeren katılım belgesi, veya - Öğrenme materyallerinin satın alınması karşılığında alınmış, ilgili dili, faturayı hazırlayan kuruluşun adını ve adresini, tutar ve para birimini ve fatura tarihini belirten fatura, veya 15
- Dil desteğinin doğrudan yararlanıcı tarafından sunulduğu hallerde: Katılımcı tarafından imza ve tarih atılmış, katılımcının adını, öğretilen dili, alınan dil desteğinin formatını ve süresini belirten bir beyan. II.16.2.3 Ana Eylem 1 Yükseköğretim Personel Hareketliliği A. Seyahat (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, mesafe aralığı başına katılan personel sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili mesafe aralığı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Mesafe aralığı başına birim katkı, seyahat başlangıç yeri ve varış yeri arasındaki gidiş-dönüş seyahat için ödenen hibe miktarını temsil eder. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının rapor edilen seyahati fiilen yapmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Gönderen kuruluş ve ev sahibi kuruluş arasında gerçekleşen seyahat için: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihini gösteren katılım belgesi; - Mesafe bandında değişikliğe yol açacak biçimde, gönderen kuruluşun bulunduğundan farklı bir yerden ve/veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçekleşen seyahat programı seyahat biletleriyle veya seyahat başlangıç ve varış yerlerini gösteren diğer faturalarla desteklenir. B. Bireysel Destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, katılımcı başına gün sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili ev sahibi ülkede gün başına geçerli olan katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihlerini içeren katılım belgesi. Öğrenci hareketliliği A. Seyahat [Ana Eylem 1- Program Ülkeleri arasında YÜKSEK ÖĞRETİM hareketliliği: Seyahat birim katkı payları, en uzaktaki Program ülkelerinden ve bölgelerinden (en 16
uzaktaki bölgeler, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, İzlanda, Malta ve Denizaşırı Ülkeler ve Topraklar) gönderen kuruluşlar için geçerlidir.] [Ana Eylem 1- Program Ülkeleri ve Ortak Ülkeler arasında YÜKSEK ÖĞRETİM hareketliliği: Program Ülkeleri ve Ortak Ülkeler arasındaki seyahat için birim katkılar Program Ülkeleri ve Ortak Ülkeler arasındaki tüm seyahatler için geçerlidir.] (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, mesafe aralığı başına giden öğrenci sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili mesafe aralığı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Mesafe aralığı başına birim katkı, seyahat başlangıç yeri ve varış yeri arasındaki gidiş-dönüş seyahat için ödenen hibe miktarını temsil eder. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, öğrencinin rapor edilen seyahati fiilen yapmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Ev sahibi kuruluş tarafından hazırlanan ve aşağıdaki bilgileri içeren belge: - Öğrencinin adı, - Aşağıdaki formatta olacak şekilde, yurtdışındaki hareketlilik faaliyetinin başlama ve bitiş tarihi: (i) Öğrenim hareketliliği için Not Dökümü (veya ona ekli beyan) (ii) Staj hareketliliği için Staj Sertifikası (veya ona ekli beyan) - Mesafe bandında değişikliğe yol açacak biçimde, gönderen kuruluşun bulunduğundan farklı bir yerden ve/veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçekleşen seyahat programı seyahat biletleriyle veya seyahat başlangıç ve varış yerlerini gösteren diğer faturalarla desteklenir. B. Bireysel destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, öğrenci başına ay sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili ev sahibi ülke için geçerli olan aylık birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Tamamlanmayan aylar olması halinde, hibe miktarı, tamamlanmayan ay içerisindeki günler aylık birim katkının 1/30'uyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, öğrencinin fiilen yurtdışında faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Ev sahibi kuruluş tarafından hazırlanan ve aşağıdaki bilgileri içeren belge: - Öğrencinin adı, - Aşağıdaki formatta olacak şekilde, yurtdışındaki hareketlilik faaliyetinin başlama ve bitiş tarihi: 17
(i) Öğrenim hareketliliği için Not Dökümü (veya ona ekli beyan) (ii) Staj hareketliliği için Staj Sertifikası (veya ona ekli beyan) Personel ve öğrenci hareketliliği [Ana Eylem 1- YÜKSEK ÖĞRETİM Program ülkeleri arasında hareketlilik] A. Kurumsal destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, hareketlilik faaliyetlerindeki toplam hareketlilik sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Kurumsal desteğin hesaplanmasında dikkate alınan toplam katılımcı sayısı, Erasmus+ AB fonlarından sıfır-hibe alanlar ve gelen hareketlilik faaliyetine katılan işletmelerden davetli personel dâhil olmak üzere, giden hareketlilik faaliyetine katılan tüm öğrencileri ve personeli içerir. Katılımcıların yurt dışı faaliyetlerine refakatçi olarak katılan kişiler kurumsal destek hesaplaması için dikkate alınan kişilerin toplam sayısının dışında tutulur. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Yukarıda "bireysel destek" için belirtildiği üzere, yurtdışındaki faaliyete katılındığına dair belge. [Ana Eylem 1- YÜKSEK ÖĞRETİM Program Ülkeleri ve Ortak Ülkeler arasında hareketlilik] A. Kurumsal destek (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, hareketlilik faaliyetlerindeki toplam hareketlilik sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Kurumsal desteğin hesaplanmasında dikkate alınan toplam katılımcı sayısı, Ek II de belirtilen hareketliliğe katılan gelen ve giden tüm öğrencileri ve personeli içerir. Yararlanıcı Erasmus+ AB fonlarından sıfır fon alan katılımcılar için Merkez den ilave kurumsal destek talebinde bulunabilir. Katılımcıların yurt dışı faaliyetlerine refakatçi olarak katılan kişiler kurumsal destek hesaplaması için dikkate alınan kişilerin toplam sayısının dışında tutulur. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Yukarıda "bireysel destek" için belirtildiği üzere, yurtdışındaki faaliyete katılındığına dair belge. II.16.2.4 Ana Eylem 2 Okullar Arası Stratejik Ortaklıklar A. Proje yönetimi ve uygulaması (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, proje süresi içerisindeki toplam ay sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen yararlanıcı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. 18
(b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, yararlanıcının faaliyetleri uygulaması ve hibe başvurusunda belirtilen ve Merkez tarafından kabul edilen bu bütçe kaleminden karşılanan çıktıları üretmesidir. (c) Destekleyici belgeler: Faaliyetlerin yapıldığına ve çıktıların üretildiğine dair deliller, bu faaliyetlerin ve çıktıların nihai raporda açıklanması biçiminde sunulacaktır. Buna ek olarak, üretilen çıktılar Yaygınlaştırma Platformuna yüklenir ve mahiyetlerine bağlı olarak, kontroller ve denetimlerde ibraz edilmek üzere yararlanıcının tesislerinde saklanır. B. Ulusötesi proje toplantıları (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, toplam katılım sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının ulusötesi proje toplantısına fiilen katılmış ve rapor edilen seyahati yapmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Gönderen kuruluş ve ev sahibi kuruluş arasında gerçekleşen seyahat için: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihini gösteren katılım belgesi; - Mesafe bandında değişikliğe yol açacak biçimde, gönderen kuruluşun bulunduğundan farklı bir yerden ve/veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçekleşen seyahat programı seyahat biletleriyle veya seyahat başlangıç ve varış yerlerini gösteren diğer faturalarla desteklenir. C. Fikri çıktılar (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, yararlanıcının personelinin iş günü sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen ilgili yararlanıcının yerleşik bulunduğu ülkede personel kategorisi için gün başına geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, fikri çıktının üretilmiş olması ve Merkezin değerlendirmesine göre kabul edilebilir düzeyde kaliteye sahip olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Yaygınlaştırma Platformuna yüklenen ve/veya mahiyetlerine bağlı olarak, kontroller ve denetimlerde ibraz edilmek üzere yararlanıcının veya proje ortak kuruluşlarının tesislerinde saklanan, fikri çıktıların üretildiğine dair deliller; - Fikri çıktının üretilmesi için harcanan personel zamanını ispatlayan, kişinin adını, personelin kategorisini, kişinin fikri çıktıyı üretmek için çalıştığı tarihleri ve toplam gün sayısını içeren, kişi başına düzenlenen zaman çizelgesi ya da benzeri belge; - Kişi ve yararlanıcı arasındaki ilişkinin mahiyetini (ör. istihdam sözleşmesi türü, gönüllü çalışma vb.) yararlanıcının resmi kayıtlarında olduğu haliyle ispatlayan belge. 19
D. Çoğaltıcı etkinlikler (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, Sözleşmede belirtildiği üzere yararlanıcı ve diğer proje ortakları haricindeki kuruluşlardan gelen katılımcı sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen yararlanıcı başına geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, çoğaltıcı etkinliğin gerçekleşmiş olması ve Merkezin değerlendirmesine göre kabul edilebilir düzeyde kaliteye sahip olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: - Çoğaltıcı etkinliğin nihai raporda açıklanması; - Çoğaltıcı etkinliğe katıldığına dair, katılımcılar tarafından imzalanan, çoğaltıcı etkinliğin adını, tarihini ve yerini, ve her katılımcının adını, e-posta adresini, imzasını, katılımcıyı gönderen kuruluşun adını ve adresini gösteren katılımcı listesi suretinde belge; - Ayrıntılı program ve çoğaltıcı etkinlikte kullanılan veya dağıtılan tüm belgeler. E. Öğrenme, öğretme ve eğitim faaliyetleri (a) Hibe miktarının hesaplanması: hibe miktarı, seyahat, bireysel destek ve dil desteğine yönelik birim katkı biçimini alır. (i) Seyahat: Hibe miktarı, katılımcı sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, yurtdışı seyahatinde ilgili mesafe aralığı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (ii) Bireysel destek: Hibe miktarı, 60 güne kadar kalan refakatçiler dâhil olmak üzere, katılımcı başına gün/ay sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili ev sahibi ülke için gün/ay başına geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. 2 aydan uzun faaliyetler için tamamlanmayan aylar olması halinde, hibe miktarı, tamamlanmayan ay içerisindeki günler aylık birim katkının 1/30'uyla çarpılarak hesaplanır. (iii)dil desteği: Hibe miktarı, dil desteği alan toplam katılımcı sayısı Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. (b) Başlangıç olayı: (i) Seyahat: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının rapor edilen seyahati fiilen yapmış olmasıdır. (ii) Bireysel destek: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının fiilen yurtdışındaki faaliyete katılmış olmasıdır. (iii)dil desteği: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının yurtdışında 2 aydan uzun bir faaliyete katılmış olması ve kişinin yurtdışındaki eğitim veya çalışma için kullanacağı dilde hazırlık faaliyetine fiilen katılmış olmasıdır. 20
(c) Destekleyici belgeler: (i) Seyahat - Katılımcının ikamet yeri ve ev sahibi kuruluş arasında gerçekleşen seyahat için: Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, katılımcı ve ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, faaliyetin yerini, başlama ve bitiş tarihini gösteren katılım belgesi; - Mesafe bandında değişikliğe yol açacak biçimde, katılımcının ikamet yerinden farklı bir yerden ve/veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçekleşen seyahat programı seyahat biletleriyle veya seyahat başlangıç ve varış yerlerini gösteren diğer faturalarla desteklenir. (ii) Bireysel destek - Yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihlerini içeren katılım belgesi. (iii) Dil desteği - Kurslara katıldığına dair, kurs düzenleyicisi tarafından imzalanmış, katılımcının adını, öğretilen dili ve sağlanan dil desteğinin formatını ve süresini içeren katılım belgesi, veya - Öğrenme materyallerinin satın alınması karşılığında alınmış, ilgili dili, faturayı hazırlayan kuruluşun adını ve adresini, tutar ve para birimini ve fatura tarihini belirten fatura, veya - Dil desteğinin doğrudan yararlanıcı tarafından sunulduğu hallerde: Katılımcı tarafından imza ve tarih atılmış, katılımcının adını, öğretilen dili, alınan dil desteğinin formatını ve süresini belirten bir beyan. II.16.2.5 Ana Eylem 3 Gençlik alanında yapılandırılmış diyalog A. Seyahat (a) Hibe miktarının hesaplanması: Hibe miktarı, mesafe aralığı başına, refakatçiler dâhil olmak üzere, katılımcı sayısı, Sözleşmenin Ek III bölümünde belirtilen, ilgili mesafe aralığı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır. Mesafe aralığı başına birim katkı, seyahat başlangıç yeri ve varış yeri arasındaki gidiş-dönüş seyahat için ödenen hibe miktarını temsil eder. (b) Başlangıç olayı: Hibe almaya hak kazandıran olay, katılımcının rapor edilen seyahati fiilen yapmış olmasıdır. (c) Destekleyici belgeler: Katılımcının ikamet yeri ve ev sahibi kuruluş arasında gerçekleşen seyahat için: yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, katılımcı ve ev sahibi kurum tarafından imzalanmış, yurtdışındaki faaliyetin yerini ve başlama ve bitiş tarihini ve ayrıca katılımcının adını ve e-posta adresini gösteren katılım belgesi; 21