TÜRKİYE RADYO TELEVİZYON KURUMU AMBAR HİZMETLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR (Yönetim Kurulunun 20/05/2009 tarih ve 2009/191 sayılı Kararı) BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Tanımlar ve İstisnalar Amaç MADDE 1 (1) Bu Usul ve Esasların amacı, Kurum içinden ve dışından sağlanan malzemelerin ambar hareketlerinde uygulanacak işlemleri düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 (1) Bu Usul ve Esaslar Kurumun merkez ve taşra teşkilatını kapsar. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu Usul ve Esaslarda geçen deyimlerden; a) Ambar hareketleri: Kurum ambarlarına gelen malzemenin muayenesi, tesellümü, ambara alınması ve kaydı, muhafazası, dağıtımı, gönderilmesi, teslimi ve kayıttan çıkarılması gibi işlemleri, b) Asgari stok seviyesi: Ambarda bulundurulması zorunlu olan asgari malzeme miktarını, c) Azami stok seviyesi: Ambarda bulundurulması gerekli malzemenin azamî miktarını, ç) Demirbaş malzeme: Sarf malzemesi dışında kalan malzemeyi, d) Malzeme: Tek veya birleştirilmek suretiyle yeni bir kıymet meydana getirilerek kullanılan, sarf edilen taşınabilir malları, e) Malzeme ambarı: Kurum içi ve dışından sağlanan kullanılmamış malzemenin tesellüm ve muhafaza edildiği yeri, f) Sarf malzemesi: Kullanıldığında tamamen tüketilebilen, şeklini değiştiren, niteliğini kaybeden veya diğer bir malzemenin bünyesine dahil edilerek kullanılan malzemeyi, g) Stok malzeme: Kurum hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesi için ambarlarda bulundurulması gerekli olan malzemeyi, ğ) Tesellüm: Temin olunan malzemenin şartname, sözleşme, fatura, liste ve benzeri belgelere dayanılarak Kurum tarafından teslim alınmasını, h) Yetkili makam: Alım ve harcama yapmaya yetkili kişiler ile usulüne uygun yetki devri yapılmış kişileri, ı) Başkanlık: Satınalma Dairesi Başkanlığını, ifade eder. İstisnalar MADDE 4 (1) Bu Usul ve Esasların uygulanmayacağı hâller: a) Yatırım ve Alım Programından ödenek verilmeyip masraf grubundan karşılanan, başka mevzuatla düzenlenmiş işler, b) Tesisler (Taşınmaz mallar), c) Yakıt, yağ, antifriz, yakıt ve yağ katkı maddeleri, ç) Yiyecek maddeleri. d) Bilgisayar yazılımları. İKİNCİ BÖLÜM Kodlandırma, Malzeme Talebi ve Malzeme Sorumlusu Malzemenin kodlandırılması MADDE 5 (1) Ambardaki malzemelerin sınıflandırılması ve kodlandırılmasına dair standartlar Başkanlıkça belirlenir.
Stok seviyelerinin tespiti MADDE 6 (1) Ambarda bulundurulacak malzemenin stok seviyesi ile azami ve asgari stok seviyeleri bunların sarf miktarları dikkate alınarak, gerektiğinde ilgili birimlerle koordine edilmek suretiyle (teknik malzemeler için ilgili teknik birimin talebi doğrultusunda) satınalma birimleri tarafından tespit edilir. Malzeme talebi MADDE 7 (1) Ambardan ihtiyaç duyulan malzemenin verilmesi veya sevki, ilgili birimin talebine dayanılarak Genel Müdürlükte Başkanlık, taşra teşkilatında ise en üst birim amirinin talimatıyla yapılır. Malzeme sorumlusu MADDE 8 (1) Birimler, ambarlardan malzeme alımı ve alınan malzemenin takibi için malzeme sorumlularını belirleyerek isimlerini, unvanlarını ve imza örneklerini Genel Müdürlükte Başkanlığa, taşra teşkilatında ise satınalma birimlerine bildirirler. (2) Malzeme sorumluluğu; bir memurun görevlerine ilaveten verilebileceği gibi, işin hacmine göre başlı başına bir görev olarak da verilebilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ambarlar Malzeme ambarı MADDE 9 (1) Ambardaki malzeme, göz kartı ve bilgisayar kayıtlarıyla, ambar birimlerinin sorumluluğunda miktar, muhasebe birimlerinin sorumluluğunda ayrıca bedel olarak takip edilir. Giriş ve çıkış fişleri, kıymet olarak takip edilmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Malzeme koltuk ambarı MADDE 10 (1) Muhasebe ile bağlantısı olmayan malzeme koltuk ambarı, hizmet akışındaki sürat ve sürekliliği sağlamak ve malzeme ihtiyacını anında karşılayabilmek için, Başkanlık görüşü alınarak oluşturulan ve birim yetkililerince uygun görülecek miktarda ve tutanakla teslim edilen bir kısım malzemenin muhafaza edildiği yerdir. (2) Koltuk ambarları ile malzeme ambarı arasında her ay sonu itibariyle mutabakat sağlanır. Hurda ambarı MADDE 11 (1) Hurda ambarı, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde kullanılmasında yarar olmadığı sonucuna varılarak hizmet dışı bırakılan, teknik ve fiziki nedenlerle kullanılamaz duruma gelen malzeme ve sabit kıymetlerin, Kurum kayıtlarından çıkarılmasına ilişkin karara göre teslim edildiği yerdir. (2) Birimler, hurdaya ayrılan bir sabit kıymeti hurda ambarına teslim etmek zorundadır. Hurdaya ayrılan malzeme, hurda kararında belirtilen tasfiye yöntemine/yöntemlerine göre, hurda ambarında değerlendirilir. (3) Hurdaya ayrılan sabit kıymetler; a) Ölçü-bakım hizmetlerinde kullanılmasının seçilmesi durumunda, ilgili ölçü-bakım ünitesi tarafından, hurda ambarında yedek parça haline getirilerek teslim alınır. Sabit kıymetin cihaz kasası ölçü-bakım ünitesine teslim edilmez ve kullanılamayacak malzeme ile birlikte hurda olarak satılır. b) Yönetim Kurulu Kararına istinaden, resmi kurumlara, okullara ve üniversitelere verilebileceği gibi, hurda olarak da satılabilir. Ambar mesai saatleri MADDE 12 (1) Ambarlar, kural olarak mesai saatleri içinde açılır ve kapanır. (2) Mesai saatleri dışında açılması gerektiğinde, ambarın bağlı olduğu birim amiri tarafından tespit olunacak üç kişilik bir heyet huzurunda açılır ve durum bir tutanakla belirlenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Tesellüm ve Ambar Giriş İşlemleri Tesellüm MADDE 13 (1) Temin olunan malzemenin tesellüm işlemi, sözleşme, şartname, fatura, liste ve benzeri belgelere dayanılarak, ayrıca kimden ve ne suretle geldiği, ambalaj adedi ve ambalajın fiziki görünümü ile ağırlığı tespit edilerek, ambarda görevli personel tarafından geçici olarak teslim alınır ve fiziksel muayene raporu tanzim edilinceye kadar muhafaza edilir. (2) Tesellümle görevli personel, görevleri gereği malzemeyi gümrükte, iş yerinde, montaj mahallinde ve benzeri mahaller ile ambarda teslim aldığında; malzemede hasar, ambalajlarında bozukluk, farklılık gördükleri takdirde durumu bir tutanakla tespit eder. Bu tutanakta hasar ile farklılığın miktarını, mahiyetini ve neden ileri geldiğini belirterek, malzemeyi teslim eden yetkililere imza ettirir. (3) Görevli personel, muayene raporu ve mal faturasına dayanarak ambar girişi ile ilgili belgeleri düzenler ve imza ederek kesin tesellümü yapar. Kesin tesellümün yapılabilmesi için müspet fizik ve/veya geçici kabul raporunun onaylanmış olması şarttır. Ambar giriş işlemleri MADDE 14 (1) Satın alınan malzeme ambara teslim edildikten sonra, siparişe uygunluğu tespit edilip, faturasına dayanılarak giriş belgeleri düzenlenir ve kayıtlara alınır. (2) TL ile satın alınan malzemenin ambar girişi, fatura bedeli üzerinden, dövizle satın alınan malzemenin ambar girişi ise, düzenlenen faturada yer alan TL bedel üzerinden (fatura düzenleme tarihindeki sabitlenmiş kur ve TL karşılığı esas alınarak) malzeme maliyetini etkileyen diğer unsurların malzeme bedeline eklenmiş tutarı üzerinden gerçekleştirilir. (3) Kurumca imal edilen malzemenin ambar girişi, imalat belgelerine dayanılarak yapılır. (4) Ambardan kullanılmak üzere alınan ancak herhangi bir sebeple kullanılmayan ve başka birimlerde kullanım imkânı bulunduğu için ambara iade edilen malzemenin, cinsi, miktarı ve bedeli tutanakla tespit edilir. Bedeli tespit edilen malzeme için tutanaktaki bedelden, bedeli tespit edilemeyen malzeme için iz bedeli üzerinden giriş belgesi düzenlenir ve ambar kayıtlarına alınır. (5) Sayım sonucunda kayıtlardaki miktardan fazla malzeme tespit edildiğinde, bu husus sayım heyetince tutanakla belirlenir. Tutanağa dayanılarak giriş belgesi düzenlenir ve tespit edilen fazla malzeme kayıtlara alınır. (6) Hibe yoluyla gelen mal ve malzeme için, bütün özellikleri ve bedeli belirtilerek hibe eden ile Kurum adına teslim alan arasında düzenlenen tutanağa veya faturasına dayanılarak giriş belgesi düzenlenir ve kayıtlara alınır. (7) Masraf grubundan satın alınan ve kullanım süresi dolmayan malzemelerden, birim amiri tarafından ambara teslim edilmesi uygun görülenlerin cinsi, miktarı ve bedeli tutanakla tespit edilerek, bedeli tespit edilen malzeme için tutanaktaki bedelden, bedeli tespit edilemeyen malzeme için iz bedeli üzerinden giriş belgesi düzenlenir ve ambar kayıtlarına alınır. (8) Ekspertizi ve montajı tamamlanarak geçici kabul işlemi yapılan tesis malzemesinden arta kalan malzeme ile tesis yedekleri, montajı yapmak üzere teslim alan tarafından, ambar girişi yapılmak üzere işletmeci ünite ambarına, bir tutanakla teslim edilir. (9) Kurumun bir ambarından bir başka ambarına gönderilen malzeme için, gönderen ambar tarafından, alan ambar adına düzenlenen sevk belgesinin ilgili nüshaları giriş belgesi yerine geçer. Bu şekilde gelen malzeme için, ayrıca giriş belgesi düzenlenmez.
BEŞİNCİ BÖLÜM Ambar Çıkış İşlemleri Malzeme çıkış işlemleri MADDE 15 (1) Ambarlardan talep edilen malzeme, malzeme çıkış fişine istinaden, talepte bulunan birimin malzeme sorumlusuna teslim edilir. (2) Sabit kıymet niteliğindeki malzeme çıkışı için Sabit Kıymetler Yönetmeliği nde gösterilen usul ve esaslar uygulanır. (3) Çıkış fişlerinin bedellendirilmesi, Muhasebe ve Finansman Dairesi Başkanlığınca belirlenecek maliyet yöntemine göre kullanılan bilgisayar programı üzerinden otomatik olarak gerçekleştirilir. Ambarlar arası malzeme hareketi MADDE 16 (1) Kurumun bir ambarından bir başka ambarına gönderilen malzeme için, gönderen ambar tarafından alan ambar adına düzenlenen sevk belgesinin ilgili nüshaları gönderen ambarın çıkış belgeleridir. Bu şekilde gönderilen malzeme için ayrıca çıkış belgesi düzenlenmez. Sayım noksanı malzemenin ambar çıkışı MADDE 17 (1) Sayım sonucunda kayıtlardaki miktardan noksan malzeme tespit edildiğinde, bu husus sayım heyetince tutanakla belirlenir. (2) Tutanağa dayanılarak çıkış belgesi düzenlenir ve tespit edilen noksan malzeme kayıtlardan çıkartılarak gerekli işlemler yapılır. ALTINCI BÖLÜM Sayımlar ve Devir Teslim İşlemleri Sayımlar MADDE 18 (1) Ambar mevcudu, bilançoya esas teşkil etmek üzere, muhasebe ve ambar görevlilerinden oluşan en az üç kişilik bir heyet tarafından her yıl sonu itibariyle sayılır. Gerektiğinde bu heyete teknik elemanların da katılması sağlanır. (2) Malzeme koltuk ambarlarının yıl sonu sayımlarında tespit edilen malzeme miktarları, bu ambarların bağlı bulunduğu ambar kayıtlarında gösterilir. Sayım cetvellerinin düzenlenmesi MADDE 19 (1) Sayım cetvelleri, malzemenin kayıtlardaki miktarı ile fiilen mevcut miktarlarını ve tüm özelliklerini göstermek sureti ile düzenlenir ve sayım heyetince imzalanır. Sayım noksanı ve fazlalıkları MADDE 20 (1) Sayım sonucunda tespit edilen sayım noksan veya fazlalıklarının nedenleri araştırılarak, tasfiyesi yapılır. Kullanılmayan malzeme MADDE 21 (1) Sayımlarda, uzun zamandan beri kullanılmayan, kullanma alanı kalmayan, hasarlı, hurda veya kullanılmaz durumda olan malzeme, sayım cetvellerinde açıkça belirtilir. Bu malzemenin ambar kayıtlarından çıkarılması, ilgili birimin görüşü alınarak malzeme bedelinin tespitinden sonra ilgili mevzuata göre kayıtlardan çıkarılır ve tasfiye edilmek üzere, hurda ambarına alınır. Sayım nedeniyle ambar işlemlerinin durdurulması MADDE 22 (1) Duyurulan sayım süresince ambardan malzeme verilmez. Devir ve teslim işlemleri MADDE 23 (1) Devir ve teslim işleri aşağıdaki şekilde yapılır; a) Görevinden herhangi bir sebeple ayrılan ambar personeli, ambarı, yerine atanan veya görevlendirilen personele devreder. b) Devir ve teslim, amirleri gözetiminde, ayrılan ve devir alan arasında kayıtlara göre sayılmak, tartılmak, ölçülmek suretiyle aralarında düzenleyecekleri ve amirleri tarafından da imzalanacak devir teslim tutanağına istinaden yapılır. c) Ambarı devir alacak ambar personeli bulunmadığı durumlarda, birim yetkilisinin göstereceği bir görevliye aynı şartlarla geçici olarak devir ve teslim işlemi yapılır.
YEDİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük MADDE 24 (1) Bu Usul ve Esaslar 08/08/1991 tarihli ve 20954 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan "Türkiye Radyo-Televizyon Kurumu Ambar Yönetmeliği"nin yürürlükten kaldırılmasını müteakip yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 25 (1) Bu Usul ve Esasları, Türkiye Radyo-Televizyon Kurumu Genel Müdürü yürütülür.