Sıra No :GMKA/Yönerge/01 Revizyon No : 1 Tarih : 25/08//2011 T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI ARŞİV YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Başlangıç Hükümleri Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Ajans ta tutulan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve arşivlik malzemelerin Ajans Arşivine teslimine, kullanılmasına, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Ajansın merkez ve yatırım destek ofislerinde görevli bulunan bütün personeli kapsar. Tanımlar MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen; a) Arşiv : Ajans a bağlı birimlerde tutulan ve kesin sonuca bağlanan; yasal, ekonomik ve idari nedenlerle saklanıp korunması gereken evrakın saklama süreleri dolduktan sonra ayıklanarak imha edildiği veya kurumsal değeri nedeniyle sürekli olarak saklandığı arşivdir. Arşivin düzenlenmesinden Genel Sekreter in belirleyeceği personel sorumludur. b) Aktif Evrak: Ajans a bağlı birimlerde tutulan ve günlük iş akışında düzenli olarak yararlanılan, bu nedenle üretildikleri birimlerde saklanan evraktır. c) Arşivlik Malzeme: Ajans a bağlı birimlerde tutulan, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayan, idari, ekonomik, yasal ve bilgisel değere sahip evraktır. d) Arşiv Malzemesi: Ajans a ait olan ve iş akışında artık yararlanılmayan ve kurumsal değeri dolayısıyla Arşivde saklanan her türlü yazılı, basılı evrak, defter, resim, plan, proje, harita, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü kaydı, her türlü elektronik, optik ve manyetik kayıt, baskı ve benzeri malzemedir. İKİNCİ BÖLÜM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Saklanması, Yönetimi, Korunması, Gizliliği ve Yararlanma Saklama MADDE 4- (1) Arşiv Görevlisi, arşiv malzemesini teslim almak, saklamak, gereksiz belgelerin ayıklama yöntemini belirlemek ve elindeki belgeleri devamlı kullanılır durumda tutmakla görevlidir. (2) Ajans a bağlı birimlerde tutulan ve Arşive devredilmesi gereken her tür malzeme Ajans ın malıdır. Özel mülkiyet konusu olamaz. Sayfa 1/11
(3) Ajans Arşivi nde bulunan arşiv malzemesinin ve Ajans birimlerinde saklanan arşivlik malzemenin korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden Genel Sekreterlik sorumludur. (4) Ajans a bağlı birimlerde bulunan arşivlik malzeme Ajans arşivlerinde saklanır. Arşiv malzemesi niteliğini kazanan malzeme ise Arşiv de Ticaret Kanunu na göre on yıl, Vergi Usul Kanunu na ve idari hükümlere göre beş yıl süreyle saklanır. Herhangi bir davaya konu olan malzeme ise bu sürelerle sınırlı olmamak üzere dava kesin surette sonuçlanana kadar saklanır. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyle ilgili genel açıklamalar ve saklama sürelerine ilişkin ayrıntılı bilgi Ek 1 de yer almaktadır. (Ek:1). Yönetim MADDE 5- (1) Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur. Ayrım işlemlerine müteakip, arşive devredilecek malzeme saklanmak üzere Arşive teslim edilir. (2) Arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya içeriği dikkate alınarak, birim bazında bir ayrıma tabi tutularak, Ek 2 de yer alan birim kodlarına göre arşiv yerleştirilmesi yapılır (EK:2). Koruma Yükümlülüğü MADDE 6- (1) Destek Hizmetleri Birimi Başkanlığı arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyi yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşerenin zararlarına karşı korumak için gerekli önlemlerin alınmasından; ısı, ışık, havalandırma ve nem ayarlarının düzenlenmesinden sorumludur. Arşiv Malzemesinin Gizliliği MADDE 7 -(1) Ajans a bağlı birimlerde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Arşiv de tutulurken de gizli kalır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosyaların, sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile Gizli damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. (2) Gizli malzemenin gizliliklerinin kaldırılması, ilgilisinin görüşü alındıktan sonra Genel Sekreterlikçe kararlaştırılır. Gizlilik derecesi kaldırılan malzemeye, Gizliliği Kaldırıldı damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Arşivlerden Yararlanma MADDE 8- (1) Ajans arşivinde bulunan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle dışarıya verilemez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilebilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. (2) Arşivde bulunan malzemenin Ajans içinde dolaşımı her arşivde tutulacak bir defter ile takip edilir. Ayrıca Ek-3 de belirtilen Belge Ödünç/İade Formu doldurulmaksızın arşivlerden herhangi bir belge ödünç verilemez. (3) Belge ödünç verme süresi bir haftadır. Bu süre geçerli gerekçe gösterildiği takdirde uzatılabilir. Elindeki belgeyi bir hafta içinde veya verilen ek süre dolduktan sonra iade etmeyenlere uyarıda bulunulur. Arşiv belgelerine zarar verenler Ajans malına zarar vermiş sayılırlar. Sayfa 2/11
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ajans Arşivi İşlemleri Ajans Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması MADDE 9- (1) Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilir. Bu malzeme ilgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolüne tabi tutularak eksiklikleri giderilmiş şekilde Arşive devredilir. (2) Birimler, ellerindeki arşivlik malzemeyi Ek 5 de verilmiş olan Ajans Arşivi Devir Formu nu doldurarak ve bu formlar eşliğinde Ajans Arşivine devrederler. (3) Arşiv ve arşivlik malzeme Ajans Arşivinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. (4) Ajans Arşivinde bulunan malzemenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere Arşiv envanteri hazırlanır. Envanterler dosya / klasör başına bir kayıt olarak tutulur. (5) Ajans Arşivinin, temel çalışma kuralı olan fonların bölünmezliği prensibine bağlı kalarak aynı birimden gelen belgeleri dağıtamayacağı gibi, bu belgelerle diğer birimlerden gelen belgeleri de karıştırmayacaktır. (4) Ajans Arşivine Birimlerden devredilen malzemenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere dosya / klasör başına bir kayıt olacak şekilde envanterleri hazırlanır. Uygunluk Kontrolü MADDE 11- (1) Ajans Arşivi ne devredilecek belgeler, devir prosedürüne uygunluk kontrolünden geçirildikten sonra Ajans Arşiv görevlilerince teslim alınır. Bu uygunluk kontrolü çerçevesinde; a) Her birimin devirleri arasında dosya numarasında bir atlamanın olup-olmadığına; b) Dosyalar içinde bulunan evrakın tarihsel sıraya (en eski tarih en altta ve en yakın tarih en üstte olmak kaydıyla) konulup-konulmadığına; c) Klasörlerin ve dosyaların/defterlerin, ciltlerin, zarfların ait oldukları birim adının, numarasının ve ait oldukları işlem yıl(lar)ının yazılıp-yazılmadığına; d) Ciltlenmesi gerekenlerin ciltlenip-ciltlenmediğine; e) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp-zarflanmadığına; f) Sayfa ya da eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup-olmadığına bakılır. (2) Uygunluk kontrolü sonucunda eğer bir eksiklik veya kusur bulunursa düzeltilir. (3) Uygunluk kontrolü, birim personeli ve bu işle görevlendirilmiş bir arşivci ile birlikte gerçekleştirilir. Arşive Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme MADDE 12- (1) Günlük iş akışı içinde sürekli olarak kullanılan materyal ve kişisel evraklar ile Resmi Gazete, kitap, broşür gibi malzemeler Ajans arşivine devredilmez. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Edilecek Malzemenin Belirlenmesi Ayıklama MADDE 13- (1) 4. Maddede belirtilen saklama süresi dolan ve herhangi bir davaya konu olmayan arşiv malzemesi ayıklanarak imha edilir. İmha Komisyonu MADDE 14- (1) Ajans Arşiv Sorumlusu ve Genel Sekreterin belirleyeceği İmha Komisyonu ayıklama ve imha işlemlerini yapar. Sayfa 3/11
(2) İmha komisyonu, her yılın Ocak ayı başında çalışmaya başlar, Komisyon kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyon üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. (3) Kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası İmha Komisyonu nun kararı ile yapılır. İmha İşlemleri MADDE 15- (1) Ayıklanmaları ve imhaları onaylanan belgeler, üçüncü şahısların eline geçmeyecek şekilde imha edilir. İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir Ayıklama ve İmha Komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. (2) Ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre birimi, yılı, içeriği, biriminde aldığı tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl esas alınmak üzere ayrılarak tasnif edilir ve Evrak İmha Listesi hazırlanır. (3) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar imha işlemine tabi tutulamaz. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli Hükümler Yürürlük MADDE 16- (1) Bu Yönerge onay tarihi itibariyle yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 17- (1) Bu Yönerge hükümleri Genel Sekreterlik tarafından yürütülür. Sayfa 4/11
EK 1: TESPİT VE DEĞERLENDİRME FORMU GENEL AÇIKLAMALAR Güney Marmara Kalkınma Ajansı kanunların kendisine verdiği yetki ve görevler çerçevesinde belgeler üretmektedir. Belgelerin, günlük iş akışı içerisinde kullanımdan kalkmasından sonra da ajansın ve toplumun bilgi hazinesindeki varlığını sürdürebilmesi için düzenli ve bilimsel metotlarla tasnif ve muhafaza edilmesi şarttır. Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda yapılan Arşiv Malzemesi Tespit Çalışmasında tespiti yapılan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyle ilgili kıstaslar liste halinde verilmiştir. Yapılan bu tespitlerde kullanılan Ajansta saklanır, Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir, ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır. Ajansta saklanır ifadesi, günlük iş akımı içerisinde kurumda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanılmıştır. Bu açıklamanın bulunduğu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktır. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasına lüzum görülmemesi durumunda, Genel Sekreterin görüşü alındıktan sonra değerlendirilmeye tâbi tutulacaktır. Çünkü, bu malzemenin büyük bir çoğunluğu, arşiv malzemesi vasfını taşımaktadır. Hizmet birimlerince sürekli kullanılmaları sebebiyle kurumlarında saklanmaları mevzuat çerçevesinde uygun görülmüştür. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir ifadesi, içerisinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemenin de bulunduğu dosyalar için kullanılmıştır. Tespit ve Değerlendirme Formu nun Saklama Süresi bölümündeki Ajans Arşivinde hanesine yazılan ve belgelerin ajans arşivindeki saklama sürelerini belirleyen yıllar, birimlerde işlemini tamamlamış olup da ajans arşivine devredilmiş olan belgelerin son işlem tarihleri üzerine eklenecek sürelerdir. Birimlerde işlemi tamamlanmamış veya günlük iş akımı içerisinde kullanılan belgeler ajans arşivine devredilmez. Ancak, yer sıkıntısı sebebiyle, ajans arşivinde muhafaza edilebilirler. Belgelerin saklama süresi iş ve işlemini bitirip aktivitesini kaybettikten sonra başlar. Sayfa 5/11
Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu TESPİT VE DEĞERLENDİRME FORMU Birim Arşivinde Saklama Süresi Ajans Arşivinde 1 Ajans bünyesindeki yazışmalar 5 2 Ajans dışı yazışmalar 5 3 Yönetim Kurulu Kararları 10 4 Kalkınma Kurulu Kararları 10 5 Yurt dışı çıkış harçları 5 Düşünceler 6 Projeler Süresiz Ajansta saklanır. 7 Proje destekleme dosyaları 10 8 Reddedilen proje dosyaları 9 Hakedişler, yazışmalar 10 10 Proje Destekleme Komisyon Kararları 10 11 İhale dosyaları 10 12 Mevzuat dosyası Süresiz Ajansta saklanır 13 Sertifikalandırma dosyaları 5 14 AB Projeleri 10 15 AB projeleri yazışmaları 10 16 17 Uluslararası bölgesel kuruluşlarla yazışmalar Dış ilişkilerle ilgili diğer yazışmalar dosyası 10 10 Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 18 Yatırım ve girişimleri teşvik dosyaları Süresiz Ajansta saklanır 19 İnceleme Komisyon Kararları Süresiz Ajansta saklanır. 20 Fotoğraf ve cd arşivi Süresiz Ajansta saklanır. 21 Makam onayı Süresiz Ajansta saklanır 22 Yerli geziler 5 23 Yabancı geziler 5 24 Belge düzenlemeye esas denetimler Süresiz Ajansta saklanır. 25 Şikâyetler 5 Sayfa 6/11
26 Vatandaşların bilgi ve belge talepleri 5 27 Bilgi yazıları 5 28 Hizmet binası yapımı ve onarımı konusundaki Projeler Süresiz Ajansta saklanır 29 Uluslararası kuruluşları ile yazışmalar 10 30 Milletvekillerinin soru önergelerine verilen cevaplar 31 İstatistikî bilgiler dosyası 25 32 Basına verilen demeçler 5 5 Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 33 Tekzipler Süresiz Ajansta saklanır. 34 Haftalık ve aylık faaliyet raporları 5 35 Etkinlikler dosyası 10 36 Ajansın düzenlediği veya katıldığı yurt dışı fuar ve tanıtım etkinlikleri dosyası (Yazışmalar, faaliyetler raporlar) 37 Hukuk Müşavirliği dosyası 5 38 39 40 Çeşitli kuruluşlardan gelen araştırma, inceleme talepleri dosyası Bilgi Edinme Yasası çerçevesinde tutulan talepler dosyası Hizmet içi eğitim ve yayın programı dosyası 41 Aylık faaliyet raporları 5 42 Altı aylık faaliyet raporları 5 43 44 Yıllık faaliyet Raporları Alan araştırmaları dosyası (Yazışmalar ve onaylar) 45 Alan araştırmaları raporları Süresiz Ajansta saklanır. 46 Kongre, konferans, seminer dosyaları 10 47 Çalıştay dosyaları (Bölgenin ekonomik potansiyellerini artırmak için yapılan geniş katılımlı toplântılar, üretilen raporlar, bunların sonucu yürütülen projeler) 48 Denetim dosyaları 5 49 Disiplin Kurulu Kararları Süresiz Ajansta saklanır. 50 Kişisel yazışmalar dosyası (Dava dilekçeleri) 10 5 5 5 10 8 10 5. Sayfa 7/11
EK 2: GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM YÖNETİM KURULU KALKINMA KURULU İÇ DENETİM HİZMETLERİ HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ PLANLAMA PROGRAMLAMA KOORDİNASYON BİRİMİ İZLEME DEĞERLENDİRME RAPORLAMA BİRİMİ PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER İDARİ VE MALİ İŞLER BİLGİ İŞLEM İNSAN KAYNAKLARI YATIRIM DESTEK OFİSLERİ BALIKESİR YATIRIM DESTEK OFİSİ ÇANAKKALE YATIRIM DESTEK OFİSİ B.02.1.DPT.5.KA.03.01 B.02.1.DPT.5.KA.03.04 B.02.1.DPT.5.KA.03.05 B.02.1.DPT.5.KA.03.64 B.02.1.DPT.5.KA.03.61 B.02.1.DPT.5.KA.03.10 B.02.1.DPT.5.KA.03.20 B.02.1.DPT.5.KA.03.30 B.02.1.DPT.5.KA.03.70 B.02.1.DPT.5.KA.03.63 B.02.1.DPT.5.KA.03.73 B.02.1.DPT.5.KA.03.77 B.02.1.DPT.5.KA.03.71 B.02.1.DPT.5.KA.03.90 B.02.1.DPT.5.KA.03.91 B.02.1.DPT.5.KA.03.92 Sayfa 8/11
EK 3: BELGE ÖDÜNÇ/İADE FORMU T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI Tarih: / /20.. BELGE ÖDÜNÇ/İADE FORMU ADI SOYADI GÖREVİ ÖDÜNÇ ALINAN DOSYA NO İÇERİĞİ VE SAYFA ADEDİ ÖDÜNÇ ALMA VE İADE TARİHLERİ BELGENİN İADE EDİLDİĞİ TARİH İADE ALANIN ADI VE İMZASI ARŞİV SORUMLUSU ÖDÜNÇ ALAN Sayfa 9/11
EK 4: AJANS ARŞİVİ DEVİR FORMU T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI Tarih: / /20 MERKEZ ARŞİVİ DEVİR FORMU SIRA NO. EVRAK TARİHİ EV. SIRA NO GİZLİLİK DERECESİ KONUSU ADEDİ AÇIKLAMALAR. TESLİM EDEN TESLİM ALAN Sayfa 10/11