İSTANBUL İHRACATÇI BİRLİKLERİ GENEL SEKRETERLİĞİ Sayı: 70565514-70565514-TİM.İİB.GSK.EGT.2016/382-2295 İstanbul, 11/03/2016 Konu: Genel Kurullar hk. ÖNEMLİ SÜRELİ GEMİ VE YAT İSTANBUL SU ÜRÜNLERİ VE HAYVANSAL MAMULLER İSTANBUL FINDIK VE MAMULLERİ İSTANBUL KURU MEYVE VE MAMULLERİ İSTANBUL YAŞ MEYVE SEBZE İSTANBUL HUBUBAT BAKLİYAT YAĞLI TOHUMLAR VE MAMULLERİ İSTANBUL MOBİLYA, KAĞIT VE ORMAN ÜRÜNLERİ İHRACATÇILARI BİRLİKLERİ ÜYELERİNE SİRKÜLER Sayın Üyemiz, OLAĞAN GENEL KURUL İÇİN DAVET Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında, 5910 sayılı Kanun kapsamında Birliklerimizin 2015 yılı Olağan Genel Kurulları, aşağıda belirtilen tarih ve saatlerde ekli (Ek-1) gündem çerçevesinde yapılacaktır. Üyelerimizin genel kurula katılma ile ilgili, Cari yıl itibari ile (2016 yılı) üyelik borcu bulunan üyelerimizin borcunu zamanında ödemesi Genel Kurula katılım için gerekli evrakları (1 - Temsilci görevlendirme yazısı (Ek-2), 2 - Ticaret Sicili Gazetesi ve/veya Ticaret Sicili Gazetesine istinaden hazırlanan ve geçerlilik tarihi birlik genel kurulu tarihini kapsayan aslı veya noter tasdikli imza sirküleri) süresi içinde Genel Sekreterliğimize iletmesi, Genel Kurul günü ve saatinde Genel Sekreterliğimizde bulunması gerekmektedir. Bilgi edinilmesini ve Genel Kurula katılımın sağlanması hususunu önemle rica ederim. Selçuk ŞAĞBAN Genel Sekreter İstanbul İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. Dış Ticaret Kompleksi, C Blok. Yenibosna - İstanbul Tel : ( 0212 ) 454 05 00 Faks : ( 0212 ) 454 05 01-02 E-posta : iib@iib.org.tr www.iib.org.tr Ayrıntılı bilgi için: Necati Korkmaz - Şube Müdürü
GENEL KURUL TARİHLERİ İLE SON BORÇ ÖDEME VE EVRAK TESLİM TARİHLERİ Yönetim Kurullarımızın kararları doğrultusunda birliklerimiz için 2015 yılı olağan genel kurul toplantı tarihleri aşağıdaki çizelgede yer aldığı şekilde belirlenmiş olup, mevzuat gereği birinci toplantı tarihinden 3 iş günü öncesinde genel kurula katımla ilgili koşulları yerine getirmiş olmak gerekmektedir. Genel kurul toplantıları, genel kurula katılma hakkını haiz üye sayısının yarıdan bir fazlasının hazır bulunması ile yapılır. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde müteakip toplantılarda çoğunluk aranmaz. Ancak, yönetim ve denetim kurulu asil ve yedek üye sayısı ile divan heyeti toplamı olan otuz üyeden az sayıda üye ile toplantı yapılamaz. Birliklerimizin, evrak teslim, son borç ödeme ve toplantı tarihlerini gösterir çizelge: Birlik Adı Evrak Teslim Tarihi Gemi ve Yat İhracatçıları Birliği 01 Nisan 2016 Son Borç Ödeme Tarihi 03 Nisan 2016 Pazar I. Toplantının Tarih ve Saati 07 Nisan 2016 Perşembe 13.00 Çoğunluk Sağlanamadığı Takdirde Yapılacak II. Toplantı Tarih ve Saati 13.00 İstanbul Su Ürünleri ve Hayvansal Mamuller İhracatçıları Birliği 06 Nisan 2016 Çarşamba 12 Nisan 2016 Salı 14.00 13 Nisan 2016 Çarşamba 14.00 İstanbul Fındık ve Mamulleri İhracatçıları Birliği 10 Nisan 2016 Pazar Perşembe 14.00 15 Nisan 2016 14.00 İstanbul Kuru Meyve ve Mamulleri İhracatçıları Birliği 10 Nisan 2016 Pazar Perşembe 15.00 15 Nisan 2016 15.00 İstanbul Yaş Meyve Sebze İhracatçıları Birliği 12 Nisan 2016 Salı Perşembe 18 Nisan 2016 Pazartesi 11.00 19 Nisan 2016 Salı 11.00 İstanbul Hububat Bakliyat Yağlı Tohumlar ve Mamulleri İhracatçıları Perşembe 16 Nisan 2016 rtesi 20 Nisan 2016 Çarşamba 11.00 21 Nisan 2016 Perşembe 11.00 Birliği İstanbul Mobilya, Kağıt ve Orman Ürünleri İhracatçıları Birliği 20 Nisan 2016 Çarşamba 22 Nisan 2016 26 Nisan 2016 Salı 15.00 27 Nisan 2016 Çarşamba 15.00 Toplantıların Yeri Dış Ticaret Kompleksi C- Blok 6. kat Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi Yenibosna / Bahçelievler / İSTANBUL (*) Evrak Teslimi mesai saati sonuna kadar yapılabilmekle birlikte üyelerimizin evrak teslimini mümkün mertebe hafta içinde iş günlerinde yapması tavsiye edilir. GENEL KURULA KATILMA KOŞULLARI 1. Cari yıl itibari ile (2016 yılı) birliğe aidat borcu bulunmamak, (Bu bilgi birlik kayıtlarında mevcut olup ilave bir belge ile tevsiki aranmaz) 2. İhracat yaptığı birlik kayıtlarından tespit edilemeyen firmaların, 2014 veya 2015 yılında ilgili Birliğin iştigal sahasındaki ürünlerden ihracat ve/veya ihraç kaydı ile imalat ve/veya birlik onayına tabi tutulmak şartı ile özel fatura kapsamında ihracat sayılan satış yaptığını gösteren bir gümrük beyannamesi ibraz etmesi,
3. Tüzel kişilerin (şirketler) süresi içinde (Son Evrak Teslim Tarihine kadar) aşağıdaki belgeleri birliğe ibraz etmesi, a. Temsilci Görevlendirme yazısı (Ek-2)(Genel Kurula katılacak temsilcinin şirketi temsil ve ilzama yetkili olması ve Temsilci Görevlendirme yazısının da şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerce imzalanmış olması gerekmektedir.) b. Ticaret Sicili Gazetesi ve/veya Ticaret Sicili Gazetesine istinaden hazırlanan ve geçerlilik tarihi birlik genel kurulu tarihini kapsayan imza sirkülerinin aslı veya noter tasdikli sureti 4. Gerçek kişiler (şahıs firmaları), isimleri Hazirun Listesinde yer alması koşulu ile toplantı gün ve saatinde kimliklerini ibraz ederek genel kurula katılabilirler. GENEL KURULLARA İLİŞKİN AÇIKLAYICI BİLGİLER TİM ve İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkındaki 5910 sayılı Kanuna göre hazırlanan yönetmeliğin 8. maddesinde açıklandığı şekilde, 1) Genel kurul, üyelik yükümlülüklerini yerine getirerek son iki takvim yılı içinde üyesi bulunduğu birliğin iştigal sahasına giren maddelerden, üyesi olduğu birlik üzerinden fiili ihracat ve/veya ihraç kaydıyla satış (imalat) ve/veya birlik onayına tabi tutulmak şartı ile özel fatura kapsamında ihracat sayılan satış yapan ve bu durumları birlik kayıtları ile doğrulanan veya gümrük beyannameleri ile tevsik edilen üyeler ile son iki takvim yılı içinde üyesi olduğu birlik üzerinden iştigal sahası kapsamında hizmet ihracatı yapan ve hizmet ihracatı gerçekleştirdiklerini belgelendiren üyelerden teşekkül eder. Hizmet ihracatının belgelendirilmesine ilişkin usul ve esaslar TİM'in görüşü ve Bakanlığın onayı ile belirlenir. İhracatın filen gerçekleştiğinin birlik veya gümrük kayıtları ile teyit edilmesi gerekeceği için gerek görülmesi halinde ihracatın tevsiki için gümrük onaylı beyannamesi istenebilecektir. İhracatını özel fatura ile yapmış ise, yaptığı ihracata ilişkin birlik ve gümrük onaylı özel faturasını ibraz etmesi gerekebilecektir. (2) Genel kurula gerçek ve tüzel kişiler adına vekaleten iştirak edilemez. (3) Birlik genel kurullarında tüzel kişiler kanuni temsilcisi vasıtasıyla temsil edilir. Kanuni temsilcilerin, temsil ettiği tüzel kişileri temsile yetkili olduklarını Ticaret Sicili Gazetesi ve/veya Ticaret Sicili Gazetesine istinaden hazırlanan ve geçerlilik tarihi birlik genel kurulu tarihini kapsayan noter tasdikli imza sirküleri ve temsil ettikleri tüzel kişilikçe verilecek temsilci görevlendirme yazısı ile tevsik etmeleri gerekmektedir. Genel kurula katılma hakkına sahip Gerçek Kişiler (şahıs firmaları) genel kurul toplantılarına, kendi adlarına kimliklerini (nüfus cüzdanı, sürücü belgesi, pasaport gibi) göstermek suretiyle katılabilirler.
Tüzel kişiler adına genel kurula katılacak temsilcilerin, genel kurul ilk toplantı tarihinden en az 3 iş günü gün öncesine kadar (bakınız 2. sayfada yer alan çizelge) genel sekreterlik kayıtlarına geçmiş olması kaydıyla verilecek, tüzel kişileri temsil ve ilzama yetkili kişilerce imzalanacak ekte (Ek 2) sunulan temsilci görevlendirme yazıları ile imza sirkülerinin aslını Genel Sekreterliğimize sunmaları gerekmektedir. Genel kurula katılacak tüm üyelerin (gerçek kişiler ve tüzel kişiler), genel kurul ilk toplantı tarihinden en az üç gün önce aidat borçlarını ödemiş olmaları gerekmektedir. Bu tarihten sonra yapılan aidat borcu ödemeleri toplantıya giriş hakkı vermez. Yıllık aidat borçları; merkez uygulama birimine, irtibat bürolarına, diğer genel sekreterlik veznelerine ödenebileceği gibi Vakıflar Bankası Şirinevler Şubesi (Şube Kodu :282) nezdindeki TR06 0001 5001 5800 7260 0161 47 IBAN numaralı banka hesabına birlik sicil numarası ve vergi numarası belirtilmek sureti ile yatırılabilecektir. Genel Sekreterliğimizce genel kurula katılabilecekler listesi, 3 (üç) gün süreyle Birlik Merkezine asılarak ilan edilir. İlan süresi içerisinde listeye yapılacak itirazlar Genel Sekreterlik tarafından en geç 2 (iki) gün içinde karara bağlanır. Genel Kurula katılma hakkını haiz üyeleri gösterir son liste ilk toplantı tarihinden 7 (yedi) gün önce birlik merkezinde ilan edilir. Kesinleşmiş listelerin ilanından itibaren listeye yapılacak itirazlar kabul edilmez. Genel kurul toplantıları, hazirun cetvelinde yer alan üye sayısının yarıdan bir fazlasının hazır bulunması ile yapılır. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde müteakip toplantılarda çoğunluk aranmaz. Ancak, yönetim ve denetim kurulu asil ve yedek üye sayısı ile divan heyeti toplamı olan otuz üyeden az sayıda üye ile toplantı yapılamaz. Genel kurul kararları oy çokluğu ile alınır. Daha kapsamlı bilgi için; Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Yönetmelik
GÜNDEM EK-1 1. Açılış, saygı duruşu ve istiklal marşı, 2. Başkanlık divanının seçilmesi, 3. Yönetim kurulu çalışma raporunun okunması ve görüşülmesi, 4. Bilanço, gelir-gider hesaplarının görüşülmesi, 5. İstanbul Hububat, Bakliyat Yağlı Tohumlar ve Mamulleri İhracatçıları Birliği için gündem maddesi, İhracatçı Birlikleri Tohumculuk ve Araştırma San.ve Tic. A.Ş. (İTAŞ) kesintilerinin akıbeti hususunun görüşülmesi, 6. Denetim kurulu raporunun okunması ve görüşülmesi, 7. Yönetim kurulunun ve denetim kurulunun ibrası, 8. Müteakip yıl bütçe ve iş programlarının görüşülmesi ve oylanması, 9. Bünyesinde Tanıtım Grubu bulunan Birliklerin 2015 yılı faaliyetleri ile bütçelerinin onaylanması ve ibrası (Su Ürünleri ve Hayvansal Mamuller, Kuru Meyve ve Mamulleri, Fındık ve Mamulleri, Yaş Meyve Sebze, Hububat Bakliyat Yağlı Tohumlar ve Mamulleri İhracatçıları Birlikleri için) a) Su Ürünleri Ve Hayvansal Mamuller İhracatçıları Birliği için ilave: - Kanatlı Ürünleri Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, - Su Ürünleri Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, b) Kuru Meyve ve Mamulleri İhracatçıları Birliği için ilave: - Kuru Meyve Tanıtım Grubu'nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, c) Fındık ve Mamulleri İhracatçıları Birliği için ilave: - Fındık Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, d) Yaş Meyve Sebze İhracatçıları Birliği İçin ilave: - Narenciye Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, e) Hububat Bakliyat Yağlı Tohumlar ve Mamulleri İhracatçıları Birliği için ilave: - Şekerli Mamuller Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, - Un ve Unlu Mamuller Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, - Makarna Bulgur Bakliyat ve Bitkisel Yağlar Tanıtım Grubu nun faaliyetleri ve bütçe durumunun görüşülmesi ve ibrası, 10. Dilekler.
EK-2 (Firma antetli kağıdına ) TEMSİLCİ GÖREVLENDİRME YAZISI (ÖRNEKTİR) Tarih:././2016 İSTANBUL İHRACATÇILARI BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ NE İSTANBUL 5910 sayılı Kanun ve bu kanun uyarınca yayımlanan ilgili yönetmelik çerçevesinde;... sicil numarası ile üyesi bulunduğumuz. Birliği nin /../2016 tarihinde yapılacak olan Olağan Genel Kurulunda firmamızı, kanuni temsilcimiz olan ve aşağıda imzası bulunan. temsil edecektir. Temsilcinin Adı Soyadı Tatbik İmzası Firmanın Unvanı Vergi Numarası Yetkili İmza(lar) (Firma Kaşesi, İsim Kaşesi) NOT: 1. Bu belge Genel Sekreterliğe, Birliğin genel kurul tarihi itibariyle geçerli firma imza sirküleri ve/veya ticaret sicil gazetesi ile birlikte teslim edilir. Belgelerin asılları veya noter tasdikli suretleri kabul edilir. 2. Bu belge, ilk toplantıda çoğunluk sağlanamaması halinde yapılacak olan ikinci toplantı için de geçerlidir.