TİCARİ BELGELER
BELGE KAVRAMI Muhasebenin temel kavramlarından birisi tarafsızlık ve belgelendirme kavramı olup bu kavram, muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması ve muhasebe kayıtlarına esas alınacak yöntemlerin seçilmesinde tarafsız ve ön yargısız davranılmasını gerektirir. Bu kavram çerçevesinde muhasebe belgesi veya kısaca belge; gerçekleşen bir işlemi kişi, yer, zaman, nitelik ve nicelik gibi açılardan saptayan, tanımlayan ve kanıtlayan yazılı bir nesne olarak tanımlanabilir. Muhasebede yapılan her kayıt yazılı bir belgeye dayanmak zorundadır. Çünkü, belgenin olmadığı yerde muhasebe son bulur. Belge, hesaplara yapılan kayıtlar arasında organik bağlantıyı sağlar. Onun içindir ki, belge muhasebenin temel taşıdır.
İşletmedeki mali karakterli olayların iş akışları doğal ve yapay belgelerle sağlanır. Doğal belgeler kanun hükümleriyle, yapay belgeler ise, genellikle isteğe bağlı olarak düzenlenirler. Dışarıdan işletmeye ve işletmeden dışarıya olan iş akışları doğal belgelerle, işletme içinde oluşan olaylar ise, yapay belgeler ile sağlanır. Doğal belgelerde bulunması gereken hususlar ilgili kanunlarda belirtilmiştir. Belirtilen hususlara uyulmaması halinde belgenin doğal niteliği kaybolur. Doğal belgeler karşılıklı ilişkiler dolayısıyla düzenlendiklerinden en az iki suret olarak düzenlenmelidirler. Çünkü bu belgeler her iki tarafça da kaydedilmektedir. Muhasebe defterlerine yapılan her kaydın mutlaka, işlemin gerçek durumunu yansıtan, usulüne uygun olarak düzenlenmiş ve işletme ile ilgili tüm finansal bilgi kullanıcılarına karşı ispat edici özelliği olan objektif bir belgeye dayandırılması gerekir. Ülkemizde muhasebe belgeleri ve bu belgelerin düzenlenme koşul ve esasları başta vergi kanunları olmak üzere. Türk Ticaret Kanunu ve sermaye piyasası mevzuatında ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiş bulunmaktadır. Bu yasal düzenlemeler kapsamında, işletmelerin düzenlemek zorunda oldukları belli başlı muhasebe belgelerini açıklamadan önce aşağıda belge türleri ve belgeleme ilkeleri açıklanmıştır.
BELGE TÜRLERİ Muhasebe işlemlerinin dayanağı olan belgeleri şu şekilde ayırıma tabi tutmak mümkündür: 1. Oluşumuna göre muhasebe belgeleri 2. İşletmedeki değişik işlevlerine göre muhasebe belgeleri 3. Çeşitli yasalara göre düzenlenen muhasebe belgeleri
1. OLUŞUMUNA GÖRE MUHASEBE BELGELERİ Belgeler oluşumuna göre DOĞAL BELGELER ve YAPAY BELGELER olmak üzere ikiye ayrılır.
DOĞAL BELGELER Ticari işlemler sonucunda kendiliğinden oluşan muhasebe belgelerine doğal belgeler denilmektedir. İşletmede kullanılan belgelerin büyük bir bölümünü doğal belgeler oluşturmaktadır. Doğal belgelerin türleri de çoktur. Bu nedenle doğal belgeleri düzenlendikleri işlemlere göre aşağıdaki gibi sınıflandırabiliriz:
Alışlara Ait Belgeler: Mal ve hizmet satın alınması ile ilgili belgelerdir. Bu belgelerin başında fatura gelir. Ancak, bazı durumlarda örneğin müstahsilden satın alınan mallar için fatura alınması mümkün olmayabilir. Bu tür mal alımları için fatura yerine geçen bir belge türü olan müstahsil makbuzu düzenlenir. Satışlara Ait Belgeler: Mal ve hizmet satışlarını belgelendirmek için düzenlenen belgelerdir. Bu belgelerin de başında fatura gelmektedir. Satış faturası genellikle toptan satışlar için düzenlenmektedir. İşletmede gerçekleşen perakende satışlar için fatura yerine geçen perakende satış vesikaları düzenlenir.(perakende satış fişi veya yazar kasa fişleri)
Giderlere Ait Belgeler: Elektrik, su, telefon, seyahat, ücret gibi giderler yapıldıkça alınan belgelerdir. Bu belgelerin de başında fatura gelmektedir. Ancak, avukat, mali müşavir gibi serbest meslek erbabına yaptırılan işler için bunlara yapılan ödemeler sırasında alınan serbest meslek makbuzu da bir gider belgesidir. Ayrıca, hamala, gündelikçi gibi belge düzenlemesi mümkün olmayan kişilere yaptırılan işler için işletme tarafından düzenlenen gider pusulası diğer bir gider belgesidir. Bunların dışında, mükelleflerin işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek üzere satın aldıkları kanuni haddi aşmayan mal ve hizmet alımları için düzenlenen perakende satış fişi veya yazar kasa fişleri de gider belgesi olarak kabul edilmektedir.
Tahsil ve Ödeme Belgeleri: Kayıtlarda yer alan bir alacağın para veya para yerine geçen araçlarla tahsil edilmesi veya bir borcun yine para veya para yerine geçen araçlarla ödenmesi için düzenlenen belgelerdir. İşletme alacağını karşı taraftan; nakit veya çek olarak tahsil ederken kasa tahsil makbuzu düzenler; alacağına karşılık senet almış ise senet giriş bordrosu düzenler. Defter tutan tüccarlar arasında, bir taraf için tahsil makbuzu karşı taraf için ödeme makbuzudur. Ancak bazı durumlarda parayı veya çeki tahsil eden tarafın defter tutmaması nedeniyle tahsil makbuzu düzenlemesi mümkün değildir. Bu gibi hallerde tüccarın borçları için ödeme yaparken nakit veya çek ile yaptığı ödemeler için kasa ödeme makbuzu düzenleyerek, ödemeyi yaptığı tarafa imzalatıp muhafaza etmesi gerekir. Ödemenin senet ile yapılması halinde senet çıkış bordrosu düzenlenir.
Mahsup Belgeleri: Hesaba geçirme belgeleri olarak da adlandırılan bu belgeler, para ve para yerine geçen ödeme araçları tarafından kullanılmaktadır. Örneğin, bir bankanın bir işletmeyi neden belirterek borçlandırılması halinde bu işlem için bir borç dekontu düzenlenir. Diğer yandan, bankanın işletmeyi yine bir neden belirterek alacaklandırması halinde bu kez alacak dekontu düzenlenir. Diğer Doğal Belgeler: Bu tür belgeler yukarıda sayılan gruplarda yer almayan belgelerdir. Bu belgelere şu örnekler verilebilir: vergi daireleri, sosyal sigortalar, ticaret ve sanayi odaları, PTT ve diğer resmi dairelere yapılan ödemeler sonucu alınan makbuz ve belgeler, takdir komisyonu kararları, mahkeme kararları, muhabere evrakı, sözleşmeler, taahhüt ve kefalet yazıları vb...
YAPAY BELGELER Doğal belge düzenlenmesi zorunlu olmayan işlemler için işletme içinde düzenlenen, muhasebe kaydına esas alınan belgelerdir. Yapay belgeler, doğal belgelere göre türce ve sayıca daha azdır. Çünkü kural olarak, doğal belgesi olmayan işlemler için yapay belge düzenlenir. Yapay belgeleri düzenlendikleri işlemleri esas alarak aşağıdaki gibi sınıflandırabiliriz.
Giderlere İlişkin Yapay Belgeler: Bazı giderler için belge alınması çok zor veya imkansız olabilir. İşte ilgili dolmuş ücreti, vapur ücreti, tren ücreti gibi giderler bunlara örnek olarak verilebilir. Ancak yine de bu gibi hallerde, gideri yapan kişi, bunların açıklamalı bir listesini yaparak imzalar. Bu belgeye gider listesi adı verilmektedir. Bu gider listesi, giderlere ilişkin bir yapay belgedir. Giderlere ilişkin diğer bir yapay belge türü de, işte ilgili olmak şartıyla verilen harcırahlar (yolculuklar) için düzenlenen harcırah beyannamesidir. Envanterle İlgili Yapay Belgeler: Dönem sonu envanter çalışmalarına dayanak olmak üzere düzenlenen belgelerdir. Bu tür belgelere şu örnekleri verebiliriz: Mal sayım cetvelleri, amortisman hesaplama tabloları, yeniden değerleme tabloları, gelecek yıllara ve aylara ait giderlerin hesaplama çalışmaları, gelecek yıllara ve aylara ait gelirlerin hesaplama çalışmaları, gider ve gelir tahakkuklarını hesaplama çalışmaları vb...
Maliyet Muhasebesi Belgeleri: İşletmede gerçekleşen her türlü stok hareketlerini izlemek için düzenlenen belgeler, birer yapay belgedir. Bu belgelere şu örnekleri verebiliriz: Hammadde ve malzeme istek fişi, hammadde ve malzeme teslim alma fişi, depodan üretime hammadde ve malzeme çıkış fişi, üretim raporları, ambar fişi, hammadde ve malzeme fişi vb..
2. İŞLETMEDEKİ DEĞİŞİK İŞLEVLERİ GÖRE MUHASEBE BELGELERİ İşletmedeki işlevlerine göre muhasebe belgeleri dört gruba ayrılmaktadır: 1) Alışlara ait belgeler: Alış faturaları, perakende satış belgeleri gibi, 2) Satışlara ait belgeler: Satış faturaları, perakende satış belgeleri gibi, 3) Giderlere ait belgeler: Serbest meslek makbuzları, gider pusulası, ücret bordrosu gibi, 4) Genel nitelikli belgeler: Ticari mektuplar, kira kontraltoları, banka hesap özetleri gibi
3. ÇEŞİTLİ YASALARA GÖRE DÜZENLENEN MUHASEBE BELGELERİ Ülkemiz uygulamasında ispat edici muhasebe belgelerinin önemli bir bölümü Vergi Usul Kanunu nda, Türk Ticaret Kanunu nda ve Sermaye Piyasası Kanunu çerçevesinde çıkarılan sermaye piyasası kurulu tebliğlerinde düzenlenmiş bulunmaktadır. Bu kanunlar çerçevesinde düzenlenen başlıca muhasebe belgeleri şunlardır:
Vergi Usul Kanunu nda düzenlenen belgeler: - Fatura, - Sevk İrsaliyesi, - Perakende Satış Belgeleri, - Gider Pusulası, - Müstahsil Makbuzu, - Serbest Meslek Makbuzu, - Ücret Bordrosu, - Yolcu Listeleri, - Günlük Müşteri Listeleri, - Muhabere Evrakı ve diğer belgeler.
Türk Ticaret belgeler: Kanunu nda düzenlenen - Poliçe, - Bono, - Çek, - Hisse Senedi, - Tahvil, - Emtia Senetleri, - Ordino, - Konşimento, - Manifesto, - Hamule Senedi, - Taşıma Senedi.
Sermaye Piyasası Kanunu nda Düzenlenen Belgeler: Sermaye Piyasası Kanunu nda, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde düzenlenen tüm belgeler ispat edici belgeler olarak aynen kabul edilmiş ancak kamuyu aydınlatma ilkesi çerçevesinde sermaye piyasası faaliyetlerinin özelliği gereği hisse senetleri,tahviller gibi belgeler yeniden düzenlenmiş, bunların yanında aracı kurumlar ve diğer bazı sermaye piyasası yardımcı kurumları için bu kurumlara özgü işlem ve kayıtlarda geçerli olacak yeni bazı belgeler oluşturulmuştur. Bu belgelerden özellikle aracı kurumların düzenleyecekleri bazı belgeler şunlardır: menkul kıymet hareket listesi, menkul kıymet dökümü, işlem sonuç formu, emanet giriş fişi, emanet çıkış fişi, menkul kıymet bordrosu, seans takip formu, işlem dağıtım listesi, emir takip formu, kredili işlem-açığa satış ve ödünç işlemleri izleme formları, repo işlem dekontları, aracılık sözleşmeleri.
BELGELEME İLKELERİ Güvenilir bir muhasebe kaydının yapılması bakımından bu konudaki literatürde ve uygulamada aşağıda belirtilen bazı ilkeler benimsenmiştir. - Her kayıt bir belgeye dayandırılmalıdır. - Karışıklığı ve mükerrerliği önlemek için bir kaydın dayandığı belge kesin olarak belirlenmelidir. - Belgeler üzerinde yazılı bilgiler okunmaz hale getirilmemeli, gerekli düzeltme parafe edilerek gösterilmelidir. - Muhasebe kaydından sonra belge üzerine işaret konularak belgenin kayda geçmemesi ve mükerrer olarak kayda geçmesi önlenmelidir. - Aynı işlemin fazla olması halinde toplu bir belge düzenlenerek rasyonel çalışma düzeni sağlanmalıdır. - Belgeler ile ilgili işlemlerde kolaylık sağlanması ve hataların önlenebilmesi için belgeler farklı renklerde bastırılmalı, seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilerek, tasnifli ve kolayca erişilebilecek şekilde arşivlenmelidir. - Tüm belgeler düzenleyen, kontrol eden ve onaylayan yetkili kimseler tarafından imza ve parafe edilmelidir.
MUHASEBEDE KULLANILAN BAŞLICA BELGELER, ÖZELLİKLERİ VE ÖRNEKLERİ Ülkemizde muhasebe belgeleri ve bu belgelerin düzenlenme koşul ve esasları özellikle Vergi Usul Kanunu başta olmak üzere Türk Ticaret Kanunu nda ve Sermaye Piyasası Kanunu nda ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiş bulunmaktadır. Şimdi bunları inceleyelim.
VERGİ USUL KANUNU NDA YER ALAN BELGELER 1.FATURA Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere, emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari bir belgedir.
FATURADA EN AZ AŞAĞIDAKİ BİLGİLERİN BULUNMASI GEREKİR. (VUK MD.230); 1. Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası. Faturalar seri ve sıra numaraları ile teselsül ettirilir. 2. Faturaları düzenleyenin adı, unvanı ve adresinden başka, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının da gösterilmesi gerekir. Adi şirket, kollektif ve adi komandit şirket statüsünde çalışanlarda, ortakların vergi dairesi ve hesap numaralarının gösterilmesi gerekir. 3. Müşterinin adı, ticaret ünvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası. 4. Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, 5. Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası. Fatura normal olarak malın teslimi sırasında düzenlenir. Bazı hallerde teslimden bir süre sonra düzenlenmesi de mümkündür. Ancak faturanın malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. Fatura en az bir asıl ve bir nüsha olarak çıkarılır. Birden fazla nüsha çıkarılmışsa her birinin kaçıncı nüsha olduğu belirtilir. Satılan malın teslim tarihinden sonra veya teslimi sırasında düzenlenmiş olsa dahi, faturada malın teslim tarihi ve irsaliye numarası yer alacak ve ayrıca sevk irsaliyesi de düzenlenecektir.
FATURA DÜZENLEME KURALLARI Fatura düzenlenirken aşağıdaki kurallara uyulması gerekir: (VUK md.231) 1. Faturalar sıra numaralı olarak teselsül ettirilir. Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri ayrı numara ile başlamak üzere, ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde, bu faturaların şube veya kısımlarına göre, şube veya kısım isimlerinin yazılması veya özel işaretlerle seri tefriki yapılması gerekir. 2. Faturalar mürekkeple, daktilo ile veya bilgisayarla düzenlenir. 3.Faturalar en az bir asıl bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek çıkarıldığı taktirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir. 4.Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur. 5. Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmemiş faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. 6. Fatura düzenlemek zorunda olanlar müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur. Fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri kimliğini ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır.
FATURA DÜZENLEME KURALLARI Faturanın baş tarafında iş sahibinin veya namına, imzaya yetkili olanların imzası bulunur. Fakat uygulamada iki farklı şekilde yapılmaktadır: Kapalı Fatura: İşletmenin, peşin olarak yapmış olduğu satışlarında düzenlediği ve alt tarafının kaşelenip imzalandığı faturalardır. Açık Fatura: İşletmenin, veresiye satışlarında düzenlediği ve üst tarafının kaşelenip imzalandığı faturalardır. Tüketicilere ayıplı mal ve hizmet satan kişilere karşı hak aramada, fatura delil olarak kullanabilirler. Faturaya itiraz süresi 8 gündür. Bu süre içinde itiraz edilmezse faturanın içeriği kabul edilmiş sayılır. Faturaları Gelir Vergisi Kanunu na (G.V.K) göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu na(ttk) göre 10 yıl saklama zorunluluğu vardır
FATURA KULLANMA MECBURİYETİ Birinci ve ikinci sınıf tüccar, kazancı basit usulde tespit edilenler ile defter tutmak zorunda olan çiftçiler: Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara, Serbest meslek erbabına, Kazançları basit usulde tespit edilen tüccarlara, Defter tutmak zorunda olan çiftçilere, Vergiden muaf esnafa. Sattıkları emtia ve yaptıkları işler için fatura vermek, bunlarda fatura istemek ve almak zorundadırlar. Ayrıca, yukarıdakiler dışında kalanların, I. Ve II. Sınıf tüccarlardan, basit usulde vergilendirilenlerden veya defter tutmak zorunda olan çiftçilerden satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin (2010 yılı için) 680 TL yi geçmesi veya bedel 680 TL den az olsa bile, istemeleri halinde emtiayı satan veya işi yapanın fatura vermesi gerekmektedir.
Kapalı fatura örneği :
Açık fatura örneği :
Öte yandan 167 sıra numaralı VUK Genel Tebliği nde, I ve II. Sınıf tüccarlarla defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin yukarıda 5 madde halinde sayılan kimselere sattıkları emtia veya yaptıkları işler için, satılan emtianın veya yapılan işin bedeli ne olursa olsun fatura vermelerinin emtiayı satın alan veya hizmeti yaptıran bu kimselerin de fatura istemelerinin ve almalarının zorunlu olduğu ve bunlar için perakende satış fişlerinin geçerli olmayacağı belirtilmiştir. Ancak, mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin olarak iş yerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın aldıkları (kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) ve bedeli fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşmayan diğer bir anlatımla, perakende satış fişi (veya yazar kasa fişi) düzenleme sınırları içinde kalan mal ve hizmet bedelleri için düzenlenen perakende satış veya yazar kasa fişlerinin gider belgesi olarak kabul edilmesi Maliye Bakanlığı nca da uygun görülmüştür. İşletmenin tüketimi dışında satışa konu olacak mal ve hizmetlerin alımlarında ise bedeli ne olursa olsun fatura düzenlenmesi ve defterlere faturalara dayanılarak kayıt yaptırılması gerekmektedir.
FATURA TASDİKİ Maliye Bakanlığı fatura, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, gider pusulası, perakende satış vesikaları (perakende satış fişleri, makineli kasaların kayıt ruloları, giriş ve yolcu taşıma biletleri), sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi ve günlük müşteri listeleri için 1.1.1985 tarihinden itibaren tasdik zorunluluğu koymuştur. VUK nun mükerrer 257. Maddesi, 24.6.1994 gün ve 4008 sayılı yasanın 7. Maddesi ile eklenen 3. Fıkra hükmüne göre, Maliye Bakanlı ğı belge tasdik işlemini noterlere, kanunla kurulmuş mesleki kuruluşlara ve diğer mencilere yaptırabilecektir. Ayrıca 1.3.1985 yılından itibaren fatura ve sayılan diğer belgelerin anlaşmalı matbaalarda bastırılabileceği esası getirilmiştir. Bu takdirde, tasdike gerek yoktur. Ancak anlaşmalı matbaalara bastırılmayan faturalar için, tasdik mecburiyeti devam etmektedir.
Faturaların düzenlenmesi, basılması ve kullanılması bazı esaslara bağlanmıştır. Buna göre fatura boyutları 28 x 20 cm veya 14 x 20 cm olmalıdır. Bu belgeler, iş kollarının çeşitliliği ve farklılığı nedeniyle enine veya boyuna bastırılarak kullanılabilir. Anlaşma olmayan matbaalar dışındaki matbaalardan alınarak, mükelleflerce noterlere tasdik ettirilerek kullanılacak faturalarda yukarıdaki şekil şartları aranmaz.
DÜZENLEYEN FATURA Sevk Tarihi :. İrsaliye No. :. İrsaliye Tarihi :. SAYIN MÜŞTERİ V.D MÜŞTERİ V.NO SERİ:.. SIRA NO:... Düzenleme Tarihi:. Düzenleme Saati:.. SIRA NO KODU MALIN CİNSİ MİKTARI FİYATI TUTARI TOPLAM Yalnız: İNDİRİM %...KDV GENEL TOPLAM
2. SEVK İRSALİYESİ Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı ve taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması ve taşıttırılması halinde alıcının, taşınan veya taşıttırılan mallar için düzenlenen ve taşıtta bulundurulması gerekli olan bir ticari belgedir. Fatura bulunsun veya bulunmasın mal harekâtının mutlaka sevk irsaliyesine bağlanması mecburiyeti getirilmiştir. Satılan malın teslim tarihinden sonra veya teslimi anında düzenlenmiş olsa dahi faturada malın teslim tarihi ve irsaliye numarası yer alacak ve ayrıca sevk irsaliyesi de düzenlenecektir.
Bir sevk irsaliyesinde gönderilen malın cinsi ve miktarı, satıcının veya malı sevk edenin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, malın taşıyana teslim tarihi ve müteselsil irsaliye numarası, mükellefin diğer işyerine veya satılmak üzere bir alıcıya gönderdiği hallerde kime ve nereye gönderildiği ayrıca belirtilir. İrsaliyelerin tükenmez kalemle, daktilo ile veya bilgisayarla doldurularak en az bir asıl iki örnek olarak düzenlenecek ve örneklere kaçıncı örnek olduğunun matbu olarak işaret edilmesi gerekir. İşaretleme 1.,2.,3., gibi rakam verilerek veya A,B,C, gibi harflendirilerek yapılabilir. En az üç nüsha olarak düzenlenecek sevk irsaliyesinin iki nüshası mutlaka emtiayı taşıyan taşıtta bulundurulacaktır. Yoklama ve denetimlerde iki nüshası da ibraz edilecek, yoklama veya denetim elemanı bir nüshasına adını, soyadını ve unvanını yazarak mühürledikten sonra ilgiliye verecek, diğeri ise Maliye bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü vergi istihbarat şubesinde defterdarlıkça gönderilecektir. En az üç nüsha olarak düzenlenmeyen sevk irsaliyesi hiç düzenlenmemiş sayılacaktır.
Sevk irsaliyesi 28 x 20 veya 14 x 10 cm boyutunda olmalıdır. Ancak boyutta tekdüzelilik sağlamak için fatura hangi boyutta basılmışsa, sevk irsaliyesinin de aynı boyutta olması muhasebe organizasyonu açısından uygun olur. Fatura düzenlenmeden sadece sevk irsaliyesi ile sevk edilen mallar için 7 gün içinde fatura düzenlenmesi zorunludur. Ancak nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmayacaktır.
3. İRSALİYELİ FATURA Buraya kadar yaptığımız açıklamalarda fatura, sevk irsaliyesi ile ayrı düzenlenmektedir. Diğer bir ifadeyle fatura ve sevk irsaliyesi birbirinden ayrı olarak düzenlenen iki belgedir. Sevk irsaliyesi bir malın bir yerden bir diğer yere taşınması sırasında taşınan malın cinsini ve miktarını gösteren bir belgedir. Bu belge malı taşıttıran tarafından düzenlenmektedir. Faturanın ve sevk irsaliyesinin ayrı ayrı düzenlenmesi mükelleflerin iş yükünü arttırdığı gibi faaliyetlerinin de aksamasına neden olmaktadır. Bunu dikkate alan Maliye Bakanlığı 12 Eylül 1991 tarih ve 20989 sayılı Resmi Gazete de 211 sayılı VUK Tebliği yayımlayarak, fatura ve sevk irsaliyesinin aynı zamanda düzenlenebileceği kararını almıştır. Tebliğde İrsaliyeli Fatura olarak ifade edilen bu belge, daha önce fatura düzenlemesine ilişkin şartları taşıması yanında ilave bazı bilgilere de sahip olmalıdır. Bu ilave bilgiler şunlardır: Malın nereye ve kim gönderildiği, Düzenlenme tarihi.
Taşınan veya taşıttırılan mallar ile birlikte irsaliyeli faturanın bulunması durumunda ayrıca sevk irsaliyesi gerekli değildir. İrsaliyeli fatura en az üç örnek olarak düzenlenmelidir. İrsaliyeli faturanın üç örnekten az düzenlenmesi durumunda, irsaliyeli fatura hiç düzenlenmemiş sayılacaktır. En az üç örnek olarak düzenlenen irsaliyeli faturanın iki örneği mutlaka malı taşıyan araçta bulundurulacaktır. İrsaliyeli fatura uygulamasına kesinlikle dönembaşında geçilmesi gerekir; dönemiçinde irsaliyeli fatura uygulamasına geçilmesi mümkün değildir. Ancak faaliyetlerine dönemiçinde başlayan mükellefler, irsaliyeli fatura uygulamasını seçebilirler. Dönembaşında irsaliyeli fatura uygulamasına geçen mükellefler, daha önce notere tasdik ettirdikleri veya anlaşmalı matbaalara bastırdıkları kullanılmamış fatura ve sevk irsaliyelerini vergi dairesine götürerek iptal ettirmeleri gerekir.
İrsaliyeli faturada, faturayı düzenleyenin adı, ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, malın nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı ile nereye ve kime gönderildiği, müşterinin adı, ticaret ünvanı, adresi varsa vergi dairesi ve hesap numarası, faturanın seri ve müteselsil sıra numarası, düzenleme tarihi ve saati ile anlaşmalı matbaaya ilişkin bilgilere yer verilecektir. Bu bilgilerin eksik olması halinde irsaliyeli fatura hiç düzenlenmemiş sayılacaktır.
DÜZENLEYEN SAYIN..,.. ÜŞTERİ V.D MÜŞTERİ V.NO İRSALİYELİ FATURA SERİ NO : SIRA NO : Düzenleme Saati: Düzenleme Tarihi /. SIRA NO KODU CİNSİ MİKTARI BİRİM FİYATI TUTARI TOPLAM İNDİRİM ARA TOPLAM KDV % FATURA TOPLAMI YALNIZ: Teslim Eden İmza Teslim Alan İmza
4. PERAKENDE SATIŞ VESİKALARI VUK 233. md. göre, birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla, defter tutmak mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlem bedelleri için aşağıdaki belgelerden herhangi birisi düzenlenebilir: - Perakende Satış Fişleri, - Yazar Kasa Kayıt Ruloları, - Giriş ve Yolcu Taşıma Biletleri.
A. PERAKENDE SATIŞ FİŞLERİ Perakende satış fişlerinde işletme veya mükellefin adı, düzenlenme tarihi, alınan para tutarı gösterilecek biçimde iki örnek olarak düzenlenir ve bir örneği müşteriye verilir. Perakende satış fişlerinde satılan malın cins, miktar ve tutarı belirtilir. Bu fişler seri ve sıra numarası ile teselsül ettirilir. Perakende satış fişlerinin (3100 sayılı kanuna göre verilen yazar kasa fişleri hariç) düzenlenmesi sırasında, toplam bedelin ayrıca yazı ile de belirtilmesi ve rakamla yazılan toplamın her iki tarafının çift çizgi ile kapatılması zorunludur.
B. YAZAR KASA KAYIT RULOLARI Yazar kasaların kayıt rulosuna günlük perakende satışlar tek tek kaydedilmiş olduğundan bu rulolar perakende satışların belgelendirilmesi için kullanılır. Yazar Kasa Fişi Kesme Haddi 680 TL dir. 3100 sayılı KDV mükelleflerinin ödeme kaydedici cihazları, kullanmak mecburiyeti hakkındaki kanun a göre gerekli şartları taşıyan ödeme cihazlarının verdiği satış fişlerinde en az şu bilgiler bulunmaktadır; 1) Fişi veren kişi ve işletmenin adı ve soyadı 2) Unvanı adresi 3) Vergi dairesi ve hesap numarası 4) Satılan malın cinsi ve bedeli 5) Vergili olup olmadıkları ve bunlara ait toplamlar 6) Müteselsil fiş numarası 7) İşlem tarihi Cihazın onaylandığını gösterir sembol ile cihaz sicil numarasıdır.makineli kasaların kayıt ruloları için standart bir ebat tespit edilmesi söz konusu olmadığından, makinenin cinsine göre kayıt rulosu kullanılabilir.cezai şartlar perakende satış fişinde olduğu gibidir.
Yazar kasa (Ödeme Kaydedici Cihaz örneği) :
5. GİDER PUSULASI Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin: Vergiden muaf esnafa: yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için düzenleyerek işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmünde bir belgedir. Gider pusulası, işin mahiyeti, emtianın cins ve nevi ile miktar ve bedelini ve iş ücretini ve işi yaptıran veya emtiayı satın alan ile satanın adlarıyla ve soyadlarını (tüzel kişilerde unvanlarını) ve adreslerini ve tarihi ihtiva eder. Gider pusulası iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir.
Gelir Vergisi Kanunu nun 94. maddesine göre gider pusulası karşılığı vergiden muaf esnafa yapılan ödemelerden mal alımları için % 5, hizmet alımları için % 10 oranında gelir vergisi stopajı (kaynağında vergi kesilmesi) yapılır. Ancak, havlu, çarşaf, çorap, kilim, halı, dokuma mamulleri, örgü, dantel, her nevi nakış işleri ve her nevi turistik eşya, hasır, sepet, süpürge, paspas, fırça, yapma çiçek ve benzeri mal bedelleri veya bu malların yapımında ödenen hizmet bedelleri üzerinden % 2, değerli kağıt ve damga pulları satışlarında komisyon bedelleri üzerinden % 20 oranında stopaj yapılır. Gider pusulası seri ve sıra numaraları ile teselsül ettirilir.
DÜZENLEYEN GİDER PUSULASI SERİ: A SIRA NO:... TARİH / /20.. Satılan Malin veya Yapılan İşin Mahiyeti Miktar Fiyatı TUTARI TOPLAM MALI SATAN VEYA İŞİ YAPANIN STOPAJ %... Adı, Soyadı NET ÖDENEN Adres İmza Yalnız.
6. MÜSTAHSİL MAKBUZU Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile defter tutmak zorunda olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödediklerinde iki nüsha olarak düzenledikleri, birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecbur oldukları belgedir. Mal tüccar veya çiftçi adına bir adamı veya aracı tarafından alındığında makbuz bunlar tarafından tanzim ve imza olunur. Müstahsil makbuzun tüccar veya alıcı çiftçi nezdinde kalan nüshası fatura yerine geçer.
Müstahsil makbuzunda en az aşağıdaki bilgiler bulunur: 1-Makbuzun tarihi, 2-Malı satın alan tüccar veya çiftçinin adı, soyadı, unvanı ve adresi, 3-Malı satan çiftçinin soyadı, adı ve ikametgah adresi, 4-Satın alınan malın cinsi, miktarı ve bedeli. Müstahsil makbuzu seri ve sıra numarası ile teselsül ettirilir.
GVK'nun 94. maddesine göre Ticaret borsalarında tescil ettirilerek satın alınan zirai mahsuller için % 2, hayvanlar ve bunların mahsulleri ile kara ve su avcılığı mahsulleri için % 1, Ticaret borsalarında tescil ettirilmeden satın alınan zirai mahsuller için % 4, hayvanlar ve bunların mahsulleri ile kara ve su avcılığı mahsulleri için % 2 G.V. Stopajı yapılır. Ayrıca, müstahsil için % 1 oranında BağKur primi kesintisi yapılır. Zirai faaliyet kapsamında, orman idaresine veya orman idaresine karşı taahhütte bulunan kurumlara yapılan orman ağaçlandırması, bakımı, kesimi, ürünlerin toplanması, taşınması ve benzeri hizmetlerde stopaj oranı % 2, diğer hizmetlerde % 4'dür.
7. SERBEST MESLEK MAKBUZU Serbest meslek faaliyetleri, sermayeden ziyade şahsi mesaiye (çalışmaya), ilmi ve mesleki bilgiye veya ihtisasa (uzmanlığa) dayanan ve ticari mahiyette olmayan işlerin işverene tabi olmaksızın şahsi sorumluluk altında kendi adına ve hesabına yapılmasıdır. Bu şekilde çalışan kimselere de Serbest Meslek Erbabı denir. Serbest meslek erbaplarının mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha olarak düzenlediği ve bir nüshasını müşteriye vermek zorunda olduğu belgedir.
Serbest meslek makbuzuna: 1-Makbuzu verenin soyadı, adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası, 2-Müşterinin soyadı, adı veya unvanı ve adresi, 3-Alınan paranın miktarı, 4-Paranın alındığı tarih yazılır ve serbest meslek erbabı tarafından imzalanır. Serbest meslek makbuzları seri ve sıra numaraları ile teselsül ettirilir.
Serbest meslek makbuzları düzenlenirken önce brüt ücret üzerinden Gelir Vergisi Kanunu na göre %20 oranında gelir vergisi stopajı (kesintisi) yapılır daha sonra da ücretin brüt değeri üzerinden hesaplanan % 18 oranında KDV eklenerek ödenecek net ücret ortaya çıkar.