T.C. İSTANBUL BİLİM ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL AKADEMİK AÇIK ARŞİV SİSTEMİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu yönerge, İstanbul Bilim Üniversitesi bünyesinde ve Üniversitemiz Akademisyenleri tarafından üretilmiş bilgilere serbest erişim sağlayarak, bilim camiasına sunulmasına ilişkin usul ve esasları kapsar. Yönergenin amaçları: a) Üniversitemizde oluşturulan akademik bilgiyi daha geniş kitlelere ulaştırmayı sağlamak, b) Kurumsal olarak üretilen bilginin depolanması, arşivlenerek saklanması ve gelecek kuşaklara aktarılmasını sağlamak, c) Üniversitede yapılan bilimsel çalışmaları ulusal ve uluslararası düzeyde görünür kılmak, d) Üniversitemizin saygınlığını artırmak, e) Araştırma sonuçlarının başka bir araştırmaya kaynak olmasını sağlamak, f) Bilimsel işbirliği ve iletişimin gelişmesini sağlamak, g) Öğretim Üye ve Yardımcılarını bilimsel yayın yapmaya özendirmek, h) Ülke ekonomisine katkıda bulunmak, Kapsam Madde 2- İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi, Üniversitemiz Öğretim Üye ve Yardımcıları tarafından üretilen, Üniversitemizce doğrudan veya dolaylı olarak desteklenen tüm akademik çalışmaları kapsar. İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nin içeriği a) Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler, b) Yayınlanma aşamasında olan makaleler, c) Tezler (Yüksek Lisans, doktora, tıpta uzmanlık ve yandal), d) Konferans bildirileri, sunumlar e) Kitaplar, kitap içinde bölümler, f) Seminer metinleri, g) Teknik dokümanlar, h) Veri setleri, i) Afiş, j) Video kaydı, k) Ders notları. 1
Dayanak Madde 3- Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 4/c ve 42/d maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu politika metninde adı geçen; a)açık Erişim:Araştırmacıların, kamu kaynakları ile üretilmiş bilimsel yayınların tam metinlerine finansal, yasal ve teknik engeller olmaksızın kamuya açık İnternet aracılığıyla ücretsiz olarak erişebilmelerini, b)açık Erişim Sistemi: İstanbul Bilim Üniversitesi nin ürettiği, bilimsel çıktıların dijital ortamda toplandığı, saklandığı, indekslendiği, uzun dönem korunduğu ve dağıtımının sağlandığı hizmetler bütününü içeren açık erişim sistemini, c) İstanbul Bilim Üniversitesi Mensubu: İstanbul Bilim Üniversitesi Akademisyenlerini, Personelini ve Yüksek Lisans ve Doktora öğrencilerini, d) Depolama: Bir üniversite mensubunun entelektüel katkı sağladığı akademik çalışmasını İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sisteminde depolama sürecini, e) İvedi Arşivleme/Opsiyonel Erişim: Akademik çalışmaların birer kopyasının yayın tarihinden geç olmamak koşulu ile İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sisteminde depolanması sürecini, f) Kişisel Arşivleme: Bir İstanbul Bilim Üniversitesi mensubunun entelektüel katkı sağladığı çalışmasını İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sisteminde depolamasını içeren süreci, g) Akademik Çalışma: İstanbul Bilim Üniversitesi mensuplarının yaratıcı faaliyetleri ve aldıkları fonlar sonucu ortaya çıkardıkları tüm araştırma sonuçlarını, eder. h) Ambargo: Araştırma sonuçlarının belli bir süre (6-12 ay) erişime kapalı olmasını ifade Açık Erişim Sisteminde Yetki ve Sorumluluklar Madde 5- İstanbul Bilim Üniversitesi Mensupları; İKİNCİ BÖLÜM a) İstanbul Bilim Üniversitesi mensupları bulundukları yıl içerisinde gerçekleştirdikleri bilimsel çalışmalarını en geç o öğretim yılı sonuna kadar İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim 2
Sistemi nde depolamakla sorumludur. Ancak patent başvurusu yapılması düşünülen çalışmalar başvuru gerçekleştikten sonra, patent yayını ile aynı tarihte depolanır. b) İstanbul Bilim Üniversitesi yüksek lisans ve doktora öğrencileri tezlerini bitirdiklerinde en geç bir ay içerisinde İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde depolamak zorundadır. Ancak patent başvurusu yapılması düşünülen çalışmalar başvuru gerçekleştikten sonra patent yayını ile aynı tarihte depolanır. c) Her İstanbul Bilim Üniversitesi Mensubu, entelektüel katkı sağladığı tüm akademik çalışmalarını, ambargo ve benzeri koşullar nedeniyle sınırlandırılmış veya tamamen engellenmiş olmadığı sürece son sürümlerini İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde depolanmasını onaylar. d) İstanbul Bilim Üniversitesi mensupları birden fazla kurumdan birden fazla yazarın işbirliği ile yaptıkları çalışmaları İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde depolar. e) Birden fazla İstanbul Bilim Üniversitesi mensubu tarafından gerçekleştirilmiş çok yazarlı çalışmalarda kaynağın depolanma sorumluluğu başyazara aittir. f) Her İstanbul Bilim Üniversitesi mensubu entelektüel katkı sağladığı çalışmasının İstanbul Bilim Üniversitesi Kurumsal Açık Sistemi nde kamuya açık olarak dağıtım ve koruma prensiplerine uygun olarak depolanacağını kabul eder. Yasal koşullar çerçevesinde, her İstanbul Bilim Üniversitesi mensubu çalışmalarını yayıncılarla yapmış olduğu anlaşmaların koşullarını ihlal etmeyecek şekilde tüm dünyada geçerli bir lisans anlaşması ile İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde depolamaya onay verir. Madde 6- Açık Erişim / Ambargo Süresi Sonunda Açık Erişim; İstanbul Bilim Üniversitesi, araştırmalarını açık erişim seçeneği ile yayımlatmak isteyen mensuplarını destekler. Yazarların yayıncılarla yaptıkları anlaşmalar ve depolama seçenekleri göz önüne alındığında çalışmalara erişim, kamuya açık erişim ve ambargo süresi sonunda açık erişim (ambargo süresi 12 ayı geçmemelidir) olmak üzere iki başlıkta uygulanır. Madde 7- Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı; a) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunun 4/c maddesine göre üniversiteler; bilim dünyasının seçkin bir üyesi haline gelmek için yüksek düzeyde araştırma yapmak ve sonuçlarını yaymakla; 42/d maddesi göre de kurumun bilimsel ve entelektüel birikimini eksiksiz derleme altına almakla görevlidir. Bu çerçevede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi çalışması ile bu gerekliliği yerine getirmekle sorumludur. b) İstanbul Bilim Üniversitesi mensuplarını İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nden haberdar etmek amacıyla, bilgilendirme kılavuzları hazırlar, gerekli tanıtım ve bilgilendirme çalışmalarını yapar. 3
c) İstanbul Bilim Üniversitesi mensuplarının İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi ne aktardıkları bilimsel çalışmaların kayıtlarını Açık Arşivler Girişimi Üst Veri Harmanlama Protokolü (OAI-PMH) standartlarına göre kontrol eder. Gerekli durumlarda düzeltme için İstanbul Bilim Üniversitesi mensuplarıyla birlikte çalışılır. d) Yıl içinde öğretim elemanlarının İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi ne kaydettikleri bilimsel çalışmaları, eğitim-öğretim yılı sonunda hazırlanan performans değerlendirme raporları ile karşılaştırmak suretiyle kontrol eder. e) Yıllık performans değerlendirme raporunda bulunan ancak İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde bulunmayan çalışmaları listeler. Bu listeleri, öğretim elemanlarının konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Bölüm Başkanlıklarına gönderir. f) Yüksek Lisans ve Doktora tezlerin elektronik kopyalarının İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemine aktarılmadığı durumlarda, öğrencilerin çıkış belgeleri Kütüphane ve Dokümantasyon Merkezi Müdürlüğü'nce onaylanmaz. g) Eksik olduğu tespit edilen ve uyarılara rağmen belirtilen süre içinde İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi ne kaydedilmeyen çalışmalar için ilgili Bölüm Başkanlığına bilgilendirme yazısı yazılır. h) Açık Erişim Sistemi çalışmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşma ve işbirliği çalışmaları Rektörlük onayına sunulmak üzere Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yürütülür. Madde 8- Enstitü Müdürlükleri ve Bölüm Başkanlıkları: a) Öğretim elemanlarının yayınlarını İstanbul Bilim Üniversitesi Kurumsal Açık Erişim Sistemi nde depolamaları için bilgilendirme yapar. b) Öğretim elemanlarının tamamlanmış yıllık performans değerlendirme raporlarının bir kopyasını kütüphaneye iletir. c) Kütüphane tarafından gönderilen istekleri inceler ve öğretim elemanlarına gerekli uyarıları yapar. Madde 9- Bilgi İşlem Merkezi Müdürlüğü: İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi yazılımının kurulumu, güncellenmesi, yedeklenmesi, uzun dönem korunarak saklanması, güvenliğinin sağlanması ve Ulusal Akademik Arşiv sistemine açık erişim standartlarında veri aktarılması süreçlerini yürütür. Açık Erişim Sisteminin Yararları Madde 10- a) İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi ile İstanbul Bilim Üniversitesi nin akademik çıktılarının elektronik arşivinin oluşturulması, 4
b) İstanbul Bilim Üniversitesi mensupları tarafından üretilmiş bilgilere serbest, kolay, hızlı ve ücretsiz olarak erişim sağlanarak Üniversitenin bilimsel çalışmalarının daha geniş kitle tarafından tanınması ve kullanılması, c) Araştırmacıların İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde yer alan bilimsel çalışmalarının daha yaygın kullanılmasıyla daha çok atıf almalarında yönlendirici olunması, d) Üniversite tarafından yurt içinde ve yurt dışında yapılan bilimsel çalışmalardan evrensel düzeyde haberdar olunmasını sağlayarak Üniversitenin gerçek bilimsel performansının yansıtılması, e) Üniversitedeki akademisyenlerin daha önce yayınlanmamış, ancak bilimsel içerikte olduğu düşünülen konferans ve ders notu gibi bilimsel etkinliklerinin elektronik ortamda yayınlanmasına olanak tanınması, f) Üniversitedeki akademisyenlerin yayın yapmaya özendirilmesi, g) Uluslararası açık erişim protokol ve projelerinde T.C. İstanbul Bilim Üniversitesi nin katılım ve katkılarının sağlanması ve ulusal anlamada bu yöndeki çalışmalara önderlik edilmesi. Yayınlama ve Yararlanma Hakkı Madde 11- İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sisteminde bilgi kaynaklarını yayınlanma ve onlardan yararlanma hakkı aşağıda belirlenen koşullarda gerçekleştirilir: a) İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde, çalışmaların tam metin olarak yer alması, yazarının kararına bağlıdır. b) İsteyen herkes İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde kayıtlı çalışmalara serbestçe erişip, kullanabilir. c) İstanbul Bilim Üniversitesi mensupları, ürettikleri her türlü bilimsel çalışmayı İnternet aracılığı ile işlem yaparak İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi ne kaydedilmesini sağlayabilir. d) Her hangi bir dergide yayınlamış veya yayınlanma kararı alınmış çalışmaların dergideki formatı ile İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi nde yer almaması koşulu ile telif hakkı ihlali söz konusu değildir. e) İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sisteminde yer alan bilgi kaynakları kullanıldığında, kullanan kişi tarafından kaynak gösterilmesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur. 5
Açık Erişim Danışma Kurulu Madde 12- İlk üç yıl içerisinde her yıl, üç yılın sonunu takip eden dönemlerde her üç yılda bir İstanbul Bilim Üniversitesi Kurumsal Açık Erişim Yönergesini değerlendirmek, gerekli gördüğü hallerde yönergeyi revize etme veya değiştirme çalışmaları yapmak üzere İstanbul Bilim Üniversitesi Açık Erişim Sistemi Danışma Kurulu adıyla bir kurul oluşturulmuştur. Kurul, Rektör veya görevlendireceği rektör yardımcısının başkanlığında; Senato temsilcisi, Tıp Fakültesi temsilcisi, Fen-Edebiyat Fakültesi temsilcisi, Florence Nightingale Hastanesi Hemşirelik Yüksekokulu temsilcisi, Sağlık Yüksekokulu temsilcisi, Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu temsilcisi, Bilgi İşlem Merkezi Müdürlüğü temsilcisi, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı ndan oluşur. Yürürlük Madde 13- Bu yönerge, İstanbul Bilim Üniversitesi Senatosu ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın onayı ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 14- Bu yönergeyi İstanbul Bilim Üniversitesi Rektörü yürütür. 6