MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ PR-39.0 Hazırlayan Ruhsat ve Denetim Müdürü Kontrol KaliteYönetim Temsilcisi Onay Başkan Yardımcısı Rev. No & Tarihi : 02 & 23.12.2015 Yürürlük Tarihi: 29.12.2015 Sayfa 1 /7 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünün faaliyet alanında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR İşyeri Açma Çalışma Ruhsatı: Ticari ve sınai faaliyet gösteren her türlü işletmeye çalışma ruhsatı verilmesi. Sıhhi Müesseselere ait Çalışma Ruhsatı: Gayrisıhhî müesseseler dışında kalan her türlü işyerine verilen Ruhsatı, (Kısaca S.M.) Yönetmelik kapsamına girmesine rağmen adı ve nitelikleri belirtilmeyen sıhhî bir işyerinin açılması halinde, benzeri işyerleri için öngörülen esaslara göre işlem yapılır. Gayrı Sıhhi Müesseselere ait Çalışma Ruhsatı: Faaliyeti sırasında çevresinde bulunanlara biyolojik, kimyasal, fiziksel, ruhsal ve sosyal yönden az veya çok zarar veren veya vermesi muhtemel olan ya da doğal kaynakların kirlenmesine sebep olabilecek müesseselere verilen ruhsatı, (Kısaca G.S.M.) Umuma açık içkili, içkisiz istirahat ve eğlence yerleri Ruhsatı: Kişilerin tek tek veya toplu olarak eğlenmesi, dinlenmesi veya konaklaması için açılan otel, motel, pansiyon, kamping ve benzeri konaklama yerleri; gazino, pavyon, meyhane, bar, birahane, içkili lokanta, taverna ve benzeri içkili yerler; sinema, kahvehane ve kıraathaneler; kumar ve kazanç kastı olmamak şartıyla adı ne olursa olsun bilgi ve maharet artırıcı veya zeka geliştirici nitelikteki elektronik oyun alet ve makinelerinin, video ve televizyon oyunlarının içerisinde bulunduğu elektronik oyun yerleri; internet kafeler, lunaparklar, sirkler ve benzeri yerlere verilen ruhsatı,(kısaca U.A) Hafta Tatil Ruhsatı: 394 sayılı Hafta Tatil Kanunu gereği Haftanın tatil günlerinde açık bulunacak işyerlerine verilecek hafta tatil ruhsatı. Mesul Müdürlük Belgesi; Umuma açık içkili, içkisiz istirahat ve eğlence yerlerinde devamlı bulunması gereken kişiye düzenlenen çalışma izni ile sorumluluğunu ifade eden belge. Canlı Müzik İzin Belgesi: Lokantalara, içkili yerlere ve meskun mahal dışında bulunan çay bahçelerine,halkın huzur ve sükunu ile kamu istirahati açısından sakınca bulunmaması kaydıyla yapılacak ölçüm ve kontrolüne müteakip verilen belgedir. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Kalite Yönetim Temsilcisi Birim Yöneticisi Birim Personeli
MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi : 29.12.2015 Sayfa 2 /7 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR İç Denetim Raporu F02.04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu F03.01 Toplantı Tutanağı F07.04 İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı F 39.01 S.M.İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı Başvuru/Beyan Formu F 39.02 G.S.M. İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı Başvuru/Beyan Formu F 39.03 Denetim Raporu F 39.04 Makine Elektrik Tesisat Muayene Raporu F 39.06 Mesul Müdürlük Belgesi F 39.07 Hafta Tatil Ruhsatı F 39.08 Hafta Tatil Ruhsatı Beyanname F 39.09 Canlı Müzik İzin Belgesi F 39.11 Başvuru ve Beyan Formu Alındı Belgesi F 39.12 Çevre Sağlığı Değerlendirme Raporu F 39.13 S.M. İnceleme Raporu F 39.14 G.S.M. İnceleme Raporu F 39.15 Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR01.0 İç Denetim Prosedürü PR02.0 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü PR03.0 Verilerin Analizi Prosedürü PR19.0 Mali Hizmetler Müdürlüğü Prosedürü PR26.0 Risk Değerlendirme Prosedürü PR30.0 Toplantı Talimatı T07.01 Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği 5216 sayılı Büyükşehir Belediyeleri Yönetimi hakkındaki Kanun. 5393 sayılı Belediyeler Kanunu. 1593 sayılı Umumi Hıfzısıhha Kanunu. 3572 sayılı İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına Dair Kanun. 3194 sayılı İmar Kanunu. 3366/ 3290/2981 sayılı İmar Affı Kanunları. 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu. 2872 sayılı Çevre Kanunu.(26.04.2006 tarih ve 5491 sayı ile değişik.) 3213 sayılı Maden Kanunu.(26.05.2004 tarih ve 5177 sayı ile değişik.) 5259 sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu. 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu.(16.10.2003 tarih ve 4950 sayı ile değişik.) 3621 sayılı Kıyı Kanunu. 4857 sayılı İş Kanunu. 394 sayılı Hafta Tatili Kanunu. 5179 sayılı Gıdaların Üretimi, Tüketimi ve Denetlenmesi Hakkında Kanun. 1380 sayılı Su Ürünleri Kanunu.(22.07.2003 tarih ve 4950 sayı ile değişik.) 1608 sayılı Umuru Belediyeye Müteallik Ahkamı Cezaiye Hakkında Kanun.(03.01.1940 tarih ve 3764 sayı ile değişik.) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Kanunu.(02.01.2003 tarih ve 4778 sayı ile değişik.)
MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi : 29.12.2015 Sayfa 3 /7 4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun.(18.12.2010 tarih ve 27789 sayı ile deiğişik.) 4077 sayılı Tüketiciyi Koruma Kanunu.06.02.2003 tarih ve 4822 sayı ile değişik.) 4207 sayılı Tütün ve Tütün Mamullerinin Zararlarını Önleme Kanunu. 492 sayılı Harçlar Kanunu.(5281 sayılı kanun ile değişik.) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkında Kanun. 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu. 5253 sayılı Dernekler Kanunu. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu. 7201 sayılı Tebligat Kanunu.(6099 sayılı kanunla değişik.) 10.08.2005 tarih 25902 sayılı ; Resmi Gazetede Yayınlanan 9207 sayılı İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına ilişkin Yönetmelik.( Değişik: 19/3/2007 2007/11882 K.), (Ek: 29/6/2010 2010/671 K.) (Ek: 23/5/2011 2011/1900 K.) (Değişik: 12/3/2012-2012/2958 K.) Değişik: 10/11/2014-2014/7002 K.) 27.08.2004 gün 25566 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Gıda ve Gıda ile Temas Eden Madde ve Malzemeleri Üreten İşyerlerinin Çalışma İzni ve Gıda Sicili ve Üretim İzni İşlemleri ile Sorumlu Yönetici İstihdamı Hakkında Yönetmelik.(03.08.2012 tarih ve 28373 sayı ile değişik.) 23.06.2007 tarihli ; İstanbul İmar Yönetmeliği. 17.08.2002 tarihli ; Büyükşehir Belediye Meclisi ile kabul edilen İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yangından Korunma Yönetmeliği. 24.12.1973 tarih 14752 sayılı ; Resmi Gazetede yayınlanan Parlayıcı, Patlayıcı, Tehlikeli ve Zararlı Maddelerle Çalışan İşyerlerinde Alınacak Tedbirler Tüzüğü. 15.05.1997 tarih 22990 sayılı ; Resmi Gazetede Yayınlanan Karayolları Kenarında Yapılacak ve Açılacak Tesisler Hakkındaki Yönetmelik. 11.04.2007 tarihli ;İstanbul Belediyesi Zabıta Yönetmeliği 30.01.1989 tarih 20065 sayılı ; Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Yönetmeliği. 21.08.1981 tarih 17435 sayılı ; Resmi Gazetede yayınlanan 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanununun çeşitli harçlarla ilgili hükümlerinin uygulanmasına ilişkin yönetmelik. 18.12.1990 ( 21.12.1993 ) tarihli ; İSKİ - İçme ve Kullanma Suyu Temin Edilen ve Edilecek Olan Yüzeysel Su Kaynaklarının Kirlenmeye Karşı Korunması Yönetmeliği. 11.01.1974 tarih 14765 sayılı ; Resmi Gazetede yayınlanan İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Tüzüğü. 14.07.2004 tarih 25522 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Su Ürünleri Toptan ve Perakende Satış Yerleri Yönetmeliği.(27.11.2010 tarih ve 27768 sayı ile değişik.) 09.12.2003 tarih ve 25311 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan İş Sağlığı ve İş Güvenliği Yönetmeliği. (27.11.2010 tarih ve 27768 sayı ile değişik.) 03/04/2004 tarih ve 25422 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Umuma Açık Yerler ile Resmi veya Özel Öğretim Kurumları Arasındaki Uzaklıkların Belirlenmesine Dair Yönetmelik. 31/03/2005 tarih 25772 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Dernekler Yönetmeliği. 27.04.2004 tarihli Resmi Gazetede yayınlanan Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik.
MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi : 29.12.2015 Sayfa 4 /7 02/12/2004 tarih 25658 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. 6. PROSEDÜRÜN UYGULANIŞI 6.1. Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünün Çalışma Esasları Müdürlüğümüz Ruhsat Denetim Şefliği ve Büro Kaleminden oluşmaktadır. Belediye sınırları dahilinde açılmış ve açılacak olan Sıhhi İşyerleri, İkinci ve Üçüncü Sınıf Gayri Sıhhi İşyerleri, Umuma Açık İstirahat ve Eğlence Yerleri ile diğer tüm işyerlerinin ruhsat yönünden tetkikini yapmak ve ruhsatlarını vermek, Hafta Tatil Kanununa tabi işyerlerine hafta tatil ruhsatı vermek, ruhsatsız faaliyette bulunan işyerleri hakkında kanuni işlem başlatmak, ruhsat verdiği tüm işletmelerde denetimler yapmak başlıca görevleridir. Müdürlüğümüzce verilen hizmetler kanun ve yönetmelikler uyarınca verilmektedir. İlgili kurum ve kuruluşlarla diyalog kurmak Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünün görevlerindendir. Belediye sınırları içerisinde açılmış olan Sıhhi, Gayrisıhhi, Umuma Açık İstirahat ve Eğlence Yerlerinin (İlçe Belediye Yetkisinde Olanların) çalışanlarına yönelik toplum ve çevre sağlığı, iş güvenliği işçi sağlığı, gıda güvenliği ve işyeri hijyeni ile ilgili olarak eğitim, seminer, panel vs. düzenlemek. 6.2. Ruhsat Denetim Şefliği ; 6.2.1. İşyeri Ruhsatlandırma İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı başvurusunda bulunmak isteyen şahıs veya tüzel kişiler işyerine ait tapu fotokopisi ile başvuruda bulunur.işyerine ait tapu fotokopisine istinaden denetim şefliği tarafından mahallinde yapılan denetimde, söz konusu yerin talep edilen iş için uygun olup, olmadığı tespit edilerek ilgiliye bildirilir. Müracaatta bulunulan yerin ruhsat almaya uygun olması durumunda, bürodan işin niteliğine göre gerekli olan evrakların listesini alır, listedeki evraklarını eksiksiz olarak tamamlayarak dosya haline getirir. İşyerinin itfaiye raporu gerektiren işyeri olması durumunda ise İtfaiye Müdürlüğü ile yazışmaları yapılır. İtfaiye raporunun olumlu olması durumunda, şahıs veya tüzel kişiliğe ait firmanın ruhsat başvurusu alınır. Ruhsat talebine göre ''S.M. İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı Başvuru/Beyan Formu (F39.02), G.S.M. İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı Başvuru/Beyan Formu (F39.03), Hafta Tatil Ruhsatı Beyanname (F39.09)'', formları mükellef tarafından doldurulur. Müdürden veya denetim şefinden havale alınarak, ruhsat dosyası bilgisayarda kayda alınır ve bilgisayar tarafından otomatik olarak verilen numara da vatandaşın ruhsat kayıt numarası olur. Ruhsat kaydını alan memur '' Başvuru ve Beyan Formu Alındı Belgesi (F39.12)' ni doldurarak bir nüshasını vatandaşa, bir nüshasını da ruhsat dosyasına kaldırır. Kayda alınan dosyalarının ruhsatları ''İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı (F39.01)'' doldurulur. Doldurulmuş olan ruhsatlar onaylanmak için Ruhsat Denetim Şefi, Ruhsat ve Denetim Müdürü, Başkan Yardımcısı ve Belediye Başkanının imzasına açılır. İmzadan çıkan ruhsatlar işletme yetkilisine teslim edilir, ruhsat verilen işletmeler teknik elemanlar tarafından 30 gün içinde denetlenir. Denetlenen işyerlerinin dosyalarına formları ''Denetim Raporu (F39.04), Çevre Sağlığı Değerlendirme Raporu (F39.13), S.M. İnceleme Raporu (F39.14) ve G.S.M. İnceleme Raporu (F39.15)'' eklenir. Umuma Açık İstirahat ve Eğlence yerlerine mesafe şartlarını sağlaması durumunda ruhsat müracaatı alınır ve ilgili kurumlarla (İlçe Emniyet Müdürlüğü, Tapu Sicil Müdürlüğü) yazışmaları yapılır. Yazışmaların sonuçlarının olumlu olması durumunda ruhsat dosyası 1 (bir) ay içinde sonuçlandırılır.
MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi : 29.12.2015 Sayfa 5 /7 Yapılan kontrol sonunda uygun olan S.M. işletmeleri için ''Denetim Raporu (F39.04) ve S.M. İnceleme Raporu (F39.14)'' düzenlenir. G.S.M. işletmeleri için ise ''Denetim Raporu (F39.04), Çevre Sağlığı Değerlendirme Raporu (F39.13) ve G.S.M. İnceleme Raporu (F39.15)'' düzenlenir. Hazırlanan ön inceleme raporları doğrultusunda gayrı sıhhi müessese inceleme raporu ''G.S.M. İnceleme Raporu (F39.15)'' düzenlenir. İşyeri açma ve çalışma ruhsatının verilmesinden sonra yapılacak denetimlerde mevzuata uygun olmayan unsurların ve noksanlıkların tespiti halinde, işyerine bu noksanlık ve hatalarını gidermesi için bir defaya mahsus olmak üzere 15 (onbeş) günlük süre verilir. Verilen süre içinde tespit edilen noksanlık ve aykırılıklar giderilmediği takdirde, ruhsat iptal edilerek işyeri kapatılır. Ayrıca ilgililerin yalan, yanlış ve yanıltıcı beyanı varsa haklarında kanunî işlem yapılır. 6.2.2.Sıhhi -Gayri Sıhhi Kontroller: Sıhhi kontrollerde; İşyerinin amaca uygun bir şekilde tasarlanmış olması, temiz ve aydınlık olması, havalandırma tertibatı ve ısıtma sistemleri,çalışanların dinlenme yeri, kıyafet değiştirme kabini, tuvalet ve lavabosu,çöp ve benzeri atıkların toplanması ve muhafazası için gerekli tedbirlerin alınması, atık suların uygun şekilde tahliye edilmesini sağlayacak bağlantılarının olması,yiyecek ve içecek satılan, depolanan ve servisi yapılan işyerlerinde, yiyeceklerin hazırlandığı bölümlerin tabanları, duvarları ve yiyeceğin temas ettiği yüzeyler seramik, mermer, paslanmaz çelik gibi kolay temizlenebilir, yıkanabilir ve dezenfekte edilebilir; tavanlar buğulanmayı, küflenmeyi, pislik birikmesini önleyecek; kapılar, kolay temizlenebilir ve gerektiğinde dezenfekte edilebilir nitelikte olmalı,yiyecek hazırlama ve pişirme bölümünde oluşan buhar, koku, duman ve benzeri kirleticileri tahliye edecek baca sisteminin kurulmuş olması,itfaiye raporu alması gerekmeyen işyerlerinde çalışanların ve müşterilerin güvenliğini sağlamak amacıyla yangına karşı önlemlerin alınmış olması denetlenir. Gayri sıhhi kontrollerde; çevrenin temizliği, çalışma ortamının temizliği, iş yerinde iş sağlığı ve iş güvenliği konularında önlem alınıp alınmadığı, yer altı ve yer üstü kaynaklarının korunup korunmadığı, hava kalitesinin korunup korunmadığı, proses (katı,sıvı,gaz) atıkların uygun şekilde bertaraf edilip edilmediği, sanayi koruma bandının olup, olmadığı kontrol edilir. Gıda üreten ve satan her türlü işletmelerin kontrolünde; çalışma ortamının hijyenik şartlara uyup uymadığı, gıda güvenliğine, üretimde, taşınmasında, depolanmasında, soğuk ve hijyenik zincirin bozulup bozulmadığı, çalışanların sağlık kontrollerinin düzenli yapılıp yapılmadığı, çalışma koşullarının uygun olup olmadığı, yangın yönünden önlem alınıp alınmadığı, havalandırmasının yeterli olup,olmadığı kontrol edilir. Motor beyan dökümü 1 HP den fazla motor gücü olan işletmeler ile motor gücü olmayan 200 m 2 nin üzerinde olan işletmelerden istenmektedir. Motor beyan dökümüne göre ilgili ücretleri ''Makine Elektrik Tesisat Muayene Raporu (F39.06)'' ile hesaplanır ve sisteme işlenir. 6.2.3.Umuma Açık İstirahat ve Eğlence Yerlerine ait Kontroller: Umuma açık içkili, içkisiz istirahat ve eğlence yerlerine verilecek ruhsatlarda işyerinin eğitim kurumlarına, parlayıcı patlayıcı madde depolayan satan işletmelere, ibadethanelere olan mesafesi
MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi : 29.12.2015 Sayfa 6 /7 (100 m), krokide kalıp kalmaması, yangın güvenliği açısından almış olduğu tedbirler, asayiş yönünden uygunluğu kontrol edilir uygun olanlara ruhsatı verilir. 6.2.4 Hafta Tatil Ruhsatı ; 394 sayılı hafta tatil kanununda belirlenen İşyerlerine her yıl ocak ayı içinde yenilenen F39.08 verilir. Ruhsat denetim programından ruhsatını yenilemeyenlerin takipleri yapılır, ruhsatını yenilemeyen vatandaşın yerinde denetimi yapılarak veya Zabıta marifetiyle vatandaşın müracaatı sağlanır. 6.3 Genel Denetimler ; Ruhsatsız işyerlerini ruhsata bağlamak, Ruhsatlı yerlerde ise ruhsat durumunda değişiklik olup olmadığını denetlemek çevreye verdikleri etkileri yerinde kontrol etmek amacı ile Ruhsat Denetim Şefliğinin yaptıkları denetimlerdir. 6.4 Talep ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi ; Müdürlüğümüzü ilgilendiren Talep ve Şikayetler, yazılı ve e-mail ortamında gelmektedir. Yazılı olarak gelen talep ve şikayetler yazı işleri müdürlüğünde evrak kayda girer. Intranet aracılığıyla e- mail ortamında gelenler ise müdürlüğümüzce değerlendirilir. Talep ve şikayet konusu işyerine gidildiğinde; ruhsat durumu, işyerinin şikayete konu hakkında (ruhsata aykırı faaliyet, mesai saatleri dışında çalışılması vs.) yerinde Ruhsat Denetim Şefliği yaptıkları inceleme ile ''Denetim Raporu (F39.04)'' formu düzenlenir ve gerekli önlemler aldırılır. Müdürlüğümüze gelen talep, şikayetler ve yapılan rutin kontrollerin veri analizleri, ''Verilerin Analizi Prosedürüne (PR.19.0)'' göre 6 Aylık periyotlarda yapılmaktadır. Bu prosedür ile ilgili tüm kayıtlar ''Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (PR01.0)'' göre saklanır. 6.5 Müdürlük Birim Hedeflerinin Hazırlanması Müdürlük tarafından, Stratejik Plan da yer alan Stratejik Amaçlar doğrultusunda içinde bulunulan yıldan bir sonraki yıl içinde gerçekleştirilecek olan birim hedefler, performans göstergeleri ve yaklaşık maliyetler planlanarak Performans Programı nın hazırlanması amacı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. Konu ile ilgili sorumlu personel tarafından planlanan hedefler incelenerek gerekli olması halinde düzeltmeler yapılır. İlgili müdür onayı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. 6.6 Birim Faaliyet Raporunun Oluşturulması İçinde bulunulan yıldan bir önceki yıl hazırlanan birim hedefler ve performans göstergeleri dahilinde, içinde bulunulan yıla ait faaliyetler ve ilgili müdürlük bünyesinde yapılmış olan çalışmalar aylık olarak fotoğrafları ve faaliyet detayları ile hazırlanır. Yönetim Bilgi Sistemi ne girişi yapılır. Faaliyet Raporu nun hazırlanması amacı ile YÖNSİS takibi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılır. 6.7 Entegre Yönetim Sistemi Çalışmaları: 1- Veri Analizi: Müdürlükte gerçekleştirilen faaliyetler Verilerin Analizi Prosedürü ne (PR19.0) göre 6 aylık periyotlarla yapılır. 2- DÖFİ: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak ve/veya uygunsuzluk meydana gelmesini engellemek amacıyla yapılan planlı ve sistematik faaliyetlerdir. Hizmetin sağlanması sırasında görülen aksaklıklar veya hizmet performansında görülen olumsuzluklar için Düzeltici
MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi : 29.12.2015 Sayfa 7 /7 ve Önleyici Faaliyet İstek Formu (F03.01) doldurulur. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin uygulama aşamaları ve kontrol yöntemleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü (PR.03.0) ne göre yapılr. 3- Risk Değerlendirmesi: Rutin olan ve olmayan faaliyetlerden kaynaklanan riskler, Risk Değerlendirme Komisyon Üyeleri tarafından Risk Değerlendirme Prosedürü (PR.30.0) ne göre yapılır. 4- İç Denetim: Ara denetime hazırlanmak amacı ile, İç Tetkikçi Sertifikası na sahip olan personel ile oluşturulan ekip tarafından yapılan iç tetkikler sonucunda, İç Denetim Prosedürü (PR 02.0) de belirtilen esaslara göre İç Denetim Raporu (F02.04) düzenlenir. İlgili müdürün onayına sunulur. Raporda belirtilen eksiklikler belirtilen süre içerisinde tamamlanır. 5- Toplantı Tutanakları: Toplantı Talimatı nda (T-07.01) belirtilen esaslara göre yapılan toplantıların kayıt altına alınması amacı ile Toplantı Tutanağı (F07.04) doldurulur. 6.8 Müdürlük Yazışmaları 6.8.1 Gelen Evrak Belediye Müdürlüklerine kurum dışından gelen her türlü evrak Yazı İşleri Müdürü tarafından, konunun içeriğine göre Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden ilgili Müdürlüğe havale edilir. İlgili Müdürlüğün sistemine iletilen evrak Müdür tarafından sorumlu personele bilgisine ve/veya gereğine havale edilir. 6.8.2 Giden Evrak Kurum içinde, Müdürlükler arası evraklar, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı aynı ise, Müdür onayı, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı farklı ise, Başkan Yardımcılarının onayı, Müdürlük Belediye Başkanı na bağlı ise, evrakın önemine bağlı olarak Müdür ya da Belediye Başkanı nın onayı ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden gönderilir. Giden evrak kurum dışına gönderilecek ise; Müdür ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı nın (imza veya parafına) ve/ veya Belediye Başkanı nın elektronik imzasına sunularak, Yazı İşleri Müdürlüğü aracılığı ile dış kuruma gönderilir. 6.8.3 Kayıtların Saklanması: Bu prosedür kapsamındaki tüm kalite kayıtları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü (Pr- 01.0) ne uygun olarak saklanır. Gelen ve giden evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden işlem gördüğünden otomatik olarak arşivlenir. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz.