Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliği 2016-2017 Prosedürü Öğrenci Seçme ve Duyuru Süreci Her fakülte için daha önceki dönemlerde Erasmus Öğrenim Hareketliliği ile AB de yer alan ortaklarda eğitim almış öğrenci verilerine dayanarak belirlenmiş tahmini kontenjan kotalarına göre aşağıda belirtilen sayılarda asil aday (toplam 120) ve yedek aday (toplam 12) başvurusu alınacaktır: Tahmini Kontenjan Tablosu: CASE CSSH CE CS LS SOM SON Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek 40 4 27 3 18 2 6 1 9 2 1-1 - GSB GSSE GSSSH GSHS - - - - - - Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek Asil Yedek - - - - - - 13-2 - 2-1 - - - - - - - - Seçilen öğrenciler adaydır ve ancak Ulusal Ajans ın hibe dağıtım sonuçlarını ilan etmesinden sonra seçim sonuçları kesinlik kazanacaktır. - Kotalar ilk başvuru sürecinde dolmadığında, kotasında boşluk olan fakültenin yetkilileriyle görüşülerek boş kotalar talebin yüksek olduğu ve kotasını doldurmuş olan fakültelere aktarılacaktır. Böylelikle, yedek listede bekleyen öğrenciler diğer bir fakültenin kotasından programa katılabilecektir. Bu bilgi duyuruda yer alacaktır. - Duyuru en az 20 gün boyunca öğrencilerin görebileceği şekilde OIP internet sayfasında ve ilgili ilan panolarında kalacaktır. Duyurular 1 Aralık 2016 ten itibaren OIP internet sayfasında ve posterler yoluyla ilgili panolarda 15 Mart 2016 e kadar yapılacaktır. - Öğrenci seçimleri, başvuranların %50 oranında güncel akademik transkriptine ve yine %50 oranında İngilizce sınav sonucuna göre yapılacaktır. Yapılan değerlendirmede her fakülte için en yüksek notu alan öğrenciden başlayacak şekilde asil ve yedek listeler hazırlanacaktır. Birinci kademe öğrencilerinin (lisans seviyesi) kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.20/4.00 İkinci ve üçüncü kademe öğrencilerinin ( yüksek lisans ve doktora) kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.50/4.00 olması gerekmektedir. - 2015 Güz ve 2016 Bahar Akademik Dönemleri için başvurular 15 Şubat 2016 te başlayacak ve 15 Mart 2016 te sonlanacaktır. Başvuran sayısının yetersiz olması ve yedek listede yer alan başvuranların da yerleştirilmiş olmasına rağmen boş kontenjan bulunması halinde, ikinci bir başvuru süreci için gerekli duyuru tüm öğrencilere yapılacak ve hangi fakülte için kaç kişilik kotanın boşta olduğu ve başvuru süresi duyurulacaktır. 1
- Duyurularda başvuranların katılımı garanti edilmeyecek, aday olarak seçilecekleri ve Ulusal Ajans tan gelecek hibe miktarına bağlı olarak durumlarının netlik kazanacağı, önceliğin lisans öğrencilerinde olduğu, daha önce Erasmus Öğrenim ve Staj programlarından birinden faydalanmış öğrencilerin de öncelikli olmadığı bildirilecektir. Başvuruların Değerlendirilmesi, Duyurulması ve Şeffaflık - Değerlendirmeyi yapacak asil ve yedek seçim komisyonu üyeleri için üniversite rektörü tarafından görevlendirme yazısı imzalanmıştır. - Değerlendirme, başvuranların fakülte kotası dikkate alınarak Genel Not ortalaması, İngilizce Yeterliliği (TOEFL 550) (İngilizce Yeterlilik belgesinin başvuru esnasında güncel ve geçerli olması zorunludur) daha önce değişim programlarına katılıp katılmadığı ve eğitim almakta olduğu seviye dikkate alınarak yapılacaktır. - Akademik başarı ve yabancı dil sonucu ortalamasına ilave olarak; aynı öğrenim kademesi içerisinde daha önce Hayatboyu Öğrenme Programı veya Erasmus+ kapsamında hareketlilikten yararlanmış öğrencilerin akademik başarı ve yabancı dil puanı ortalamaları hesaplanırken, daha önce yararlanılan her bir faaliyet için (öğrenim-staj ayrımı yapılmaksızın) 10 ar puan azaltma uygulanır. 2016/2017 akademik yılı başvurularını değerlendirmede kullanılacak değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı puanlar şunlardır: Akademik başarı düzeyi : %50 Dil seviyesi : %50 Daha önce yararlanma3 : -10 puan (Toplam 100 puan üzerinden) -Seçim listeleri, öğrencilere anons edilmeden önce, her fakültenin Erasmus+ Akademik Koordinatörü tarafından kontrol edilir ve onaylanır. - Değerlendirme sonuçları Bu başvuruların değerlendirilmesi ve nihai karar aşamasında değerlendirmeyi yapan personel ile başvuru sahipleri arasında değerlendirmeyi yapan personelin tarafsızlığını etkileyebilecek herhangi bir kişisel ilişki bulunmamaktadır. Karar, şeffaflık kurallarına uygun bir şekilde verilmiştir. İfadesinin yer aldığı üst yazı ile OIP internet sayfasında ve ilgili panolarda asil ve yedek öğrencileri içerecek şekilde duyurulacaktır. - Başvuranlar, yerleştirildikleri üniversiteden memnun kalmayarak vazgeçmek istediklerinde, sonuçların duyurulmasını takip eden bir hafta içinde vazgeçme taleplerini yazılı olarak birime bildirecek ve bu öğrencilerden boşalan kontenjana, ilgili fakültenin yedek listesinde bekleyen ilk öğrenci yerleştirilecek. - Seçilen öğrencilerin listesinin duyurusu 1 Nisan 2016 tarihinden sonra yapılacaktır. - Bir önceki yıl seçilerek hibe yetersizliğinden veya başka sebeplerle gönderilemeyen öğrenciler bir sonraki yıla kazanılmış hak olarak devredilmek suretiyle doğrudan gönderilemezler. Programa katılacak öğrenciler, her sözleşme dönemi için ayrı ayrı seçim için gereken tüm şartları sağlayarak değerlendirilir ve seçilirler. 2
- Merkez tarafından ödeme tutarı duyurulduğunda, daha önce fakülte kotalarına göre belirlenmiş listelerde yer alan öğrencilere gerekli ödeme tahsis edilecektir. İlk ödeme %80 i, gitmeden 1 ay önce ve kalan hibe %20 lik tutar ise, gerekli belgeler* tamamlanması karşılığında yapılacaktır. - Sonuçlara itiraz etmek isteyen öğrenciler, sonuçların duyurulmasını takip eden bir hafta içinde, yazılı olarak OIP ye başvurarak itirazını iletebilecek. Belirtilen süre dışında yapılan itirazlar dikkate alınmayacaktır. Ödeme Takvimi ve Tutar - Tercih ettiği üniversitelerden birine yerleştirilenlere, Merkez tarafından yayımlanacak el kitabında belirtilen ödeme takvimi uyarınca ödeme yapılacaktır. Erasmus+ Dönemi Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Hibeleri (2016-2017) Hayat pahalılığına göre ülke türleri 1. Grup Program Ülkeleri 2. Grup Program Ülkeleri 3. Grup Program Ülkeleri Hareketlilikte misafir olunan ülkeler Avusturya, Danimarka, Finlandiya, Fransa, İrlanda, İtalya, Lihtenştayn, Norveç, İsveç, Birleşik 500 Krallık Belçika, Hırvatistan, Çek Cumhuriyeti, Kıbrıs Rum Kesimi, Almanya, Yunanistan, İzlanda, 400 Lüksemburg, Hollanda, Portekiz, Slovenya, İspanya, Türkiye Bulgaristan, Estonya, Macaristan, Letonya, Litvanya, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, 300 Makedonya Aylık öğrenci öğrenim hibesi ( ) - Erasmus+ programı kapsamında daha fazla KU öğrencisinin değişim programından yararlanabilmesi adına; program için geçerli asgari süre olan 3 ay için, gidilecek ülkeye göre ödeme yapılacak ve ülkelere göre toplam hibe tutarı başvuru duyurularında öğrencilere bildirilecektir. - Mücbir sebeplerle faaliyete ara verilmesi halinde, mücbir sebebin belgelendirilebilmesi şartıyla, asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler kabul edilir ve kalınan süre karşılığı hibe verilir. - Mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde, faaliyet kabul edilmez ve hibe ödenmez. Ödenen tutar öğrenci tarafından üniversiteye iade edilir. Dekontun bir kopyası OIP ye teslim edilir. - Öğrencinin gittiği kurumdaki resmî günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılamaz. Daha önce ödeme yapılmış olsa bile bu dönem için verilen hibenin iadesi öğrenciden talep edilir. Bu değerlendirme, öğrencinin teslim etmesi gereken pasaport giriş çıkış kopyası üzerinden yapılır. - Avrupa Komisyonu tarafından ilan edilen Genel Teklif Çağrısı nda belirtildiği üzere, öğrenci öğrenim hareketliliği faaliyetleri asgari 3 ay, staj hareketliliği faaliyetleri asgari 2 ay sürer. Asgari süreler mücbir sebepler dışında azaltılamaz. Hareketlilik süresinin asgari sürenin altında olması durumunda söz konusu hareketlilik için hiç hibe ödemesi yapılmaz. 3
- Öğrencilerin, mücbir sebeplerle (zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal afet gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir. - Genele etki eden mücbir sebeplerden (gidilen bölgede doğal afet olması, grev yapılması gibi) dolayı öngörülen faaliyet süresini tamamlayamadan dönen öğrencilerin durumları hakkında, Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu her bir örnek olayı ayrı ayrı inceleyerek, örneğin faaliyetin kabul edilmesi veya tekrar edilmesine imkân tanınmasına yönelik toplu olarak uygulanacak karara varır. - Asgari faaliyet süresi sağlanmadan şahsî bir mücbir sebepten dolayı öğrencinin geri dönmek zorunda kalması halinde, aşağıdaki şartların sağlanması şartıyla öğrencinin faaliyetini tekrar etme imkânı vardır: o o o yeni faaliyet tamamlanamayan faaliyet ile aynı türde olmalıdır; yeni bir öğrenim anlaşması imzalanmalıdır; tamamlanamayan dönem ve telafi için verilen dönem ayrı ayrı raporlanır. - Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir öğrencinin şahsî bir mücbir sebepten dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, öğrenciye tamamlayamadığı faaliyetini telafi etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz. - Yükseköğretim kurumu (KU), sorumluluklarını yerine getirmeyen ve/veya başarısız öğrencilerin hibelerinde kesinti yapabilir. Kesinti miktarı %20 ila %100 arasında, üniversitenin takdirindedir. - Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmedikleri, sınavlarına girmedikleri ve/veya öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edilen ve bu durumu belgelendirilen öğrencilerin hibelerinde kesinti yapılabilir. - Üniversitesi tarafından belirlenen tarihe kadar (örneğin: en geç 31 Ekim 2016) dönüş belgelerini üniversitesinin Erasmus ofisine teslim etmeyen ve/veya çevrimiçi AB anketini doldurmayan, OLS sınavını tamamlamayan öğrencilerin hibelerinde kesinti yapılabilir. Hibelerinde kesinti yapılacağı öğrencilere hareketlilikten önce, iş bu 2015-2016 prosedürü ile bildirilmiş olunmaktadır. Hibesiz Katılım - Öğrenciler istedikleri takdirde hibe almaksızın faaliyetlere katılabilirler. - Hibesiz öğrenciler de diğer başvurularla beraber genel değerlendirmeye tabi tutulur ve hibeli öğrencilerle aynı süreçten geçer. - Hibesiz öğrencinin farkı, öğrencinin bütçe hesaplamalarına dahil edilmemesi ve kendisine ödeme yapılmamasıdır. - Hibe alınmaması öğrencinin seçim sürecine dahil olmamasına gerekçe değildir. Birinci seçim sürecinin tamamlanması sonrası açık kalan kontenjanlara öğrenciler hibesiz gidecek şekilde başvurabileceklerdir. 4
*Öğrenci Hareketliliği için Gerekli Belgeler: Her bir öğrenci dosyasında, çevirim içi anketler ve sınav sonuçları hariç, aşağıdaki belgelerin mutlaka bulunması Merkez tarafından istenmektedir. Ancak aşağıda belirtilenler haricinde, yükseköğretim kurumu, kendi düzenlediği ve faaliyetle ilgili olarak kendi kurumu içerisinde ihtiyaç duyduğu belgeleri de düzenlemeli ve muhafaza etmelidir. Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilerin hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve bu öğrenciler hibe hak edemez ve yatırılan hibenin KU ya iade edilmesi gerekir. Dekont Erasmus Ofis ile paylaşılmalıdır. Faaliyet başlamadan önce ve faaliyet sırasında düzenlenen belgeler: 1- Öğrenci başvuru formu linkine oip.ku.edu.tr den ulaşılacaktır. Ek-1 Not çizelgesi Ek-2 Yabancı dil düzeyini gösteren belge 2- Öğrencinin seçildiğine ilişkin öğrenciye yapılan yazılı bildirim veya toplu ilan 3- Misafir olunacak kurumdan alınan kabul belgesi (Acceptance Letter) 4- Öğrenci ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan Erasmus+ Yükseköğretim öğrenme ve/veya staj hareketliliği için sözleşmenin imzalı bir nüshası ve ekleri: Ek-1 Öğrenim Anlaşması. Ek-2 Genel Şartların üniversitede muhafaza edilecek nüshada bulunması zorunlu değildir. Ek-3 Öğrenci Beyannamesi tek nüsha halinde öğrenciye verilir, dosyasında bulunması zorunlu değildir. 5- Yurtdışında alınacak (öğrenim anlaşmasında yer alan) derslerin, öğrencisi olunan programda hangi derslere karşılık sayılacağını gösteren ilgili kurul kararı veya bunu gösteren Öğrenim ve/veya Staj Anlaşması (Learning Agreement for Studies / Traineeships) 6- Öğrenciye yapılan ödeme ile ilgili dekont 7-OLS 8-Course Equivalency Faaliyet sona erdikten sonra tamamlanan belgeler: 7- Misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilen, öğrencinin faaliyet başlangıç ve bitiş günlerini gösteren belge (Certificate of Attendance) 8- Öğrencinin yurtdışında kalış süresini kontrol etmek amacıyla istenen pasaportunun giriş-çıkış damgaları olan sayfaların fotokopileri 9- Öğrencinin faaliyete ilişkin başarı durumunu gösteren belge; - Öğrenim hareketliliği için: Yurtdışındaki eğitim dönemine ilişkin not çizelgesi (transkript, Transcipt of Records:ToR) - Staj hareketliliği için: Staj faaliyetindeki başarı değerlendirmesini gösteren Staj Anlaşmasının Evaluation of the trainee bölümü 10- Öğrenci nihai raporu: Hareketlilik Aracı kullanılarak öğrencilerden çevirim içi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Faaliyetleri tamamlanan öğrencilerin anketi doldurması gerekmektedir. Seçilen öğrenciler gitmeden önceki dahil katılacakları oryantasyonlarda detaylı bilgiyi birimden öğreneceklerdir. 11- Çevirimiçi dil sınavı: Faaliyetlerini tamamlayan öğrencilerin OLS sistemi üzerinden dil sınavlarına girmeleri gerekmektedir. Değişime katılacak her öğrenci, gitmeden önce ve döndükten sonra online olarak yapılacak bu sınava girmeye tabidir. Bu sınav, öğrencinin yapacağı veya seçildiği okuldaki standartlarını değiştirme gibi bir yükümlülüğü yoktur. Ana eğitim veya çalışma dili İngilizce, Fransızca, Almanca, İtalyanca, Hollandaca veya İspanyolca ise, 5
ilgili dili anadili olarak konuşanlar hariç olmak üzere öğrenci, hareketlilik döneminin öncesinde ve sonunda, veya gönderen kuruluşla kararlaştırılan herhangi bir zamanda, dil yetkinliği için çevrim içi bir değerlendirmeye katılacaktır. Detaylı bilgi için Esra Özenci (eozenci@ku.edu.tr) ile görüşülmelidir. 12- Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması, mücbir sebeple erken dönülmesi vb durumların gerekçelerini gösteren belgeler) Learning Agreement imzalı hali 13- Öğrenci döndükten sonra derslerin yüksek öğretim kurumları tarafından tanındığını gösteren nihai ToR ve/veya varsa DE örneği Bu belgelere ilave olarak yükseköğretim kurumu yurtdışında geçirilen dönemin akademik olarak tanınmasını sağlamak üzere kurum içerisinde geçerli olacak gerekli belgeleri hazırlamakla yükümlüdür. Öğrencilerinin eksik veya hatalı evraklarının tamamlanması/düzeltilmesi için uygun bir tarih yerleştirmelerden sonra, resmi olarak öğrencilere de belirtilecektir ve web sitesinde anons edilecektir. Bu senenin örneğini aşağıda belirtilmiştir. Merkez e sunulacak nihai raporda yer alan öğrenci bilgilerinde 30 Ocak 2017 tarihinden sonra herhangi bir değişiklik talep edilmeyecektir. 6