İstanbul Bilgi Üniversitesi Erasmus Öğrenci Değişim Programının Yürütülmesine İlişkin Usul ve Esaslar Kabul eden makam, tarih ve sayı : Mütevelli Heyet, 16.02.2006 (308) Akademik Kurul, 02.02.2006, V04/AKK/05 (4) Ek ve değişiklikler : Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414) Akademik Kurul, 29.01.2009, V04/AKK/01 (2) Ek ve değişiklik kontrol : 25.06.2009 Birinci Bölüm Genel Hükümler Amaç Madde 1 - Bu düzenlemenin amacı, Erasmus Öğrenci Değişim Programlarının yürütülmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Tanımlar Madde 2 İşbu Usul ve Esaslarda geçen terimlerden: a) BİLGİ, İstanbul Bilgi Üniversitesi ni; b) Bölüm, lisans veya önlisans öğretim ve eğitim yapılan her eğitim birimi ile bölümsüz fakülte ve yüksekokulları; c) Program, bölümlerde yürütülen lisans veya önlisans programları ile lisansüstü programları, d) Erasmus Öğrenci Değişim Programı. Avrupa Birliği Genel Eğitim (Socrates) Programı, Yüksek Öğretim (Erasmus) Alanı kapsamında, İstanbul Bilgi Üniversitesi bölümleri ve Erasmus Beyannamesine sahip Avrupa üniversitelerinin ilgili bölümleri arasında imzalanan Erasmus İkili Değişim Anlaşmaları koşullarına göre öğrenci değişimi yapılan programını; e) Erasmus Bölüm Koordinatörü, bölümlerde Erasmus Değişim Programının yürütülmesini üstlenen öğretim elemanını, lisansüstü programlarda ise Program Koordinatörünü; f) (Mülga) 1 g) Kurumsal Koordinatör, üniversitede Erasmus Değişim Programının yürütülmesini üstlenen görevliyi; 1 Mülga bend: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). 1
h) Gönderen üniversite, Erasmus Öğrenci Değişim Programı çerçevesinde öğrenim görecek öğrencinin aslen kayıtlı olduğu üniversiteyi; i) Kabul eden üniversite, öğrencinin Erasmus Öğrenci Değişim Programı çerçevesinde kabul edilerek öğrenim göreceği üniversiteyi; j) Aday öğrenci ve Değişim Öğrencisi Adayı, Erasmus Öğrenci Değişim Programı kapsamında gönderen üniversite tarafından seçilen öğrenciyi; k) Kabul edilen öğrenci, Erasmus Öğrenci Değişim Programı kapsamında kabul eden üniversite tarafından kabul edilen, ancak henüz kayıt yaptırmamış öğrenciyi; l) Değişim Programı öğrencisi, Erasmus Öğrenci Değişim Programı kapsamında kabul eden üniversiteye kayıt yaptırmış öğrenciyi; m) Uluslararası Ofis, BİLGİ nin akademik değişim programlarını ve uluslararası kurumsal işbirliğini geliştirmek ve yürütmekle görevli birimi; 2 n) BİLGİ Öğrenci Değişim Komisyonu, BİLGİ nin Erasmus Kurumsal Koordinatörünü temsilen Uluslararası Ofis tarafından belirlenen bir üye ile Erasmus bölüm koordinatörlerinden oluşan komisyonu 3 ifade eder. Erasmus Öğrenci Değişim Programının Amacı Madde 3 - Erasmus Öğrenci Değişim Programı nın amacı, Avrupa daki üniversitelerden BİLGİ ye gelecek ve BİLGİ den bu üniversitelere gidecek öğrenciler kanalıyla yüksek öğretimde Avrupa Boyutunun güçlenmesine, üniversitelerarası işbirliğinin gelişmesine ve öğrenci hareketliliğinin desteklenmesine katkıda bulunmaktır. İkinci Bölüm Erasmus İkili Değişim Anlaşmalarının Yapılması ve Uygulanması Erasmus İkili Değişim Anlaşmalarının Yapılması Madde 4 - Erasmus İkili Değişim Anlaşmaları aşağıdaki usul ve esaslarla yapılır: a) Erasmus Programı kapsamındaki BİLGİ bölümleri ve Avrupa daki üniversitelerin ilgili bölümleriyle Erasmus İkili Değişim Anlaşması imzalar. b) Erasmus İkili Değişim anlaşması kapsamında taraflar birbirine belirli sayıda öğrenci gönderir. c) Erasmus Programını yürüten Devlet Planlama Teşkilatına bağlı Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Ulusal Ajans ın, Türkiye de Erasmus Beyannamesi ne sahip üniversitelere her sene yaptığı Erasmus Teklif Çağrısı üzerine, BİLGİ Uluslararası Ofis, imzalanmış olan Erasmus İkili Değişim Anlaşmaları 2 3 2
çerçevesinde, Erasmus Değişim Hibesiyle desteklenmesi istenen öğrenci değişim kontenjanlarını Ulusal Ajans a bildirir. 4 d) Ulusal Ajans tarafından, yurt genelinde değerlendirme yapıldıktan sonra tahsis edilen Erasmus Değişim Hibesiyle desteklenen öğrenci değişim kontenjanları, BİLGİ Uluslararası Ofis tarafından BİLGİ nin ilgili bölümlerine ve aday öğrencilere duyurulur. 5 e) Ulusal Ajans ın her öğrenci değişim kontenjanı için aktardığı Erasmus Değişim Hibeleri, BİLGİ nin hesabına yatırılır. f) BİLGİ Yüklenici olarak Ulusal Ajans ile bir sözleşme imzalar ve Erasmus Öğrenci Değişim Programı na katılacak öğrencilere hibeyi aktarmakla yükümlü olur. Öğrenci Seçimi ve Kabulü Madde 5 - Aday öğrenciler gönderen üniversite tarafından seçilirler. Öğrencinin öğrenimine başlayabilmesi için kabul eden üniversite tarafından kabul edilmesi gereklidir. Gönderen üniversite, kabul eden üniversiteye başvuru ve kayıt için gerekli her türlü bilgi ve belgeyi sağlamakla yükümlüdür. Başvuru Süresi Madde 6 - Aday öğrenciler, gönderen üniversite tarafından seçildikten sonra, kabul eden üniversitenin belirlediği başvuru tarihlerine uygun şekilde başvurularını ve başvuru evraklarını tamamlamak zorundadır. Kabul Mektubu Madde 7 - Kabul eden üniversite, aday öğrencilerden kabul ettiklerine Kabul Mektubu gönderir. Akademik Danışman ve Ders Seçimi Madde 8 - Kabul eden üniversite, Değişim Programı öğrencisine ders seçiminde yardımcı olmak üzere bir akademik danışman görevlendirir. Bu görevlendirmenin yapılmadığı hallerde, akademik danışmanlık Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından üstlenilir. Kabul eden üniversite ve gönderen üniversitenin Erasmus Bölüm Koordinatörleri öğrencinin kabul eden üniversitede alacağı dersleri gösteren bir Öğrenim Anlaşması hazırlayarak kayda geçirirler. Öğrenim Anlaşması Kurumsal Koordinatör tarafından onaylanır. 4 5 3
Not Dökümü, Ders ve Kredi Tanınması Madde 9 - Kabul eden üniversite, Değişim Programı öğrencisinin aldığı dersleri gösteren not dökümü ( transkript ) düzenlemekle yükümlüdür. Değişim Programı öğrencisinin kabul eden üniversitede aldığı derslerin tanınmasında not dökümü belgesi esas alınır. Ders ve kredi tanıması, gönderen üniversite tarafından ve kendi düzenlemeleri çerçevesinde yapılır. Gönderen Üniversitede Kaydın Saklı Tutulması Madde 10 - Değişim Programı öğrencileri, Erasmus Değişim Programına katıldıkları sürece gönderen üniversitede kayıtlı olmaya devam ederler. Değişim Programı öğrencileri, Erasmus Değişim Programına katıldıkları sürece sadece kendi üniversitelerinin öğrenim ücretlerini ödemekle yükümlüdürler. Kabul edilen öğrenciler, Erasmus Değişim Programına katıldıkları yarıyıl veya yarıyıllar için izinli sayılırlar. İzin başvurusu gönderen üniversitenin yetkili organ veya makamları tarafından kendi kuralları çerçevesinde karara bağlanır. Değişim Programı öğrencileri, kabul eden üniversiteden diploma alamazlar; sadece gönderen üniversiteden mezun olabilirler. Kabul Eden Üniversitenin Düzenlemelerine Uyma Yükümlülüğü Madde 11 - Değişim Programı öğrencileri, bu usul ve esaslarda açıkça düzenlenmiş haller dışında, kabul eden üniversitenin düzenleme ve kurallarına tabi olurlar ve bunlara uymakla yükümlüdürler. Sağlık Sigortası Madde 12 - Kabul edilen öğrenci, kabul eden üniversitenin veya bulunduğu ülkenin öngörmesi halinde geçerli bir sağlık sigortası yaptırmakla yükümlüdür. İşlemlerde Yardım Madde 13 - Üniversiteler, aşağıda belirtilen konularda, öğrencinin ilgili işlemlerini, masrafları öğrenciye ait olmak üzere yapmakla yükümlüdür: a) Giriş vizelerinin ve oturma izinlerinin alınması için gerekli evrakların sağlanması, b) 12 nci maddenin 2 nci fıkrasında belirtilen hallerde sağlık sigortasının yaptırılması, c) Öğrencinin ulusal ve yerel otoritelerin talepleri hakkında bilgilendirmesi. 4
Barınmada Yardım Madde 14 - Hem gönderen hem de kabul eden üniversite, zamanında ve kurallara uygun olarak başvuru yapması koşuluyla öğrenciye barınma için yardımcı olmakla yükümlüdür. Öğrenim Masrafları Madde 15 - Kabul eden üniversite, Değişim Programı öğrencisinden kayıt ücreti almaz. Gönderen ve kabul eden üniversitelerin, Değişim Programı öğrencisinin öğrenim nedeniyle yaptığı diğer masraflarla (vize, seyahat, barınma, geçinme, sağlık sigortası ve benzeri masraflar) ilgili olarak herhangi bir mali sorumluluğu yoktur. 6 Üçüncü Bölüm BİLGİ Öğrencileri Hakkında Uygulanacak Özel Hükümler Başvuru Madde 16 - Başvuru formları ve gerekli belgeler Uluslararası Ofis tarafından düzenlenir. Başvurular, BİLGİ Öğrenci Değişim Komisyonu tarafından belirlenen tarihlerde ve başvuru formları kullanılarak BİLGİ Uluslararası Ofis e yapılır. Başvurulara, BİLGİ Uluslararası Ofis tarafından belirlenen bilgi ve belgeler eklenir. Gerekli hallerde BİLGİ Uluslararası Ofis başkaca bilgi veya belge isteyebilir. 7 Aday Öğrencilerin Seçimi ve İzin Verilmesi Madde 17 - Aday öğrenciler, başvuran öğrenciler arasından BİLGİ Öğrenci Değişim Komisyonu tarafından, her üniversite için ayrı olmak üzere ve ilgili bölümler arasında yapılan anlaşmalarda belirtilen sayıda seçilir ve sıralanır. Seçim ve sıralamada, öğrencinin not ortalaması, yabancı dil seviyesi ve başvuru sırasında veya sonrasında istenen belgelerdeki bilgiler göz önüne alınır. Seçilen öğrenciler Değişim Öğrencisi Adayı olarak gönderilecekleri üniversiteye bildirilir. İlgili üniversite tarafından kabul edilen öğrencilerin evrakı, Uluslararası Ofis tarafından, Erasmus Değişim Programı na kabul edildikleri sürece izinli sayılmaları talebiyle 6 7 Değişik madde: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). Değişik madde: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). 5
ilgili fakültenin yönetim kuruluna sunulur. Değişim programında aldığı ders ve krediler tanınacağından öğrenci hakkında kayıt dondurma işlemi yapılmaz. 8 Gönderilecek Üniversiteye Başvuru Madde 18 - Aday öğrenciler, gönderilecekleri üniversitenin başvuru için talep ettiği belgeleri hazırlar, başvuru formunu doldurur ve belirtilen son başvuru tarihine kadar gidecekleri üniversiteye iletirler. Erasmus Değişim Hibesi Verilmesi Madde 19 - Erasmus Değişim Programına katılacak BİLGİ öğrencilerine, Ulusal Ajans tarafından BİLGİ ye tahsis edilen hibe kontenjanının izin verdiği ölçüde ve seçim esnasındaki sıralamalarına göre Erasmus Değişim Hibesi verilebilir. Hibe almaya hak kazanmayan aday öğrenciler Erasmus Değişim Programı na kendi mali imkanları ile katılabilir. Hibe almaya hak kazanan öğrenciler ile BİLGİ arasında hibenin koşullarını düzenleyen Öğrenci Sözleşmesi imzalanır. Öğrenci, Öğrenci Sözleşmesi nde Erasmus Değişim Programı süresini tamamlamayı ve yeterli düzeyde akademik başarı göstermeyi taahhüt eder. Hibe, öğrenciye BİLGİ Uluslararası Ofis tarafından ve aşağıda öngörülen şekilde iki aşamada aktarılır: 9 a) Öğrenciye ilk aşamada hibenin % 80 lik kısmı ödenir. b) Değişim programının sonunda, öğrenci, kabul eden üniversite tarafından verilen katılım sertifikası, onaylı Öğrenim Anlaşması ve not dökümünü BİLGİ Uluslararası Ofis e sunar. Öğrenci Sözleşmesinde belirtilen koşulların öğrenci tarafından yerine getirildiğinin saptanması üzerine, hibenin kalan % 20 lik kısmı ödenir. 10 Öğrenci sözleşmede belirtilen koşulları yerine getiremezse, aldığı hibeyi BİLGİ ye geri ödemekle yükümlüdür. Erasmus Bursu Madde 20 - BİLGİ tarafından tahsis edilmesi halinde, hibe alamayan aday öğrenciler Erasmus Bursu adı altında karşılıklı burs talebinde bulunabilirler. Başvurular, Burs Komitesi tarafından öğrencinin akademik başarısı ve maddi ihtiyacı ile BİLGİ nin burs için ayırdığı mali kaynaklar dikkate alınarak karara bağlanır. 8 9 10 Değişik fıkra: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). Değişik fıkra başlangıcı: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). 6
Ders Seçimi Madde 21 - Kabul eden üniversitenin kurallarına bağlı olarak, aday öğrencinin veya kabul edilen öğrencinin kabul eden üniversitede alacağı dersler, öğrencinin isteği ve öğrenim durumu dikkate alınarak ve kabul eden üniversitenin tayin ettiği akademik danışman veya ilgili Erasmus Koordinatörü ile işbirliği yapılarak Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından belirlenir. Erasmus Bölüm Koordinatörü, seçilen dersler için Öğrenim Anlaşması nı hazırlar ve ders denkliklerini saptar. Ders değişikliği yapılması Erasmus Bölüm Koordinatörü nün kabulüne bağlıdır. Seçilen derslerde sonradan yapılan değişiklikler Öğrenim Anlaşması na işlenir. Madde 22 (Mülga) 11 Ders ve Kredi Tanınması Madde 23 - Öğrenciler, Erasmus Değişim Programı sonrasında, Öğrenim Anlaşması na uygun şekilde aldıkları ve not dökümlerinde gösterilen derslerden başarılı olduklarının tanınması için Kredi Transfer ve Ders Muafiyet formuyla kayıtlı oldukları Fakültenin yönetim kuruluna başvurabilirler. Fakülte yönetim kurulu, öğrencinin tabi olduğu eğitim ve öğretim yönetmeliğinin hükümleri çerçevesinde ve alınan dersin içeriğini ve notunu dikkate alarak ders ve kredi tanınması hususunu karara bağlar. Dördüncü Bölüm Erasmus Yerleştirmesi 12 Yerleştirme kapsamı Ek Madde 1 - BİLGİ, Avrupa Birliği Komisyonu nun Genişletilmiş Erasmus Üniversite Beyannamesi çerçevesinde, BİLGİ öğrencilerini Avrupa da yerleşik bir işletme veya kuruluşta staj yapmak üzere seçebilir. Bu öğrencilere hibe desteği verilir. Gerekli koşulları sağlayan ve başarıyla tamamlanan stajlar tanınır. Başvuru Ek Madde 2 Yerleştirme başvuru formları ile başvuru için gerekli diğer belgeler Ulusal Ajans tarafından belirlenen koşullara göre Uluslararası Ofis tarafından düzenlenir. 11 12 Mülga madde: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). Ek bölüm (Ek madde 1 5): Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). 7
Başvurular, Uluslararası Ofis tarafından belirlenen tarihlerde Uluslararası Ofise yapılır. Başvurulara Uluslararası Ofis tarafından belirlenen bilgi ve belgeler, staj yapılacak işletme veya kuruluşun kabul yazısı ve ilgili işletme veya kuruluşun stajdan sorumlu görevlisi, öğrencinin kayıtlı bulunduğu programın koordinasyonundan sorumlu öğretim elemanı ve aday öğrencinin imzasının bulunduğu İş Planı eklenir. Gerekli hallerde Uluslararası Ofis başkaca bilgi ve belge isteyebilir. Aday öğrencilerin seçimi ve izin verilmesi Ek Madde 3 Uluslararası Ofis başvuruları Ulusal Ajans tarafından saptanan kriterler ile ulusal öncelikleri esas alarak değerlendirir. Değerlendirmede İş Planında belirtilen akademik fayda ve öğrenim çıktısı da dikkate alınır. Uluslararası Ofis aday öğrencileri Ulusal Ajans tarafından BİLGİ ye tahsis edilen yerleştirme hibe kontenjanının izin verdiği sayıda seçerek asil ve yedekler olarak sıralar. Gerekli hallerde staj nedeniyle kayıt dondurulabilir. Erasmus yerleştirme hibesi Ek Madde 4 Erasmus yerleştirme hibesi alacak öğrenciler ile BİLGİ arasında hibenin koşullarını düzenleyen bir yerleştirme sözleşmesi imzalanır. Öğrenci sözleşmede belirtilen koşulları yerine getirmezse, aldığı hibeyi BİLGİ ye geri ödemekle yükümlüdür. Stajın tanınması Ek Madde 5 Stajın tanınması için başvuru, staj yapılan işletme veya kuruluşun düzenleyeceği katılım belgesi, staj sorumlusunun ayrıntılı değerlendirme raporu ve öğrencinin kendi hazırlayacağı staj raporu eklenerek dilekçeyle yapılır. Öğrencinin kayıtlı bulunduğu programın koordinasyonundan sorumlu öğretim elemanı, bu belgeleri değerlendirerek stajın İş Planına uygunluğunu ve beklenen öğrenim çıktısının ne ölçüde gerçekleştiğini değerlendirerek, görüşüyle birlikte Fakülte Yönetim Kuruluna sunar. Stajın tanınması halinde; a) Müfredatta zorunlu staj varsa bundan muafiyet verilerek stajın Avrupa Kredi Transfer Sistemi kredisi belirtilir, b) Müfredatta zorunlu staj bulunmuyorsa, üç aylık staj üç BİLGİ kredisi olarak kabul edilir ve seçimlik derslerden muafiyet verilebilir. Gerekli hallerde staj ek slot olarak gösterilir. 8
Beşinci Bölüm Son Hükümler 13 Yürürlük Madde 24 - Bu usul ve esaslar, Mütevelli Heyet tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 25 - Bu usul ve esaslar İstanbul Bilgi Üniversitesi Rektör ü tarafından yürütülür. 13 Değişik bölüm numarası: Mütevelli Heyet, 25.02.2009 (414). 9