İNÖNÜ ÜNİVERSİTESİ Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Erasmus Programı Öğrenci Değişimi Yönergesi AMAÇ VE KAPSAM Madde 1: Bu Yönergenin amacı Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları arasında yer alan Erasmus Programı öğrenci değişimi kapsamında, İnönü Üniversitesi nden programa dahil olan üniversite ve diğer yüksek öğretim kurumlarına eğitim öğretim amacıyla gidecek ve İnönü Üniversitesi ne gelecek olan öğrencilere ilişkin konuları düzenlemektir. Yönerge, önlisans, lisans, yüksek lisans ve doktora düzeyindeki tüm Erasmus öğrencilerinin yurt dışındaki üniversitede ders seçimi konusunda dikkat etmeleri gereken noktaları açıklamaktadır. Ayrıca, Erasmus öğrencilerinin İnönü Üniversitesi ne dönüşlerini takiben Erasmus kapsamında yurt dışındaki bir üniversitede almış oldukları ders veya proje çalışmalarının İnönü Üniversitesi sistemine uyarlanma şekli belirtilmiştir. TANIMLAR Madde 2: Bu Yönergede geçen tanımlardan; Üniversite: İnönü Üniversitesi ni, Ofis: İnönü Üniversitesi Avrupa Birliği Ofisi ni, Erasmus Kurum Koordinatörü: İnönü Üniversitesi Erasmus Programı Yürütücüsü nü Ulusal Ajans: T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı na bağlı Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi ni, Erasmus Öğrencisi: AB eğitim programlarından biri olan Erasmus programı kapsamında, önlisans, lisans veya lisansüstü eğitiminin 3-12 ay arasında değişen bir bölümüne, Avrupa Birliği ne üye ülkeler ile üye olmadığı halde bu programa dahil olan ülkelerden herhangi birinde yer alan bir yüksek öğretim kurumunda devam etme hakkını elde eden öğrenciyi, ECTS (AKTS): Avrupa Kredi Transfer Sistemi anlamını taşıyan ECTS, yükseköğretim kurumlarında okuyan öğrencilerin aldıkları derslerin toplam iş yükü (bir dönem için 30 ECTS, yıllık 60 ECTS) üzerinden hesaplanması gereken kredi sistemini, İkili Anlaşma (Bilateral Agreement): Üniversite birimleri ile Erasmus öğrenci değişimi kapsamındaki üniversitelerin birimleri arasında yapılan öğrenci/öğretim elemanı değişim anlaşmasını, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement): Yükseköğretim kurumu tarafından yurtdışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınırlık sağlamak amacıyla, Erasmus öğrenim hareketliliği dönemi başlamadan önce tüm taraflarca imzalanarak tanımlanmış ders programını, Öğrenim Çıktısı/Not Döküm Belgesi (Transcript of Records): Avrupa Birliği üyesi veya Erasmus programına dâhil olan AB üyesi olmayan Avrupa ülkesindeki bir üniversitede Erasmus kapsamında eğitim gören bir öğrencinin, eğitiminin sonunda söz konusu üniversitede girdiği sınavları ve bunlardan edinmiş olduğu notları ve kredileri gerek ilgili üniversitenin kendi not sistemine ve gerekse ECTS ye uygun olarak düzenlenen belgeyi ifade eder. 1
İNÖNÜ ÜNİVERSİTESİ ERASMUS KOORDİNATÖRLERİ Madde 3: Üniversite bünyesinde Erasmus programı yürütücülüğünü ve organizasyonunu Erasmus Kurum Koordinatörü yapar. Üniversite nin Erasmus Programı kapsamında yaptığı tüm işlemler Kurum Koordinatörünün sorumluluğu ve yetkisi altındadır. Kurum Koordinatörü, Rektörlüğe karşı sorumludur. Erasmus Kurum Koordinatörü ilgili Rektör Yardımcısı tarafından önerilir ve Rektör tarafından görevlendirilir. Aynı usulle Erasmus Kurum Koordinatörü Yardımcısı da belirlenir. Üniversite bünyesinde yer alan Fakültelerin her bölümünde birer Erasmus Bölüm Koordinatörü ve Enstitüler, Yüksekokullar, Konservatuar ve Meslek Yüksekokullarında ise birer Erasmus Birim Koordinatörü bulunur. Bu koordinatörler, Fakülte/Yüksekokul/Konservatuar/Enstitü/Meslek Yüksekokulları tarafından önerilir ve Rektörlük tarafından iki yıl için görevlendirmeleri yapılır. Bu koordinatörler Erasmus Kurum Koordinatörüne karşı sorumludur. ÜNİVERSİTE BİRİMLERİNİN DEĞİŞİMDEN YARARLANMA KOŞULLARI Madde 4: Öğrenci değişimi ancak var olan ikili anlaşmalar çerçevesinde mümkün olabilmektedir. Üniversite de görevli her öğretim elemanı Erasmus Programı çerçevesinde Avrupa ülkelerindeki üniversitelerle bağlantı kurup ikili anlaşma yapabilir. Yapılacak anlaşma Erasmus Kurum Koordinatörü ve Rektörlükçe onaylanıp imzalandıktan sonra yürürlüğe girer. Erasmus Programı kapsamında yapılan İkili Anlaşmalar Ofisçe dosyalanır ve internet ortamında güncellenir. Erasmus Programına dâhil olmak isteyen Üniversiteler Avrupa Komisyonu na başvurmak suretiyle Erasmus Üniversite Beyannamesine sahip olmak zorundadır. Üniversite, Avrupa Komisyonu ndan aldığı Erasmus Üniversite Beyannamesinde yer alan ilkeleri benimser ve bu ilkeler doğrultusunda çalışmalarını yürütmeyi taahhüt eder. Ülkemizde Erasmus Programı, Avrupa Komisyonu nun belirlediği kurallar ve esaslar çerçevesinde, Ulusal Ajans tarafından yürütülmektedir. Erasmus Üniversite Beyannamesine sahip olan Üniversite, Akademik Yıl başlamadan evvel ilgili yıla ait sözleşmeyi Ulusal Ajans ile imzalar. Üniversite ve Ulusal Ajans arasında imzalanan sözleşme ekinde yer alan ilgili yıla ait Erasmus Uygulama El Kitabı nda Öğrenci Değişimi, Öğretim Elemanı Değişimi ve Erasmus ile ilgili diğer uyulması gereken hususlar yer alır. Üniversite bu kitapta yer alan hükümlere uymak zorundadır. ERASMUS ÖĞRENCİSİ BAŞVURU İLKELERİ Madde 5: Üniversite, Erasmus Başvurularını ve Erasmus Programı Merkezi Öğrenci Yerleştirme işlemini şeffaflık ve eşitlik ilkeleri çerçevesinde ilgili yıla ait Erasmus Uygulama El Kitabı nda yer alan usuller çerçevesinde gerçekleştirir. ERASMUS ÖĞRENCİSİ SEÇİM SÜREÇLERİ Madde 6: Erasmus Başvuruları, Sınav ve Yerleştirme işlemleri Ulusal Ajans ın ilgili yıla ait Uygulama El Kitabı nda belirtilen usuller ve esaslar çerçevesinde Üniversite Yönetim Kurulunun atadığı Sınav Komisyonu tarafından merkezi olarak yapılır. Her yıl, Mart ayı içerisinde, bir sonraki eğitim öğretim yılı için Erasmus Öğrencisi Başvuru ilanına çıkılır ve seçme sınavları yapılır. Üniversite imkânlarının yeterli olması şartıyla, Sınav Komisyonu, öğrencinin katılacağı programın dili ile öğrencinin sınava gireceği yabancı dilin aynı olmasını 2
sağlar. Ancak Üniversite gerek görürse, Kurum Koordinatörünün teklifi ve Rektörlüğün onayı ile yılın değişik zamanlarında da Erasmus ilanlarına çıkabilir ve seçmeler yapabilir. Aday öğrenci, başvuru şartlarını taşıdığı ilgili birime belgeleriyle başvuru yapar. Madde 7: Yabancı Dil Sınavları sonrasında, Erasmus programı öğrenci seçme işlemi İnönü Üniversitesi Rektörlüğü tarafından yapılır. Öğrenci sınav sonucunu öğrendikten sonraki yedi (7) gün içerisinde Ofise, kazandığı üniversiteye gideceğini onaylatır. Belirtilen süre içerisinde kazandığı üniversiteye gideceğini onaylamayan öğrencinin hakkından vazgeçtiği kabul edilip, yerine ilk sırada bekleyen yedek öğrenci yerleştirilir. Yedek listeden atanan öğrencinin üç (3) gün içerisinde gideceğini onaylamaması halinde yerine bir sonraki yedek öğrenci yerleştirilir. Kontenjanların dolmaması halinde yedek listenin 3. ve daha alt sıralarında bekleyen diğer öğrenciler için de üçer günlük bekleme dönemlerinden oluşan aynı süreç geçerli olur. PROGRAMA SEÇİLEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ Madde 8: Erasmus Sınavlarına katılan öğrenciler kendi bölümlerinin İkili Anlaşmaları dışında, ancak yakın veya ortak dersleri bulunabilen bir başka bölümün kontenjanını da tercih edebilirler. Ancak bu tür durumlarda; bir başka bölümün kontenjanına müracaat eden öğrenci ikinci öncelikli olarak değerlendirilecektir. Öğrencinin kazandığı üniversite ile yapılan İkili Anlaşma herhangi bir şekilde iptal olduğu takdirde öğrenci herhangi bir hak talep edemez. Erasmus Programı ile herhangi bir üniversiteye yerleştirilen ve bu üniversiteye gitmeye hak kazanan öğrencinin, kazandığı Üniversite nin akademik takvimi, eğitim dili, ders programı, yurt imkânları ve ücretleri, bulunduğu şehir ve ülke, öğrencinin harcayabileceği aylık ortalama giderler, nüfus, ulaşım vb. her türlü akademik ve fiziki bilgiyi edinmek kendi sorumluluğu altındadır. Sınavlarda başarılı olan ve gideceğini onaylayan öğrencilerin isim listesi Ofis tarafından yurt dışındaki ilgili üniversitelere ve Üniversite deki ilgili birimlere bildirilir. Kazanan Öğrenci, başvuru formunu ve Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement) Erasmus Bölüm/Birim Koordinatörü ne imzalatıp onaylatmak suretiyle yurt dışındaki üniversiteye başvurusunu yapar ve kabul mektubunu ister. Madde 9: Yurt dışına gidecek öğrenciye Ofis tarafından harçsız pasaport ve yurt dışı çıkış harcından muafiyet yazısı verilir. Kabul mektubu gelen öğrenciye Ofisçe, vize işlemlerini kolaylaştırıcı yazı, konsolosluğa/elçiliğe teslim edilmek üzere verilir. Vizesini alan öğrenci, Ofisçe istenen diğer tüm işlemleri tamamladıktan ve gerekli evrakları Ofise teslim ettikten sonra, kendisine kalacağı ülke ve süreye göre ödenecek hibe miktarı hesaplanır ve ilgili akademik yılın hibe ödemeleri Ulusal Ajans tarafından Üniversite hesabına yatırıldığı takdirde, bu tutarın %80 i yurt dışına gitmeden evvel eğitim kurumunca ödenir. Yurt dışında eğitimini başarıyla tamamlayan öğrencinin öğrenim süresini teyit eden belgeyi Ofisçe istenebilecek diğer evraklarla birlikte teslim etmesi sonrasında kendisine geriye kalan %20 lik hibe miktarı ödenir. Yurt dışındaki üniversite ile irtibat kurmak ve öğrenciye yukarıdaki hususlarda yardımcı olmak, ilgili Erasmus Bölüm/Birim Koordinatörünün sorumluluğundadır. 3
PROGRAMA SEÇİLEN ÖĞRENCİLERİN DERS SEÇİM VE İNTİBAK İŞLEMLERİ Madde 10: Erasmus kapsamında gönderilen öğrencilerin alacağı dersler, ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından öğrenci yurtdışına gitmeden önce belirlenir. Erasmus Bölüm Koordinatörünün teklifi ve Bölüm Başkanının onayı ile öğrencinin yurt dışındaki üniversitede alacağı derslerle ilgili Öğrenim Anlaşması hazırlanır ve ilgili yönetim kurulunca onaylanır. Öğrenci yurt dışına çıktıktan sonra Öğrenim Anlaşmasında değişiklik olursa öğrenci bu değişikliği 15 gün içerisinde Bölüm Koordinatörüne bildirmek zorundadır. Hazırlanacak yeni öğrenim anlaşması ilgili birimin yönetim kurulunda karara bağlanır ve 15 gün içinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. Öğrenci yurtdışından döndükten sonra, yurt dışındaki üniversiteden gelen not döküm belgesi (transkript of records), öğrenci tarafından Erasmus Bölüm Koordinatörüne iletilir. İlgili bölüm koordinatörü öğrenci mağduriyetini önleyecek şekilde Öğrenim Anlaşmasına da uygun olarak, öğrencinin eğitim almakta olduğu programın gittiği dönemine ait toplam ders kredisini aşmayacak kadar başarılı olduğu derslerden muaf sayarak, intibaklarını hazırlar. İntibak süreci ilgili Yönetim Kurulunda karara bağlanır. Belirlenen derslerden; a) Öncelikle, öğrenci öğrenim gördüğü lisans programı derslerine eşdeğer olan veya yerine sayılacak ders varsa kendi lisans programındaki eşdeğer dersi alır. b) Eşdeğer veya yerine sayılan ders yoksa, öğrencinin gideceği programda var olan dersler arasından Bölüm Koordinatörü ve Bölüm Başkanı tarafından uygun görülenleri zorunlu ya da seçmeli dersler yerine sayılmak üzere alır. c) Öğrencinin aldığı ve başardığı dersler bulunduğu sınıftaki veya alt veya üst yarıyıllardaki dersler yerine sayılarak öğrencinin intibak işlemi yapılır. Birimin ilgili Yönetim Kurulu, öğrencinin başarı durumuna göre not sisteminde gerekli dönüşümleri yaparak, not döküm belgesini ilgili Yönetim Kurulu kararıyla Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na gönderir. Aldığı derslerin ve notların öğrencinin not döküm belgesine işlenmesiyle Erasmus süreci sona erer. YURT DIŞINDAN GELECEK OLAN ÖĞRENCİLER İÇİN İZLENECEK SÜREÇLER Madde 11: İnönü Üniversitesi ne gelecek öğrenci öncelikle üniversitemizin web sitesindeki Erasmus sayfasına girerek öğrenci başvuru formunu (student application form) temin eder ve resmi olarak üniversiteye başvurusunu yapar. Yapılan başvuru Erasmus Kurum Koordinatörünce ilgili bölüm veya programla irtibata geçilerek değerlendirildikten sonra gelecek olan öğrenciye kabul mektubu gönderilir. Madde 12: Öğrenci, vize ve diğer resmi evrak işlemlerini kendi ülkesinde tamamlar. Ofis de gelen öğrencinin bilgilerini bölümüne ve yurt müdürlüğüne bildirir. Üniversitemize gelen öğrenci, şartlara bağlı olarak karşılanır ve kalacağı yurda güvenle yerleştirilir. Kalacak yer işlemi tamamlandıktan sonra, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında, dahil olduğu bölüme ilişkin olarak öğrenci kaydını yaptırır. 4
Kayıt işlemi yapıldıktan sonra öğrenci belgesi ve istenen diğer evraklar tamamlanarak oturma izni almak üzere Emniyet Müdürlüğüne müracaat edilir. Oturma izni, Emniyet Müdürlüğünce verilir. Gelen öğrenciye en geç bir hafta içinde öğrenci kimliği verilir. Madde 13: Gelen öğrenciler için uygulanacak ders programı ilgili birim tarafından hazırlanır ve almaları gereken ECTS kredileri doğrultusunda gerekli düzenlemeler yapılır. Gelen öğrenci dönem içinde gerekli derslerini ve sınavlarını aldıktan sonra kendisine eğitim gördüğü süreyi belirten bir belge verilir. Öğrenci kendi ülkesine giderken derslerden aldığı notları gösteren İngilizce bir not döküm belgesi verilir. Öğrenci sınavlarını bitirdikten sonra dönem sonunu beklemeden dönüş yapmış ise evrak, öğrencinin eğitim gördüğü üniversitenin Uluslararası İlişkiler Ofisine gönderilir. HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER Madde 14: Bu Yönergede hüküm bulunmayan konularda İnönü Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ile İnönü Üniversitesi Lisansüstü Eğitim- Öğretim ve Sınav Yönetmeliği çerçevesinde; Avrupa Birliği Komisyonu Erasmus Üniversite Beyannamesi ve Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi tarafından her akademik yıl için hazırlanan Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Yükseköğretim Kurumları İçin Erasmus Uygulama El Kitabı nda geçen hükümlere göre işlem yapılır. YÜRÜRLÜK Madde 15: Bu Yönerge İnönü Üniversitesi Senatosu nca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.(*) YÜRÜTME Madde 16: Bu Yönergeyi İnönü Üniversitesi Rektörü yürütür. (*) Bu Yönerge, İnönü Üniversitesi Senatosunun 17.11.2008 gün ve 2008/14-6 sayılı kararıyla kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. 5