ORDU ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2016 YILI FAALİYET RAPORU 2016
İçindekiler I. GENEL BİLGİLER... 3 A. Misyon ve Vizyon... 3 1. Misyon... 3 2. Vizyon... 3 B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 3 1. Yetki... 3 2. Görev... 4 C. Birime İlişkin Bilgiler... 5 1. Fiziksel Yapı... 5 2. Teşkilat Yapısı... 7 3. Bilgi ve Teknoloji Kaynakları... 8 4. İnsan Kaynakları... 13 5. Sunulan Hizmetler... 14 6. İdari Hizmetler... 16 7. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi... 16 II. AMAÇ ve HEDEFLER... 17 A. Birimin Amaç ve Hedefleri... 17 B. Temel Politika ve Öncelikler... 18 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER... 19 A. Mali Bilgiler... 19 1. Bütçe Uygulama Sonuçları... 19 B. Performans Bilgileri... 20 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri... 20 2. Performans Sonuçları Tablosu... 21 3. Performans Sonuçları Tablosunun Değerlendirilmesi... 23 4. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi... 24 IV. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 25 A. ÜSTÜNLÜKLER... 25 B. ZAYIFLIKLAR... 25 C. DEĞERLENDİRMELER... 25 V. ÖNERİ VE TEDBİRLER... 26 VI. EKLER... 27 1
SUNUŞ Başkanlığımız, Üniversitemizin gelişme hedeflerini gerçekleştirme ve Üniversitemizin sahip olduğu bilgi kaynaklarını verimli bir şekilde kullandırma, koleksiyonunu daima yenileme ve güncelliğini sağlama hedefleri doğrultusunda önemli çaba sarf etmekte; Üniversitemizin kültürel, ilmî ve sosyal potansiyelini gelecek yıllar adına kayıt altına almak için çalışmalarını sürdürmektedir. Gelişme sürecinde uzun bir yol kateden Başkanlığımız, sürekli gelişme ve kendini yenileme anlayışı ile hareket eden birim kütüphaneleri, misyonu, vizyonu, hizmet kalitesi ve sahip olduğu bilgi kaynakları açısından kullanıcı memnuniyetini ön planda tutmaktadır. Kapsayıcı bir perspektif ile kütüphane koleksiyonu gelişimini bütüncül ve dengeli bir şekilde ele alıyor, Üniversitemizin uzun vadeli hedef ve stratejilerinin gerçekleştirilmesinde, payımıza düşen kurumsal politikalara doğal ve uyumlu bir süreç içinde kullanıcılarımızdan gelen istek ve önerileri dikkate alarak cevap vermekte, her türlü bilgi ihtiyacının karşılanabilmesi için kullanıcılarımıza yardımcı olmaya çabalamaktayız. Gelecek yıllarda da aynı özveri, anlayış ve çaba ile Üniversitemizin eğitim gereksinimlerine karşılık verecek nitelikte derme oluşturmaya devam edeceğimizi; tüm kütüphane kullanıcı gruplarını kapsayıcı nitelikte türlü bilgi kaynaklarını sağlayıp hizmete sunacağımızı; yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası kültürel çalışmaları basılı ve elektronik ortamda toplayarak, kullanıcılarımızın hizmetine sunacağımızı bilmenizi arzu eder, 2017 yılının Üniversitemiz akademik personellerine, idari personellerine ve öğrencilerimize esenlik getirmesini diler, sevgi ve saygılarımı sunarım. Ali AYGÜN Daire Başkanı 2
I. GENEL BİLGİLER Üniversitemiz yerleşkesi içerisinde morfoloji binasında yer almakta olan merkez kütüphanemiz, 330 m2 kullanım alanına sahiptir. Kitap salonu ve çalışma salonu kısımlarından oluşmaktadır. Çalışma salonu 45 kişilik oturma kapasitesine sahiptir. Kütüphanede öğrencilerin kullanımına açık bilgisayarlar olmakla birlikte, kullanıcıların kendi bilgisayarlarıyla internete bağlanmalarını sağlayan kablosuz ağ sistemi bulunmaktadır. Ordu Üniversitesi Merkez Kütüphanesi nde; Library of Congress Sınıflama Sistemine göre sınıflandırması yapılmış 9.066 basılı bilgi kaynağı bulunmaktadır. Abonelik yöntemiyle 200.000 e yakın e-kitap kullanıcıların hizmetine sunulmaktadır. A. Misyon ve Vizyon 1. Misyon Üniversitemizde verilen eğitim öğretim ile bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinde ihtiyaç olan bilgi hizmetlerini çağdaş gelişmeler ışığında çeşitli kaynak türleri ile düzenleyip, kullanıcıların bilgi gereksinimlerini karşılayarak toplumsal fayda sağlamaktır. 2. Vizyon Kütüphanecilik ve bilgi bilim alanında öncü, ulusal alanda referans gösterilen, çağın gerektirdiği kütüphane hizmetlerini en üst düzeyde Üniversitemiz akademik, idari personel ve öğrencilerimize sağlayan, bilgiye değer veren ve üstün kılan, paylaşımcı, şeffaf ve hesap verebilen, kullanıcıları ile iletişimde sürekliliği bulunan bir kütüphane olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Başkanlığımızın yetki ve görevlerine ilişkin temel yasal düzenlemeler aşağıda yer almaktadır. 1. Yetki 07.10.1983 Tarih ve 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname nin (Yükseköğretim Üst Kuruluşlar İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname) 26. Maddesi, Yedinci Bölümü nde (Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı ve Görevleri) üniversitelerin diğer idari teşkilatları arasında, g) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak yer alan ve görevleri 33. Maddede sıralanan hükümlere dayalı yetki. 29 Mart 2012 tarih ve 2012-34 sayılı senato kararı ile yürürlüğe giren Ordu Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Yönergesi. 3
2. Görev Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımızın görev ve sorumluluk alanları özet ve ana hatları ile aşağıda belirtilmiştir: 1) Üniversitenin ihtiyaç duyduğu bilgi kaynaklarının sağlanması; a) Elektronik bilgi kaynaklarının sağlanması, b) Basılı (kitap, dergi vb.) bilgi kaynaklarını sağlanması, c) Görsel malzemelerin (cd, vcd, dvd vb.) temin edilmesi, 2) Kurumun bilgi ihtiyaçlarını karşılama faaliyeti, 3) Sağlanan bilgi kaynaklarını belirli bir düzen ve standart içinde tanzim ederek kullanıma sunma faaliyetleri; a) Kataloglamanın yapılması, b) Sınıflamanın yapılması, 4) Kullanıcıların en doğru ve güncel bilgiye ulaşmaları için gerekli referans faaliyetler, 5) Bilgi Kaynaklarının ödünç verilmesi faaliyetleri, 6) Çağdaş teknolojik yeniliklerin kütüphanelerde kullanılmasına yönelik faaliyetler, 7) Hizmet içi eğitim faaliyetleri, 8) Bilgi okuryazarlığı eğitimini (kullanıcı eğitimi) desteklemek, 9) Elektronik tabanlı bilgi hizmetleri sunmak, Kütüphanecilik hizmetleri açısından alt yapı öğeleri aşağıda belirtilmiştir: 1) Kullanıcı 2) Personel 3) Kütüphane Dermesi 4) Bina ve fiziksel alanlar 5) Bütçe İdari Hizmetler: 1) İhale ve Doğrudan Temin Birimi 2) Tahakkuk Birimi 3) Taşınır Kayıt 4) Taşınır Kontrol 5) Destek Hizmetleri Teknik hizmetler: 1) Koleksiyon Geliştirme Birimi (Seçme-Ayıklama-İmha-Bağış-Etiketleme) 2) Kataloglama ve Sınıflama Birimi 3) Otomasyon ve Bilişim Hizmetleri 4) Süreli Yayınlar Birimi Kullanıcı hizmetleri: 1) Genel Koleksiyon Birimi 2) E-Kaynaklar, Veritabanları ve Açık Erişim Birimi 4
3) Görsel-İşitsel Koleksiyon 4) Erişilebilirlik Birimi 5) Ödünç Verme ve Kütüphanelerarası İşbirliği 6) Nadir Eserler Birimi 7) Halkla İlişkiler, Tanıtım ve Oryantasyon Birimi 8) Fotokopi Birimi C. Birime İlişkin Bilgiler Birimin fiziksel yapısı, örgüt yapısı, bilgi ve teknolojik kaynakları, insan kaynakları, sunulan hizmetler, yönetim ve iç kontrol sistemi aşağıda tablolar ile sunulmuştur. 1. Fiziksel Yapı Başkanlığımıza ait fiziki kaynaklara ilişkin bilgiler tablo haline aşağıda sunulmuştur. Birim Adı Tablo 1: Fiziki Alanların Dağılımı (m2) İdari Bürolar Derslik Laboratuar Kantin, Kafe vb. Yurtlar Sirkülâsyon Alanı Açık Spor Tesisleri Kapalı Spor Tesisleri KDDB 66 - - - - - - - 66 Birim Adı Tablo 2: Hizmet Alanları (m2) Eğitim Sağlık Barınma Beslenme Kültür Spor İdari, tesis, depo vb. Merkez Kütüphane 270 - - - - - 66 336 Toplam 270 66 336 Tablo 3: Personel Türüne Göre Hizmet Alanları (m2) Akademik Personel Hizmet İdari Personel Hizmet Alanları Alanları Birim Adı Adet Alan Kullanan Kişi Sayısı Adet Alan Kullanan Kişi Sayısı Daire Başkanlığı 1 30 1 Şube Müdürü 1 15 1 Sekreterlik 1 15 1 Toplam 3 60 3 Toplam Toplam 5
1.1. Hizmet Alanları Tablo 4: Hizmet Alanları Hizmet Alanları Ofis Sayısı Alan Kullanan Kişi Sayısı (m²) Akademik Personel Hizmet - - - Alanları İdari Personel Hizmet Alanları 4 126 7 TOPLAM 4 126 7 1.2. Ambar ve Arşiv Alanları Tablo 5: Ambar ve Arşiv Alanları Adet Alan (m²) Ambar Alanları 1 5 Arşiv Alanları - - Depo Vs. 1 5 TOPLAM 2 10 6
2. Teşkilat Yapısı 7
3. Bilgi ve Teknoloji Kaynakları 3.1. Teknolojik Kaynaklar Bu bölümde biriminizin; bilişim sistemlerinin, teknolojik alet, donanım ve yazılımlarının, kütüphane kaynaklarının ve medya kaynaklarının yer almaktadır. Bilişim, insanoğlunun teknik, ekonomik ve toplumsal alanlardaki iletişiminde kullandığı ve bilimin dayanağı olan bilginin özellikle elektronik makineler aracılığıyla düzenli ve akla uygun bir biçimde işlenmesi bilimidir. Üniversitemizde de işlem ve karar sürecinin hızlandırılması, etkinlik ve verimliliğin arttırılması amacıyla bilişim teknolojilerinden faydalanılmaktadır. Bu bölümde birimimizde kullanılan bilişim sistemlerine yer verilmiştir. EndNote Yazılımı: EndNote kişisel bilgi veritabanınızı oluşturarak, bibliyografik bilgileri (örneğin makaleleri, kitapları, dergileri, katalogları, görsel verileri vb.) saklamanıza, düzenlemenize, taramanıza, paylaşmanıza olanak sağlayan ve makale yazım sürecinizde 6.000 in üzerindeki dergi stiliyle metin içi atıf ve referanslarınızı biçimlendirebileceğiniz özel bir veritabanı uygulaması ve bibliyografik yazılımdır. EndNote bir online arama aracıdır - Size online bibliyografik veritabanlarında arama yapma ve referansları doğrudan yeniden düzenleme konusunda en kolay yolları sunar. FileMaker Yazılımı: FileMaker Pro; ipad, iphone, Windows, Mac ve web'de kolayca çalışabilen özel uygulamalar yaratmak için kullanılan güçlü bir yazılımdır. Söz konusu program kataloglama işlemlerinde kullanılmaktadır. Yordam Kütüphane Otomasyon Sistemi: FileMaker ile beraber çalışmaktadır. Söz konusu sistemin web arayüzü de bulunmaktadır. Bu sayede kullanıcılarımız web üzerinden kitap süre uzatma, ayırtma, çevrimiçi kitapları gösterme gibi işlemleri yapabilmektedir. Yordam Cep Kütüphanem: Yordam otomasyon sisteminin android ve IOS yazılımıdır. Web yazılımının yaptığı tüm işlemleri yapabilmektedir. Dspace Web Yazılımı: Kurum ihtiyaçlarına göre tamamen özelleştirilebilen, ücretsiz açık kaynak kodlu bir yazılımdır. Her türlü dijital içeriği muhafaza eder, yönetir ve erişime Sunar aynı zamanda Verileri uluslararası Dublin Core standartlarında tutar ve OpenAIRE uyumludur. ithenticate: ithenticate programı, ULAKBİM tarafından yalnızca doktora derecesi ve üzerinde akademik yetkinliğe sahip öğretim üyelerinin; akademik çalışmalarındaki intihalleri tespit etmek amacıyla hizmete sunulmuştur. Yani, Lisans Anlaşmaları gereği, öğrenci ödevleri ve tezler kapsam dışındadır, Sadece Makale Taranabilir. Turnitin: Öğrenci ödevleri ve projelerinde intihalleri ve usulsüz alıntıları engellemek amacıyla kullanılan web tabanlı sistemdir. Sisteme yüklenen ödev, proje vb çalışmalar çok geniş bir veri havuzdaki kaynaklarla otomatik olarak karşılaştırılır ve alıntılar, benzerlikler, usulsüz kaynak kullanımları tespit edilerek bir benzerlik raporu oluşturulur. 8
Tablo 6: Teknolojik Kaynaklar Teknolojik Kaynaklar 2015 (Adet) 2016 (Adet) Artış Oranı (%) Sunucular Yazılımlar 5 6 %20 Masaüstü Bilgisayar 11 11 0 Dizüstü Bilgisayar 2 2 %0 Tablet Bilgisayar Cep Bilgisayar Projeksiyon 0 1 %100 Slayt Makinesi Tepegöz Episkop Barkot Okuyucu Yazıcı 4 4 Baskı Makinesi Fotokopi Makinesi 1 1 Faks 0 1 %100 Fotoğraf Makinesi Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar 0 1 %100 Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler Akıllı Tahta Diğer 1 TOPLAM 23 28 %17 3.2. Kütüphane Kaynakları Başkanlığımız bağış ve satın alma yoluyla geliştirdiği koleksiyonunu, Kütüphane Otomasyon Sistemi aracılığıyla kayıt altına almaktadır. Merkez Kütüphanemizde Kataloglama ve Sınıflama işlemleri ile kayıt altına alınan bilgi kaynaklarına ait sayılar Tablo 7 de yıllara ve türüne göre sunulmuştur. Geçici yerinde yer sorunu yaşayan Merkez Kütüphanemiz, basılı Süreli Yayın satın alması henüz gerçekletirememiştir. 2017 yılında Yeni Merkez Kütüphane Binasına geçtiğimizde, yer sorunu yaşamayacağımız için, 2016/05-07 sayılı Kütüphane Komisyonu kararı doğrultusunda Süreli Yayınlar için talepler toplayarak İşlevsel bir kütüphane dermesi oluşturmayı planlamaktayız. Daire Başkanlığımız, Basılı Süreli Yayınlara sahip olmasa bile, akademik çalışma akışının bir parçası olmak adına; tablo 12de sunduğumuz kendi bilimsel alanında otoriter 9
veritabanları aracılığıyla 32.445 adet Elektronik Süreli Yayını, Üniversitemiz Mensuplarına hizmet olarak sağlamaktadır. Tablo 7: Yıllara ve Türüne Göre Merkez Kütüphane Bilgi Kaynağı Sayıları Merkez Kütüphane 2012 2013 2014 2015 2016 Basılı Kitap Sayısı 790 3.340 3.510 5.683 9.066 Elektronik Kitap Sayısı (Satın Alınan) Elektronik Kitap Sayısı (Abone Olunan) Basılı Süreli Yayın Sayısı Elektronik Süreli Yayın Sayısı (Satın Alınan) Elektronik Süreli Yayın Sayısı (Abone Olunan) Birim Kütüphaneler Toplam Basılı Kitap Sayısı 0 0 0 0 0 0 0 129.000 165.305 175.655 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11.688 27.682 32.445 0 0 16.631 29.831 40.443 Toplam 790 3.340 160.829 228.501 257.609 Ödünç Alan Kullanıcı Sayısı Tablo 8: Yıllara göre Merkez Kütüphane Basılı Yayın Kullanıcı İstatistikleri 2013 2014 2015 2016 Ödünç Ödünç Ödünç Ödünç Ödünç Ödünç Verilen Alan Verilen Alan Verilen Alan Yayın Kullanıcı Yayın Kullanıcı Yayın Kullanıcı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Sayısı Ödünç Verilen Yayın Sayısı 52 152 366 1.180 938 1.215 1.055 1.860 Tablo-8 incelendiğinde, Kütüphane Koleksiyonlarındaki artış ve güncellemelerin Kullanım İstatistiklerine yansıdığı görülmektedir. Satın alınan güncel romanlar ve bağış yoluyla koleksiyona kazandırılan yeni yayınlar, Merkez Kütüphane Kullanıcı sayılarını ve ödünç verilen yayın sayılarını artırmıştır. Üniversitemizin merkezi bir yerinde yapım çalışmaları devam eden Yeni Merkez Kütüphane Binası, bulunduğu konum itibariyle ilerleyen yıllarda Kullanım İstatistiklerini etkileyecektir. 10
Tablo 9: Yıllara Göre Toplam Basılı Bilgi Kaynağı Sayıları Yıllar (Birim Kütüphaneler + Merkez Kütüphane) 2012 790 2013 3.340 2014 20.141 2015 35.514 2016 49.509 Daire Başkanlığımız, Üniversitemizdeki tüm bilgi kaynaklarının Otomasyon Sistemi aracılığıyla kayıt altına alınması için Kataloglama Çalışmaları yürütmektedir. Akkuş Meslek Yüksek Okulu Bilgi Yönetimi Bölümü nün de katkılarıyla Birim Kütüphanelerdeki Personele kataloglama ve sınıflama eğitimi verilmiş ve Birim Kütüphanelerde Otomasyon Sistemine geçilmiştir. Tablo 9 da Üniversitemizde kayıt altına alınarak Kullanıcıların hizmetine sunulan Bilgi Kaynakları sayıları incelenecek olursa, Üniversitemizde 2016 yılı sonunda toplam 49.509 adet Basılı Bilgi Kaynağının kayıt altına alındığını görebilirsiniz. Söz Konusu Basılı Bilgi Kaynakları Birim İnternet Sayfasında bulunan arama motoru aracılığıyla Kullanıcılar tarafından taranabilmekte, Kütüphane Otomasyon Sistemi aracılığıyla ayırtılabilmekte, süre uzatma, Ödünç Alma işlemleri yapılabilmektedir. Tablo 10: 2016 yılı Basılı Bilgi Kaynaklarının Birim Kütüphanelere dağılımı Merkez ve Birim Basılı Bilgi Kaynağı Sayısı Kütüphaneleri Fen Edebiyat Fakültesi Kütüphanesi 27,260 İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi 8,201 Ünye İİBF Kütüphanesi 4,982 Merkez Kütüphane 9,066 Toplam 49,509 11
Tablo 11: Yıllara göre Birim Kütüphanelere ait Basılı Bilgi Kaynakları Ünye İktisadi Birim Kütüphaneler Fen Edebiyat Fakültesi Kütüphanesi İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi ve İdari Bilimler Fakültesi Kütüphanesi Merkez Kütüphane Toplam 2012 0 0 0 790 790 2013 0 0 0 3.340 3.340 2014 16.631 0 0 3.510 20.141 2015 24.245 5.266 320 5.683 35.514 2016 27,260 8,201 4,982 9,066 49.509 Birim Kütüphanelerimizde bulunan Bilgi Kaynağı sayılarındaki yıllara göre artış Tablo 11 de bilgilerinize sunulmuştur. Tablo 12: Yıllara göre Abonelik sağlanan veritabanı sayıları Veritabanları Sayısı 2012 2013 2014 2015 2016 0 6 10 10 12 Daire Başkanlığımız yıl içinde İnternet Sayfasında oluşturduğu elektronik anket formları, Fakülte ve Yüksekokullardan gelen talep yazıları ile Elektronik Kaynaklar için gelen istekleri raporlar halinde, İlgili Rektör Yardımcısı Başkanlığında toplanan Kütüphane Komisyonu na sunmaktadır. Kütüphane Komisyonu nun özveriyle incelediği Kullanım İstatistikleri ve Talepler doğrultusunda bir sonraki yıl abone olunması gereken veritabanlarına bir seçim aşaması uygulanır. Bu sayede işlevsel bir veritabanı koleksiyonu Kullanıcıların hizmetine sunulur. Kütüphane Komisyonu Veritabanlarını seçerken nicelikten daha çok niteliğe ve Üniversitemizin anabilim dallarına uygunluğuna göre seçim işlemlerini gerçekleştirmektedir. Bu seçim işlemi, Tablo 13 de sunulan Veritabanı Kullanım İstatistiklerine de yansımaktadır. Tablo 13: Yıllara göre Veritabanlarından Tam Metin Doküman İndirme Sayıları Veritabanlarından Tam Metin Doküman İndirme Sayıları 2014 2015 2016 10.482 15.383 18.878 12
Tablo 14: Yıllara ve Yazıldığı dile göre Basılı Yayın Sayıları Yıl Türkçe Yayın Sayısı Yabancı Yayın Sayısı Toplam Yayın Sayısı 2012 790 0 790 2013 2.326 0 2.326 2014 2.326 0 2.326 2015 35.514 0 35.514 2016 47.876 1.633 49.509 4. İnsan Kaynakları Bu bölümde birimimizin insan kaynakları yapısına ilişkin bilgiler aşağıda sunulmuştur. 4.1. İdari Personel Kadro Dağılımı Tablo 15: İdari Personelin Yıllar İtibariyle Kadro Dağılımı 2014 2015 2016 Genel İdare Hizmetleri 5 5 4 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıf 1 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli 2 Toplam 6 5 6 13
4.1.2. İdari Personelin Hizmet Süreleri Toplam Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 16: İdari Personel Hizmet Süresi 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21-Üzeri K E K E K E K E K E K E 1 1 1 1 1 1 6 %16,7 %16,7 %16,7 %16,7 %16,7 %16,7 %100 TOPLAM 4.1.3.İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Toplam Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 17:İdari Personel Yaş İtibariyle Dağılımı 21 25 Yaş 26 30 Yaş 31 35 Yaş 36 40 Yaş 41 50 Yaş 51-Üzeri K E K E K E K E K E K E 2 1 1 1 1 6 %33,3 %16,6 %16,6 %16,6 %16,6 TOPLAM 5. Sunulan Hizmetler 5.1.Öğrencilere Sunulan Hizmetler Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nda bulunan tüm basılı ve elektronik kaynakların korunması, kullandırılması, basılı ve elektronik yayınların sağlanması, kataloglanması, taranabilir hale getirilmesi, depolanması, ödünç verilmesi, rezerv edilebilmesi ve Kütüphanelerarası İşbirliği hizmetleri verilmektedir. 5.1.1. Ödünç Verme Bölümü Açık raf sistemiyle hizmet veren kütüphanemizde 1 adet ödünç verme bankosuna hafta içi 08.00-19.00 saatlerinde 2 personel ile ödünç hizmeti yürütülmektedir. Ödünç alınan materyallerin elektronik olarak süresi uzatılabilmektedir. Kullanıcılar Ödünç Verme İstasyonu (SelfCheck) ile otomatik olarak kitapları ödünç alıp iade edebilmektedirler. 14
5.2. Kütüphaneler Arası Ödünç Hizmeti Kütüphanemiz dermesinde olmayan, fakat KİTS e (Kütüphanelerarası İşbirliği Sistemi) üye kütüphane kataloglarında bulunan kitapların kullanıcıların hizmetine sunulması sağlanmaktadır. 5.3. Sağlama/aksesyon ve Demirbaş Kayıt Bölümü Üniversite eğitim ve öğretimini destekleyecek araştırmalar yardımcı olacak koleksiyonu oluşturmak ve geliştirmek için kitap, süreli yayın, tez, mikro-film, vide-bant, görsel işitsel, araç ve gereçler gibi her türlü kütüphane materyalinin seçimi, sağlanması ve kayıtlara geçirilmesi işlemlerini gerçekleştiren birimdir. 5.4. Kataloglama ve Sınıflama Bölümü Kütüphaneye sağlanan tüm materyali çağdaş kataloglama ve sınıflama sistemlerine göre düzenler ve kullanıcıların yararlanmasına sunar. 5.5. Danışma/Referans Bölümü Kütüphane kaynak ve hizmetlerinin üniversite içinde ve dışında kullanıcılara tanıtımını sağlayan birimdir. Bu birim, özelde kütüphane materyallerinin, genelde basılı olsun ya da olmasın her türden bilimsel esaslı bilgi kaynaklarının kullanımına yardımcı olmak amacıyla hizmet içi eğitim programları düzenlemek, bibliyografya taramaları yapmak, yeni çıkan yayınları kullanıcılara duyurmak ve enformasyon hizmetlerini yürütmekle görevlidir. 5.6. Fotokopi Bölümü Fotokopi ve benzeri hizmetlerin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birimdir. Kütüphane açık olduğu sürece 1 adet siyah lazer fotokopi makinesiyle hizmet vermektedir. Yazıcı ve tarayıcı olarak da kullanılabilmektedir. Kullanıcılar 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve 31/12/2014 tarih ve 215 sayılı Senato Kararıyla yürürlüğe giren uygun olarak kopyalama yaptırabilirler. 5.7. Yayın Servisi Üniversitemiz Yayınlarına; ISBN numaralarının verilmesi ve bandrol (hologram) temin edilmesi süreçlerini yürütmektedir. 5.8. Bilgi İşlem ve Otomasyon Birimi Açık erişim ve arşiv sistemi, Kütüphane otomasyonu, web sayfamızın yönetimini yürütmektedir. 15
6. İdari Hizmetler İdarenin veya Harcama Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde faaliyet dönemi içerisinde yerine getirdiği hizmetlere özet olarak bu bölümde yer verilecektir. Tablo 18: İhale Usülleri İhale Usülleri İhale Türü (Bütçe Kodu) Mal Alımı (03.2-03.7-06.1) Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Açık İhale 4734/19 Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Sonuçlanan İhale Sayısı Belli İstekliler Arasında İhale 4734/20 İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Sonuçlanan İhale Sayısı Pazarlık Usulü 4734/21 İptal Edilen İhale Sayısı Genel Toplam Doğrudan Temin 4734/22-d 1 1 471,520,00 TL 1 1 471,520,00 TL 1 52,000,00 TL Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Sonuçlanan İhale Sayısı İptal Edilen İhale Sayısı Sonuçlanan İhalelerin Tutarı (TL) Alım Sayısı İhalelerin Tutarı (TL) Pazarlık Usulü 4734/21-f Alım Sayısı İhalelerin Tutarı (TL) Hizmet Alımı (03.5) Yapım İşi (03.8-06.5-06.7) 11 376.375,59 TL TOPLAM 1 1 471,520,00 TL 1 1 471,520,00 TL 428.375,59 TL 7. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 2016 yılı içerisinde biriminiz yönetimi ile ilgili yeniliklere, birim kalitesinin arttırılması için yapılanlara ve Ordu Üniversitesi İç Kontrol Eylem Planı kapsamında teşkilat şeması, görev tanımları ve iş akış şemaları güncellenmiş ve birimimiz web sayfasından yayınlanmıştır. 16
II. AMAÇ ve HEDEFLER A. Birimin Amaç ve Hedefleri Tablo 19: Birim Amaç ve Hedefler Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç-1 Üniversitenin eğitimöğretim ve araştırmalarına yönelik Kütüphane dermesini basılı ve elektronik kaynaklar yönünden zenginleştirmek. Stratejik Amaç-2 Kütüphanenin varlık nedeninin kullanıcılarımız olduğu ilkesinin bütün etkinliklerimize yön vermesini sağlamak. Stratejik Amaç-3 Ordu Üniversitesi Kütüphanesinin personel politikasını belirleyerek personelini nitel ve nicel açıdan evrensel standartlar düzeyine taşımak. Stratejik Amaç-4 Çağdaş bilgi teknolojileri ile donatılmış, ileri araştırma imkanlarının sunulduğu bir bilgi merkezi olmak. Stratejik Hedefler Hedef-1 Bilgi kaynaklarının seçiminde öğretim üyelerinin, öğrencilerin ve idari personelin daha çok katılımını sağlamak. Hedef-2 Elektronik kaynaklar ve veritabanları aboneliğini eğitim, öğretim amaçları ve maddi imkanları ölçüsünde artırmak. Hedef-3 Ordu Üniversitesi Merkez Kütüphanesi Açık Erişim ve Arşiv sistemi oluşturularak yapılan yüksek lisans ve doktora tezlerinin elektronik kopyalarına merkez kütüphane otomasyonundan erişim sağlamak. Hedef-1 Kullanıcıların bilgi ve belge hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Hedef-2 Üniversitemizin dağınık bir yerleşke yapısının olması nedeniyle kütüphane imkanların dan yararlanamayan kullanıcılarımıza yönelik hizmetler sunmak. Hedef-3 Engelli öğrencilerimizin kütüphane kaynaklarından ve hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak. Hedef-4 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapmak. Hedef-1 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Hedef-2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim imkanları oluşturmak. Hedef-1 Üniversitedeki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini destekleyecek imkanları sağlamak. 17
Stratejik Amaç-5 Finansal kaynakların gereken düzeye çıkartılması için çaba göstermek ve bu kaynakların ekonomik bir şekilde harcanmasını sağlamak. Stratejik Amaç-6 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Stratejik Amaç-7 Kütüphanenin varlık nedenini, ilgililere duyurmak ve tanıtmak için çağdaş iletişim yöntemlerinden yararlanmak. Hedef-2 Kütüphane tarafından verilen Kütüphane hizmetleri programının kapsamı genişletilip, bilgi ve belge eğitimi adı altında yaygınlaştırılarak, üniversitemizin tüm öğrencilerine ve araştırmacılarına seçmeli bir ders olarak verilmesi için çaba göstermek. Hedef-3 Üniversitemizin bilimsel platformdaki yerini belirleyen ürünlerin araştırılması, düzenlenmesi ve sunulması için çalışmalar yapmak. Hedef-1 Çağdaş standartlara uygun olarak kütüphane bütçesinin üniversite bütçesine oranını esas alan bir yaklaşımı, üniversite yönetiminin dikkatine sunmak. Hedef-2 Maliyeti düşük ve ücretsiz olan bilgi kaynaklarını sağlamaya yönelik araştırmaları arttırmak. Hedef-1 Hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. Hedef-2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Hedef-3 Hizmet alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Hedef-1 Kütüphane etkinliklerini duyurmak için halkla ilişkiler ve pazarlama tekniklerinden yararlanmak. B. Temel Politika ve Öncelikler Üniversitemizin, eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerinin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleşmesi için, ilgili bilim dallarını kapsayan her türlü yayın ve bilgi kaynaklarını seçerek, merkezi olarak sağlar. Bu kaynakların belirli bir düzen içerisinde, Üniversitemiz öğretim görevlilerinin, öğrencilerinin ve tüm araştırmacıların hizmetine, Merkez Kütüphane de sunulması ve korunması için gerekli çalışmaların yürütülmesini organize eder. Birim kütüphanelerinin organizasyon ve çalışmalarına katkı sağlar. Kalite Yönetim Sistemi'nin yapısal şartlarına ve ilkelerine bağlı kalarak, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nın görev ve sorumlulukları kapsamında yer alan; Basılı ve E-Kaynaklar, Kullanıcı ve Teknik Hizmetler iş süreçlerinin, paydaşların bugün ve gelecekteki gereksinimlerini ve beklentilerini karşılamak üzere, çağdaş bilgi 18
hizmetlerini ve gelişmiş araştırma olanaklarını kullanarak sürekli iyileştirmek ve geliştirmek ise, kalite politikamızın ilke ve esaslarını oluşturmaktadır. Kütüphanemiz koleksiyonunun güvenliği elektronik güvenlik sistemi ile korunmaktadır. Kütüphaneden yararlanma koşullarına ilişkin kurallar Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığınca belirlenerek yürütülür. ODÜ Mensubu olan tüm kütüphane kullanıcıları yayın isteğinde bulunabilirler. ODÜ Akademik Personeli ile öğrencilerin, Üniversitenin eğitim ve öğretim programını destekler nitelikteki yayın isteklerinde sayısal bir sınırlama bulunmamaktadır. ODÜ mensuplarından gelen yayın istekleri "Koleksiyon Geliştirme ve Yayın Sağlama, Kaynak Seçim ve Satın Alma" politikaları doğrultusunda değerlendirmeye alınır. Sağlanmasına karar verilen kaynakların satın alma işlemleri Daire Başkanlığımızca Doğrudan Temin ya da İhale yoluyla temin edilmeye çalışılır. Kütüphane koleksiyonuna girecek tüm kaynakların Ordu Üniversitesinin genel eğitim hedeflerine ve amaçlarına uygun olmasına dikkat edilir. Daire Başkanlığına tahsis edilen yayın alım bütçesi üniversitedeki birimlerin öğretim elemanı ve öğrenci sayıları dikkate alınarak oluşturulan ölçütler doğrultusunda harcanmaktadır. Koleksiyon oluşturmak amacı ile yapılacak harcamaların dağılımı konusunda Başkanlıkça yapılan çalışma "Kütüphane Komisyonu" onayı alınarak yürütülür. Bağış olarak gelen yayınlar, Üniversitede yapılan eğitim-öğretimi desteklemek, araştırmalara katkıda bulunmak ve koleksiyonu geliştirmek amacı ile ""Bağış Politikası" doğrultusunda kabul edilir. Üniversitenin eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerine destek olmak Daha fazla basılı ve elektronik yayını hizmete sunmak Kütüphane içindeki yararlanma alanlarını, konforu ve donanımı arttırmak Depolama alanları ve rafların yeterliliğini arttırmak ve idaresini kolaylaştırmak Kütüphane personelinin, kullanıcılara destek ve yardımlarını arttırmak III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler Başkanlığımız 2016 yılı bütçesi, bütçe uygulama sonuçları ve temel mali tablolara ilişkin açıklamalar aşağıda sunulmuştur. 1. Bütçe Uygulama Sonuçları Başkanlığımız 2016 yılı başlangıç ödeneği, 1.055.000,00 TL iken yılsonu toplam ödeneği 1.333.000,00 TL olmuştur. Bütçe başlangıç ödeneği ile yılsonu ödeneği arasında 278.000,00 TL tutarında bir fark oluşmuştur. Yıl içerisinde yapılan ekleme ve aktarmalar başlangıç ödeneğimizin artmasına neden olmuştur. 19
1.1. Bütçe Giderleri Biriminizin 2016 yılı bütçe giderlerine bu bölüm altında yer verilmelidir. Bu bölüm altında şu tabloların doldurulması gerekmektedir: Tablo 20: Fonksiyonel Sınıflandırmaya Göre Ödenek ve Harcama Miktarı (TL) NO GİDER TÜRLERİ 2016 YILI KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN YILSONU ÖDENEĞİ TOPLAM HARCAMA HARCAMA ORANI 01 GENEL KAMU HİZMETLERİ 02 SAVUNMA HİZMETLERİ 03 KAMU DÜZENİ VE GÜV. HİZ. 08 DİNLENME, KÜL. 1.049.000,00 277.000,00 0 1.326.000,00 1.322.257,34 %99,72 VE DİN HİZ. 09 EĞİTİM HİZMETLERİ 6.000,00 1.000,00 0 7.000,00 5.742,00 %82,03 GENEL TOPLAM 1.055.000,00 278.000,00 1.333.000,00 1.322.859,63 %99,62 Tablo 21: 2016 Yılı Uygulama Sonuçları FONKSİYONEL TERTİP 2016 YILI KBÖ EKLENEN TOPLAM ÖDENEK HARCAMA KALAN 38.68.09.06-08.2.0.00-2-01.1 255.000,00 3.000,00 258.000,00 257.058,37 941,63 38.68.09.06-08.2.0.00-2-02.1 41.000,00 5.000,00 46.000,00 45.026,15 973,85 38.68.09.06-08.2.0.00-2-03.3 3.000,00 2.000,00 5.000,00 4.931,39 68,61 38.68.09.06-08.2.0.00-2-03.5 0,00 16.000,00 16.000,00 14.335,47 1.664,53 38.68.09.06-08.2.0.00-2-06.1 750.000,00 251.000,00 1.001.000,00 1.000.905,96 94,04 38.68.09.06-09.4.1.07-2-01.1 6.000,00 1.000,00 7.000,00 5.742,00 1.258,00 TOPLAM 1.055.000,00 278.000,00 1.333.000,00 1.327.999,34 5.000,66 B. Performans Bilgileri 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri 1.1. Faaliyet Bilgileri Merkez Kütüphane dermesinin kataloglanması, Merkez Kütüphanede kullanıcı hizmetleri, Kabulü gerçekleşen bağış kaynaklarının kataloglanması, Açık Erişim ve Açık Arşiv Sisteminin sistem güncellemelerinin yapılması, Fotokopi hizmeti devam etmekte, Üniversitemiz yayınları için ISBN servis hizmeti devam etmekte, 20
Üniversitemiz yayınları için Bandrol servisi hizmeti devam etmekte, Birim Kütüphanesi dermelerinin kataloglanması için çalışma tamamlandı. Merkez Kütüphane etkinliklerinin daha etkin olarak duyurulması ve katılımın sağlanması ayrıca kullanıcı hizmetlerinin etkinliğinin artırılması için SMS DUYURU servisi projesi Basılı ve elektronik kaynakların etkili kullanılması projesi 1.1.1. Biriminiz Tarafından Düzenlenen Toplantılar Birim Adı Tablo 22: Düzenlenen Toplantılar Biriminiz Tarafından Düzenlenen Toplantı Sayısı Faaliyet Türü Sempozyum ve Kongre Konferans Panel Seminer Söyleşi Konser Sergi Teknik Gezi Eğitim Semineri Çalıştay.. Ulusal Uluslararası TOPLAM Faaliyete Katılan Akademik /İdari Personel Sayısı Akademik Personel Ulusal Uluslararası TOPLAM İdari Personel Akademik Personel İdari Personel 13 13 250 20 270 TOPLAM 13 13 250 20 270 2. Performans Sonuçları Tablosu Ordu Üniversitesi Stratejik Plan (2015-2019) a göre çalışmalarını yürüten Daire Başkanlığımız; hizmetlerini İdari Hizmetler, Teknik Hizmetler ve Kullanıcı Hizmetleri başlıkları altında sürdürmektedir. Üniversitemizin stratejik amaçlarına uygun olarak belirlenen stratejik hedefler, faaliyetler ve faaliyetlerin yıllar itibariyle gerçekleşme düzeyleri Tablo 23 de bilgilerinize sunulmuştur. 21
Tablo 23: Performans Sonuçları Tablosu PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU STRATEJİK AMAÇ 1 *Öğrenci Odaklı ve Kaliteyi Ön Planda Tutan Bir Eğitim ve Öğretim Gerçekleştirmek *Fiziksel, Teknolojik, Sosyal ve Kültürel Alt yapıyı Geliştirmek STRATEJİK HEDEF (1.1) *Kütüphane Olanaklarının Zenginleştirilmesi ve Erişimin Kolaylaştırılması *E-Üniversite Altyapısının Geliştirilmesi PERFORMANS HEDEFİ *Birim kütüphanelerinin tamamının merkezi sisteme enteğre edilmesi. PERFROMANS GÖSTERGELERİ Süreli ve Süresiz Yayın Sayısının Arttırılması (Basılı+Elektronik) Elektronik Veri Tabanlarına Üyeliklerin Arttırılması ve Yenilenmesi Ölçü Birimi 2015 2016 2016 Gerçekleşme Oranı (%) Gerçekleşme Durumu Yüzde 228.501 257.609 12,74 Başarılı Adet 10 12 20 Makul Kütüphane İnternet Altyapısının Güçlendirilmesi Yüzde 80 95 18,75 Başarılı Kütüphanelerde Otomasyon Sistemine Geçilmesi Yüzde 3 4 33,3 Makul Tablo 7 ve Tablo 23 incelendiğinde; 2015 yılında Başkanlığımıza bağlı tüm kütüphanelerde bulunan 228.501 adet Süreli ve Süresiz Yayın Sayısı (Basılı+Elektronik) 257.609 adete yükselerek %12,74 bir artış sergilemiştir. Kütüphane Komisyonu tarafından seçimi yapılan veritabanlarının yıl içinde güncellenen içerikleri, Birim Kütüphanelere gelen bağışlar ve Merkez Kütüphaneye satın alımı gerçekleştirilen yayınlar bu artışta önemli rol oynamıştır. Tablo 23de Elektronik Veri Tabanlarına Üyeliklerin Arttırılması ve Yenilenmesi satırını incelemek gerekirse, gelişme aşamasında hizmetlerini sürdüren ve yapım çalışmaları devam eden yeni binasına taşınacak olan Merkez Kütüphanemizin, Kütüphane raflarındaki doluluk oranını artırmak adına, bütçesini Basılı ve Elektronik Bilgi Kaynaklarına orantılı ve dengeli bir biçimde paylaştırdığı gözlemlenmektedir. Yeni binaya taşınma sürecini de göz önünde bulunduran Kütüphane Komisyonu, Veritabanlarını seçerken nicelik yerine niteliğe göre değerlendirmeler yaparak seçimleri belirlemektedir. Kablosuz ağ bağlantısı, Otomasyon Sistemi, RFID kapı güvenlik geçiş sistemi gibi internet alt yapısına dayalı sistemlerle 2015 yılında Kullanıcılarına hizmet veren Daire 22
Başkanlığımız, 2016 yılında Otomatik Ödünç Kitap Alma İstasyonu, Mobil Hizmetler ve Cep Kütüphanem ile internet altyapısını daha güçlendirmiştir. Sırasıyla Merkez Kütüphane, Fen-Edebiyat Fakültesi Birim Kütüphanesi, İlahiyat Fakültesi Birim Kütüphanesi nde otomasyon sistemine geçildikten sonra, 2015 yılı sonunda Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Birim Kütüphanesi nde de Otomasyon Sistemine geçilmesi çalışmaları başlatıldı. 2016 yılında Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Birim Kütüphanesi nin de otomasyon sistemine geçmesi ile birlikte 4.982 adet Bilgi Kaynağı kayıtlı ve Kullanıcılar tarafından taranabilir hale getirildi. Bütçe ve Personel olanakları kapsamında, diğer Fakülte ve Yüksekokullarda otomasyon sistemine geçmek için çalışmalarımız devam edecektir. 3. Performans Sonuçları Tablosunun Değerlendirilmesi Basılı kitap koleksiyonunun geliştirilmesi ve güncellenmesi amacıyla, Kütüphane Otomasyon Sistemi üzerinden Akademik Personelimizin talepte bulunduğu yabancı dilde yazılmış basılı kaynakların bir kısmı (1.374 adet) ihale edilerek, 2016 yılında karşılanmıştır. Birim Kütüphanelerimiz olan Fen-Edebiyat Fakültesi Kütüphanesi nin 27.260 adet, İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi nin 8.201 adet, Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Kütüphanesi nin 4.982 adet ve Merkez Kütüphanemizin 9.066 adet basılı bilgi kaynağı ile birlikte üniversitemizin toplam basılı bilgi kaynağı 49.509 adete yükselmiştir. Bahsi geçen Basılı Bilgi Kaynakları, Daire Başkanlığımızın internet sayfası üzerinden taranabilmektedir. Daire Başkanlığımızın internet sayfasında bulunan Kütüphane Hesabım başlığı aracılığıyla Kullanıcılar istedikleri eserler için ayırtma, süre uzatma, vb. Işlemleri gerçekleştirebilmektedir. Başkanlığımız, yer sıkıntısı nedeniyle süreli yayın satın alması gerçekleştirmemiş; fakat bilimsel alanında otoriter veritabanları aracılığıyla 32.445 elektronik süreli yayını abonelik yöntemiyle kullanıcılarının hizmetine sunmuştur. Akademik Personelin istek ve talepleri toplanarak, Daire Başkanlığımız 8 adet veritabanına, 2 adet e-kitap veritabanına, 1 adet Bibliyografya yazılımına, 1 Adet İntihal Tespit Yazılımına ve bunların içinde bulunan bilgi kaynaklarına erişimi kolaylaştıran 1 adet arama motoruyla birlikte toplam 13 adet elektronik bilgi kaynağına 2016 yılında abonelik sağlamıştır. Veritabanlarının kullanım istatistikleri ve yıl içindeki yeni talepler derlenerek, Kütüphane Komisyonu na sunulmuş, 2017 yılı için abone olunması gerekli olan elektronik kaynaklar komisyonca belirlenmiştir. 2016 yılı Mart ayı, 52. Kütüphane Haftasında, Üniversitemizin Cumhuriyet Yerleşkesi içinde tüm Türkiye ile eş zamanlı olarak Kitap Okuma Etkinliği düzenlenmiş, Morfoloji Binası Fuaye Alanında Daire Başkanlığımız tarafından davet edilen Yayınevlerince Kitap Sergisi açılmış, ODÜ Tiyatro Kulübü nün Film Tanıtım Gösterileri hafta boyunca sürdürülmüş, Ebru Sanatı Gösterisi sergilenmiş, Öğrenci Konseyi ile birlikte hareket edilerek Şiir Dinletisi Etkinliği düzenlenmiş, 23
Akademik Personele yönelik olarak Elektronik Bilgi Kaynağı firmalarınca Kullanıcı Eğitimleri verilmiş, Haftanın Açılış Gününde protokol tarafından Basılı ve Elektronik Kaynakları en çok kullanan Lisans ve Yüksek Lisans Öğrencilerine ödül olarak Kitap Seti takdim edilmiş, Kütüphaneleri ve Kullanıcıları Bekleyen Mobil Gelecek adlı sunum gerçekleştirilmiştir. Kütüphane Haftası Etkinliklerinin yanı sıra, Elektronik Kaynakların ve Kütüphane Hizmetlerinin etkin kullanılması için yıl içinde Kullanıcı Eğitimleri düzenleyen Daire Başkanlığımız tarafından; Tez ve Makale Yazmayı kolaylaştıran EndNote Bibliyografya Yazılımı ile ilgili 16 Şubat 2016 da Tıp Fakültesi Konferans Salonu nda kullanıcı eğitimi verildi. 28 Mart 2016 da Proquest Agricultural Science ve Ebrary Academic Complete veritabanları hakkında Kullanıcı Eğitimi düzenlenmiş, 30 Mart 2016 da Oxford Journals Online ve Cambridge Journals Online veritabanları için Kullanıcı Eğitimi gerçekleştirilmiş, 29 Eylül 2016 da Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi nde ve Cumhuriyet Yerleşkesi nde Turnitin Akademik İntihali Önleme Yazılımı ve Kullanıcı Eğitimi yapılmış, YÖK Ulakbim-Ekual kapsamında T.C. Sağlık Bakanlığı na doğrudan bağlı eğitim ve araştırma hastanelerine ücretsiz sağlanan ve doktorların Klinik Kararlarında anlık destek alabildiği Kanıta Dayalı Tıp Veritabanı UpToDate ve Daire Başkanlığımızın abonelik sağladığı Clinical Key veritabanı için 11 Ekim 2016 da Ordu Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi nde Kullanıcı Eğitimi düzenlenmiş, Uzaktan Erişim, Çevrimiçi Hizmetler, Veritabanları Eğitimi, E-Kitap Kullanıcı Eğitimi gibi hizmetlerimizi tanıtmak, İlçe Fakülte ve Yüksekokullarında farkındalık yaratmak adına 1 Kasım 2016 da Mesudiye MYO da ve 2 Kasım 2016 da Akkuş MYO da Kütüphane Kullanıcı Eğitimleri ve Öğrencilere yönelik olarak Film Gösterimi gerçekleştirilmiş, 3 Kasım 2016 da Eğitim Fakültesi birinci sınıf öğrencilerine yönelik Tıp Fakültesi Morfoloji Binası nda Kütüphane Oryantasyonu gerçekleştirilmiş, 26 Aralık 2016 da YÖK Ulakbim-Ekual kapsamında Üniversitelere ücretsiz sağlanan Science Direct, Scopus ve Mendeley veritabanları için Kullanıcı Eğitimi gerçekleştirilmiştir. Ayrıca, 2016 yılı içinde ODÜ Açık Erişim Sistemi için sırasıyla; Eğitim Fakültesi, Güzel Sanatlar Fakültesi, Sağlık Fakültesi, Müzik ve Sahne Sanatları Fakültesi nde başlatılan çalışmalar neticesinde sisteme veri girişleri hızlandırılmış, % 95 oranında tamamlanmış, 152 olan doküman sayısı 386 ya ulaşmıştır. Başkanlığımız, Açık Erişim Sisteminin Kullanımı ve Sisteme Veri Girişi ile ilgili olarak, yıl içinde 2 kez Eğitim Programı etkinliği de gerçekleştirmiştir. 4. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Daire Başkanlığımız abonesi olduğu 12 adet elektronik kaynak ile 176.731.276 adet tam metin dergiler, tezler, çalışma belgeleri, gazeteler, sektör odaklı raporlar ile verileri; abone olarak internet sayfasında erişime açtığı arama motoru aracılığıyla 24
taramaya sunmuştur. Daire başkanlığımızın sunduğu tüm elektronik hizmetlerden yararlanabilmeleri doğrultusunda, Yüksek Lisans ve Doktora öğrencilerinin üniversitemizin Proxy ayarlarını kullanabilmeleri ve kurumsal e-posta adreslerini alabilmeleri için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile birlikte hareket edilmiş; abone olunan elektronik kaynakların kullanımının artırılması sağlanmıştır. Yıl içinde düzenlenen Veritabanları ve Uzaktan Erişim Kullanıcı Eğitimi faaliyetleri sonucunda; Akademik-İdari Personel ve Öğrenciler tarafından elektronik kaynaklardan indirilen tam metin doküman sayısı 2015 yılında 15.383 adet iken 18.878 adete tam metin doküman indirme sayısına yükselmiştir. IV. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. ÜSTÜNLÜKLER Gelişme ve değişmelere açık olmamız, Kaynakları en iyi şekilde değerlendirebilmemiz, Kullanıcı memnuniyetine yönelik çalışmaların artırılması,, Üniversite yönetiminin desteği, 2016 yılında yapılan ihale ile 1374 adet yabancı kaynak alımı yapılarak kütüphanemizin yabancı kaynak ihtiyacı ciddi oranda karşılanmıştır. Ankos ( Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu ) ve Ulakbim'e üye kütüphane oluşumuz. B. ZAYIFLIKLAR İnsan kaynaklarının yetersizliği, Fiziki alanın yetersizliği, Teknolojik kaynakların yetersizliği, Kütüphane dermesinin yetersizliği, Çağdaş ölçütlere uygun bir kütüphane bütçesinin olmaması, Üniversitemizin dağınık bir yerleşkeye sahip olması, Şube kütüphanelerde teknik donanım ve altyapı eksiklikleri. C. DEĞERLENDİRMELER İnsan kaynakları, fiziksel alan, teknolojik yetersizlikler ve bütçe sıkıntıları çekiyor olsak da mevcut kaynakları en iyi şekilde değerlendirme gayretindeyiz. Yeni Merkez Kütüphane Binasının 2017 yılı Haziran ayına kadar tamamlanması öngörülmektedir. Kurulum aşamasında olmamıza rağmen kütüphanecilik adına gelişimleri takip ediyor ve alt yapımızı son teknolojiye göre kurguluyoruz. Sonuç olarak eksikliklerimizin giderilmesi halinde tam teşekküllü, üstün hizmet kapasiteli bir bilgi merkezi haline geleceğiz. 25
V. ÖNERİ VE TEDBİRLER 1. Merkez Kütüphanemizin bina, materyal, personel, kullanıcı ve bütçe unsurları açısından Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığının 2023'E DOĞRU TÜRKİYE'DE ÜNİVERSİTE KÜTÜPHANELERİ Mevcut Durum, Sorunlar, Standartlar ve Çözüm Önerileri raporunda belirtilen düzeye çıkarılması için gerekli çalışmalar ve ilgili birimler ile gerekli yazışmalar yapılmıştır. 2. Başkanlığımız 2016 yılından itibaren kendi bütçesi ile ihale, satın alma ve tahakkuk işlemlerini kendi bünyesi içinde yapmaya başlamıştır. Söz konusu alanlarda alanında uzman yetişmiş personele ihtiyaç duyulmaktadır. 3. Otomasyon programımızda listelenen Akademik Personelimizin ve Öğrencilerimizin talep ettiği güncel yerli kaynaklar 2016 yılında da karşılanamamıştır; Ancak 2017 yıl sonuna kadar satın alınması planlanmaktadır. 4. Kütüphane kullanıcılarının doğru bilgiye hızlı ve güvenilir bir biçimde erişmesi için talep ettiğimiz Katalog Tarama Terminallerinin (Kiosk) 2017 yılı içinde satın alınması planlanmaktadır. 5. 2016 yılında Akademik ve İdari Personelimiz ile tüm öğrencilerimizin günceli takip etmeleri ve araştırmalarında yarar sağlayabilmesi için bilimsel dergi, gazete, magazin, bülten, vb. yayın türlerinden oluşturmayı amaçladığımız Süreli Yayınlar Bölümü, Tezler Bölümü ve Referans Kaynakları Bölümü için gerekli olan özel dergi rafları, gazetelikler, abone olunması gereken bilimsel dergiler, ansiklopediler, günlük gazeteler ve yayınlar yer sorunu nedeniyle kullanıcılarımızın hizmetine sağlanamamıştır. Ancak 2017 yılında yeni merkez kütüphane binasının sağlayacağı yer avantajına bağlı olarak, işlevsel bir süreli yayınlar koleksiyonu oluşturulması hedeflenmektedir. 6. Genel bütçede yapılacak artış, 7. Yıl içinde yetersiz kalınması durumunda sağlanacak ek bütçe olanakları, 8. Aylık ve Yıllık Güncel Basılı Bilgi Kaynakları satın alınması, 9. Yeni Merkez Kütüphane Binası ile faal duruma geçecek olan Kütüphane Birimlerine teknik hizmetler ve genel idari hizmetler sınıfından personel sağlanması, 10. Kullanıcıların ilgisini çekecek etkinliklerin artırılması, Öneriler ve tedbirlerdir. 26
VI. EKLER EK 1: HARCAMA YETKİLİSİNİN İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 1 Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. 2 Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. 3 (31/12/2016) Ali AYGÜN Daire Başkanı 1 Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir. 2 Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. 3 Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. 27