ELEKTRONİK DEFTER UYGULAMASINDA MUHTEMEL SORUNLAR 1. KONU Vergi sistemimize ihtiyari kullanılmak kaydıyla giren e-defter uygulaması ihtiyariliğin kaldırılmasıyla birlikte elektronik fatura kullanmak zorunda olanlar tarafından 01.01.2015 tarihinden itibaren zorunlu olarak kullanılmaya başlanacak şekilde düzenlenmiş bulunmaktadır. e-defter ve e-fatura bu bakımdan bütünlük arz etmektedir. Kamuoyunun 2013 yılı başından itibaren gündeminde olan konu yaklaşık 19.800 elektronik fatura kullanıcısının Aralık 2014 ayında başvurusu ile 2015 yılı başından itibaren e-deftere geçmeleri ile yeni bir boyut kazanacaktır. Bu geçiş sürecinde muhtemel bazı sorunları tartışmak bu yazının konusunu oluşturmaktadır. 2. MEVZUATIN KISACA HATIRLATILMASI Vergi mevzuatımız e-fatura ve e-defter kavramları ile 397 no.lu V.U.K. genel tebliği ve 1 seri numaralı elektronik defter tebliği ile tanışmıştır. Bu tebliğler ile ihtiyari olarak getirilen sistem 421 no.lu V.U.K. Tebliği ve 28 no.lu V.U.K. Sirküleri ile bir kısım firmalar için zorunlu hale getirilmiştir. Platform dergimizin Mayıs 2013 sayısında yer alan 13/22 sayılı rapor ile konu ele alınmıştır. Daha sonra 2 no.lu elektronik defter tebliği, 67 no.lu V.U.K. sirküleri, 431 ve 433 no.lu V.U.K genel tebliğleri ile uygulama bugünkü duruma gelmiş bulunmaktadır. E-fatura ve E-defter uygulamaları zorunlu değilken çok az firma tarafından kullanılmıştır. Platformun yukarıda belirtilen sayısında belirttiğimiz gibi kayıt süresinin aylık olmasının bu konuda etkili olması mümkündür. 2 no.lu elektronik defter tebliğinde 1 aylık sürenin 3 aya çıkarılması yönündeki önerimiz kısmen uygulamaya konmuştur. Özetlenmeye çalışılan mevzuat çerçevesinde Aralık 2014 de başvurular tamamlanacak ve yaklaşık 20.000 işletme yevmiye ve defter-i kebirlerini izin verilen uyumlu programlar ile düzenleyecektir. Uyumlu programlardan alınacak e-defter beratı adı verilen çıktı GİB sistemine yollanacak ve işletmenin mali mührünü ve GİB mührünü taşıyan e-defter beratları, defterler ile birlikte işletmelerde ve e-arşiv yetkisi verilen işletmelerde saklanacaktır.
e-defter olarak kullanılacak 2015 ve izleyen yıllar defterleri için açılış ve kapanış tasdikleri bundan böyle yapılmayacaktır. 2014 yılı yevmiye kapanışı normal tarihinde yaptırılabilecektir. Bu konuda e-fatura forumda yer alan 14744 no.lu soruya bakılabilir. E-defter ve e-fatura kullanıcılarının güncel sorunlarını giderebilmek ve bilgi alış verişi için getirilen e-defter ve e-fatura forumuna ilgili WEB sayfalarından ulaşmak mümkündür. Uygulayıcılara yarar sağlayan bu sitelerin sıklıkla ziyaret edilmesi geçiş sürecini kolaylaştıracaktır. 3. MUHTEMEL SORUNLAR 3.1. Defter ve Belgelerin Geçersizliği Elektronik fatura ve Elektronik defter kullanıcı sayısı yaklaşık 20.000 dir. Maliye Bakanlığı yetkililerinin ilk açıklamalarında yaklaşık 30.000 işletmenin sisteme dâhil olmasının beklendiği bildirilmiş bulunmaktadır. Olası rakam değişikliklerine rağmen binlerce işletmenin elektronik fatura kullanıcısı olmasına rağmen yanlışlıkla sisteme girmediği sonucuna ulaşmak yanlış olmayacaktır. E-fatura sistemine geçmeyen işletme dolayısıyla e-defter sistemine geçmemiş durumunda olacaktır. Bu durumun binlerce işletmede karşılaşılırsa bunun yaratacağı sorunlar tartışmaya değer bulunmaktadır. Bilindiği üzere elektronik ortamda düzenlenmesi gereken fatura ve tutulması gereken defterler elle veya klasik yöntemle tutulursa fatura düzenlenmemiş ve defter hiç tutulmamış sayılmaktadır. Bir önceki bölümde belirtilen mevzuat bu hususun altını önemle çizmiş bulunmaktadır. Fatura almama ve vermemenin özel usulsüzlük cezası, defterlerin ibraz edilmemesi sürecindeki usulsüzlük ve özel usulsüzlük cezaları uygulaması yanında defterlerin yazılmamış sayılması nedeniyle katma değer vergisi indirimlerinin red edilmesi ayrı ayrı sorunlar olarak idarenin ve mükellefin karşısına çıkmaktadır. Defterlerin hiç tutulmamış sayılması nedeniyle V.U.K. 359 ncu maddesi ayrı bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Elektronik fatura uygulamasında e-fatura yerine yanlışlıkla normal fatura düzenlenmesinin yarattığı KDV indirim veya reddi olarak ortaya çıkan sorunlar GİB tarafından getirilen esneklik ile çözülmeye çalışılmıştır. GİB e-fatura forumunda konuya verilmiş bulunan soru cevaplarında geçici çözüm sağlanmıştır. Buna göre geçmişe yönelik örneğin bugünkü tarihte düzenlenen geçmiş tarihli fatura e-fatura olarak düzenlenmekte ve muhatabına yollanmaktadır. Normal yollarla düzenlenen fatura ise iptal edilmektedir. Fakat usulsüzlük cezalarının sorumluluğunun
mükellefe ait olduğu vurgulanmaktadır. Henüz aynı yıl içinde bulunulması ayrıca değerlendirilmelidir. Her iki fatura arasında yıl farkı da bulunabilir. Dolayısıyla GİB in yayınlayacağı bir tebliğ veya sirkülerle bu fiili 1 nci derece usulsüzlük fiili kabul ederek buna isabet eden ceza ile yetinmesi, başkaca bir yaptırım uygulama yönüne gitmemesi önerilmektedir. Vergi Müfettişi, Vergi Dairesi veya YMM lerce vergi ziyaı olmadığına ilişkin tespitin yapılması halinde KDV reddi işlemi uygulanmamalıdır. Aynı bakış açısıyla elektronik deftere geçmeyi atlayan ancak vergi kanunlarına uygun ve vergi ziyaı oluşmayacak şekilde işlemlerini yapan mükellefin, defterlerini tutmadığı gerekçesiyle KDV lerini reddetmek demek, mükellefi defter belge tutmamanın usulsüzlük fiili dışındaki sonuçlarına maruz bırakmak demek olacağından, bu da maksadı aşmak olarak düşünülmektedir. Sonuç olarak bu gibi durumlarda vergi ziyaı olmadığını Vergi Müfettişi veya Yeminli Mali Müşavir raporu ile kanıtlayan mükellefe sadece usul hükümlerine göre ceza istemek hakkaniyete uygun bir davranış veya işlem olacağı önerilmektedir. 3.2. Elektronik Defterde Her Belgeye Ayrı Ayrı Yevmiye Maddesi Sorunu Bilindiği üzere e-defter kullanacak mükellefler uyumlu program adı verilen programları kullanarak yevmiye ve defter-i kebir olarak elektronik ortamda kayıtlarını tutacaklardır. Bu programların kullanılması sırasında oluşturulacak yevmiye fişlerinin sayısı önemli bir sorun olarak görülmektedir. Örneğin ayda 1 milyon adet satış veya hizmet faturası kesen bir işletme her satışı veya hizmeti için bir yevmiye maddesi olmak üzere 1 milyon yevmiye maddesi düzenlemek zorunda mıdır? Bu konunun önemini binaen e-defter forumunda GİB e sorulan ve verilen cevapları belirtmek istiyoruz. Yanıtlardan GİB adına verilen karşılıkların biraz daha vergi hukuku ilkeleri ve yevmiye maddesinin neleri içermesi gereken hususlar bakımından irdelenmesi sonucu çıkarılmaktadır. Soru 1 (14582) Gelir İdaresi nin her bir belgeye tek yevmiye maddesi istediği doğru mudur? Bu konu ile ilgili yayımlanmış herhangi bir tebliğ var mıdır? Özellikle fatura ile perakende fişler (kasa işlemleri) açısından sorumu cevaplarsanız memnun olacağım. Cevap 1 (14582) Bu konuda yayımlanmış bir tebliğ yok. Ancak e-defter uygulaması teknik kılavuzlarında her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği ile ilgili düzenleme mevcut. Yani her belge ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilecek. Soru 2 (15115) Muhasebe programımız farklı müşteri/tedarikçilere ait birden fazla alış veya satış faturalarını birleştirerek tek bir yevmiye fişinde kayıt etmektedir. Forumda bu konu ile ilgili sorulara Gelir İdaresi tarafından verilen cevapta e-defter uygulaması teknik kılavuzlarında her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği ve bununla ilgili düzenle olduğundan bahsediliyor, ancak bu
konuda yayımlanmış bir tebliğ yok. Bu zorunluluğun hangi Teknik Kılavuzun hangi sayfa/maddesinde belirtildiği konusunda bilgi rica ederiz. Cevap 2 (15115) Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ in 6.maddesinde Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları yazılmalıdır denilmektedir. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa bu belge belge türü olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir belge bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekiyor. Soru 3 (15319) Her gün için düzenlediğimiz satış faturalarını tek bir muhasebe fişi ile kayıt ediyoruz. Bu yevmiye maddesinin içerisinde o güne ait düzenlenen tüm satış faturaları bilgileri mevcuttur. E-defter mevzuatına göre tüm satış faturalarını (faturaların listesini ayrıca ibraz edebiliriz) tek bir yevmiye kayıtı ile e-defterde gösterebilir miyiz? Bankaya gelen veya gönderilen havalelerin yevmiye kayıtlarında banka dekont numarasının yazılmasını daha önce belirtmiştiniz. Yukarıda belirttiğimiz sorumuza paralel olarak banka işlemlerini her gün için tek bir yevmiye maddesi olarak (gerektiğinde bu yevmiye maddesinin hangi işlemler için olduğunu liste olarak verebileceğiz) e-defterde gösterebilir miyiz? Cevap 3 (15319) E-defter uygulamasında fatura kayıtlarınızı belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihini girerek kayıt etmek zorundasınız. Belge tarihi ve numarası gireceğiniz için birden fazla faturayı aynı yevmiye maddesine kayıt edemezsiniz. Banka işlemlerini bir listede ya da ekstre olarak belirtirseniz bu belgeyi other olarak kaydedebilirsiniz. Soru 4 (14586) Muhasebe programımız her bir güne ait alış faturalarını bir yevmiye maddesi, satış faturalarını bir yevmiye maddesi, gelen havaleleri bir yevmiye maddesi altında (örneğin 10 adet satış faturası bir yevmiye maddesi olarak ama 10 faturanın da tüm kalemleri ayrı ayrı olarak) kayıt etmektedir. e-defter mevzuatına göre her bir işlem ayrı ayrı olarak mı kayıt edilmelidir. Cevap 4 (14586) E-defter uygulamasının teknik kılavuzlarına göre her ayrı belge ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerekmektedir. Yukarıdaki soru ve cevapların özeti şudur. E-defter uygulamasında her ayrı belge ayrı yevmiye maddesi ile kayıtlara alınacağı belirtilmektedir. Ancak bunu zorunlu kılan tebliğ, sirküler ve kanun maddesi belirtilmeyip yalnızca teknik kılavuzda böyle olduğu açıklamalarda yer almaktadır.
Teknik kılavuzun dayanağı olarak 2 no.lu örnekteki cevapta 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmış olan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ in 6 ncı maddesi dayanak olarak verilmektedir. Ancak bu maddeden aynı anlamı çıkarmak mümkün değildir. GİB in konuyu acilen çözüme kavuşturması ve aynı yevmiye maddesinde gerekli detayları içeren muhasebe kaydının toplu olarak yapılmasının mümkün olduğunun açıklanması gerekmektedir. Bu yorumun dayanağını yevmiye defterinin nasıl tutulacağını açıklayan Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu maddeleri ve yukarıda zikredilen yönetmelik oluşturmaktadır. Aksi yorum yasal dayanaktan yoksun olacağı gibi aşırı derecede iş yükü ve arşiv problemi yaratacağı unutulmamalıdır. Kayıt dışı ekonomi ile mücadele amacıyla yürürlüğe konan e-fatura ve e-defter düzenlemelerinden beklenen sonucu almanın ekonomideki nakit dolaşımını azaltmaktan geçtiği de düşünülmektedir. Bunu teminen 8.000 TL lik nakit dolaşım sınırının aşağıya çekilmesi önerilmektedir.