Elektronik Genel Kurul Sistemi Ümit YAYLA MKK Genel Müdür Yrd. 1
KAPSAM Projede gelinen aşama Genel kurullara ilişkin neler değişti? Genel kurullara katılım yöntemleri Şirketlerin ajandası Elektronik Genel Kurul Sisteminde işlemler (*) Soru ve cevaplar (*) Elektronik genel kurul sistemine ilişkin bölümler tasarlanan yapıya ilişkin olup, elektronik genel kurul sistemine ilişkin usul ve esaslar TTK nın 1527 nci maddesi uyarınca çıkarılacak Tüzük ile kesinleşecektir. 2
ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ Tek merkez Kayıtların değişmezliği Gerçek, güncel bilgi Tek liste Anında bilgi Raporlama MERSİS 3
PROJEDE GELİNEN AŞAMA MKK NE YAPTI NE YAPACAK Kaynak taraması Üyelerin değerlendirmelerinin ve taleplerinin alınması Mevcut genel kurullara ve şirketlerin teknik yeterliliklerine ilişkin anket Düzenleyici denetleyici merciiler ile ortak çalışmalar Tüm tarafların aktif bilgilendirilmesi Eğitim faaliyetine başlanması EGKS test ortamının paydaşlara açılması ve işlemlerin koordinesi Taraflara EGKS ye ilişkin destek hizmeti (çağrı merkezi vb) verilmesi Tüm paydaşların tüm işlemlerini tek bir merkezden yapabileceği EGKS 4
EGK SİSTEMİNİN AVANTAJLARI Zaman maliyeti Notere gitmeksizin temsilci tayini ve talimat verilebilmesi Tam ve doğru oy sayımı Genel kurul tescil işlemlerinde kolaylık Genel kurula ilişkin kayıtların güvenilir şekilde saklanması Genel kurulun eş zamanlı takibi Oylama sonuçlarına anında ulaşabilme Kurumsal yönetim ilkelerine uyum sağlanması Genel kurula ilişkin kayıtlara istenildiğinde ulaşılması 5
SİSTEMİN TEMEL DEĞİŞMEZLERİ Güvenli elektronik imza Anlık bilgilendirme Elektronik ortamda katılacağını beyan edenler dışında genel kurula kimsenin elektronik ortamda katılmasına izin verilme Kayıtların değişmezliği 6
GENEL KURULLAR NE DEĞİŞTİ? ESKİ TTK Payların tevdi (blokaj) zorunluluğu vardır. Toplantıya katılabilecekler blokaj belgesine göre belirlenir. Kitlesel temsil yoktur. Fiziki katılım zorunludur. Proxy kabul edilmemiştir. İç yönerge yoktur. YENİ TTK Blokaj zorunluluğu yoktur. Toplantıya katılabilecekler MKK dan alınacak listeye göre belirlenir. Kitlesel temsil hukuk sistemimize girmiştir. Elektronik ortamda da katılım mümkündür. Proxy kabul edilmiştir. Şirketler genel kurulların yapılışına ilişkin iç yönerge hazırlamak zorundadır. Ses ve görüntü aktarımı! 7
YENİ TTK ÖRNEK SÜRELER 29 Ocak 2012 06 Şubat 2012 15 Mart 2012 29 Mart 2012 30 Mart 2012 8
KATILIM YÖNTEMLERİ ASLEN KATILIM Fiziki Katılım EGKS (Elektronik Yöntem ) VEKİL TAYİNİ 1. Noter Kanalıyla 2. EGKS üzerinden (Bizzat Kendisi EGKS ye bağlanarak) 3. Aracı Kuruluşu kanalıyla Aracı kuruluş tevdi temsilcisi olarak oy hakkını EGKS üzerinden kullanabilecek veya; Aracı kuruluş tevdi temsilcisi sıfatıyla bir çalışanını veya üçüncü kişiyi yetki belgesi vererek fiziken genel kurula yollayabilir 9
TEMSİLCİ/VEKİL TAYİNİ I NOTER BASILI EVRAK HÜKÜMET KOMİSERİ İNCELER ONAY FİZİKİ OY (Belge sunacak) II EGKS PAY SAHİBİ EGKS DE ELEKTRONİK VEKİL TAYİN EDER VEKİL EGKS BEYANI VAR VEKİL EGKS BEYANI YOK ELEKTRONİK OY FİZİKİ OY (Belge sunmayacak) III ARACI KURULUŞ ARACI KUR. EGKS DE TEVDİ TEMSİLCİSİ TANIMLAR EGKS BEYANI VAR EGKS BEYANI YOK ELEKTRONİK OY FİZİKİ OY (Belge Sunacak) 10
KATILIMCILARDAN NE TALEP EDİLECEK ASİL İÇİN FİZİKİ KATILIM (Asil/Temsilci) TC Kimlik Numaralı Belge VEKİL İÇİN EGKS den temsil yetkisi almışsa temsilci isterse fiziken katılabilir (Kimlik talep olunur temsil yetki belgesi istenmez) EGKS den temsil yetkisi verilmemişse kimlik ve temsil belgesi ibrazı zorunlu (çünkü listede adı yok) EGKS ÜZERİNDEN KATILIM (Asil/Temsilci) ŞARTLARI : ASİL - TEMSİLCİ Güvenli Elektronik İmza Sahibi Olmalı MKK e-yönet Portalı Üyesi Olmalı Elektronik Yöntemle Katılacağını EGKS ye Beyan Etmiş Olmalı Adı MKK dan Alınan Listede Mevcut 11
TOPLANTI ÖNCESİ 2 Kurumsal Temsilci Olmak/Göstermek İsteyenlerin Şirkete Başvurusu 1 TTK 428 Temsilci Çağrısı Temsilci Çağ. İletimi ŞİRKET 3 TTK 414 Gen. Kur. Çağrısı EGKS Genel Kur Çağ. İletimi SÜRELER (1) TTK 428 uyarınca genel kurul çağrısından 45 gün önce (2) TTK 428 uyarınca ilandan itibaren 7 gün içinde (3) TTK 414 uyarınca genel kuruldan iki hafta önce (4) Toplantıdan bir gün önce saat 21:00 a kadar Elektronik Katılım Beyanı / Temsilci Tayini 4 TTK 1527
TOPLANTI ANI OY/GÖRÜŞ OY/GÖRÜŞ SES VE GÖRÜNTÜ AKTARIMI OY GÖRÜŞ Elek. imzalı Halleri Hazirun Tutanak HOSTING FİRMASI GENEL KURUL Basılı Halleri 13
GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI 14
ŞİRKETLER NE YAPACAK? Ana sözleşmelerinin TTK nın 1527 nci maddesiyle uyumunun sağlanması EGKS de işlem yapacak yeterli sayıda personelinin EGKS kullanıcı eğitimlerini alması EGKS test ortamında sistemin kullanımına ilişkin test yapılması Toplantıların elektronik katılıma uygun (internet vb) alt yapıya sahip mekanlarda yapılması Temsil belgelerinin EGKS de süresi içinde incelenmesi Pay sahipleri listesinin MKK dan alınması (bir önceki gün 23:59 dan itibaren) İç yönergenin hazırlanması (TTK 419) 15
PAY SAHİPLERİ NE YAPACAK? TOPLANTI ÖNCESİ Güvenli elektronik imza sahibi olmalıdır. Elektronik Genel Kurul Sistemine kayıt olmalıdır. Toplantıya elektronik ortamda katılacağını bildirmelidir. EGKS sistemi üzerinden vekalet verebilir. TOPLANTI ANI Toplantının açılış saatinden önce elektronik genel kurul sistemine giriş yapmalıdır. Görüş ve önerilerini EGKS üzerinden genel kurul toplantısına gönderir. Fiziken katılanlarla birlikte eşanlı olarak oy kullanır. Temsilcisine hangi yönde oy kullanması gerektiğine ilişkin talimatını girer veya genel yetki verir. 16
EKRANLAR EGKS EKRANLAR ŞİRKET GENEL KURUL TANIMLAMA ŞİRKET KİTLESEL TEMSİLCİ TANIMLAMA GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI E-KATILIM EKRANI 17
ŞİRKET GENEL KURUL TANIMLAMA 18
ŞİRKET KİTLESEL TEMSİLCİ TANIMLAMA 19
GENEL KURUL ÇAĞRI EKRANI 20
PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI 21
PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI 22
GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI 23
E-KATILIM EKRANI 24
TEŞEKKÜRLER 25