1. AMAÇ: Bu yönetmelik, HAYDAN KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. MOTİF KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. TEKİLA KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. Şirketlerinin tüm birimlerinde çalışan personelin iş seyahatleri ile ilgili prensipler ve uygulamalar hakkında bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. 2. KAPSAM Bu yönetmelik yurt içi veya yurt dışına yapılacak tüm seyahatleri kapsar. 3. SORUMLULAR Bu yönetmeliğin uygulanmasından Mali İşler ve Finans Direktörlüğü sorumludur. 4. TANIMLAR 4.1 Şirket: HAYDAN KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. MOTİF KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. TEKİLA KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ Bu yönetmelik hükümlerine tabi şirketleri 4.2 Personel : HAYDAN KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. MOTİF KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. TEKİLA KUYUMCULUK SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ Bu yönetmelik hükümlerine tabi personeli 1
4.3 Gider Tanımları Yol giderleri; Uçak, tren, vapur ve otobüs ile yapılan seyahatlerde bu araçların bilet ücretleri Kiralık veya şahsi otomobil ile yapılan seyahatlerde yakıt giderleri Paralı geçiş ve otopark ücretleri, Şehir içi ve şehir dışı taksi ücretleri, Şirket malzemelerine ait bagajların nakli için ödenen ücret ve hamaliyeler tamamen karşılanır, şahsi ekstra bagaj ücretleri karşılanmaz. Yol giderlerine dâhildir. Konaklama giderleri; Gidilen mahaldeki konaklama giderlerini ifade eder. Yemek giderleri; Seyahat sırasında gidilen mahaldeki kahvaltı, öğlen ve akşam yemeklerini kapsar. Alkollü içki giderleri yemek ücretine dahil edilmez. Temsil ve Ağırlama giderleri; Personelin yapacağı işe göre yapabileceği temsil ve misafir ağırlamaya ilişkin giderlerini ifade eder. İletişim ve takip giderleri; Yüklenilen işin yerine getirilmesi için yapılan işe uygun telefon, faks, fotokopi, pul, kırtasiye, kargo, taksi vb. gibi zorunlu giderleri kapsar 5. REFERANS DOKÜMANLAR Organizasyon el kitabı İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı İş Kanunu 2
İş ödeneği talep formu Ödenek kapama formu Vize talep formu 6. UYGULAMA 6.1. Seyahat Planlama Şirkette Seyahatlerden önce planlama yapılır. Çalışanın kendisi tarafından yapılan 3 aylık ve yıllık olarak yapılan plan üst yöneticisi tarafında onaylanmalıdır. Çalışan seyahatini kendisi planlaması durumunda çalışan güvenliğini riske atmayacak şekilde düşük maliyetli alternatifi olan, iş uygulamaları ile uyumlu planlamalar yapmalıdır. Planlama yapılırken yol süreleri, güzergâh ve de ekonomi planlaması yapılır ve onaya sunulur. Tüm seyahat düzenlemeleri, uçak bileti, kiralık araba dâhil konaklama ve toplantılar idari işler ile koordineli asistanlar vasıtası ile yapılır. Seyahate gidecek personel seyahat planının onaylanmasına müteakip en az 15 gün önceden asistanlar vasıtası ile rezervasyonlarını yaptırır. 6.2. Seyahat Ödeneği Şirkette iş ve seyahat ödeneği uygulaması vardır. Görevli olarak yapılan iş seyahatleri giderleri, Personelin Seyahat Yönetmeliği ndeki esaslara uyması kaydıyla, İşveren tarafından karşılanır. Tüm seyahatler en az 15 gün önceden planlanır. Hem hazırlıkların yapılması ile etkin çalışma açısından hem de şirketin maliyet menfaati açısından rezervasyonların önceden yapılması gerekmektedir. Tüm otel rezervasyonları merkezden yapılmalıdır. Yurt Dışı Seyahat Ödeneği ; Bu seyahat ödeneği uçak, şehirlerarası ulaşım shuttle otobüs (hava alanı transfer) hariç olmak üzere yemek, şehir içi ulaşım ve telefon içindir 3
Bu seyahat ödeneği tam günler için 50 Euro dur. Seyahate gidiş ve geliş günleri için ise 25 Euro dur. Euro bölgesindeki ödemeler Euro olarak yapılır. Diğer ülkeler için 70 $ tam gün seyahate gidiş ve geliş günleri içinse 35 $ dolardır. Geliş ve gidişlerdeki yurt içi hava alanı ulaşımı bu harcırahın içinde olup ayrı olarak ödeme yapılmaz. Eğer seyahatte araç kiralanacak ise uygulanacak üst limit günlük max. 45 Euro dur. Araç kiralamalarda günlük kullanıma uygun lüks kategoride olmayan araçlar tercih edilmelidir mümkünse ve eğer var ise anlaşmalı kurumlar tercih edilmelidir. Aracın kiralandığı şehirden farklı bir şehir veya ülkede teslim edilmesi, kabul edilebilir bir uygulama değildir. Yurt içi seyahat ödeneği: Yukarıda belirtilen tüm şartlar yurt içi seyahatlerde de geçerli olup ödenekler günlük 50 TL dir. Şirket aracı tahsis edilemeyen durumlarda araç kiralama bedeli ayrı olarak hesaplanır ve üst limit 100 TL dir. Araç kiralamalarda günlük kullanıma uygun lüks kategoride olmayan araçlar tercih edilmelidir. Mümkünse ve eğer var ise anlaşmalı kurumlar tercih edilmelidir. Aracın kiralandığı şehirden farklı bir şehirde teslim edilmesi, kabul edilebilir bir uygulama değildir. Antalya iline görevli gidecek personel, yer bulunması halinde lojmanda, bulunmaması halinde otelde konaklar. Yurt içi seyahatlere çıkan personel Multinet kart kullanarak anlaşmalı otellerde konaklamalıdır. Şirket menfaatine olan durumlarda nakit ödeme ile konaklama yapılabilir. Eğer yurt içinde seyahat edecek personele araç tahsis edilmemiş ise ulaşım ücretleri ayrı olarak hesaplanır. 6.3. Genel kurallar Seyahatler hafta sonuna denk gelebilir. Bunun için ekstra bir ücret ödemesi yapılmaz ve izin kullandırılmaz. Eğer seyahat dönüşü Pazar gününe denk geliyorsa üst yöneticisinin onayı ile ertesi gün izin kullandırılabilir. Personel Anlaşmalı çalıştığımız acenteler vasıtasıyla tespit edilen ve/veya merkezden rezervasyonu yapılmış otellerde konaklar. 4
Şirketin belli ve büyük firmalarla anlaşması bulunmaktadır. Anlaşmalı olduğumuz hava yollarında mil kartları kullanılacaktır. Hava yollarıyla yapılan seyahatlerde toplanan miller şirket seyahatlerinde kullanılır. Yurt Dışı çıkış harcı şirket tarafından karşılanır. Seyahatlerde seyahate çıkan personel kendisine verilen cep telefonu ve bilgisayarını yanında bulundurmak zorundadır. Mümkünse internet ortamında görüşmeler yapılmalıdır. Şirketten yapılan aramalarda karşı taraf eğer internette ise bu yol kullanılmalıdır. Olabildiğince gidilen ülkenin cep telefonu hattı satın alınır ve aramalar bu hat üstünden yapılır. İhtiyaç olmadıkça Türk mobil hattı kullanılmaz. Türk mobil hattı ile yurt dışında internete girilmemelidir. Şirket için ve şahsi olarak yapılan görüşmeler ayrılmalıdır. Şahsi görüşmeler şirketçe karşılanmayacaktır. Yurt dışı seyahatlerde birden fazla kişi seyahate gidiyor ise her bir kişiye ayrı olarak ödenek verilir. Herkesin ayrı ayrı avans kapamaları ve hesaplarını teslim etmeleri istenir. Fatura ve fişsiz ödemeler yapılmaz ancak bazı istisnai durumlarda bazı harcamaların bir dökümü tutulup bildirilmesi halinde ödeme yapılabilir. Görevi gereği olsun veya olmasın yurtdışında bir ülkeye ilk defa seyahat yapacak personelimize 100 dolar ekstra ödeme yapılır. Bu uygulama ilk gidilen tüm ülkeler için geçerlidir. Ancak görev tanımı gereği sürekli yurtdışına gidip gelen personelimiz bu ödemeden bir daha yararlanamayacaktır. Şirket her türlü harcamayı kontrol etme yetkisine sahiptir. Seyahat dönüşü şirkete gelindiği ilk gün harcama listesinin ve hesap teslimin yapılması gereklidir. 6.4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR 6.4.1. Görevin Yapılmasında Yükümlülük Personel; İş Hukuku Mevzuatı, İş Sözleşmesi, Personel Yönetmeliği, iç yazışma talimatları ve duyuruları, Organizasyon El Kitabı ile tanımlanan görevlerini ve şirket çalışma İlkeleri ni özenle yerine getirmek, 5
Yetkili organlar ve yöneticiler tarafından verilecek talimatlara uygun hareket etmek, Şirket yararlarına uygun davranmak, Şirket e maddi, manevi zarar verecek davranışlardan kaçınmak zorundadır. Seyahate giden personel kendisi ile ilgili sorumluluğun tüm seyahat boyunca şirkete ait olduğunun bilinci ile şirket vizyon ve misyonuna uygun şekilde davranmalıdır. Yurtdışı seyahat dönüşü mesai saatlerine denk gelmesi halinde personelin yanında değerli ve teslim etmesi gereken bir şey yok ise şirkete gelinmesine gerek yoktur. Seyahatlerde dönüş saati personelin yanında ürün varsa şirkete teslim edilecek şekilde ayarlanır.(diğer madde hükümleri saklıdır). 6.4.2. Gizlilik Sektörel özellikler de dikkate alınarak tüm çalışanların gizlilik ilkesine uyması gerekir. Özellikle şirket dışı üçüncü şahıslara ticari sırlar ve gizli bilgiler ( akış şemaları, muhasebe veya finansal bilgiler, ücret bilgileri, pazarlama bilgileri, iş planları ve iş stratejileri, anlaşmalar, araştırmalar, müşteriler, vb.) aktarılmamalıdır. 6.4.3. Belge ve Araçların Korunması Şirket Personeli, görevin yerine getirilmesi için kendilerine verilen her türlü araç, gereç, demirbaşı en iyi şekilde kullanmak ve bunlara kusurlu davranışlar sonucunda vereceği zararı tazminle sorumludur Ürün ile seyahate giden personel güvenliğini sağlamakla da yükümlüdür. Bunun için her türlü tedbiri almalı ve aldırmalıdır. 7. RAPORLAMA Her seyahat dönüşünde personel seyahat raporunu en kısa ve makul sürede yönetime ve ilgili yöneticiye sunmalıdır. Her 3 ay, 6 ay ve yıllık değerlendirmelerini ve planlamalarını belirtilen tarihlerde hazırlamalıdır. 6