İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANLIĞI
İçindekiler SUNUŞ... 2 I- GENEL BİLGİLER... 3 A. Misyon ve Vizyon... 3 1.Misyon (Özgörev)... 3 2.Vizyon (Özgörüş)... 3 B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 3 1.Yetki... 3 2.Görev... 4 3.Sorumluluk... 4 C. Birime İlişkin Bilgiler... 5 1-Fiziksel Yapı... 5 1.Taşınmazlar... 5 2.Teşkilat Şeması... 6 3.Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 6 4.İnsan Kaynakları... 7 5. Sunulan Hizmetler... 8 II-AMAÇ VE HEDEFLER... 10 A. Birimin Amaç ve Hedefleri... 10 1.Stratejik Amaç ve Hedefler... 10 III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 10 A. Mali Bilgiler... 10 1.Bütçe Uygulama Sonuçları... 10 2.Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar... 11 3.Mali Denetim Sonuçları... 11 B. Performans Bilgileri... 11 IV.KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 12 A. Üstünlükler... 12 B. Zayıflıklar... 12 C. Değerlendirme... 12 V-ÖNERİ VE TEDBİRLER... 12 VI.İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI... 13 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI EK TABLOSU... 14 1
SUNUŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu mali yönetimine, İdarelerin kurumsal yönetim, risk yönetimi ve iç kontrol süreçlerini değerlendiren Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanımı konusunda güvence (denetim) ve danışmanlık hizmeti sağlayan iç denetim faaliyeti dâhil olmuştur. İç denetim, Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartları esas alınarak İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen Kamu İç Denetim Standartlarına uygun olarak yürütülmektedir. İç kontrol süreçleri ile kurumsal ve risk yönetimi sistemlerinin yeterli ve etkin bir şekilde oluşturulup oluşturulmadığı ve etkili olup olmadığı hususlarında değerlendirme ve önerilerde bulunan iç denetim birimleri, idarelerde üst yöneticilerin yönetim ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmesinde önemli bir yardımcıdır. Etkili bir iç denetim faaliyetinin hem üst yönetimle hem de denetlenen birim yöneticileriyle yeterli ve sağlıklı bir iletişim içerisinde bulunulması ve paydaş beklentilerini dikkate alan bir anlayış içinde faaliyet gösterilmesi ile mümkün olacağını düşünüyoruz. Bu düşünce çerçevesinde, iç denetim birimi olarak, kurum kaynaklarının ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla, denetim ve danışmanlık faaliyetleri ile üniversitemiz çalışmalarına değer katmanın ve geliştirmenin gayreti içerisinde olduğumuzun bilinmesini isteriz. İç Denetim Birimi Başkanlığı Birim Faaliyet Raporunda yer alan bilgiler, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin doğruluk ve tarafsızlık ilkesi gereğince doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olarak raporlanmıştır. Şükrü MAKARACI İç Denetim Birimi Başkanı 2
I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon 1.Misyon (Özgörev) Araştıran, öğrenen, çözümleyen, öncü, girişimci ve değerlere bağlı bireyler yetiştirmek; bilimsel araştırmaların niteliğini ve yenilikçi özelliğini artırmak; paydaşlara üst düzeyde hizmet sunmaktır.(üniversitemiz misyonu) Üniversitemiz kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması için, yönetim ve kontrol yapıları ile mali işlemlere ilişkin karar ve tasarrufların sistemli, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirmek, tespit edici, önleyici ve yönlendirici önerilerde bulunmak, üniversitemiz faaliyetlerine değer katmak ve geliştirmek suretiyle amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmaktır.(başkanlığımız misyonu) 2.Vizyon (Özgörüş) Bilim ve teknolojide yeniliğin, eğitim ve öğretimde niteliğin, hizmette paydaş memnuniyetinin üst düzeyde olduğu, özenilen bir üniversite olmaktır..(üniversitemiz vizyonu) Tarafsız ve bağımsız olarak, doğruluk ve sorumluluk duygusuyla görevini en iyi şekilde yapan, görevin gerektirdiği donanım ve tecrübeye sahip, ulusal ve uluslararası standartlara uygun denetim ve danışmanlık faaliyetleri sunan bir birim olmak. (Başkanlığımız vizyonu) B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar 1.Yetki 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu iç denetimi; Kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için Kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan Bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyeti olarak tanımlamıştır. 5018 sayılı Kanundan alınan yetki ile yürütülmekte olunan iç denetim faaliyetinde; İdarenin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin Risk yönetimi çerçevesinde Yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi amaçlanmış olup, Denetim yaklaşımında da kamu ve uluslararası iç denetim standartlarına uygun davranılması esastır. İç denetçiler tarafından yapılan iç denetim faaliyetinin yönetilmesi için İç Denetim Koordinasyon Kurulunun uygun görüşü ile doğrudan üst yöneticiye bağlı iç denetim birimi başkanlıkları kurulabilecektir. 3
2.Görev 5018 sayılı Kanun, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve İç Denetim Yönergesi hükümleri çerçevesinde İç Denetim Birimi Başkanlığının görevleri aşağıdaki gibidir. a) Risk analizlerine dayalı iç denetim plan ve programlarını hazırlamak ve Rektörün onayına sunmak. b) Denetim plan ve programlarının uygulanmasını sağlamak, denetim ve danışmanlık faaliyetlerinin yürütmek. c) Üniversitenin risk yönetimi, iç kontrol ve yönetim süreçlerinin etkinlik ve yeterliliğini değerlendirmek. ç) İç denetim faaliyetleri sırasında tespit edilen veya Başkanlığa intikal eden inceleme veya soruşturma yapılmasına gerek duyulan hususları Rektörün bilgisine sunmak. d) İç denetim faaliyetlerinin sonuçlarını izlemek. e) İç denetim faaliyetlerinin değerlendirilmesi, iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygun olarak yürütülmesi ve iç denetim faaliyetlerinin geliştirilmesi için kalite güvence ve geliştirme programı oluşturmak, uygulamak ve geliştirmek. f) Kalite güvence ve geliştirme programı çerçevesinde yapılan değerlendirme sonuçlarını Rektöre sunmak. g) Yıllık iç denetim faaliyet raporunu hazırlamak ve Rektöre sunmak. ğ) İç denetçilerin bilgi, yetenek, tecrübe ve mesleki yeterliliklerini geliştirmeye yönelik gerekli imkânları sağlamak. h) Yönergeyi ve işlem süreçlerini hazırlamak ve geliştirmek. ı) İç denetim faaliyetlerinin sonuçları hakkında Rektöre belirli aralıklarla bilgi sunmak, iç denetim alanındaki gelişmeler ve iyi uygulamalar konusunda Rektörü bilgilendirmek. i) Denetim raporlarının, raporlama standartları ile belirlenen usul ve esaslara uygunluğunu kontrol etmek. 3.Sorumluluk İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve İç Denetim Yönergesinde iç denetim faaliyetini yürüten iç denetçilerin sorumlulukları aşağıda olduğu gibidir. a) Mevzuata, iç denetim yönergesine, denetim ve raporlama standartlarına ve etik kurallara uygun hareket etmek. b) Mesleki bilgi ve becerilerini sürekli olarak geliştirmek. c) İç denetim faaliyetlerinde yetki ve ehliyetini aşan durumlarda iç denetim birimi başkanını haberdar etmek. ç) Verilen görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasına engel olan durumların bulunması halinde, durumu iç denetim birimi başkanına bildirmek. d) Denetim raporlarında kanıtlara dayanmak ve değerlendirmelerinde objektif olmak. e) Denetim esnasında elde ettiği bilgilerin gizliliğini korumak. 4
C. Birime İlişkin Bilgiler 1-Fiziksel Yapı 1.Taşınmazlar 1.1.1Mekânların Hizmet Alanlarına Göre Dağılımı Kapalı Alan I.C.1-1.1.2 Eğitim Sağlık Barınma Beslenme Kültür Spor Akademik Personel Çalışma Ofisi İdari Personel Çalışma Ofisi Depo, Arşiv, Tesis vb. Diğer Toplam Kapalı Alan Açık Alan 78,60 17,60 32,20 128,40 1.2 Hizmet Alanları I.C.1-1.4.1 Hizmet Alanları Ofis Sayısı Alan Kullanan Kişi Sayısı 2014 Yılında İyileştirme Yapılan Hizmet Alanı Sayısı 2014 Yılında İlave Yapılan Hizmet Alanı Sayısı 2014 Yılında Yapılan İyileştirme ve İlave Alanlarla İlgili Açıklama Akademik Personel Hizmet Alanları İdari Personel Hizmet Alanları 5 78,6 4 TOPLAM 5 78,6 4 0 0 1.3 Ambar ve Arşiv Alanları Ambar Alanları Adet Alan Arşiv Alanları 1 17,60 Depo, Hangar ve Çeşitli Tamirat Atölyeleri TOPLAM 1 17,60 I.C.1-1.6.1 2014 Yılında Yapılan İyileştirme ve İlave Alanlarla İlgili Açıklama 5
2.Teşkilat Şeması İç denetim mevzuatı gereğince iç denetim birimleri, doğrudan üst yöneticiye (Rektöre) bağlı olarak görev yapmaktadırlar. REKTÖR İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANI İÇ DENETÇİLER 3.Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1 Teknolojik Kaynaklar 3.1.1 Teknolojik Kaynaklar ve Diğer Kaynaklar Teknolojik Kaynaklar 2013 Yıl Sonu İtibariyle Teknolojik Kaynak Sayısı (Adet) 2014 Yılında Satın Alınan Teknolojik Kaynak Sayısı (Adet) I.C.1-3.1.3 2014 Yıl Sonu İtibariyle Teknolojik Kaynak Sayısı (Adet) Masaüstü Bilgisayar 3 0 3 Dizüstü Bilgisayar 5 0 5 Tablet Bilgisayar 0 0 0 Cep Bilgisayarı 0 0 0 Projeksiyon 1 0 1 Slayt Makinesi 0 0 0 Akıllı Tahta 0 0 0 Mikroskoplar 0 0 0 *Çok Fonksiyonlu Yazıcı 0 0 0 Yazıcı 5 0 5 Fotokopi Makinesi 1 0 1 Tarayıcılar 1 0 1 Faks 1 0 1 TOPLAM 17 0 17 6
4.İnsan Kaynakları I.C.1-4 Personel Sınıfı 2013 Yılı 2014 Yılı 2014 Yılının Önceki Yıla Göre Artış ve Azalışı (%) Akademik Personel Yabancı Uyruklu Akademik Personel İdari Personel 4 4 0% Sözleşmeli İdari Personel İşçi TOPLAM 4 4 0% 4.1 İdari Personel 4.1.1 İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı I.C.1-4.2.1 Hizmet Sınıfı Kadrosu Biriminizde Olan Personel Sayısı Fiilen Çalışan Personel Sayısı K E Toplam K E Toplam Genel İdari Hizmetler 0 4 4 0 4 4 Teknik Hizmetler Sınıfı 0 0 Sağlık Hizmetleri Sınıfı 0 0 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı 0 0 Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 0 0 Din Hizmetleri Sınıfı 0 0 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 0 0 TOPLAM 0 4 4 0 4 4 4.1.1.1 İdari Personelin Unvana Göre Dağılımı Unvan Dağılımı Mevcut Kadrolar Dolu Kadrolar İç Denetçi 5 4 4 TOPLAM 5 4 4 4.1.2 İdari Personelin Eğitim Durumu I.C.1-4.2.1.1 Fiilen Görev Yapanlar İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans I.C.1-4.2.3 Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı 4 Yüzde 100,00% 7
4.1.3 İdari Personelin Hizmet Süresi Kişi Sayısı 1 Yıldan Az 1 5 Yıl 6 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 25 Üzeri 26-30 Yıl 1 2 1 Yüzde 25,00% 50,00% 25,00% I.C.1-4.2.4 31 Yıl ve Üzeri 4.1.4 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı I.C.1-4.2.5 20 Yaş altı 21-30 Yaş 31-40 Yaş 41-50 Yaş 51-60 Yaş 60- Üzeri Kişi Sayısı 1 1 2 Yüzde 25,00% 25,00% 50,00% 4.1.5 Diğer Pozisyonlarda Çalışan Personel Sayıları Başkanlığımızda başka statü ve unvanda çalışan personel bulunmamaktadır. 5. Sunulan Hizmetler 5.1 İdari Hizmetler Başkanlığımız 2014 yılı İç Denetim Programı kapsamında denetim (güvence) ve danışmanlık faaliyetinde ve denetim programı dışında da Rektörlük Makamının talepleri doğrultusunda inceleme-araştırma faaliyetlerinde bulunmuştur. Bu faaliyetlerden 2014 yılında sonuçlananların özet bilgileri raporun alt bölümünde gösterilmiştir. 5.1.1 Diğer Alım Türlerine İlişkin Veriler Alım Türü Doğrudan Temin 4734/22-d Alım Sayısı Pazarlık Usulü 4734/21-f İhalelerin Tutarı (TL) Alım Sayısı İhalelerin Tutarı (TL) I.C.1-5.3.2 Mal Alımı (03.2-03.7-06.1) 0,00 TL 0,00 TL Hizmet Alımı (03.5) 1,00 7.080,00 TL 0,00 0,00 TL Yapım İşi (03.8-06.5-06.7) 0,00 TL 0,00 TL TOPLAM 1,00 7.080,00 TL 0,00 0,00 TL 8
6.Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 6.1 İç Denetim Birimi Başkanlığının 2014 Yılı Denetim Faaliyetleri I.C.1-6.2 DENETLENEN BİRİM DENETİM TÜRÜ DENETİM ALANLARI ÖNEM DÜZEYİNE GÖRE BULGU SAYISI YÜKSEK ORTA DÜŞÜK TOPLAM BULGU SAYISI Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Sistem Anaokulu ve Sahne Konferans Gelirleri 2 2 SKS Kantinler Ticari İşletmesi Sistem Kantin Gelirleri 2 2 Sosyal Tesisler İşletmesi Sistem Otopark, Konaklama, Lokanta, Salon Gelirleri 1 3 4 Uzaytem Sistem Planetaryum Gelirleri 2 1 3 Yaşar Doğu Spor Bilimleri Fak.Döner Sermaye Alt İşletmesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Sosyal Tesisler İşletmesi(Konukevi) Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Sistem Yüzme Havuzu ve Spor Saha Gelirleri 4 1 5 Sistem İnceleme/ Uygunluk İnceleme/ Uygunluk İnceleme/ Uygunluk İnceleme/ Uygunluk İnceleme/ Uygunluk Otomasyon Programları ile Kullanıcı Yetki ve Parola İşlemleri Bakım Onarım İşlerinde İhale Mevzuatına Uyum Kamu Zararı Sorumluluğu Kamu Zararı Sorumluluğu Yatarak Tedavi Gören Hastalara Düzenlenen Reçetelerde Zarar ve Sorumluk Taşınmaz Varlıklarının Korunması 5 9
6.2 2014 Yılı Dış Denetim Verileri Başkanlığımız nezdinde dış denetim faaliyeti yapılmamıştır. II-AMAÇ VE HEDEFLER A. Birimin Amaç ve Hedefleri 1.Stratejik Amaç ve Hedefler Üniversitemiz 2014-2018 II. Stratejik Planında Birimimizin sorumlu tutulduğu Stratejik Amaç ve Hedef bulunmamaktadır. III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1.Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1 2014 Yılı Bütçe Uygulama Sonuçları III.A.1-1 Tertip Başlangıç Ödeneği KBÖ Eklenen Düşülen Yıl Sonu Toplam Ödeneği Yıl Sonu Harcaması Yılsonu Kalan Toplam Ödeneğin Harcama Yüzdesi 38.22.09.01-09.9.9.03-2-01.1 358.000,00 0,00 116.600,00 241.400,00 230.328,90 11.071,10 95% 38.22.09.01-09.9.9.03-2-02.1 50.000,00 0,00 0,00 50.000,00 39.397,00 10.603,00 79% 38.22.09.01-09.9.9.03-2-03.2 5.000,00 0,00 5.000,00 0,00 0,00 0,00 38.22.09.01-09.9.9.03-2-03.3 8.000,00 0,00 0,00 8.000,00 4.849,92 3.150,08 61% 38.22.09.01-09.9.9.03-2-03.5 12.000,00 0,00 2.000,00 10.000,00 7.080,00 2.920,00 71% TOPLAM 433.000,00 0,00 123.600,00 309.400,00 281.655,82 27.744,18 91% 10
2.Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 2.1.Mal ve Hizmet Alımına İlişkin Veriler 2.1.1 Yolluklara İlişkin Veriler 2.1.1.1.Yurtiçi Yolluk Giderlerine İlişkin Veriler III.A.2-1.1.1 Sıra No Açıklama 2014 Yılı 1 Yurtiçi Geçici Görevlendirme Sayısı 11 2 Yurtiçi Geçici Görev Süresi (Gün) 42 3 Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu Alan Personel Sayısı 0 2.2. 2014 Yılında Toplantı, Konferans ve Eğitime Gönderilen Personele İlişkin Veriler Veri Açıklaması Yurt içi seminer, konferans, eğitim vb. toplantılara gönderilen idari personel sayısı. Hizmet içi eğitime katılan idari personel sayısı. Hizmet içi eğitime katılan idari personel eğitim süresi. 1.Üç Aylık Veri 2.Üç Aylık Veri 3.Üç Aylık Veri III.B.1-2.1 4.Üç Aylık Veri 1 4 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 3.Mali Denetim Sonuçları Başkanlığımız nezdinde bir denetim yürütülmemiştir. B. Performans Bilgileri Başkanlığımız 2014 Performans Programı kapsamında, sorumlu birimler arasında yer almamaktadır. 11
IV.KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler Görev yapan İç denetçilerin güçlü bir denetim kültürü ve tecrübesine sahip olmaları. Üst yönetici, birim yöneticileri ve kurum çalışanlarıyla kolayca iletişim kurulabilmesi. Üst yönetimin iç denetime olumlu yaklaşımı. İç Kontrol Sisteminin geliştirilmesinde üniversitemizin bulunduğu aşama. B. Zayıflıklar Kurum birim yöneticilerinin iç denetim faaliyetlerinin planlanması aşamasına iletişim kanalları açık olmasına karşın yeterince katkı vermemeleri. Üniversitemizin bünyesinde daha önce teftiş ve denetim birimi bulunmaması nedeniyle denetim kültürünün zayıf olması ve denetime çekingen yaklaşılması. C. Değerlendirme İç denetim faaliyetinin üniversitemizin amaç ve hedeflerine ulaşılmasında etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde planlanması ve yürütülebilmesinin, ancak, üst yönetim, birim yöneticileri ve tüm çalışanların sürece katkı vermesi ve katılımı ile mümkün olacağını düşünüyoruz. V-ÖNERİ VE TEDBİRLER İç denetim yazılımının etkili ve etkin kullanımının önündeki engellerin kalkması ve tüm kurum çalışanları ile iç denetim sürecine katkı-katılım noktasında birlikteliğin sağlanması ile birlikte daha etkili bir iç denetim faaliyeti yürütülebilecektir. HAZIRLAYAN Adı ve Soyadı Unvanı :Şükrü MAKARACI :İç Denetim Birimi Başkanı Telefonu :7047 İmza : 12
VI.İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmelere dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Samsun, 21/01/2015 Harcama Yetkilisi Şükrü MAKARACI İç Denetim Birimi Başkanı 13
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI EK TABLOSU Harcama Yetkilisi Göreve Başlama Tarihi (Gün/Ay/Yıl) Görevden Ayrılma Tarihi (Gün/Ay/Yıl) İmza Ali İŞLEYEN 01.01.2014 13.11.2014 14