2008 YILI KARAMANOĞLU MEHMETBEY ÜNİVERSİTESİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 2008 YILI KARAMANOĞLU MEHMETBEY ÜNİVERSİTESİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU

2 BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU... 3 I- GENEL BİLGİLER... 4 A. Misyon ve Vizyon... 4 B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 4 C. İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER...11 A. İdarenin Amaç ve Hedefleri B. Temel Politikalar ve Öncelikler C. Diğer Hususlar III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER...12 A- Mali Bilgiler Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Mali Denetim Sonuçları Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ...13 A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

3 BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU Üniversitemiz tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 5662 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilat Kanununda ve Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye Ekli cetvellerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun 7 inci maddesi ile 2809 sayılı Kanuna eklenen Ek 72 inci maddesine göre kurulmuştur. Rektörümüz Prof. Dr. Sabri GÖKMEN in tarihinde göreve başlamasıyla birlikte Personel Daire Başkanlığımız teşkilat yapısını oluşturmaya başlamıştır yılı sonu itibariyle çalışan sayımız 3 e ulaşmış olup, yapılanmasına devam etmektedir. Birimimiz yeni kurulduğundan 2008 yılı içerisinde hazırlanmış ve Bakanlar Kurulunca onaylanmış bütçemizin büyük bir kısmı harcanamamıştır. Bilgilerinize arz ederim. Ömer DOĞAN Personel Daire Başkanı 3

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Misyonumuz çağdaş ve modern yönetim ilkeleri çerçevesinde, akademik ve idari personelimizin gereksinimlerini gözeterek personelin özlük işlemlerini yerine getirmek, eğitim programları ile personeli geliştirmeye yönelik çalışmalar yaparak topluma ve insanlığa hizmet etmektir. Vizyon Başkanlık olarak Vizyonumuz; İnsanı öne çıkaran iyi bir ortam oluşturarak ve konulara uzmanca yaklaşarak Akademik ve İdari personele en iyi hizmetleri sunmaya çalışmak, mevcut insan kaynağı potansiyelinin artırılması, çalışanlar arasında uyumlu ve güçlü ilişkilerin geliştirilmesi, takım ruhuna sahip, değişimlere ve teknolojik gelişmelere açık ve hızla ayak uyduran aktif, süratli, adaletli ve güven veren güçlü bir birim olarak görevlerimizi yerine getirmektir. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Genel bir ifadeyle Başkanlığımızın görevleri; 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. maddesinde belirtilen hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için personel kaynaklarının en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile ilgili yönetmelikler çerçevesinde görev yapan idari ve akademik personelin; atama, özlük ve emeklilik işlemlerini yürütmek, idari personel için hizmet içi eğitim programlarını uygulamaktır. Bu görevleri aşağıdaki gibi maddeler halinde sıralayabiliriz. 1- Dairede çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, işbölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme ve hizmet içi eğitimi sağlamak. 2- Üst yönetim ve ilgili mevzuatlarda belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler doğrultusunda yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesiyle ilgili politikaların uygulanmasını sağlamak ve personeline bu konuda açıklamalarda bulunmak. 3- Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak. 4- Üniversite personelinin atama, özlük ve emeklilik işleriyle ilgili işlemleri yapmak. 4

5 5- İdari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek ve uygulamak. 6- Üniversite çalışanlarıyla ilgili açılan disiplin soruşturmaları için gerekli işlemlerin yürütülmesini sağlamak. 7- Dairede görevlendirilecek kişilerin seçimlerini yaparak, ilgili yasa ve yönetmelik uyarınca atamalarının yapılmasını genel sekreterlik kanalıyla rektörlüğe önermek. 8- Astlarının liyakat değerlendirmesini yapmak (tezkiyelerini düzenlemek), gerektiğinde terfi, taltif önerilerini amirine sunmak, problemlere görev kapsamı dahilinde çözüm bulmaya çalışmak, iş disiplinini ve onaylanan disiplin cezalarının uygulanmasını sağlamak. 9- Birim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde kullanılan gerekli araç, gereç, malzeme vb. ihtiyaçları belirlemek ve temini için gerekli çalışmaları yapmak. 10- Personelin işlerini yürütmesinde kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, kararname ve diğer mevzuatın birimde bulundurulmasını ve herkes tarafından uygulanmasını sağlamak. 11- Geçici olarak görevinden ayrılması halinde yerine vekalet edecek kişiyi belirlemek ve amirine önermek. 12- Sözleşmeli çalışacak personelin yasa gereği her yıl hazırlanması istenilen hizmet sözleşmeleri nin düzenlenmesini yürütmek. 13- Kurum personel kadrolarının personel politikasına uygun olarak hazırlanmasını ve onaylandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. 14- Üniversite bünyesinde yapılacak iş ve işlemlerdeki gizlilik gerektiren konularda gerekli hassasiyeti göstermek. 15- Akademik personelin ders ve benzeri kurum dışı görevlendirmelerini gerçekleştirmek. 16- Kurum personelinin sicil raporları ile ilgili işlemlerin düzenli ve eksiksiz olarak yerine getirilmesini sağlamak. 17- İlgili yasalara göre kurumda çalışması gereken belirli sayıda sakat ve hükümlü personel alınması için gerekli çalışmaları yürütmek. 18- Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yürütmek. 5

6 C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Üniversitemiz yeni kurulduğundan Rektörlüğümüzdeki diğer birimler gibi, Personel Daire Başkanlığımızında kendine ait bir yeri olmamakla birlikte, geçici olarak İktisadi ve idari Bilimler Fakültesi binasının son katında hizmet vermektedir Hizmet Alanları İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı Çalışma Odası Çalışma Odası Toplam Arşiv Alanları Arşiv Sayısı: 1 Adet Arşiv Alanı: m2 2- Örgüt Yapısı Başkanlığımız daire başkanı, 1 şube müdürü ve 1 şef olmak üzere toplam 3 personel ile hizmet vermektedir. Birimimiz yeni yapılanma aşamasında olup yeni gelen personellerle birlikte her geçen gün daha iyi duruma gelmekte ve kurumsallaşmaktadır. 6

7 BİRİM TEŞKİLAT ŞEMASI Personel Dairesi Başkanlığı Şube Müdürü Şef 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.2- Bilgisayarlar Masa üstü bilgisayar Sayısı : 2 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı: 1 Adet 3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Yazıcı 2 Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) 7

8 4- İnsan Kaynakları 4.7- İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam Birimde Görevlendirilen İdari Personel (13/B) ve Başka Birimde Görevlendirilen İdari Personel (13/B) Başka Birimden Gelen İdari Personel Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde % 33,3 % 33,3 % 33,33 8

9 4.9- İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 2 Yüzde % 33,3 % 66, İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 1 2 Yüzde % 33,3 % 66, İşçiler 5- Sunulan Hizmetler 5.1- Eğitim Hizmetleri 5.2- Sağlık Hizmetleri 5.3-İdari Hizmetler 1-) Akademik Personelin; - Atama, yükselme, nakil, çekilme, emeklilik işlemleri - Askerlik, disiplin, izin, hastalık, sicil, intibak, terfi işlemleri - İdari görev atama işlemleri - Görev süresi takip işlemleri - Öğretim elemanlarının alımı için ilan işlemleri - Akademik kadro takip işlemleri sayılı kanun gereğince alınan akademik personel işlemleri - Yurtdışı, yurtiçi, yolluklu, yevmiyeli görevlendirmeler /b-4 maddesi uyarınca görevlendirmeler - Kongre, konferans, panel, sempozyum duyuruları ve görevlendirmeleri sayılı kanun 33. ve 35. maddeleri uyarınca lisansüstü eğitim yapan araştırma görevlilerinin takip işlemleri 9

10 - Kurumiçi ve kurumdışı personelle ilgili her türlü yazışmalar - Bilgisayar ortamında personel bilgi takip işlemleri 2) İdari Personelin; - Atama, yükselme, nakil, çekilme, emeklilik işlemleri - Askerlik, disiplin, izin, hastalık, sicil, intibak, terfi işlemleri - İlk defa atanan personelin adaylık, temel ve hazırlayıcı eğitim işlemleri - İdari kadro tenkis tahsis ve takip işlemleri - Yurtdışı, yurtiçi, yolluklu, yevmiyeli görevlendirmeler /b-4 maddesi uyarınca görevlendirmeler - Kurumiçi ve kurumdışı personelle ilgili her türlü yazışmalar - Bilgisayar ortamında personel bilgi takip işlemleri 5.4-Diğer Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Personel Daire Başkanlığı, Başkanın yönetiminde Üniversitemizin tüm akademik ve idari personellerinin özlük ve sosyal hakları ile diğer konulardaki yazışmalarının ve çalışmalarının yapılmasından sorumludur. Bu çalışmalar yapılırken işlemlerin sağlıklı yürütülmesi açısından kontrol sistemi sürekli işletilmektedir D- Diğer Hususlar 10

11 II- AMAÇ ve HEDEFLER Başkanlığımız, Rektörlüğümüz Genel Sekreterliğine bağlı 8 Daire Başkanlığından biri olup üzerine düşen görevleri; insanı ön plana çıkaran hizmet odaklı, güvenilir, işbirliğine açık, katılımcı, paylaşımcı, hesap verilebilirlik, sorumluluk bilinci taşıyan, yasalara bağlı, emeğe saygılı, ekip ruhuna sahip ve özverili şekilde yapmayı, belirlediği hedeflere bu yollarla gitmeyi amaç edinmiştir. A. İdarenin Amaç ve Hedefleri Amaçlar Sahip olduğumuz birikimlerimizi personelimizin ihtiyaçları ve beklentileri doğrultusunda kullanarak, eski ve yeni personellerimizi hızlı bir şekilde eğitmek ve yetkin hale getirmek, özellikle bilgi teknolojilerini kullanma becerilerinin geliştirilmesine yönelik hizmet içi eğitimi programlarının ve buna ilave olarak gerekli eğitim, bilgi ve tecrübeye sahip idari personellerimiz için görevde yükselme sınavlarını yaparak personelimizin bu yöndeki beklentilerini karşılamaktır. Hedefler Din, dil, ırk ayrımı gözetmeksizin verilen hizmetlerde çağın gereklerine uygun, bilgi teknolojisini kullanarak problemleri en kısa sürede çözüme kavuşturan, topluma ve bireylere en iyi hizmeti sunmayı amaç edinen, özgüven ve sorumluluk duygusuna sahip, demokratik değerleri benimsemiş, milli kültürümüzü özümsemiş, yeni fikirlere açık, her kademede kendisini yenileyebilen, Atatürk ilke ve inkılâplarına bağlı personel yetiştirmektir. B. Temel Politikalar ve Öncelikler İnsan kaynaklarımızın araştırma ve geliştirmeye yönelik daha iyisini nasıl yapabilirim mantığını öne çıkarmak, çalışanlar arası iletişim ve bütünleşmeyi sağlayarak yasalar çerçevesinde daha verimli ve yararlı işlere imza atmak temel politikamızdır. C. Diğer Hususlar 11

12 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri 2007 SERBEST ÖDENEK TOPLAMI (A) 2007 GERÇEKLEŞME TOPLAMI (B) GERÇEKL. ORANI (B/A*100) YTL YTL % Personel Giderleri 0,00 0,00 0,00 SGK Devlet Primi Giderleri 200,00 0,00 0,00 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 5.000,00 0,00 0,00 Yolluklar , ,80 0,051 Hizmet Alımları 2.500,00 0,00 0,00 Tedavi ve Cenaze Giderleri ,00 0,00 0,00 Görev Zararları ,00 0,00 0,00 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Başkanlığımız 2008 yılı başlangıç ödeneği ,00 TL iken, serbest ödeneğimiz ise TL dir. Bunun 1.478,80 TL si harcanmış olup blok ödenekle birlikte toplam ,20 TL harcanmamış ödeneğimiz kalmıştır. Başkanlığımız aktif olarak 2008 yılı sonlarına doğru kurulduğundan yıl bütçesinden sadece Yolluklar tertibinden harcama yapılmıştır. 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar 12

13 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ Üniversitemiz ve Başkanlığımız yeni kurulduğundan henüz yeterli personel seviyesine ulaşamamıştır. A- Üstünlükler Üniversitemiz yeni kurulmuş olmasına rağmen Personel Dairesinde görev yapan personelin eğitim düzeyinin yüksek olması, Şeffaf, paylaşımcı ve değişime açık, insan kaynaklarına saygılı olması, Diğer birimler ile güçlü bir işbirliği içerisinde olması, Hiçbir menfaat ve çıkar beklemeksizin verilen hizmetleri yerine getirirken daima güler yüzlü, hoşgörülü, özverili olması, Mevcut iş disiplinine, kanun, yönetmelik ve ilgili mevzuata uygun hareket etmesi, Birimimiz elemanlarının çalışkan ve dinamik olmaları, Yeni gelişen teknolojiyi iyi kullanmaları B- Zayıflıklar Üniversitemizin yeni kurulmuş olması nedeniyle nitelikli yeterli sayıda personelin bulunmaması, Personel bilgilerinin işleneceği bilgisayar programının hizmete sokulamaması, Rektörlük binasının henüz tamamlanamaması Yeterli seviyede kurumsallaşma sağlanamaması C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 5018 sayılı yasa gereğince birimimizde bu kanunla ilgili görevleri yapacak personele hizmetiçi eğitim verilmesi gerekmektedir. Çalışan personelin memnuniyeti açısından yeterli fiziki mekan temin edilmesi ve personele geliştirici hizmetiçi eğitimin verilmesi gerekmektedir. Birimimiz kendini yetiştirmiş yeni personellerle desteklenmelidir. 13

14 Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. ( KARAMAN) Ömer DOĞAN Personel Daire Başkanı 14