Namık Kemal Üniversitesi Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları 2008 yılı Çıktıları Ön Raporu Namık Kemal Üniversitesi (2009) Namık Kemal Üniversitesi Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları 2008 yılı Çıktıları Ön Raporu, Sürüm No. 1.0, Mart 2009, 10 sayfa. [Tekirdağ, Namık Kemal Üniversitesi] [Öğr. Gör. Özcan KONUR, Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğü] http://spk.nku.edu.tr/unibelge/unibelge.html Özet Bu çalışma ile Üniversitemiz Birimleri ile Alt Birimlerimiz (Fakülte Bölümleri ile Enstitü Ana Bilim Dalları) tarafından hazırlanmış olan 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu ile 2008 yılı Đdare Faaliyet Raporu çıktıları hakkında kamuoyuna bir ön bilgilendirme yapılmaktadır. Bu çıktılar, 2547 ve 5018 sayılı Kanunlar çerçevesinde Birimlerimiz ile Alt Birimlerimizde oluşturulmuş olan Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Kurulları tarafından hazırlanmıştır. Birim ve alt birimlerimiz, genelde geçen yıl yapmış olduğu çalışmaların bir benzerini çok kısa bir zaman dilimi içerisinde hazırlama başarısı göstermişler ve değerli bir deneyim kazanmışlardır. Raporda sözü edilen kimi sıkıntılar olmasına rağmen, 2006 yılında yeni kurulan ve hızla genişleyen bir Üniversite olarak, kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama alanlarında henüz öğrenme sürecinde olduğumuz gerçeğinden hareketle, gelecekte zaman içerisinde Sayın Rektörümüzün önderliğinde Birimlerimizle ve Alt Birimlerimizle el birliği ile Üniversitemizi ve faaliyetlerini daha iyi tanıtan ve kaynak ihtiyacımızı yeterince karşılayan çalışmalar yapabileceğimiz inancını paylaşmaktayız. İçindekiler Rapor... 2 Çıktı Listesi... 5
Rapor Namık Kemal Üniversitesi 2547 ve 5018 sayılı Kanunlar çerçevesinde kurumsal değerlendirme raporları, idare faaliyet raporları, stratejik planlar ve performans programları hazırlamakla yükümlüdür. Buna ek olarak Üniversitemiz aynı kanunlar çerçevesinde bağlı Birim ve Bölümlerde de aynı çalışmaları hazırlatmak yükümlülüğü altındadır. Birim ve Bölümlerimize bu yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için Üniversitemiz bilgilendirme, eğitim, danışmanlık ve koordinasyon hizmetleri sunmakla da yükümlüdür. 2007 yılını esas alan çalışmalar 2008 yılında gerçekleştirilmiş olup, 2007 yılı çıktıları stratejik planlama sanal kütüphanesinde 2008 yılı içerisinde yayınlanmıştır: Birim belgeleri: http://spk.nku.edu.tr/unibirimbelge/unibirimbelge.html Bölüm Belgeleri: http://spk.nku.edu.tr/unibolumbelge/unibolumbelge.html 2008 yılının ilk iki çıktısı da birim ve bölümlere hazırlatılmış olup aynı kütüphanede 2009 yılı Mart ayı içerisinde aynı adreslerde yayınlanmıştır. Bu çıktılarda 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporları ADKG2008 ve 2008 yılı Đdare Faaliyet Raporları FR2008 simgeleri ile gösterilmiştir. Ekte Üniversitemize bağlı olarak faaliyet gösterten birim ve bölümlerimizin çıktı hazırlama durumlarını gösteren bir tablo sunulmaktadır. Tüm birim ve bölümlerimiz aşağıda referans bilgileri verilmiş bulunan şablonları kullanarak çıktılarını hazırlamışlardır. Konur, O. (2008) Namık Kemal Üniversitesi Akademik Birimler Stratejik Plan Hazırlama Rehberi, Sürüm no. 1.0, Namık Kemal Üniversitesi Proje Geliştirme Bürosu, 94 sayfa, Şubat 2008 (Tekirdağ, Namık Kemal Üniversitesi). [12/02/2008] Konur, O. (2008) Namık Kemal Üniversitesi Bölümleri Stratejik Plan Hazırlama Rehberi, Sürüm no. 1.0, Namık Kemal Üniversitesi Proje Geliştirme Bürosu, 95 sayfa, Şubat 2008 (Tekirdağ, Namık Kemal Üniversitesi). [12/02/2008] Konur, O. (2008) Namık Kemal Üniversitesi Merkez Đdari Birimler Stratejik Plan Hazırlama Rehberi, Sürüm no. 1.0, Namık Kemal Üniversitesi Proje Geliştirme Bürosu, 88 sayfa, Şubat 2008 (Tekirdağ, Namık Kemal Üniversitesi). [12/02/2008] Yükseköğretim Kurulu (2007) Yükseköğretim Kurumları Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi, 24 sayfa (Ankara, Yükseköğretim Kurulu). Word Belge [24/01/2008] Kurumsal değerlendirme raporları için ilk defa Ocak-Şubat 2009 döneminde danışmanlık hizmeti verilmiş ve bu çerçevede raporların ilk sürümleri üzerinde yukarıdaki şablonlar ışığında düzeltmeler önerilmiştir. Eleman yetersizliği ve zaman darlığı nedeni ile sunulmuş olan 2. sürümler üzerinde ek bir çalışma yapılmadan alındığı gibi aynen yayınlanmıştır. Düzeltme sürecinde sunulmuş olan çalışmalar satır satır okunarak ilgili düzenleyici kuruluşların getirdiği kurallar çerçevesinde değişiklikler önerilmiştir. Önerilen değişiklikler arasında sunuş, yönetici özeti, planlama çalışmaları, organizasyon, özdeğerlendirme, bilimsel yayın ve etkinlik bilgileri, çevre değerlendirmesi, SWOT analizi, performans göstergeleri tablosu ve kaynakça kısımları bulunmaktadır. Yoğun personel dolaşımı bulunan birimlerimizde hizmet veren personel sayımında özellikle güçlükler yaşandığı ve Üniversitemizin ilgili uzman birimine bu konuda danışılmadığı görülmüştür. Kurumsal Değerlendirme Rapor çıktılarında öğrenci verilerinin hangi yıla ait olduğu konusunda belirsizlikler olduğu ve verilerin genelde sağlıklı ve verimli bir şekilde 2
toplanamadığı ve özellikle gelir ve gider verilerinin bir bütünlük içerisinde verilemediği görülmüştür. Bunun yanı sıra çıktıların hazırlanmasında ve gönderilmesinde de şekilsel sıkıntıların yaşandığı görülmüştür. Örneğin bazen basılı örneklerin verilmediği, raporların kendilerinin yöneticilere imzalatılmadığı, içindekiler tablolarının güncellenmediği ve şekilsel diğer güncellemelerin yapılmadığı dikkati çekmiştir. Kurumsal değerlendirme raporlarının alınmış olan ikinci sürümleri üzerinde eleman yetersizliği ve zaman darlığı ile ek bir çalışma yapılamamasına rağmen bazı raporlarda basit düzeltmelerin yapılmamış olduğu örneğin kapak sayfanın düzeltilmediği veya birkaç parça olarak verilmiş olan sanal örneğin tek parça haline getirilmemiş olduğu, sanal örneklerin gönderilmediği veya yöneticiler tarafından gerekli denetimin yapılmadığı belirlenmiştir. 2008 yılı Đdare Faaliyet Raporları üzerinde ise eleman yetersizliği ve zaman darlığı nedeni ile Birim ve Bölümlerimize düzeltme hizmetleri verilememiştir. Ancak birim ve bölümler arasında YÖK tarafından hazırlanmış olan şablonun uygulanmasında farklılıklar olduğu görülmüştür. Aşağıdaki tabloda verilen bilgilerden de görüleceği üzere çoğu raporda sunuş imzası yanı sıra güvence sayfaları da yer almamıştır. 2007 yılı çıktılarına oranla bir miktar gelişme sağlanmış olmasına rağmen bu çalışmaların sürekli ve verimli bir şekilde yapılabilmesi için birim ve bölümlerde gerekli kurumsal yapının geliştirilmesine ihtiyaç olduğu düşünülmektedir. Çorlu Mühendislik Fakültesi ve Bölümleri tarafından hazırlanmış olan hem kurumsal değerlendirme raporu hem de idare faaliyet raporu çıktılarının alınmasında sorunlar yaşanmış olduğu tablodan görülmektedir. Fen Edebiyat Fakültesi Bölümleri ile Tıp Fakültesi Bölümleri 2008 yılında kuruluş çalışmaları içerisinde olduklarından bu Fakültelerimiz halen Bölüm Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Kurullarını oluşturup Bölüm çıktılarını hazırlama süreci içerisindedir. Fen Bilimleri Enstitüsü ne bağlı Çorlu Mühendislik Fakültesi Ana Bilim Dallarından benzer şekilde çıktı alınmasında da sorunlar yaşanmış olduğu görülmektedir. Fen Bilimleri Enstitüsü ve bağlı Ana Bilim Dallarından Đdare Faaliyet Raporu çıktısı geç alınmıştır. Sağlık Bilimleri Enstitüsü henüz kuruluş aşamasında olmasından dolayı çıktı vermemiştir. Meslek Yüksekokulları arasında Sosyal Bilimler Meslek Kurumsal Değerlendirme Raporunun ikinci sürümünü vermemiş tek kurum olarak göze çarpmaktadır. Benzer şekilde Şarköy Meslek na ait Đdare Faaliyet Raporunun verilmediği dikkati çekmiştir. Đdari Birimlerimiz arasında da eleman yetersizliği nedeni ile Hukuk Müşavirliğinden hiçbir çıktı alınmamış olduğu, yine eleman yetersizliği nedenlerinden dolayı Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı Đdare Faaliyet Raporu çıktısının hazırlanmamış olduğu görülmüştür. Sonuç olarak birim ve bölümlerimiz 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu ve Đdare Faaliyet Raporu çıktılarının hazırlanmasında önemli bir deneyim daha kazanmıştır. Çıktıların hazırlanmasında karşılaşılan sıkıntılar daha açık bir şekilde hazırlanma sürecinde belirlenmiştir. Bahsedilmiş olan sıkıntılarımıza rağmen, 2006 yılında yeni kurulan ve hızla genişleyen bir Üniversite olarak kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama alanlarında henüz öğrenme sürecinde olduğumuz gerçeğinden hareketle, gelecekte zaman içerisinde Sayın Rektörümüzün önderliğinde Birimlerimizle ve Bölümlerimizle el birliği ile Üniversitemizi ve faaliyetlerini 3
daha iyi tanıtan ve kaynak ihtiyacımızı karşılayan çalışmalar yapabileceğimiz inancını paylaşmaktayız. Kamuoyuna saygı ile duyurulur. Öğr. Gör. Özcan KONUR Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğü 04.03.2009 4
Çıktı Listesi Tablo 1 Namık Kemal Üniversitesi Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları Çıktı listesi (03.03.2009)* F Birim KD08 v1 Düzeltme KD08 v2 FR08 v1 FR Notlar Fakülteler 1 F1 Çorlu Mühendislik Fakültesi Bilgisayar Mühendisliği Çevre Mühendisliği Elektronik ve Haberleşme Mühendisliği Đnşaat Mühendisliği Makine Mühendisliği Tekstil Mühendisliği Böl 2 F2 Fen Edebiyat Fakültesi 28.01.2009 29.01.2009 03.03.2009 0 29.01.2009 31.01.2009 0 29.01.2009 Biyoloji Fizik Kimya Matematik 3 F3 Tıp Fakültesi 31.01.2009 10.02.2009 imzası 23.02.2009 CD- ROM Cerrahi Tıp Bilimleri Dahili Tıp Bilimleri Temel Tıp Bilimleri 4 F4 Ziraat Fakültesi ; Bahçe Bitkileri ; 17.02.2009 19.02.2009 23.02.2009 13.02.2009 5
Bitki Koruma ; Gıda Mühendisliği Peyzaj Mimarlığı Tarım Ekonomisi Tarım Makineleri Tarımsal Yapılar ve Sulama ; ; ; ; ; Tarla Bitkileri ; Toprak ; Zootekni ; 23.02.2009 18.02.2009 23.02.2009 13.02.2009 23.02.2009 23.02.2009 05.02.2009 10.02.2009 23.02.2009 26.01.2009 23.02.2009 12.02.2009 23.02.2009 11.02.2009 23.02.2009 23.02.2009 imza 29.12.2009 E Enstitüler 5 E1 Fen Bilimleri Enstitüsü 04.02.2009; 06.02.2009 Bahçe Bitkileri Bitki Koruma 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 örnek 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 6
Çevre Mühendisliği 04.02.2009 Fizik 04.02.2009 Gıda Mühendisliği Đnşaat Mühendisliği Makine Mühendisliği Peyzaj Mimarlığı Tarım Ekonomisi Tarım Makineleri Tarımsal Yapılar ve Sulama örnek örnek 26.01.2009; Tarla Bitkileri Tekstil örnek Toprak Zootekni 08.02.2009 0 0 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 08.02.2009 0 0 08.02.2009 0 0 08.02.2009 26.02.2009 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 örnek 03.03.2009 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 08.02.2009 26.02.2009 03.03.2009 08.02.2009 0 0 08.02.2009 26.02.2009 08.02.2009 26.02.2009 imzası 03.03.2009 örnek 03.03.2009 7
6 E2 Sağlık Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü 7 E3 Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğü 10.02.2009; 10.02.2009 12.02.2009 24.02.2009 0 Y Yüksekokullar 8 Y1 Sağlık 15.01.2009; 21.01.2009 25.01.2009 26.02.2009 21.01.2009 A ARGE Merkezleri 9 A1 Araştırma ve Uygulama Hastane Başhekimliği 10 A2 Sürekli Eğitim Merkezi 26.02.2009; 26.02.2009 0 0 0 M Meslek Yüksekokulları 11 M1 Çerkezköy Meslek 12 M2 Çorlu Meslek 13 M3 Hayrabolu Meslek 14 M4 Malkara Meslek 15 M5 Marmara Ereğlisi Meslek 16 M6 Muratlı Meslek 17 M7 Saray Meslek 20.01.2009; 23.01.2009 09.01.2009; X1 15.01.2009; 02.02.2009 Resmi yazı. örnek 12.01.2009; X 16.01.2009; x 16.01.2009 20.01.2009 20.01.2009 05.02.2009 23.01.2009; 13.02.2009 12.01.2009, 17.01.2009, 13.02.2009 21.01.2009 13.02.2009 26.02.2009 Resmi yazı 26.02.2009; 02.03.2009 18.01.2009 28.01.2009 17.01.2009; 25.01.2009 22.01.2009; 13.02.2009 CD- ROM 13.02.2009 23.02.2009 19.02.2009 imzası 23.01.2009 Eski yazı tarihli 16.02.2009 Eski yazı tarihli 22.01.2009 05.02.2009 Eski yazı tarihli imzası 12.02.2009 24.02.2009 imza var 13.02.2009 10.02.2009 18 M8 Sosyal Bilimler 23.01.2009; 09.02.2009 0 19.02.2009 CD- 8
Meslek (Tekirdağ) 19 M9 Şarköy Meslek 20 M10 Teknik Bilimler Meslek (Tekirdağ) 23.01.2009 26.01.2009; 25.01.2009 24.02.2009 imzası 0 ROM imza var 10.02.2009 24.02.2009 25.02.2009 21 GS Genel Sekreterlik 05.02.3009; 05.02.2009 10.02.2009 27.02.2009 0 D Daire Başkanlığı 22 D1 Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı 25.01.2009 22.01.2009 23.02.2009 imzası 23 D2 Hukuk Müşavirliği 24 D3 Đdari ve Mali Đşler Daire Başkanlığı 25 D4 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 26 D5 Öğrenci Đşleri Daire Başkanlığı 27 D6 Personel Daire Başkanlığı 28 D7 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 29 D8 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 11.02.2009; 11.02.2009 19.01.2009 02.02.2009; 02.02.2009 16.01.2009; 16.01.2009 29.01.2009; 29.01.2009 19.01.2009 16.02.2009 12.02.2009 27.02.2009 Yazı CD- ROM 0 0 16.02.2009 10.02.2009 02.03.2009 imzası 23.02.2009 18.01.2009 30.01.2009 19.02.2009 11.02.2009 24.02.2009 0 0 0 13.02.2009 30 D9 Yapı Đşleri ve Teknik 23.01.2009; 12.02.2009 02.03.2009 02.03.2009 9
Daire Başkanlığı 23.01.2009 K Koordinatörlükler 31 K1 AB 7. Çerçeve Programı Koordinatörü 32 K2 ECTS Koordinatörlüğü 33 K3 Erasmus Koordinatörlüğü 34 K4 Leonardo Da Vinci Programları Koordinatörlüğü 35 K5 Uzaktan Eğitim Koordinatörlüğü 36 K6 Üniversite-Sanayi Đşbirliği Koordinatörlüğü 20.01.2009; 20.01.2009 Üst yazı 0 0 0 20.01.2009; 20.01.2009 Üst yazı 0 0 0 18.02.2009 0 0 0 B Birimler 37 B1 Basın ve Hakla Đlişkiler Müdürlüğü 23.01.2009; 23.01.2009 09.02.2009 38 B2 Dış Đlişkiler Birimi 23.01.2009; 09.02.2009 39 B3 Döner Sermaye Đşletmesi Müdürlüğü 40 B4 Proje Geliştirme Bürosu *KD: Kurumsal Değerlendirme Raporu; FR: Faaliyet Raporu 25.01.2009 09.02.2009 x örnek 25.01.2009 0 10