ÜNSPED GÜMRÜK MÜŞAVİRLİĞİ VE LOJİSTİK HİZMETLERİ A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI YÖNETMELİĞİ İşbu yönetmel k 6698 sayılı K ş sel Ver ler n Korunması Kanunu na uyum sağlamak, ş rket ç koord nasyon ve temel lke ve uygulamaların bel rlenmes amacıyla düzenlenm şt r. Tanımlar MADDE 1 - a) Açık rıza: Bel rl b r konuya l şk n, b lg lend r lmeye dayanan ve özgür radeyle açıklanan rızayı, b) Anon m hâle get rme: K ş sel ver ler n, başka ver lerle eşleşt r lerek dah h çb r surette k ml ğ bel rl veya bel rleneb l r b r gerçek k ş yle l şk lend r lemeyecek hâle get r lmes n, c) İlg l k ş : K ş sel ver s şlenen gerçek k ş y, d) K ş sel ver : K ml ğ bel rl veya bel rleneb l r gerçek k ş ye l şk n her türlü b lg y, e) K ş sel ver ler n şlenmes : K ş sel ver ler n tamamen veya kısmen otomat k olan ya da herhang b r ver kayıt s stem n n parçası olmak kaydıyla otomat k olmayan yollarla elde ed lmes, kayded lmes, depolanması, muhafaza ed lmes, değ şt r lmes, yen den düzenlenmes, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde ed leb l r hâle get r lmes, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmes g b ver ler üzer nde gerçekleşt r len her türlü şlem, f) Ver şleyen: UGM bünyes nde çalışanların k ş sel ver ler, UGM Personel Müdürlüğü nezd nde tutulan özlük dosyalarında ve ayrıca UGM B lg S stemler sunucularında ve programlarında, üçünü k ş lere a t ver ler de UGM B lg S stemler sunucularında ve programlarında şlenmekte ve saklanmaktadır. Bu bağlamda UGM Personel Müdürlüğü le UGM Yazılım ve Uygulama Gel şt rme Müdürlüğü ver ler n şlenmes le mükelleft r. g) Ver kayıt s stem : K ş sel ver ler n bel rl kr terlere göre yapılandırılarak şlend ğ kayıt s stem n, h) Ver sorumlusu: Ünsped Gümrük Müşav rl ğ ve Loj st k H zmetler A.Ş. n fade eder. K ş sel ver ler n şlenmes nde uyulacak esaslar MADDE 2 - a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma. b) Doğru ve gerekt ğ nde güncel olma. c) Bel rl, açık ve meşru amaçlar ç n şlenme. d) İşlend kler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma. e) İlg l mevzuatta öngörülen veya şlend kler amaç ç n gerekl olan süre kadar muhafaza ed lme. K ş sel ver ler n şlenme şartları
MADDE 3- Aşağıdak şartlardan b r n n varlığı hâl nde, lg l k ş n n açık rızası aranmaksızın k ş sel ver ler n n şlenmes mümkündür: a) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenl ğ Kanunu nun 4-ç maddes ne göre İşveren n, çalışana görev ver rken, çalışanın sağlık ve güvenl k yönünden şe uygunluğunu göz önüne alması gerekl l ğ n n düzenlenm ş olması, İş Kanunu 25. Maddes nde şç den kaynaklanan sağlık sebepler n n şverene haklı fes h mkanı veren düzenlemeye g d lm ş olması ve ayrıca İş Kanunu nun 30. maddes nde engell çalıştırma yükümlülüğünün şverene yüklenm ş olması nedenler le kanunda açıkça öngörülen bu düzenlemeler karşısında şe başlarken sağlık k ş sel ver s n n alınması ç n açık rıza gerekmemekted r. b) Çalışanlarımız le akded lecek olan ş sözleşmeler başta olmak üzere, b r sözleşmen n kurulması veya fasıyla doğrudan doğruya lg l olması kaydıyla, sözleşmen n taraflarına a t k ş sel ver ler n şlenmes n n gerekl olması durumunda açık rıza gerekmemekted r. Bu doğrultuda - İş Başvuru formunda: TC K ml k numarası, ad soyadı, doğum tar h, doğum yer, c ns yet, meden durumu, askerl k durumu, telefon numarası, kend s ne ulaşılamadığında aranılacak k ş, öğren m b lg ler, ş deney mler, b lg sayar b lg ler, özel lg alanları, yabancı d l b lg s, meslek/özel ht sas alanına l şk n kurs, sem ner ve sah p olduğu belgeler, sağlık problem olup olmadığı, kurumda çalışan akraba b lg ler, sürücü belges, s gara alışkanlığı, emekl l k b lg ler, referanslar, gümrük müşav rl ğ, yardımcılığı ya da staj durumuna l şk n b lg, aday olduğu görev, ücret beklent s ne l şk n ver ler sorulab l r ve ayrıca fotoğraf alınab l r. - İşe g r şlerde: S gorta h zmet dökümü, kametgah belges, vukuatlı nüfus kayıt örneğ, nüfus cüzdanı örneğ, kan grubu kartı, öğren m belges örneğ, ehl yet fotokop s ek olarak alınab l r. c) UGM de müşter le yaşanab lecek muhtemel ht lafların önüne geçmek ve ş n sağlıklı yürütülmes n sağlamak amacıyla let ş m ses kaydı alınab l r. UGM meşru menfaatler ç n ver şlenmen n zorunlu olduğu bu durum ç n şç n n rızasını alacaktır. Bu durumda ses kaydı alınan üçüncü şahıslar let ş m kaydı alınmadan evvel aydınlatılacak ve konuşmaya devam etmes hal nde örtülü rıza verd ğ varsayılacaktır. d) UGM de özel n tel kl kıymetl evraklar muhafaza ed ld ğ ve müşter menfaatler ve g zl l k lkeler gereğ nce güvenl ğ n sağlanması amacıyla kamera le zleme ve kayıt altına alma s stem kullanılmaktadır. UGM meşru menfaatler ç n ver şlenmen n zorunlu olduğu bu durum ç n çalışanın rızasını alacaktır. e) İşç n n özel amaçlı nternet kullanımı, e posta tak b de UGM g zl l k ve ş n ver ml l ğ ne da r üstün menfaatler n korumak adına şleneb l r. Bu durumda da çalışanların rızası alınacaktır. f) UGM y z yaret eden şahısların sadece ad soyad b lg ler le z yaret ett ğ şahsın k m olduğu ve z yaret saatler kayded lmekted r. UGM meşru menfaatler ç n ver şlenmen n zorunlu olduğu bu durum ç n rıza gerekmemekted r. g) UGM web sayfasını z yaret edenler n de k ş sel ver güvenl ğ n korumak amacıyla aydınlatma yükümlülüğü yazılı olarak web s tes nde yayımlanacaktır. h) Yukarıda sayılan durumlar har c nde, ver sorumlusunun hukuk yükümlülüğünü yer ne get reb lmes ç n zorunlu olması, lg l k ş n n kend s tarafından alen leşt r lm ş olması, b r hakkın tes s, kullanılması veya korunması ç n ver şlemen n zorunlu olması haller nde de b ld r mde bulunmuş olmak kaydıyla, rıza gerekmeks z n k ş sel ver ler şleneb l r. ) UGM de ş rketçe kullanıma tahs s ed lm ş araçlarda tak p s stem uygulanmakta olup, s stem n uygulanmakta olduğu çalışanlara yazılı olarak b ld r lecek ancak yazılı rıza gerekmeyecekt r.
Özel n tel kl k ş sel ver ler n şlenme şartları MADDE 4- a) İş sözleşmeler m zde çalışanlarımızdan özel n tel kl sayılan sağlığı, ceza mahkûm yet ver ler, dernek, send ka, vakıf üyel ğ b lg s le b yometr k ver sayılan parmak z stenmekted r. Sağlık b lg ler kanun gereğ zorunlu olduğu ç n 3.a da bel rt ld ğ üzere rıza gerekt rmemekted r. Ancak d ğer ver ler ç n açık rıza alınacaktır. b) Yukarıda sayılan özel n tel kl k ş sel ver lerden parmak z alınması ve ceza mahkum yet b lg s alınması ve dernek, send ka, vakıf üyel ğ b lg s alınması şe g r ş esnasında UGM Personel Genel Müdürlüğü tarafından yer ne get r lecek aydınlatma yükümlülüğü akab nde yazılı olarak rıza alınması üzer ne gerçekleşt r lecekt r. Çalışan adayının mağdur olmaması açısından şe alım önces nde yapılan mülakatların sonunda UGM İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından, şe başlatılması hal nde b r nc fıkrada sayılan k ş sel ver n n talep ed leceğ adaya ayrıca b ld r lecekt r. K ş sel ver ler n s l nmes, yok ed lmes veya anon m hâle get r lmes MADDE 5- a) İlg l kanun ve d ğer mevzuat hükümler ne uygun olarak şlenm ş olmasına rağmen, şlenmes n gerekt ren sebepler n ortadan kalkması hâl nde k ş sel ver ler resen veya lg l k ş n n taleb üzer ne ver sorumlusu tarafından s l n r, yok ed l r veya anon m hâle get r l r. b) UGM bünyes nde tutulan çalışanlara a t özlük dosyaları şten ayrılma tar h nden t baren 10 yıl, sağlık ver ler se şten ayrılma tar h nden t baren 15 yıl süres nce saklanacaktır. K ş sel ver ler n aktarılması MADDE 6- a) K ş sel ver ler, 3. maddede bel rt len şartlardan b r n n bulunması hâl nde (c, d,e bentler har ç), lg l k ş n n açık rızası aranmaksızın aktarılab l r,3-c,d,e le 4.maddede sayılan şartlar hal nde se açık rıza gerekmekted r. b) K ş sel ver ler n aktarılmasına l şk n d ğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır. K ş sel ver ler n yurt dışına aktarılması MADDE 7- K ş sel ver ler, 3. maddede bel rt len şartlardan b r n n varlığı (c,d,e bentler har ç) ve k ş sel ver n n aktarılacağı yabancı ülkede; a)yeterl korumanın bulunması, b)yeterl korumanın bulunmaması durumunda Türk ye dek ve lg l yabancı ülkedek ver sorumlularının yeterl b r korumayı yazılı olarak taahhüt etmeler ve Kurulun zn n n bulunması, kaydıyla lg l k ş n n açık rızası aranmaksızın yurt dışına aktarılab l r. Ver sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü
MADDE 8- İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından yapılacak olan ş başvuru mülakatlarında ve şe alım aşamasında Personel Müdürlüğünce k ş sel ver ler n elde ed lmes sırasında, lg l k ş lere; a) UGM n n ver sorumlusu olarak k ml ğ, b) K ş sel ver ler n hang amaçla şleneceğ, c) İşlenen k ş sel ver ler n k mlere ve hang amaçla aktarılab leceğ, d) K ş sel ver toplamanın yöntem ve hukuk sebeb, e) 8 nc maddede sayılan d ğer hakları, konusunda b lg vermekle yükümlüdür. İlg l k ş n n hakları MADDE 9- Herkes, ver sorumlusuna başvurarak kend s yle lg l ; a) K ş sel ver şlen p şlenmed ğ n öğrenme, b) K ş sel ver ler şlenm şse buna l şk n b lg talep etme, c) K ş sel ver ler n şlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d) Yurt ç nde veya yurt dışında k ş sel ver ler n aktarıldığı üçüncü k ş ler b lme, e) K ş sel ver ler n eks k veya yanlış şlenm ş olması hâl nde bunların düzelt lmes n steme, f) 4 üncü maddede öngörülen şartlar çerçeves nde k ş sel ver ler n s l nmes n veya yok ed lmes n steme, g) (e) ve (f) bentler uyarınca yapılan şlemler n, k ş sel ver ler n aktarıldığı üçüncü k ş lere b ld r lmes n steme, h) İşlenen ver ler n münhasıran otomat k s stemler vasıtasıyla anal z ed lmes suret yle k ş n n kend s aleyh ne b r sonucun ortaya çıkmasına t raz etme, ) K ş sel ver ler n kanuna aykırı olarak şlenmes sebeb yle zarara uğraması hâl nde zararın g der lmes n talep etme, haklarına sah pt r. Ver güvenl ğ ne l şk n yükümlülükler MADDE 10- a) Ver sorumlusu; a) K ş sel ver ler n hukuka aykırı olarak şlenmes n önlemek, b) K ş sel ver lere hukuka aykırı olarak er ş lmes n önlemek, c) K ş sel ver ler n muhafazasını sağlamak,
amacıyla uygun güvenl k düzey n tem n etmeye yönel k gerekl her türlü tekn k ve dar tedb rler almak zorundadır. b) Ver sorumlusu, kend kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümler n n uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekl denet mler yapmak veya yaptırmak zorundadır. c) Ver sorumluları le ver şleyen k ş ler, öğrend kler k ş sel ver ler bu Kanun hükümler ne aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve şleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder. Ver sorumlusuna başvuru MADDE 11- a) İlg l k ş, bu Kanunun uygulanmasıyla lg l talepler n yazılı olarak veya Kurulun bel rleyeceğ d ğer yöntemlerle ver sorumlusuna let r. b) Ver sorumlusu başvuruda yer alan talepler, taleb n n tel ğ ne göre en kısa sürede ve en geç otuz gün ç nde ücrets z olarak sonuçlandırır. Ancak, şlem n ayrıca b r mal yet gerekt rmes hâl nde, Kurulca bel rlenen tar fedek ücret alınab l r. c) Ver sorumlusu taleb kabul eder veya gerekçes n açıklayarak reddeder ve cevabını lg l k ş ye yazılı olarak veya elektron k ortamda b ld r r. Başvuruda yer alan taleb n kabul ed lmes hâl nde ver sorumlusunca gereğ yer ne get r l r. Başvurunun ver sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâl nde alınan ücret lg l ye ade ed l r. Ver Sorumluları S c l ne kayıt MADDE 12- a) K ş sel ver ler şleyen b r mler, ver şlemeye başlamadan önce Ver Sorumluları S c l ne kaydolmak zorundadır. b) Ver Sorumluları S c l ne kayıt başvurusu aşağıdak hususları çeren b r b ld r mle yapılır: - Ver sorumlusu k ml k ve adres b lg ler. - K ş sel ver ler n hang amaçla şleneceğ. - Ver konusu k ş grubu ve grupları le bu k ş lere a t ver kategor ler hakkındak açıklamalar. - K ş sel ver ler n aktarılab leceğ alıcı veya alıcı grupları. - Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen k ş sel ver ler. - K ş sel ver güvenl ğ ne l şk n alınan tedb rler. - K ş sel ver ler n şlend kler amaç ç n gerekl olan azam süre Uygulama esasları MADDE 13- İşbu yönetmel ğ n uygulanmasını sağlamak amacıyla
(a) İşbu yönetmel ğ n uygulanması Hukuk, B lg Teknoloj ler, İşlem, Personel, İnsan Kaynakları ve İç Denet m B r mler nden müteşekk l UGM K ş sel Ver ler Koruma Kurulu nca yürütülecekt r. (b) İş başvuru mülakatları, şe başlama ve oryantasyon eğ t mler nde lg l kanun ve ş rket pol t kalarını açıklamak üzere aydınlatma yükümlülüğü yer ne get r lecek ve çalışanlardan konu hakkında aydınlatıldığına da r mzalı belgeler alınacaktır. (c) UGM nternet s tes nde ayrı b r sekme oluşturularak, aydınlatma yükümlülüğü yer ne get r lecekt r. (d) UGM ye a t matbu ş başvuru formu, ş sözleşmes, gümrük müşav rl k sözleşmeler nde gerekl düzenlemeler yapılacaktır. (e) UGM reseps yon bölümünde z yaretç lere mzalatılacak matbu form çer ğ nde, kamera s stemler n n çalıştığı b ld r lecekt r. (f) Ölçülülük lkes doğrultusunda ver ye er ş m sınırlandırılacaktır Yürürlük MADDE 14- İşbu yönetmel k 22.02.2017 tar h nde yürürlüğe g rer. Geç c madde MADDE 1- İşbu yönetmel ğ n yürürlüğe g rmes n müteak p mevcut çalışanlar açısından aydınlatma yükümlülüğü ve rızaların alınması 30.02.2017 tar h ne kadar tamamlanacak olup, matbu sözleşme ve formlara l şk n değ ş kl kler b r hafta ç nde tatb k ed l r.