H. Oral LEVENDER 29.07.2013 S.M.Mali Müşavir ELEKTRONİK DEFTER VE ELEKTRONİK FATURA UYGULAMASI A- Elektronik Fatura Uygulamasına İlişkin Düzenleme ve Yasal Mevzuat: 1- Yasal Mevzuat: Vergi Usul Kanununun, 5766 sayılı kanunun 17. Maddesi ile değişik mükerrer 242. Maddesinin aşağıda yazılı ikinci fıkrası ile Elektronik ortamdaki kayıtlar ve elektronik cihazla belge düzenleme yaptırabilmek için Maliye Bakanlığına yetki verilmiştir. Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkilidir. 2- Maliye Bakanlığının isteyen mükelleflerin e-fatura düzenleyebilmeleri için tebliğle yaptığı düzenleme: Maliye Bakanlığı, 1. Maddede belirtilen yetkisini 05.03.2010 tarih ve 397 No.lu V.U.K. genel tebliği ile kullanarak bu tebliğde; yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar belirlenerek e-fatura konusunda düzenleme yapmıştır. Tebliğin 4. Maddesinde Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu Tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e-fatura da düzenleyebilirler. denilmek suretiyle uygulamayı isteğe bağlı olarak başlatmıştır.
- 2-3-Maliye Bakanlığının mükelleflerin e-fatura düzenleme zorunluluğuna ilişkin tebliğle yaptığı düzenleme: V.U.K.nu 421 sıra no.lu tebliğle yapılan düzenleme ile de yukarıda 2. Maddede belirtilen isteğe bağlı olarak e-fatura düzenleme uygulaması bazı mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. Tebliğin 3. Maddesinde zorunlu olarak kapsama giren mükellefler belirtilmiştir. Zorunlu olarak kapsama giren mükellefler tebliğden yapılan alıntı ile aşağıda gösterilmiştir. Kapsama Giren Mükellefler ve zorunluluk kapsamı; Yukarıda yer verilen yetkilere istinaden Maliye Bakanlığınca aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir. a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. Zorunlu olarak e-fatura düzenleyecekler ve muhasebe kayıtlarını e-deftere yapacaklardır. Bunlar yukarıda belirtildiği üzere; 1- Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni lisansına sahip olanlar, 2- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler, 3- Birinci sırada yazılı madeni yağ lisansına sahip olan kurum ve kuruluşlardan mal alan ve 31.12.2012 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. 4- İkinci sırada yer alan Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. zorunluluk kapsamına girmektedir. Tebliğin yayımlandığı tarih itibariyle 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellef listesi www.gib.gov.tr ve www.efatura.gov.tr internet adreslerinde yayımlanmaktadır. Ayrıca, bu listelere 58 no.lu V.U.K. sirkülerinin ekinde de yer verilmiştir. Maliye bakanlığınca getirilen zorunluluk hakkında meslek mensupları tarafından önce tespit edilen 25 milyon liralık limitin madeni yağ alımı ve 10 milyon liralık limitin ise Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malların alımı ile ilgili olacağı düşünülmüş, ancak Bakanlık düşülen bu tereddüdü 58 No.lu V.U.K. nu sirküleri ile yaptığı açıklama ile gidermiştir. Sirkülerin 2. Bendinde aynen şöyle denilmiştir. 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans
- 3 - sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. Hizmet alımları bu kapsama dahil değildir. Mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil, gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hasılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır. Maliye Bakanlığı kanundan aldığı zorunluluk getirme ve bu konuda düzenleme yapma yetkisini kullanırken yukarıda belirtilen ölçüleri esas almıştır. Sadece Sirküler ekinde belirlenen kurumlar veya mükellefler e-fatura uygulama ve e-defter tutma zorunluluğuna girdiği için, bunlardan mal alımı yapanların da bu kapsama dahil edilmesinin mantığı anlaşılamamıştır. Listelerde, Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellefler arasında TESCO KİPA KİTLE PAZ. TİC. VE GIDA SAN. A.Ş. ve MİGROS TİCARET ANONİM ŞİRKETİ de yer almaktadır. Bu mağazalardan 2011 yılı içinde örneğin; bir top A4 kağıt veya bir demet maydanoz alan bir vergi mükellefinin gelir tablosundaki brüt satış hasılatı on milyon lira veya daha yüksek ise, zorunluluk kapsamına girecektir. Ayrıca Taşıt Tanıma Sistemi (TTS) ile akaryakıt alan işletmelere akaryakıt bayileri tarafından fatura düzenlenmemekte, bunların faturaları ana firma tarafından düzenlenerek TTS müşterisine gönderilmektedir. Bu hadisede de akaryakıt, ekli listede yazılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan akaryakıt şirketlerinden alındığı kabul edileceğinden, bu mükelleflerin 2011 yılı gelir tablosundaki brüt satış hasılatı 25 milyon veya daha yüksek ise, e-fatura kapsamına zorunlu olarak gireceklerdir. Bu itibarla, 2011 yılında yukarıda belirtilen limitleri aşan kurumların 2011 yılı defterlerini inceleyerek 58 no.lu sirküler ekinde yer alan listelerdeki mükelleflerden mal alımında bulunup bulunmadıklarının tespiti eğer böyle alımları var ise 01.09.2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığına başvurularını yapmaları gerekmektedir. 4- Elektronik fatura uygulaması: 4.1-397 veya 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri kapsamında elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin sadece birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için elektronik fatura düzenlemeleri zorunludur. 4.2- Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır. 4.3- Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir.
- 4-4.4- Zorunluluk kapsamındaki mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabileceklerdir. 5- Elektronik Fatura ve Elektronik Deftere Geçiş Süresi: Getirilen zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına geçiş süreci 421 sıra no.lu V.U.K.nu genel tebliğinin 3.2. Bölümünde açıklanmıştır. a) Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurulması gerekmektedir.) b) Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı (Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.) içerisinde geçmeleri zorunludur. b bendinin parantez içinde belirtilen test sürecinin, zorunluluk getirildikten sonra zorunluluk getirilenler için kalkmış olması gerekirse de, 421 sıra no.lu V.U.K. nu genel tebliğinde test sürecinin kaldırıldığı hakkında bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak bu test süreci isteğe bağlı olarak e- fatura ve e-defter uygulamasından yararlananlar için söz konusu olacaktır. Ayrıca, Tebliğin 4.1. Bölümünde yapılan düzenleme uyarınca zorunluluk kapsamında olsun veya olmasın, (zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler, istemeleri halinde e-fatura ve e-defter uygulamasına istek üzerine tabi olan mükelleflerdir.) elektronik fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve birbirlerine ifa ettikleri hizmetler için 1/9/2013 tarihinden itibaren sadece elektronik fatura gönderip alacakları 58 no.lu V.U.K. genel tebliğin 3. bölümünde açıklanmıştır. 6- Elektronik Fatura Düzenlenmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar: 6.1- e-fatura Düzenlenmesi ve İletilmesi: e-faturanın, 397 sıra no.lu V.U.K. Genel Tebliğinde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Başkanlık tarafından oluşturulan e-fatura Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur. Faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde duyurulmuştur. Bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslar göre düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan elektronik belgeler, V.U.K. nu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde sayılmayacağı yine aynı tebliğde belirtilmiştir.
- 5-6.2- e-fatura Uygulamasının Kullanımı: e-fatura Uygulaması bünyesinde e-fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini yapmak üzere her bir kullanıcıya ait kullanıcı hesabı olacaktır. e-fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri, iki şekilde yapılabilecektir. -Birinci şekilde bilgi işlem sistemlerinin e-fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla, -İkinci şekilde http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde hizmete sunulan e-fatura Portalı aracılığıyla, e-fatura oluşturulabilecektir. Bakanlıkça yine 421 sıra no.lu V.U.K.nu genel tebliği yapılan düzenlemede 397 sıra no.lu V.U.K.nu genel tebliğinin 5.1.1. bölümüne iki paragraf ekleyerek, yeni bir seçenek daha getirilmiştir. Bu düzenlemeye göre, elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterliliğe sahip, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilimek mümkün olacaktır. Bu durum mükellefin, muhafaza ve ibraz ödevlerini de ortadan kalkmamaktadır. 421 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumlar aşağıda listelenmiştir. Daha sonra entegrasyon izni alacak entagratörler de bu listeye dahil edilerek liste güncellenecektir. İdea Teknoloji Çözümleri Bilgisayar San. ve Ticaret Limited Şirketi - İstanbul D.T.P. Bilgi İşlem İletişim ve Ticaret Limited Şirketi (Digital Planet) - İstanbul Mebitech Bilişim Bilgisayar Hizmetleri Danışmanlık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - İstanbul Veriban Elektronik Veri İşleme ve Saklama Hizmetleri A.Ş. - İstanbul Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri Ticaret Anonim Şirketi - İstanbul Koç Sistem Bilgi ve İletişim Hizmetleri Anonim Şirketi (KoçSistem) - İstanbul Kapsama giren mükellefler eğer isterlerse izin almış bu kurumlardan herhangi biri ile anlaşarak e- faturalarını düzenlettirmeleri de mümkün olabilecektir. Uygulamaya yeni başlayan mükelleflerin ve özellikle teknik yeterliliğe sahip olmayan mükelleflerin seçimlik hakkını kullanarak e-fatura uygulamasını yapmalarında yarar bulunmaktadır. Kapsama giren mükelleflerin bu konuda dikkat etmeleri gereken husus e-faturaların e-fatura portalı aracılığı ile yapılması esasının terk edilmemesidir. e-faturanın, bilgisayarda düzenlenen ve mail aracılığı ile karşı tarafa gönderilen bir ileti olmadığını unutmamak gerekir. Ancak e-fatura düzenlendikten sonra karşı tarafı bilgilendirmek için böyle bir mail gönderilmesi mümkün ise de;
- 6 - müşterinin veya mükellefin kedisi için düzenlenen e-faturanın mutlak e-fatura portalından alınması gerekmektedir. e-fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan elektronik belgeler, V.U.K. nu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde sayılmayacağı 397 sıra no.lu V.U.K. Genel Tebliğin 5. maddesinde belirtilmiştir. 7-Sorumluluk ve Cezai Yaptırımlar: 7.1-397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemlerini kesintisiz 7 gün 24 saat fatura ve ilgili mesajları alabilir ve gönderebilir halde açık tutmak zorundadırlar. 7.2- Bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemleri üzerinde yapacakları bakım, onarım, nedeniyle sistemlerine erişim kesintiye uğrayacak ise bu kesintiden önceki üç işgünü içerisinde hangi tarihte ve ne kadar süreyle sistemlerinin kesintiye uğrayacağını Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirmekle yükümlüdürler. Kesinti süresi hiçbir surette iki günü aşmayacaktır. 7.3- Elektronik fatura ve elektronik deftere ilişkin olarak getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, V.U.K. nun ceza hükümleri uygulanacaktır. 7.4- Elektronik fatura kapsamına dahil olan mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemeyeceklerdir aksi takdirde bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılacaktır. 7.5- Kapsama dahil mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunludur. Bu zorunluluğa uymayanlar hakkında V.U.K. nun hükümlerine göre fatura almama ile ilgili cezai hükümlerin uygulanacaktır. 7.7- Elektronik defter tutma zorunda olan mükellefler, kâğıt ortamında defter tutamayacaklar ve kâğıt ortamında tutulan defterler hiç tutmamış sayılacaktır. B- Elektronik defter uygulamasına ilişkin yasal mevzuat: Elektronik defter uygulamasına ilişkin yasal düzenleme V.U.K.nun 242. Maddesi ve T. Ticaret kanununun 66. Maddesi ile Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığına verilen yetkiye dayanarak bu Bakanlıklar tarafından müştereken çıkarılan 13/12/2011 tarih ve 1 sıra no.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile yapılmıştır. Elektronik defterle ilgili uygulamaya geçiş ve diğer esaslar hakkında 1 sıra no.lu tebliğle yapılan düzenlemeye göre yapılacak iş ve işlemler aşağıda açıklanmıştır. E-fatura uygulamasına zorunlu olarak tabi tutulanlar aynı zamanda e-defter uygulamasına da sorunlu olarak tabi olduklarından, e-fatura kapsamına dahil olan mükellefler, e-defter oluşturacaklar ve muhasebe kayıtlarını kağıt ortamında yapamayacaklardır.
- 7 - B.1- Uygulamaya geçiş usul ve esasları: 1. Başvuru koşulları: Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen veya zorunlu olarak bu kapsama giren gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir. a- Elektronik imza çerçevesinde üretilen elektronik sertifikaya sahip olunması, b- Elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olunması ve mali mühür temin edilmiş olması, c- Elektronik defter tutulması ile ilgili yazılımın uygunluk onayının alınmış olması, 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, elektronik defter (e-defter) oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmak zorundadır. Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda özel veya paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren mükellefler e-defter oluşturmada kullanacakları yazılımların Başkanlık tarafından onaylanması amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı İlkadim Cad. 06450 Dikmen/ ANKARA adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. Uygunluk onayı alan yazılım firmaları aşağıda gösterilmiştir. e-defter Uygulaması Uyumlu Yazılımların Listesi Yazılım Üreticisi Yazılım Adı Versiyon / Sürüm No Logo San. ve Tic. A.Ş. Yazılım Logo E-Defter 1.00.00 Netsis San. ve Tic. A.Ş. Yazılım Netsisedefter 1.9.9.1 Mikro San. ve Tic. A.Ş. Yazılımevi Mikro E-Defter uygulaması Yazılımevi 1.01 ISIS Bilişim San.Tic.Ltd.Şti. Teknolojileri ISIS e-defter V1.0 F.I.T. Bilgi İşlem Sistemleri FIT SAP e-defter Çözümü 1.0
Servisleri San.Tic.Ltd.Şti. Partnera Bilgi Sistemleri ve Dan.Hiz.A.Ş. Partnera E-Defter Uygulaması 1.0.3 C/S Enformasyon Teknolojileri Ltd.Şti Cybersoft e-defter Uygulaması 1.0 Uzman Bilişim Danışmanlık A.Ş. Experteam e-defter Uygulaması 1.0 Link Bilgisayar Sis. Yazılımı ve Donan. San. ve Tic. A.Ş. Link Güneş e-defter 1.00.00 NETBT Danışmanlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. NETSign-edefter 1.0.0 Link Bilgisayar Sis. Yazılımı ve Donan. San. ve Tic. A.Ş. Yeni Nesil e-defter 1.00.00 Tabim Bilişim Eğitim Danışmanlık San. Tic. A.Ş. TABİM Muhasebe e-defter 1.0 İNFİNA YAZILIM A.Ş. Infleks Muhasebe edefter Uygulaması v1.0 Logo San. ve Tic. A.Ş. Yazılım Logo E-Defter 1.01.00 2. Başvuru Adresi: Elektronik defter tutmak için www.edefter.gov.tr sitesinde belirlenen adrese yazılı başvuru yapılacaktır. 3. Başvuru dilekçesine eklenecek bilgi ve belgeler: Yukarıda yer alan şartları taşıyanlardan, elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. a. www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan elektronik defter uygulaması başvuru formu ve taahhütnamenin aslı, b. Başvuru formunu imzalayan yetkilinin noter onaylı imza sirküleri,(eğer e-fatura uygulamasına başlayan ve imza sirkülerinde bir değişiklik olmayan mükellefler için bu şart aranmaz.) c. Uyumluluk onayı alınmış yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler.
- 9-4. Elektronik Defter Oluşturma: Elektronik defter oluşturma adımları aşağıda belirtilmiştir. a. www.edefter.gov.tr internet adresindeki formata göre aylık dönemler itibariyle elektronik defter oluşturulur, b. e- defter sürecinde ilk ayın beratının alınması açılış onayı, son ayın beratının alınması kapanış onayı yerine geçer. c. Kapsama dahil olanlar, e-defter için aşağıdaki adımları izleyerek beraat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar. c.1-gerçek kişiler e-defterlerini ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar, Aralık ayına ilişkin defterler ise, Gelir Vergisi beyannamesinin verime süresinin sonuna kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalanır. c.2-tüzel kişiler e-defterlerini ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar, hesap döneminin son ayına ilişkin defterler ise, Kurumlar Vergisi beyannamesinin verime süresinin sonuna kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylanır. d. Aylık dönem sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade eder önceki dönemlerin kayıtlarını içermez. e. Bu adımlar sonucunda berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar e-defterler uygulaması aracılığı ile Başkanlık onayına sunulur. f. e-defterler Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte V.U.K. nu ve T.T.K. nu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilir. g. Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir. h. Arıza nedeni ile berat onaylama işlemi gerçekleşmezse, berat gerçek kişiler için elektronik imza, tüzel kişiler için mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanarak onaylanır. Zaman damgaları TUBİTAK-UEKAE den temin edilecektir. Engel veya arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben beratların tekrar Başkanlık onayına sunulması gerekir. 5. Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler: a. e-defter oluşturulurken V.U.K. nu ve T.T.K. nunda yer alan hükümlere uyulması zorunluluğu bulunmaktadır. b. Elektronik defter tebliğinde belirtilen usul ve esaslara aykırı biçimde e-defter oluşturanlar ile e- defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında V.U.K. nu ve T.T.K. nun hükümleri uygulanır.
- 10 - c. Elektronik defter oluşturanlar bilgi işlem sistemini ve benzeri unsurları hiçbir şekilde denetim elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca görevlendirilen personelin erişimini engelleyecek bir sözleşme ve lisansa konu edemez. 6. Diğer Hususlar: a. e-defter kayıtlarının bozulması silinmesi gibi hallerin oluşmasında durum 15 gün içerisinde Başkanlığa bildirilir. Kayıtların nasıl tamamlanacağı hakkındaki plan Başkanlığa bildirilir. b. e-defter bilgi işlem sisteminin haciz edilmesi veya yetkili mercilerce el konulması durumunda 3 iş günü içerisinde Başkanlığa bilgi verilecektir. c. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerin oluşturulması sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde çalışabilmesi ile ilgili yeterli güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdür. d. Diğer konular için 1 sıra no.lu elektronik defter genel tebliği ile 397 ve 421 sıra no.lu V.U.K. genel tebliğlerindeki esaslar geçerlidir. e. Kapsama dahil olan mükellefler 01.01.2014 tarihinden itibaren e-defter tutmaya başlayacaklardır. C) SONUÇ: Birçok ülkede olduğu gibi ülkemizde de muhasebe kayıt ve vergilendirme işlemlerinde bilgisayar teknolojisinden yararlanılması için son zamanlarda gerekli adımlar atılmakta olup, atılan son adımlardan en önemlisi de e-fatura ve e-defter uygulaması olmuştur. Bu müessese önce isteğe bağlı olarak getirilmiş ve daha sonra bir kısım mükellefler zorunlu olarak bu müesseseye dahil edilmiştir. Zamanla bu uygulamanın yaygınlaştırılacağı ve önemli bir mükellef kesiminin e-fatura ve e-defter uygulamasına geçirileceği tahmin edilmektedir. Meslek Mensuplarının şimdiden bu uygulamaya kendilerini hazırlamalarında yarar bulunmaktadır. Kısa bir süre sonra uygulama zorunluluğu başlayacağından, firmaların 2011 yılı mal alımlarını 421 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu tebliğindeki usul ve esaslar dahilinde ve 58 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu sirküleri ekinde yer alan listelerdeki firmalardan mal alımı olup olmadığını kontrol ederek elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına girip girmediklerini belirlemeleri ve gerekli hazırlıkları yapmaları tavsiye olunur. Bu konuda meslek mensuplarına da önemli görevler düştüğünü belirtmekte yarar görmekteyim.