BAŞKENT ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL TOPLANTI DÜZENLEMEVE DESTEKLEME İLKELERİ YÖNERGESİ Amaç Madde 1- Başkent Üniversitesinin Fakülte, Meslek Yüksekokulu, Konservatuvar, Enstitü ve Merkezler gibi akademik birimleri ile SKS Daire Başkanlığı ve Öğrenci Topluluklarının yapacakları bilimsel faaliyetleri düzenleme ve destekleme esaslarını belirlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönergede düzenlenen esaslar çerçevesinde, Başkent Üniversitesinin düzenlediği veya ortak olarak katkı yaptığı kongre, sempozyum, seminer, hizmetiçi eğitim, panel, konferans vb. bütün akademik faaliyetleri kapsar. Madde 3- Akademik toplantı türleri ve topluluk faaliyetleri ile destekleme türleri; a) Ulusal ve Uluslararası Akademik Toplantılar; i) Kongre (Ulusal ve Uluslararası), ii) Sempozyum, iii) Panel, iv) Seminer, v) Konferans, vi) Bitirme Projesi Sunumu, vii) Poster Sunum, viii) Konser, ix) Sportif Etkinlik, x) Hizmet içi Eğitim, b) Destekleme Türleri ve Faaliyetleri; i) Katılımcılara çay kahve ve kuru pasta ikramı, ii) Yemek ikramı, iii) Kokteyl, iv) Gala yemeği, v) Transfer vb. araç tahsisi, vi) Konaklama, vii) Materyal tasarım ve basımı (afiş, davetiye vb.), viii) Akademik toplantı doküman basımı (bildiri kitabı, proceeding dökümanı vb.), ix) Tanıtım malzemesi dağıtımı, x) Basın, medya ve fotoğraf hizmetleri.
Toplantı İlkeleri Madde 4- Başkent Üniversitesinde düzenlenen akademik toplantı ve faaliyetlere aktif katılım (planlanma, koordinasyon ve paydaş düzenleyici vb.) esastır. a) Başkent Üniversitesince düzenlenen veya ortak olarak görev alınan, kongreler, sempozyumlar ve kamuya açık paneller için Rektörlükten 2 ay öncesinden sözlü, 1 ay öncesinden yazılı onay alınır. b) Başkent Üniversitesinde düzenlenecek bilimsel toplantı ve/veya öğrenci faaliyetleri için bir Rektör Yardımcısı ve bir Genel Sekreter Yardımcısı Koordinatörlük görevini yürütür. c) Kongre, seminer, sempozyum gibi düzenlemelerde öğrenciler tarafından düzenlenen ve öğrencilerin sunum yapacağı faaliyetler dışında, katılım ücreti alınır. d) Akademik toplantılarda, Üniversite akademik personelinin konuşmacı, oturum başkanı, panelist vb. görevlerle aktif katılımı esastır. Üniversitece Verilecek Destekler Madde 5- Üniversite birimlerince düzenlenen akademik toplantılarda Üniversite tarafından verilecek desteklerde uygulanacak usul ve esaslar; a) Kongre, seminer, sempozyum vb. faaliyetlerde toplantı yerini Üniversite sağlar. b) Kongre, seminer, sempozyum gibi faaliyetlerde katkı payı alınan toplantı giderleri organizasyon komitesi tarafından karşılanır ve gerektiğinde Üniversite faaliyetin yapılması için destek sağlar. c) Toplantılarda verilecek kokteyl ve gala yemeklerinin giderleri organizasyon komitesinin temin ettiği katılım ücreti ile karşılanır. d) Kongre, seminer, sempozyuma katılacakların otel konaklama giderleri organizasyon komitesi tarafından karşılanır, gerektiğinde Üniversite destek sağlar. e) Toplantıya yurt dışından katılacak davetli konuşmacıların havaalanı, Üniversite Kampusu veya ikamet yeri arasında gerektiğinde ulaşımları Üniversitece karşılanır. f) Yurtiçi katılımlarda toplantılarda oturum başkanı ve davetli konuşmacıların havaalanı ve Ankara içi gidiş ve dönüşleri için Üniversite destek verir. Doçentlik jüri üyelerinin ulaşımları ise BELKO duraklarından sağlanır. g) Dinleyicilerin ulaşımları; organizasyon komitesi tarafından, katılımcıların kendi imkânları veya Üniversitenin toplu taşım araçlarından yararlanarak yapılır. h) Desteklenen ikramlar, faaliyet ve hizmetler için en geç 15 gün öncesinden ilgili birimlere bilgi verilir. i) 50 kişi ve üstünde öğle yemeklerin ikramı saat 13.00 den sonra yapılır. Öğrenci Konseyi ve Toplulukları Faaliyetleri Madde 6- Öğrenci konseyi ve topluluklarının düzenleyecekleri faaliyetlerde aşağıda belirtilen süreç takip edilir.
a) Akademik etkinlik düzenlemek isteyen öğrenci toplulukları, akademik danışmanları ve Fakülte Dekanlığı, MYO veya Konservatuvar Müdürlüğü aracılığı ile diğer faaliyet düzenleyecek topluluklar ile Öğrenci Konseyi ise SKS Daire Başkanlığı aracılığı ile Rektörlükten ön onay alırlar. b) Yapılmasına ön onay verilen faaliyet ile ilgili yer tahsisi, çiçek ve/veya plaket verilmesi, ikramlar vb. planlama ve uygulamalar ilgili akademik birim veya SKS Daire Başkanlığı vasıtasıyla organize edilerek yapılır. İhtiyaçlar bu birimler tarafından Rektörlüğün onayına sunulur. Yürürlük ve Yürütme Madde 7- Bu Yönerge hükümlerini Başkent Üniversitesi Rektörü yürütür ve Rektörün onayladığı tarihte yürürlüğe girer.
I. İkramlar BAŞKENT ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL TOPLANTI DÜZENLEMEVE DESTEKLEME İLKELERİ YÖNERGESİ UYGULAMA ESASLARI a) Kongre ve sempozyumların katılımcı ücreti alınarak düzenlenen bir etkinlik olması durumunda, ücreti karşılığında her türlü destek verilecektir. Diğer durumlarda Rektörlükten onay alınması kaydıyla; i) Açılış kokteyli veya gala yemeği ikramlarında biri karşılanacak olup, 3 menü alternatifinden biri ikram edilecektir. ii) iii) Öğle yemeği ikramlarında fiks menü uygulanacaktır. Öğrencilerin katılımı ile gerçekleştirilen etkinliklerde kumanya ikram edilecektir. Kahve arası (cafe break) ikramlarında en fazla 2 arada çay, kahve, su ve kuru pasta ikramı, diğer aralarda sadece çay, kahve ve su ikramı yapılacaktır. b) Panel, seminer, konferans, konser gibi etkinliklerde yemek ikramlarında fiks menü uygulanacaktır. c) Konserlerde çay, kahve ve su ikram edilecektir. d) Poster sunum kokteyllerinde çay, kahve, su, soğuk içecek ve kuru pasta ikram edilecektir. e) Sportif etkinliklerde kumanya ve soğuk içecek ikram edilecektir. f) Doçentlik jürilerinde çay, kahve ve kuru pasta ikram edilecektir. g) Üniversitemizi şehir içinden ziyarete gelen lise öğrencilerine Teras Cafe'de kuru pasta ve çay ikramı, şehir dışından ziyarete gelenlere ise kahvaltı talep etmeleri durumunda sandviç ve meyve suyu, öğle yemeği talep etmeleri durumunda da Rektörlük onayı ile öğrenci tabldot yemeği ikramı yapılacaktır. II. Materyal Tasarım ve Basımı a) Organizasyonu gerçekleştiren birimin kendi imkanları ile gerçekleştirememesi durumunda afiş, davetiye, program vb. materyal tasarımları İletişim Fakültesi ve Basım Yayım Birimince yapılacaktır. b) Tasarımı yapılan her türlü materyalin basım isteği ilgili birimce Basım Yayım Birime yapılacaktır. c) Basılan afiş, davetiye, program vb. materyalin dağıtımı ilgili Birimince yapılacaktır. III. Tanıtım Malzemeleri Dağıtımı a) Düzenlenen etkinliklerde tanıtım malzemesi talebi olması durumunda, kalem, not defteri, üniversite/bölüm katalogları, tanıtım CD'si, çanta veya dosya desteği sağlanacaktır. b) Taleplerin en geç 15 gün önce Tanıtım ve Halkla İlişkiler Ofisi'ne ulaştırılması gerekmektedir.
IV. Salon Tahsis İşlemleri a) İhsan Doğramacı Konferans Salonu ve Avni Akyol Konferans Salonu Rektörlük Özel Kalem'i tarafından tahsis edilecektir. b) İletişim, Fen Edebiyat, Eğitim ve Mühendislik Fakültesi Salonları ilgili fakültelerce tahsis edilecektir. c) Hukuk Fakültesi amfileri İktisadi İdari Bilimler Fakültesi'nce tahsis edilecektir. d) Spor salonu Spor Koordinatörlüğü'nce tahsis edilecektir. e) Kütüphane çalışma odaları Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nca tahsis edilecektir. f) Başkent Galeri ve Güzel Sanatlar Tasarım ve Mimarlık Fakültesi Galerisi Güzel Sanatlar Tasarım ve Mimarlık Fakültesi'nce tahsis edilir.