BASIC MEDIATION SKILLS TRAINING FOR LAWYERS EC sponsored project: Technical Assistance for Better Access to Justice DECEMBER 19-21 - MERSIN KEY TRAINERS Dr. Esra Cuhadar Gürkaynak Assistant Professor in department of Political Science Bilkent University (Ankara), Board member of the European Mediation Network Initiative Manon Schonewille Executive director, ACB Group B.V. And Toolkit Company (Nuland/The Hague, NETHERLANDS) Lecturer Business Mediation and Conflict Management interfaculty minor in mediation Utrecht University (Utrecht, NETHERLANDS) ASSISTANT TRAINERS IN THE ROLE PLAY SESSIONS Asiyan Suleymanoglu - Samil Demir www.toolkitcompany.com 1
European Commission sponsored project Technical Assistance for Better Access to Justice Project led by ADR Centre, with consortium of partners including, CEDR (UK), IBF International Consulting (Belgium), Istanbul Bilgi University (Turkey), and Pricewaterhouse Coopers (Turkey). Overview and purpose Strengthen rule of law in Turkey & guarantee all citizens access to justice in line with EU acquis standards. The project s components: Legal aid: aims at improving access to justice by increasing the utilization of the legal aid system. ADR component: focuses on making ADR and especially mediation more applicable in the Justice system, strengthening the functioning of the judiciary, and increasing awareness of the issue of both the legal community and general public. IT: training professionals of the Ministry of Justice to use the technical infrastructure. Responsible Body and Beneficiaries The Central Finance and Contracts Unit (CFCU) is the Contracting Authority. The Consortium works closely with the beneficiary institutions in Turkey: the Ministry of Justice acts as the leading beneficiary organization, while the Union of Turkish Bars Associations and Ankara Bar Association act as the co-beneficiaries. 2
Key Trainers Dr Esra Çuhadar Gürkaynak Assistant Professor at Department of Political Science Bilkent University, Ankara M.A and Ph.D. in International Relations, advanced graduate certificate in Applied Conflict Resolution (Syracuse University.) Previously assistant Professor at Sabanci University (Conflict Resolution Program). At Syracuse University: instructor, research affiliate Moynihan Institute of Global Affairs, Program Coordinator of Program on Analysis and Resolution of Conflicts in 2000-2001. Research in: international mediation, evaluation of peace building and conflict resolution programs, and political psychology of conflicts. Publishes regularly in academic journals and contributed to various books. Delivers trainings and consultations on conflict resolution, negotiation, and mediation for various groups and organizations in Turkey and elsewhere. Board member European Mediation Network Initiative. 3
Key Trainers OOLKIT COMPANY Manon Schonewille www.acb-group.com Dutch ADR professional specializing in facilitating business transactions, techniques and mediation advocacy. Executive director of business mediation provider ACB Group & partner in Toolkit Company (training and consulting). Trains all over the world in advanced use of negotiation and mediation techniques. Consults corporations in conflict management. Numerous international ADR projects. Currently ADR Key Expert in Technical Assistance for Better Access to Justice in Turkey. Lecturer of Business Mediation at Utrecht University. Author of among others Toolkit Series. www.toolkitcompany.com 4
Trainers in role plays Samil Demir Founder member and vice-president of ADR Association of Ankara Bar. Initiator www.arabulucu.com: articles, announcements on negotiation mediation and ADR. (furthering development & growth in Turkey.) Active role in (in)national training programs and conferences organized by EU and ABA. Başkent University ADR and Mediation Training Program Coordinator. Lecturer negotiation techniques Articles & studies on techniques. Lawyer in Ankara Asiyan Suleymanoglu Lawyer at Topaloğlu Law Office in Istanbul. ADR project assistant in the Better Access to Justice Project. Extensive ADR, mediation and negotiation course experience (f.e. Making and Saving deals graduate). 5
Program Day 1: Introduction ADR and mediation Mediation: interest based negotiation process. Factors (dis)favoring the use of mediation Stages of a mediation process, overview First stages: preparation & opening statements Stage 2: Exploration, dealing with conflict Psychological concepts for mediation and communication 6
International Training Format (Interactive) Lectures: exercises /demo s, involving participants, discussion, Q&A => Flexibility in program. => Issue Board. Separate room: role plays + exercises. Charts downloadable after training from website: www.adrcenter.com/international. Please check website before each training day + prepare general instructions of role plays on same website!!!! 7
Sorun çözme yaklaşımları Güç -- dayatma ve şiddet Hak -- yargı Çıkarlar/ihtiyaçlar müzakere ve ADR (AUÇ)
Alternatif Uyuşmazlık Çözümü AUÇ/ADR Uyuşmazlıkların mahkemeler dışında ve geleneksel hukuk prosedürleri dışında kalan yöntemlerle tarafsız üçüncü şahısların yardımıyla çözülmesidir. Ombudsmanlık, müzakere, arabuluculuk, arabuluculuk-tahkim karması, mini duruşma, tarafsız tavsiye vs.
AUÇ diğer yaklaşımlardan nasıl farklıdır? Geleneksel hukuk süreçleri: Kazan-kaybet Geçmişe odaklı Karşı tarafı düşmanca algılama İlişkileri koruma veya onarmak zor Tarafların süreç ve sonuç üzerinde kontrolü çok az AUÇ: Amaç bütünleyici sorun çözme Geleceğe ve ilişkilere odaklı Her iki tarafın da ihtiyaçlarının anlaşılması ve sürece eşit olarak katılımı Taraflar süreç üzerinde söz sahibidirler, yaratıcıdırlar
AUÇ çeşitleri Uyuşmazlıkları önleme amaçlı (kurumlar içi kullanımı yaygın: sorun çözme sistemleri) Kolaylaştırıcılık amaçlı AUÇ (müzakere ve uzlaşmayı kolaylaştırıcı: arabuluculuk) Tavsiye amaçlı AUÇ: (bağlayıcı olmayan: tarafsız değerlendirme) Karar verme amaçlı AUÇ (karar bağlayıcıdır: tahkim)
Arabuluculuğun tanımı Hukuki ve ticari konularda arabuluculuğun bazı yönlerine değinen AVRUPA PARLAMENTOSU VE KONSEYİ NİN 21 Mayıs 2008 tarihli 2008/52/EC sayılı Direktifi Avrupa Birliği nin Resmi Gazetesi nde 24 Mayıs 2008 de yayınlanmıştır. (Official Journal of the European Union L. 136/3) iki veya daha fazla tarafın kendileri çaba göstererek ve gönüllülük esas alınarak, uyuşmazlıklarının çözümü için bir arabulucunun yardımıyla anlaşmaya varmak üzere karar verdikleri bir süreç. 12
3 Sac Ayağı Gönüllülük Süreç sonunda anlaşmayı kabul etmek taraflara bırakılır (med-arb hariç) Arabuluculuk sürecinin mahremiyetine özen gösterilmesi İstisnai durumlar dışında (örn. Şiddet veya taciz) tarafların rızasıyla bilgi paylaşımı Arabulucunun tarafsızlığı (nesnellik ve tarafsızlık arasındaki fark)
Neden Arabuluculuk? Bazı ortak cevaplar: Davalarda patlama/ kriz, hızlı ve ucuz Daha iyi ( eş varoluş ) adalet Tarafların ihtiyaçlarının ön planda olması ve ilişkinin korunabilmesi Sorun çözme odaklı olması tarafların süreç üzerindeki kontrolü Yaygın adalet Yoksullar için adalet Zenginler için adalet Ticari uyuşmazlık çözümünde elde ettiğimiz 10 senelik tecrübeye dayanan cevabımız: Müzakere sonuçlarının kolaylaştırılması ve iyileştirilmesi Zaman ve paradan tasarruf 14
Detaylar ve Hedef.. ARABULUCULUK Müzakere engellerini aşın Zaman ve maliyeti azaltın Karşılıklı olarak tatmin eden bir anlaşmaya ulaşın Çatışmanın gizliliğini koruyun Tarafların ilişkisini koruyun ve teşvik edin İş odaklı yaratıcı çözümler üretin Nihai sonuç üzerinde kontrol sahibi olun Arabuluculuğun başarısızlığa uğraması durumunda yargılama seçeneğini elinizde bulundurun. TAHKİM Çatışmayı seçmek için konu uzmanlarından yararlanın Bir üçüncü taraf kararı sağlayın Çatışmayı özel olarak çözün Jürilerden kaçının (ABD) Hukuki yargılama süresi ve (maliyetlerini?) azaltın Tarafları ve ifadelerini inceleyin Tahkimi çoklu adımlı bir AUÇ sürecinin en son aşaması olarak kullanın YARGILAMA Bir emsal teşkil edin Ara çözüm bulun Kamuoyu önünde - Kınama - Öç alma - Şerefini kurtarma Karşı tarafı ayrıntılı olarak inceleyecek zaman ayırın Tarafları ve ifadeleri tamamen inceleyin Olası igili hukuki eylemleri hesaplayın 15
Uygulama alanlarından örnekler İşçi - işveren uyuşmazlıkları Spor liglerindeki uyuşmazlıklar (kulüp-oyuncu sözleşmeleri, lig içi uyuşmazlıklar) Toplum merkezlerinde veya mahalle düzeyindeki uyuşmazlıklar (komşular arası ve apartman-site yönetimiyle ilgili sorunlar) Ticari uyuşmazlıklar, esnaf ve küçük ve orta ölçekli işletmeleri ilgilendiren uyuşmazlıklar Çevre ve kamu sağlığı gibi kamuyu ilgilendiren uyuşmazlıklar Aile hukukunu ilgilendiren uyuşmazlıklar (boşanma ve velayet) Tüketici haklarıyla ilgili uyuşmazlıklar Sınırlı ceza suçlarında Ağır ceza ve anayasal suçlar genellikle dışarıda bırakılır
Mediation, interest based process Not rights based (legal) or positions. Focus on interests: Wants vs. Needs
Interests vs. positions
Interests Kinds of interests: Mutual Differing reconcilable irreconcilable => case study
Infringement of IP rights Small US competitor infringes DutchCo s IP rights. Competitor refuses to talk => litigation, long discovery + many expert reports => US judge rules: infringement. Parties ask judge to order mediation to deal with consequences. Position USCo (Re-)developed technology ourselves with lot of effort. Judge misled, we ll win case in appeal. Unfair we re punished: damages + on top all marketing efforts lost. Giant tries to crush us and wear us out. Position DutchCo We won our case, we re entitled to damages. Bad faith also proofed by employing DutchCo R&D researcher. Moreover: they refused to negotiate and forced us to litigation.
Interests?? Interests USCo Don t want to loose marketing efforts. Recall of products + pay damages = huge financial blow (hope we ll survive it ). Avoid loss of face towards stakeholders like e.g. employees, customers & market in general. Must solve problem asap. Profit, expansion, good image, success, etc. Interests DutchCo Want to introduce products based on that technology on US market, but currently lack management capacity and financial resources. Public statement that nobody is allowed to use our technology (just imagine the consequences ). Must solve problem asap. Profit, expansion, good image, success, etc.
Potential Solutions?? HOW Make it different, analyse underlying interests, reframe dispute. Make it bigger, bring in things that are no part of the dispute, but that can be part of the solution. WHAT Instead of damages parties entered into licence agreement. (different). With several supply contracts vice versa. (bigger). Combined agreements yielded several billions of dollars. Exceeding significantly expected damages (and with less costs and losses!). DutchCo saved management and marketing efforts to launch product in US. USCo did not loose market investments + reached (financial) risk control.
Litigation and transactional lawyers negotiating Litigation lawyers: postitional Closed questions Focussed on reaching a number Wants + focus on what NOT acceptable (bottom lines) Transactional problem solving, integrative Open and closed questions, exploration Sliding scales, out of the box Focussed on other possibilities, now and future (expanding the pie) 23
Simulasyonlarla ilgili genel bilgiler Lütfen bunları gün boyu aklınızda tutun ve uygulayın! Rolünüzü anlayın ve ciddiye alın Anlamadığınız kısımlarda rol arkadaşınızdan değil bizden yardım isteyin Simulasyonlardaki performansınız öğrenmenizi ve simulasyon kalitesini etkileyecektir Simulasyonlardan sonra tartışma için bu tartışmaların dürüst ve açık olması gerekiyor. Neyi nasıl ve neden yaptığınızı başkalarıyla paylaşmaya hazır olun.
Simulasyonlarla ilgili genel bilgiler Simulasyonlara katılırken lütfen şu kurallara uyunuz: Elinizde yazan rol tanımları ve kuralları dışında kendiniz yeni birşey uydurmayın. Elinizde yazan bilgiye sadık kalın. Ancak bu bilgi sınırları içinde istediğiniz gibi hareket edebilirsiniz. Rolünüzü bu durumda bir insan nasıl davranır diye düşünerek oynayın Size dağıtılan bilgileri rol arkadaşınıza göstermeyin
FLEXIBLE & MC SOLID EXERCISE INTEREST BASED NEGOTIATION Divide bonus among 3 parties Look for interests and options to expand the pie: Creative solutions and NOT each 1/3 15 minutes role play + 10 minutes feedback in own group in break out room Debrief plenary
FLEXIBLE & MC SOLID INSTRUCTIONS 1. Go to break out room & form groups of 5 or 6. 2. Confidential role play instructions on table. table of 5 (3 negotiators + 2 observers), or table 6 (2 groups of negotiators of 3, no lawyer role!) 3. Read own role & prepare for negotiation over break. 4. After lunch back to Break-out Room: 25 minutes. 5. Report here for debrief.
Flexible & Mc Solid Junior Lawyer Senior Partner Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 Group 6 Group 7 Group 8
Debrief Flexible & Mc Solid 1. When do you negotiate as a lawyer? 2. Why and how do negotiations get deadlocked? 3. Examples from own practice. 4. How to break or prevent impasse? 29
DEMONSTRATION ` Litigation and transaction lawyers bargaining over a contract
Q?&A 31
Tomorrow 10.00 START Registration 9.30 Read Mega Brands case: www.adrcenter.com/international 32