Temel Bilgi Teknolojisi Ders 6 1
MICROSOFT EXCEL GIRIS Microsoft Excel programı, Windows altında çalışan bir tablo işlemcisidir. Bu tablo üzerinde yazmış olduğunuz rakamlar, kelimeler ve tarih gibi bir takım veriler üzerinde, işinize uygun olarak dilediğiniz gibi matematiksel ğlemler yapıp, grafikler çizip, işlerinizi daha kolay yapabilirsiniz. Kısaca özetlemek gerekirse EXCEL bir hesap tablosu özelliği taşır. Excel de veriler, bir çalışma sayfasında bulunan ve yatay satırlar ile düşey sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelere girilirler. Yapacağınız iste birden fazla çalışma sayfasının gerekli olabileceği ihtimali düşünülerek Excel, çalışma sayfalarını çalışma kitapları halinde birleştirir. Oluşturduğunuz her yeni çalışma kitabında başlangıçta üç çalışma sayfası bulunurken sonradan en fazla 255 adet olmak üzere yeni çalışma sayfası ekleyebilirsiniz. 2
26 sütunu adları A dan başlayıp Z de biter, ikinci 26 sütun ise AA dan baslayıp AZ de, sonraki 26 sütun ise BA dan baslayıp BZ de biter ve böylece sürer gider. Çalışma sayfalarına ise Sayfa 1 den başlayan ve Sayfa 256 ya dek uzanabilen isimler verilir. Bu isimler dilendiği gibi değiştirilebilirken, 32 karakterden küçük olmalı ve /? \ * : gibi karakterleri içermemelidir. Excel programında oluşturulan dosyalara XLS uzantısı verilmektedir. Excel de hücreleri aktif hale getirmek için hareketli bant vardır. Hareketli bant hangi hücrede ise o hücreye her türlü işlem yapmak mümkündür. Birden fazla hücre üzerinde işlem yapmak için bloklama yapılmalıdır. 3
Bir Çalışma Kitabı Oluşturmak Var olan verilerinizin hiçbiriyle ilişkili olmayan verileri toplamak ve depolamak istediğinizde, yeni bir çalışma kitabı oluşturmanız gerekir. Excel 2007 de varsayılan yeni çalışma kitabının üç çalışma sayfası vardır, ancak dilerseniz yeni çalışma sayfaları ekleyebilir ya da var olanları silebilirsiniz. Yeni bir çalışma kitabı oluşturmak basit bir işlemdir: Microsoft Office Düğmesi ni tıklayın, Yeni yi tıklayın, sonra da oluşturmak istediğiniz çalışma kitabı türünü belirleyin 4
Excel 2007 yi başlattığınızda, program boş bir yeni çalışma kitabı açar; çalışma sayfasının hücrelerine veri girmeye başlayabilir ya da var olan bir çalışma kitabını açabilirsiniz. İstediğiniz değişikliği yaptıktan sonra, çalışmanızı kaybetmemek için çalışma kitabını kaydetmeniz gerekir. 5
Çalışma Kitaplarını Değiştirmek Bir çalışma sayfası oluşturduğunuzda, Excel 2007 buna Sayfa4, Sayfa5, Sayfa6 gibi genel bir ad verir. Çalışma sayfasında hangi tür veri depolayacağınıza karar verdikten sonra, çalışma sayfasının varsayılan adının yerine daha açıklayıcı bir ad vermelisiniz. Bir çalışma sayfasının adını değiştirmek istediğinizde, çalışma sayfasının adını vurgulamak için sekme çubuğundaki çalışma sayfası sekmesini çift tıklayın, yeni adı yazın ve Enter tuşuna basın. 6
Birden fazla çalışma kitabıyla çalışmanın diğer yolu, başka bir çalışma kitabından bir çalışma sayfasını geçerli kitaba kopyalamaktadır. Örneğin çalışanların listesinin olduğu başka bir çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını geçerli çalışma kitabına kopyalayabilirsiniz. Bunun için, kopyalamak istediğiniz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Taşı Veya Kopyala iletişim kutusunu görüntülemek için, açılan kısayol menüsünden Taşı Veya Kopyala komutunu tıklayın. 7
Çalışma sayfalarını hedef çalışma kitabına aldıktan sonra verilerin çalışma kitabı içinde bulunmalarını kolaylaştırmak için sayfaların sırasını değiştirebilirsiniz. Çalışma kitabının içinde bir çalışma sayfasının konumunu değiştirmek için sayfa sekmesini sekme çubuğunda istenen konuma sürüklersiniz. Bir çalışma sayfasının çalışma kitabı içinde belirgin olmasını isterseniz, sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklar ve açılan menüyü kullanarak sekmenin rengini değiştirirsiniz. Sekme çubuğunda çalışma sayfası sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp, açılan menüde Gizle yi tıklayarak etkin çalışma sayfasını gizleyebilirsiniz. Excel 2007 nin çalışma sayfasını yeniden görüntülemesini istediğinizde, herhangi bir sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Göster i tıklayın. Göster iletişim kutusunda, görüntülemek istediğiniz sayfayı seçin ve Tamam ı tıklayın. Belirli bir çalışma sayfasına, artık ihtiyacınız kalmadığında, bu sayfayı kolayca silebilirsiniz. Sileceğiniz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Sil i tıklayın. 8
Çalışma Sayfalarını Değiştirmek Çalışma kitabınızdaki veriyle çalışmayı kolaylaştıracak işlemler yapabilirsiniz. Örneğin, sütun ya da satır kenarlıklarını sürükleyerek, çalışma sayfasındaki bir sütunun genişliğini ya da bir satırın yüksekliğini değiştirebilirsiniz. Bir sütunun genişliğini ya da bir satırın yüksekliğini artırmak, hücrelerin içerikleri arasındaki boşluğu artırır ve yanlışlıkla başka hücreden veri almadan, yalnızca istediğiniz hücredeki verileri seçmenizi kolaylaştırır. Sütun genişliğini ya da satır yüksekliğini değiştirmek, çalışma kitabının içeriğiyle çalışmayı kolaylaştırabilir. Ayrıca çalışma sayfasının kenarları ile veriyi içeren hücrelerin arasına bir satır ya da sütun da ekleyebilirsiniz. Çalışma sayfasına var olan biçimlendirmeyle bir satır, sütun ya da hücre eklediğinizde, Ekleme Seçenekleri düğmesi görünür. Ekleme Seçenekleri düğmesini tıkladığınızda eklenen satır ya da sütunun nasıl biçimlendirileceğiyle ilgili bir seçenekler listesi görüntülenir. Seçenekler, aşağıdaki tabloda özetlenmiştir. 9
10
Excel Program Penceresini Özelleştirmek Çalışma Sayfasını Yakınlaştırmak Excel ile daha kolay çalışabilmenin bir yolu, programın yakınlaştırma düzeyini değiştirmektir. Tıpkı fotoğraf makinesinin ekranındaki nesnenin boyutunu büyütmek için makineyi yakınlaştır ayarına getirdiğiniz gibi, Excel program penceresinde de nesnelerin boyutlarını Excel yakınlaştırma ayarlarını kullanarak değiştirebilirsiniz. 11
Birden Çok Çalışma Kitabı Penceresini Yerleştirmek Excel ile çalışırken aynı anda birden çok çalışma kitabı açmanız gerekebilir. Örneğin, iletişim bilgilerini içeren bir çalışma kitabını açabilir ve Microsoft Office Word de yarattığınız toplu bir ileti için kaynak veri olarak kullanmak üzere başka bir çalışma kitabına kopyalayabilirsiniz. Birden fazla çalışma kitabını aynı anda açtığınızda, bunlar arasında geçiş yapabilirsiniz. Bunun için Görünüm sekmesini tıklayın. Pencere grubundaki Pencerelerde Geçiş Yap düğmesini tıkladıktan sonra, görünmesini istediğiniz çalışma sayfasının adını tıklayın. 12
Excel de çalışma kitaplarını etkin olanın daha fazla görüneceği diğer çalışma kitaplarına da kolayca erişebileceğiniz şekilde yerleştirebilirsiniz. Görünüm sekmesini tıklayın. Pencere grubundaki Tümünü Yerleştir düğmesini tıklayın. Pencereleri Yerleştir iletişim kutusunda Basamakla yı seçin. 13
Veriler ve Veri Tablolarıyla Çalışmak Microsoft Office Excel tablolar, grafikler ve biçimlendirmeler kullanarak bilgiyi etkin biçimde sunmanızı ve görüntülemenizi sağlar. Bununla birlikte veri, bir çalışma kitabının en önemli parçasıdır. Verimli biçimde veri girmeyi öğrendiğinizde, daha az veri girişi hatası yapar ve verileri çözümlemek için daha fazla zamana sahip olursunuz. Excel, çalışma sayfası verilerini etkin bir biçimde girmek ve yönetmek için çok çeşitli araçlar sunar. Örneğin, veriyi tablolar şeklinde düzenlemenize olanak verir; böylece daha kolay ve hızlı çözümlemenizi ve saklamanızı sağlar. 14
Verileri Girmek ve Değiştirmek Bir çalışma kitabı oluşturduktan sonra verileri girmeye başlayabilirsiniz. Veri girmenin en basit yolu, bir hücreyi tıklamak ve bir değer yazmaktır. Bu yöntem birkaç parça veri girerken işe yarar ancak uzun değer serileri girerken en iyi çözüm olmayabilir. Örneğin, Bir Kurye şirketi Kurye ile anlaşma imzaladıklarında müşterilerinin faydalanabileceği aylık tasarruf miktarlarını listeleyen bir çalışma sayfası oluşturmak isteyebilir. Bu sayıları kaydetmek için aşağıdaki düzene sahip bir çalışma sayfası oluşturması gerekir. 15
Ocak, Şubat, Mart dizisini tekrar tekrar yazmak yerine dizinin ilk örneğini kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Ancak bunu Otomatik Doldur yöntemini kullanarak yapmak daha kolaydır. Otomatik Doldur kullanarak, program tarafına tanınan bir dizinin ilk öğesini girdikten sonra hücrenin sağ alt köşesindeki doldurma tutamacını tutup, seriler verinizi alacak kadar genişleyene dek sürüklersiniz. 16
Benzer bir araç olan Serileri Doldur, bir seriye iki değer girmenize ve seriyi çalışma sayfası içinde genişletmek için doldurma tutamacını kullanmanıza olanak verir. Örneğin, 2 den başlayan ve ikişer ikişer artan bir seri oluşturmak isterseniz, ilk hücreye 2, ikincisine 4 yazıp her iki hücreyi seçer, sonra da doldurma tutamacını kullanarak seriyi dilediğiniz son değere kadar genişletebilirsiniz. Doldurma tutamacını sürüklediğinizde Excel in serideki değerleri nasıl genişleteceğini denetleyebilirsiniz. Örneğin, doldurma tutamacını yukarı (ya da sola) sürüklerseniz, Excel önceki değerleri kapsayacak şekilde seriyi genişletir. Bir hücreye Ocak yazarsanız, sonra da hücrenin doldurma tutamacını yukarı (ya da sola) sürüklerseniz Excel Aralık ı ilk hücreye, Kasım ı ikinciye yerleştirerek seriyi sürdürür. 17
Excel in bir veri serisini nasıl genişletileceğini denetlemenin bir diğer yolu, doldurma tutamacını sürüklerken Ctrl tuşunu basılı tutmaktır. Örneğin, Ocak değerini içeren bir hücreyi seçer, sonra da doldurma tutamacını aşağı sürüklerseniz, Excel bir sonraki hücreye Şubat ı, sonrakine Mart ı yerleştirerek seriyi genişletir. Ancak Ctrl tuşuna basılı tutarsanız, seriye eklediğiniz her hücreye tekrar tekrar Ocak yazılır. Bu bölümde kullanacağınız diğer veri girme teknikleri, girmekte olduğunuz değerin daha önce girdiğiniz değerlere benzediğini algılayan Otomatik Tamamla, bir sütunda var olan değerlerden birini seçmenize olanak tanıyan Aşağı Açılan Listeden Al ve bir değeri aynı anda birden çok hücreye girmenize olanak veren Ctrl +Enter dır. 18
Aşağıdaki tablo bu veri girme yöntemlerini özetlemektedir. 19
Excel deki kullanışlı bir diğer özellik, Otomatik Doldur özelliğini kullanarak bir çalışma sayfasına eklediğiniz verilerin yanında görünen Otomatik Doldurma Seçenekleri Düğmesidir. Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesini tıklamak, Excel in doldurmadan etkilenen hücrelerle ilgili gerçekleştirebileceği işlemleri listeler. 20
Listedeki seçenekler aşağıdaki tabloda özetlenmiştir. 21
Bir Çalışma Kitabı İçinde Verileri Taşımak Belirli bir hücreye geçmenin birçok yolu vardır, ancak en kestirme yöntem geçmek istediğiniz hücreyi tıklamaktır. Tıkladığınız hücre siyah çizgiyle çerçevelenir ve varsa içeriği formül çubuğunda görünür. Bir hücre çerçevelendiğinde, etkin hücre olur. Bu hücrenin içeriğini değiştirebilirsiniz. Birden çok hücre (hücre aralığı) seçmek için de benzer bir yöntem kullanılır. Aralıktaki ilk hücreyi tıklayın ve fare işaretçisini seçmek istediğiniz diğer hücreler üzerinde sürükleyin. Çalışmak istediğiniz hücre ya da hücreleri seçtikten sonra hücre içeriğini kesebilir, kopyalayabilir, silebilir ya da biçimlendirebilirsiniz. 22
Hücreleri tek tek ya da bir aralığın parçası olarak seçmekle sınırlı değilsiniz. Örneğin, fiyat verilerini içeren sütunu, kategori listesinin olduğu başka bir sütuna yer açmak için bir sütunu sağa taşımanız gerekebilir. Veri içeren bir sütunun (ya da sütunların) tamamını aynı anda taşımak için, çalışma sayfasının üstündeki sütuna tıklayın. Sütun başlığını tıklamak, o sütundaki bütün hücreleri vurgular ve sütunu kopyalayıp ya da kesip çalışma kitabının başka bir yerine yapıştırmanıza olanak verir. Bir hücreden kopyalayıp başka bir hücreye yapıştırdığınız verinin yanında Yapıştırma Seçenekleri düğmesi görünür. Yapıştırma Seçenekleri düğmesini tıkladığınızda yapıştırılan hücrelerle ilgili işlemlerin listesi görüntülenir. 23
24
Listedeki seçenekler aşağıdaki tabloda özetlenmektedir. 25
Verileri Bulmak ve Değiştirmek Excel çalışma sayfaları bir milyondan fazla satır içerir; bu nedenle bir çalışma sayfasında aradığınız veriyi bulmak için tek tek satırlara bakmaya zamanınız yetmeyecektir. Bul Ve Değiştir iletişim kutusunu kullanarak Excel çalışma sayfasında istediğiniz verileri bulabilirsiniz. Bu iletişim kutusunun belirli değerleri içeren hücreleri aramayı sağlayan iki sekmesi vardır: Bul sekmesi ve Değiştir sekmesi. Bul sekmesindeki denetimleri kullanmak, istediğiniz veriyi bulmanızı; Değiştir sekmesindekileri kullanmak ise bir değeri bir başkasıyla değiştirmenizi sağlar. 26
Bul ve değiştir özelliğini uyguladığınız veri üzerinde daha fazla denetime ihtiyaç duyduğunuzda (örneğin hücre değerinin tamamının aradığınız değerle eşleştiği hücreleri bulmak istiyorsanız), Bul Ve Değiştir iletişim kutusunu genişletmek için Seçenekler düğmesini tıklayın. Bul Ve Değiştir iletişim kutusundaki diğer seçeneklerle verileri, belirli bir biçimlendirmeye göre gözden geçirebilirsiniz. 27
Aşağıdaki tablo, Bul Ve Değiştir iletişim kutusu denetimlerinin işlevlerini özetler. 28
Verilerle Hesaplama Yapmak Microsoft Office Excel çalışma kitapları, verilerinizi depolayıp düzenlemeniz için kullanışlı bir yer sağlamakla kalmaz. Excel de verilerle bundan çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Excel de gerçekleştirebileceğiniz önemli görevlerden biri, bitişik hücrelerden oluşan bir dizideki değerlerin toplamını hesaplamaktır. Excel in seçtiğiniz verilerle ilgili, bir hücre grubundaki en yüksek ve en düşük değer gibi başka bilgileri bulmasını da sağlayabilirsiniz. Bir gruptaki en yüksek ya da en düşük değeri bulmak, en iyi satış elemanınızı, daha çok ilgilenmeniz gereken ürün kategorisini ya da sürekli olarak en iyi fiyatı veren tedarikçileri belirlemenize olanak verir. İhtiyaçlarınız ne olursa olsun, Excel istediğiniz bilgiyi bulmanızı sağlar. Bir hata yaptığınızda da nedenini hızla bulup hatayı düzeltebilirsiniz. 29
Veri Gruplarını Adlandırmak Çok sayıda veriyle çalışırken, birbiriyle ilgili veriler içeren hücre gruplarını bulmak özellikle faydalıdır. Örneğin, C4 ile I4 arasındaki hücrelerin bir Kurye şirketi Eskişehir şubesinde önceki gün 17:00 ile 12:00 saatleri arasında yapılan sevkiyat sayılarını içerdiği bir çalışma sayfası oluşturabilirsiniz. 30
İçerdikleri verileri her kullanmak istediğinizde hücreleri tek tek belirtmek yerine, bu hücreleri aralık olarak tanımlayabilirsiniz (adlandırılmış aralık da denir). Örneğin, yukarıdaki ekran görüntüsündeki öğeleri EskişehirÖncekiGün adlı bir aralıkta gruplandırabilirsiniz. Bu aralıktaki hücre içeriklerini hesaplamalarda kullanmak istediğinizde, tek tek her hücreyi belirtmek yerine sadece aralık adını kullanabilirsiniz. Adlandırılmış bir aralık oluşturmak için aralığa dahil etmek istediğiniz hücreleri seçin. Formüller sekmesini tıklayın, sonra da Tanımlı Adlar grubu içindeki Ad Tanımla yı tıklayın. Yeni Ad iletişim kutusu görüntülenir. Yeni Ad iletişim kutusunda Ad alanına bir ad yazın, Başvuru yeri alanında seçtiğiniz hücrelerin doğru olarak göründüğünden emin olun, sonra da Tamam ı tıklayın. 31
Adlandırılmış aralık için tanımlamak istediğiniz hücreler aralık adı olarak kullanmak istediğiniz bir etiket içeriyorsa, Formüller sekmesini görüntüleyin, sonra da Tanımlı Adlar grubu içinde Seçimden Oluştur u tıklayın. Seçimden Ad Oluştur iletişim kutusu görüntülenir. Bu iletişim kutusunda veri hücrelerine göre etiketin konumunu gösteren onay kutusunu seçin ve Tamam ı tıklayın. Adlandırılmış aralık oluşturmak için son yöntem, aralıkta olmasını istediğiniz hücreleri seçmek, formül çubuğunun yanındaki Ad kutusunu tıklamak, sonra da aralığa verdiğiniz adı yazmaktır. Ad kutusunun aşağı okunu tıklayarak çalışma kitabında bulunan aralıkları görüntüleyebilirsiniz. 32
Adlandırılmış aralığı tıkladığınızda Excel Başvuru Yeri alanında aralığın içerdiği hücreleri görüntüler. Düzenle düğmesini tıklamak, adlandırılmış aralık tanımında değişiklik yapmanızı sağlayan ve Yeni Ad iletişim kutusuna benzeyen Ad Düzenle iletişim kutusunu görüntüler. Ayrıca bir adı tıkladıktan sonra Sil düğmesini tıklayıp görüntülenen onay kutusunda Tamam ı tıklayarak adı silebilirsiniz. 33
Değer Hesaplamak İçin Formüller Oluşturmak Verilerinizi bir çalışma sayfasına ekledikten ve veri başvurularını basitleştirmek için aralıkları tanımladıktan sonra bir formül (verilerle hesaplamalar yapan bir ifade) oluşturabilirsiniz. Örneğin bir müşteriye yapılan sevkiyatların toplam maliyetini hesaplayabilir, Ocak ayı içindeki tüm Çarşamba günleri için ortalama gönderi sayısını çıkarabilir ya da bir hafta, ay veya yılın en yüksek ve en düşük gönderi sayılarını bulabilirsiniz. Bir Excel 2007 formülünü yazmaya eşittir işaretiyle başlarsınız. Excel 2007 eşittir işaretini gördüğünde, ardından gelen ifadenin metin değil, bir hesaplama olduğunu bilir. Eşittirden sonra formülü yazarsınız. Örneğin, C2 ve C3 hücrelerindeki sayıların toplamını =C2+C3 formülüyle bulabilirsiniz. Bir hücreye girdiğiniz formülü gözden geçirmek için hücreyi tıklayabilir, sonra da formül çubuğundaki formülü düzenleyebilirsiniz. Örneğin, az önceki formülü, C2 ve C3 hücre içeriğinin farkını hesaplayan =C3-C2 şeklinde değiştirebilirsiniz. 34
Bir hesaplamada 15 ya da 20 hücre için hücre başvurusu yazmak yorucu bir iştir ama Excel, karmaşık hesaplamaları kolaylaştırır. Yeni bir hesaplama oluşturmak için, Formüller sekmesini tıklayın, sonra da İşlev Kitaplığı grubundaki İşlev Ekle yi tıklayın. İçinden seçim yapabileceğiniz işlevler (önceden tanımlanmış formüller) listesi içeren İşlev Ekle iletişim kutusu görüntülenir. 35
Aşağıdaki tablo listedeki en kullanışlı işlevleri (fonksiyon) göstermektedir. Kullanmak isteyebileceğiniz diğer işlev ŞİMDİ() olabilir. Bu işlevi, çalışma kitabında güncel tarih ve saati görüntüler; dolayısıyla çalışma kitabı her açıldığında, değer değişir. Bu işlevin doğru biçimi =ŞİMDİ() dir. Değeri geçerli tarih ve saate göre güncelleştirmek için çalışmanızı kaydedin, çalışma kitabını kapatın ve yeniden açın. 36
Tanımladığınız herhangi bir aralık adını bir formülde değer olarak kullanabilirsiniz. Örneğin, adlandırılmış aralık EskişehirSonGün, C4:I4 hücre aralığını gösteriyorsa, =ORTALAMA(EskişehirSonGün) formülüyle C4:I4 arasındaki hücrelerin ortalamasını hesaplayabilirsiniz. Excel Formülü Otomatik Tamamla özelliğiyle formüllerinize işlevler, adlandırılmış aralıklar ve tablo başvuruları eklemenizi kolaylaştırır. Excel yazdığınız değerin önceki bir girdiyle eşleştiğini fark ettiğinde Otomatik Tamamla nın hücrelerin metin değerini tamamlamak için öneride bulunması gibi, Formülü Otomatik Tamamla da siz bir formül oluştururken işlevi, adlandırılmış aralığı ya da tablo başvurusunu tamamlamak için öneride bulunur. 37
Örneğin, İstisnai Durumlar adlı iki sütunlu bir tablo içeren bir çalışma sayfası düşünün. İlk sütun Rota, ikinci sütun da Sayı olarak adlandırılmış olsun. Tablonun adını, sonra da köşeli parantez içinde sütun ya da satır adını yazarak tabloya başvuruda bulunursunuz. Örneğin, İstisnai Durumlar[Sayı] tablo başvurusu, İstisnai Durumlar tablosunun Sayı sütununa başvurur. 38
TOPLA işlevini kullanarak istisnai durumların toplam sayısını bulan bir formül oluşturmak için =TO yazmakla işe başlayın. T harfini yazdığınızda, Formülü Otomatik Tamamla T harfiyle başlayan işlevleri listeler; ardından O harfini de yazdığınızda Excel 2007 TO harfleriyle başlayan işlevleri gösterecek şekilde listeyi daraltır. 39
Bir formülü oluşturduktan sonra, kopyalayıp başka bir hücreye yapıştırabilirsiniz. Bunu yaptığınızda Excel formülü yeni hücrelerde çalışacak biçimde değiştirir. 40
Örneğin, D8 hücresinin =TOPLA(C2:C6) formülünü içerdiği bir çalışma sayfasını ele alalım.d8 hücresini tıklayıp hücrenin içeriğini kopyalamak, sonra da sonucu D16 hücresine yapıştırmak, =TOPLA(C10:C14) formülünü D16 hücresine yazar. Excel 2007, yeni hücrelere uyması için formülü yeniden yorumlamıştır! Excel 2007 formülde kullanılan hücreleri yeniden yorumlayabileceğini bilir çünkü formül göreli başvuru (formül başka bir hücreye kopyalandığında değişebilen başvuru) kullanmaktadır. Göreli başvurular yalnızca hücre satır ve sütunuyla (örneğin C14) yazılır. Formülün kullandığı bir hücre başka bir hücreye kopyalanırken hücre başvurusunun sabit kalmasını isterseniz, mutlak başvuru kullanabilirsiniz. Bir hücre başvurusunu mutlak başvuru olarak yazmak için satır adının ve sütun numarasının önüne $ yazarsınız. D16 hücresindeki formülün C10 ile C14 arasında bulunan hücrelerdeki değerlerin toplamını, yapıştırıldığı hücreye göre değiştirmeden göstermesini isterseniz, formülü =TOPLA($C$10:$C$14) olarak yazarsınız. 41