Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. Bilgilendirme Politikası AMAÇ Bilgilendirme politikasında amaç, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nin geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini, ticari sır niteliğindeki bilgiler haricindeki hedeflerini ve vizyonunu kamuyla, ilgili yetkili kurumlarla, mevcut ve potansiyel yatırımcılarla ve pay sahipleriyle eşit bir biçimde paylaşmak, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ne ait finansal bilgileri genel kabul gören finansal raporlama ilkeleri ve Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) düzenlemeleri çerçevesinde doğru, adil, zamanında ve detaylı bir şekilde ilan ederek; Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından sürekli, etkin ve açık bir iletişim platformu sunmaktır. Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. aktif ve şeffaf bir bilgilendirme politikası izlerken; kamuyu aydınlatmaya ilişkin tüm uygulamalarda SPK ve Borsa İstanbul A.Ş. (BİST) düzenlemelerine uyum göstermekte ve en etkin iletişim politikasını uygulamayı amaçlamaktadır. SORUMLULAR ''Bilgilendirme Politikası''nın oluşturulması, denetlenmesi ve gerekli güncellenmelerin yapılmasından Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ''Bilgilendirme Politikası'' Kamuyu Aydınlatma Platformu nda (KAP) ve internet sitesinde kamuya açıklanır. ''Bilgilendirme Politikası''nda değişiklik olması durumunda Yönetim Kurulu tarafından onaylanan yeni metin KAP ta ve internet sitesinde kamuya açıklanır. YATIRIMCILARLA İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR Yöntem ve Araçlar SPK ve BİST düzenlemeleri ile Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. kamuyu aydınlatma amacıyla Bilgilendirme Politikası çerçevesinde aşağıdaki iletişim yöntem ve araçlarını kullanır: KAP da ilan edilen özel durum açıklamaları ve şirket genel bilgi formu KAP da ilan edilen finansal tablolar ve faaliyet raporları Kurumsal internet sitesi (www.yapikredikoray.com) Yatırımcılar için hazırlanan bilgilendirme ve tanıtım dokümanları Yatırımcı toplantıları SPK düzenlemeleri uyarınca hazırlanması gereken izahname, sirküler, duyuru metinleri ve diğer dokümanlar, Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları, T. Ticaret Sicil Gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular. Sözcüler İlke olarak, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. adına yukarıda belirtilen yöntem ve araçlar çerçevesinde yapılacak açıklama ve bilgilendirmeler, imza sirküleri uyarınca imzalanan form, beyan ve raporlar dışında, Yönetim Kurulu Başkanı ve Üyeleri, CEO ve CFO tarafından yapılır. 1
Ayrıca, Mali ve İdari İşler Genel Müdür Yardımcılığı bünyesinde oluşturulan ve Mali ve İdari İşler Genel Müdür Yardımcısı (CFO), Muhasebe Müdürü ile Yatırımcı İlişkileri ve Finansal Raporlama Yönetmeni'nden oluşan Yatırımcı İlişkileri Birimi, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nin yurtiçi ve yurtdışında mevcut ve potansiyel yatırımcı kişi ve kurumlar ile aracı kurumlar nezdinde tanıtımının yapılması; bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması, yatırımcı ilişkileri kapsamında kendilerine iletilen sorulara cevap verilmesi konularında Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. adına iletişimde bulunabilir. Yatırımcılar için Hazırlanan Bilgilendirme ve Tanıtım Dokümanları Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. de Yatırımcı İlişkileri Birimi, gerek mevcut gerekse potansiyel pay sahipleri ve analistlerle ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, yatırımcı sorularının en verimli şekilde yanıtlanması ve Şirket değerinin artırılmasına yönelik çalışmaları yürütür. Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nin operasyonel ve finansal performansının; vizyon, strateji ve hedeflerinin ve yatırımcısı için yarattığı katma değerin pay sahiplerine ve analistlere en iyi şekilde anlatılması ve tanıtılmasını teminen Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. Üst Düzey Yöneticileri ve Yatırımcı İlişkileri Birimi yetkilileri, aracı kurumlarla, analistlerle ve yatırımcılarla belli aralıklarla ya da talep edildikçe bir araya gelmektedir. Yatırımcı İlişkileri Birimi, sunumlar, yatırımcı bültenleri, soru/cevap çizelgeleri, özet bilgiler, internet sitesi, faaliyet raporu, telekonferanslar, yatırımcı toplantıları vb. araçlarla yatırımcıların en iyi şekilde bilgilendirilmesini amaçlarken; tüm bu araçların mevzuata uygun şekilde hazırlanması, yayınlanması ve güncellenmesini sağlar. Yıl boyunca kendisine gelen tüm görüşme taleplerini karşılama çabasında olan Yatırımcı İlişkileri Birimi yetkilileri gerektiğinde, organize edilen konferanslara katılmakta ve ayrıca yatırımcılarla birebir bilgilendirme toplantıları gerçekleştirmektedir. Düzenli olarak güncellenen internet sitesi ve internet ortamından pay sahiplerine dağıtılan bilgilendirme notları ile de pay sahiplerinin ve analistlerin gerek Türkiye ekonomisine gerekse Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ne dair gelişmeleri yakından takip edebilmeleri ve yatırımcı ilişkileri araçlarına ulaşabilmeleri amaçlanmaktadır. Faaliyet raporları ve internet sitelerinin içeriğine ilişkin detaylı bilgiler aşağıda verilmektedir. Yatırımcı İlişkileri Birimi nin öncelikli amacı Şirket ile pay sahipleri arasındaki karşılıklı ilişkinin en etkin şekilde yürütülmesidir. Bu kapsamda Yatırımcı İlişkileri Birimi, Şirket üst yönetimi ile pay sahipleri arasında bir köprü görevini üstlenmektedir. Bir yandan Şirket'in yatırım mesajları pay sahiplerine iletilirken; bir yandan da pay sahiplerinden gelen değerlendirme ve geri bildirimlerin üst yönetime iletilmesi amacıyla, yılda bir defadan az olmamak kaydıyla, gerektiğinde ilgili raporlamalar yapılmaktadır. Böylece bilgilendirmenin iki taraflı olması sağlanmaktadır. 2
ÖZEL DURUMLARIN AÇIKLANMASI İLE İLGİLİ POLİTİKALAR Sorumluluk Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. özel durum açıklama yükümlülüğünün yerine getirilmesinden, Yatırımcı İlişkileri Birimi ile Birim in bağlı bulunduğu Mali ve İdari İşler Genel Müdür Yardımcısı (CFO) yetkili ve sorumludur. Özel durum açıklamaları ilke olarak CFO ve Yatırımcı İlişkileri sorumluları tarafından imzalanarak KAP a gönderilir ve Şirket internet sitesinde de Türkçe olarak yayınlanır. Ayrıca, KAP ta açıklanan özel durum açıklamaları, bilgilendirme talebinde bulunan kurumsal yatırımcılara KAP açıklaması sonrasında elektronik posta olarak da gönderilebilir. İdari Sorumluluğu Bulunan Kişiler Listesi Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. idari sorumluluğu bulunan kişiler listesinde Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. Yönetim Kurulu üyeleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve aynı zamanda Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişiler yer alır. Bilgiye düzenli olarak erişen ve aynı zamanda idari kararlar verme yetkisi olan söz konusu kişiler Şirket in ana ortağının Yönetim Kurulu üyelerinden, Şirket in CEO ve CFO'sundan oluşmaktadır. Şirket bünyesindeki idari sorumluluğu bulunan kişileri tanıtıcı bilgiler güncel olarak Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. internet sitesinde ilan edilmektedir. Basın Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek Prosedür Takip Mekanizması Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş., yurt içinde anlaştığı medya takip ajansı aracılığıyla ulusal yayın yapan önemli basın organlarında Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ile ilgili olarak çıkan haberlerin takibini yapmaktadır. Bu kapsamda her sabah, yayınlanan haberler Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. Üst Düzey Yöneticileri'ne, Yatırımcı İlişkileri Birimi'ne ve diğer tüm çalışanlara yönlendirilmektedir. Ayrıca abone olunan Foreks veri yayın kanalında Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ile ilgili olarak çıkan haberler de takip edilmektedir. Doğrulama Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. hakkında, tasarruf sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının fiyatlarını etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya diğer iletişim yollarıyla ilk kez kamuya duyurulan veya daha önce kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda açıklama yapılır. 3
Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. tarafından, doğrulama yükümlülüğünün yerine getirilmesinde, ilke olarak aşağıdaki esaslar uygulanır: Çıkan haber içsel bilgi tanımına girecek önemde değil ise, konu hakkında prensip olarak herhangi bir açıklama yapılmaz. Bununla birlikte, SPK düzenlemeleri uyarınca özel durum açıklaması gerektirmeyen böyle bir haber hakkında basın açıklaması yapılmasının faydalı olup olmayacağı hususu Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. Üst Düzey Yöneticileri ve Yatırımcı İlişkileri Birimi yetkilileri tarafından değerlendirilir. İçsel bilgi niteliğindeki haberler için daha önce özel durum açıklaması ya da SPK düzenlemeleri kapsamındaki diğer kamuyu aydınlatma araçları ile açıklama yapılmış ise herhangi bir işlem yapılmaz. İlke olarak Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. kaynaklı olmadığı, dedikodu, söylenti ve asılsız olduğu belirgin olan haberlerde herhangi bir yorumda bulunulmaz. Ancak Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ve yatırımcılarının çıkarlarının korunması için gerekli görülürse, bu tür asılsız haberler için de, özel durum açıklaması yapılabilir. Özel durum açıklamasından bağımsız olarak, Şirket yönetimi tarafından gerekli görülmesi halinde, basın açıklaması yapılabilir. İçsel bilgi niteliğinde değerlendirilebilecek, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. hisselerinin değerini ve yatırımcı kararını etkileyebilecek önemde yanlış bir haber söz konusu ise konu hakkında özel durum açıklaması yapılır. Ertelenen bilgiye ilişkin haberin önemli detayları kapsaması, Şirket kaynaklı olması ve doğru olması halinde, ertelemeye ilişkin sebeplerin ortadan kalktığı kabul edilir ve açıklama yapılır. Ertelenen bilgiye ilişkin haber yanlış ise, bilginin sızması söz konusu olmadığından herhangi bir açıklama yapılmayabilir. Ancak Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ve yatırımcıların çıkarlarının korunması amacıyla gerekiyorsa, asılsız olan söz konusu haberler için özel durum açıklaması yapılır. Yapılacak değerlendirmede, haberin yayınlandığı basın-yayın organının tiraj veya bilinirliği de göz önünde bulundurulur. İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasına Kadar Gizliliğinin Sağlanmasına Yönelik Tedbirler İçsel bilgiye sahip Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. çalışanları ile iletişim içinde olunan diğer taraflar, özel durumun oluşması sürecinde ve özel durumun oluşumundan açıklanmasına kadar geçecek süreçte, bu bilginin gizliliğini korumakla yükümlü oldukları hususunda bilgilendirilirler. Genel ilke olarak, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ve Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nam ve hesabına çalışanlar henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde değerlendirilebilecek bilgileri hiçbir suretle üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Bu kişiler tarafından istenmeden içsel bilginin üçüncü kişilere açıklanmış olduğunun belirlenmesi halinde, SPK düzenlemeleri kapsamında, bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa özel durum açıklaması yapılır. 4
Bilginin açıklanmasının ertelenmesi halinde ise erteleme kararı anında erteleme konusu bilgiye sahip olan kişiler, düzenlemelerdeki yükümlülükler ve söz konusu yükümlülüklere aykırılık halinde uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilir. Ayrıca, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. ve Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nam ve hesabına çalışanlar dışında erteleme konusu bilgiye sahip olan taraflar ile yapılan sözleşmelere gizlilik konusunda madde ilave edilerek, bu kişilerin erteleme konusu bilginin gizliliği için gerekli tedbirleri almaları hedeflenir. FİNANSAL BİLGİLERİN KAMUYA AÇIKLANMASI İLE İLGİLİ POLİTİKALAR Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. nin finansal tabloları SPK tarafından belirlenmiş hükümler çerçevesinde Türkiye Muhasebe/Finansal Raporlama Standartlarına göre hazırlanır. Yıllık ve altı aylık finansal tablolar bağımsız denetimden geçirilerek kamuya açıklanır. Finansal tablolar ve dipnotları kamuya açıklanmadan önce SPK düzenlemeleri çerçevesinde Denetim Komitesi nden alınan uygunluk görüşüyle Yönetim Kurulu nun onayına sunulur. Sorumluluk beyanı imzalandıktan sonra finansal raporlar, dipnotları ve varsa bağımsız denetim raporu Kamuyu Aydınlatma Platformu nda açıklanır. Finansal tablolar ve dipnotlarına geriye dönük olarak Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. internet sitesinden ulaşılabilir. FAALİYET RAPORU Faaliyet Raporu'nun içeriği uluslararası standartlara; SPK Düzenlemeleri ve SPK kurumsal yönetim ilkelerine uygun olarak hazırlanmaktadır. Faaliyet raporu Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından hazırlandıktan sonra, Yönetim Kurulu nun onayından geçirilir ve finansal tablolar ile birlikte kamuya açıklanır. Internet sitesinden Türkçe olarak erişilebilen yıllık faaliyet raporunun basılmış kopyaları, Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. Yatırımcı İlişkileri Birimi'nden temin edilebilir. Ayrıca, üçer aylık dönemler itibariyle hazırlanan ara dönem faaliyet raporları KAP aracılığıyla kamuya duyurulmakta, Şirket internet sitesinde Türkçe olarak yatırımcıların bilgisine sunulmaktadır. İNTERNET SİTESİ Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. internet sitesinin hazırlanmasının koordinasyonundan Yatırımcı İlişkileri Birimi sorumludur. İnternet sitesinin içeriği tüm menfaat sahiplerinin yararlanabileceği farklı bilgileri içerebilecek şekilde hazırlanmaktadır. Yatırımcı ilişkileri için ayrı bir bölüm hazırlanmış olup, bu bölümün içeriği Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından oluşturulur. Bu bölüm yatırımcıların ve analistlerin Şirket değerlemesinde ve Şirket'in ve hissenin performansını izlemede ihtiyaç duyacakları detaylı ve kapsamlı şekilde hazırlanan ve sürekli olarak güncellenen bilgilerin izlenebileceği bir platform niteliği taşımaktadır. Şirket internet sitesinin Yatırımcı Köşesi kısmında Finansal Göstergeler, Bilgilendirme Politikası, Genel Kurul Bilgilendirmesi, Genel Kurul İç Yönergesi, Kar Dağıtım Politikası, Bağımsızlık Beyanı, Mali Tablolar ve Dipnotları, Faaliyet Raporu, Kurumsal Yönetim İlkelerine Uyum Beyanı, Portföy Tablosu, Hisse Senedi Performansı, Gayrimenkul Değerleme Raporları, Komiteler, Sigorta Poliçeleri, v.b. gibi bölüm başlıkları altında çeşitli bilgilere yer verilmektedir. Mali Tablolar ve Dipnotları ile Faaliyet Raporları yayımlandıkları her çeyrek dönemde, internet sitesine eklenmekte olup; KAP'da yayınlanan özel durum açıklamaları ivedilikle söz konusu sitede yatırımcıların bilgisine sunulmaktadır. Diğer hususlarda yıllık bazda güncellemeler yapılmaktadır. 5
ORTAKLIK HAKLARININ KULLANIMINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR SPK düzenlemeleri çerçevesinde ortakların genel kurul, sermaye artırımı, temettü ödemeleri, birleşme ve bölünme işlemleri hakkında izahname ve duyuru metinleri KAP ta ilan edilerek pay sahiplerinin bilgilendirilmeleri sağlanır. Söz konusu dokümanlar düzenlemede belirtilen yerlerin yanında Yapı Kredi Koray Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. internet sitesinde de ilan edilerek yatırımcıların bu dokümanlara erişimi kolaylaştırılır. 6